SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEGIATAN DESA MANDIRI ENERGI (DME) PADA KEMENKO PEREKONOMIAN RI * Nur Rizkitawati O.D , J.Sudirwan , Sevenpri Candra
Bina Nusantara University 2013 Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk membangun perencanan SIM DME agar mengatasi permasalahan pendistribusian informasi dan data karena data SIM DME keterbatasan mengakses tersebut tersebar di 34 propinsi dan lembaga pemerintah pusat terkait lainnya. SIM DME ini menggunakan pendekatan berbasis Object Oriented Approach Satzinger (OOA) bedasarkan suatu hasil analisis penetapan kebutuhan sistem dengan teknik Fact Finding Connoly ( Connoly Fact Finding techniques ) dan hasil analisis SWOT (Strength Weakness Opportunites Threats) dalam meminimalisasikan resistensi penerapan sistem yang diusulkan. Beban pengembangan sistem ini ditetapkan dengan menggunakan metode COCOMO. Jadi, dalam pengelolaan kegiatan Desa Mandiri Energi (DME) membutuhkan suatu alat bantu (tool) sistem informasi manajemen (SIM) yang berguna untuk mengakses secara cepat , tepat, dan akurat.
Kata kunci: Sistem infomasi manajemen, object oriented approach , fact finding connoly , Analisis SWOT , Metode COCOMO
LatarBelakang Kemampuan untuk mengatur (manage) arus pertukaran informasi dengan cepat, tepat, dan akurat sangat dibutuhkan oleh suatu instansi atau perusahaan dalam menunjang pengelolaan suatu kegiatan di era globalisasi ini. Kemampuan arus pertukaran Informasi yang seperti itu dibutuhkan dalam meningkatkan kinerja pengelolaan kegiatan khususnya di Kementrian Koordinator Bidang Perekonomian (Kemenko Perekonomian). Kegiatan di Kemenko Perekonomian mempunyai ciri khusus yaitu adanya pengelompokan didalam masing-masing *working paper
pengelola kegiatan dengan memiliki otonomi sendiri sesuai Tugas, Pokok, dan Fungsi (Tupoksi) lembaga tersebut. Salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan tersebut adalah dengan meningkatkan sistem pengolahan dan penyimpanan data di media penyimpanan serta membangun suatu sistem informasi yang terstruktur. Kemenko Perekonomian Republik Indonesia merupakan badan instansi pemerintahan yang dibentuk pada 25 Juli 1966 yang bertujuan melaksanakan tugas sinkronisasi (synchronize) program stabilisasi dan rehabilitasi yang berkonsentrasi pengendalian inflasi, pencukupan kehidupan pangan serta energi, rehabilitasi prasarana, percepatan pembangunan nasional, dan mempunyai tugas membantu
presiden dalam mengkoordinasikan perencanaan, penyusunan, dan pelaksanaan kebijakan dibidang perekonomian. Lemahnya koordinasi SIM antar lembaga terkait, terlihat dari jurnal terpadu Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia (Kemendagri) pada tahun 2007 bahwa di Indonesia terdapat 70.000 desa, dimana 45% diantaranya merupakan desa yang tertinggal. Salah satu kegiatan Kemenko perekonomian terkait percepatan pembangunan nasional dibidang pencukupan kebutuhan energi pedesaan ialah Kepres No. 10 Tahun 2006 yang berisikan tentang Pembentukan Tim Nasional Pengembangan DME (DME). Tim ini bertugas mempercepat pembangunan kemandirian desa terhadap energi dan peningkatan kesejahteraan masyarakat desa melalui pengembangan wirausaha berbasis energi terbarukan. Realisasi program DME saat ini belum memenuhi sasaran seperti yang telah ditargetkan sebelumnya . Salah satu penyebab hal ini adalah lemahnya koordinasi SIM antar anggota tim dan lembaga negara yang terkait. Peningkatan kinerja Kemenko Perekonomian dan koordinasi antar lembaga negara akan terjadi jika didukung oleh SIM yang saling terintegritas (World Bank,2010). World Bank menyarankan Kemenko perekonomian melakukan pengelolaan Sumber Daya dan organisasi yang baik, melakukan implementasi pemerintahan yang baik (good governance), dan melakukan pengelolaan informasi yang baik guna membuat kinerja sesuai dengan target yang ditentukan. Dalam mewujudkan hal tersebut, maka Kemenko Perekonomian perlu meningkatkan kemampuan dalam mengakses data dan informasi terkini secara cepat, tepat, dan akurat untuk dijadikan bahan rapat koordinasi implementasi kebijakan DME. Saat ini pengelolaan bahan rapat koordinasi dilakukan melalui pendekatan file based *working paper
yang mengakibatkan kesulitan dalam mengakses data dan informasi untuk dijadikan sebagai bahan rapat koordinasi dan sinkronisasi kegiatan DME. Kesulitan ini disebabkan karena data dan informasi masih tersebar di Kementerian atau Lembaga Pemerintahan daerah yang terlibat dalam program DME, serta terdapatnya dupilikasi data yang bergantung pada program yang digunakan lembaga pengelola dengan format data tidak sama, dan masih ada risiko kesalahan manusia.
