SISTEM APLIKASI INFORMASI DATA BASE PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI DI BBPLK CEVEST BEKASI

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN DIKLAT PIM TK. IV ANGKATAN XVIII TAHUN 2015

SISTEM APLIKASI INFORMASI DATA BASE PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI DI BBPLK CEVEST BEKASI PEMBIMBING / MENTOR

DR. FITROHHANRAHMAWAN, SE, MPD

PEMBIMBING / COACH

Ir. SOVIA EMMY, M.MAgr

PESERTA

RADEN ADAM AZIS, SPD

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkah dan rahmatNya kami dapat meyelesaikan Rancangan Proyek Perubahan dengan judul ”Sistem Aplikasi Informasi Data Base PelatihanBerbasisKompetensi di BBPLK CEVEST Bekasi”. Rancangan ini dibuat untuk meningkatkan layanan Kios 3in1 di BBPLK Cevest Bekasi. Dan sebagai persyaratan memenuhi kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan TK IV Angkatan XVIII. Kami juga menyadari bahwa laporan ini jauh dari sempurna oleh karena itu kritik dan saran diharapkan dalam penyempurnaan penulisan ini. Pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak terima kasih yang tulus Kepada : 1.

Bapak Ir. Edy Susanto, MM selaku Kepala Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Cevest Bekasi, yang mengijinkan dan memberikan dukungan penuh dalam pelaksanaan proyek perubahan ini.

2.

Bapak

Dr.

Fitroh

Hanrahmawan,SE,MPd

selaku

Kabid

Penyelenggaraan dan

Pemberdayaan sebagai mentor yang telah membimbing, mendorong dalam kelancaran asistensi proyek perubahan ini. 3.

Ibu Dra. Sri Martani, Msi, selaku Kabag Tata Usaha dan Keuangan yang telah memberikan dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini.

4.

Bapak Andri Susila, ST, selaku Kabid Program dan Evaluasi yang juga telah memberikan dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini.

5.

Bapak Drs. Suhartono, MM selaku Kepala Pusdiklat Kemnaker RI yang telah memberikan kesempatan pada kami untuk mengikuti Diklat PIM IV Angkatan XVIII ini.

6.

Ibu Ir. Sovia Emmy, MM.Agr selaku Coach yang telah aktif membimbing, mengarahkan dan memotivasi kami sehingga pada akhirnya dapat menyelesaikan laporan proyek perubahan ini.

7.

Bapak Hari Baktio, M.AP terima kasih atas saran dan masukannya.

8.

Bapak / Ibu Widyaiswara Pusdiklat Kemnaker RI yang telah memberikan materi yang sangat membantu pembuatan proyek perubahan ini.

9.

Tim Efektif baik Tim pembuat Aplikasi dari Kejuruan IT maupun Tim supporting data dari staff pemberdayaan yang telah banyak membantu kelancaran dari tahap persiapan sampai dengan pelaporan. i

10. Keluarga tercinta istri, anak anak, bapak, mama, ibu yang merelakan waktu untuk menunggu ayah pulang. 11. Rekan rekan PIM IV Angkatan XVIII, “Tanpa Kalian Saya Bukan Apa Apa“, semoga kita selalu menjadi agen perubahan di masa mendatang. Dan harapan kami proyek perubahan ini dapat menberikan inspirasi yang lebih inovatif guna peningkatan pelayanan dan kinerja di tempat kerjamasing masing. Jakarta, 28Desember 2015

Raden Adam Azis, SPd.

ii

DAFTAR ISI Kata Pengantar ......................................……………………………………….....................………i Daftar Isi…………….....................................……….…………………….....................…………….ii Daftar Tabel ..…….....................................……….…………………….....................……………..v Daftar Gambar ….....................................……….………………………......................………….vi A. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN LatarBelakang ……………………….……………………………………………………………..…….…….……..1 JudulProyekPerubahan ……………………….…………………………………………….…….…….…..…...8 Tujuan ……………………………………………………………………………….…………….…….………………..8 Manfaat ……………………………………………………………………………..……………….………….…..…..9 RuangLingkup ……………………………………………………………………….…………….…………....…...9 B. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Judul ………….…………………………………………………………………………………………….….………..10 Deskripsi …….…………………………………………………………………………….……………………....…..10 Nama Mentor ………………………………………………………………………..………………………..…...10 Project Leader …………………………………………………………………………………….……..….….…..10 Pentahapan ………………………………………………………………………………………..…..……....…..11 Tata KelolaProyek ……………………………………………………………………………..……..…..…….…15 Identifikasi Stakeholder ………………………………………………………………..…………….………...16 Anggaran ………………………………………………………………………………………….………..………...19 C. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Pembentukan Tim Efektif ………………………………………….…………………….………….…….…..21 Masa Berlaku Tim Efektif …………………………………………………………….…………….……..…..23 IdentifikasiMasalah ………………………………………………….……………………………….…...……..23 ImplementasiTahapan …………………………………………….…………………..…………..……...…..24 UraianPelaksanaanTahapan ………………………………….………………….……….……….....……..34 MatriksKegiatan …………………………………………………………………………..……….…..…...…....45 D. PENUTUP……………………………………………………………………………………….……………...……....46 E. DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………………………………..…..……...47

iii

F. LAMPIRAN : KartuKendali Proses Coaching dengan Coach KartuKendali Proses Mentoring dengan Mentor Presentasi EvidenPembentukan Tim Efektif EvidenPengumpulan Data Informasi EvidenVerifikasi Data / Dokumen EvidenPembuatanSistemAplikasiInformasi Eviden Input DokumenkeSistemAplikasiInformasi EvidenValidasiSistemAplikasiInformasi EvidenPengesahandanSosialisasiSistemAplikasiInformasi EvidenPembuatan SOP SitemAplikasiInformasi EvidenAnggaran

iv

DAFTAR TABEL Tabel 1

IdentifikasiMasalah …………………………………………………………………………………….5

Tabel 2

Analiasi USG ………………………………………………………………………………………………..6

Tabel 3

AnalisaTapisan …………………………………………………………………………………………..7

Tabel 4

TujuanProyekPerubahan …………………………………………………………………………..8

Tabel 5

Pentahapan ………………………………………………………………………………………………..11

Tabel 6

Anggaran .…………………………………………………………………………………………………..19

Tabel 7

ImplementasiTahapan………………………………….…………………………………………..24

Tabel 8

TabelMatrikKegiatan………………………………………………………………………………..45

v

DAFTAR GAMBAR Gambar 1

StrukturOrganisasi BBPLK Bekasi ……………………………………………………………….3

Gambar 2

Analiasi Fish Bone………………………………………………………………………………………..6

Gambar 3

Identifikasi Stakeholder ……………………………………………………………………………..7

vi

A. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN 1. LATAR BELAKANG Berdasarkan Undang-Undang no. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan. Keberhasilan pelatihan kerja sangat bergantung kepada lembaga pelatihan sehingga lembaga pelatihan kerja milik Pemerintah sebagai pelayanan publik perlu terus ditingkatkan dalam mutu pelayanan di segala aspek. Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja (BBPLK) Bekasi atau sering dikenal dengan sebutan CEVEST (Centre for Vocational and Extention Service Training) berdiri tahun 1985 atas bantuan Jepang yakni melalui kerjasama pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) di kawasan ASEAN. BBPLK CEVEST Bekasi sendiri pun sudah banyak berganti nama antara lain : -

Diklat Instruktur CEVEST (1986)

-

Balai Latihan Instruktur dan Pengembangan (BLIP) 1990

-

Pusat Pengembangan Pelatihan Tenaga Kerja Industri Jasa (P3TKIJ) 2001

-

Pusat Pelatihan Kerja Tenaga Kerja Luar Negeri (Puslatker TKLN) 2002

-

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Luar Negeri (BBPLKLN) 2006 – September 2015

-

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja (BBPLK) BekasiSeptember 2015 – sekarang

BBPLK CEVEST Bekasi memiliki 10 Kejuruan yaitu: 1.

Otomotif

6.Bangunan

2.

Mesin

7.Elektronika Industri

3.

Las

4.

Fabrikasi

9.Teknologi Informasi

5.

Listrik Industri

10.Metodologi

8.Bahasa

Dan terdapat beberapa Kejuruan yang sudah mendapatkan akreditasi dan menjadi Tempat Uji Kompetensi (TUK) oleh Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) antara lain : - Otomotif

- Telematika

- Logam & Mesin

- Listrik

- Las

1

BBPLK CEVEST Bekasi memiliki visi yakni sebagai :  pusat unggulan  pusat pengembangan  pusat pemberdayaan

Misi dari BBPLK CEVEST Bekasi adalah :  Meningkatkan Kualitas dan Produktivitas Tenaga Kerja  Mengembangkan Sumber Daya Manusia dan Pelatihan  Mengembangkan Program dan Manajemen Pelatihan  Melaksanakan Pelatihan Berbasis Kompetensi

Atas dasar visi dan misi organisasi tersebut dan sejalan dengan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia no.21 Tahun 2015 tentang organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis Bidang Pelatihan Kerja dimana Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja (BBPLK) CEVEST Bekasi merupakan Unit Pelaksana Tenis Bidang Pelatihan Kerja yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas, mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana, program dan anggaran; b. Pelaksanaan pelatihan dan pemberdayaan bagi tenaga kerja, dan atau instruktur dan atau tenaga pelatihan; c. Pelaksanaan kerjasama pelatihan dan pemberdayaan tenaga kerja, instruktur dan atau tenaga pelatihan; d. Evaluasi dan penyusunan laporan; e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.

BBPLK CEVEST Bekasi memiliki 1 bagian kerja utama yaitu Bagian Tata Usaha dan 2 bidang kerja utama yakni Bidang Program dan Evaluasi dan Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan. Dalam

melaksanakan

tugas

dan

fungsinya,

Bidang

Penyelenggaraan

dan

Pemberdayaanmempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan program pelatihan dan memberikan fasilitasi pelayanan administrasi bagi calon peserta Pelatihan Berbasis Kompetensi yang akanmelakukan pendaftaran. 2

Untuk mendukung tugas dan fungsi tersebut maka Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan terbagi dalam dua Seksi yaitu Seksi Penyelenggaraan dan Seksi Pemberdayaan. Seksi Pemberdayaan memiliki tugas menerima pendaftaran calon peserta Pelatihan Berbasis Kompetensi dan mempersiapkan penyerapan peserta yang telah lulus pelatihan di dunia industri. Kepala BBPLK CEVEST Bekasi

Kepala Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan

Kepala Seksi Penyelenggara

Kepala Seksi Pemberdayaan

Kepala Bagian Tata Usaha

Kepala Subbag Tata Usaha

Kepala Subbag Keuangan

Kepala Bidang Program dan Evaluasi

Kepala Seksi Program


Koordinator Kelompok Instruktur (KKI)

Instruktur Kejuruan

a. Kondisi Ideal Dalam melaksanakan tugas dan fungsi tersebut dapat diidentifikasi kondisi ideal atau kondisi yang di inginkan dari organisasi, yaitu: a. Profil Kejuruan yang ada di BBPLK CEVEST Bekasi dapat diketahui dengan detail dan jelas oleh para calon peserta PBK ; b. Program pelatihan masing-masing kejuruan yang ada di BBPLK CEVEST Bekasi dapat diketahui dengan detail dan jelas oleh para calon peserta PBK; c. Data base nominatif calon peserta PBK; 3

d. Data base kelulusan peserta PBK yang telah selesai mengikuti pelatihan; e. Data base nama perusahaan, alamat dan bidang usahanya yang telah menjadi mitra BBPLK CEVEST Bekasi; f. Data base penempatan peserta PBK didunia industri / perusahaan; g. Rekapitulasi dan grafik guna membantu analisis tren peserta pelatihan

b. Kondisi Sekarang Dari kondisi ideal di atas ternyata saat ini masih jauh dari harapan, yang menunjukan masih terdapat beberapa masalah terhadap kondisi ideal organisasi, yaitu: a. Kurangnya informasi yang detail perihal profil kejuruan dan program pelatihan yang akan dilaksanakan terkait kurikulum dan silabusnya. b. Data-data nominatif peserta pelatihan, data kelulusan, data penempatan dan data nama perusahaan jejaring masih terpecah-pecah tersimpan dalam folder dan softcopy file masih dalam bentuk microsoft excel sehingga ketika dibutuhkan membutuhkan waktu yang relatif lama untuk pencarian data; c. Input data yang dilakukan secara manual menyebabkan kesalahan yang seharusnya tidak boleh terjadi dan sampai saat ini kesalahan yang sering terjadi yaitu terciptanya duplikasi data baik data peserta pelatihan yang telah mengikuti pelatihan ditahun yang sama maupun duplikasi data untuk penempatan disebuah perusahaan atau industri.Selain itu keamanan data tidak terjamin disebabkan tidak ada batasan hak akses dalam penggunaannya

Dari kondisi-kondisi di atas, maka dapat di identifikasi beberapa area permasalahan yaitu: a. Belum optimalnya pelayanan pendaftaran kepada calon peserta pelatihan terkait informasi profil kejuruan, program pelatihan dan kurikulum serta silabusnya sehingga mengakibatkan kurang optimalnya minat dan bakat calon peserta pelatihan. b. Kurang optimalnya pendataan yang saat ini masih menggunakan program microsoft excel sehingga mengakibatkan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk proses pencarian data jika dibutuhkan sewaktu-waktu. c. Sering terjadi duplikasi data terutama untuk data penempatan di suatu perusahaan untuk para peserta pelatihan yang telah selesai mengikuti program pelatihan d. Kurangnya SDM yang terlibat dalam proses pengadministrasian ini. 4

c. Identifikasi Masalah PERUMUSAN No

TUGAS DAN FUNGSI POKOK URAIAN

1.

