SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN FOOD & BAVERAGE DI HOTEL WAHID SALATIGA 1. Ruang Lingkup Tujuan pembuatan sistem ini adalah agar dapat mempercepat proses bisnis yang ada dalam perusahaan khususnya di departemen food & baverage yang selama ini masih menggunakan sistem manual dimana ketika koki ingin mengecek ketersediaan bahan makanan masih harus ke gudang dan begitu juga dengan pelayan ketika menerima pesanan masih menggunakan nota untuk diserahkan kedapur utama sehingga pihak perusahaan menganggap perlu mengintegrasikan antara Gudang , Dapur Utama dan Pelayan dengan sebuah aplikasi . Dengan adanya aplikasi ini baik gudang , dapur utama maupun pelayan dapat terintegrasi agar dapat megefisiensi waktu dan sumber daya pada saat memberi pelayanan pada pelanggan.Batas waktu pembuatan proyek mulai dari 30 september 2013 - 31 januari 2014. Berikut batasan untuk proyek ini : - Pengguna adalah Kepala Gudang , Kepala Dapur Utama dan Pelayan. - Aplikasi ini berbasis Desktop dengan menggunakan bahasa pemograman C# dengan manajemen basis data Oracle. - Hanya membahas bidang Food and Baverage Adapun sumber daya yang dibutuhkan yaitu : - Sumber daya Manusia : Programmer , System Analyst , System Tester ,System Documentor dan System Designer. - Infrastruktur : PC user , PC server , kabel , rooter , modem dan PC tablet 2. WBS
1. Initiating Pada tahap ini yang dilakukan ialah penyusunan proposal proyek berdasarkan informasi kebutuhan perusahaan melalui sumber internal perusahaan maupun maupun literatur lainnya 2. Planning Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak (pembagian aktivitas – aktivitas kecil dari proyek tersebut, alokasi waktu yang diperlukan untuk melakukan aktivitas kecil tersebut serta biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek), spesifikasi kebutuhan sistem, rancangan/arsitektur sistem (terdiri dari pembuatan Context Diagram dan DFD, input dan output sistem serta rancangan basis data yang akan digunakan pada sistem), dan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem dibuat 3. Execution Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat database serta interface, pengkodean fungsi – fungsi sesuai perancangan, pengujian sistem, serta dokumentasi sistem secara keseluruhan. 4. Control Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan instalasi sistem pada perusahaan, memberikan pelatihan kepada user, melakukan pemelihraan program jika diperlukan, pengujian sistem berdasarkan test plan setelah perbaikan 5. Close Out Pada tahap ini yang dilakukan adalah pembuatan panduan bagi user, presentasi proyek pada pihak perusahaan, pemenuhan kewajiban proyek dari kedua belah pihak, dan pengumpulan dokumen yang telah dihasilkan
RANCANGAN PROJECT DIVISI FOOD & BAVERAGE Initiatin g Software Project Charter
Developmen t
Wawacara
Plan
Observas i Dokumenta si
Execution
Planning Software Requiremen ts
Specificatio n Work
Breakdown Structure Gantt Chart Budgeting
Software
Test
Architecture
Plan
Design Perancanga n Sistem Desain I/O
Control
Close Out
Database
Instalasi
User
Interface
Training
Coding
Maintenanc e
Documentatio n Presentasi
Testing
Testing
Documentati on
Proyek Pengumpula n
Entity
Persetujuan Arsip
Relationship
Dokumen
Diagram
Activity Initiating Project Character Wawancara Observasi Dokumentasi Planning Software Development Plan Work Breakdown Structure Gantt Chart Budgeting Software Requirements Specification Software Architecture Design Perancangan Sistem Desain I/O Entity Relationship Diagram Test Plan Execution Database Interface Coding Testing Documentation Control Instalasi Training Maintanance Testing Close Out User Documentation Presentasi Proyek Pengumpulan persetujuan Pengarsipan Dokumen