RuangLingkup a.
Penelitian akan dilakukan secara metode Fact Finding untuk menetapkan kebutuhan informasi apa saja yang perlu pengaturan (manage) kegiatan DME di Kemenko Perekonomian secara optimal dengan merealisasikan sasaran proyek.
b.
Bedasarkan hasil Fact Finding yang dihimpun maka langkah selanjutnya ialah perencanaan sistem informasi manajemen DME (SIM DME) yang mncakup analisis dan perancangan spesifikasi sistem dengan pendekatan berbasis objek (Object Oriented Approach).
c.
Perencanaan sistem informasi mencakup pembuatan perencanaan strategis dengan pendekatan SWOT untuk mengatasi resistensi implementasi sistem yang diusulkan , proses komunikasi hasil dengan pihak Kememenko Perekonomian dan respon pegawai Kemenko Perekonomian terhadap implementasi sistem yang diusulkan.
Tujuan dan Manfaat Tujuan a. Penelitian ini diharapkan dapat membantu dalam menyediakan dan melengkapi fasilitas teknologi informasi yang sudah ada. b. Penelitian ini akan membantu instansi dalam pengembangan sistem informasi manajemen desa mandiri pada kemenko perekonomian. Sistem ini menjadi suatu alat bantu (tool) yang akan digunakan untuk pemantauan dan evaluasi kegiatan Desa Mandiri Energi (DME) agar lebih terarah, tepat sasaran , dan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan oleh Kemenko Perekonomian. Hal ini bertujuan agar memudahkan pejabat terkait dalam nmelaksanakan fungsi pengendalian tersebut.
Manfaat Bagi Perusahaan : a. Penelitian ini diharapkan dapat membantu dalam menyediakan dan melengkapi fasilitas teknologi informasi yang sudah ada. b. Penelitian ini akan membantu instansi dalam pengembangan sistem informasi manajemen desa mandiri pada kemenko perekonomian
Metodologi a
Metode Penetapan Kebutuhan Sistem
Metode penetapan kebutuhan SIM DME dengan menggunakan pendekatan metode Fact Finding Conolly (2010). *working paper
b Metode Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Metode analisis kebutuhan dan tujuan Sistem informasi manajemen DME pada Kemenko Perekonomian ialah dengan menggunakan pendekatan pengembangan berbasis objek (Object Oriented Approach Satzhinger). c Metode Penetapan strategi aplikasi sistem Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini dalam penetapan strategi untuk meminimalisasi resistensi terhadap aplikasi dengan metoda Analisis SWOT. Menurut Kotler (2012), Analisis SWOT merupakan suatu analisis yang sangat diperlukan bagi suatu organisasi atau instansi jika menginginkan sesuatu kebijakan baru mendapat dukungan oleh seluruh pegawai. d Metode Penetapan Estimasi Biaya Software Metode estimasi analisis pembiayaan dari implementasi software SIM DME dengan metode COCOMO.
Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil analisis yang telah dilakukan, ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Hotel Grand Mega Resort & Spa, yaitu: 1. Adanya permasalahan mengenai keterbatasan mengakses data dan informasi yang digunakan sebagai bahan rapat koordinasi dan sinkronisasi kegiatan DME. Dalam upaya penyelesaian masalah tersebut diatas perlu dikembangkan suatu sistem yang dapat mengelola data dan informasi kegiatan DME, yakni Sistem Informasi Managemen Kegiatan DME. 2. Adanya kebutuhan membangun suatu penyimpanan data dan informasi dengan penyajian yang memadai sehingga memudahkan kegiatan rapat koordinasi dan sinkronisasi Kemenko
Perekonomian terhadap lembaga yang dikoordinasikan. Lembaga yang dimaksudkan antara lain kementrian ESDM, kementrian Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil Menengah, Kementerian Kehutanan, Kementerian Pertanian, Kementerian Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Kementerian Perindustrian, Kementerian Perdagangan, Kementerian Dalam Negeri, Bappenas, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, dan 33 pemda terkait.
Updated Class diagram kegiatan Lokasi -IDLokasi : string -NamaLokasi : string -JumahPenduduk : double -PDB : double -GrowthEkonomi : double -RasioElektrifikasi : float +CreateLokasi() +save() +GetLokasi()
-IDKegiatan : string -Noperjalanan : string -IDPenannggungJwb : string -Tindakan : string -sasaran : string -keluaran : string -target : string -kemajuan : string -keterangan : string +CreateKegiatan() +EntryKegiatan() +Save() +GetKegiatan() +GenerateNoKegiatan()
penanggung jawab -IDPenanggungJwb : string -TanggalProject : Date -NamaPenangung : string -AlamatKantor : string +addPenanggungJawab()
suratTugas -NoSuratTugas : string -NoPerjalanan : string -NoAgenda : string -IDLokasi : string -tglBerangkat : Date -Tglpulang : Date +CreateSuratTugas() +InputTugas() +InputLamaTugas() +SubmitTugas'()
Rapat
Role
-NoUndangan : string -IDKegiatan : string -TglRapat : Date -tmpRapat : string -PemimpinRapat : string -Peserta : string -KesepakatanRapat : string -KeteranganRapat : string +CreateRapat()() +AddPemiminRapat() +AddPeserta() +AddRapat() +Save()
-RoleID : string -UserName : string -JobDescription : string +AddJobDescription()
Disposisi -NoAgenda : string -diterimaTtanggal : Date -AsalSurat : string -Perihal : string -kategori : string -diteruskan : string -Keterangan : string -Catetan : string +CreateDisposisi() +InputDisposisi() +Save()
Usulan Pemecahan Masalah Perancangan
user -IDUser : string -Password : string -Alamat : string -FullName : string +AddUser()
userRole -IDUser : string -RoleID : string +AddUserRole()
Use case Diagram Sistem Informasi DME Kemenko Perekonomian RI create_monev
update_monev
create_resume_ perjalanan_dinas
create_disposisi instansi
update_disposisi asdep create_dinas
update_resume_ dinas
kabid
create rapat
download_data_ rapat
update_rapat kasubid create_resume_ rapat staff
create_lokasi
create_sasaran_ kinerja_kegiatan
create_data_ penanggung_jawab
*working paper
Dari hasil analisis perancangan system Satzinger yang telah dilakukan, selanjutnya ialah melakukan perancangan website untuk mengimplemntasikan SIM DME tersebut.
1.
2.
Sebagai tool untuk memudahkan mencari data pendukung bahan rapat koordinasi dan sebagai landasan membuat kebijakan operasional kegiatan. Sebagai tool bagi instansi penanggung jawab kegiatan dalam menginformasikan kepada KeMenko Perekonomian tentang masalah yang harus diperhatikan.
