SISTEM INFORMASI HOTEL

Bagian 2

SISTEM INFORMASI HOTEL Modul ini merupakan bagian dari diktat mata kuliah Sistem Informasi Hotel, dibuat dan disebar luaskan untuk mahasiswa DIII Manajemen Perhotelan Untag-Prima Cirebon

BAB I SISTEM APLIKASI HOTEL 1. Pengertian Sistem Aplikasi Hotel Sistem Aplikasi Hotel adalah suatu program atau aplikasi yang dibuat khusus dan terintegerasi satu bagian dan bagian yang lainnya untuk menunjang pekerjaan pada semua bagian di hotel. Sistem Aplikasi Hotel jika dilihat dari jenisnya aplikasinya, terbagi menjadi dua, yaitu : a. Aplikasi Berbasis Desktop Aplikasi Berbasis desktop adalah aplikasi yang harus diinstal pada sisi server dan client. Aplikasi ini biasanya menggunakan VB, JAVA, NET dll. b. Aplikasi Berbasis Web Berbeda dengan Aplikasi berbasis Desktop, Aplikasi berbasis Web hanya perlu mengInstal pada sisi server, pada sisi Client dapat menggunakan aplikasi browser ( Mozilla, Chrome dll)

2. Fungsi Sistem Aplikasi Hotel Aplikasi hotel selain untuk menunjang pekerjaan pada setiap bagian hotel juga berfungsi untuk mengontrol dan memudahkan distribusi informasi data (pelaporan, financial, status kamar dll). Aplikasi hotel biasanya dibuat khusus sesuai kebutuhan hotel, misalnya untuk Front Office dengan sistem Reservasi, Check-in, Check-out hingga aplikasi terintegerasi dengan Restoran & Laundry. Pada era saat ini, setiap hotel sudah ikut berperan dalam kampanye penyelamatan bumi atau Go Green. Dengan menggunakan Aplikasi Hotel ini, hotel lebih berhemat penggunaan kertas atau paperless

Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 1

3. Contoh Sistem Aplikasi Hotel Didunia perhotelan sudah banyak aplikasi yang digunakan, diantaranya sebagai berikut : 1. VHP ( Virtual Hotel Program) VHP adalah aplikasi hotel berbasis desktop yang dibuat dan distribusi oleh PT. SUPRANUSA SINDATA, rata-rata hotel besar di Indonesia Seperti Swiss-BelHotel, Kagum Group, Aston, Ciputra dan lain-lain menggunakan aplikasi ini. Harganya cukup mahal dan ada biaya Lisensi yang setiap tahun dibayarkan.

2. BEONHOTEL BEONHOTEL adalah aplikasi hotel yang dibuat oleh PT. Kawatama, modul-modul yang dikembangkan dalam aplikasi hotel ini dikembangkan sesuai dengan kebutuhan hotel dalam mengelola bisnis dan layanannya dengan mencakup fungsi bisnis untuk bagian front office, reservation/booking, registration (checkin / check-out), billing/invoicing, dan report Dan masih banyak lagi aplikasi hotel yang digunakan dihotel seluruh dunia, adapula yang menggunakan aplikasi custom atau buatan khusus untuk hotel tersebut


BAB II SISTEM APLIKASI HOTEL: FRONT OFFICE 1. Master Data Master Data merupakan halaman yang berisi data-data hotel. Master data hanya bisa di akses oleh Superadmin dan Admin saja. Untuk mengakses Master Data, tentunya admin harus melakukan login terlebih dahulu. Dibawah ini merupakan halaman login Hotelmu.

1. Login

Gambar 1.1 Halaman Login Hotelmu

Silahkan isi Username serta Password untuk mengakses halaman utama pada aplikasi Hotelmu. Setelah Username serta Password sudah terisi dengan benar, silahkan klik button Login yang berwarna hijau. Maka akan tampil halaman utama Hotelmu, seperti gambar dibawah ini.


Gambar 1.2 Halaman Utama Hotelmu

Untuk membuka halaman Master Data, silahkan klik pada ikon yang diberikan kotak merah seperti gambar diatas.

2. Rooms Pada bagian Rooms ini, terdapat 10 menu utama antara lain : Room Type, Room Setup, Seasons, Room Plan, Room Rates, Room Status, Checkin – Checkout, Rates Type, Room Rate Breakdown, dan Rates Discount.

2.1.

Room Type Room Type merupakan halaman yang berisi data-data room type. menambahkan room type dengan mengklik ikon Tambah Room Type.

Admin dapat


Gambar 2.1.1 Room Type

Gambar 2.1.2 Form Tambah Data Room Type

Setelah tampil form tambah data room type seperti gambar di atas, silahkan isi form tersebut sesuai dengan ketentuan hotel, antara lain Nama Room Type, Jumlah Adult, Jumlah Child, Maksimal Jumlah Adul, dan Maksimal Jumlah Child. Setelah form terisi semua dengan benar, silahkan klik button Simpan. Selain admin dapat menambahkan data, admin juga dapat Me-Non Aktfikan Data, Mengedit Data, dan Menghapus Data. Namun, untuk Menghapus Data, Admin dapat menghapus type room, jika type room tidak tidak dugunakan. Kemudian, ada juga Filter Data. Filter Data ini berfungsi untuk mencari data dengan lebih cepat jika data terlalu banyak. Untuk melakukan filter data, admin dapat mengklik ikon Show Filter. Maka akan muncul form seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.1.3 Filter Data


Admin dapat mencari data type room berdasarkan Nama Room Type ataupun berdasarkan Status Room Type. Setelah mengisi Nama Room Type ataupun Status Room Type, silahkan klik button Filter Data.

2.2.

Room Setup Room Setup merupakan halaman yang berisi data-data penataan kamar sesuai dengan ketentuan pihak hotel.

