KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
Manual Pengguna SIM DIKLAT TERPADU
SIM DIKLAT Terpadu SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TERPADU
Riwayat Dokumen Nomor Revisi 1 2
3
Tanggal Revisi
Ringkasan Perubahan
26 Juni 2014 11 Juli 2014
- Penyusunan awal. Penambahan materi: - Pemanfaatan simdiklat pada PKB, PPCKS, PPKSPS, PPKPPD Penambahan Fungsi SIMDIKLAT Terpadu - Export, import data - Upload data - Backup Restore data
16 November 2014
Disahkan Oleh
Perubahan Konsep bussiness process aplikasi - Perubahan alur koneksi terhadap database - Perubahan alur pengumpulan data - Perubahan proses pembuatan kelas pada Dashboard SIMDIKLAT.
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|2
Daftar Isi RIWAYAT DOKUMEN ....................................................................................................................................... 2 DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... 3 1.
DESKRIPSI APLIKASI........................................................................................................................................ 5 1.1. Fitur Aplikasi ................................................................................................................................... 7 1.2. Koneksi Data ................................................................................................................................... 8 1.2.1. Kebutuhan Koneksi Internet dan Offline Process ....................................................................................... 8 1.2.2. Pengumpulan Data ..................................................................................................................................... 8 1.2.2.1. Backup Restore ................................................................................................................................ 8 1.2.2.2. Upload Ke Server Dashboard ......................................................................................................... 11
2.
PROSES PEMBUATAN KELAS DAN PLOT PESERTA PADA DASHBOARD SIMDIKLAT ................................................... 12 2.1. Unduh Peserta dari SIAP PADAMU ............................................................................................... 14 2.2. Buat kelas dan Operator ............................................................................................................... 15 2.2.1. 2.2.2.
2.3. 2.3.1. 2.3.2.
3.
Buat Kelas ................................................................................................................................................. 15 Buat Operator .......................................................................................................................................... 17
Plot Peserta dan Operator ............................................................................................................ 18 Plot Peserta .............................................................................................................................................. 18 Plot Operator ........................................................................................................................................... 19
2.4. Pelaporan pada Dashboard SIMDIKLAT ........................................................................................ 20 PROSES SIM DIKLAT .................................................................................................................................. 21 3.1. Instalasi ......................................................................................................................................... 21 3.1.1. 3.1.2.
3.2.
Koneksi secara Lokal ................................................................................................................................ 22 Update...................................................................................................................................................... 23
Setting Master Data ...................................................................................................................... 23
3.2.1. Setting Instansi ......................................................................................................................................... 24 3.2.2. Data Pejabat ............................................................................................................................................. 26 3.2.3. Setting Jenis Diklat ................................................................................................................................... 27 3.2.4. Struktur Program Diklat ........................................................................................................................... 29 3.2.5. Setting Dokumen Registrasi ..................................................................................................................... 30 3.2.6. Setting Kelas Diklat ................................................................................................................................... 31 3.2.6.1. Import Peserta ............................................................................................................................... 32 3.2.6.2. Pengaturan Data Deskripsi Kelas Diklat ......................................................................................... 34 3.2.6.3. Pengaturan Data Pejabat ............................................................................................................... 36 3.2.6.4. Administrasi Keuangan .................................................................................................................. 37 3.2.6.5. Administrasi Berkas ....................................................................................................................... 38 3.2.6.6. Database Tools .............................................................................................................................. 39 3.2.6.6.1. Upload Data Kelas ke Server Pusat ............................................................................................ 40 3.2.6.6.2. Backup dan Restore Data Kelas ................................................................................................. 41 3.2.7. Data Kelas dan Peserta ............................................................................................................................. 43 3.2.8. Narasumber dan Panitita ......................................................................................................................... 44
3.3. 3.4.
Registrasi Peserta ......................................................................................................................... 46 Laporan ......................................................................................................................................... 48
3.4.1. Cetak Presensi Peserta ............................................................................................................................. 48 3.4.2. Cetak Dokumen Pendukung ..................................................................................................................... 49 3.4.2.1. Cetak Verifikasi Data Peserta Diklat............................................................................................... 50 3.4.2.2. Cetak Tanda Terima Sertifikat........................................................................................................ 51 3.4.2.3. Cetak ID Card ................................................................................................................................. 52 3.4.2.4. Cetak Surat Pengembalian ............................................................................................................. 52 3.4.3. Isi Status Kelulusan Peserta ...................................................................................................................... 53 3.4.4. Cetak Sertifikat ......................................................................................................................................... 54 3.4.5. Cetak Surat Keterangan............................................................................................................................ 55 3.4.6. Cetak Laporan ke Dinas ............................................................................................................................ 57 3.4.7. Cetak Album Kenangan ............................................................................................................................ 58 3.4.8. Laporan Diklat .......................................................................................................................................... 60
3.5.
Cetak Dokumen Keuangan ............................................................................................................ 61
3.5.1. Pengaturan Keuangan Peserta ................................................................................................................. 61 3.5.1.1. Setting Keuangan yang Sama untuk Satu Kelas ............................................................................. 61
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|3
3.5.1.2. Setting Keuangan yang Berbeda untuk Setiap Peserta .................................................................. 62 3.5.2. Pencetakan Dokumen Keuangan Peserta ................................................................................................ 63 3.5.3. Pencetakan Keuangan Non Peserta ......................................................................................................... 63
3.6. 3.6.1. 3.6.2.
4.
Evaluasi ......................................................................................................................................... 64 Pengisian Nilai Pre-Post Test .................................................................................................................... 64 Pengisian Evalusi Peserta ......................................................................................................................... 65
PEMANFAATAN SIM DIKLAT TERPADU .......................................................................................................... 66 4.1. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PPKPPD ........................................................................ 66 4.2. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PPCKS ........................................................................... 69 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3.
4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3.
4.4. 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3.