Melakukan pelayanan konsultasi, 1. pemasaran dan pendaftaran program Pelatihan Berbasis Kompetensi

2.

3.

2.

4.

Melakukan kerjasama 1. kelembagaan pelatihan dengan Industri / perusahaan

Terbatasnya informasi dan pengetahuan terkait dengan kurikulum dan silabus program pelatihan untuk masing-masing kejuruan sehingga dirasakan kurang maksimalnya pelayanan konsultasi dan pemasaran Pengisian data riwayat hidup pada saat pendaftaran program Pelatihan Berbasis Kompetensi masih dilakukan dengan sistem manual sehingga waktu yang dibutuhkan untuk melayani pendaftaran masih belum optimal dan efisien Penginputan data nominatif peserta yang telah lolos seleksi masih dilakukan dengan sistem manual (menggunakan program Microsoft Excel) sehingga proses administrasi kurang efisien dari segi waktu, terlebih jika diperlukan proses pencarian data

Perbedaan tahapan proses administrasi dalam melakukan proses kerjasama pelatihan dengan perusahaan 2. Perbedaan persepsi perihal kurikulum dan silabus yang akan diterapkan dalam pelatihan antara perusahaan dan Balai Latihan Kerja Mempersiapkan penyerapan Data penempatan untuk peserta peserta yang telah lulus pelatihan pelatihan yang telah selesai di dunia industri mengikuti program pelatihan masih terpisah-pisah (terpencar) dan sering terjadi duplikasi data

RUMUSAN 1.

2. 3.

Belum optimalnya pemahaman personel dalam melakukan pelayanan terkait perihal kurikulum dan silabus program pelatihan untuk masingmasing kejuruan Belum optimalnya sistem pendaftaran online Belum adanya sistem informasi berbasis aplikasi IT (Informasi Teknologi) yang mengintegrasi semua data yang berkaitan dengan pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan

Belum optimalnya koordinasi dengan perusahaan

proses pihak

Belum optimalnya sistem pengadministrasian data dikarenakan belum tersedianya sistem informasi berbasis aplikasi IT (Informasi Teknologi) yang mengintegrasi semua data yang berkaitan dengan pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan

5

Pemetaan Prioritas Masalah (Teori Kepner Tregoe : “USG”) NO

IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

U

S

G

TOTAL

RANKING

1

Belum optimalnya pemahaman personel dalam melakukan pelayanan terkait kurikulum dan silabus program pelatihan untuk masing-masing kejuruan

3

3

2

8

III

2

Belum optimalnya proses koordinasi dengan pihak perusahaan

4

4

3

11

II

3

Belum tersedianya infrastruktur intranet maupun sistem informasi berbasis aplikasi IT (Informasi Teknologi) yang terintegrasi dengan sistem pendaftaran online terkait dengan semua data yang pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan dan penempatan

5

4

4

13

I

Keterangan : Penilaian Menggunakan Skala Likert (5 – 4 – 3 – 2 – 1 ) Dari permasalahan-permasalahan di atas, melalui analisa teknik USG (Urgency / tingkat mendesak, Seriousness / tingkat keseriusan dan Growth / tingkat pertumbuhan) dapat diketahui bahwa yang menjadi permasalahan dominan adalah Pelayanan Informasi Pelatihan, Sertifikasi dan Penempatan (3 in 1) bagi pengguna belum optimal.

Analisisfishbone

Diperlukan tenaga / SDM yang lebih untuk melakukan pekerjaan administrasi

Terbatasnya informasi dan pengetahuan kurikulum dan silabus program PBK

Data terkait pelatihan masih terpencar

Penginputan data nominatif peserta dilakukan manual

Data terkait penempatan masih bersifat terpencar

Pengisian data riwayat hidup yang dilakukan

dengan sistem manual

Belum tersedianya infrastruktur intranet maupun sistem informasi berbasis aplikasi IT yang terintegrasi dengan sistem pendaftaran online terkait dengan semua data yang pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan dan penempatan

6

Analisis tapisan ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIF / KONTRIBUSI

EFISIEN/BIAY A

KELAYAKAN

TOTAL

RANK

1

Pengisian data riwayat hidup yang dilakukan dengan sistem manual

4

3

3

10

V

2

Input data nominatif peserta dilakukan secara manual

3

3

3

9

VI

3

Terbatasnya informasi dan pengetahuan kurikulum dan silabus program PBK

5

4

5

14

II

4

Data terkait penempatan masih terpencar (tidak dalam satu folder file)

5

4

2

11

IV

5

Dibutuhkan tenaga / personel / SDM yang lebih untuk melakukan pekerjaan administrasi

5

5

5

15

I

6

Data terkait pelatihan masih terpencar (tidak dalam satu folder file)

5

4

3

12

III

NO

Setelah melakukan analisa melalui diagram fishbonedan penetapan prioritas dengan menggunakan metode Analisa Tapisan, maka dengan mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi waktu serta biaya, dan kemudahan dalam menangani permasalahan dapat ditetapkan alternatif kegiatan atau cara untuk mengatasi permasalahan yaitu melalui Sistem Aplikasi Informasi Data BasePelatihan Berbasis Kompetensi di BBPLK CEVEST Bekasi. Oleh karena itu, melalui Rancangan Proyek Perubahan ini, Kepala Seksi Pemberdayaan selaku peserta Diklat Kepemimpinan IV dan project leader, berinisiatif melakukan optimalisasi terhadap data base yang menjadi kunci dalam melakukan pelayanan baik para calon peserta pelatihan, pencari kerja dan stackholder yang terkait dengan data PBK tersebut, sehingga

7

diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dan kinerja pegawai di Balai Besar Latihan Kerja (BBPLK) CEVEST Bekasi, khususnya pegawai di Seksi Pemberdayaan.

2. NAMA GAGASAN PROYEK PERUBAHAN Dari latar belakang dan identifikasi permasalahan yang ada sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya maka dapat dirumuskan untuk sebuah gagasan proyek perubahan yakni : “Sistem Aplikasi Informasi Data BasePelatihan Berbasis Kompetensi di BBPLK CEVEST Bekasi”

3. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN Tujuan Jangka Pendek

Tersedianya Sistem Aplikasi Informasi Data BasePelatihan Berbasis Kompetensi yang dilaksanakan di BBPLK CEVEST Bekasi. Adapun informasi dimaksud, yaitu: 1) Profile kejuruan yang ada di BBPLK CEVEST Bekasi 2) Program pelatihan : data berdasarkan tahun masing-masing kejuruan 3) Daftar nominatif peserta pelatihan: data berdasarkan tahun, program pelatihan masing-masing kejuruan 4) Data kelulusan 5) Data perusahaan (mitra kerjasama / jejaring industri) 6) Data daftar penempatan 7) Rekapitulasi data penempatan dan grafik penyerapan tenaga kerja terampil

8

Tujuan Jangka

Terwujudnya pelayanan yang lebih prima kepada masyarakat dalam hal

Menengah

ini para calon peserta pelatihan dengan memberikan informasi yang lebih jelas dan detail terkait profil kejuruan, program pelatihan yang akan dilaksanakan dan bagi perusahaan mitra jejaring dapat lebih mengintensifkan kerjasama dalam OJT dikarenakan tersedianya data base yang lebih lengkap terkait data penempatan yang dapat diakses melalui website

Tujuan Jangka Panjang

Terwujudnya kelancaran dan ketertiban dalam proses pengelolaan atau pengurusan administrasi pelatihan secara efektif dan efisien serta tepat waktu sesuai dengan ketentuan/prosedur yang akan dapat diakses melalui sistem mobile app / aplikasi mobil

4. MANFAAT DARI PROYEK PERUBAHAN Adapun manfaat-manfaat yang akan dirasakan dengan tersedianya Sistem Aplikasi Informasi Data Base Pelatihan Berbasis Kompetensi di BBPLK CEVEST Bekasi, yaitu: A. Manfaat Internal untuk organisasi BBPLK CEVEST Bekasi : a. Memberikan kemudahan koordinasi diantara stackholder penyelenggaraan pelatihan b. Meminimalkan terjadinya NPT (non-productive time), artinya meminimalisir terjadinya penggunaan waktu yang sia-sia. c. Proses administrasi lebih efektif dan efisien d. Semua data yang dihasilkan dalam suatu proses persiapan dan pelaksanaan pelatihan terangkum dalam data base. e. Data penempatan peserta PBK yang lebih akurat (meminimalisir duplikasi data).

B. Manfaat eksternal yakni untuk para peserta pelatihan dilingkungan BBPLK CEVEST Bekasi dan mitra jejaring perusahaan: a. Memberikan informasi perihal program pelatihan yang akan dilaksanakan. b. Memberikan gambaran jelas mengenai kurikulum program pelatihan c. Memberikan informasi perihal data kelulusan dan data penempatan per program pelatihan sehingga jika terdapat kebutuhan akan pemagangan ataupun pengadaan karyawan baru oleh mitra jejaring perusahaan dengan mudah didapatkan datanya.

9

5. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Sesuai dengan tugas dan fungsi Seksi Pemberdayaan dangagasan proyek perubahan, maka yang menjadi dasar kegiatan-kegiatan untuk merealisasikan gagasan proyek perubahan, meliputi: a. Melakukan koordinasi dengan para stakeholder; b. Membentuk Tim untuk pelaksanaan proyek perubahan; c. Persiapan dan perancangan Sistem Informasi PBK (Pelatihan Berbasis Kompetensi) BBPLK CEVEST Bekasi; d. Mengumpulkan dan Mempersiapkan dokumen berupa data dan informasiyang diperlukan untuk selanjutnya dimasukkan kedalam sistem informasi.

B. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN 1. JUDUL “Sistem Aplikasi Informasi Data BasePelatihan Berbasis Kompetensi di BBPLK CEVEST Bekasi”

2. DESKRIPSI Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK)menjadi salah satu program utama Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia dimana dengan dilatihnya para pencari kerja atau dalam istilahnya Pencaker agar dapat lebih siap dan mampu untuk terserap didunia industri. Sasaran utama pencaker adalah lebih diarahkan kepada siswa lulusan Sekolah Menengah Atas atau sederajat. Dalam rangka mendukung visi dan misi dari Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia ini maka adanya perbaikan dan peningkatan pelayanan kepada masyarakat para pencari kerja menjadi hal yang sangat penting. Tidak saja hanya melakukan usaha peningkatan kepuasan dalam memberikan pelayanan kepada pencari kerja semata namun juga membantu dalam usaha penyelenggaraan suatu pelatihan agar lebih efektif dan efisien. Selama ini data yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelatihan mulai dari proses pemberian informasi yang terkait dengan program pelatihan sampai dengan data penempatan siswa yang telah mengikuti pelatihan masih bersifat terpecah dan terpencar serta terpisah-pisah tidak terletak dalam satu data base. 10

Oleh karena itu maka dalam rangka mendukung efisiensi dan efektivitas dalam proses penyelenggaraan pelatihan terutama yang berkaitan dengan pendataan administrasi maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang terintegrasi menjadi satu kesatuan dengan proses konsultasi dan informasi agar akses pelayanan kepada masyarakat dapat lebih cepat, tepat dan akurat.

