Jurnal Sistem Informasi Manajemen Keuangan
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEUANGAN PADA PT. CHERRY BLOSSOM SALATIGA JURNAL OLEH : EZRA Y. RONTOS NIM : 702012089 FTI - PTIK FINANCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM AT PT. CHERRY BLOSSOM SALATIGA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEUANGAN PADA PT. CHERRY BLOSSOM SALATIGA ABSTRACT PT. Cherry Blossom Salatiga is a company engaged in IT services and general trading. In conducting the management company, pada PT. Cherry Blossom Salatigadivided into several sections, one of which is the Finance Department. Finance Department has the data and important information that should be well managed, maintained the secret, integrity, and availability, in addition to the authority access to data necessary for the company's financial information is not accessed by unauthorized persons. Financial information must include financial transactions, income statement, and reports for the company's results. Such information should be accurate, up to date and available when needed. The recording process of financial transactions and the division of the company's results were performed using web-based information systems by applying the permissions on the system so that it can only be accessed freely by the Finance Department and the limited access by other departments within the company and run on a local network. This information system is built by analyzing financial data and financial statement formats that exist today, the direct observation of the existing financial management, the study of literature to look for and find the correct reference in conducting the overall financial management and generate financial reports required by the company. The results of problem analysis found many things that are ignored in managing corporate finance, financial data access by anyone, the financial data storage that takes place as well as search and compilation of financial data long enough. Based on earlier weaknesses, the writer tries to build financial management information system that can ease the burden of the Finance Department in managing financial data each month so it is expected able to maintain the accuracy of corporate financial data. Keywords: Information System, Financial Management, PT. Cherry Blossoms Salatiga 1.
Pendahuluan
Bagian Keuangan PT. Cherry Blossom Salatiga setiap bulannya melakukan pencatatan transaksi arus kas baik berupa pendapatan ataupun pengeluaran serta pencatatan bagi hasil di dalam perusahaan. Pencatatan tersebut dilakukan dengan sistem manual yang membutuhkan banyak sumber daya. Proses perhitungan dalam sistem bagi hasil yang dianut oleh PT. Cherry Blossom Salatiga cenderung memakan waktu yang cukup lama karena harus menghitung terlebih dahulu jumlah pendapatan, jumlah pengeluaran, serta dipotong berbagai macam biaya dan kemudian ketemu hasil bersih dan dibagi dengan para pengurus dan pemegang modal. Seiring dengan perkembangan teknologi saat ini proses pencatatan, dan perhitungan secara manual tidak lagi efisien sehingga membutuhkan sistem yang dapat memenuhi dan mempermudah dalam proses pencatatan dan perhitungan data keuangan perusahaan. Sistem tersebut diharapkan mampu mempermudah kerja Bagian Keuangan PT. Cherry Blossom Salatiga sehingga didapat laporan keuangan yang akurat. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.Analisis dan perancangan sebuah sistem harus terlebih dahulu mengetahui komponen-kompinen dari sistem tersebut. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : 1.Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. 2.Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. 3.Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4.Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. 5.Masukan Sistem (Input) Masukan sistem adalah segala sesuatu yang menjadi masukan bagi sistem. 6.Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7.Pengolahan Sistem (Process) Pengolahan sistem merupakan bagian yang akan memproses suatu masukan menjadi keluaran. 8.Sasaran Sistem (Objectives / Goal System) Merupakan sesuatu yang menjadi tujuan dari operasi, sistem yang berhasil adalah sistem yang dapat mencapai sasaran atau tujuannya. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik, berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil pengolah data tersebut dapat menjadi informasi. 2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat membantu fungsional manajemen dalam proses pengambilan keputusan organisasi. Kualitas informasi dapat dinilai dari tiga hal yaitu akurat, tepat waktu, dan relevan. 