Gambar 2.2.1 Room Setup

Admin dapat menambahkan data Room Setup dengan mengklik ikon Tambah Room. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar2.2.2 Form Tambah Data Room Setup

Silahkan isi form Room Setup, antara lain Floor, Room Type (dengan mengklik kotak kecil yang berwarna biru, begitupun dengan Floor ), dan Room Number. Selain itu admin Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 6

juga dapat Mengaktif / Me-non-aktikan Data, Mengedit Data, dan Menghapus Data. Dan admin dapat menghapus data Room Setup jika belum ada transaksi untuk kamar tersebut.

Gambar 2.2.3 Popup Floor Room Setup

Gambar 2.2.4 Popup Room Type

2.3.

Seasons Seasons merupakan halaman yang berisi data-data Seasons dalam hotel. Pada halaman ini, admin dapat menambahkan Seasons, mengaktifkan/menon-aktifkan Seasons, mengedit, dan menghapus Seasons. Admin dapat menghapus Seasons jika data seasons tersebut belum digunakan untuk transaksi. Seasons digunakan pada saat penambahan data Room Rates ( jika Special Rates ). Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 7

Gambar 2.3.1 View Seasons

Untuk menambahkan Season, admin dapat mengklik ikon Tambah Seasons. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.3.2 Form Tambah Seasons

Silahkan isi form Tambah Season dengan lengkap dan benar, antara lain Nama Seasons, Start Date, dan End Date. untuk input data Start Date dan End Date, silahkan klik pada ikon kalender. Jika semua data sudah terisi, selanjutnya silahkan klik button Simpan. Selanjutnya, untuk Mengaktif / Menon-aktifkan Data, Mengedit, dan Menghapus Data, silahkan klik button Action pada halaman View Season. Jika data sudah aktif, maka pada action akan otomatis tampil menu Non Aktifkan ( begitu[un sebaliknya ), untuk mengedit data, silahkan klik menu Edit, dan untuk menghapus data silahkan klik menu Hapus. Jika Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 8

data sudah digunakan untuk Room Rates, maka data tidak dapat dihapus. Berikut notifikasinya.

Gambar 2.3.3 Notifikasi Data tidak dapat dihapus

2.4.

Room Plan Room Plan merupakan halaman yang berisi data-data Room Plan dalam Hotel. Room Plan ini, digunakan untuk menambahkan data Room Rates.

Gambar 2.4.1 View Room Plan

Untuk menambahkan Plan, silahkan klik ikon Tambah Plan. Maka akan muncul Form Tambah Data seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.4.2 Form Tambah Plan

Siahkan isi form Tambah Seasons, antara lain Nama Plan dan Plan Value ( per-day, perhours, atau per-person ). Setelah semua data terisi dengan lengkap dan benar, silahkan klik button Simpan. Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 9

Pada halaman ini, Admin dapat Mengakifkan/Menon_aktifkan Data, Mengedit Data, dan Menghapus Data. Namun, Admin dapat Menghapus Data jika data Room Plan belum digunakan untuk Room Rates.

2.5.

Room rates Room Rates merupakan halaman yang berisi data-data Harga Kamar. Berikut halaman View Room Rates.

Gambar 2.5.1 View Room Rates

Pada halaman ini, Admin dapat menambahkan data dengan mengklik ikon Tambah Rates. Berikut gambar halaman Tambah Rates.

Gambar 2.5.2 Form Tambah Rates


Silahkan isi form Tambah Rates, antara lain Special Rates, Room Type, Rates Type, Plan, Price, Is Breakdown Price, Price Before Tax & Service, Tax, Charges Adult, dan Charges Child. Untuk Special Rates terdapat select option yaitu Ya atau Tidak. Jika pilih Ya, maka akan ada input tambahan yaitu Checkbox Seasons. Apabila checkbox pada kolom seasons di ceklist, maka akan tampil input data Seasons(untuk input data seasons, silahkan klik kotak kecil yang berwarna biru pada kolom seasons). Untuk mengisi Room Type dan Plan, silahkan klik juga pada kotak kecil berwarna biru. Maka akan tampil popup. Yang tampil pada popup Room Type dan Room Plan hanya data yang aktif saja. Dan untuk mengisi Rates Type, silahkan ceklist pada salah satu Checkbox ( Weekday atau Weekend). Selanjutnya, ketika Admin mengisi Price/Harga Kamar, maka Price Before Tax & Service akan otomatis terisi. Kemudian untuk Is Breakdown Price, terdapat 2 opsi dengan radio button. Silahkan pilih No/Yes. Jika Admin memilih/mengklik Yes, maka akan muncul input tambahan lagi seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.5.3 Is Breakdown Price

Apabila di ceklist pada data Is Breakdown Price, maka akan tampil input harganya. Pada Is Brakdown itu terdapat Breakfast, Dinner, Snack Sore, Outbond/1 Ticket/person, 2 Fruit Basket, Karaoke/1 Jam + Snack & Beverages, Guest Facilities, dan Guest Supplies. Setelah form Tambah Room Rates terisi dengan lengkap, silahkan klik button Simpan. Pada halaman Room Rates, Admin dapat Mengaktifkan/Menon-Aktifkan Data, Mengedit Data, dan Menghapus Data. Admin dapat menghapus data Room Rates apabila data belum digunakan untuk transaksi.

2.6.

Room Status Room Status merupakan halaman yang berisi data-data status kamar. Pada halaman ini, Admin hanya dapat melihat dan mengedit data saja. Room Status ini, berhubungan dengan transaksi. Dan yang mengeset status kamar adalah House Keeping. Berikut penjelasan mengenai status kamar/Room Status : 

Vacant : Room yang siap untuk ditempati. Vacant ini, terbagi lagi menjadi 2 bagian, yaitu Vacant Ready dan Vacant Dirty. Untuk Vacant Dirty, ditandai dengan gambar sapu ( artinya kamar masih kotor dan harus dibersihkan ), Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 11

 