Objectives Menyusun/Membuat proposal proyek Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan Menggali data/informasi yang dibutuhkan dari dokumen perusahaan dan literatur lainnya Membuat/ menyusun dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak Membagi aktivitas proyek menjadi aktivitas – aktivitas yang labih kecil/rinci Mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas – aktivitas proyek Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan spesifikasi kebutuhan sistem Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan rancangan/arsitektur sistem Membuat Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD) Membuat rancangan Input dan Output dari sistem Membuat rancangan rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem Membuat dokumen yang mendeskripsikan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat Membuat basis data fisik Membuat antarmuka perangkat lunak Mengkodekan fungsi – fungsi yang telah dispesifikaskan sebelumnya dalam program Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang dibuat Mendokumentasikan sistem secara keseluruhan Melakukan Instalasi program dalam area perusahaan Melatih karyawan untuk menggunakan program Melakukan perbaikan/pemeliharaan program, jika diperlukan Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang telah dibuat, setelah dilakukan perbaikan Membuat panduan penggunaan perangkat lunak untuk pengguna Melakukan presentasi proyek kepada pihak perusahaan Menyelesaikan Proyek, memenuhi kewajiban kedua belah pihak Mengumpulkan dokumen yang dihasilkan
3. Project Deliverables Activity Initiating Project Character
Target Date 28/10/2013 13/10/2013
Wawancara
28/10/2013
Observasi
28/10/2013
Dokumentasi
28/10/2013
Planning Software Development Plan Work Breakdown Structure Gantt Chart Budgeting Software Requirements Specification Software Architecture Design Perancangan Sistem Desain I/O Entity Relationship Diagram
20/10/2013 16/10/2013 18/10/2013 20/10/2013 27/10/2013 03/11/2013 31/10/2013 04/11/2013 04/11/2013 11/11/2013
Execution Database Interface
19/01/2014 12/11/2013 15/11/2013
Coding
19/01/2014
Testing Documentation Control Instalasi Training Maintanance
19/01/2014 19/01/2014 26/01/2014 21/01/2014 22/01/2014
Close Out User Documentation Presentasi Proyek Pengumpulan persetujuan
Proposal Proyek selesai dibuat Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi dari dokumen perusahaan dan literatur lain
11/11/2013
Test Plan
Testing
Output
24/01/2014 25/01/2014 28/01/2014 25/01/2014 26/01/2014 26/01/2014
Dokumen perancangan pengembangan perangkat lunak Aktivitas kecil selama pengerjaan proyek Jadwal aktivitas kecil selama pengerjaan proyek Rencana penggunaan anggaran untuk pengerjaan proyek Dokumen spesifikasi kebutuhan sistem Dokumen rancangan sistem Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD) Rancangan Input dan Output dari sistem Rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem Dokumen yang berisi poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat Basis data fisik Interface Software Fungsi yang telah dikodekan sesuai spesifikasi kebutuhan software Laporan kelayakan sistem Aplikasi yang siap diuji oleh user Aplikasi telah diinstal User dapat menggunakan aplikasi Aplikasi yang telah diperbaiki sesuai kebutuhan user Aplikasi yang siap diimplementasikan diperusahaan Dokumen panduan untuk user Pemenuhan kewajiban kedua belah pihak
Pengarsipan Dokumen
27/01/2014
Arsip dokumen
4. Aktivitas Berdasarkan Lingkup Pekerjaan 1. Initiating a. Project Character Menyusun/Membuat proposal proyek b. Wawancara Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan c. Observasi Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan d. Dokumentasi Menggali data/informasi yang dibutuhkan dari dokumen perusahaan dan literatur lainnya 2. Planning a. Software Development Plan Membuat/ menyusun dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak. Pada tahap ini terbagi atas beberapa tahapan yaitu : -
Work Breakdown Structure Membagi aktivitas proyek menjadi aktivitas – aktivitas yang labih kecil/rinci
-
Gantt Chart Mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas – aktivitas proyek
-
Budgeting Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek
b. Software Requirements Specification Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan spesifikasi kebutuhan sistem c. Software Architecture Design Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan rancangan/arsitektur sistem. Pada tahap ini terbagi atas beberapa tahapan yaitu : -
Perancangan Sistem Membuat Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD)
-
Desain I/O Membuat rancangan Input dan Output dari sistem
-
Entity Relationship Diagram Membuat rancangan rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem
