SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN UANG SEKOLAH BERBASIS KOMPUTER PADA MTS NU 03 SABILUL HUDA DEMAK Andhika Budi Prakoso, A12.2008.02964 Pujiono, SSi, M.Kom S1 / Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Tuition Payment Information system is a system that provides information services in the form of academic administration data. In the presentation of information, each agency has a different way, there are already using computers there are also still using the manual method. This occurs due to the use of computers requires expensive funds. The existence of information systems is important, in this regard MTs. NU 03 Sabilul Huda Demak, because the payment of tuition students are still not computerized. Each payment transaction fees the administration should find the data and the data recorded in the general ledger, sehinggah it requires quite a long time. In addition it is a problem often encountered errors and data errors are reported calculation of the amount of money so that the data is inaccurate. To overcome these problems, it is necessary to have a computerized system, particularly the system of tuition payment information. With waterfall development methods in the system development method. The information system will result in the student input, the process of administrative input, process regristasi student input, the input process payments, process input bills and reports as required. Hopefully with the new computer-based system to provide convenience in processing information regarding tuition payments on MTs NU 03 Sabilul Huda Demak. In addition, a data storage media before a stack of paper can be replaced by a computerized system and stored in the database. Seiring zaman,
dengan
perkembangan
perkembangan teknologi
pun
alat yang dapat bekerja dengan cepat dalam hal penyampaian informasi.
semakin pesat. Berbicara tentang teknologi
Perkembangan teknologi informasi
dan informasi, komputer merupakan salah
dan
satu
yang
kebutuhan yang sangat penting di abad ini,
perkembangannya sangat cepat. Komputer
sehingga penguasaan penggunaan perangkat
merupakan suatu media elektronik yang
TIK menjadi sebuah kompetensi yang
memegang peranan sangat penting dalam
disyaratkan bagi lulusan satuan pendidikan.
perkembangan teknologi saat ini. Sehingga
Disamping itu hampir seluruh sekolah telah
dapat mendominasi berbagai proses kerja
memiliki teknologi yang canggih dalam
agar lebih mudah, efektif, dan efisien. Oleh
pengolahan
data
sekolah.
karena itu komputer merupakan salah satu
pengolahan
data
siswa,
bentuk
teknologi
komunikasi
sudah
maupun laporan penggajian.
menjadi
Baik data
suatu
dalam pegawai
Menurut peraturan Mendiknas nomor
sekolah. Oleh karena hal tersebut peserta
69 Tahun 2009, standar biaya operasi
didik masih berkewajiban menyelesaikan
nonpersonalia adalah stander biaya yang
biaya yang belum tertutup oleh program
diperlukan
BOS.
untuk
membiayai
kegiatan
operasi nonpersonalia selama 1 (satu) tahun sebagai
Dalam penyajian informasi, setiap
bagian dari keseluruhan dana
instansi memiliki cara tersendiri, ada yang
pendidikan agar satuan pendidikan dapat
sudah berbasis komputer serta ada juga yang
melakukan
masih menggunakan cara manual. Hal ini
kegiatan
pendidikan
secara
teratur dan berkelanjutan sesuai Standar
dapat
Nasional Pendidikan. BOS adalah program
komputer dalam suatu intansi membutuhkan
pemerintah yang pada dasarnya adalah
dana yang tidak kecil. Selain faktor tersebut,
untuk menyediakan pendanaan biaya operasi
factor pengguna juga merupakan salah satu
nonpersonalia bagi satuan pendidikan dasar
kendala. Meskipun penerapan teknologi
sebagai pelaksaan program wajib belajar.
informasi semakin berkembang, akan tetapi
Namun
jenis
masih ada instansi-instansi yang belum
pembiayaan investasi dan personalia yang
memaksimalkan pemakaian komputer itu
diperbolekan dibiayai dengan dana BOS.
sendiri. Seperti halnya di MTs NU 03
demikian,
ada
beberapa
terjadi dikarenakan penggunaan
MTs NU 03 Sabilul Huda Demak
Sabilul Huda Demak dalam pembayaran
selaku penyelenggara pendidikan menengah
uang sekolah masih kurang mengoptimalkan
nasional
adanya
yang
bertugas
mendidik,
membentuk, dan mengembangkan ahlaq
komputer
karena
masih
menggunakan cara manual
kepribadian serta kemampuan siswa dalam
Berdasarkan penelitian penulis di
bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.