       

kemudian Vacant Ready, ditandai dengan gambar Ceklist ( artinya kamar sudah siap ditempati). Dan Vacant ini, ditandai dengan warna hijau. Occupied : Room yang sedang ditempati/ masih ada tamu yang sedang menginap pada kamar tersebut. Occupied, ditandai dengan warna Merah. Tentative Reservation : Room yang sudah dipesan, namun tidak memakai jaminan. Jadi masih belum jelas. Tentative Reservation ditandai dengan warna kuning. Guaranteed Reservation : Room yang sudah dipesan dan disertai dengan jaminan. Guaranteed Reservation ditandai dengan warna orange. Out of Order : Room yang tidak bisa dipakai ( sedang rusak/masih diperbaiki ). Out Of Order ditandai dengan warna ungu. E/D ( Expected Departure ) : Room yang tamu-nya sebentar lagi mau Checkout. ED ini, ditandai dengan warna biru muda/biru langit. Due Out by GRT RSV : Room yang tamu-nya sebentar lagi mau Checkout dan sudah di pesan yang disertai dengan jaminan. Due Out by Tntv RSV : Room yang tamunya sebentar lagi akan Checkout dan sudah di pesan yang disertai dengan jaminan. Sold Room : Room yang sudah terjual. Permanent House : Room yang tidak bisa dipakai/ dijual. Permanent House ini, ditandai dengan warna merah muda. Complimentary – House Use : Room yang gratis.

Gambar 2.6.1 View Room Status

Berikut halaman edit data Room Status.


Gambar 2.6.2 Edit Room Status

2.7.

Checkin – Checkout Checkin – Checkout merupakan halaman untuk mengatur ketentuan waktu Checkin dan Checkout. Berikut gambar halaman Checkin - Checkout.

Gambar 2.7.1 Checkin - Checkout

Silahkan atur waktu Checkin – Checkout, antara lain Waktu Checkin, Early Checkin, Waktu Checkout, Late Checkout, Info Booked & Reserved, dan Info E/d. Pada kolom Early Checkin dan late Checkout terdapat pertanyaan Is Automatic Charge? Jika Admin memilih Yes, maka akan tampil input data Extracharges. Jadi, ketika tamu melebihi batas waktu Checkin ataupun telat Checkout, akan otomatis mendapat Extracharges sesuai dengan ketentuan Hotel.

2.8.

Rates Type Rates Type merupakan halaman untuk mengatur Jenis Tarif/Rates Type. Pada Rates Type, Weekday dan Weekend ( Senin sampai Minggu Harus terceklist semua ). Berikut gambar halaman Rates Type. Rates Type ini, berhubungan dengan tambah data Room Rates.


Gambar 2.8.1 Rates Type

2.9.

Room Rates Breakdown Room Rates Breakdown merupakan halaman yang berisi data-data breakdown. Room Rates Breakdown, berhubungan dengan Room Rates. Pada halaman ini, Admin dapat emnambahkan data, Mengedit Data, dan Menghapus Data.

Gambar 2.9.1 Room Rates Breakdown

untuk menambahkan data Room Rates Breakdown, silahkan klik ikon Tambah Room Rates Breakdown. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.


Gambar 2.9.2 Tambah Room Rates Breakdown

Silahkan isi form Tambah Room rates Breakdown yang telah disediakan, antara lain Nama Room Rates Breakdown dan Kategori Pendapatan ( pendapatan kamar/pendapatan House Keeping ). Kemudian, setelah semuanya terisi, silahkan klik button Simpan.

2.10. Rates Discount Rates Discount merupakan halaman yang berisi data-data Tarif Diskon. Rates Discount ini, berhubungan dengan Business Partner. Admin dapat Menambahkan Diskon, Mengaktifkan/Menon-Aktifkan Data, Mengedit Data, dan Menghapus Data.

Gambar 2.10.1 View Rates Discount


Admin dapat menambahkan Diskon dengan mengklik ikon Tambah Diskon. Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.10.2 Tambah Rates Diskon

silahkan isi form yang telah disediakan, antara lain Kode, Nama Diskon, dan Diskon (%). Jika Semua data sudah terisi, silahkan klik button Simpan. Kemudian, untuk Mengaktifkan/Menon-Aktifkan Data, Mengedit, dan Menghapus Data silahkan klik Action. Admin dapat Menghapus Diskon, jika diskon belum digunakan pada Business Partner.

3. Extra Charges Pada bagian ini, terdapat 2 menu uatama diantaranya : Extra Charges Group, dan Extra Charges.

3.1.

Extra Charges Group Extra Charges Group ini, berhubungan dengan Extra Charges. Admin dapat menambahkan Data, Mengedit Data, Mengaktifkan/Menon-Aktifkan Data, dan Menghapus Data. Dan Admin dapat menghapus data, apabila data Extra Charges Group tidak digunakan pada data Extra Charges.

Gambar 3.1.1 Extra Charges Group


Admin dapat menambahkan Extra Charges Group dengan mengklik ikon Tambah Extra Charges Group. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 3.1.2 Form Tambah Extra Charges Group

Silahkan isi form Extra Charges Group dengan benar dan lengkap, antara lain Extra Charges Group, Outlet Posting, dan Jurnal Tax & Service. Pada input data Outlet Posting, terdapat 2 opsi ( tidak / Ya ). Jika pilih Ya, maka data ExtraCharges akan ada pada transaksi Outlet Posting.kemudian Jurnal Tax & Service juga sama, terdapat 2 opsi (Tidak/Ya). Silahkan pilih Ya, jika pada data tersebut memang dikenakan pajak & Service, dan jika tidak silahkan pilih Tidak. Setelah semua data terisi, silahkan klik button Simpan.

3.2.

Extra Charges Extra Charges merupakan halaman yang berisi data-data Extarcharges. Pada halaman ini , Admin dapat Menambahkan Data, Mengaktif/Menon-Aktifkan Data, Mengedit Data, dan Menghapus Data. Namun, Admin tidak dapat menghapus data, apabila Extracharge sudah digunakan untuk transaksi.

Gambar 3.2.1 View Extracharges


Untuk menambahkan Extracharges, silahkan klik ikom Tambah Extracharge. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 3.2.2 Form Tambah Extracharges

Silahkan isi form yang telah disediakan , antara lain Extracharge Group, Extracharge Type, Nama Extracharge, HPP/Harga Pokok Penjualan, Price, Is Breakdown Price, dan Price Before Tax. Untuk mengisi data Extracharge Group danxtracharge Group Type, silahkan klik pada kotak kecil yang berwarna biru, maka akan muncul halaman popup. Berikut halaman popup Extracharges Group.