In Service Learning 1 ................................................................................................................................ 69 On The Job Learning ................................................................................................................................. 70 In Service Learning 2 ................................................................................................................................ 70
Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PPKSPS ......................................................................... 71 In Service Learning 1 ................................................................................................................................ 72 On The Job Learning ................................................................................................................................. 73 In Service Learning 2 ................................................................................................................................ 73
Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PKB KS/M ..................................................................... 74 In Service Learning 1 ................................................................................................................................ 76 On The Job Learning ................................................................................................................................. 78 In Service Learning 2 ................................................................................................................................ 78
GLOSSARIUM ................................................................................................................................................. 80
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|4
1. Deskripsi Aplikasi SIM DIKLAT Terpadu singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan Terpadu dengan SIAP PADAMU NEGERI, singkatan dari Sistem Informasi Aplikasi Pendidikan - Pangkalan Data Penjaminan Mutu Pendidikan Negara Kesatuan Republik Indonesia, merupakan Aplikasi Sistem Informasi Skala Nasional sebagai bagian dari Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Nasional yang dikembangkan oleh BPSDMPK PMP Kemdikbud menggunakan platform Sistem Layanan SIAP Online bekerjasama dengan PT. Telkom Indonesia. SIM Diklat awalnya merupakan alat untuk pemenuhan kebutuhan internal PPPPTK BOE Malang dalam menangani proses diklat dari mulai registrasi, perekaman nilai, sampai dengan cetak sertifikat. Beranjak dari pengalaman menangani diklat secara manual, banyak permasalahan yang dihadapi, diantaranya masalah data peserta, yang selalu melakukan pendataan ulang setiap melakukan diklat, sehingga registrasi menjadi kesibukan tersendiri. Belum lagi pada saat proses diklat berlangsung, absensi dan sertifikat serta penilaian menjadi permasalahan besar lain lagi. Pada saat pencetakan sertifikat pun menjadi masalah dikarenakan data yang manual dan banyak versi, sehingga kemungkinan kesalahan penulisan sertifikat menjadi besar. Pada saat diklat selesai dilaksanakan, akan terdapat masalah baru terkait dengan rekam jejak peserta didik, serta pengolahan data diklat, sehingga akan sulit mendeteksi peserta diklat yang dipanggil untuk diklat berbeda lebih dari sekali. Dengan tujuan melakukan efisiensi, peningkatan kualitas layanan dan kemudahan pengelolaan kegiatan dibangunlah sebuah sistem informasi untuk menangani pengolahan data administratif dan kesekretariatan pelaksanaan program diklat. Sehingga, apabila mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 44 tahun 2013 pasal 1 poin (d) melaksanakan pengelolaan sistem informasi kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan, dan poin (e) melaksanakan pengelolaan data dan informasi peningkatan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan, dapat terpenuhi. Beranjak dari keberhasilan penanganan manajemen diklat tersebut, dikembangkanlah SIM DIKLAT Terpadu, guna memenuhi kebutuhan akan sumberdata yang akurat dan terpercaya, yang menggabungkan dengan data SIAP PADAMU NEGERI Merupakan Aplikasi Sistem Informasi Skala Nasional sebagai bagian dari Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Nasional yang dikembangkan oleh BPSDMPK PMP Kemdikbud. Penyelenggaraan peningkatan kompetensi PTK dapat diasumsikan sebagai diklat, dan pengelolaan data dan informasi dapat diasumsikan sebagai sebuah sistem manajemen informasi (information management system). Sehingga berkembanglah pemikiran mengenai sebuah sistem manajemen diklat yang efisien, terstruktur, dan informatif, sehingga dapat memperlancar dalam proses kegiatan diklat secara masif. Dimana tujuan SIM DIKLAT Terpadu adalah untuk membangun sebuah sistem pengelola data administratif dan kesekretariatan pelaksanaan program diklat dengan konsep Single Entry Multiple Output, serta memperhatikan sumber data yang akurat terhadap pelaksanaan program diklat yang juga dapat diterapkan tidak hanya pada PPPPTK BOE Malang saja, namun juga pada PPPTK dan LPMP mulai dari registrasi, pengumpulan nilai, sampai dengan SPJ keuangan. Melalui program yang ada pada ProDEP untuk mendukung pelaksanaan PPKPPD, PPKSPS, PKB dan PPCKS, merupakan momen untuk
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|5
melakukan sinergi integrasi antara SIM DIKLAT Terpadu, SIAP PADAMU NEGERI, dan ProDEP sebagai bagian penting dari proses peningkatan penjaminan mutu pendidikan yang berkelanjutan, dengan PPPPTK, LPMP, dan LPPKS khususnya sebagai pelaksana kegiatan, dan Badan Pemeberdayaan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan dan Penjaminan Mutu Pendidikan secara keseluruhan sebagai pusat layanan transaksi data terintegrasi lainnya untuk memenuhi kebutuhan Dinas Pendidikan, Sekolah hingga Komunitasnya (PTK, Peserta Didik, Alumni, Ortu/Wali dan Masyarakat). SIM DIKLAT Terpadu merupakan pengembangan dari SIM Diklat PPPPTK BOE Malang untuk diintegrasikan dengan SIAP PADAMU NEGERI dan disesuaikan dengan keperluan pengelolaan pendidikan dan pelatihan pada seluruh LPMP dan PPPTK di lingkungan BPSDMPK dan PMP Kemdikbud. Dokumen pengguna ini merupakan pedoman bagi para pengelola data dan informasi diklat dalam memahami prosedur operasional.
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|6
1.1. Fitur Aplikasi Menu yang terdapat pada SIM DIKLAT Terpadu adalah sebagai berikut: Menu Master Data Peserta
Menu Laporan
Menu Keuangan
meliputi :
meliputi :
meliputi :
1. Cetak Presensi Peserta
1. Cetak Dok. Keuangan Peserta
1. Import
Data
Kelas
&
Peserta
2. Cetak Dokumen Pendukung
(Biaya
Perjalanan
2. Data Pejabat/Panitia
3. Isi Status Kelulusan
Peserta,
3. Setting Kelas Diklat
4. Cetak Sertifikat
Pernyataan)
4. Data Kelas dan Peserta
5. Cetak Surat Keterangan
5. Dokumen Registrasi
6. Cetak Laporan ke Dinas
Peserta
6. Setting Instansi
7. Cetak Album Kenangan
Dinas Peserta, SPD, Surat
8. Laporan Diklat
Pernyataan bagi Narasumber,
SPD,
Dinas Surat
2. Cetak Dok Non Keuangan (Biaya
Perjalanan
Panitia)
Menu Registrasi Peserta
Menu Narsum dll
Menu Evaluasi
meliputi:
meliputi:
meliputi:
1. Input data pribadi narasumber
1. Pengisian Hasil pre-post test
2. Input data SPJ narasumber
2. Pengisian Hasil evaluasi peserta
1. Proses
registrasi
awal
peserta 2. Cetak
tandaterima
registrasi dan kelengkapan diklat.
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|7
1.2. Koneksi Data SIM DIKLAT Terpadu merupakan sebuah sistem terintegrasi sebagai aplikasi desktop stand alone, dimana diharapkan pengguna, dapat menyelesaikan pekerjaan panitia kegiatan diklat mulai dari pendataan peserta, registrasi, pengumpulan nilai, penyelesaian administrasi keuangan peserta, sampai dengan pencetakan sertifikat. Berikut ini bagan alur Koneksi Data SIMDIKLAT Terpadu
Dashboard
PADAMU
Koneksi Data SIMDIKLAT Terpadu
Data PTK
START
Pembuatan Kelas Diklat
Panitia (User)
Pengumpulan Data
END
SIMDIKLAT
online
Download Kelas Diklat
Proses Diklat Oleh Panitia
backup/restore
ADMIN SIMDIKLAT
Bagan 1.1 Bagan Koneksi Data SIMDIKLAT Terpadu
1.2.1. Kebutuhan Koneksi Internet dan Offline Process Untuk memenuhi kebutuhan pada lokasi yang memiliki jaringan LAN/internet kurang bagus, secara default database aplikasi SIM DIKLAT Terpadu disertakan dengan aplikasi, yang diinstalasikan pada komputer pengguna. Jaringan internet dibutuhkan hanya untuk berkomunikasi dengan server pusat (Dashboard SIMDIKLAT), yaitu pada saat proses unduh kelas diklat (Import API), dan “Upload ke Server Dashboard”. Dalam proses pelaksanaan diklatnya sendiri tidak membutuhkan koneksi internet.
1.2.2. Pengumpulan Data Diasumsikan dalam proses manajemen diklat itu sendiri adalah dilakukan oleh panitia, dengan menggunakan user panitia, yang didistribusikan oleh user ADMIN SIMDIKLAT, sebagai penanggungjawab operator ProDEP. Maka ada dua jenis pengumpulan data oleh tiap-tiap operator kelas kepada penanggungjawab operator.
1.2.2.1. Backup Restore Backup adalah proses mengeluarkan seluruh data per kelas diklat, dalam bentuk .sql file. Sedangkan Restore adalah proses memasukkan kembali data per kelas yang telah dikeluarkan dalam bentuk .sql file.