3. MENTOR Nama

DR. Fitroh Hanrahmawan, S.E, M.Pd

Jabatan

Kepala Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan BBPLK CEVEST Bekasi

Telepon/HP

0812 – 19557679 / 0812 - 27556649

Email

[email protected] / [email protected]

4. PROJECT LEADER Nama

R. Adam Azis, S.Pd

Jabatan

Kepala Seksi Pemberdayaan BBPLK CEVEST Bekasi

Telepon/HP

0812 – 12801584

Email

[email protected]

5. PENTAHAPAN (MILESTONES) TAHAP PERSIAPAN (Breakthrough I) No

Tahapan Kegiatan

Waktu Jangka

Output

Tanggal

Waktu 1.

Pertemuan dengan tim perumus 1 Jam usulan gagasan proyek perubahan

29 September 2015

Perumusan altenatif gagasan proyek perubahan dari anggota tim 11

2.

Pertemuan dengan tim perumus 2 Jam

30 September 2015

usulan gagasan proyek perubahan

Kesepakatan pemilihan gagasan proyek perubahan

3.

Pertemuan dengan Mentor untuk 1 Jam

01 Oktober 2015

Arahan

melaporkanhasil diklat di Tahap I dan

Mentor untuk

rencana

mempertajam

usulan

gagasan

proyek

perubahan

latar belakang dan tujuan gagasan proyek perubahan

4.

Diagnosa permasalahan, melakukan 2 hari

02 - 05 Oktober 2015

Gagasan PP

05 Oktober 2015

Persetujuan

analisis mandiri untuk identifikasi permasalahan, prioritas penyelesaian dan judul gagasan proyek perubahan 5.

Pertemuan dengan mentor untuk 1 jam membahas

gagasan

proyek

perubahan

perubahan

melalui penyusunan SOP

6.

Pertemuan dengan Tim utama (Kabid 2 jam

05 Oktober 2015

Persamaan

Penyelenggaraan dan Pemberdayaan

persepsi dan

dan Staf) untuk penjelasan gagasan

kesepakatan

proyek

dengan Tim

perubahan,

identifikasi

permasalahan dan prioritas solusi penyelesaian masalah 7.

Pertemuan dengan Kepala BBPLK 30 Menit CEVEST

Bekasi

untuk

mengkomunikasikan gagasan proyek

06 Oktober 2015

Dukungan dan support dari Kepala BBPLK 12

perubahan

TAHAP JANGKA PENDEK (TAHAP PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN) No 1.

Tahapan Kegiatan Pembentukan Tim Efektif

Jangka Waktu 1 kali pertemuan @ 3

Output SK Tim

jam 02 November 2015 2.

Pengumpulan

3 Hari Kerja (02 –

Data dari tahun 2014 –

data/bahan/dokumeninformasi yang

04November 2015)

2015 per program

dibutuhkan

pelatihan : - Daftar nominatif peserta - Data kelulusan - Data perusahaan jejaring - Data penempatan

3.

Verifikasi semua dokumen/informasi ± 3 kali pertemuan @ yang diperlukan

Dokumen/informasi final

3 jam 3 Hari Kerja (04 – 06November 2015)

4.

Pembuatan sistem aplikasi informasi

19 Hari Kerja (06


dan pemantauan progress

November – 02

2015 per program

Desember 2015)

pelatihan : - Profile kejuruan (06 –11 Nov 2015) - Program pelatihan (11 –13 Nov 2015) - Daftar nominatif peserta (16 – 18 Nov 2015) - Data kelulusan (18 – 20 Nov 2015) - Data perusahaan jejaring (23 – 25 Nov 2015) - Data penempatan 13

(25 – 27 Nov 2015) - Rekapitulasi dan grafik (30 Nov – 02 Des 2015) 5.

input dokumen/data ke dalam sistem 4 Hari Kerja (02 – 07

Input

aplikasi

Data/Dokumen/informasi

Desember 2015)

dalam sistem aplikasi 6.

Validasi aplikasi informasi

2 Hari Kerja (08 – 09

Sistem Aplikasi Informasi

Desember 2015) 7.

Pengesahan Sistem Aplikasi

1 Hari Kerja (11

Lembar Pengesahan

Desember 2015)

Kepala Balai

TAHAP JANGKA MENENGAH No 1.

Tahapan Kegiatan

Jangka Waktu

Output

Koordinasi dengan Bidang

± 2 kali pertemuan @ 2 Standard Operational

Penyelenggaraan dan Pemberdayaan

jam

serta stackholder terkait lainnya seperti

(Januari 2016)

Procedures (SOP)

Kelompok Instruktur terkait Standard Operational Procedures (SOP) Sistem Aplikasi Informasi 2.

Sosialisasi

informasi

sistem

aplikasi ± 1 kali pertemuan

kepada seluruh stakeholder terkait 3.

(Februari 2016)

Kepahaman terhadap sistem aplikasi

Pembuatan sistem aplikasi informasi Februari 2016

sistem aplikasi

yang terintegrasi dengan website

informasi yang terintegrasi dengan website

TAHAP JANGKA PANJANG (TINDAK LANJUT) No 1.

Tahapan Kegiatan Pengajuan

legalitas

Sistem

Jangka Waktu Aplikasi ± 1 kali pertemuan

Output Legalitas dan 14

Informasi

ke

Set

Ditjen

Binalattas (Januari 2017)

Kemenaker RI

persetujuan penerapan Sistem Aplikasi Informasi

2.

Pembuatan sistem aplikasi informasi Januari - Februari 2017

Aplikasi mobile app

dengan akses mobile app

6. TATA KELOLA PROYEK

15

Kepala BBPLK CEVEST Bekasi COACH Kepala Bidang Program dan Evaluasi

Kepala Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan

Peserta Diklat / Kepala Seksi Pemberdayaan

Project Leader

Koordinator Kelompok Instruktur (KKI)


Staf

Ketua Jurusan TIK

Tim Implementasi

Peran dan Urgensi Tim: Tim Pengarah: 1) Kepala BBPLK CEVEST Bekasi, sebagai Ketua Tim Pengarah, untuk memberikan arahan dan dukungan kepada peserta dalam implementasi dan mengerjakan proyek perubahan. 2) Kepala Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan (Mentor), sebagai wakilTim Pengarah, untuk memberikan arahan, bimbingan dan dukungan serta bantuan penuh kepada peserta dalam mengerjakan dan implementasi proyek perubahan. 3) Kepala Bidang Program dan Evaluasi, sebagai anggota Tim Pengarah, untuk memberikan dukungan kepada Mentor dan Peserta dalam implementasi proyek perubahan. 4) Ir. Sovia Emmy, MM.Agr selaku Coach, untuk memberikan motivasi, melakukan monitoring kegiatan peserta dan memberikan masukan serta arahan kepada peserta.

16

5) Koordinator Kelompok Instruktur sebagai anggota Tim Pengarah, untuk memberikan dukungan kepada Peserta dalam hal koordinasi dengan kejuruan terkait dalam implementasi proyek perubahan. Tim Proyek Perubahan: 1) Kepala Seksi Pemberdayaan (Peserta), sebagai ketua dan project leader yang mengerjakan proyek perubahan. 2) Seksi Pemberdayaan, sebagai wakil ketua I untuk membantu terimplementasinya proyek perubahan secara keseluruhan. 3) Ketua Jurusan Teknologi Informasi dan Komputer, sebagai wakil ketua II untuk membantu kelancaran dalam menyelesaikan mengerjakan dan implementasi proyek perubahan. 4) Sekretaris Jurusan Teknologi Informasi dan Komputer, sebagai anggota peserta untuk membantu implementasi proyek perubahan. 5) Staf seksi pemberdayaan, sebagai anggota dalam mengerjakan dan implementasi proyek perubahan. 6) Staf Kejuruan TIK, sebagai anggota untuk membantu dalam mengerjakan proyek perubahan.

7. IDENTIFIKASI STACKHOLDER

17

: Project Leader : Stakeholder Internal : : Stakeholder Eksternal

Hubungan Formal: : Hub Hirarki : Hub Koordinasi : Hub Pelaporan : Hub Pendanaan

Jenis posisi +/- : + = mendukung ‘- = menentang

Hubungan Informal: : Hub informatif

Seluruh hubungan antar stakeholders memiliki panah arah positif artinya kemungkinan hubungan berlangsung penuh dukungan. Kemungkinan adanya arah negatif atau terjadinya penolakan (-) terjadi antara hubungan project leader (Kasi Pemberdayaan) dengan Subbag Kepegawaian dan Tata Usaha, Perusahaan / Mitra Jejaring dan Masyarakat Pencari Kerja karena memang ketiga komponen tersebut tidak memiliki peranan khusus dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan pelatihan.

Dari beberapa stakeholder dibagi menjadi stakeholder primer, sekunder dan utama dengan uraian sebagai berikut: 1. Stakeholder primer Merupakan mereka-mereka yang langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif; Stakeholder primer disini adalah staf pada Seksi Pemberdayaan dan staf pada Seksi Penyelenggaraan Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan. 2.

Stakeholder sekunder Mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif pula; dalam hal ini Kejuruan di BBPLK CEVEST Bekasi, Bagian Tata Usaha, Perusahaan / Industri mitra jejaring dan masyarakat / pencari kerja, BNP2TKI, dan PPTKIS.

3.

Stakeholder utama Mereka yang bisa memiliki pengaruh positif / negatif terhadap kegiatan pemerintah dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut, dalam hal ini adalah Kasie Pemberdayaan selalu project leader, Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan selaku Mentor, Kabid Program dan Evaluasi, Kasie Penyelenggaraan dan Kepala BBPLK CEVEST Bekasi serta coach.

18

Dari ketiga pembagian stakeholder tersebut, kuadran stakeholder berdasarkan kepentingan dan pengaruh terbagi dalam bagan sebagai berikut: Influence LATENTS  Kasie Penyelenggara  Kelompok Instruktur (KI)  Masyarakat / Pencari Kerja

PROMOTERS  Mentor (Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan)  Kabid Program dan Evaluasi  Kepala BBPLK CEVEST Bekasi

Strategi: Diskusi, informasi, sosialisasi, dialog langsung, informatif

Strategi: konsultasi, respect, dialog langsung, reportasi, informasi

Nilai: koordinatif

Nilai: komitmen, integritas, komunikatif, inovatif, Interest kerja sama

APATHETICS

DEFENDERS

 Staf Tata Usaha  BNP2TKI  PPTKIS

 Staf pada seksi Pemberdayaan  Staf pada seksi Penyelenggaraan  Perusahaan / industri mitra jejaring

Strategi komunikasi: Informasi, pemberitahuan

Strategi komunikasi: diskusi, informasi, sosialisasi, dialog langsung, motivatif

Nilai: peduli, komitmen

Nilai: kerja sama, koordinatif, tekun, solid

Dalam menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam salah kuadran tersebut dilakukan dengan mempertimbangkssan ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholders sebagai berikut: a. Promoters:memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya). Sebagian besar stakeholder utama adalah Mentor (Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan), Kabid Program dan Evaluasi dan Kepala BBPLK CEVEST Bekasi. b. Defenders: memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan, dalam hal ini adalah staf pada Seksi Pemberdayaan dan Seksi Penyelenggaraan.

