SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI
Naskah Publikasi
diajukan oleh Rifky Ubaidillah Arifiyanto 07.11.1779
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
POPULATION INFORMATION SYSTEM SUBDISTRICT GABUS DISTRICT PATI
SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI
Rifky Ubaidillah Arifiyanto 07.11.1779 Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Management of population registration is the responsibility of the district / city, which in practice started from the village / sub as the spearhead of registration. In the services there needs to be link is through the subdistricts to provide the information correctly and quickly to keep residents as customers feel they have received outstanding service. Problems on the bio-data collection into subdistrict Gabus is still use manual data collection system. This would be lead to swelling in the form of paper records and difficulty in re-search data. Troubleshooting solutions of the case is to make a Population Information System in that subdistrict. The application is developed using the software Microsoft Visual Basic 6.0, and MySQL Server 2007. The existence of these applications is expected to replace the old system (manual) with the new system (computerized), so that the population data processing will be faster, more accurate and the information generated will have higher quality and value. Furthermore, with the application, the employee will be more convenient and efficient in their work and leadership can easily access information about the development of people in the area without the need to find paper files stacked piles. Keywords: Information Systems, Population.
1.
PENDAHULUAN Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab
kabupaten / kota, yang dalam prakteknya dimulai dari desa / kecamatan sebagai ujung tombak pendaftaran. Dalam layanan perlu ada link melalui kecamatan untuk memberikan informasi yang benar dan cepat untuk menjaga warga sebagai pelanggan merasa bahwa mereka telah menerima layanan yang luar biasa. Masalah pada pengumpulan biodata di Kecamatan Gabus ini masih menggunakan sistem pengumpulan data manual. Hal ini akan mengakibatkan pembengkakan dalam bentuk catatan kertas dan kesulitan dalam pencarian data kembali. Dalam dunia komputer, salah satu media yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan adalah komputerisasi, sebuah sistem dalam pengolahan data yang digunakan sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan bahan pengambil keputusan yang tepat. Oleh karena “SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI” dirancang dan disusun sebagai judul dalam skripsi ini. Adanya Aplikasi ini, diharapkan dapat menggantikan sistem yang lama (manual) dengan sistem baru (komputerisasi), sehingga pengolahan data kependudukan akan lebih cepat, akurat dan informasi yang dihasilkan akan lebih berkualitas dan bernilai. 2.
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya antara lain : 1.
Batasan (boundary)
4.
Keluaran (output)
2.
Lingkungan
5.
Komponen (component)
(environment)
6.
Penghubung (Interface)
Masukan (input)
7.
Penyimpanan (storage)
3. 3.
ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis kelemahan sistem Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). 3.2 Analisis kebutuhan sistem 3.2.1 Analisis fungsional sistem 1. Sistem dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan pendataan penduduk 2. Sistem harus dapat menginputkan data kependudukan 3. Sistem dapat merubah data kependudukan 4. Sistem
dapat
menampilkan
dan
kependudukan 3.2.2 Analisis non-fungsional sistem 1. Kebutuhan perangkat keras.
Procesor Intel Core 2 Duo E4600 2,40 GHz
RAM DDR 2 1GB ADATA PC-6400
MB Biostar Intel G31
Casing Powerlogic PSU 450 Watt
Hardisk Samsung 160 GB Sata 2,5”
Monitor LG LCD 15,6” Widescreen
DVD RW Lite-on Sata 24x
mencetak
laporan
Keyboard Logitech K100
Logitech B100 Optical Mouse USB/PS2
2. Kebutuhan perangkat lunak.
Windows XP
Visual Basic 6.0
Profesional
Microsoft access
3. Kebutuhan pengguna Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan oleh komputer. 3.3 Analisis kelayakan sistem Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut.
Kelayakan teknis
Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Sudah banyak yang menerapkan sistem informasi kependudukan di kantor kependudukan dan pencatatan sipil di Kabupaten tertentu. Dari uraian tersebut maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari penggunaan sistem ini layak untuk dikerjakan.
Kelayakan operasional
Perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana
mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional sistem ini dikatakan layak.
Kelayakan hukum
Sistem informasi kependudukan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang berlaku di Indonesia terutama dalam hal perijinan pemakaian aplikasi sistem. Dalam system informasi kependudukan ini perangkat lunak yang digunakan bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem ini dikatakan layak.
Kelayakan ekonomi
Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat. a. Komponen Biaya 1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri dari:
Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem,
Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras.
2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari:
Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem
Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik).
b. Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang.
4.