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|8
BACKUP a)
Masuk ke menu master data
b) Pilih tab Database Tool (
c)
)
Pilih kelas diklat
d) Pilih tombol e) Bakcup yang dilakukan adalah per kelas yang terpilih, kemudian tampil form informasi
f) Pilih g) Save as file .sql
SIM DIKLAT Terpadu
Halaman|9
h) Seluruh data satu kelas sampai dengan nilai dan absensi, dibackup sesuai dengan waktu tersebut. i) Bila sukses akan munful form konfirmasi
RESTORE a) Pilih tombol b) Pilih file .sql yang telah disimpan
c) Pilih d) Bila berhasil tampil form konfirmasi
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 10
1.2.2.2. Upload Ke Server Dashboard Untuk melakukan proses upload data ini ke server pusat perlu dipastikan terdapat koneksi internet yang stabil. a)
Pilih menu
b) Yang melakukan upload data adalah operator yang bertanggungjawab terhadap kelas.
c) Login menggunakan hanya menggunakan user OPERATOR penjab kelas. d) List kelas yang tampil merupakan plot sesuai OPERATOR.
e) f)
Centang kelas, kemudian pilih tombol Proses upload data kelas yang tercentang
- Apabila sukses maka akan tampil sukses pada kolom status upload (gambar kiri). - Dan di bawah akan tampil “Proses upload selesai” (gambar kanan) g) Dengan demikian data di server pusat adalah sesuai dengan data unggah terakhir oleh operator.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 11
2. Proses Pembuatan Kelas dan Plot Peserta pada Dashboard SIMDIKLAT Dengan skema data SIMDIKLAT yang berjalan secara offline pada saat kegiatan, maka tidak boleh ada duplikasi kelas/id kelas pada pada saat data seluruh satker diupload pada database server pusat. Maka untuk mengantisipasi kemungkinan pembuatan kelas dengan id kelas yang sama, maka pembuatan kelas dilakukan pada Dashboard SIMDIKLAT. Pengambilan data peserta yang telah siap dari SIAP PADAMU NEGERI serta plotting peserta ke kelas yang telah dibuat juga dilakukan di Dashboar SIMDIKLAT ini. Selain itu, Dashboard SIM DIKLAT juga merupakan alat untuk pelaporan yang ditampilkan secara interaktif berupa grafik maupun pifot table, yang dapat dilihat pada alamat http://srv1.pelatihan.kemdikbud.go.id/simdiklat.
Login pada Dashboard SIMDIKLAT dapat sebagai: a.
b.
ADMIN -
Manajemen user operator
-
Manajemen kelas
-
Plot operator terhadap kelas
OPERATOR -
Melihat statistic data yang terunggah
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 12
Halaman awal Dashboard SIMDIKLAT:
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 13
2.1. Unduh Peserta dari SIAP PADAMU Default pengambilan peserta adalah secara online, dimana data telah diintegrasikan dengan SIAP PADAMU NEGERI, dimana proses pengusulan peserta, dan terdaftar untuk mengikuti jenis diklat apa, telah dipersiapkan sebelumnya, berdasarkan rekomendasi Dinas Pendidikan Kab./Kota.
a)
Login sebagai ADMIN
b) Masuk ke menu c)
Pilih tab peserta (
)
d) Pilih e)
Tentukan jenis diklat (
f)
Pilih
) dan Kab./Kota (
)
, maka terlihat proses unduh peserta dari SIAP PADAMU (
)
g) Dan terlihat pula laporan hasil unduh
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 14
h) Dan untuk melihat list peserta yang terunduh dari SIAP PADAMU, pilih tanda melihat detil peserta.
untuk
2.2. Buat kelas dan Operator Agar tidak terjadi duplikasi nama kelas dan operator diantara satker, maka proses pembuatan kelas dan operator dilakukan di Dashboard SIMDIKLAT ini, sehingga tidak ada duplikasi nama kelas , yang dapat berakibat bercampurnya data lainnya pada saat diunggah ke server pusat. Proses disini dibuatkan id unik untuk setiap pembuatan kelas maupun operator.
2.2.1. Buat Kelas a)
Login sebagai ADMIN
b) Masuk ke menu c)
Pilih tab kelas (
)
d) Pilih e) Step 1 -
Pilih jenis pelatihan (
-
Isikan nama pelatihan (
SIM DIKLAT Terpadu
) )
H a l a m a n | 15
-
Isikan nama kelas (
)
f) Pilih g) Step 2 -
Isikan moda pelatihan Isikan model pelatihan
h) Pilih i) Step 3 -
Isikan waktu pelaksanaan
-
Klik krusor mouse pada tanda kalender, pilih tanggal.
SIM DIKLAT Terpadu
(gambar wizard pembuatan kelas) akan tampil
H a l a m a n | 16
j) Isikan semua dan pilih k) Maka akan muncul di data kelas yang pernah dibuat oleh UPT/SatKer
2.2.2. Buat Operator a)
Login sebagai ADMIN
b) Masuk ke menu c)
Pilih tab operator (
)
d) Pilih e) Isikan data operator
f) Pilih g) Bila berhasil, akan muncul form informasi
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 17
h) Dan akan muncul nama operator pada list data akun operator yang terdapat pada UPT/SatKer
2.3. Plot Peserta dan Operator Disini dilakukan proses memasukkan peserta ke kelas yang telah dibuat dari data yang telah diunduh dari SIAP PADAMU (section 2.1). Dan juga memplot operator yang bertanggungjawab terhadap kelas tersebut.
2.3.1. Plot Peserta a)
Login sebagai ADMIN
b) Masuk ke menu c)
Pilih tab kelas (
)
d) Cari kelas yang akan diplot pesertanya
e) f)
Pilih (plot peserta) Centang pada peserta (
)
g) Pilih Maka jumlah peserta pada data kelas yang pernah dibuat oleh UPT/SatKer akan berubah sesuai peserta yang telah di plot, bila diklik pada jumlah peserta akan muncul daftar peserta ter plot
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 18
h) Klik pada jumlah peserta (
) maka akan muncul daftar peserta ter plot di kelas
2.3.2. Plot Operator a)
Login sebagai ADMIN
b) Masuk ke menu c)
Pilih tab kelas (
)
d) Cari kelas yang akan diplot operatornya
e) f)
Pilih plot operator ( ) Centang operator yang akan di plot
g) Pilih h) Muncul form info sukses
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 19
i)
Maka di list data kelas yang pernah dibuat oleh UPT/SatKer telah ter plot operator yang bertanggungjawab terhadap kelas tersebut
2.4. Pelaporan pada Dashboard SIMDIKLAT --sedang dalam proses--
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 20
3. Proses SIM DIKLAT Untuk pertama kali, aplikasi SIM DIKLAT Terpadu dimulai dari instalasi, bagaimana memulai, bagaimana proses diklat berlangsung, serta dokumen-dokumen hasil diklat disajikan. Dari registrasi peserta, perekaman hasil nilai peserta, sampai dengan mengeluarkan sertifikat, dan pelaporan, dapat digambarkan pada bagan berikut:
Start
Setting Master Data
Registrasi
Cetak lembar verifikasi
Nilai peserta
Proses Nilai Peserta
Cetak presensi, tanda terima sertifikat, surat pengembalian, ID Card,
Isi status kelulusan peserta
Lulus?
YA
Cetak Sertifikat
TIDAK Bukti Registrasi & Tandaterima Kelengkapan Diklat
Perbaikan data detil pribadi peserta
Cetak Surat Keterangan
Cetak Tanda Terima Sertifikat, Dokumen Keuangan
Pelaporan Diklat
END
3.1. Instalasi Unduh aplikasi pada alamat ftp://ftp.vedcmalang.or.id/SIMDIKLAT-TERPADU/proDEP_app_versi_lengkap.zip , apabila diekstrak, maka akan didapatkan isi file:
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 21
Aplikasi utama adalah file Prodep2.exe, sedangkan file lainnya adalah file pendukung koneksi ke database, dan database itu sendiri untuk penggunaan aplikasi secara lokal.