d. Test Plan Membuat dokumen yang mendeskripsikan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat 3. Execution a. Database Membuat basis data fisik b. Interface Membuat antarmuka perangkat lunak c. Coding Mengkodekan fungsi – fungsi yang telah dispesifikaskan sebelumnya dalam program d. Testing Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang dibuat e. Documentation Mendokumentasikan sistem secara keseluruhan
4. Control a. Instalasi Melakukan Instalasi program dalam area perusahaan b. Training Melatih karyawan untuk menggunakan program c. Maintanance Melakukan perbaikan/pemeliharaan program, jika diperlukan d. Testing Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang telah dibuat, setelah dilakukan perbaikan
5. Close Out a. User Documentation Membuat panduan penggunaan perangkat lunak untuk pengguna b. Presentasi Proyek Melakukan presentasi proyek kepada pihak perusahaan c. Pengumpulan persetujuan Menyelesaikan Proyek, memenuhi kewajiban kedua belah pihak d. Arsip Dokumen Mengumpulkan dokumen yang dihasilkan
5. Durasi Waktu Tiap Aktivitas Activity Keseluruhan Initiating Project Character Wawancara Observasi Dokumentasi Planning Software Development Plan Work Breakdown Structure Gantt Chart Budgeting Software Requirements Specification Software Architecture Design Perancangan Sistem Desain I/O Entity Relationship Diagram Test Plan Execution Database Interface Coding Testing Documentation Control Instalasi Training Maintanance Testing Close Out User Documentation Presentasi Proyek
Start 30/09/2013 30/09/2013 06/10/2013 30/09/2013 30/09/2013 30/09/2013 13/10/2013 13/10/2013 13/10/2013 16/10/2013 18/10/2013 20/10/2013 27/10/2013 27/10/2013 31/10/2013 31/10/2013 04/11/2013 11/11/2013 11/11/2013 12/11/2013 15/11/2013 19/01/2014 11/11/2013 19/01/2014 19/01/2014 21/01/2014 22/01/2014 22/01/2014 25/01/2014 25/01/2014 26/01/2014
Finish 31/01/2014 28/10/2013 13/10/2013 28/10/2013 28/10/2013 28/10/2013 11/11/2013 20/10/2013 16/10/2013 18/10/2013 20/10/2013 27/10/2013 03/11/2013 31/10/2013 04/11/2013 04/11/2013 11/11/2013 19/01/2014 12/11/2013 15/11/2013 19/01/2014 19/01/2014 19/01/2014 26/01/2014 21/01/2014 22/01/2014 24/01/2014 25/01/2014 28/01/2014 25/01/2014 26/01/2014
Oktober 1 2 3 4
November 1 2 3 4
TimeLi Desemb 1 2
Pengumpulan persetujuan Pengarsipan Dokumen
26/01/2014 26/01/2014
26/01/2014 27/01/2014
6. CRITICAL PATH 4 Wawancara Wawancara
2 STA RT
2
4
Project Project Charac Charac ter ter
Observa Observa si si
4 Dokumenta Dokumenta si si
Software Software Requireme Requireme nts nts Specificati Specificati on on
2
2
2
Software Software
Test Test
Arsitektur Arsitektur
Plan Plan
Desain Desain
Software Software Developm Developm ent ent Plan Plan
sambung
1 Databa Databa se se
2 Interfac Interfac e e
10
1
Codi Codi ng ng
Testin Testin g g
2
2
1
Instala Instala si si
Trainni Trainni ng ng
ii
10
Text Text plan plan
Documentati Documentati on on
1 Testin Testin g g
1
1
Pengumpul Pengumpul an an
Presenta Presenta si si
Persetujua Persetujua n n
Proyek Proyek
1 User User Dokumentatio Dokumentatio n n
1 Maintanan Maintanan ce ce
2 Pengarsipan Pengarsipan Dokumen Dokumen
FINISH
Ket : - Critical Path dibuat berdasarkan Akitivitas Lingkup Pekerjaan - Durasi Waktu dalam hari - garis merah adalah critical path - seluruh kegiatan dalam Initiating - seluruh kegiatan dalam planning - seluruh kegiatan dalam Execution - seluruh kegiatan dalam Control - seluruh kegiatan dalam Close out
7. ESTIMASI BIAYA Kebutuhan
Sub total
Total
% dari Total
11.000.000
15 %
35.000.000
25 %
50.000.000
50%
4. Testing
5.000.000
7%
5. Tranning and Support
1.100.000
3%
1. Project Manajemen Project Manager
5. 000.000
Project Team member
6.000.000
2. Hardware 2 PC User
10.000.000
1 PC Server
15.000.000
4 PC Tablet
12.000.000
Modem
2.000.000
Kabel
1.000.000
3. Software Lisensi Software
8.800.000
Software Development
10.200.000
Software Requirements Specification
10.000.000
Software Architecture Design
10.000.000
Test
10.000.000
Tranner Cost Total Perkiraan Biaya
1.100.000 102.100.000
100 %
(Sumber : Standarisasi Gaji INKINDO 2010 dan Kelly Services Indonesia 2013 Salary Guide, google.com) 8. SKENARIO PENJAMINAN DAN PENGENDALIAN QUALITAS
Proses memonitoring atau mengontrol projek agar tetap terjaga kualitas sesuai yang diharapkan dapat dilakukan beberapa hal seperti dibawah ini : •