19

c. Latents:tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan,tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika merekamenjadi tertarik, dalam proyek ini adalah Kepala Seksi Penyelenggaraan, Kelompok Instruktur (KI) dan masyarakat / pencari kerja. d. Apathetics:kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkintidak mengetahui adanya kegiatan, dalam hal ini dimungkinkan adalahStaf Tata Usaha, BNP2TKI, PPTKIS. 8. ANGGARAN Anggaran yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek perubahan : Pelaksanan Proyek

Nama Kegiatan

Jumlah Kebutuhan

Dana yang Dibutuhkan

Perubahan Tahap Persiapan

Pertemuan Tim Efektif

(Breakthrough I)

-

4 kali pertemuan

Rp. 14.000,- x 11 x 4 =

-

11 orang

Rp. 616.000,-

-

Snack

Tahap Jangka Pendek

Pertemuan-pertemuan

-

4 kali Pertemuan

Rp. 50.000,- x 20 x 4 =

(Perumusan dan

(dengan

-

20 orang

Rp. 4.000.000,-

Pelaksanaan Proyek

stakeholder)

-

Snack dan Makan

para

Perubahan)

siang/sore

Tahap Jangka

Pertemuan

Menengah

terkait Operation (SOP)

(koordinasi

-

3 kali Pertemuan

Rp. 50.000,- x 50 x 1 =

Standard

-

50 orang

Rp. 1.000.000,-

Procedures

-

Snack dan Makan

dan

sosialisasi

dengan para Stakeholder

siang/sore -

dan Ketua Jurusan serta Sekretaris

ATK & Penggandaan

Jurusan

masing-masing di BBPLK CEVEST Bekasi) Pertemuan-pertemuan

-

4 kali Pertemuan

Rp. 50.000,- x 20 x 4 =

(dengan

para

-

20 orang

Rp. 4.000.000,-

terkait

-

Snack dan Makan

stakeholder) perumusan

dan

siang/sore 20

pelaksanaan

tahapan

implementasi menggunakan

sistem

website

Tahap Jangka Panjang

Pengajuan

legalitas

-

1 kali Pertemuan

Rp. 50.000,- x 5 x 1 =

(Tindak Lanjut)


-

5 orang

Rp. 250.000,-

ke Set Ditjen Binalattas

-

Snack dan Makan

Kemenaker RI

siang/sore -

ATK & Penggandaan

Pertemuan-pertemuan

-

4 kali Pertemuan

Rp. 50.000,- x 20 x 4 =

(dengan

para

-

20 orang

Rp. 4.000.000,-

terkait

-

Snack dan Makan

stakeholder) perumusan

dan

pelaksanaan

siang/sore

tahapan

implementasi menggunakan

aplikasi

mobil (mobile app) ATK

Pelaporan

-

Rp. 2.500.000,-

Penggandaan

Pelaporan

-

Rp. 200.000,-

Penjilidan

Pelaporan

-

Rp. 300.000,-

Tahap Jangka Pendek

Jumlah

Rp. 9.616.000,-

Tahap Jangka Menengah

Jumlah

Rp. 4.250.000,-

Tahap Jangka Panjang

Jumlah

Rp. 4.000.000,-

Total

Rp. 17.000.000,-

21

C. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN 1. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF Tugas dan tanggungjawab tim efektif proyek perubahan ini adalah sebagai berikut : a. Pengarah (Kepala BBPLK CEVEST Bekasi) - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam penerapan rancangan proyek perubahan - Memberikan arahan dan bimbingan kepada peserta

b. Mentor(Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan) - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan yang dilakukan - Membantu peserta dalam mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan krusial yang ada dan merumuskan alternatif penyelesaiannya - Memberikan bimbingan dan konseling peserta terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Berperan sebagai inspirator - Membantu peserta dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan jadwal rencana pertemuan yang akan dilaksanakan

c. Project Leader (Peserta / Kasie Pemberdayaan) - Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu yang diperlukan sebelum pertemuan dengan mentor - Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor - Melakukan pertemuan dan diskusi dengan stakeholder terkait - Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi baik dengan mentor maupun stakeholder proyek perubahan - Mampu menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan dan penulisan laporan - Melaksanakan proyek perubahan sesuai dengan agenda yang telah direncanakan

22

Tim pendukung antara lain : a. Kabid Program dan Evaluasi -

Memberikan dukungan kepada peserta dalam mengerjakan dan mengimplementasikan proyek perubahan

-

Membantu peserta dalam melakukan koordinasi dengan Seksi Program terkait program pelatihan yang akan dilaksanakan

-

Membantu peserta dalam mengumpulkan informasi dan dokumen yang dibutuhkan

b. Koordinator Kelompok Instruktur (KKI) - Memberikan dukungan kepada peserta dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan - Membantu peserta dalam melakukan koordinasi dengan kejuruan-kejuruan dan instruktur terkait

Tim Pelaksana antara lain : a. Ketua Jurusan Teknologi Informasi dan Komputer - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan dan melaksanakan rancangan proyek perubahan - Memberikan masukan berupa ide/gagasan secara teknis dalam penyusunan proyek perubahan

b. Staf Seksi Pemberdayaan (Tim Pendukung / Supporting) - Membantu menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan penyusunan panduan secara substansif - Mendokumentasikan kegiatan peserta selama penyusunan proyek perubahan - Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai pendukung proyek perubahan - Memberikan masukan terkait dengan dokumen/informasi yang dibutuhkan.

c. Tim Kejuruan TIK -

Membantu menyiapkan dan implementasi proyek perubahan.

23

2. MASA BERLAKU TIM EFEKTIF Tim efektif bekerja selama 60 hari kerja terhitung sejak ditetapkannya SK Kepala Balai perihal pembentukan tim efektif. Mekanisme tim kerja dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah mengikuti tahapan Miles Tones dengan melakukan koordinasi antar anggota tim efektif untuk kelancaran dan terwujudnya proyek perubahan ini. 3. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH Dalam pelaksanaan proyek perubahan yang telah disusun perlu adanya identifikasi potensi kendala beserta antisipasinya: No.

Potensi Kendala /

Resiko

Tindakan Antisipasi

Hambatan 1.

Adanya resistensi dari

-

stakeholders

Proyek perubahan tidak

-

Perlu pendekatan personal

berjalan dengan baik

untuk meyakinkan bahwa

bahkan ada kemungkinan

proyek perubahan yang

gagal.

dilakukan memberi dampak yang lebih baik dimasa yang akan datang

2.

Semangat kerja dari tim

-

menurun

Kegiatan tidak berlangsung

-

Saling memberi motivasi bahwa keberhasilan proyek

sesuai jadwal (schedule).

perubahan hanya bisa dicapai bila seluruh tim bekerjasama dan kesuksesan merupakan kebanggaan bersama. 3.

Durasi

waktu

yang

-

singkat 4.

Perubahan

Tugas kantor

-

tidak tercapai

Pelaksanaan

dengan

Pencapaian target sasaran

Proyek bersamaan Pelaksanaan

Sehari-hari

di

-

Tumpang tindih antara

Pengaturan jadwal secara efektif dan efisien.

-

Pembagian tugas dan jadwal

pekerjaan sehari-hari

time fektif terencana dan

dengan proyek perubahan

tersusun secara jelas.

sehingga berpotensi terjadi kegagalan

24

Implementasi Tahapan Kegiatan (Milestone)Proyek Perubahan

4. NO

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

STAKEHOLDER

A

Tahap Jangka Pendek (Tahap Perumusan dan Pelaksanaan Proyek Perubahan)

1

Pembentukan Tim

-

Efektif

Menghimpun saran dan

pembentukan

masukan

Tim efektif

sebagai bahan pelaksanaan proyek

-

- Mempersiapan

- Membuat draft SK Tim Efektif - Memfasilitasi

- Kepala BBPLK Bekasi - Project leader - Staf Pemberdayaan - Ketua Jurusan TIK

WAKTU

KENDALA

OUTPUT

PERAN PROJECT LEADER

02

Mengumpulkan tim

- SK Tim

- Mengarahkan,

November

efektif dalam satu

- Notulen

memonitor,

2015

forum diakibatkan

- Dokumentasi

memberikan paraf - Notulen

kesibukan masing-

- Mengadakan

pendekatan untuk - SK meminta

Terbentuknya

tanganan SK Tim

- Kabid Program dan

dukungan

sebuah tim

Efektif

member nomor SK Tim - Mengganda-kan

- Daftar

efektif

- Mentor

- Mencatat dan

rapat

koordinasi dan

Penanda

pelaksana

- Undangan

masing anggota tim

perubahan

Evaluasi

EVIDENCE

Hadir

Efektif - Dokumentasi

- Kabag TU - Kasi Penyelenggaraan - Kasi Program

dan

- Kasi Evaluasi

menditribusikan

- Staf Penyelenggara

SK Tim Efektif

- Tim IT

Tim

25

NO

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

2

Pengumpulan data

Data / bahan /

/ bahan /

dokumeninformas

koordinasi

dokumeninformasi

i yang dibutuhkan

pengumpulan

untuk pembuatan

data/bahan

sistem aplikasi informasI

- Menyiapkan

STAKEHOLDER

WAKTU

KENDALA

OUTPUT


- Chek

list

- Project leader

(02 –

Data / bahan /


- Staf

04Novemb

dokumeninformasi

2015 per program

memonitor dan

seluruh data

er 2015)

yang dibutuhkan

pelatihan :

pemberi parah

pelatihan

masih terpencar

- Daftar nominatif peserta

informasi

sehingga

- Data kelulusan

daftar list data

pembuatan

membutuhkan

- Data perusahaan jejaring

yang dibutuhkan

aplikasi

waktu untuk

- Data Unit kompetensi

- Melaporkan

mencarinya

- Foto paket pelatihan

progess ke

- Data penempatan

kegiatan pada

- Mmbuat chek list data - Mengumpulkan

Pemberdayaan - Ketua Jurusan

- Mengarahkan,

EVIDENCE

- Membuatkan draft

- Dokumentasi

mentor

data nominative peserta, data kelulusan, data perusahaan, data penempatan, data instruktur, data unit kompetensi, foto kegiatan

26

NO 3

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

Verifikasi semua

Data / bahan /

dokumen/informasi

dokumeninformas

koordinasi

yang diperlukan

i yang dibutuhkan

verifikasi

untuk pembuatan

WAKTU

KENDALA

OUTPUT


- Project leader

(04 –

Data / bahan /


- Memimpin rapat

- Staf

06Novemb

dokumeninformasi

- Daftar nominatif peserta

- Mengarah,

er 2015)

yang sudah

- Data kelulusan

koordinasi, dan

data/bahan

terkumpul harus

- Data perusahaan jejaring

memonitor

sistem aplikasi

informasi

diverifikasi dan

- Data Unit kompetensi

kegiatan

informasi di

pembuatan

dirubah format ke

- Foto paket pelatiha

verifikasi agar

aplikasi

exel sehingga

- Data penempatan

data akurat

- Menyiapkan

STAKEHOLDER

- Melakukan pengecekan terhadap yang data yg telah terkumpul

Pemberdayaan

membutuhkan waktu

- Melaporkan progress kegiatan kepada mentor

EVIDENCE - Undangan rapat - Notulen - Daftar Hadir - Softcopy data Pelatihan - Hardcopy data pelatihan - Dokumentasi

- Mengelompokkan data sesuai tahun pelaksanaan - Mentransfer format data ke field sesuai data aplikasi

27

NO

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

4

Pembuatan sistem

Terbentuknya

- Menyiapkan

aplikasi informasi

sebuah sistem

koordinasi

aplikasi informasi

pembuatan

sesuai dengan

system aplikasi

jadwal yang telah

informasi

disepakati

- Membuat rancangan system aplikasi - Membuat rancangan data

STAKEHOLDER

WAKTU

KENDALA

OUTPUT

- Project leader

(06

Karena kesibukan

- Staf

November

anggota tim IT

– 02

sehingga harus

- Rancangan Database

koordinasi dengan

Desember

pandai mengatur

- Coding Program

Team IT

2015)

waktu untuk

- Sistem Aplikasi

Pemberdayaan - Tim IT

penyelesaian sistem aplikasi informasi

- Rancangan Sistem


Aplikasi

- Memimpin rapat - Melakukan

- Pemantauan progress berkala - Mengarahkan,

- Notulen - Daftar Hadir - Tampilan Menu Login - Tampilan

kegiatan

Utama

- Melaporkan

aplikasi

kegiaatan pada

system aplikasi

rapat

Menu

progress

coding program

- Undangan

memonitor

base system

- Membuat

EVIDENCE

mentor

(admin dan user ) - Tampilan Menu user data base - Dokumentasi

- Melakukan testing system aplikasi

28

NO 5

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN - Menyiapakan

STAKEHOLDER

WAKTU

KENDALA

OUTPUT


Inputdokumen /

Data yang sudah

data ke dalam

terkumpul

koordinasi

sistem aplikasi

sebelumnya dapat

penginputan

terinput kedalam

data dalam data

sistem aplikasi

base system

perlu perubahan

informasi

aplikasi

format atau sehingga

pemantauan

perlu modifikasi

progress berkala

- Melakukan

- Project leader

(02 – 07

Sinkronisasi format

Data/Dokumen/informasi

- Meminpin rapat

- Staf

Desember

data yang berbeda

dalam data base sistem

- Melakukan

2015)