3.1.1. Koneksi secara Lokal a)
Pastikan dalam satu folder aplikasi SIM DIKLAT Terpadu terdapat file-file berikut
b) Jalankan c)
Maka langsung akan menampilkan aplikasi SIMDIKLAT
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 22
3.1.2. Update Dimasa yang akan datang, pastinya dibutuhkan pembaharuan aplikasi, agar sesuai dengan kebutuhan pengguna yang terus berkembang, maka disiapkan pula metode update aplikasi, tanpa harus mengorbankan data yang telah ada. a) Untuk update di alamat ftp://ftp.vedcmalang.or.id/SIMDIKLAT-TERPADU b) Unduh file zip dengan nama ProDEP_
.zip c) Extract file, baca manual nya (BACA SAYA.doc)
d) Copy dan replace dari update terbaru ke aplikasi sebelumnya. e) Akan tampil versi aplikasi pada pojok kanan atas saat aplikasi dijalankan, pastikan versinya sudah berubah sesuai arahan manual yang disertakan di setiap updatenya.
3.2. Setting Master Data Konsep single input multiple output dalam sistem informasi manajemen adalah konsep dimana sebuah data, yang kita sebut dengan data master, tidak perlu dientrikan berulang-ulang. Data Master diklat merupakan data-data pokok yang nantinya dapat dimanfaatkan sebagai output, baik dokumen maupun data lainnya secara berulang-ulang. a)
Klik menu
b) Maka akan tampil menu:
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 23
3.2.1. Setting Instansi Untuk pertama kali, pastikan setting detail instansi telah dilakukan, untuk penyesuaian dokumen output a)
Pilih menu Setting Instansi
b) Isikan data instansi
Pengisian mulai dari: Pilih tombol
pada Nama Instansi,
Pilih nama instansi pada list, maka data-data lainnya akan terisi: - Nama instansi - Jenis instansi - Propinsi - Kab./Kota - Alamat instansi
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 24
- Telepon dan fax instansi - Laman web - Logo Namun demikian beberapa data dapat dilakukan perubahan secara manual. c)
Lakukan proses simpan
d) Setting Wilayah Kegiatan Apabila proses simpan dilakukan dengan benar, maka akan dapat tampil wilayah kerja (kab/kota; propinsi, dan jumlah peserta beserta nama)
e)
wilayah kerja kab./kota dari instansi, beserta jumlah peserta
f)
Apabila menemui data kosong, maka kemungkinan memang bukan wilayah kerja dari instansi bersangkutan pada kegiatan tersebut.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 25
3.2.2. Data Pejabat Merupakan data referensi pejabat di UPT bersangkutan, salahsatunya adalah untuk penandatangan dokumen keuangan, dan sertifikat. Data master pejabat atau panitia diklat yaitu nama lengkap dengan gelar, dan NIP. Serta golongan/ruang. a)
Pilih menu
b) Isikan data-data: - NIP - Nama lengakap - Jabatan - Golongan/ruang
c)
Selalu tekan tombol
d) Tombol
untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.
untuk menambah daftar pejabat.
e)
selalu tekan tombol
f)
Tombol
untuk menyimpan baik penambahan maupun perubahan data.
untuk menghapus data.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 26
3.2.3. Setting Jenis Diklat Menampilkan data dari masing-masing diklat yang ada. a)
Pilih menu
b) Jika data sudah ada, maka akan tampil daftar jenis diklat dan deskripsinya
c)
Untuk menambah jenis diklat, pilih tombol
d) Tampil menu pengisian jenis diklat
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 27
e)
List jenis diklat
f)
Pemilihan tingkatan diklat
g) Kode mapel, berisi 4 digit. h) Nama BPU/Diklat. Kepanjangan dari Bahan Pembelajaran Utama atau nama diklat, pada diklat reguler. i)
Nama singkatan, mungkin diperlukan untuk membuat alias/kependekan dari nama diklat.
j)
Selalu tekan tombol
untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan.
k) Apabila berhasil akan tampil di list Jenis Diklat
l)
Tombol
untuk melakukan koreksi dari jenis diklat, baik itu nama, tingkatan diklat,
maupun nama diklat itu sendiri. m) Tekan tombol
SIM DIKLAT Terpadu
untuk menyimpan penambahan maupun perubahan data.
H a l a m a n | 28
n) Diklat akan dikelompokkan berdasarkan jenis dan tingkatan diklatnya, pada list Jenis Diklat.
3.2.4. Struktur Program Diklat Struktur program diklat erat kaitannya dengan jenis diklat yang ada. Dimana menu ini melakukan pengaturan jenis diklat mana yang sedang berlangsung, dikaitkan dengan tingkatan diklatnya, serta nama diklat/BPU. Fungsi dari pengaturan struktur program diklat ini salah satunya adalah untuk pencetakan halaman belakang sertifikat, dimana berisikan tentang struktur program diklat yang diikuti, beserta jumlah jamnya. a)
Pilih menu
b) Tampil tampilan
List menu pada jenis diklat, tingkatan diklat, maupun nama BPU/nama diklat merupakan hasil dari pengaturan dari menu sebelumnya, yaitu pengaturan pada Jenis Diklat. Sehingga apabila list
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 29
yang kita harapkan tidak tampil, maka anda perlu melakukan pengaturan ulang pada menu Jenis Diklat (section 3.2.3) c)
Perhatikan pula jumlah jam pada setiap deskripsi kegiatan.
d) Selalu tekan tombol e)
Tombol
f)
Selalu tekan tombol
untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.
untuk menambah struktur program diklat.
g) Tombol
untuk menyimpan, baik penambahan maupun perubahan data.
untuk menghapus data.
3.2.5. Setting Dokumen Registrasi Pengaturan mengenai surat tandaterima untuk peserta, yang dapat diartikan juga sebagai bukti registrasi peserta, serahterima perlengkapan diklat, serta bukti tandaterima penyerahan dokumen peserta bagi kepentingan penyelenggara diklat. a)
Pilih menu
b) Pemilihan jenis dokumen, terdapat dua
-
c)
Tombol
d) Tombol
Jenis dokumen serah adalah dokumen-dokumen yang diserahkan oleh peserta kepada UPT penyelenggara diklat, semilsal adalah SPPD, Surat Keterangan, Surat Tugas peserta, dll. Jenis dokumen terima adalah dokumen-dokumen yang diterima peserta dari UPT penyelenggara diklat, semisal adalah ATK, Modul, Panduan, Jadual, dll. untuk melakukan perubahan data yang sudah ada. untuk menambah daftar dokumen..
e)
Selalu tekan tombol
f)
Tombol
untuk menyimpan, baik penambahan maupun perubahan data.
untuk menghapus data
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 30
3.2.6. Setting Kelas Diklat Pengaturan kelas diklat yang meliputi: -
Import kelas beserta pesertanya ( ) Data deskripsi diklat, yaitu berupa Nama Diklat, Nama Kelas, Jenis Diklat, tempat kegiatan, sampai dengan jadual (
-
Pejabat sebagai referensi dalam diklat (
-
Administrasi keuangan (
-
Administrasi berkas ( ) Database tools, yg merupakan tools upload data ke server pusat, serta backup dan restore data kelas (
a)
) )
)
)
Pilih menu
b) Tampil jenis diklat beserta data pendukungnya
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 31
3.2.6.1. Import Peserta a)
Masuk ke tab
pada
b) Pilih Aplikasi harus terhubung ke internet untuk mengunduh data kelas pada server pusat.
c) Maka akan muncul form login, kemudian login sebagai operator yang di plot di kelas. d) Jika berhasil login, akan muncul daftar kelas
e) f)
Centang kelas yang akan diunduh data pesertanya, kemudian Proses download data kelas dan pesertanya
g) Proses selesai
h) Maka jika kita kembali (tekan akan muncul kelas (
i)
) dan peserta (
), pada tab Peserta pada menu Setting Kelas Diklat, ) yang telah diunduh.