MTs NU 03 Sabilul Huda Demak terlihat
Dalam
bahwa penerapan komputer masih sangatlah
pengelolahan
biaya
operasi
sekolahnya MTs NU 03 Sabilul Huda
kurang.
Setiap
tanggal
Demak merupakan salah satu sekolah yang
pembayaran uang sekolah para siswa harus
mendapatkan program BOS, akan tetapi
menghabiskan
dikarenakan MTs NU 03 Sabilul Huda
dengan mengantre di ruang tatausaha guna
Demak merupakan sekolah swasta sehingga
membayar uang sekolah. Setiap transaksi
program BOS bersifat meringankan dan
pembayaran uang sekolah karyawan sekolah
tidak mencakup semua biaya operasional
harus mencari data di buku besar yang berisi
waktu
jatuh
istirahat
tempo
mereka
data-data siswa, mencatat transaksi pada
SISTEM INFORMASI:
kolom-kolom yang terdapat pada buku
Sistem informasi adalah suatu sistem
tersebut, kemudian mengisi kolom pada
didalam
kartu
mempertemukan
pembayaran,
kuitansi
dan
pembayaran.
menulis
Belum
pada
berakhir
suatu
transaksi
organisasi kebutuhan
harian,
yang
pengolahan
mendukung
operasi,
sampai disitu karyawan harus memasukkan
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
data ke dalam komputer menggunakan
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
Microsoft Excel. Dan selain itu sering
tertentu
terjadi kesalahan data dalam penghitungan
diperlukan.
jumlah uang yang dilaporkan.
METODE PENDEKATAN DAN
Melihat
banyaknya
buku
yang
dengan
laporan-laporan
yang
PENGEMBANGAN SISTEM
digunakan dalam pencatatan pembayaran
Metode
pendekatan
dan
uang sekolah pada MTs NU 03 Sabilul Huda
pengembangan sistem digunakan untuk
Demak
pekerjaan
memenuhi kebutuhan pengembangan sistem
perlunya
sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai
yang
menjadi
mengakibatkan
kurang
pembangunan
efisien
sebuah
dan
sistem
informasi
khususnya pembayaran uang sekolah siswa,
dengan yang diharapkan. 1. Metode Pendekatan Sistem
maka penulis mengambil judul Sistem Informasi
Pembayaran
Uang
Melalui
pendekatan
Sekolah
terstruktur, permasalahan yang komplek
Berbasis Komputer pada MTs NU 03
diorganisasi dapat dipecahkan dan hasil dari
Sabilul Huda Demak.
sistem
LANDASAN TEORI
fleksibel, lebih memuaskan user/pemakai,
PEMBAYARAN UANG SEKOLAH
mempunyai dokumentasi yang baik, tepat
Pembayaran uang sekolah siswa
mudah
untuk
dipelihara,
sesuai
dengan
adalah suatu kegiatan administrasi yang
pengembangan,
dapat
melayani semua pembayaran uang sekolah
produktivitas dan kualitasnya akan lebih
siswa baik di lembaga pendidikan formal
baik.
maupun non formal agar berlangsung secara
2.
efektif
dan
tujuannya.
efisien
dalam
mencapai
waktu,
akan
anggaran
biaya
meningkatkan
Metode Pengembangan Sistem Menurut
pengembangan
Jogiyanto, sistem
adalah
Metode metode,
prosedur, konsep pekerjaan yang akan
digunakan untuk mengembangkan suatu
menjabarkannya ke dalam panduan bagi
sistem
yang
pengembangan sistem di tahap berikutnya.
digunakan penulis dalam penulisan ini yaitu
Aspek-aspek yang berkaitan berupa elemen-
dengan
elemen yang berkaitan dengan sistem baik
informasi.