dengan program

aplikasi


yang buat sehingga

checklist data yang akan di input - Melakukan

- Melaporkan

EVIDENCE - Undangan rapat - Notulen - Daftar Hadir - Tampilan Data

base

masing

input data

program agar

master bagian

transaksi program

progress kegiatan

menu

menu admin

bias berjalan lancar

kepada mentor

pilihan

masing

yaitu data

Tampilan

instruktur, unit

Admin

kompetensi, peserta,

- Dokumentasi

perusahaan, penempatan dan foto profile

29

NO 6

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

Validasi system

Sistem Aplikasi

- Menyiapkan

aplikasi informasi

Informasi yang

STAKEHOLDER

WAKTU

KENDALA

OUTPUT


- Project leader

(08 – 09

Input data dari


Persiapan

- Ketua Jurusan TIK

Desember

admin sering kali

yang berupa data dan

recheck checklist

telah dibentuk

koordinasi

- Staf

2015)

berbeda dengan field

tampilan sudah sudah

data yang telah di

benar-benar valid

validasi system

dibagian enduser

valid

input

baik dari sisi

aplikasi

tampilan sistem

- Melakukan


- Melakukan

sehingga tampilan

- Mengarahkan

kada kadang error

pelaksanaan

EVIDENCE - Undangan rapat - Notulen - Daftar Hadir - Tampilan Data

maupun data yang

pengecekan

validasi data dan

disajikan

data manual (

sistem aplikasi

masing

bagian master)

informasi

menu

- Melakukan hasil

- Melaporkan

pilihan

masing

proses transaksi

progress kegiatan

Tampilan

aplikasi di menu

pada mentor

End User

end user - Membuat

- Dokumentasi

laporan hasil validasi dan uji coba system

30

NO 7

FOKUS

TUJUAN

Pengesahan dan

Disahkannya

Sosialisasi Sistem

sistem aplikasi

Aplikasi

KEGIATAN

WAKTU

KENDALA

- Project leader

( 09

Mengatur waktu

draft

- Kepala Balai

Desember

pertemuan

informasi dan

pengesahan

- Mentor (Kabid

2015)

sosialisasi agar

system aplikasi

dapat diterapkan secara internal

- Menyiapkan

STAKEHOLDER

- Memfasilitasi

OUTPUT - Lembar Pengesahan Kepala Balai - Informasi Sistem Aplikasi


- Melakukan koordinasi kepada stakeholder

Penyelenggara dan

terkait sosialiasi

Pemberdayaan)

dan pengesahan

Penanda

- Semua Kajur

tanganan

- Staff

Sistem Aplikasi - Melakukan

Lembar

pemberdayaan

simulasi sistem

pengesahan

dan

aplikasi informasi

penyelenggaraan

dan memberikan

- Mensosialisasi Sistem Aplikasi

- Tim IT

EVIDENCE - Undangan rapat - Notulen - Daftar Hadir - Lembar Pengesahan - Dokumentasi

penjelasan penggunaan - Menyiapkan draft lembar pengesahan

31

NO 8

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

Pembuatan

Terbentuknya SOP

- Menyiapkan

Standard

(Standard

Pembuatan SOP

Operational

Operational

system aplikasi

Procedures (SOP)

Procedures) dari

Sistem Aplikasi

Sistem Aplikasi

Skenario Video

Informasi

Informasi

Tutorial

- Membuat

- Membuat Video Tutorial - Menguji coba

STAKEHOLDER - Mentor (Kabid

WAKTU

KENDALA

OUTPUT

( 14 – 17

Mengkoordinasikan

Penyelenggara dan

Desember

seluruh stackholder

Procedures (SOP) dalam

koordinasu

Pemberdayaan)

2014 )

untuk terbentuk SOP

bentuk Video Tutorial

Melakukan

- Project leader - Kabid Program dan Evaluasi - Kabag TU

- Standard Operational


- Compact Disc Video Tutorial - Cover Video Tutorial

- Melakukan

presentasi perihal sistem aplikasi informasi - Menampung saran,

EVIDENCE - Undangan rapat - Notulen - Daftar Hadir - Naskah skenario - Compact

- Kasi Program

ide serta masukan

Disk

- Kasi Evaluasi

perihal SOP

tutorial

penanyangan

- Kasi Penyelenggara

video tutorial

- Koordinator Kelompok Instruktur (KKI)

- Mengkoordinasikan pembuatan naskah skenario

video

- Cover Video tutorial - Dokumentasi

- Staf Pemberdayaan

32

NO

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

STAKEHOLDER

WAKTU

KENDALA

OUTPUT

PERAN PROJECT

EVIDENCE

LEADER C

Tahap Jangka Menengah

3

Pembuatan sistem

Februari

sistem aplikasi informasi

aplikasi informasi

2016

yang terintegrasi dengan

yang terintegrasi

website

dengan website

D

Tahap Jangka Panjang (Tindak Lanjut)

1

Pengajuan legalitas

Januari

Sistem Aplikasi

2017

Legalitas dan persetujuan penerapan Sistem Aplikasi Informasi

Informasi ke Set Ditjen Binalattas Kemenaker RI 2

Pembuatan sistem

Januari -

aplikasi informasi

Februari

dengan akses

2017

Aplikasi mobile app

mobile app

33

D. MatrikKegiatan Breakthrough II Jangkah Pendek (Tahap Perumusan dan Pelaksanaan Proyek Perubahan) SEPTEMBER

8.

NOVEMBER

2015

AKTIVITAS

DESEMBER 2015 PENANGGUNG

2015

OUTPUT

02 November 2015

Pembentukan Tim Efektif

V

IV

III

II

I

IV

III

II

I

V

IV

III

II

I

IV

III

II

JAWAB

I

NO.

OKTOBER 2015

Project Leader

SK Tim Efektif yang ditandatangani oleh Kepala BBPLK CEVEST Bekasi Data dari tahun 2013 – 2015 per program

02 – 04 November 2015

pelatihan : 9.

Pengumpulan data / bahan / dokumeninformasi yang dibutuhkan

Tim Pelaksana

- Daftar nominatif peserta - Data kelulusan - Data perusahaan jejaring - Data penempatan

10.

Verifikasi semua dokumen/informasi yang diperlukan

11.

Pembuatan sistem aplikasi informasi dan pemantauan progress

12.

input dokumen / data ke dalam sistem aplikasi

02 – 06 Desember 2015

Tim Pelaksana

13.


08 – 09 Desember 2015

Tim Pelaksana

04 s/d 06 November 2015

Tim Pelaksana Project Leader & Tim

06 November s/d 02 Desember 2015

Pelaksana


Sistem Aplikasi Informasi Input Data/Dokumen/informasi dalam sistem aplikasi Sistem Aplikasi Informasi

Lembar Pengesahan Kepala Balai, 14.

Pengesahan & Sosialisasi Sistem Aplikasi

14.

Pembuatan Standard Operational Procedures (SOP) Sistem Aplikasi Informasi

09 Desember 2015

14 Desember 2015

Project Leader

Project Leader

Kepemahaman terhadap aplikasi

Lembar Pengesahan Kepala Balai, Kepemahaman terhadap aplikasi

34

Tahap Jangka Menengah NOVEMBER

JANUARI

2015

AKTIVITAS

FEBRUARI 2016 PENANGGUNG

2016

OUTPUT

V

IV

III

II

I

IV

III

II

I

V

IV

III

II

I

IV

III

II

JAWAB

I

NO.

DESEMBER 2015

17.

Pembuatan sistem aplikasi informasi yang terintegrasi dengan website

Project Leader& Tim Februari 2016

Pelaksana

- Sistem Aplikasi Informasi terintegrasi dengan website

Tahap Jangka Panjang NOVEMBER

18.

19.

Pengajuan legalitas Sistem Aplikasi Informasi ke Set Ditjen Binalattas Kemenaker RI Pembuatan sistem aplikasi informasi dengan akses mobile app

JANUARI

2016

AKTIVITAS


2017

OUTPUT

Januari 2017

Januari – Februari 2017

V

IV

III

II

I

IV

III

II

I

V

IV

III

II

I

IV

III

II

JAWAB

I

NO.

DESEMBER 2016

Project Leader

Legalitas dan persetujuan dari Set Ditjen Binalattas Kemenaker RI

Project Leader& Tim

Sistem Aplikasi Informasi terintegrasi dengan

Pelaksana

mobile app

35

E. Penutup

1. Kesimpulan Proyek Perubahan yang saya buat ini adalah untuk mewujudkan pelayanan yang efektif dan efisien dari mulai tahap pemberian informasi pelatihan sampai dengan terselenggaranya proses pelatihan maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang terpadu dimana dari mulai informasi perihal kurikulum dan silabus program pelatihan sampai dengan data penempatan siswa yang telah selesai mengikuti pelatihan serta data perusahaan terkumpul menjadi satu dalam sebuah data base. Sehingga diperlukan sebuah data maka dengan cepat data tersebut bisa diakses. 2. Saran Perlu evaluasi bagi penyelanggaraan diklat PIM IV tahun 2015 ini terkait pelaksanaannya yang dilakukan di akhir tahun sehingga sangat menyulitkan bagi peserta untuk membagi waktu antara tugas pokok di kantor dengan tugas proyek perubahan, Dan output dari LPP sendiri kurang optimal 3. Rekomendasi Proyek perubahan ini bisa di implementasikan dalam tahapan jangka menengah dan jangka panjang guna tercapainya Penyelenggaraan Pelatihan, Sertifikasi dan Penempatan serta pelayanan prima kepada masyarakat dimasa yang akan datang. Terutama untuk di Balai Latihan Kerja baik UPTP Pusat maupun UPTD Daerah.

Demikian laporan Proyek Perubahan ini dibuat, sebagai syarat untuk menyelesaikan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan IV angkatan XVIII. Laporan ini dibuat dengan harapan agar dapat menjadi bahan acuan dan pertimbangan untuk penetapan kebijakan organisasi dalam rangka mewujudkan pelayanan prima dan reformasi Birokrasi. Semoga bermanfaat dan dapat digunakan sebagai dasar untuk pembelajaran berikutnya.

Jakarta, Desember 2015 Peserta Diklat

R. Adam Azis, S.Pd 36

37

D. Matrik Kegiatan Breakthrough II Jangkah Pendek (Tahap Perumusan dan Pelaksanaan Proyek Perubahan) SEPTEMBER

8.

NOVEMBER

2015

AKTIVITAS

DESEMBER 2015 PENANGGUNG

2015

OUTPUT

02 November 2015

Pembentukan Tim Efektif

V

IV

III

II

I

IV

III

II

I

V

IV

III

II

I

IV

III

II

JAWAB

I

NO.

OKTOBER 2015

Project Leader

SK Tim Efektif yang ditandatangani oleh Kepala BBPLK CEVEST Bekasi Data dari tahun 2013 – 2015 per program

02 – 04 November 2015

pelatihan : 9.

Pengumpulan data / bahan / dokumen informasi yang dibutuhkan

Tim Pelaksana

- Daftar nominatif peserta - Data kelulusan - Data perusahaan jejaring - Data penempatan

10.

Verifikasi semua dokumen / informasi yang diperlukan

11.

Pembuatan sistem aplikasi informasi dan pemantauan progress

12.

input dokumen / data ke dalam sistem aplikasi

02 – 06 Desember 2015

Tim Pelaksana

13.


08 – 09 Desember 2015

Tim Pelaksana

14.

Pengesahan & Sosialisasi Sistem Aplikasi

09 Desember 2015

14.

Pembuatan Standard Operational Procedures (SOP) Sistem Aplikasi Informasi

14 Desember 2015

Tim Pelaksana

04 s/d 06 November 2015

Project Leader & Tim 06 November s/d 02 Desember 2015

Pelaksana


Sistem Aplikasi Informasi Input Data/Dokumen/informasi dalam sistem aplikasi Sistem Aplikasi Informasi

Lembar Pengesahan Kepala Balai, Project Leader


Lembar Pengesahan Kepala Balai, Project Leader


45

Tahap Jangka Menengah NOVEMBER

JANUARI

2015

AKTIVITAS


2016

OUTPUT

V

IV

III

II

I

IV

III

II

I

V

IV

III

II

I

IV

III

II

JAWAB

I

NO.

DESEMBER 2015

17.

Pembuatan sistem aplikasi informasi yang terintegrasi dengan website

Project Leader & Februari 2016

Tim Pelaksana

- Sistem Aplikasi Informasi terintegrasi dengan website

Tahap Jangka Panjang NOVEMBER

18.

19.

Pengajuan legalitas Sistem Aplikasi Informasi ke Set Ditjen Binalattas Kemenaker RI Pembuatan sistem aplikasi informasi dengan akses mobile app

JANUARI

2016

AKTIVITAS


2017

OUTPUT

Januari 2017

Januari – Februari 2017

V

IV

III

II

I

IV

III

II

I

V

IV

III

II

I

IV

III

II

JAWAB

I

NO.