Step berikutnya saat peserta telah terunduh, maka perlu dilakukan penyesuaian BPU Diklat/materi diklatnya, pilih tombol
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 32
j)
Pilih tombol
k) Lakukan perubahan pada BPU/Diklat ( l)
), kemudian
Coba klik kanan pada peserta ( ), ada beberapa menu tambahan, yang cukup bermanfaat dalam pengelolaan awal kelas dan peserta.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 33
3.2.6.2. Pengaturan Data Deskripsi Kelas Diklat a)
Pilih kelas diklat yang akan dilakukan pengaturan, masuk ke tab diklat (
)
b) c) d) e)
Nama diklat dan nama kelas, serta jenis diklat, nantinya berpengaruh pada laporan keuangan. Tempat kegiatan nantinya dibutuhkan pada sertifikat. Kab./Kota Kegiatan Moda Pelatihan adalah jenis pelatihan
f)
Model Pelatihan
g) Apabila memilih moda reguler maka menu pengisian tanggal pelaksanaan hanya aktif satu jadual, apabila memilih moda in-on-in, maka akan tampil pengisian 3 jadual pelatihan, yaitu pada saat pelatihan in 1, on, dan in 2. h) Menu pengisian moda in-on-in:
i)
Setting nama pejabat untuk keperluan data sertifikat
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 34
j)
Pilih tombol
untuk menampilkan nama Kepala UPT, serta Nama Pejabat Bidang Fasilitasi
Diklat, dimana akan tampil list daftar pejabat, sesuai dengan Data Pejabat yang telah disetting sebelumnya (section 3.2.2). k) Tekan tombol l)
Tombol
untuk menyipan penambahan kelas diklat tersebut. untuk melakukan perubahan data yang sudah ada, dan jangan lupa untuk
menekan tombol m) Tombol
untuk menyimpan perubahan. untuk menghapus data.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 35
3.2.6.3. Pengaturan Data Pejabat
a)
Tekan tombol
maka akan tampil data pejabat yang telah diatur sebelumnya (section 3.2.2)
mengenai pengaturan master data pejabat..
b) Tekan tombol c)
setelah memilih nama pejabat.
Bila telah terisi semua untuk pengaturan tab pejabat, tekan tombol
untuk
menyimpan perubahan. d) Tombol e)
untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.
Pengaturan ini otomastis akan tampil di dokumen-dokumen pandukung/pertanggungjawaban diklat, seperti dokumen keuangan.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 36
3.2.6.4. Administrasi Keuangan
a)
Pilih tombol
untuk menambah ata melakukan perubahan data administrasi
keuangan ini. b) Pengisian transport (hari) penghitungannya adalah transport PP. Karena kegiatan diatas diatur pola menginap, sehingga transport ditulis 1, dan dengan nominal untuk transportasi PP tersebut. c)
Pengaturan uang harian dengan memilih list jenisnya
Pengaturannya disesuaikan dengan juklak dari bagian keuangan, berapa hari, dan nominal per satuan tersebut. d) Begitu pula dengan pengaturan penginapan, jika ada. e)
Pilih tanggal pembayaran, dimana keuangan ini rencananya akan dibayarkan.
f)
Klik tombol
untuk menyimpan perubaha.
g) Maka akan tampil menu konfirmasi perubahan data keuangan.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 37
-
Yang dimaksud dengan menu konfirmasi tersebut adalah, apakah pengaturan data Administrasi Keuangan ini akan berpengaruh pada semua peserta yang ada dalam kelas diklat?
-
Pilih
apabila memang pengaturan ini diperuntukkan kepada seluruh
peserta di dalam kelas yang bersangkutan.
3.2.6.5. Administrasi Berkas
a)
Pilih tombol
untuk menambah atau melakukan perubahan data administrasi
Berkas ini. b) Pengaturan ini diperlukan untuk pertanggungjawaban yang dimintakan kepada pejabat yang bmemberi tugas pada surat tugas, biasanya pejabat dari dinas pendidikan Kab./Kota setempat. Sehingga pengisian data detil ini, disesuaikan dengan nama pejabat yang nantinya akan menandatangani surat perintah perjalanan dinas. c)
Pilih tombol
SIM DIKLAT Terpadu
untuk menyimpan perubahan.
H a l a m a n | 38
d) Akan tampil menu konfirmas
-
Yang dimaksud dengan menu konfirmasi tersebut adalah, apakah pengaturan data Administrasi Berkas ini akan berpengaruh pada semua peserta yang ada dalam kelas diklat?
-
Pilih
apabila memang pengaturan ini diperuntukkan kepada seluruh
peserta di dalam kelas diklat yang bersangkutan. e)
Apabila terdapat kasus, dalam satu kelas terdapat peserta dari kab./kota berbeda-beda, maka pengisian SPD pada data individu peserta yang terdapat pada menu Data Keas dan Peserta (section 3.2.7)
Pada bagian pengaturan kelas diklat ini adalah pengaturan kelas diklat secara umum, untuk setting kelas diklat PKB lihat pada section..., untuk PPKSPS lihat pada section..., untuk PPCKSPS lihat pada section..., untuk PPKPPD lihat pada section....
3.2.6.6. Database Tools Sistem SIMDIKLAT Terpadu menganut jenis koneksi data secara semi Online, yang artinya ada proses yang perlu adanya sebuah koneksi internet ke server pusat (pembuatan kelas, plot peserta dan operator), namun juga ada proses yang berjalan secara offline (proses manajemen diklat). Pada saat proses yang berjalan secara offline dan dilakukan oleh operator berbeda pada setiap kelasnya, maka ada kebutuhan untuk pengumpulan data oleh penjab operator dari tiap UPT, untuk itulah dipersiapkan metode pengumpulan data per kelas yang berasal dari komputer/operator berbeda, pada satu komputer admin. Terdapat 2 model pengumpulan, yaitu dengan upload data kelas ke server pusat, atau dengan backup-restore
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 39
3.2.6.6.1. Upload Data Kelas ke Server Pusat Dengan asumsi data terunggah semua ke server pusat, maka ADMIN dapat mengunduh kembali data seluruh kelas pada UPT dimana saja melalui SIMDIKLAT, asal terdapat koneksi internet ke server pusat yang stabil. Proses upload ini sendiri harus dilakukan oleh Operator bersangkutan yang bertanggungjawab terhadap kelas, namun untuk mengunduh data, ADMIN dapat melakukannya pada semua kelas yang telah terunggah pada server pusat.
a) Pastikan terdapat koneksi internet yang stabil dan terhubung ke server pusat. b) Proses upload dengan menu
(
)
c) Login Sebagai Operator kelas
d) Akan tampil list kelas yang diplot, pilih (centang) kelas yg akan diupload, kemudian .