Requirement Manajement Plan
Tahapan ini perlu diperhatikan agar dapat terealisasi dengan baik, dalam hal pengaturan perencanaan ini dapat ditinjau kembali dari awal perencanaan projek yaitu rancangan staffing maupun budgeting. •
Schedule Control Plan
Mengawasi rancangan penjadwalan agar berjalan sesuai dengan tujuan dan target waktu yang telah ditentukan sebelumnya, hal ini dilakukan sebagai wujud profesionalitas pekerja. •
Budgeting Control Plan
Memeriksa kembali anggaran yang telah dirancang dalam proses perancangan proyek sesuai dengan pengeluaran dana yang telah disetujui oleh manager proyek, dan mengantisipasi adanya biaya tambahan sewaktu-waktu dapat terjadi sehingga manager proyek dapat menyampaikannya pada sponsor atau pihak perusahaan dalam penyelesaian proyek. •
Quality Control Plan
Menjaga Qualitas pengawasan agar setiap rencana yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan rencana, proses pelaksanaannya yaitu dengan memaksimalkan fungsi manager proyek, ketika mengikutsertakan semua anggota proyek dalam pembuatan deliverables untuk proses penyesuaian agenda kerja dan deadline berdasarkan departement masing-masing sesuai tenggang waktu pekerjaan yang diperlukan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat, selain itu dapat mempermudah proses pengontrolan apabila terjadi ketidaksesuaian. •
Reporting Plan
Rencana penyusunan laporan dilakukan secara intensif setiap minggu kepada sponsor proyek untuk melaporkan perkembangan dalam proses pelaksanaan proyek. •
Measurement Plan
Ketepatan pengerjaan proyek diukur dalam proses presentase per hari dari setiap kegiatan terperinci sesuai dengan WBS.
9. Struktur Organisasi Project Manager System Analist
System Designer
Progra mmer
System Tester
System Docum entor
10.Peran Dan Tanggungjawab Peran Project Manager
System Analist
System Designer
Programmer System Tester System Documentor
Tanggungjawab - Menjadwalkan pelaksanaan dan manajemen proyek - Membuat rencana pengembangan software yang mendefinisikan rencana proyek - Memantau pelaksanaan proyek (mulai dari tahap analisis hingga implementasi) - Mempresentasikan proyek kepada pihak perusahaan - Mengkoordinasikan pekerjaan tim proyek - Memperkirakan anggaran proyek - Analisa proses bisnis dalam organisasi - Analisa kebutuhan sistem - Mendefinisikan prosedur/fungsi yang ada dalam sistem - Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan software yang mendefinisikan kebutuhan sistem - Membuat rancangan sistem dalam bentuk Context Diagram dan Data Flow Diagram - Mendesain struktur sistem basis data - Membuat sistem basis data fisik - Mendesain tampilan interface software - Membuat dokumen desain arsitektur sistem - Konstruksi sistem berdasarkan rancangan yang telah dibuat (coding) - Membuat pseudocode untuk keperluan dokumentasi - Membuat test plan untuk sistem yang akan dibuat - Melakukan percobaan pada fungsi – fungsi sesuai dengan test plan - Implementasi sistem - Mendokumentasi proyek dalam deliverables yang telah ditentukan - Membuat user documentation
11.Responsibility Assignment Matrix (RAM) – SDM per WBS serta identifikasi Responsible dan Performing. Units Activity Initiating Project Character
Project Manager
Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible
Observasi Dokumentasi
Work Breakdown Structure Gantt Chart Budgeting Software Requirements Specification Software Architecture Design Perancangan Sistem Desain I/O
System Designer
Performing Responsible
Wawancara
Planning Software Development Plan
System Analist
Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible Performing Responsible
Programmer
System Tester
System Documentor
Entity Relationship Diagram Test Plan
Performing Responsible Performing Responsible
Execution Database Interface Coding Testing Documentation Control Instalasi Training Maintanance Testing Close Out User Documentation Presentasi Proyek Pengumpulan persetujuan Pengarsipan Dokumen
Performing Responsible
Performing Performing Performing Performing Performing Performing Performing
Responsible
Performing
Performing
Performing Performing Performing
Performing Performing Performing
12.media/alat komunikasi yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek -
Telephone Call
-
Jejaring social 13.pertemuan dalam setiap tahapan.