Metodologi
menggunakan
model
waterfall.
Metode pengembangan sistem waterfall
itu
merupakan urutan kegiatan/aktivitas yang
perundang-undangan,
dilakukan dalam pengembangan sistem,
(hardware),
mulai dari penentuan masalah, analisis
maupun beragam aspek lainnya, baik yang
kebutuhan,
terkait
perancangan
integrasi,
uji
implementasi, penerapan
daya
manusia,
perangkat
prosedur
secara
peraturan
kerja
langsung
keras
organisasi
maupun
tidak
dan
dengan komputerisasi yang akan dibangun.
menggunakan
Fase ini merupakan fase yang sangat penting
waterfall, tahapan pengembangan perangkat
(exsential) untuk mendapatkan gambaran
lunak yang telah dijelaskan, dijalankan
utuh sistem guna pengembangan sistem
secara urut dari satu tahap ke tahap lain.
bersangkutan kedalam bentuk penerapan
pemeliharaan.
sistem,
sumber
Dengan
sistem yang berbasis komputerisasi. Perencanaan Sistem
b. Analisa Sistem Tugas yang paling penting dalam
Analisa Sistem
tahap Desain Sistem
ini
adalah
proses
menemukan
permasalahan dan menghasilkan alternatif
Implementasi Sistem
pemecah masalah, dan diharapkan untuk memahami
Test Sistem
sistem
yang
ada
serta
menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai Pemeliharaan Sistem
dan hambatan-hambatan pada suatu sistem
Gambar 1: Metode Pengembangan Waterfall
baru. c. Desain Sistem Tahap setelah analisis dari siklus
a. Perencanaan Sistem informasi
pengembangan sistem adalah desain sistem.
mengadakan penelitian
Desain sistem menggambarkan bagaimana
terhadap elemen-elemen kebutuhan sistem
suatu sistem dibentuk yang dapat berupa
bersangkutan
penggambaran, perencanaan, dan pembuatan
Pengembangan dimulai
dengan
dan
kebutuhan-kebutuhan
sistem
mendefinisikan tersebut
dan
sketsa. Tujuan dari desain sistem itu adalah
memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta
perawatan berkala dari sistem maupun
memberikan gambaran yang jelas dan
proses terhadap perbaikan sistem manakala
lengkap kepada pemrograman komputer dan
sistem
ahli-ahli teknik lain yang terlibat.
operasionalnya akibat masalah teknis dan
d. Implementasi Sistem
non
menghadapi
teknis
yang
kendala
tidak
dalam
terindikasi
Tahap implementasi sistem merupakan
dalamproses pengembangan sistem. Proses
tahap meletakkan sistem agar siap untuk di
maintenance ini juga meliputi upaya-upaya
operasikan.
pengembangan terhadap sistem yang telah
Tahap
ini
termasuk
juga
kegiatan menulis kode program dengan
dikembangkan
menggunakan
menghadapi mengantisipasi perkembangan
bahasa
pemrograman
komputer yang telah ditentukan dalam tahap
maupun
sebelumnya.
bersangkutan.
e. Testing (Uji Coba) Setelah
proses
penulisan
kode
pemrograman langkah berikutnya berupa proses
pengujian
atau
test
sebelumnya
perubahan
sistem
dalam
yang
STRUKTUR ORGANISASI MTS NU 03 SABILUL HUDA DEMAK
sistem.
Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen dari sistem telah
berfungsi
sesuai
dengan
yang
diharapkan. Pengetesan dilakukan untuk mencari
kesalahan-kesalahan
atau
kelemahan-kelemahan yang mungin masih terjadi.
Gambar 2 : Struktur Organisasi
f. Maintenance (Pemeliharaan) Fase
ini
merupakan
Sumber : MTs NU 03 Sabilul Huda Demak fase
perawatan terhadap sistem yang telah dikembangkan
dan
diimplementasikan.