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 40
e) Proses upload
f) Proses selesai, lihat pelaporan unggahnya di
g) Untuk proses download peserta per kelas, lakukan sesuai pada section 3.2.6.1, yaitu proses import peserta. 3.2.6.6.2. Backup dan Restore Data Kelas Backup adalah proses mengeluarkan seluruh data per kelas diklat, dalam bentuk .sql file. Sedangkan Restore adalah proses memasukkan kembali data per kelas yang telah dikeluarkan dalam bentuk .sql file. Dalam Proses Backup-Restore data kelas ini tidak membutuhkan koneksi internet ke server pusat, dan dilakukan secara offline. BACKUP a)
Masuk ke menu master data
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 41
b) Pilih tab Database Tool (
c)
)
Pilih kelas diklat
d) Pilih tombol e) Bakcup yang dilakukan adalah per kelas yang terpilih, kemudian tampil form informasi
f) Pilih g) Save as file .sql
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 42
h) Seluruh data satu kelas sampai dengan nilai dan absensi, dibackup sesuai dengan waktu tersebut. i) Bila sukses akan munful form konfirmasi
RESTORE a) Pilih tombol b) Pilih file .sql yang telah disimpan
c) Pilih d) Bila berhasil tampil form konfirmasi
3.2.7. Data Kelas dan Peserta Proses editing data peserta per individu dilakukan pada menu ini. Namun data yang peserta akan muncul apabila proses Registrasi Peserta Telah dilakukan. Hanya peserta yang telah diregistrasi pada
Menu Registrasi peserta a)
(section 3.3)
Pilih menu
b) Tampilan pada menu data dan kelas
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 43
c)
Tombol
untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.
d) Selalu tekan tombol
untuk menyimpan, baik penambahan maupun perubahan data.
e)
Tombol
untuk menghapus data.
f)
Terdapat pengisian data untuk SPD, dimaksudkan untuk mengakomodir apabila terdapat peserta dari wilayah kab./kota berbeda dalam satu kelas. Perbedaan dengan pengisian data SPD pada section 3.2.6.5 adalah di pengaturan ini berlaku untuk per individu peserta, dan berbeda antar peserta satu dengan yang lain, sehingga memungkinkan untuk kondisi satu kelas berisikan peserta yang berasal dari Kab./Kota berbeda.
g) Export data peserta per kelas dengan tombol menu
, maka data akan dikeluarkan dalam
bentuk dokumen spread sheet (file excel) dan disimpan pada local drive.
3.2.8. Narasumber dan Panitita Menu ini digunakan untuk input Data Narasumber dan Panitia sekaligus berkaitan dengan input data yang dibutuhkan dalam hal keuangan untuk membayar Uang Saku/Uang Harian, Transport, maupun penginapan. Besaran nilainya mengacu pada Aturan Keuangan yang berlaku. Dan data ini berlaku untuk satu kelas, dimana asumsinya satu kelas terdapat panitia dan narasumber yang berbeda. a)
Pilih menu
b) Akan tampil menu pengisian, dimana berlaku untuk per kelas, select salah satu kelas (di kolom sebelah kiri), kemudian isikan data panitia mupun narasumber.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 44
c)
Pilih
untuk menambah panitia/narasumber.
d) Pilih tombol e)
untuk melakukan koreksi data.
Terdapat list penugasan narasumber untuk menentukan jenis pengajar, dimana disesuaikan dengan aturan keuangan dan penyelenggaraan yang berkaitan dengan DIPA.
f)
Untuk panitia, isikan di list menu Jabatan Kepanitiaan
g) Pengisian Gol./ruang nantinya akan berpengaruh pada pajak yang harus dipotong dari masingmasing individu, sesuai dengan ketentuan keuangan yang berlaku.
h) Pilih tombol
untuk menyimpan perubahan.
i)
Tombol
untuk membatalkan proses koreksi.
j)
Tombol
untuk menghapus record.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 45
3.3. Registrasi Peserta Setelah mempersiapkan master data pada section 3.2 Proses registrasi dapat juga diartikan sebagai proses verifikasi data peserta yang datang, apakah peserta yang bersangkutan ataukah peserta pengganti, dikarenakan satu dan lain hal. Yang sebelumnya telah dilakukan pengaturan master data pada section 3.2, proses registrasi peserta adalah sebagai berikut: a)
Pilih menu
b) Tampil form registrasi peserta
c)
Pilih tombol
untuk memilih peserta, akan tampil list peserta.
d) List peserta ini sebelumnya telah diatur pada menu Setting Data Peserta (see section 2.2.6.2.) e) f)
Select nama peserta, tekan tombol . Isikan status peserta yang hadir apakah pengganti ataukah sesuai dengan undangan.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 46
g) Centang kelengkapan berkas yang diserah-terimakan
h) Pengaturan list berkas dokumen serah terima adalah pada menu Setting Dokumen Registrasi (section 3.2.5) i)
Kemudian tekan tombol
j)
Form sebelah kiri adalah bukti yang diserahkan kepada peserta dan form sebelah kanan adalah bukti bagi penyelenggara.
k) Tekan tombol berikutnya.
SIM DIKLAT Terpadu
untuk menyimpan registrasi peserta, serta melanjutkan ke registrasi
H a l a m a n | 47
3.4. Laporan Pilih menu laporan
Pada menu pelaporan terdapat sub menu: Disinilah prinsip single input multiple output tersebut berfungsi. Dari pengaturan Master Data (section 3.2) menjadi banyak sekali output informasi
3.4.1. Cetak Presensi Peserta a)
Pilih tombol
b) Tampilan form presensi
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 48
c)
Pilih periode presensi
d) Isi tanggal pada periode presensi hari pertama sampai hari terakhir
e)
Pilih tombol
untuk mencetak presensi
3.4.2. Cetak Dokumen Pendukung Dokumen pendukung terdiri dari: (1). Verifikasi data peserta diklat Dimaksudkan agar kesalahan yang terjadi pada saat pencetakan sertifikat maupun dokumen keuangan. (2). Tanda terima sertifikat (3). Cetak ID card (4). Cetak surat pengembalian Surat pengembalian ini adaah sebagai surat resmi menyatakan bahwa peseerta telah menyelesaikan diklat, dan selanjutnya bukan menjadi tanggungjawab dari penyelenggara.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 49
a)
Pilih menu cetak dokumen pendukung
b) Pada form Cetak Dokumen Pendukung, pilih kelas diklat,
c)
Pilih dokumen yang akan dicetak
d) Pilih tombol
untuk mencetak dokumen yang diperlukan.
3.4.2.1. Cetak Verifikasi Data Peserta Diklat Karena data berasal dari data SIAP PADAMU NEGERI yang kemungkinan datanya belum dilakukan perbaikan berkala, sesuai dengan data pada saat diklat, maka perlu adanya konfirmasi ulang mengenai data pribadi peserta, sehingga kesalahan penulisan data diri yang berakibat pada dokumendokumen seperti sertifikat dan keuangan dapat diminimalisir. a)
Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2),
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “VERIFIKASI DATA PESERTA DIKLAT”.
c)
Akan tampil form untuk dicetak.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 50
d) Kemudian hasil dari verifikasi data peserta diklat ini merupakan dasar untuk melakukan perubahan/update pada data peserta diklat. (section 3.2.7)
3.4.2.2. Cetak Tanda Terima Sertifikat a)
Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2)
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “TANDA TERIMA SERTIFIKAT”.
c)
Akan tampil Tanda Terima Sertifikat untuk dicetak.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 51
3.4.2.3. Cetak ID Card a)
Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2),
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “ID CARD”.
c)
Akan tampil ID CARD untuk dicetak.
3.4.2.4. Cetak Surat Pengembalian a)
Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2),
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “SURAT PENGEMBALIAN”.
c)
Akan tampil SURAT PENGEMBALIAN untuk dicetak.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 52
3.4.3. Isi Status Kelulusan Peserta Untuk keperluan pencetakan peserta, dan juga untuk mengatasi sistem penilaian yang sangat beragam, maka penghitungan kelulusan dilakukan diluar sistem SIMDIKLAT Terpadu, sehingga yang dicatat dalam sistem hanyalah hasil akhirnya saja, diman yang tersedia saat ini adalah: a)
Kompeten Kurang memuaskan Memuaskan Sangat memuaskan Lulus Tidak lulus Pilih menu
b) Tampil form Isi Status Kelulusan
c)
Pilih kelas (
)
d) Edit status kelulusan (
)
Sistem akan secara otomatis melakukan penyimpanan setiap perubahan status peserta. e)
Tombol
untuk keluar form Isi Status Kelulusan
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 53
3.4.4. Cetak Sertifikat Yang perlu diperhatikan dalam cetak sertifikat adalah penyediaan nomor sertifikat. Proses pencetakan sebagai berikut: a)
Pilih menu
b) Tampil form cetak sertifikat
c)
Pilih kelas diklatnya (
)
d) Isikan nomer awal dari nomor sertifikat (
).