Saran
Simpulan Setelah melakukan analisis dan perancangan SIM DME yang berbasis website untuk Kemenko Perekonomian RI , penulis dapat menarik beberapa kesimpulan seperti dibawah ini : a) Permasalahan mengenai keterbatasan
mengakses data dan informasi yang digunakan sebagai bahan rapat koordinasi dan sinkronisasi kegiatan DME dapat dipecahkan dengan adanya SIM DME data dan informasi dapat dikumpulkan , dikelola , disimpan , dan diakses (output) sebagai dasar membuat kebijakan operasional kegiatan DME b) . Kebutuhan membangun suatu penyimpanan data dan informasi dengan penyajian yang memadai dapat terlihat dari beberapa manfaat SIM DME seperti : *working paper
Dari hasil evaluasi implementasi sistem diusulkan, penulis member saran kepada Kemenko Perekonomian sebagai berikut: • Pengembangan Sistem Informasi Managemen hendaknya dilakukan oleh Bagian Data dan Informasi Biro Perencanaan (BDIBP) Kemenko Perekonomian agar terintegrasi dengan dashboard Kepresidenan agar keamanan dan manfaatnya dapat dioptimalkan. • Untuk menghasilkan informasi yang akurat, ketelitian dalam menginput data menjadi prioritas sehingga perlu diadakan pelatihan pengelolaan input data dan lebih baik lagi adanya pelatihan statistik data Desa Mandiri Energi. • Perlu adanya dokumentasi tutorial atau petunjuk aplikasi yang lebih detail untuk mengurangi kesalahan dalam mengoperasikan aplikasi. • Secara berkala diadakan backup data, untuk mencegah kehilangan data pada saat terjadinya kerusakan data. • Menjaga kerahasiaan data dengan privasi hak akses tanpa memberitahukan password kepada user lain. • Sesuai dengan panduan mata kuliah perancangan sistem basis data, disarankan untuk perancang pemula dalam membangun database menggunakan buku Database System – A Practical Approach To Design, Implementation, and Management
karangan dari Thomas Connolly & Carolyn Begg (Pearson Education, 2010) , seperti : a. Metodelogi perancangan diuraikan secara jelas b. Mempunyai prosedur perancangan yang baku c. Sistem dibangun dari sistem yang sederhana dan dikembangkan menjadi kompleks sesuai kebutuhan d. Rancangan divalidasi relasinya dengan normalisasi e. Rancangan divalidasi relasinya dengan transaksi user f. Melakukan cek intergritas konstrain ( Check Integrity Constrain) g. Selalu melakukan review dengan keinginan user setiap tahapan yang ada h. Mempertimbangkan control redundancy untuk meningkatkan performance system i. Melakukan monitoring dan tuning pada sistem operasional j. Cara yang akan diterapkan sebaiknya dalam hal pengumpulan data dari seluruh wilayah yang tersebar di 34 Propinsi Indonesia yaitu dengan cara mengunggah (upload) data tersebut ke dalam database SIM DME mengacu sasaran Kinerja Kemenko Perekonomian sesuai periode dan data yang diperlukan.
*working paper
Rereferensi Connolly, T. dan Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach To Design, Implementation, And Management. Edisi kelima. Pearson Chaffey, Dave. (2011). E-business dan Ecommerce management : strategy , implementation and practice. 5th Edition. Pearson Education. Kotler, Phillip and Keller, Kevin L. (2011). Marketing Management 14thEdition. Pearson. Laudon, K.C. (2012). Management Informaton System( 12th Ed.). Pearson Education. McLeod, R. & Schell G.P. (2008). Management System nformation. E-Book Edition .(10th Ed.). Pearson Education. O’Brien, J.A. (2010). Introduction to Information System. (15th Ed.) McGraw Hill, USA. Peraturan Menteri Koordinasi Bidang Perekonomian Republik Indonesia, Nomor: PER-11/M.EKON/08/2012 (2012). Kemenko Perekonomian, Jakarta Presman, Roger S. (2010). Software Engineering, a practitioner’s approach. Edisi Ketujuh .McGraw Hill, United States of America Rainer, R.Kelly & Cegielski, Cassey.G (2011). Introduction to system information system. 3rd Edition. Whiley Plus, USA.