DESEMBER 2016

Project Leader

Legalitas dan persetujuan dari Set Ditjen Binalattas Kemenaker RI

Project Leader &

Sistem Aplikasi Informasi terintegrasi dengan

Tim Pelaksana

mobile app

46

47

E. PENUTUP

1. Kesimpulan a. Proyek Perubahan yang saya buat ini adalah untuk mewujudkan pelayanan yang efektif dan efisien dari mulai tahap pemberian informasi pelatihan sampai dengan terselenggaranya proses pelatihan maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang terpadu dimana dari mulai informasi perihal kurikulum dan silabus program pelatihan sampai dengan data penempatan siswa yang telah selesai mengikuti pelatihan serta data perusahaanterkumpul menjadi satu dalam sebuah data base. Sehingga diperlukan sebuah data maka dengan cepat data tersebut bisa diakses. b. Untuk memobilisasi stakeholder yang dilakukan adalah dengan pendekatan secara informal terkait dengan proyek perubahan yang dilakukan, tujuan dan manfaatnya kemudian membuat konsep yang di informasikan secara formal. c. Dengan melihat manfaat dan keuntungan yang didapat oleh stakeholder mereka sangat mendukung dan bersedia untuk membantu pelaksanaan proyek perubahan ini

2. Rekomendasi a. Perlu evaluasi bagi penyelanggaraan diklat PIM IV tahun 2015 ini terkait pelaksanaannya yang dilakukan di akhir tahun sehingga sangat menyulitkan bagi peserta untuk membagi waktu antaratu gaspokok di kantor dengan tugas proyek perubahan, Dan output dari LPP sendiri kurang optimal b. Proyek perubahan ini diharapkan bisa di implementasikan dalam tahapan jangka menengah dan jangka panjang guna tercapainya Penyelenggaraan Pelatihan, Sertifikasidan Penempatan serta pelayanan prima kepada masyarakat dimasa yang akan datang. Terutama untuk di Balai Latihan Kerja baik UPTP Pusat maupun UPTD Daerah.

46

Demikian laporan Proyek Perubahan ini dibuat, sebagai syarat untuk menyelesaikan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan IV angkatan XVIII. Laporan ini dibuat dengan harapan agar dapat menjadi bahan acuan dan pertimbangan untuk penetapan kebijakan organisasi dalam rangka mewujudkan pelayanan prima dan reformasi Birokrasi. Semoga bermanfaat dan dapat digunakan sebagai dasar untuk pembelajaran berikutnya.

Jakarta, Desember 2015 Peserta Diklat

R. Adam Azis, S.Pd

47

DAFTAR PUSTAKA



ModulDiklatKepemimpinan Tingkat IV, Agenda ProyekPerubahan, LAN-RI,2014



Permenakertrans RI Nomor KEP. 08 Tahun 2014 TentangPedomanPenyelenggaranPelatihanBerbasis Kompetensi,2014



Permenaker RI Nomor KEP. 21 Tahun 2015 TentangOrganisasidan Tata Kerja Unit PelaksanaTeknisBidangPelatihanKerja, 2015



Rohman, Moh. Fathur, MerancangProyekPerubahan. Penerbit AFJ Mobicon, Malang ,2001.



Profile BalaiBesarPengembanganLatihanKerja Bekasi, BBLK Bekasi 2015



Mohammad Zen. 2015. ContohPelaporanDiklat PIM IV, http://muhammadzenkabkarimun.blogspot.co.id/2014/09/contoh-pelaporan-proyek-perubahan.html (diakses12 Desember 2015)



AfidZakaria. 2015. ContohDaftarPustakadan Cara Penulisannya, http://contohsurat123.blogspot.co.id/2015/03/contoh-penulisan-daftarpustaka.html (diakses 26Desember 2015)



Bootstrap. 2015 Getting Started Bootstrap, http://getbootstrap.com/gettingstarted/(diakses4Nopember 2015)



Bootstrap. 2015 CSS Bootstrap, http://getbootstrap.com/css/(diakses 4 Nopember 2015)



Bootstrap. 2015 Components Bootstrap, http://getbootstrap.com/components/(diakses 4 Nopember 2015)



Bootstrap. 2015 JavaScript Bootstrap, http://getbootstrap.com/javascript/(diakses 4 Nopember 2015)



Microsoft. 2015 Save (Not Permitted) Dialog Box, https://msdn.microsoft.com/enus/library/bb895146.aspx(diakses25 Nopember 2015)



FreeTextBox. 2002 FreeTextBox Demos, http://www.freetextbox.com/demos/(diakses15Nopember 2015)

48

BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA I (BBPLK) BEKASI

CVT/FM/10-02 No Terbit A

No Revisi 0

Hal : 1 Dari 2 Tgl. Terbit 08-09-09

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM APLIKASI INFORMASI DATA BASE PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI DI BBPLK CEVEST BEKASI

TANDA TANGAN

DIBUAT OLEH : PROJECT LEADER RADEN ADAM AZIS NIP. 19720908 199403 1 003

DIKETAHUI OLEH : MENTOR DR. FITROH HANRAHMAWAN, SE, M.PD NIP. 19660130 198603 1 002

DISETUJUI OLEH : KEPALA BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA IR. EDY SUSANTO, M.M NIP. 19610605 198803 1 001

TANGGAL

BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA I (BBPLK) BEKASI

PROGRAM

CVT/FM/10-02 No Terbit A

No Revisi 0

Hal : 2 Dari 2 Tgl. Terbit 08-09-09

DATA INSTRUKTUR No

Nama

Kejuruan

1

Drs.Hismadi Tugas Prayogo, M.M.

19610212 198603 1 002

2

Mulyo Pujihadi, S.T.

19780209 200712 1 001

3

Iman Iriana, S.Pd

19580126 198102 1 001

4

Kartaini, S.Pd.

5

Drs. Paser Karo Karo,MM

19580830 198612 1 001

6

Taqwa Zadana,S.Pd

19720606 199403 1 002

8

Heru Khairul Khabibie, S.T.

19811120 200712 1 001

9

Robert Wesley Sihar Sirait, S.T., M.Si.

19710219 199803 1 003

10

Adi Suroso ST

19780113 200501 1 001

11

Indra Prasetyawan, A.Md.

12

Agustinus Manguntam, S.T.

19590504 198303 1 002

19871018 201212 1 003

19730820 200312 1 001

Sebagai

19640420 198603 1 003

13

Mujianto, A.Md

14

Windu Jatiarso, S.T.

19861205 201101 1 016

15

Asep Dedi

19611217 198303 1 001

16

Medianto,S.T.

19800207 200604 1 005

17

Akhmad Ropik, S.T.

19750504 200712 1 001

18

Eddy Siswanto, S.T.

19800423 201101 1 006

19

Wahyu Firmansyah, S.T.

20

Muhammad Mu'zaini,S.T.

19750719 200604 1 002

21

Brahim Rahmanto, A.Md

19860618 200901 1 001

22

Yoyo Sugiantoyo

19630818 198603 1 002

23

Raden Muslim Hidayatullah, A. Md

19831122 200901 1 001

24

Bayu Eka Putra, A.Md

19770517 200901 1 007

19740522 200604 1 004

25

Gilang Amaldi, B.Eng

19870101 200912 1 001

26

Mochamad Sarif Hasyim, S.T.

19740804 200604 1 003

27

Oktosa Indriatmoko, S.T.

19751024 200604 1 001

28

Dedi Efendi, S.Pd

19610804 198703 1 001

29

Sumadi, S.Pd

19601016 198903 1 001

30

Eri Noviar, A.Md

19781103 200712 1 001

31

Furi Aida Nisa, A.Md.

19900804 201212 2 003

32

Istiyono, S.Pd

19580312 198603 1 002

33

Fifit Fausia, ST

19840710 200901 2 006

34 35

Iman Heriyadi, S.T. Muhammad Adenin, S.T.

19760325 200712 1 001

36

Fauzia Rizkiana Aji, S.T.

19840602 200901 2 004

37

Daniel L. Tobing, S.Pd

19731015 199403 1 003

Anggota

19780808 201212 1 001

38

Farhan Tri Arsyad, S.Kom

39

Syamsiah, S.T.

40

Anindita Pramesthi Putri, S.I.Kom.

19870729 201212 2 002

41

Reza Putra Wirawan, S.I.Kom.

19861008 201212 1 001

42

Inoky Tagara, S.T.

19790317 200604 1 002

43

Risdian Sudarmaji, S.T.

19761213 200604 1 002

44

Singgih Prabowo, S.T.

19730306 200501 1 001

45

Fadilah Hakim, S.T.

19760129 200712 1 001

46

Muhammad Irsyaduddin, S.T.

19830308 200712 1 001

47

Horas Manalu

19811008 200901 1 010

48

Allen Y.A. Adrah, SE

Allen Y.A. Adrah, SE

49

Ischak Sugiarto, ST

19760708 200501 1 001

50

Maryo, S.Pd

19581228 198003 1 004

19830503 201212 2 001

19590618 198603 1 001

51

Drs.Henry Sulistyo, MM.

52

Drs. Mangiring Sitorus, M.Pd. 19690621 199803 1 002

53

Budi Harta Mulyana, S.T.

19730325 200501 1 002

54

Edy Suhendro, S.T

19710928 200501 1 002

55

Inne Nur Septiani, A.Md.

19880923 201212 2 001

56

Septyan Maryadi Sayoga, S.T.

19890916 201212 1 001

57

Suhendar, S.Pd

19580124 198603 1 002

58

Sri Hardono, A.Md

59

Abdul Hadi, S.T.

19680611 199803 1 001

60

Supadmi, S.Si, M.Sc

19710424 199803 2 001

61

Rina Dwiana, S.S., M.Si.

19740825 200501 2 001

62

Arief Hafidiyanto, S.S., M.Si.

19820116 200312 1 004

19720827 200312 1 002

19710124 200501 2 001

63

Yuhasni, S.S.

64

Berton Pasaribu,S.S., M.Si.

65

Etik Noor Rochmah, S.S., M.Si.

19750318 200501 2 001

66

Ardani Titi Sari, S.S.

19830610 200901 2 005

67

Artha Puspa Indah, S.S.

19830803 200901 2 008

Endes Runi Anisah, S.S.

19851213 201212 2 003

68

Destra Ricko, S.S.

19810618 201212 1 002

69

Tri Setiyarini, S.S.

19880910 201212 2 001

Bergianta Sinulingga, S.T.

19751115 200604 1 002

70

Fatimah Zahra, S.Kom.

19810509 200604 2 004

71

Ahmad Dhani Marhadi, S.T.

19800623 200501 1 002

19760901 200501 1 002

72

Benny Timbul Parningotan, S.Kom., M.M.

19750322 200604 1 001

37

Prasidha Aharsa, S.T., M.T.

19780404 200604 1 002

74

Gian Yekti Widodo, S.Pd.

19810324 201212 1 001

KEMENTERIAN TENAGA KERJA RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA BEKASI Jl. Guntur Raya No.1, Bekasi 17144, Telepon (021) 8841147, Faksimile (021) 8841146

02 November 2015

Nomor

: Und.