Nomor sertifikat akan dibuatkan secara otomatis urut mulai nomor awal, pada peserta list pertama, sampai dengan sejumlah list peserta ( e)
).
Untuk nomor yang bersifat statis, atau sama untuk semua peserta, dapat ditulis pada kolom nomor akhir (
), begitu juga untuk memenuhi kebutuhan pada pembuatan 1 nomor
sertifikat untuk seluruh peserta, kosongkan pada nomor awal ( nomor akhir ( f)
), dan isikan hanya pada
).
Klik tombol
.
Untuk perbaikan nomor, isikan perbaikannya, kemudian create ulang nomor sertifikat. g) Tombol
untuk mencetak bagian depan sertifikat
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 54
h) Tombol
untuk mencetak bagian belakang sertifikat
3.4.5. Cetak Surat Keterangan Surat keterangan dikeluarkan apabila terdapat peserta yang dinyatakan tidak lulus. Dimana pada saat pengisian status kelulusan peserta diklat diisikan status “TIDAK LULUS”. a)
Pilih menu
b) Tampil form pencetakan surat keterangan
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 55
c)
Pilih kelas diklatnya (1)
d) Isikan nomer awal dari nomor sertifikat (2). Nomor sertifikat akan dibuatkan secara otomatis urut mulai nomor awal, pada peserta list pertama, sampai dengan sejumlah list peserta (3). e)
Klik tombol
.
Untuk perbaikan nomor, isikan perbaikannya, kemudian create ulang nomor sertifikat. f)
Tombol
g) Tombol
untuk mencetak bagian depan sertifikat
untuk mencetak bagian belakang sertifikat
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 56
3.4.6. Cetak Laporan ke Dinas Laporan ke dinas bisa juga berarti sebagai surat pemulangan peserta kepada Dinas Pendidikan Kab./Kota asal. a)
Pilih menu
b) Tampil form laporan ke dinas
c)
Klik tombol
d) Akan tampil form cetak dokumen laporan ke Dinas Pendidikan Kab./Kota
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 57
Dimana daftar peserta disini telah dikelompokkan pada tiap-tiap Kab./Kota, yang dilampirkan juga status kelulusan peserta diklat.
3.4.7. Cetak Album Kenangan Album kenangan berisikan mengenai data pribadi dan foto satu angkatan yang terrekam pada SIM DIKLAT Terpadu. Prosesnya adalah sebagai berikut: a)
Pilih menu
b) Tampil form cetak album kenangan
c)
Pilih tombol
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 58
Data yang dicetak terutama adalah data diri.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 59
3.4.8. Laporan Diklat Laporan diklat ini berupa pivot table, dimana kebutuhan format data, atau data apa yang ingin ditampilkan kita bisa melakukan formula sendiri. a)
Pilih menu
b) Tampil form pivot table
i.
Yang ditunjukkan
adalah data pada sisi baris tabel
ii.
Yang ditunjukkan
adalah data pada sisi kolom tabel
iii.
Yang ditunjukkan
adalah jenis kelompok data yang ada pada SIM DIKLAT
Terpadu.
c)
iv.
Yang ditunjukkan
adalah tampilan list peserta.
v.
Yang ditunjukkan
adalah tampilan rekap dalam angka/jumlah.
Data apa yang akan ditampilan, baik pada sisi kolom (
) maupun sisi baris (
) hanya
tinggal drag n drop dari kelompok jenis data yang tersedia pada SIM DIKLAT Terpadu (
)
d) Dapat juga dengan menggunakan filter data secara manual dengan memilih tombol e)
Setelah mendapatkan formula data, dapat di-export ke file excel.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 60
3.5. Cetak Dokumen Keuangan Merupakan menu untuk melakukan keperluan setting untuk dokumen keuangan dan juga pencetakan dokumen tersebut. Terdapat empat hal yang menjadi prinsip pengaturan dokumen keuangan, yaitu: a. Pengaturan keuangan yang sama untuk satu kelas peserta. b. Pengaturan keuangan yang berbeda-beda tiap peserta. c. Pencetakan keuangan peserta. d. Pencetakan keuangan non peserta. Yang secara umum dapat dilakukan pada menu keuangan.
3.5.1. Pengaturan Keuangan Peserta Merupakan pengaturan keuangan yang diergunakan untuk keperluan dokumen output biaya perjalanan dinas, Lampiran SPD, transport riil, rekap biaya perjalanan dinas, tanda terima keuangan kelas, rekap akumulasi, surat pernyataan, serta SPD untuk peserta.
3.5.1.1. Setting Keuangan yang Sama untuk Satu Kelas Dengan asumsi seluruh peserta dalam satu kelas mendapatkan uang transport, uang saku, dan uang penginapan yang sama. a)
Masuk ke menu
b) Masuk ke menu
c)
Pilih kelas diklat (
)
d) Pilih tab
(
)
e)
Pilih tombol untuk melakukan perubahan pada transport harian, Uang harian/uang saku, penginapan, tanggal pembayaran, serta tingkat biaya perjalanan.
f)
Pilih tombol
SIM DIKLAT Terpadu
untuk menyimpan perubahan.
H a l a m a n | 61
g) Dan tombol
untuk membatalkan perubahan yang belum tersimpan.
h) Pilih
untuk keluar dari setting kelas diklat.
Maka dengan demikian dokumen setiap peserta dalam satu kelas adalah sama.
3.5.1.2. Setting Keuangan yang Berbeda untuk Setiap Peserta Dalam kondisi tertentu, setting dokumen keuangan ini berbeda untuk setiap pesertanya. a)
Masuk ke menu keuangan
b) Pilih Maka akan tampil form data keuangan peserta:
c)
Pilih kelas (
d) Pilih peserta ( e)
Pilih tombol peserta.
f)
Tombol
g) Dan
) ) untuk melakukan perubahan data keuangan pada masing-masing untuk menyimpan perubahan. untuk melakukan pembatalan perubahan sebelum dilakukan penyimpanan.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 62
3.5.2. Pencetakan Dokumen Keuangan Peserta a)
Masih pada form Data Keuangan Peserta,
b) Pilih dokumen yang akan dicetak (
c)
)
Pilih salah satu jenis dokumen output pada menu drop down di atas,
d) Tekan tombol
3.5.3. Pencetakan Keuangan Non Peserta Merupakan pencetakan keuangan yang diergunakan untuk keperluan dokumen output biaya perjalanan dinas, Lampiran SPD, transport riil, rekap biaya perjalanan dinas, tanda terima keuangan kelas, rekap akumulasi, surat pernyataan, serta SPD untuk narasumber, panitia dan fasilitator. Dimana yang sebelumnya telah diatur pada menu Narsum dll (see section 3.2.8). a)
Pilih menu
b) Masuk ke sub menu
c)
Pilih kelas diklat (
)
d) Pilih peserta diklat (
SIM DIKLAT Terpadu
)
H a l a m a n | 63
e)
Pilih jenis dokumen yang akan dicetak (
f)
Tekan
g) Tekan h) Dan
)
untuk melakukan pencetakan jenis dokumen non keuangan terpilih. untuk mengeluarkan data keuangan non peserta dalam file Excell. untuk keluar dari form Laporan Keuangan Non Peserta.
3.6. Evaluasi Untuk mengakomodir keperluan evaluasi diklat, disediakan form untuk pengisian evalusi diklat, yaitu nilai pretest dan postest, serta instrumen evaluasi diklat.
3.6.1. Pengisian Nilai Pre-Post Test a)
Pilih menu
b) Untuk pengisian pretest postest pilih sub menu
c)
Tampil form pengisian pretest postest
d) Yang diisikan adalah hasil akhir pretest dan postest pada bagian Test, dan postest pada kolom Post Test.