2.2.3 Nilai Informasi Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.4 Siklus Sistem Informasi Sebuah sistem informasi dalam pengembangannya memerlukan proses-proses dan urutanurutan yang standar, yakni Analisis, Desain, Implementasi, dan Pemeliharaan. Prosesproses tersebut dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC). SDLC meliputi fase-fase identifikasi dan seleksi proyek, inisiasi dan perencanaan proyek, analisis, desain (desain logikal dan desain fisikal), implementasi, dan pemeliharaan. 2.4.1 Analisis Sistem Analisis sistem informasi terbagi menjadi tiga tahap analisis, yaitu: kelemahan sistem yang sedang berjalan, kebutuhan sistem baru dan kelayakan sistem. 2.4.2 Desain 2.4.2.1 Pemodelan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu.Cara untuk merepresentasikan proses model dapat dilakukan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). 2.4.2.2 Pemodelan Data Data model adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data. Serangkaian aturan diberlakukan pada data model logis untuk meningkatkan pengaturannya.Normalisasi merupakan teknik analisis data yang mengorganisasikan atributatribut data dengan cara mengelompokkan sehingga terbentuk entitas yang non-redundant, stabil, dan fleksible. 2.4.2.3 Desain Antarmuka Desain antarmuka pengguna merupakan tampilan dimana pengguna berinteraksi dengan sistem dan diasumsikan yang menggunakannya adalah pengguna akhir. 2.4.3 Implementasi 2.4.3.1 Pengujian Sistem Pegujian sistem merupakan proses mengeksekusi sistem perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan lingkungan yang diinginkan.Ada dua metode melakukan unit testing, yaitu: 3 black box testing dan white box testing. 2.4.3.2 Konversi Sistem Beberapa strategi yang digunakan dalam konversi sistem, diantaranya adalahAbrupt Cut Over, Paralel Conversion, Location Conversion, Staged Conversion. 2.4.4 Pemeliharaan Sistem Tujuan pemeliharaan sistem adalah membuat perubahan yang dapat diramalkan, memelihara bagian program yang benar, dan menghindari degradasi performa sistem. 2.5 Sistem Informasi Manajemen
2.5.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. (Gordon B. Davis) 4 2.5.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan. 2.6 Sistem Informasi Keuangan 2.6.1 Pengertian Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Manajemen Keuangan atau Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan infomasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. 2.6.2 Model Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan. 2.6.3 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh sistem informasi fungsional. Secara mendasar, sistem informasi akuntansi merupakan dasar yang di atasnya dibangun semua subsistem infomasi berorientasi CBIS (Computer Base Information System). 2.6.4 Subsistem Audit Internal Audit internal sebagai bagian subsistem input dari sistem informasi keuangan mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan. 2.6.5 Subsistem Intelejen Keuangan Subsistem intelejen keuangan mempunyai tanggung jawab untuk mengidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. 2.6.6 Subsistem Peramalan a. Peramalan Jangka Pendek dan Jangka Panjang Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional untuk memproyeksikan kemungkinan masa depan yang singkat. Peramalan jangka panjang pada umumnya dilakukan oleh fungsi finansial atau kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan. b. Metode Peramalan 1. Metode Nonkuantitatif Metode nonkuantitatif merupakan metode yang tidak melibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subyektif. 2. Metode Kuantitatif Salah satu teknik peramalan yang telah dikembangkan dan banyak digunakan adalah analisis regresi. Analisis regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diremal, disebut variabel terikat (dependent variable), dengan kegiatan lain, disebut variabel bebas (independent variable). 2.6.7 Subsistem Manajemen Dana Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya.Dalam hal sumber daya uang, perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan arus keluar.Arus kas ini dapat dikelola untuk mencapai dua tujuan yaitu untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari arus keluar biaya, dan untuk memastikan bahwa keadaan ini stabil sepanjang tahun. 2.6.8 Subsistem Pengendalian a. Proses Penganggaran Ada tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam membantu menentukan anggarannya yaitu pendekatan dari atas ke bawah, pendekatan dari bawah ke atas, dan pendekatan partisipasi. b. Laporan Anggaran
