SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA TOKO KERUDUNG AZIZAH BANTUL YOGYAKARTA
HALAMAN JUDUL
Naskah Publikasi
diajukan oleh Antik Sari Lestari 07.12.2072
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
HALAMAN PENGESAHAN
ii
PURCHASING AND SALES INFORMATION SYSTEM AT AZIZAH VEIL SHOP BANTUL YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA TOKO KERUDUNG AZIZAH BANTUL YOGYAKARTA
Antik Sari Lestari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Developments in the world of information very quickly and mengcangkup various fields, making many firms that want to expand their business to follow the development of information technology. Companies that want to grow and succeed must be able to manage and store data properly. Therefore, it needs tools to manage the data that serves to generate the information needed for business development, namely with the computer. Sales is a vital part in the trading company. Progress or setbacks trading company is highly dependent of system sales. Therefore the system is precise and accurate information is needed for accuracy in data management. Based on the results of the writer's observation, the processing system purchases and sales on Azizah Veil Store Bantul Yogyakarta is still using the system manually. The problem faced by companies today is the system that is still very simple and less effective, so that took a long time in the process of recording sales transactions, purchase transactions and reporting. It is therefore necessary to propose solutions. The analysis was performed by observation of business processes and data collection company and propose solutions to overcome the problem. The design created a computerized workflow that has been through the design process model components, component functions and the database and user interface components. Implementation of the proposed new system provides benefits in improving company performance, so various errors and problems that were previously often can be overcome. Also istem needed information designed to evaluate the management of the company's performance and make policy and strategy development company untungak. Software used to build this information system is Visual Basic 6.o and SQL Server 2000. Keywords : Information System, Analysis, Purchases, Sales
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................................................ii ABSTRACT ......................................................................................................................... iii DAFTAR ISI.........................................................................................................................iv 1. Pendahuluan .................................................................................................................. 1 2. Landasan Teori .............................................................................................................. 1 2.1 Pengertian Sistem ............................................................................................... 1 2.2 Karakteristik Sistem ............................................................................................. 2 2.3 Klasifikasi Sistem ................................................................................................. 4 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi .......................................................................... 5 3. Analisis ........................................................................................................................... 5 3.1 Tempat Penelitian ................................................................................................ 5 3.2 Analisis Yang Dilakukan ...................................................................................... 6 3.3 Analisis Kelayakan Sistem................................................................................... 6 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan ................................................................................. 6 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi ................................................................... 6 4.2 Kegiatan Implementasi ........................................................................................ 7 4.3 Pengujian Program .............................................................................................. 9 4.4 Manual Program ................................................................................................ 10 5. Kesimpulan .................................................................................................................. 12 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 14
iv
1
1.
Pendahuluan Perkembangan di dunia informasi yang sangat cepat dan mencakup berbagai
bidang, membuat semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis yang ingin mengembangkan
usahanya
dengan
bersaing
agar
mampu
mengikuti
arus
perkembangan informasi di era globalisasi. Perusahaan yang ingin berkembang dan sukses harus mampu mengelola dan menyimpan data dengan baik. Oleh karena itu dibutuhkan alat untuk mengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk perkembangan usahanya, maka sangatlah tepat apabila di dalam penanganan sebuah sistem memanfaatkan komputer sebagai media dalam pengolahan datanya. Karena komputer memiliki keunggulan yang salah satunya adalah waktu untuk menghasilkan informasi lebih singkat, proses untuk mengolah datapun lebih cepat dan akurat serta penyimpanan datanya dalam jumlah atau skala besar. Fenomena yang ada di era globalisasi ini adalah masih banyak perusahaan yang tidak menggunakan teknologi komputer sebagai alat pendukung pengembangan usaha mereka. Perusahaan sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, perusahaan akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.
2.
Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Definisi sistem dibagi menjadi dua kelompok pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pedekatan yang menekankan pada komponen atau elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
2
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Sedangkan penekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutnya untuk pencapaian suatu tujuan (goal) dan ada pula yang menyebutnya untuk pencapaian suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives dalam ruang lingkup yang lebih sempit, misalnya sebuah sistem bisnis. Untuk sistem akuntansi atau yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi, tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu dalam penyusunannya. Adapun karakteristik dari sistem adalah sebagai berikut : 1. Komponen Sistem (components system) Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan sistem. Komponen atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem sedangkan suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra system. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya serta menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3
3. Lingkungan Luar Sistem (environment system) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang dapat bersifat menguntungkan (energi dari sistm yang harus dijaga dan dipelihara) dan dapat juga bersifat merugikan sistem. 4. Penghubung Sistem (interface system) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dapat juga berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem (input system) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yang merupakan energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat dioperasi. Dan berupa masukan sinyal (signal system) yang merupakan energi yang diproses untuk di dapatkan keluaran. Misalnya pada sistem komputer, datayang di proses menjadi suatu informasi. 6. Keluaran Sistem (output system) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna sedangkan informasi adalah keluaran yang di butuhkan. 7. Pengolah Sistem (process system) Pengolah sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran sehingga keluaran tersebut dapat bermanfaat untuk kebutuhan selanjutnya. 8. Sasaran Sistem (objectives system) atau Tujuan Sistem Sasaran merupakan tujuan dari proses sistem. Suatu sistem di katakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan yang sesuai dengan harapan.
4
2.3 Klasifikasi Sistem Sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia (sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan). Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system. Misalnya sistem informasi, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat dprediksi. Misalnya sistem komputer yang tingkah lakunya dapat di pastikan berdasarkan program-program yang di jalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem
yang tidak berhubungan dan tidak
berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Misalnya sistem gaji. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Misalnya sistem pembelian.
5
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Kualitas informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (up to date), dan relevan (relevance). 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.
Akurat
juga
berarti
informasi
harus
jelas
mencerminkan
maksudnya. Informai harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada Waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan keperluan atau bermanfaat bagi penerima informasi.
3.
Analisis
3.1 Tempat Penelitian Pengambilan data-data untuk pembuatan tugas akhir adalah dengan melakukan proses observasi secara langsung pada objek diteliti (Azizah) untuk memperoleh informasi yang tepat dan sistematis, dan kedua interview yaitu melakukan wawancara langsung dengan responden atau nara sumber dalam hal ini saya melakukan wawancara, dan yang ketiga melalui kepustakaan yaitu melalui media internet dan perpustakaan.
6
3.2 Analisis Yang Dilakukan Dalam melakukan analisis penulis melakukan metode analis PIECES yaitu : a. Analisis Kinerja (Performance) b. Analisis Informasi (Information) c. Analisis Ekonomi (Economy) d. Analisis Pengendalian (Control) e. Analisis Efesiensi (Efficiency) f. Analasis Pelayanan (Service)
3.3 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem yang baru dan akan ditetapkan layak dipakai atau tidak. a. Kelayakan Hukum b. Kelayakan Teknologi c. Kelayakan Ekonomi d. Kelayakan Biaya dan Manfaat
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk
dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Dan tahap implementasi sistem terdiri dari beberapa langkah. 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal
waktu.
implementasi.