Gambar 3.2.3 Popup Extracharge Group


Setelah tampil halaman seperti gambar diatas, silahkan pilih Extracharge Group dengan mengklik button Select pada salah satu Extracharge Group. Apabila data terlalu banyak, untuk memudahkan silahkan lakukan Filter Data dengan menginputkan Nama Extracharge Group-nya. Begitupun dengan Extracharge Type, caranya sama seperti menginput data Extracharge Group. Kemudian, apabila Extracharge menggunakan Breakdown, silahkan Yes pada kolom Is Breakdown Price. maka akan tampil input tambahan seperti gambar dibawah ini.

Silahkan pilih data breakdown ( ceklist ), maka akan tampil input harganya. Jika semua data Extracharge sudah terisi, silahkan klik button Simpan untuk menyimpan data.


2.

Modul Front Office 1.1 Open Transaksi / Open Shift Untuk membuka modul open transaksi, pertama-tama kita masuk menu front office- kasir-

open/close transaksi. Tapi jangan lupa ya, sebelum open transaksi tentu saja login terlebih dahulu dengan username dan password masing-masing.

Gambar 1.1.1 Open Transaksi

*Catatan

:

FO

yang

pertama

kali

sudah

melakukan

Close

transaksi,

nanti akan kita bahas setelah ini. Selanjutnya kita klik tambah transaksi .


Gambar 1.1.2 tambah data (open transaksi)

Jika anda melakukan open transaksi / open shift ( berada pada posisi shift 2/ 3) melanjutkan shift sebelumnya, dan shift sebelumnya sudah melakukan serah terima ( Mutasi KAS FO ke BO ) maka anda isi saldo awal dengan nol ( 0 ), dan jika shift sebelumnya belum melakukan serah terima KAS, dalam artian anda melanjutkan shift sebelumnya maka- anda tak perlu mengotakatik lagi saldo awal. Karena saldo awal sudah otomatis tampil. Dan contreng nama anda sebagai front office / penanggung jawab.

Gambar 1.1.3 simpan (open transaksi)

Selanjutnya klik simpan. lalu selanjutnya anda sudah bisa melakukan/melayani guest untuk transaksi.


1.2 Registrasi Pada bagian registrasi ini terdapat 3 (tiga) menu utama yaitu :   

Checkin Single Room, Checkin Multi Room, dan Checkin Booking.

1.2.1. Checkin Single Room

Gambar 1.2.1.1 Form Pendaftaran checkin Single Room

Pada saat Anda akan melakukan registrasi Checkin Single Room. Tahap yg pertama Anda akan mengisi Rate Plan, Business Partner, Arrival Date dan Departure Date, yang akan diisi sesuai dengan tamu yg akan melakukan registrasi. Ketika Tahap pertama sudah selesai kemudian tekan tombol

. Tanggal pendaftaran akan secara otomatis tersimpan berdasarkan tanggal pada

sistem saat form disimpan. Apabila karena satu dan lain hal pendaftaran dibatalkan, Anda dapat membatalkan menyimpan data yang sudah Anda masukkan dengan menekan tombol Setelah itu Anda masuk ke tahap selanjutnya, Anda akan mengisi form untuk memilih Room Type dan Room Number Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 22

Gambar 1.2.1.2 Form Pengisian Room Type dan Room Number

Pada Tahap ini anda mengisi Room Type dan Room Number. Klik tombol yang berwarna biru untuk memilih Room Type dan Room Number, Apabila didalam menu Room Number ada button yang statusnya Nonaktif/Tidak Bisa dipilih berati status kamar bisa jadi sedang isi atau tidak siap di jual. *Yang berhak untuk mengubah status kamar, yaitu dari pihak house keeping.


Gambar 1.2.1.3 Form Pengsian Identitas Tamu

Pada tahap selanjutnya anda mengisi identitas tamu yang akan menginap mulai dari Nama Tamu (apabila tamu sudah pernah menginap, anda tinggal memilih tombol berwarna biru dan ketikan nama tamu tersebut) bila belum pernah, Isikan Form tersebut dengan Nama Lengkap. Selanjutnya ID Number, Guest Type, Tempat Tanggal Lahir, Dan Lain Lain. *Apabila tamu tersebut sudah pernah menginap, dan anda memilih nama tamu dengan menggunakan tombol berwarna biru yang telah di sediakan, maka data form isian tersebut akan secara otomatis terisi.

Tahap Selanjutnya yaitu Tahap 4 apabila dalam komputer FO anda terdapat WebCam dan telat tersetting, anda bisa menggunakan fasilitas itu untuk memotret data identitas tamu dan foto tamu. Apabila tidak ada anda bisa langsung memilih tombol checkin


1.2.2. Checkin Multi Room

Gambar 1.2.2.1 Form Pendaftaran Checkin Multi Room

Pada dasarnya saat Anda akan melakukan registrasi di Checkin Multi Room di Tahap yg pertama, sama dengan Checkin Single Room Anda akan mengisi Rate Plan, Business Partner, Arrival Date Dan Departure Date yang akan diisi sesuai tamu yang akan melakukan registrasi. Ketika Tahap pertama sudah selesai kemudian tekan tombol

. Tanggal pendaftaran akan

secara otomatis tersimpan berdasarkan tanggal pada sistem saat form disimpan. Apabila karena satu dan lain hal pendaftaran dibatalkan, Anda dapat membatalkan menyimpan data yang sudah Anda masukkan dengan menekan tombol

. Selanjutnya klik Tombol Next untuk

melanjutkan transaksi.


Gambar 1.2.2.2 Pemilihan Room Number dan Room Type

Terdapat beberapa icon yang berwarna-warni dimana menunjutkan status kamar :

Anda hanya bisa memilih kamar yang setatusnya Vacan Clean atau Warna Hijau dan di Centang

√, yang menunjukan kamar siap dijual dan siap di tempati.