Tujuan manajer adalah mencapai jumlah anggaran total untuk tahun tersebut, dan berbagai laporan memungkinkan manajer tetap pada jalur selama tahun itu dengan menanggapi berbagai varians yang besar. c. Resiko Kinerja Rasio kinerja (performance ratio) adalah suatu hubungan dari dua atau lebih indikator kegiatan organisasi yang menjadi salah satu cara pengukuran. Beberapa rasio yang sering digunakan atau dikenal antara lain rasio lancar dan rasio perputaran persediaan. 2.7 Sistem Basis Data 2.7.1 Definisi Database Database merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. 2.7.2 Komponen Database Tingkatan data dalam sebuah database tersusun mulai dari komponen terkecil hingga terbesar dengan susunan value, field / kolom, record, tabel / file, dan database. 2.7.3 Relational Database Relationship Database Management System (RDBMS) merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan sehingga menjadi sebuah informasi yang bermanfaat bagi pengguna. 2.7.4 Primary Key dan Foreign Key Primary key adalah kunci indeks utama pada setiap tabel yang dibuat. Jika suatu tabel direlasikan dengan tabel lain, misalnya tabel kecamatan dengan kunci indeks kd_kec (kode kecamatan) direlasikan dengan tabel desa, maka kuci indeks kd_kec ini juga menjadi salah satu kolom pada tabel desa. Kolom inilah yang disebut Foreign Key. 2.7.5 Database Management System (DBMS) Satu DBMS berisi satu koleksi data yang saling berelasi dengan satu set program untuk mengakses data tersebut. Tujuan dari DBMS adalah untuk mempermudah penciptaan struktur data dan membebaskan pemrogram dari masalah penyusunan file yang kacau. 2.7.6 Mengakses Database Ada beberapa cara untuk mengakses database, diantaranya adalah akses langsung, akses melalui database server, dan akses melalui software konektifitas. 2.8 Teknologi yang Digunakan 2.8.1 HTML (Hypertext Markup Language) HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa dasar untuk web scripting yang bersifat client side yang memungkinkan untuk menampilkan informasi dalam bentuk teks, grafik, serta multimedia dan juga untuk menghubungkan antartampilan web page (hyperlink). 2.8.2 PHP (Hypertext Preprocessor) PHP adalah bahasa pemrograman yang berjalan di sisi server (server-side programming) yang memiliki kemampuan mengakses dan memanipulasi data yang berada di dalamnya. 2.8.3 MySQL MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database management system) yang bersifat open source artinya boleh digunakan oleh siapa saja baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi binernya (executable program) dan bisa digunakan secara gratis baik untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. 2.8.4 JQuery JQuery adalah kumpulan kode / fungsi Javascript( Javascript Library ) siap pakai sehingga mempermudah dan mempercepat dalam membuat kode Javascript. JQuery memungkinkan dalam pembangunan website lintas dokumen HTML, penanganan event, animasi, dan interaksi Ajax. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Tinjauan Umum Bagian Keuangan sebagai bagian yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan PT. CHERRY BLOSSOM Salatiga saat ini masih menggunakan sistem manual dalam melakukan pencatatan arus keuangan serta proses penyusunan laporan keuangan dan bagi
hasil. Sistem manual yang diterapkan pada PT. CHERRY BLOSSOM Salatiga ini seringkali terdapat kesalahan dalam pencatatan arus keuangan dan membutuhkan waktu tambahan dalam menyusun laporan keuangan serta penghitungan bagi hasil.Laporan keuangan digunakan dalam menggambarkan kondisi keuangan dan hasil usaha suatu perusahaan pada saat tertentu atau jangka waktu tertentu. 3.2 Analisis Sistem Analisis yang dilakukan dalam skripsi kali ini yaitu : 1. Analisis Kelemahan Sistem (Menggunakan analisis PIECES) 2. Analisis Kebutuhan Sistem 3. Analisis Studi Kelayakan / Analisis Kelayakan Sistem 3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Perancangan Basis Data 3.3.1.1 Unnormalisasi Tahap awal dalam normalisasi adalah membuat bentuk unnormal dari format laporan yang sudah ada yaitu dengan mengisi data kedalam sebuah format tabel. 3.3.1.2 Normalisasi a. First Normal Form (1st NF) Normalisasi bentuk pertama didapat dengan cara cara memisahkan data pada field yang tepat dan data bernilai atomik. b. Second Normal Form (2nd NF) Normalisasi bentuk kedua dengan cara memisahkan atribut yang tidak bergantung secara langsung kepada atribut kunci atau ketergantungan fungsional. -Tabel Karyawan: nik, nm_karyawan, alamat, telpon, kd_departemen, jabatan -Tabel Transaksi: kd_transaksi, kd_departemen, tgl_transaksi, nominal -Tabel Rek_Bghasil: kd_rekening, kd_transaksi, rek_ziswaf, rek_pengurus, rek_kas, rek_pemodal -Tabel Departemenkd_departemen, nm_departemen c. Third Normal Form (3rd NF) Normalisasi bentuk ketiga dengan cara mencari atribut yang bergantung hanya pada atribut lain yang bukan merupakan identifier atau memisahkan atribut yang bergantung secara transitif terhadap atribut kunci. -Tabel Karyawan:nik, nm_karyawan, alamat, telpon, kd_departemen**, kd_jabatan** -TabelTransaksi:kd_transaksi,kd_departemen**,kd_jnstransaksi**,tgl_transaksi, nominal -Tabel Rek_Bghasil:kd_rekening, rek_bghasil, tarif_bghasil -Tabel Departemen:kd_departemen, nm_departemen -Tabel Jabatan:kd_jabatan, jabatan -Tabel Jenis_Transaksi:kd_jnstransaksi, jenis_transaksi, status 4.