Cakupan fase ini berupa proses perawatan terhadap sistem yang berkaitan dengan
PROSES PEMBAYARAN UANG
5. Kuitansi_uang_osis
SEKOLAH
6. Daftar_siswa
SISWA
TATA USAHA
URUSAN KESISWAAN
KEPALA SEKOLAH
7. Laporan_data _siswa
1
uang
Kartu OSIS Kartu DSP
3
5
Kartu OSIS
Kartu SPP
Kartu DSP
Data Pembayaran
Kartu SPP
uang
Data Pembayaran daftar ulang
2
Laporan Pembayaran DSP
Memeriksa dan membuat kuitansi pembayaran
Mengecek data siswa dan mencatat pembayaran
N
Kartu OSIS Data Pembayaran Data Pembayaran
N
Data Pembayaran
2
Identifikasi Sumber Data dan Tujuan
3
Kartu DSP 4
Kartu SPP
4
N
Kuitansi SPP Kuitansi DSP Kuitansi DU
N
2
11. Laporan_pembayaran_uang_osis 12. Laporan_pembayaran _uang_seragam
Kuitansi DSP Kuitansi DU
Kartu OSIS
10. Laporan_pembayaran_daftar_ulang
2
Kuitansi SPP
1
9. Laporan_pembayaran_DSP
Laporan Pembayaran SPP
1 2
8. Laporan_pembayaran_uang_sekolah
Informasi Data yang diproses berasal dari :
buat laporan pembayaran
1.Siswa Data Pembayaran daftar ulang
2.Tata usaha
Laporan Pembayaran SPP
Sedangkan Informasi yang dihasilkan
Laporan Pembayaran DSP N
5
ditujukan untuk : 1.Siswa
Gambar 3 :FOD pembayaran
2.Kepala sekolah
Identifikasi Data dan Informasi
CONTEXT DIAGRAM
Data yang di identifikasi adalah : 1. Data _pembayaran_daftar_ulang 2. Data_pembayaran_DSP
Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
TA d:\ dfd00003.dfd sh Jul-07-2013 udin Jul-07-2013 udin
3. Data_pembayaran_uang_seragam 4. Data_pembayaran_uang_osis Siswa
5. Data_pembayaran_uang_sekolah
Data_Regristrasi Data_Pembayaran_Uang_DSP Data_Pembayaran_Daftar_Ulang Data_Pembayaran_Uang_Seragam Data_Pembayaran_Uang_Osis Data_Pembayaran_Uang_Sekolah
6. Data_registrasi
Data_Siswa
80
7. Data_siswa Informasi yang diidentifikasi adalah :
Tata Usaha
Daftar_S iswa Kuitansi_Pembayaran_Uang_DSP Sifo_Pembayaran_Uang_S ekolah Kuitansi_Pembayaran_Daftar_Ulang Kuitansi_Pembayaran_Uang_Osis Kuitansi_Pembayaran_Uang_S eragam Kuitansi_Pembayaran_Uang_S ekolah
Lap_Data_Siswa
Lap_Pembayaran_Uang_Sekolah Lap_Pembayaran_Uang_DSP
1. Kuitansi_uang_sekolah
Lap_Pembayaran_Daftar_Ulang
2. Kuitansi_daftar_ulang 3. Kuitansi_DSP
Lap_Pembayaran_Uang_Osis Lap_Pembayaran_Uang_Seragam
4. Kuitansi_uang_seragam Gambar 4 : Context diagram
Kepala Sekolah
DEKOMPOSISI DIAGRAM
IMPLEMENTASI a. Menu Utama
Gambar 7 : Menu Utama b. Form data siswa
Gambar 5 : Delomposisi Diagram ENTITY RELATIONSHIP DIAGAM (ERD)
Gambar 8 : Form data siswa c. Form Input tata usaha
Gambar 9 : Form Input tata usaha Gambar 6 : entity relationship diagam
d. Form data tagihan g. Laporan pembayaran
Gambar 10 : Form data tagihan e. Form pembayaran
Gambar 12 : Form pembayaran Kesimpulan Dari hasil analisa data yang sudah dikemukakan oleh penulis tentang Sistem Informasi
Pembayaran
Uang
Sekolah
Berbasis Komputer Pada MTs. NU 03 Sabilul
Huda
Demak,
bahwa
semua
pengelolaan data pembayaran yang masih mengunakan
cara
manual,
sehingga
Gambar 11 : Form pembayaran
menimbulkan kendala-kendala yang dapat
f.