/ BBPLK-Bekasi / XI / 2015

Lampiran : 1 Lembar Perihal

: Undangan

Kepada Yth. (Nama Undangan Terlampir)

Sehubungan dengan penyelesaian tugas Project Improvement pemasaran dan penyelenggaraan pelatihan dalam rangka keikutsertaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd (Kepala Seksi Pemberdayaan) pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII yang merupakan sarana meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk melaksanakan tugas dan jabatan struktural Eselon IV dengan ini kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Senin, 02 November 2015 Pukul : 14.00 WIB s.d selesai Tempat Agenda

: Ruang Cendrawasih BBPLK CEVEST Bekasi : Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan dan Mekanisme Pengumpulan Data, Bahan dan Dokumen Informasi Pelatihan

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala,

Ir. Edy Susanto, M.M NIP 19610605 198803 1 001

Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN

1. Kepala BBPLK Bekasi 2. Kepala Bidang Program dan Evaluasi 3. Kepala Bidang Penyelenggara dan Pemberdayaan 4. Kepala Seksi Program 5. Kepala Seksi Evaluasi dan Pelaporan 6. Kepala Seksi Penyelenggaraan 7. Koordinator Kelompok Instruktur (KKI) 8. Ketua Jurusan Manufaktur 9. Ketua Jurusan Bangunan 10. Ketua Jurusan Listrik 11. Ketua Jurusan Las dan Fabrikasi 12. Ketua Jurusan Otomotif 13. Ketua Jurusan Elektronika 14. Ketua Jurusan Teknologi Informatika dan Komputer 15. Ketua Jurusan Bisnis dan Manajemen 16. Ketua Jurusan Refrigerasi 17. Ketua Jurusan Metodologi 18. Instruktur Kejuruan TIK 19. Staf Seksi Pemberdayaan 20. Staf Seksi Penyelenggaraan




NOTULEN RAPAT KOORDINASI Hari / Tanggal

:

Senin, 02 November 2015

Waktu

:

14.00 WIB – 16.30 WIB

Tempat

:

R. Cendrawasih BBPLK CEVEST Bekasi

Pimpinan Rapat

:

Kepala BBPLK Bekasi

Peserta Rapat

:

1. Kepala Bagian Tata Usaha dan Keuangan

15. Bpk. Destra Ricko, SS

2. Kepala Bidang Penyelenggara dan

16. Ibu. Ersa Salfini Multipratiwi, S.Psi

Pemberdayaan

17. Ibu. Kristina, S.Sos

3. Kabid Program dan Evaluasi

18. Ibu. Yuni Susilowati, SE

4. Kepala Seksi Pemberdayaan

19. Bpk. Aditya Wibawa S.P, ST

5. Kasi Program

20. Bpk. Wahid Sholihul Amal, SHI

6. Kasi Evaluasi

21. Bpk. Daniel L Tobing, S.Pd

7. Kasi Penyelenggaraan

22. Ibu. Anindita Pramesti Putri, SI.Kom

8. Koordinator Kelompok Instruktur (KKI)

23. Bpk. Farhan Tri Arsyad, S.Kom

9. Kajur TIK

24. Ibu Neny Indarwati, ST

10. Kajur Manufaktur

25. Ibu Nurhayati, SS

11. Kajur Bangunan

26. Kajur Metodologi

12. Kajur Listrik

27. Kajur Refrigerasi

13. Kajur Las dan Fabrikasi

28. Kajur Bisnis dan Manajemen

14. Kajur Otomotif

29. Kajur Elektronika

Agenda Rapat

:

Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan dan Mekanisme Pengumpulan Data Informasi Pelatihan Hasil Rapat

:

1. Pembukaan rapat dilakukan oleh Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan dilanjutkan dengan pemaparan agenda rapat hari ini. 2. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan pemaparan kegiatan Proyek Perubahan. a. Akan dilaksanakan Rancangan Proyek Perubahan yang telah disetujui oleh LAN dan Coach dari Pusdiklat yaitu Sistem Aplikasi Informasi Data Base Pelatihan Berbasis Kompetensi di BBPLK CEVEST Bekasi b. Pembuatan Sistem Aplikasi Informasi tersebut akan dilaksanakan selama 60 hari kerja dengan beberapa tahap kegiatan c. Untuk melaksanakan kegiatan tersebut dibutuhkan dukungan penuh dari semua pihak terkait yakni tim efektif yang akan terlibat langsung pada proyek perubahan dan juga unit kerja lain meski tidak terlibat secara langsung. d. Tim efektif akan bekerja berdasarkan dengan surat keputusan yang disahkan oleh Kepala BBPLK Bekasi. e. Agar dilakukan diskusi dan koordinasi efektif diantara anggota tim efektif dan juga dengan tim teknis perihal sistem aplikasi informasi yang akan dirancang. f.

Konsultasi efektif akan dilakukan dengan mentor dan pengarah serta coach.

3. Masukan dari peserta rapat : 

Kabid Penyelenggara dan Pemberdayaan Mengucapkan selamat atas pelaksanaan proyek perubahan dan mendukung penuh proses penyelesaiannya dan siap memberikan mentoring dan berharap dengan adanya sistem aplikasi informasi ini nantinya akan banyak membantu pendataan yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK).



Kabag Tata Usaha dan Keuangan Mengucapkan selamat atas pelaksanaan proyek perubahan dan mendukung penuh proses penyelesaiannya serta berharap dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah disusun dan dapat bermanfaat bagi BBPLK Bekasi. Kepada project leader agar dapat diidentifikasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk dapat mendukung jalannya proses pembuatan proyek perubahan ini.

4. Pengumpulan data, bahan dan dokumen informasi pelatihan sudah mulai dilakukan per tanggal 02 November 2015 s.d 04 November 2015. Data-data yang akan mulai dikumpulkan adalah : -

Daftar nominatif peserta per masing-masing kejuruan per program pelatihan dari tahun 2013 sampai dengan tahun 2015

-

Data kelulusan peserta pelatihan per masing-masing kejuruan dari tahun 2013 sampai dengan tahun 2015

-

Data perusahaan yang tergabung dalam mitra jejaring

-

Data penempatan peserta pelatihan oleh industri dari tahun 2013 sampai dengan tahun 2015 per program pelatihan. Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



04 November 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan kegiatan penyelesaian tugas Project Improvement Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Jumat, 06 November 2015 Pukul Tempat Agenda

: 15.00 WIB s.d selesai : Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi : Rapat Koordinasi Verifikasi Data, Bahan dan Dokumen Informasi Pelatihan


Kasi Pemberdayaan

R. Adam Azis, S.Pd NIP 19720809 199403 1 003

Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN

1. Ketua Jurusan Teknologi Informatika dan Komputer 2. Instruktur Kejuruan TIK 3. Staf Seksi Pemberdayaan





:

Jumat, 06 November 2015

Waktu

:

15.00 WIB – 16.00 WIB

Tempat

:

Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi

Pimpinan Rapat

:


Peserta Rapat

:

1. Bpk. Adenin ST



9.







Bpk. Wahid Sholihul Amal, SHI

6. Ibu. Kristina, S.Sos 7. Ibu. Ersa Salfini Multipratiwi, S.Psi

Agenda Rapat

:

Konsolidasi dan koordinasi terkait Verifikasi Data, Bahan dan Dokumen Informasi Pelatihan Hasil Rapat

:

1. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan koordinasi terkait pengumpulan data dan dokumen penyelenggaraan pelatihan. 2. Project Leader meminta data hasil verifikasi untuk selanjutnya diserahkan kepada tim teknis Kejuruan TIK untuk dapat disusun kerangka sistem aplikasi informasi. 3. Dengan adanya perubahan nomenkalur jurusan sesuai dengan SK Dirjen No.

Tahun

2013 maka disepakati bahwa data yang akan dimasukkan ke dalam system aplikasi dimulai dari tahun 2014 ~2015. Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



06 November 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan kegiatan penyelesaian tugas Project Improvement Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Senin, 09 November 2015 Pukul Tempat Agenda

: 14.00 WIB s.d selesai : Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi : Rapat Teknis Perihal Desain Sistem Aplikasi Informasi


Kasi Pemberdayaan


Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN






:


Waktu

:

14.00 WIB – 15.30 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:


Peserta Rapat

:

1. Bpk. Adenin, ST



9.








6. Ibu. Kristina, S.Sos 7. Ibu. Ersa Salfini Multipratiwi, S.Psi

Agenda Rapat

:

Rapat Teknis Perihal Desain Sistem Aplikasi Informasi Hasil Rapat

:

1. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan koordinasi terkait desain sistem aplikasi informasi. 2. Project Leader memberikan arahan perihal desain sistem aplikasi informasi antara lain : 

Kode login harus dibagi 2 yakni login admin dan login user



Kode login admin dibutuhkan untuk melakukan editing atau perubahan serta input data base dan hanya dilakukan pihak tertentu saja yang memiliki otoritas masuk ke room admin.



Kode login user diakses oleh semua orang yang sudah melakukan pendaftaran terlebih dahulu sebagai member dan hanya terbatas pada melihat data dan tidak dapat melakukan editing data base.





Login user akan menampilkan menu : -

Home

-

Kejuruan

-

Program pelatihan

-

Penempatan

-

Data perusahaan

-

Sign in admin

Tab menu Kejuruan akan menampilkan 10 jenis kejuruan. Masing-masing dari Kejuruan akan menampilkan paket-paket program pelatihan. Tiap paket program pelatihan akan menampilkan deskripsi singkat program pelatihan dan foto-foto pelatihan.



Program pelatihan akan menampilkan kejuruan – sub kejuruan – tahun pelatihan dan tahap pelatihan dimana hasil akhirnya adalah unit-unit kompetensi dan daftar nama instruktur pengajarnya serta akan menampilkan daftar nominatif peserta pelatihan.



Data penempatan prosedurnya hampir sama dengan program pelatihan, hanya saja untuk data

penempatan

mencantumkan

tampilan

nama

perusahaan

dan

prosentase

penempatan per paket pelatihan 

Tab menu perusahaan akan menampilkan daftar perusahaan yang menjadi mitra kerja jejaring BBPLK CEVEST Bekasi



Sign in admin akan menampilkan login password ke menu input data yang hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki otoritas



Admin akan memasukkan data terkait dengan data nominative peserta pelatihan dan data penempatan.

Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



13 November 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan kegiatan penyelesaian tugas Project Improvement Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Senin, 16 November 2015 Pukul Tempat Agenda

: 15.00 WIB s.d selesai : Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi : Rapat Teknis Pemantauan Progress Pembuatan Sistem Aplikasi


Kasi Pemberdayaan


Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN






:


Waktu

:

15.00 WIB – 15.30 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:


Peserta Rapat

:

1. Bpk. Adenin,ST



9.








6. Ibu. Kristina, S.Sos 7. Ibu. Ersa Salfini Multipratiwi, S.Psi Agenda Rapat

:

Rapat Teknis Pemantauan Progress Pembuatan Sistem Aplikasi Informasi Hasil Rapat

:

1. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan koordinasi dan pemantauan terkait progress pembuatan sistem aplikasi informasi. 2. Project Leader mendapatkan laporan progress dari Ketua Tim Teknis yang juga Ketua Jurusan TIK bahwa sampai dengan saat ini progress pembuatan mencapai 28% ditunjukkan dengan sudah selesainya frame sistem aplikasi informasi dengan tab menu profil kejuruan dan program pelatihan. 3. Input data akan dilakukan setelah frame sistem aplikasi informasi selesai dibuat. Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



20 November 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan kegiatan penyelesaian tugas Project Improvement Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Senin, 24 November 2015 Pukul : 15.00 WIB s.d selesai Tempat : Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi Agenda

: Rapat Teknis Pemantauan Progress Pembuatan Sistem Aplikasi


Kasi Pemberdayaan


Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN






:


Waktu

:

15.00 WIB – 15.30 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:


Peserta Rapat

:

1. Bpk. Adenin,ST



9.









:

Rapat Teknis Pemantauan Progress Pembuatan Sistem Aplikasi Informasi Hasil Rapat

:

1. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan koordinasi dan pemantauan terkait progress pembuatan sistem aplikasi informasi. 2. Project Leader mendapatkan laporan progress dari Ketua Tim Teknis yang juga Ketua Jurusan TIK bahwa sampai dengan saat ini progress pembuatan mencapai 71% ditunjukkan dengan sudah selesainya frame sistem aplikasi informasi dengan tab menu profil kejuruan, program pelatihan, daftar nominatif peserta, data kelulusan dan data perusahaan jejaring Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



30 November 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan kegiatan penyelesaian tugas Project Improvement Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Selasa, 01 Desember 2015 Pukul Tempat Agenda

: 15.00 WIB s.d selesai : Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi : Rapat Teknis Pemantauan Progress Pembuatan Sistem Aplikasi serta Konsolidasi Teknis Penginputan Data


Kasi Pemberdayaan


Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN






:

Selasa, 01 Desember 2015

Waktu

:

15.00 WIB – 15.30 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:


Peserta Rapat

:

1. Bpk. Adenin,ST



9.









:

Rapat Teknis Pemantauan Progress Pembuatan Sistem Aplikasi Informasi serta Konsolidasi Teknis Penginputan Data Hasil Rapat

:

1. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan koordinasi dan pemantauan terkait progress pembuatan sistem aplikasi informasi serta Konsolidasi Teknis Penginputan Data 2. Project Leader mendapatkan laporan progress dari Ketua Tim Teknis yang juga Ketua Jurusan TIK bahwa sampai dengan saat ini progress pembuatan mencapai 85% ditunjukkan dengan sudah selesainya frame sistem aplikasi informasi dengan tab menu profil kejuruan, program pelatihan, daftar nominatif peserta, data kelulusan, data perusahaan jejaring dan data penempatan. 3. Project Leader mengingatkan kepada semua tim pelaksana Proyek Perubahan untuk segera mengejar ketertinggalan penyelesaian Proyek Perubahan yang tidak sesuai dengan target waktu yang diakibatkan bersamaan dengan penyelesaian tugas masing-masing anggota tim.