Jadwal
waktu
berfungsi
sebagai
pengendalian
terhadap
waktu
7
4.2 Kegiatan Implementasi
Tabel 4.1 Rencana kegiatan implementasi No
Kegiatan
Waktu
1
Pengetesan program
2 minggu
2
Instalasi perangakat keras dan perangkat lunak
1 hari
3
Pengetesan system
1 bulan
4
Pelatihan Personil
2 hari
5
Konversi system
2 bulan
a. Pelatihan Personil Pelatihan pemakaian program meliputi pelatihan kepada admin dan operator sistem. Pelatihan ini selama 2 hari. Jika admin mengalami kesulitan, maka admin bisa membaca manual program yang disertakan dalam program tersebut. Pelatihan pemakaian program juga diberikan kepada para karyawan dengan posisi sebagai operator yang akan memakai aplikasi ini sebagai aplikasi pembelian dan penjualan yang baru, yang akan diganti dengan sistem komputerisasi. Pelatihan ini diberikan bersamaan dengan pelatihan kepada admin sistem. b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Instalasi perangkat keras meliputi penyediaan perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menduduki sistem ini. Sedangkan instalasi perangkat lunak meliputi
penyediaan
dan
instalasi
software-software
pendukung
aplikasi
diantaranya, sistem operasi Windows Xp, SQL Server 2000, Microsoft Visual Basic 6.0 dan instalasi aplikasi penjualan itu sendiri. c. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem
8
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalaha-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem merupakan pengetesan program secara keseluruhan. Kegiatan dalam pengetesan sistem diantaranya adalah : 1. Pengetesan program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi. 2. Pengetesan pengentrian, penyimpanan, pengeditan, penghapusan data, dan pembuatan laporan. 3. Pengetesan melakukan proses transaksi penjualan, pembelian, dan retur pembelian. 4. Apabila semua hal yang menyangkut dalam penerapan sistem telah berjalan benar, maka sistem dapat dioperasikan. Berikut adalah salah satu contoh tampilan pengetesan penyimpanan data barang dengan kode barang B01 yang telah berhasil :
Gambar 4.1 Pengetesan penyimpanan data barang dengan kode barang B01 yang telah berhasil. d. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan system selesai dengan hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi
9
system merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan dan diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses system yang lama. Tahap konversi system dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Konversi Dokumen Dasar b. Konversi file dari data di catatan manual ke file computer c.
Mengoperasikan Sistem
4.3 Pengujian Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahankesalahan. Oleh karena itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu ditest kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Kesalahan dari program yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Kesalahan kode pemrograman (syntax error) Kesalahan ini terjadi jika kode program yang ditulis tidak sesuai dengan prosedur penulisannya. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena compiler akan memberitahu letak dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi. 2. Kesalahan proses (run time error) Kesalahan ini terjadi pada saat program executable dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sebelum waktunya selesai karena kompiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi dan tidak layak untuk dikerjakan. 3. Kesalahan Logika (logical error) Kesalahan ini terjadi pada logika program yang dibuat. Kesalahan ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasilnya hasil proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan
10
ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya
4.4 Manual Program Manual program berisi cara penggunaan masing masing form dari sistem, lebih jelasnya dijabarkan seperti dibawah ini : 1. Form Login Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-fasilitas yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengan mengetikkan User ID yang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya.
Gambar 4.2 Form login
2. Form Menu Utama Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data. Pada sistem ini terdiri dari dua user, jadi tampilan menu utama berbeda bergantung hak akses user
11
Gambar 4.3 Form menu utama Admin
Gambar 4.4 Form menu utama operator
3. Form Laporan Data Penjualan Form Laporan Data Penjualan merupakan turunan dari menu Laporan. Form ini berfungsi untuk menampilkan informasi data transaksi penjualan keseluruhan. Apabila ingin mencetaknya klik gambar print.
12
Gambar 4.5 Form Laporan data penjualan
5. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perancangan yang penulis kerjakan dan mengacu pada rumusan maslah yang ada yaitu Bagaimana membuat sistem informasi pembelian dan penjualan yang mampu memudahkan proses pengelolaan dan administrasi penjualan dan pembelian dan membuat suatu sistem informasi secara komputerisasi untuk menampilkan informasi yang berkualitas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu: 1. Kelebihan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Toko Kerudung AZIZAH. Kelebihan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain : a. Sistem sudah mampu menangani pengolahan data barang, karyawan dan supplier. b. Sistem informasi yang dibuat sudah mampu menjawab masalah dari toko dalam hal pengelolaan transaksi penjualan , pembelian dan retur pembelian. c.
Sistem bersifat client server.
d. Dapat mencetak nota transaksi, laporan data barang, laporan data karyawan, laporan data supplier, laporan transaksi penjualan, laporan transaksi pembelian dan laporan retur pembelian.
13
2. Kekurangan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Toko Kerudung AZIZAH. Kekurangan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain : a. Belum tersedianya fasilitas back up data.
Sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP karena jika dijalankan pada platform Windows Vista dan versi di atasnya aplikasi tidak berjalan secara maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM.1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Jogiyanto, HM.2008. Metodologi Penelitian Sistem. Yogyakarta: Andi. Arief, M. Rudyanto, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2005. Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset, Yogyakarta. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi www.ilmukomputer.com
14
