SIM
Topik Pembahasan: Pemahaman Teknologi Informasi dan Sistem Informasi
oleh: Prof. Dr. Ir. Kudang B. Seminar, MSc. Prof.Dr.Ir. Bambang Pramudya, MEng Dr. Ir. M. Solahudin, MS Dr.Ir. Liyantono, MS
DEPARTEMEN TEKNIK PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
1
Terminologi, Motivasi, dan Utilisasi Teknologi Informasi Teknologi Informasi (TI) teknologi elektronik untuk pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data serta penyajian dan penyebaran informasi (Gunton 1993). Tulang punggung TI adalah (1) teknologi komputer dan (2) teknologi telekomunikasi.
Gambar 1. Rantai produksi informasi memerlukan dukungan TI. Data dapat berasal dari lokasi yang dekat maupun jauh dalam berbagai media/bentuk (multimedia) berupa: teks, gambar (citra), suara (audio), video, dan grafik untuk diolah menjadi informasi (lihat Gambar 1). Selanjutnya informasi juga perlu disebarkan dan ditampilkan pada berbagai lokasi yang mungkin berjauhan. Rantai produksi informasi ini perlu seyogyanya berjalan dalam waktu yang cepat (real time) agar dapat segera dimanfaatkan oleh pengguna. Dalam hal ini dukungan TI mutlak diperlukan. Dengan dukungan TI, pergerakan fisik (pergerakan orang, kendaraan, & barang) perlu diminimisasi dan digantikan dengan pergerakan data elektronik. Hal ini melahirkan pardigma baru dalam interaksi manusia, yaitu mengarah kepada EDI (Electronic Data Interchange). Transaksi perbankan yang tadinya perlu pergerakan orang dan pergerakan barang berupa uang, dapat digantikan dengan pergerakan data elektronik melalui fasilitas e-banking (electronic banking). Demikian juga transaksi perbelanjaan (shopping) telah digantikan dengan fasilitas eshopping (electronic shopping). Pertemuan (meeting) yang tadinya memerlukan pergerakan telah diganti dengan e-meeting (electronic meeting) dengan melalui teleconference, computer conference, video conference. Dan masih banyak contoh lain untuk e-business yang lain yang mengadopsi paradigma baru ini. Beberapa enterprise telah terbukti dapat meningkatkan daya saingnya (competitive power) dengan memanfaatkan paradigma EDI dengan dukungan TI.
Komputer adalah mesin yang dapat menerima, menterjemahkan, dan mengeksekusi sederetan instruksi-instruksi (program) untuk menerima dan mengolah data guna menghasilkan suatu informasi yang diperlukan. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan langsung oleh manusia
2
maupun mesin (komputer dan peralatan lain seperti telepon, fax, printer) atau diumpankan untuk mengontrol mesin seperti mesin pemananas, mesin bubut, mesin bor, peralatan isyarat bahaya (alarm). Komputer terdiri dari 3 komponen utama: (1) unit pengolah pusat (CPU/Central Processing Unit), (2) unit input-output (I/O), dan (3) unit memori (Gunton 1993). Sistem komputer adalah interkoneksi terpadu dan kooperatif dari komponen-komponen yang mencakup (1) piranti keras (hardware) yang dapat menangkap, mengolah, menyimpan, mengirim, dan menyajikan data dan informasi, (2) piranti lunak (software) yang mengontrol dan mengelola piranti lunak, dan (3) data yang tersimpan dalam memori (Gunton 1993). Piranti keras itu tidak lain adalah komputer.
Sistem Komputer = Komputer (hardware) + Software + Data
Walaupun komputer dapat digunakan untuk pengolahan dan penyimpanan data, namun perlu dukungan teknologi telekomunikasi untuk komunikasi data & informasi dari satu tempat ke tempat lain. Telekomunikasi adalah pengiriman informasi (teks, gambar, suara, video) jarak jauh dari satu tempat ke tempat lain. Telekomunikasi menyediakan sarana transmisi distribusi data & informasi melalui media kabel (misalnya serat optik (fiber optic), kabel koaksial (coaxial cable)) maupun yang non-kabel (wireless) seperti satelit, gelombang radio, gelombang cahaya, gelombang ultrasonik. Beberapa komputer yang perlu berkomunikasi perlu dihubungkan dengan jaringan telekomunikasi sehingga membentuk jaringan kerja komputer (computer network) seperti Internet yang merupakan jaringan komputer terbesar di dunia saat ini yang menghubungan banyak negara. Jaringan komputer dapat mencakup area yang luas (antar negara, antar kota atau propinsi), dan ini masuk dalam kategori WAN (Wide Area Network). Sedangkan jaringan yang mencakup area yang tidak luas (antar gedung, antar ruang) masuk dalam kategori LAN (Local Area Network). Saat ini trend business telah mengarah kepada bentuk internetworked enterprise, yaitu aliansi enterprise yang mendayagunakan jaringan komputer yang memungkinkan pertukaran informasi yang akurat, cepat dan aman untuk mengembangkan skala bisnis dan daya saingnya dengan koordinasi dan kooperasi yang lebih baik.