TimeLine Activity
Start
Finish
Initiating
30/09/2013
28/10/2013
Planning
13/10/2013
11/11/2013
Execution Control
11/11/2013 19/01/2014
19/01/2014 26/01/2014
Close Out
25/01/2014
28/01/2014
Keterangan :
Durasi Waktu setiap tahapan.
Oktober 1 2 3 4
November 1 2 3 4
Desember 1 2 3 4
1
Januari Februari 2 3 4 1 2
Pertemuan awal sebelum memulai tahapan.
pertemuan untuk mengevaluasi setiap tahapan .
14. Manajemen Resiko dalam pengerjaan proyek pembangunan system Departemen food & baverage Resiko yang mungkin terjadi dalam proyek kali ini dibagi dalam beberapa Aspek 1 Aspek Teknis dan Teknologi Resiko yang dapat terjadi pada aspek ini : - Lokasi yang tak strategis untuk penempatan infrastruktur yang di perlukan ( Penanganannya ; Dilakukan Survei lokasi yang baik dan memastikan lokasi siap untuk didatangkan sistem) - Aplikasi yang tidak sinkorn dengan Sistem ( Penanganannya ; Sistem Analisis merancang sistem yang dapat dipahami dengan baik programer sehingga memenuhi kebutuhan user akan system ini 2 Aspek Manajemen - Pengerjaan lewat batas Waktu ( Penanganannya ; adanya time keeper untuk selalu mengotrol setiap aktivitas yang dilakukan - Pengerjaan proyek gagal karna perubahan yang tidak terstruktur ( Penanganannya ; membuat plan kerja lebih dari 1 sehingga saat ada perubahaan tetap mengikuti plan yang ada - Penempatan SDM yang tidak sesuai mengakibatkan pengalaman yang tidak menyenangkan di lapangan (Penanganannya ; pada setiap ruang lingkup diidentifikasi SDM yang sesuai untuk setiap aktivitas dan tempatkan SDM yang bisa bekerja sama dengan baik juga perlu di pertimbangkan bagi beberapa yang kerjanya
Lembur 3 Aspek Keuangan Pengembalian modal dan pengangaran yang jelas ( Penanganannya ; untuk setiap penganggaran dibuat serinci dan sejelas mungkin dan saat prentasi proposal agar dapat meyakinkan investor atau Kepala Depertemen agar pendanaan dapat dilakukan dan dijelaskan keuntungan sistem ini untuk dapat mengembalikan modal dalam waktu yang meyakinkan
15.Barang dan jasa yang perlu diadakan sepanjang pelaksanaan proyek : Barang : • PC komputer (UPS,stabilisator) : Sebagai sarana untuk mempermudah dalam dalam melaksanakan proses kerja dan memberikan informasi yang pengaruh cukup besar dalam penghematan dan efisiensi waktu. • Printer,tinta,kertas hvs : untuk mencetak tulisan, gambar, grafik, dan data lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenisnya. • Internet connection : Sebagai media melakukan transfer file, mengirim surat (email), Menyimpan file seperti, dokumen atau data-data penting lain nya, Mesin pencari (search engine) . • Kabel : Dipergunakan untuk untuk menghubungkan komputer-komputer untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi. • lisensi software : mencakup izin, hak, dan pembatasan yang diberlakukan atas perangkat lunak.