Perancangan sistem
4.1 Perancangan proses
Flowchart Penduduk
KK
Desa
Kelahiran
Kematian
Kedatangan
Kepindahan
Input Data Penduduk
Input Data KK
Input Data Desa
Input Data Kelahiran
Input Data Kematian
Input Data Kedatangan
Input Data Kepindahan
Pengolahan Data Penduduk
Pengolahan Data KK
Pengolahan Data Desa
Pengolahan Data Kelahiran
Pengolahan Data Kematian
Pengolahan Data Kedatangan
Pengolahan Data Kepindahan
Data Penduduk
Data KK
Data Desa
Data Kelahiran
Data Kematian
Data Kedatangan
Data Kepindahan
Pembuatan Laporan
Laporan
Gambar 4.1 Flowchart
DFD level 0 Input data operator Admin
0 Sistem Informasi Kependudukan
Laporan
Gambar 4.2 DFD level 0
Laporan Operator Input data penduduk
DFD level 1 User Pemeriksaan username dan password
username dan password
1 Proses Login
2 Proses data Individu
Input data
Kematian
4 Proses pengurangan penduduk
kedatanga n
laporan
5 Proses data keluarga
Output
3 Proses penambahan penduduk
Kelahiran
Kepindahan
Gambar 4.3 DFD level 1
4.2 Perancangan interface Perancangan form utama Sistem Informasi Kependudukan Sistem Informasi Kependudukan File Proses Laporan
Gambar 4.4 rancangan form utama Sistem Informasi Kependudukan
5.
Implementasi dan Pembahasan
5.1 Pemrograman
Pembuatan database Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database terdapat table, view, stored procedure dan trigger.
Pembuatan form / interface Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program aplikasi.
Pembuatan tabel Tabel
adalah
bagian
pembentuk
database
yang
berupa
kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda data valuenya. 5.2 Tes program
Syntax error
Run time error
Logical error
5.3 Instalasi sistem Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software (system requirement). 5.4 Tes sistem
White box testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode – kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris – baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
Black box testing Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan.
5.5 Pelatihan Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan
dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan
input, memproses data, menampilkan laporan. 5.6 Konversi system Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama. 5.7 Pemeliharaan Pemeliharaan sistem pada aplikasi pendaftaran siswa baru ini tergolong mudah, karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan proses back-up file dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up
sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk. 5.8 Manual program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam penggunaan sistem yang diusulkan penulis. 1. Form login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah personil yang diberi wewenang.
Gambar 5.1 Form Login 2. Form Utama Tampilan menu utama ini berfungsi sebagai induk semua menu yang digunakan untuk menjalankan proses pengolahan data.
Gambar 5.2 Form Utama
Pilihan-pilihan dalam menu utama adalah sebagai berikut: 1) File Menu File berisi beberapa sub menu yang difungsikan untuk pengolahan data, adapun sub menu tersebut adalah sebagai berikut :
Data Kelurahan
Data RW
Data RT
Data KK
Data Penduduk
Data Petugas
Sign Out
Exit
2) Proses
Perpindahan Penduduk
Kedatangan Penduduk
Kelahiran
Kematian
3) Laporan
Laporan Kelurahan
Laporan RT
Laporan RW
Laporan Perpindahan
Laporan Kematian
Laporan Kelahiran
Laporan Kematian
6.
Penutup
6.1 Kesimpulan Dari penelitian ini didapatkan beberapa kesimpulan antara lain: 1. Basis data kependudukan di Indonesia masih belum terorganisasi dengan baik. 2. Kemampuan aplikasi kependudukan offline lebih murah dan dapat digunakan sebagai alternatif dari aplikasi kependudukan online yang dibuat oleh pemerintah. 3. Peranan penggunaan NIK Nasional dan basis data kependudukan penting
dalam
peneggakan
tertib
dokumen
atau
administrasi
kependudukan, sehingga harus mendapat perhatian sungguh-sungguh pemerintah 6.2 Saran 1. Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi client server, sehingga antara desa dan kecamatan bisa saling terhubung dalam satu database agar keakuratan informasi terpenuhi. 2. Diharapkan untuk penelitian berikutnya yang bersifat infentarisasi suatu objek, sebaiknya mempertimbangkan
penggunaan perangkat
lunak yang lebih mudah penginstalan pada komputer yang lain, misalkan Java. 3. Diharapkan untuk selanjutnya aplikasi ini dapat diperbaiki, sehingga proses updating data spasial dapat dilakukan dengan lebih mudah. 4. Penataan landasan hukum untuk tertib penyelenggaraan pelayanan maupun penerbitan
kepemilikan
dokumen
Undang-undang
kependudukan,
Administrasi
dalam
Kependudukan
bentuk serta
harmonisasi berbagai peraturan perundang-undangan yang relevan, hendaknya segera diwujudkan karena undang-undang tersebut merupakan dasar (platform) untuk berbagai penegakkan reformasi di segala bidang layaknya di negara-negara maju.
DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan Laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta. Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.