Sistem Informasi (SI) Sistem informasi (SI) merupakan interaksi terpadu antar komponen (sumberdaya) manusia (brainware), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), perangkat jaringan (netware) dan data (dataware) yang didisain untuk mendukung aktivitas mulai dari pengumpulan data (data collecting), pengolahan data (data processing), penyimpanan data (data storing), penyebaran informasi (dissemination of information), serta kontrol terhadap keseluruhan aktivitas tersebut (overall performance control). Definisi dapat direpresentasikan dalam suatu model umum SI seperti pada Gambar 2.
3
E DA R A TA W W IN AR A Performance R E B
Control System
S O Data F T W A R E
Process
Data Store
H A R Info D W A R E
NETWARE Gambar 2. Model umum Sistem Informasi (O’Brien 1999). Model SI pada Gambar 2 tersebut juga memberikan cara pandang yang utuh tentang sistem informasi, dimana keberadaan dan fungsi kelima komponen sistem bersifat mutlak untuk mendukung keberjalanan kesuluruhan aktivitas sistem informasi. Cara pandang yang hanya mengutamakan hanya sebagian dari kelima komponen sistem tersebut, merupakan cara pandang yang tidak utuh (parsial) terhadap suatu sistem informasi. Terlebih penting lagi bahwa model tersebut memandang sistem informasi sebagai produsen atau industri informasi (information industry), yang perlu menjamin kualitas dan ketersediaan informasi sebagai produk yang harus sesuai kebutuhan, sampai dengan tepat waktu, dan aman bagi konsumen yang membutuhkannya. Hal ini berkaitan erat dengan konsep IRM (Information Resource Management) yang memandang data dan informasi sebagai suatu sumberdaya yang vital dari suatu organisasi (enterprise) yang harus dikelola seperti layaknya sunberdaya yang lain seperti peralatan, bahan baku pabrik, dan sumber daya manusia. Perlu dipahami bahwa Sistem Informasi (SI) adalah industri informasi yang mengolah data (bahan mentah) menjadi informasi. Kualitas produk berupa informasi menjadi ukuran akan keberhasilan dari sustu industri informasi. Jika kualitas informasinya prima, berarti industri atau sistem informasinya prima.
Komponen Sistem Informasi a. Manusia (Brainware)
4
Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (system information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi. b. Perangkat Keras (Hardware) Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-Based Information System). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS. c. Perangkat Lunak (Software Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (Operating System Software). d. Jaringan (Netware) Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. e. Data (Dataware) Sumberdaya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia. Aktivitas Sistem Informasi a. Pengumpulan Data (Data Collecting) Aktivitas ini meliputi pengumpulan data dari berbagai sumber yang diperlukan, strukturisasi dan kodifikasi data, hingga entri (pemasukan) data. Pemasukan data dapat dilakukan secara manual (melalui keyboard, scanner, digitizer, stylus pen) atau non-manual, misalnya melalui pesawat tilpun atau fax, camera, sensor ukur yang dihubungkan langsung (interfaced) ke sistem komputer. Pemilihan alat untuk data entry ini sangat bervariasi tergantung dari jenis, bentuk, volume, serta lokasi data yang akan dimasukkan ke sistem komputer. Prinsipnya adalah bagaimana agar dalam entri data ini kelambatan dan kesalahan manusia (human's errori) dapat diminimalisasi. Jika potensi kesalahan yang terjadi masih besar, maka berlaku kondisi GIGO (Garbage in Garbage Out), artinya data masuk yang salah adalah "sampah" sehingga produk informasinyapun akan setara dengan "sampah".