Gambar 1.2.2.3 Form Pengsian Identitas Tamu

Pada tahap selanjutnya anda mengisi identitas tamu yang bertanggung jawab mengenai pembayaran dan lainnya dimana di isi mulai dari Nama Tamu Penanggung Jawab (apabila tamu sudah pernah menginap, anda tinggal memilih tombol berwarna biru dan ketikan nama tamu tersebut) bila belum pernah, Isikan Form tersebut dengan Nama Lengkap. Selanjutnya ID Number, Guest Type, Tempat Tanggal Lahir, Dan Lain Lain. *Apabila tamu tersebut sudah pernah menginap, dan anda memilih nama tamu dengan menggunakan tombol berwarna biru yang telah di sediakan, maka data form isian tersebut akan secara otomatis terisi.

Tahap Selanjutnya yaitu Tahap 4 apabila dalam komputer FO anda terdapat WebCam dan telat tersetting, anda bisa menggunakan fasilitas itu untuk memotret data identitas tamu dan foto tamu. Apabila tidak ada anda bisa langsung memilih tombol checkin


1.2.3. Checkin Booking Selanjutnya, kami akan membahas menu Checkin Booking. Untuk masuk ke Form Checkin Booking, anda dapat mengklik Front Office – Registrasi – Checkin Booking. maka akan muncul halaman form Checkin Booking seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.2.3.1 Form Checkin Booking

Setelah masuk ke form Checkin Booking, selanjutnya silahkan isi Data Booked (dengan mengklik kotak kecil berwarna biru), setelah itu

maka data yang lainnya-

pun ( Rate Plan, Business Partner, Arrival Date, dan Departure Date akan otomatis terisi. Selanjutnya yang terakhir ada opsi apakah data pemesan dan data checkin sama? Jika data pemesan sama dengan data checkin, maka pengisian data selesai dan anda dapat langsung mengklik menu/ikon Checkin. Dan jika data pemesan tidak sama dengan data checkin, anda klik radio button tidak, maka akan muncul dropdown seperti gambar dibawah ini.


Gambar 1.2.3.2 Form Data Tamu

Data yang wajib di isi adalah nama dan ID Number (KTP/ SIM /Passport). Jika tamu pernah menginap, anda cukup dengan mengklik kotak kecil berwarna hijau, maka data yang lainnya pun akan otomatis terisi. Jika sudah selesai menginput data, selanjutnya klik Checkin!

1.3 Booking Selanjutnya kami akan membahas menu Booking. Dalam menu Booking terdapat menu-menu utama diantaranya Form Booking, List Booking, Void Booking, No Show Booking, Booking Checkin, dan Booking Report. 1.3.1. Form Booking Setelah anda mengklik form Booking, maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini.


Gambar 1.3.1.1 Option Booking

Didalam langkah paling awal dalam form booking ini terdapat dua opsi yaitu Guaranteed Reservation dan Tentative Reservation.

1.3.1.1 Guaranteed Reservation (Booking yang Membutuhkan Jaminan) Booking disini adalah pemesanan kamar oleh tamu yang diseratai dengan jaminanpembayaran. Misalnya tamu dari Agoda, dimana tamu sudah membayar ke pihak agoda, atau tamu dari travel tertentu yang sudah disertai oleh down payment. Pertama yang harus dilakukan adalah silahkan pilih Guaranteed Reservation. Seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.1.1.1 Guaranteed Reservation


Selanjutnya setelah itu klik pilih. Pada langkah pertama booking ini sama halnya dengan langkah pertama checkin. Dimana anda akan mengisi Rate Plan, Business Partner, Arrival Date, Departure Date, Jumlah Adult dan Jumlah Child.

Gambar 1.3.1.1.2 Form Tahap ke-1 Booking Guaranteed Reservation

Setelah penginputan data tahap pertama selesai, langsung saja klik Next. Maka akan pindah

ke

halaman

selanjutnya

yaitu

tahap

yang

ke-2.

Lihat

gambar halaman tahap ke-2 dibawah ini.


Gambar 1.3.1.1.4 Tahap ke-2 Booking Guaranteed Reservation

Pada tahap ke-2 ini yaitu mengenai penempatan kamar. Silahkan ceklis pada kamar yang akan di isi oleh tamu yang berwarna hijau (vacant/siap jual), dan klik Next. Selanjtnya tahap yang terakhir, dimana dalam form ini terdapat data Room Rates dan Data Tamu yang akan booking. Dikarenakan ini adalah Booking Garanteed/ booking yang membutuhkan jaminan maka isi jumlah pembayaran DP-nya berapa sesuai dengan yang dibayar oleh tamu.


Gambar 1.3.1.1.5 Form Tahap ke-3 Booking Guaranteed Reservation

1.3.1.2 Tentative Reservation (Booking Tanpa Jaminan) Tentative reservation adalah Booking yang tidak memakai jaminan pembayaran. Misalnya tamu yang memesan kamar via telepon pada Front Office. pertama yang harus dilakukan adalah silahkan pilih Tentative Reservation pada radion button. Seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.1.2.1 Tentative reservation


selanjutnya klik ikon Pilih, maka akan berpindah ke halaman tahap yang pertama. Tahap yang pertama ini sama saja dengan booking Guaranteed Reservation, namun bedanya pada Booking Guaranteed Reservation anda harus mengisi jumlah adult dan jumlah child sedangkan Tentative Reservaion tidak. Untuk lebih jelasnya, dapat anda lihat gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.1.2.2 Tahap ke-1 Booking Tentative Reservation

*Catatan : untuk tahap selanjutnya sama halnya dengan Guaranteed Reservation. Namun bedanya pada tahap ke-3 Tentative Reservation tidak ada down payment. Untuk lebih jelasnya silahkan dilihat perbedaannya.

* Tahap ke-3 Guaranteed Reservation


*Tahap ke-3 Tentative reservation

Gambar 1.3.1.2.3 Perbedaan Tahap ke3 Guaranteed dan Tentative

1.3.2. List Booking List booking disini adalah data-data tamu yang sudah booking, baik itu Booking Guaranteed Reservation ataupun Tentative Reservation.