4. Project Leader mengingatkan kembali perihal time frame yang sudah disepakati dan disarankan kepada anggota tim pelaksana untuk dapat mensiasati pembagian waktu yang ada untuk penyelesaian Proyek Perubahan dan penyelesaian tugas masing-masing.

Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



04 Desember 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan penyelesaian tugas Project Improvement pemasaran dan penyelenggaraan pelatihan dalam rangka keikutsertaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd (Kepala Seksi Pemberdayaan) pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII yang merupakan sarana meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk melaksanakan tugas dan jabatan struktural Eselon IV dengan ini kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Senin, 07 Desember 2015 Pukul : 15.00 WIB s.d selesai Tempat

: Kios 3 in 1 BBPLK CEVEST Bekasi

Agenda

: Rapat Koordinasi dan Konsolidasi Perihal Validasi Sistem Aplikasi Informasi


Kabid Penyelenggara dan Pemberdayaan

DR. Fitroh Hanrahmawan, SE, M.Pd NIP 19660130 198603 1 002

Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN

1. Kepala Bidang Penyelenggara dan Pemberdayaan 2. Kepala Seksi Penyelenggaraan 3. Koordinator Kelompok Instruktur (KKI) 4. Instruktur Kejuruan TIK 5. Staf Seksi Pemberdayaan 6. Staf Seksi Penyelenggaraan

/ BBPLK-Bekasi / XII / 2015




:

Senin, 07 Desember 2015

Waktu

:

15.00 WIB – 16.00 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:

Kabid Penyelenggara dan Pemberdayaan

Peserta Rapat

:


9.

2. Kasi Penyelenggaraan




4. Kajur TIK

12. Bpk. Wahid Sholihul Amal, SHI








16. Boy Valdi, SHI

Agenda Rapat

Bpk. Destra Ricko, SS

:

Rapat Koordinasi dan Konsolidasi Perihal Validasi Sistem Aplikasi Informasi Hasil Rapat

:

1. Pembukaan rapat dilakukan oleh Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan dilanjutkan dengan pemaparan agenda rapat hari ini. 2. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan pemaparan progress kegiatan Proyek Perubahan.

3. Penginputan data per tanggal 6 Desember 2015 dilaporkan tim sebagai berikut : Data Kejuruan dan Sub kejuruan dan frofil jurusan sudah 100%

4.

-

Data Paket Pelatihan karena terlalu banyak data yang harus diinput maka sampling saja

-

Data Instruktur sudah 100%

-

Data Nominatif peserta 2014 dan 2015 sudah 100%

-

Data Perusahaan 100%

-

Data Unit Kompetensi 100%

-

Data penempatan 2015 sudah 100%

Untuk validasi hasil transaksi di Menu Enduser sudah 100 selesai tanpa ada error di tampilan di layar dan perbandingan data input dan output data sudah sesuai berikut data data tampilan : - Tampilan nominatif peserta, unit kompetensi dan instruktur - Tampilan Detail paket pelatihan dan foto kegiatan - Tampilan data penempatan dan prosentasi penempatan - Tampilan data perusahaan. Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



07 Desember 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan penyelesaian tugas Project Improvement pemasaran dan penyelenggaraan pelatihan dalam rangka keikutsertaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd (Kepala Seksi Pemberdayaan) pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII yang merupakan sarana meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk melaksanakan tugas dan jabatan struktural Eselon IV dengan ini kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal : Rabu, 09 Desember 2015 Pukul : 14.00 WIB s.d selesai Tempat Agenda

: Ruang Cendrawasih BBPLK CEVEST Bekasi : Pengesahan & Sosialiasi Sistem Aplikasi Data Base PBK di BBPLK Cevest Bekasi


Kepala,


Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN






:

Rabu, 09 Desember 2015

Waktu

:

14.00 WIB – 16.30 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:

Kepala BBPLK Bekasi

Peserta Rapat

:

1. Kepala BBPLK Bekasi


2. Kepala Bagian Tata Usaha dan Keuangan




Pemberdayaan


4. Kabid Program dan Evaluasi




6. Kasi Evaluasi 7. Kasi Penyelenggaraan 8. Koordinator Kelompok Instruktur (KKI) 9. Kajur TIK 10. Kajur Manufaktur 11. Kajur Bangunan 12. Kajur Listrik 13. Kajur Las dan Fabrikasi 14. Kajur Otomotif

Agenda Rapat

:

Pengesahan & Sosialiasi Sistem Aplikasi Data Base PBK di BBPLK Cevest Bekasi Hasil Rapat

:

1. Pembukaan rapat dilakukan oleh Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan dilanjutkan dengan pemaparan agenda rapat hari ini. 2. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan pemaparan hasil pembuatan kegiatan Proyek Perubahan tentang Sistem Aplikasi Data Base PBK di BBPLK Cevest Bekasi 3. Bapak Kepala Balai dalam arahannya menyambut gembira hasil Sistem Aplikasi yang sudah jadi dan diharapkan sudah bisa di manfaat untuk tahun 2016 dan diharapkan pula bisa di share ke seluruh UPTP dan UPTD seluruh Indonesia. 4. Selanjutnya Bapak Kepala Balai berkenan untuk menandatangani Pengesahan Sistem Aplikasi Data Base PBK di BBPLK Cevest Bekasi yang disaksikan oleh seluruh undangan rapat. 5. Masukan dari KKI untuk mempermudah penggunaan system aplikasi ini alangkah baiknya untuk dibuat petunjuk pemakaian system ini. Kalau memungkin jangan berbentuk buku tapi lebih baik berupa video tutorial sehingga sangat mudah bagi operator untuk menggunakannya. 6. Masukan di setujui dan akan dilaksanakan pada rapat pembuatan SOP mendatang. Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan



11 November 2015

Nomor

: Und.



: Undangan


Sehubungan dengan penyelesaian tugas Project Improvement pemasaran dan penyelenggaraan pelatihan dalam rangka keikutsertaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd (Kepala Seksi Pemberdayaan) pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVIII yang merupakan sarana meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk melaksanakan tugas dan jabatan struktural Eselon IV dengan ini kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu pada : Hari/Tanggal Pukul Tempat Agenda

: : : :

Senin, 14 Desember 2015 10.00 WIB s.d selesai Ruang Cendrawasih BBPLK CEVEST Bekasi Pembuatan SOP/Video Tutorial Sistem Aplikasi Data Base PBK di BBPLK Cevest Bekasi


Kepala,


Lampiran Nomor

: Und.

DAFTAR UNDANGAN






:

Senin, 14 Desember 2015

Waktu

:

10.00 WIB – 12.00 WIB

Tempat

:


Pimpinan Rapat

:

Kepala BBPLK Bekasi

Peserta Rapat

:

1. Kepala BBPLK Bekasi

7.

Bpk. Destra Ricko, SS


8.

Ibu. Ersa Salfini Multipratiwi, S.Psi

9.

Ibu. Kristina, S.Sos

Pemberdayaan 3. Kabid Program dan Evaluasi






6. Bpk. Adenin ST

Agenda Rapat

:

Pembuatan SOP/Video Tutorial Sistem Aplikasi Data Base PBK di BBPLK Cevest Bekasi Hasil Rapat

:

1. Pembukaan rapat dilakukan oleh Kabid Penyelenggaraan dan Pemberdayaan dilanjutkan dengan pemaparan agenda rapat hari ini. 2. Kepala Seksi Pemberdayaan Bpk. R. Adam Azis, S.Pd selaku team leader Proyek Perubahan melakukan pemaparan hasil rapat sebelumnya terkait perubahan pembuatan SOP dengan Buku Saku menjadi Video Tutorial untuk mempermudah bagi operator pengguna, 3. Masukan dari tim IT dan disepakati forum adalah sebagai berikut : -

Pembuatan Video menggunakan Software Movie Maker Versi 7.0

-

Pembuatan gambar tampilan awal menggunakan Software PhotoShop Versi 6.0

-

Perekaman menggunakan Software BBFlashback Versi 4.1.7

4. Urutan Tutorial -

Kejuruan

-

Program / Paket Pelatihan

-

Instruktur

-

Data Unit Kompetensi

-

Perusahaan

-

Registrasi Gambar Paket Pelatihan

-

Setting Unit Kompetensi dan Instruktur

-

Registrasi Peserta Pelatihan

-

Penempatan Peserta Pelatihan

5. Pembuatan Video Tutorial dibuat dalam 2 hari Demikian hasil pertemuan agar dapat menjadi perhatian dan dapat ditindaklanjuti. Notulis, Seksi Pemberdayaan

FOTO DOKUENTASI PENGUMPULAN DATA/BAHAN/INFORMASI

RAPAT KOORDINASI

RAPAT KOORDINASI

PROSES PENGUMPULAN DATA

PROSES PENGUMPULAN DATA

FOTO DOKUENTASI INPUT DATA

RAPAT PERSIAPAN PENGINPUTAN DATA

RAPAT PERSIAPAN PENGINPUTAN DATA

PROSES INPUT DATA

PROSES INPUT DATA

FOTO DOKUENTASI PEMBUATAN SISTEM APLIKASI

RAPAT KOOORDINASI PEMBUATAN SISTEM APLIKASI

PEMBUATAN RANCANGAN SISTEM APLIKASI

PROSES PEMBUATAN SISTEM APLIKASI

PEMANTAUAN PROGRES PEMBUATAN SISTEM APLIKASI

FOTO DOKUENTASI

Rapat Pembentukan Team Efektif




FOTO DOKUENTASI RAPAT PEMBENTUKAN TEAM EFEKTIF

FOTO DOKUMENTASI VALIDASI APLIKASI

PERSIAPAN VALIDASI

PROSES VALIDASI

PROSES VALIDASI

PROSES VALIDASI

FOTO DOKUMENTASI VERIFIKASI DATA

RAPAT KOORDINASI VERIFIKASI DATA

PROSES VERIFIKASI DATA

VERIFIKASI DATA KE KEJURUAN-KEJURUAN

VERIFIKASI DATA KE KEJURUAN-KEJURUAN

FOTO DOKUMENTASI SOSIALISASI

BIMBINGAN SOSIALIASI DENGAN MENTOR

SOSIALIASI SISTEM APLIKASI



FOTO DOKUENTASI PENGESAHAN

BIMINGAN PENGESAHAN DENGAN KEPALA BALAI

PENANDATANGANAN LEMBAR PENGESAHAN

PENANDATANGANAN LEMBAR PENGESAHAN

TAMPILAN MENU LOGIN DAN TAMPILAN MENU ADMIN / END USER

TAMPILAN HALAMAN LOGIN

TAMPILAN HALAMAN DEPAN 1 END USER



TAMPILAN MENU KEJURUAN END USER

TAMPILAN FORM PROGRAM PELATIHAN END USER

TAMPILAN FORM PENEMPATAN END USER

TAMPILAN DATA PERUSAHAAN END USER

TAMPILAN UTAMA ADMIN

TAMPILAN MENU MASTER DATA ADMIN

TAMPILAN MENU REGRISTRASI ADMIN

INPUT DATA MENU ADMIN

INPUT KEJURUAN DAN SUB KEJURUAN

INPUT DESKRIPSI PAKET PELATIHAN

INPUT DATA DAN FOTO INSTRUKTUR

INPUT DATA UNIT KOMPETENSI PROGRAM PELATIHAN

INPUT DATA PERUSAHAAN

INPUT GAMBAR KEGIATAN PELATIHANI

INPUT DATA PROGRAM PELATIHAN

INPUT DATA UNIT KOMPETENSI

INPUT DATA PESERTA PELATIHAN

INPUT DATA PROGRAM PELATIHAN

TAMPILAN MENU END USERS

TAMPILAN NOMINATIF PESERTA, UNIT KOMPETENSI DAN INSTRUKTUR

TAMPILAN DETAIL PAKET PELATIHAN DAN FOTO KEGIATAN

TAMPILAN DATA PENEMPATAN

TAMPILAN DATA PROSENTASE PENEMPATAN

TAMPILAN DATA PERUSAHAAN

SISTEM APLIKASI INFORMASI DATA BASE PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI DI BBPLK CEVEST BEKASI

Recommend Documents