5
Data dalam berbagai bentuk: teks, citra (image), suara (audio), video dari berbagai sumber (Gambar 2) harus dapat ditangani oleh suatu sistem informasi yang memerlukannya. b. Pengolahan Data (Data Processing) Aktivitas ini meliputi komputasi & analisis (matematik, staistik numerik, ataupun logik), komparasi data, pengurutan data (data sorting), konversi data, meringkas data (data summarizing), klasifikasi & organisasi data, validasi & verifikasi data, pembaharuan dan penghapusan data, serta pelacakan data (data search). c. Penyimpanan Data (Data Storing) Aktivitas ini mencakup pengorganisasian (strukturisasi, kodifikasi, indeksasi) dan penyimpanan data dalam media penyimpanan komputer sehingga dapat dengan mudah dan cepat untuk diakses bagi kepentingan aktivitas keseluruhan sistem informasi. d. Penyebaran informasi (Information Dissemination) Aktivitas ini dimulai dari produksi informasi, penyajian informasi, pembuatan laporan (report production), pencetakan informasi, klasifikasi informasi, serta penyampaiannya ke pengguna atau yang memerlukannya. d. Kontrol Terhadap Sistem Aktivitas ini meliputi auditing (evaluasi dan pemantauan terhadap komponen, aktivitas, dan kinerja sistem informasi), pengamanan (security) sistem, pengaturan pemakaian sistem, pemantauan kesesuaian informasi dengan kebutuhan pengguna, pengaturan hak dan wewenang, pengorganisasian dan peningkatan kemampuan tim pengelola, serta pelaksanaan sistem reward & penalty. Peran SI dan TI bagi Individu dan Organisasi Teknologi informasi dewasa ini merupakan kebutuhan vital manusia untuk berinteraksi dengan sesamanya. Kemajuan yang agresif dari teknologi informasi dan komunikasi saat ini telah memungkinkan manusia untuk melakukan proses komunikasi informasi secara lebih cepat dan akurat dalam menghadapi globalisasi. Sistem informasi juga memiliki peran yang penting dalam perusahaan yang memiliki operasi bisnis global, antara lain: Mendukung proses dan operasi bisnis Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Teknologi web dan multimedia yang merupakan bagian dari teknologi kinformasi dan omunikasi visual sangat efektif dan efisien menjelaskan secara kongkrit dan alami apa yang belum pernah dilihat dan didengar oleh pengguna informasi. Dengan memanfaatkan teknologi komunikasi visual tersebut, kita mampu mengurangi permasalahan dalam berkomunikasi dan penyampaian informasi.
6
Perkembangan teknologi web dan multimedia di Indonesia merambah dengan pesat ke berbagai bidang dan banyak merubah kebiasaan bahkan paradigm hidup kita dalam berinterkasi, berpromosi, berkolaborasi, berorganisasi, dan berekreasi. Banyaknya teknologi pendukung situs komunitas seperti Yahoo Mesenger (YM), Flickr, Facebook telah membuka peluang baru bagi generasi ke depan menyongsong interaksi komunitas global tanpa batas ruang dan waktu. Jika kita dapat memanfaatkan teknologi tersebut dengan cerdas dan bijak, berbagai kemanfaatan individu maupun kolektif akan lebih terbuka untuk dimanfaatkan, dipertukarkan, dan dipropagandakan di alam semesta ini.
Gambar 3. Teknologi informasi memungkinkan interaksi si global tnpa batas ruang dan waktu. Dari sisi lingkungan sosio-teknologi (Gambar 4), SI adalah salah satu faktor kritis yang mempengaruhi kinerja proses bisnis dari suatu enterprise (organisasi). Persaingan yang sangat kompetitif di era global saat ini menuntut kinerja prima yang kompetitif, sehingga suka atau tidak suka, cepat atau lambat, SI akan mempengaruhi setiap organisasi dalam memenangkan kompetisi yang terus menajam. Bahkan SI menjadi bagian dari solusi untuk mencapai keuntungan strategis (strategic advantage) suatu enterprise/organisasi.