Pembahasan Saat menjalankan program, yang pertama kali akan muncul adalah halaman login.Jika username dan password yang dimasukkan benar, maka akan masuk ke menu utama. a. Menu Data Master Menu Data Master digunakan oleh admin untuk meng-input, update, dan delete data departemen, jabatan, karyawan, jenis transaksi, dan rekening bagi hasil. b. Menu Manajemen User Menu Manajemen User digunakan oleh admin untuk mengatur pengguna sistem secara keseluruhan serta memberikan hak akses sistem kepada orang lain sebagai user. c. Menu Transaksi Menu Transaksi digunakan oleh admin untuk meng-input, update dan delete transaksi keuangan yang terjadi setiap bulan. d. Menu Laporan Perusahaan Menu Laporan Perusahaan merupakan menu yang digunakan oleh admin dan user untuk menampilkan laporan keuangan pada periode tertentu.Jenis laporan yang dapat ditampilkan
berupa laporan per departemen dan laporan pusat.Laporan per departemen memuat informasi pendapatan dan pengeluaran per departemen, sedangkan laporan pusat memuat informasi pendapatan dan pengeluaran semua departemen yang ada di PT. CHERRY BLOSSOM e. Menu Bagi Hasil Menu Bagi Hasil digunakan oleh admin dan user untuk menampilkan bagi hasil yang diperoleh perusahaan pada tiap periode keuangan.Pengguna harus memilih periode bagi hasil yang ingin ditampilkan.Informasi yang dihasilkan merupakan hasil perhitungan transaksi keuangan yang terjadi pada tiap periode tertentu. f. Menu Logout Menu Logout digunakan untuk keluar / logout dari sistem. Setelah menu Logout di-klik maka akan tampil pesan “Anda berhasil logout”. 5. Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh dari penyusunan skripsi “Sistem Informasi Manajemen Keuangan pada PT. CHERRY BLOSSOM Salatiga” serta memperhatikan pembahasan pada bab-bab sebelumnya antara lain : 1. Sistem Informasi Manajemen Keuangan berbasis web pada jaringan lokal / intranet yang dikembangkan ini dapat menjadi sarana informasi Bagian Keuangan di PT. CHERRY BLOSSOM Salatiga 2. Sistem digunakan oleh Bagian Keuangan sebagai admin untuk mencatat transaksi keuangan, pembuatan laporan keuangan serta laporan bagi hasil setiap bulannya, 3. Hak akses yang dimiliki oleh bagian / bidang lain di PT. CHERRY BLOSSOM Salatiga adalah sebagai user biasa yang memiliki hak akses terbatas. User hanya dapat melihat laporan keuangan serta data bagi hasil, 4. Sistem belum bersifat dinamis secara keseluruhan karena apabila admin menambahkan jenis transaksi serta departemen, harus menambahkan query tambahan untuk proses pencatatan transaksi serta penyusunan laporan keuangan dan bagi hasil, 5. Sistem belum menggunakan paging sehingga halaman browser akan terlalu panjang ke bawah apabila jumlah data banyak terutama pada menu transaksi. Referensi http://mynotes.putraweb.net/ (MyFinance version 1.0.0) http://repository.upi.edu/operator/upload/s_adp_0606100_chapter2(1) Sunarfrihantono, Bimo. 2002. PHP dan MySQL untuk Web. Yogyakarta : Andi Offset. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