mengganggu kelancaran proses pengelolaan
Laporan data siswa
data pembayaran. Dalam hal ini banyak memerlukan waktu
dan
sering
terjadi
kesalahan data dalam jumlah uang yang dilaporkan. Dengan demikian penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : Gambar 12 : Laporan data siswa
1. Dengan
sistem
ini
akan
dapat
menpermudah baian tata usaha dalam pengelolaan data dan penyajian laporan dengan cepat, tepat dan juga dengan sistem baru
ini
sapat
menghindari
kesalahan
dalam
pengimputan
data
pembayaran siswa yang selama ini sering terjadi kekeliruan dikarenakan pengimputan data pembayaran yang masih menggunakan cara manual. 2. Dalam perancangan system ini, penulis membagi
proses
pembayaran
dengan
pendataan
siswa,
regristrasi siswa, pendataan tagihan, pendataan
pembayaran
kemudian
silanjutkan
dengan
pengelolaan
data
pembuatan
laporan-laporan
laporan
data
proses
laporan
dan seperti data
pembayaran serta kuitansi pembayaran. 3. Dengan diterapkannya system informasi pembayaran
ini,
meningkatkan
kelancaran
3. Memberikan pelatihan kepada pegawai dalam bidang IT, semisal Admin yaitu dibagian tata usaha, sehingga system informasi pembayaran uang sekolah ini dapat bermanfaa dan tidak menjadi produk gagal.
transaksi
pembayaran
siswa,
2. Dalam menggunakan system informasi pembayaran uang sekolah ini dibutuhkan hardware yang sesuai, software yang tepat dan barinware yang cakap untuk dapat mengelola data-data seara baik.
uang
sekolah menjasi beberapa proses yaitu dimulai
secara baik serta dapar memberikan informasi secara cepat dan akurat.
4. Sistem informasi pembayaran uang sekolah ini diharapkan melahirkan ideide atau gagasan pengembangan informasi yang lebih baik dari system ini. Demikian kesimpulan dan saran yang
diharapkan
dapatdisampaikan, semoga dapat menjadi
dalam
pertimbangan bagi MTs NU 03 Sabilul Hud
dapat
Demak untuk mengambil angkah yang
terealisasikan dengan cepat tepat dan
terbaik bagi pihak sekolah dalam hal
efisiensi kerja dapat terpenuhi.
penyimpanan dan penglohan data akademik
melaksanakan
kerja
sehingga
Saran Untuk dapat menyempurnakan system yang telah dibuat maka penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. Degan meningkatnya jumlah pendaftaran peserta didik sekarang ini pada MTs NU 03 Sabilul Huda Demak maka sebaiknya digunakan sebuah system informasi berbasis computer yang dapat mengelola data pembayaran
agar lebih baik lagi. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir. Microsoft Visual Basic 6.0. Andi Offset, 2005 Fathansyah, Ir. Buku Teks Komputer Basis Data. Bandung: Bandung Informatika, 2004.
Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D. Analisis dan
Desain
Sistem
Informasi.
Taryana, Suryana, Pengantar Berbasis Objek, Bandung, 2007
Sistem
Yogyakarta: Andi Offset, 2005. Mulyono, Materi Perkuliahan Basis Data, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Sedarmayanti, Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Jakarta, 2009
Sommerville, Ian, Rekayasa Lunak. Jakarta: Erlangga, 2003
Perangkat
Ladjamudin, Al-Bahra, Rekayasa Perangkat Lunak. Tangerang: Graha Ilmu, 2008.