Gambar 4. Sistem Informasi dalam sebuah Lingkungan Sosio-teknologi (O’Brien 2007)
7
Mengutip pendapat Michael Hammer & James Champy tentang peran TI/SI bagi organisasi: “company that cannot change the way it thinks about Information Technology cannot reengineer”, menunjukkan betapa vitalnya peran TI dalam melakukan transformasi proses bisnis menuju keunggulan kompetitif. Namun demikian peran TI ini tidak datang dengan sendirinya, melainkan harus melalui suatu proses rekayasa (engineering) atau rekayasa ulang (reengineering) yang beorientasi pada rasionalisme dan utilisasi TI (Gambar 5). High
Rationalism
Reengineering
Current Condition
Automation (Computerization)
BPR
Low
IT Utilization
High
Gambar 5. Dimensi re-engineering. Falsafah mendasar dari pendayagunaan TI bagi enterprise seyogyanya berpijak pada esensi dan fungsi dari teknologi: “Technology is the technical means people use to improve their surroundings. It is also knowledge of using tools and machines to do tasks efficiently. “(www.bergen.org/technology/defin.html). Jadi teknologi terkait erat dengan teknik/rekayasa (engineering). Mengacu pada Encyclopedia Britannica (1974), engineering berasal dari kata ingenerare yang artinya menciptakan (to create); sedangkan definisi umum engineering adalah: “professional art of applying science to the optimum conversion of the resources of nature to the benefit of man “ Hasil dari re-engineering adalah suatu pembaharuan proses binis yang mendayagunakan TI secara rasional yang memungkinkan enterprise/organisasi untuk berkembang tidak saja secara kuantitatif (physical) namun juga secara kualitatif (values). Nilai (values) mencakup antara lain kemudahan, kecepatan, keakurasian, kecerdasan, efisiensi, produktivitas, dan efektivitas. Hal ini sesuai dengan salah satu moto TI: “Not the big defeats the small, but the fast defeats the slow” (bukan yang besar mengalahkan yang kecil, namun yang cepat mengalahkan yang lambat). Apa Yang Perlu Diketahui Pengelola Sistem Informasi? Sebagai pengelola sistem informasi maka ada beberapa aspek yang perlu diketahui agar sistem informasi dapat dibangun, dikelola, dan dikembangkan untuk mendukung "proses bisnis"
8
dari suatu organisasi dengan efektivitas dan efisiensi yang baik. Aspek penting yang harus diketahui tersebut disajikan pada Gambar 3. Aspek yang paling mendasar adalah pemahaman tentang Konsep Dasar SI (Sistem Informasi) yang mencakup pemahaman tentang falsafah tentang sistem, komponen dan aktivitas sistem informasi seperti dijelaskan dalam Model Sistem Informasi pada Gambar 1 & 2, serta bagaimana sistem tersebut dapat mendukung suatu proses bisnis dalam organisasi (visi, misi, dan tujuan). Aspek berikutnya adalah pemahaman tentang berbagai teknologi untuk mendukung sistem informasi dan alternatifnya yang mencakup teknologi perangkat keras, perangkat lunak, teknologi jaringan, teknologi database. Perkembangan dan trend perkembangan teknologi informasi juga perlu mendapatkan perhatian. Aspek ketiga adalah pemahaman tentang aplikasi sistem informasi, yaitu tentang terapanterapan sistem informasi misalkan untuk aplikasi accounting, general ledge, aplikasi perbankan, aplikasi perkantoran, aplikasi kedokteran dan farmasi, aplikasi asuransi, aplikasi ekspor-impor, aplikasi pertanian yang mendukung kegiatan operasional maupun managerial suatu organisasi. Berdasarkan terapannya, sistem informasi dibagi dua kategori (1) Sistem Informasi Operasional dan (2) Sistem Informasi Managemen (lihat Gambar 6). Aplikasi SI terkait dengan kategori SI tersebut.
Manajemen SI Pengembangan SI Aplikasi SI Teknologi SI Konsep dasar SI (Sistem Informasi) Gambar 6. Aspek Sistem Informasi (O’Brian, 1999). Aspek keempat adalah pemahaman tentang pengembangan sistem informasi yang meliputi metodologi dan alat bantu (methods and tools) untuk pengembangan suatu sistem informasi. Salah satu metoda yang paling umum adalah pendekatan SDLC (System Development Life Cycle). Aspek terakhir yang perlu dipahami adalah pengelolaan atau manajemen sistem informasi yang telah dikembangkan atau dibangun yang meliputi pengamanan, pemantauan, auditing, dan perawatan sistem informasi yang senantiasa memenuhi kebutuhan dan perkembangan teknologi yang senantiasa berubah.