Gambar 1.3.2.1 List Booking

Dalam list booking juga terdapat show filter yang berfungsi untuk memudahkan anda dalam mencari tamu tertentu. Caranya klik ikon show filter kemudian akan tampil inputan Tanggal Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 35

Occupied, Room Number, dan Nama Guest. Misalnya bagian FO ingin mencari data tamu yang bernama Anang, kamar 208 dan Arrival date 10 Juni 2015. Lihat gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.2.2 Show Filter

selanjutnya kami akan membahas mengenai ikon Action. Ada sedikit perbedaan pada Action Guaranteed Reservation dan Tentative Reservation.

1.3.2.1 Action Guaranteed reservation Dalam menu Action Guaranteed Reservation terdapat 4 menu utama diantaranya :    

Down Payment, Checkin, Edit dan Void.

Gambar 1.3.2.1.1 Action Guaranteed Reservation


 Down Payment Down payment disini berfungsi jika tamu ingin melakukan pembayaran sisa tagihan dan print Guest Bill. Lihat gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.2.1.2 Down Payment

Gambar 1.3.2.1.3 Print Bill




CheckIn Jika tamu akan checkin, langsung saja klik Checkin. Maka akan tampil form Checkin Booking seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.2.1.4 Form Checkin Booking *Catatan : Checkin disini sama saja dengan Checkin Booking yang sebelumnya sudah dijelaskan pada Menu Registrasi. 

Edit Edit disini untuk mengedit data tamu jika ada yang salah.


Gambar 1.3.2.1.5 Edit Data Tamu 

Void Void disini berfungsi untuk membatalkan Booking tamu. Pada saat klik void maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.


Gambar 1.3.2.1.6 Void Booking Disana ada 2 option yaitu hapus data booking dan refund data booking. Jika void booking karena ada kesalahan input, silahkan hapus data booking. Dan jika void booking bukan karena kesalahan input(tamu mebatalkan booking), silahkan pilih refund void booking. Ketika dipilih refund booking maka akan tampil seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.3.2.1.7 Void Booking (Refund Booking)

Silahkan isi refund down payment, refund by, dan keterangannya apa. Setelah itu klik simpan.


1.3.2.2 Action Tentative Reservation Pada menu Action Tentative reservation sama halnya dengan menu Action Tentative Reservation. Bedanya kalau pada Tentative Reservation ada Set Status Booking, sedangkan pada Guaranteed Reservation ada Down Payment.

Gambar 1.3.2.2.1 Action Tentative Reservation



Set Status Booking

Gambar 1.3.2.2.2 Set Status Booking Silahkan input jumlah pembayarannya! Kemudian klik set status booking. Karena sudah di set status booking-nya, maka statusnyapun berubah menjadi Guaranteed dan otomatis pada menu actionnya berubah juga. Untuk lebih jelasnya silahkan lihat gambar dibawah ini.


Gambar 1.3.2.2.3 Perubahan Setelah di Set 1. 3.3. Void Booking Void Booking disini adalah data-data tamu yang membatalkan booking.

Gambar 1.3.3.1 Data Void Booking 1.3.4. No Show Booking No show booking disini adalah data-data tamu yang sudah booking, namun tidak checkin pada waktunya.

Gambar 1.3.4.1 Data No Show Booking Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 42

1.3.5. Booking Checkin Booking checkin disini adalah kebalikan dari No show Booking. Data-data tamu yang sudah booking dan melakukan Checkin.

Gambar 1.3.5.1 Data Booking Checkin

1.3.6.

Booking Report Booking report disini adalah laporan keseluruhan data booking. Dalam booking report terdapat General report, Booking transaction(list booking), Booking Void, Booking No Show, dan Booking Checkin. Lihat gambar dibawah ini.


Gambar 1.3.6.1 Data Booking Report

1.4 Guest In House Pada menu Guest In House terdapat 2 menu utama yaitu :  Guest In House List, dan  Guest List Data. 1.4.1. Guest In House List Guest In House List disini adalah data – data tamu yang sedang menginap.


Gambar 1.4.1.1 Data Guest In House List

Dalam ikon menu Ikon Action Guest In House List, terdapat 2 menu utama yaitu :  

Lihat Detail, dan Checkout

Gambar 1.4.1.2 Action Guest In House List


1.4.1.1 Lihat Detail

Gambar 1.4.1.1.1 Detail Data Guest In House List Selanjutnya kami akan menjelaskan ikon-ikon yang ada pada menu lihat detail duantaranya :


Gambar 1.4.1.1.3 Ikon-ikon dalam Detail Guest In House 

Guest Information Guest information disini adalah informasi data tamu .

Gambar 1.4.1.1.4 Guest Information




Room sharing Room sharing disini fungsinya untuk menambahkan tamu. Misalnya tamu yang bernama Ahmad menginap di kamar 601 bertemu dengan temannya Adrian. Dan pak Ahmad ingin menambahkan temannya itu. Maka caranya klik Room Sharing da nisi datadatanya, kemudian klik simpan.

Gambar 1.4.1.1.5 Romm Sharing



History Guest History Guest ini maksudnya jika Tamu pernah menginap sebelumnya maka akan tampil di History Guest. Misalnya Tamu yang bernama AA pernah menginap pada tanggal 31 Mei – 02 juni, kemudian menginap lagi tanggal 17 juni – 18 juni. Maka data yang menginap sebelumnya (31 Mei – 02 Juni ) akan tampil di History Guest.


Gambar 1.4.1.1.6 History Guest



Rate Information Setelah selesai proses registrasi checkin tamu, maka halamannya akan berpindah ke halaman rate information. Jika ada diskon kamar atau tamu mempunyai voucer maka dalam rate information-lah pengaturannya. Selain itu, dalam rate information juga berfungsi jika tamu ingin pindah kamar(move room) atau void (batal menginap).


Gambar 1.4.1.1.7 Rate Information 

Cara Void Pertama klik Action, kemudian klik void.

klik Gambar 1.4.1.1.8 Langkah Pertama Void

Selanjutnya, silahkan pergi ke halaman Guest In House List dan cari nama tamu yang sudah di void tadi pada Rate Information.


Gambar 1.4.1.1.9 langkah ke2 Void

Kemudian klik void pada ikon Action. Maka akan pergi ke halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.4.1.1.10 Langkah Akhir Void

Silahkan isi alas an void-nya. Dan klik simpan alas an. 

Add Room Add room disini berfungsi untuk tambah kamar.


Gambar 1.4.1.1.11 Add Room Caranya silahkan pilih room yang statusnya vacant ready( warna hijau da nada tanda ceklis), kemudian klik save add room. 

Move Room Jika ada tamu yang ingin pindah kamar karena faktor tertentu, maka caranya klik Move Room.


Gambar 1.4.1.1.12 Move Room

Kemudian silahkan pilih kamar yang berstatus vacant ready/siap jual. Setelah itu klik save move room.



Extra Charges Extra charges disini berfungsi jika ada tamu yang ingin extra bed, catering luar, atau jika ada tamu yang telat checkout.


Gambar 1.4.1.1.13 Extra Charges Silahkan pilih extracharges-nya apa, dengan cara klik kotak kecil yang berwarna biru. Kemudian isi quantity dan room-nya. Setelah itu klik simpan. 

Guest Bill Information Guest Bill Information ini berisi informasi mengenai tagihan yang harus dibayar oleh tamu.

Gambar 1.4.1.1.14 Guest Bill Information



Folio Transfer Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 54

Contoh : Tamu yang bernama ibu Rina tidak sengaja bertemu saudaranya bernama ibu Agnes. Kemudian ibu Rina ingin membayar tagihan bu Agnes. Maka caranya klik Folio Transfer.

Gambar 1.4.1.1.15 Folio Transfer

Selanjutnya silahkan klik kotak yang berwarna biru dan cari tamu yang bernama Ibu Agnes. Klik Kirim Transfer Folio.

 Guest Message Misalnya Tamu yang bernama Ibu Rina ingin berpesan pada House keeping supaya dibangunkan pada waktu sahur. Maka caranya :  Pertama klik Guest Message,  Kemudian klik Add Message,

Gambar 1.4.1.1.16 Guest Message

Maka akan tampil form seperti gambar dibawah ini.


Gambar 1.4.1.1.17 Form Add Message

     

Kemudan klik Yes pada reminder. Isi departemennya House Keeping, Isi Remindet Date, Jika ingin mengirim sms, silahkan klik yes pada Send sms, Silahkan isi tujuannya pada siapa da nisi sms-nya apa. Klik Simpan.

1.4.2. Guest List Data Guest list data disini adalah data-data tamu yang pernah menginap.


Gambar 1.4.2.1 Guest List Data

Diatas data-data tamu yang pernah menginap, terdapat ikon-ikon diantaranya show filter, lihat guest, tambah guest, dan Merge guest.



Show Filter Show filter berfungsi untuk memudahkan FO dalam pencarian

Gambar 1.4.2.2 Show Filter 

Tambah Guest


Gambar 1.4.2.3 Add Guest



Merge Guest Merge guest disini berfungsi untuk menggabungkan 2 data yang sama.

Gambar 1.4.2.4 Merge Guest

1.5

Kasir

Pada menu kasir ada 4 menu utama diantaranya :    

Guest Receipt House bank Open/ Close Transaksi, dan Mutasi KAS FO – BO Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 58

Disini kami akan membahas Guest receipt dan Mutasi KAS FO - BO saja. Karena Open/Close Transaksi sudah dibahas di awal manual book, sedangkan House Bank belum dijelaskan pada saat training.

1.5.1.

Guest Receipt Guest receipt disini adalah data-data penerimaan tamu baik yang pernah menginap ataupun yang sudah menginap.

Gambar 1.5.1.1 Guest Receipt Pada menu guest receipt terdapat ikon Action, dimana pada ikon Action terdapat menu-menu lagi diantaranya Detail pembayaran, print kwitansi, dan print guest bill.


Gambar 1.5.1.2 Action Guest Receipt

1.5.1.1 Detail Pembayaran Detail pembayaran disini adalah informasi mengenai tagihan tamu dan print bill.

Gambar 1.5.1.1.1 Detail Pembayaran


1.5.1.2 Print Kwitansi

Gambar 1.5.1.2.1 Print Kwitansi

Biasanya suka ada tamu yang pada waktu checkin meminta kwitansi terlebih dahulu dengan catatan tamu sudah bayar sebagian dari harga kamar. Silahkan klik print untuk print kwitansi.

1.5.1.3 Print Guest Bill

Gambar 1.5.1.3.1 Print Guest Bill

Print bill dilakukan pada saat tamu checkout. Kalau print bill, datanya lengkap. Print bill berisi tagihan kamar lengkap dengan restaurant, extracharges dan lain-lain. Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 61

1.5.2.

Mutasi KAS FO - BO Mutasi Kas disini adalah serah terima dari FO ke BO. Biasanya dilakukan pada saat tutup shift.

Gambar 1.5.2.1 Mutasi Kas FO - BO

1.6 Log Book Log book disini berfungsi untuk memudahkan koordinasi antara departemen. Seluruh karyawan sebaiknya membaca buku ini sebelum memulai pekerjaan. Informasi yang terdapat dalam buku ini adalah : a. Keluhan tamu, b. Pindah kamar, c. Dan lain-lain.


2

Gambar 3.1 Form Log Book

Jika ingin menggunakan reminder (pengingat), silahkan klik Yes pada kolom reminder. Nanti aka nada inputan tambahan diantaranya Department ( silahkan pilih remindernya untuk departemen apa) dan Reminder Date. Setelah itu klik Simpan.

2.1 Report 1.7.1.

Guest Bill Report

Gambar 1.7.1.1 Guest Bill Report


1.7.2.

Cash and Credit Receipt Report

Gambar 1.7.2.1 Cash and Credit Receipt Report 1.7.3.

Actual Arrival-Departure

Gambar 1.7.3.1 Actual Arrival Departure


1.7.4 .

Actual Room Occupied

Gambar 1.7.4.1 Actual Room Occupied 1.7.5.

Room Sales Recapitulation

Gambar 1.7.5.1 Room Sales Recapitulation


1.7.6.

Extracharges Sales Recapitulation

Gambar 1.7.6.1 Extracharges Sales Recapitulation 1.7.7.

Deposit Report

Gambar 1.7.7.1 Deposit Report


BAB III SISTEM APLIKASI HOTEL: FnB 1. FB Outlet

1.1.

Restaurant

Gambar 1.1.1 Restaurant Gambar diatas merupakan form Tambah Restaurant. Berikut langkah-langkah penggunaan modul Restaurant : 

Login dengan akun masing-masing, Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 67

   

Klik Menu FnB pada Menu Bar, Klik Menu FB Outlet -> Restaurant, Maka akn muncul halaman form restaurant seperti gambar diatas, Silahkan isi form yang telah disediakan,

  

Gambar 1.1.2 Form Restaurant Bill Number akan tampil secara otomatis, apabila semua kolom sudah terisi Pada form ini, ada 2 tipe pengunjung restaurant, diantaranya walk in dan guest apabila memilih tipe guest, akan ada tambahan kolom yaitu nama guest.

Gambar 1.1.3 Form Restaurant ( Tipe Guest ) Modul 2 Sistem Aplikasi Hotel : Aplikasi Hotel | 68

 

jika semua kolom sudah terisi, silahkan klik ikon Save Bill(F2) untuk melihat data transaksi, admin dapat mengklik ikon Lihat Data Transaksi

Gambar 1.1.4 Data Transaksi

2. Kasir 2.1.

Open / Close Transaksi Sebelum kasir memulai untuk melakukan transaksi, hal yang paling utama yang harus dilakukan adalah Open Transaksi terlebih dahulu. Open Transaksi dilakuakan pada saat memulai shift baru. Untuk melakukan Open Transaksi, berikut langkah-langkahnya :   

Login dengan Username dan Password masing-masing yang telah terdaftar, Klik Menu F and B pada menu Bar, Klik Menu Kasir -> Open / Close Transaksi,

Gambar 2.1.1 Open / Close Transaksi  Selanjutnya klik ikon Tambah Data,  Silahka isi form yang telah disediakan, dan klik Simpan. Kemudian, untuk melakukan Close Transaksi / Tutup Shift, Kasir dapat mengklik Ikon Action -> Tutup Transaksi.


Gambar 2.1.2 Tutup Transksi

2.2.

Mutasi Kas FnB -> BO Mutasi Kas FnB – BO merupakan kegiatan serah terima Kas dari FnB ke BO setelah Tutup Shift / Close Transaksi.

Gambar 2.2.1 Mutasi KAS FnB – BO Untuk melakukan Mutasi, berikut langkah-langkahnya :    

Login dengan Username dan Password masing – masing, Klik Menu F and B pada menu Bar, Klik Menu Kasir -> Mutasi Kas FnB – BO, Kemudian klik Ikon Tambah Mutasi FNB – BO,




Gambar 2.2.2 Tambah Mutasi Selanjutnya klik ikon Lakukan Mutasi.

3. Log Book Log book disini berfungsi untuk memudahkan koordinasi antara departemen. Seluruh karyawan sebaiknya membaca buku ini sebelum memulai pekerjaan. Informasi yang terdapat dalam buku ini adalah : a. Keluhan tamu, b. Pindah kamar, c. Dan lain-lain.

Gambar 3.1 Form Log Book


Jika ingin menggunakan reminder (pengingat), silahkan klik Yes pada kolom reminder. Nanti aka nada inputan tambahan diantaranya Department ( silahkan pilih remindernya untuk departemen apa) dan Reminder Date. Setelah itu klik Simpan.

4. Purchase 4.1. Purchase Requisition Purchase Requisition merupakan permintaan pembelian stok barang tertentu dari departemen tertentu ke departemen purchasing untuk membeli ke supplier.

Gambar 4.1.1 Data Purchase Requisition

Untuk tambah data, silahkan klik ikon Tambah Purchase Requisition. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.1.2 Tambah Purchase Requisition

Untuk menambahkan item, silahkan klik ikon Add.


Gambar 4.1.3 Tambah Item

Silahkan contreng pada kolom item yang dibutuhkan, kemudian klik ikon Select.

Gambar 4.1.4 Isi Qty Item

kemudian silahkan isi quantity, setelah itu klik ikon SImpan.

4.2.

Stok Request Stok Request ialah permintaan stok barang antar department, dimana stok barang yang dipinta sudah ada di guadang.


Gambar 4.2.1 Daftar Stok Request

Untuk menambahkan data, silahkan klik ikon Tambah Item. Maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.2.2 Tambah Item

Selanjutnya silahkan isi kolom Gudang Asal ( silahkan isi, ngambil stok dari gudang departemen apa ), kemudian Lokasi Gudang Tujuan dan Add Item ( klik ikon Add Item ). Setelah selesai menambahkan item, silahkan klik ikon Save.

5. Reports 5.1.

Laporan Penjualan Restoran Ini merupakan laporan semua penjualan restoran.


Gambar 2.1.1 laporan Penjualan Restoran

5.2.

Laporan Penjualan Item Ini merupakan laporan penjualan restoran per-item.

Gambar 2.2.1 Laporan Penjualan Item


5.3.

Menu Engineering Menu Engineering merupakan halaman yang berisi daftar Menu-menu makanan yang tersedia di Hotel.

Gambar 2.3.1 Menu Engineering

5.4.

Cash and Credit Receipt Report Cash and Credit Receipt Report merupakan halaman yang berisi laporan pendapatan FnB yang pembayarannya cash dan Credit.


Gambar 2.4.1 Cash and Credit receipt Report

5.5.

Report Per Meal Hours Report Per Meal Hours merupakan halaman yang berisi laporan pendapatan per-Shift.

Gambar 2.5.1 Report Per Meal Hours


SISTEM INFORMASI HOTEL

Recommend Documents