SIM DIKLAT Terpadu
, pretest pada kolom Pre
H a l a m a n | 64
3.6.2. Pengisian Evalusi Peserta a)
Untuk pengisian instrumen diklat, pilih sub menu
b) Tampil form pengisian instrumen evaluasi pelatihan
c)
Pilih
untuk pengisian nilai evaluasi
d) Bagian
adalah kolom evaluasi
e)
adalah deskripsi dari kolom evaluasi yang ditunjukkan pada bagian
Bagian
SIM DIKLAT Terpadu
.
H a l a m a n | 65
4. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu Pemerintah Australia dan Pemerintah Republik Indonesia berkerja sama dalam hal peningkatan akses dan mutu pendidikan melalui Program Australia’s Education Partnership with Indonesia - School Systems and Quality (AEPI SSQ). AEPI - SSQ terdiri dari tiga komponen. Salah satu komponen tersebut adalah Komponen 2, yaitu School and District Management, yang difokuskan kepada: (1). Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah (PPKPPD) di Kabupaten/Kota dan Provinsi. (2). Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah (PPCKS). (3). Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS). (4). Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan Kepala Sekolah/Madrasah (PKB KS/M). Selanjutnya keempat program tersebut dikemas dalam program-program pengembangan keprofesian atau selanjutnya disebut ProDEP.
4.1. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PPKPPD PPKPPD adalah Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah yang kegiatannya sendiri meliputi: (1) Manajemen dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (MPSDM), dan (2) Rencana Strategis dan Pengelolaan Keuangan (Renstra). Jenis diklat yang dilaksanakan pada diklat PPKPPD ini adalah seperti diklat reguler yang biasa dilaksanakan oleh LPMP/PPPPTK. Dimana pesertanya adalah pejabat struktural Dinas Pendidikan Kab./Kota. a)
Masuk ke Dashboard SIMDIKLAT pada alamat http://srv1.pelatihan.kemdikbud.go.id/simdiklat/ b) Login sebagai ADMIN c) Buat kelas diklat dan plot operator pada dashboard SIMDIKLAT (see section 2.2) Karena dalam kelas PPKPPD ini pesertanya adalah staff dinas pendidikan, maka sudah pasti data peserta tidak ada di SIM PADAMU, sehingga input peserta dilakukan secara manual pada SIMDIKLAT nantinya. d) Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat (see section 3.2.6) -
Pada tab pilih Login sbg operator kelas PPKPPD yg teah dibuat pada dashbosrd, atau admin UPT. Unduh kelas PPKPPD Bila berhasil maka akan terunduh kelas dengan peserta kosong, isikan peserta secara manual.
- Pilih kelas PPKPPD pada list kelas di kiri, Tetap pada tab
SIM DIKLAT Terpadu
pilih
H a l a m a n | 66
- Pilih ( ) - Untuk berwarna kuning adalah mandatory field yang harus diisi (Peg. ID, Gender, dan BPU/Diklat). - Untuk Peg. ID klik ( ) untuk mendapatkan ID peserta unik, menghindari terjadinya data yang dianggap duplikasi oleh database. - Isikan semua, kemudian
.
- Muncul pesertanya pada list
- Tips: apabila nama peserta belum diketahui, berikan nama instansi terlebih dahulu, karena untuk keperluan registrasi, dan nanti akan dapat dilakukan perbaikan nama peserta. - Atur data deskripsi peserta diklat (see section 3.2.6.2) Dimana untuk PPKPPD ini menggunakan moda pelatihan langsung ( pelatihannya Reguler (
SIM DIKLAT Terpadu
) dengan model
).
H a l a m a n | 67
- Pengaturan data pejabat (see section 3.2.6.3)
- Pengaturan administrasi keuangan (see section 3.2.6.4), dan administrasi berkas (see section 3.2.6.5) e) Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) f) Registrasi peserta (see section 3.3) g) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) h) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) i) Cetak presensi (see section 3.4.1) j) Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) k) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) l) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) m) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) n) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) o) Pelaporan diklat (see section 3.4.8) Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 68
4.2. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PPCKS (PPCKS) bertujuan untuk standarisasi dalam mempersiapkan guru guna melakukan penyiapan calon kepala sekolah di seluruh Indonesia agar dapat bertugas sebagai kepala sekolah sesuai dengan Permendiknas Nomor 28 Tahun 2010.
4.2.1. In Service Learning 1 Di diklat In Service Learning 1 yang selanjutnya disebut IN1. Pendidikan dan Pelatihan Calon Kepala Sekolah tahap pertama berupa kegiatan tatap muka in service learning 1 yang diselenggarakan dalam durasi minimal 70 jam @ 45 menit. Materi pelatihan mencakup materi umum, materi inti, dan materi penunjang. a)
Membuat kelas diklat, plot peserta dan operator kelas. Akses ke Dashboard SIMDIKLAT pada alamat http://srv1.pelatihan.kemdikbud.go.id/simdiklat/ b) Login sebagai ADMIN c) Buat kelas diklat dan operator (see section 2.2) d) Plot peserta dan operator (see section 2.3) e) Pada Desktop SIMDIKLAT Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat dan unduh peserta dari dashboard (see section 3.2.6) - Pada tab pilih - Login sbg operator kelas PPCKS yg telah dibuat dan diplot pada dashboard, atau bisa juga login sebagai ADMIN UPT. - Unduh kelas PPCKS - Bila berhasil maka akan terunduh kelas PPCKS beserta dengan pesertanya, - Atur data deskripsi kelas diklat, dan sesuaikan untuk diklat PPCKS ini (see section 3.2.6.2), Pada Deskripsi Kelas Diklat, jangan lupa untuk mengaktifkan IN1 (
)
Kemudian simpan. - Atur data pejabat (see section 3.2.6.3), - Atur data administrasi keuangan untuk satu kelas (see section 3.2.6.4), - Atur administrasi berkas (see section 3.2.6.5) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p)
Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) Registrasi peserta (see section 3.3) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) Cetak presensi (see section 3.4.1), Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) Pelaporan diklat (see section 3.4.8)
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 69
Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis. q) Upload data diklat ke Server Pusat (see section 3.2.6.6.1) Untuk proses upload data diklat ini, merupakan data sesuai dengan data yang terakhir diunggah, maka pastikan data yang terunggah terakhir adalah data pada posisi paling akhir (paling baru).
4.2.2. On The Job Learning On the job learning (OJL) bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada calon kepala sekolah mendapatkan pengalaman belajar di sekolah/madrasah. Di samping itu, OJL bertujuan untuk mempraktikkan hasil pembelajaran in service learning 1 sehingga memperoleh pengalaman praktikpraktik yang baik (good practices) tentang kompetensi kepala sekolah/madrasah. Kegiatan OJL dilaksanakan sesuai dengan action plan yang telah dibuat pada tahap in service learning I. Peserta diperkenankan untuk melakukan modifikasi dan perubahan-perubahan yang diperlukan atas action plan yang telah dibuat dengan persetujuan fasilitator. OJL dilaksanakan selama minimal 3 bulan atau setara dengan minimal 200 jam. Dalam OJL peserta mengimplementasikan kegiatan sebagaimana tertera pada action plan selama 150 jam di sekolahnya dan 50 jam di sekolah lain. Selama pelaksanaan OJL peserta dibimbing oleh fasilitator dan kepala sekolah yang memiliki kompetensi baik. Aktifitasnya dilaporkan pada SIM DIKLAT Terpadu selambat-lambatnya pada saat pelaksanaan kegiatan In Service Learning 2.
4.2.3. In Service Learning 2 Di diklat In Service Learning 2 yang selanjutnya disebut IN2, berdurasi minimal 30 Jam @ 45 menit diselenggarakan dalam bentuk penilaian portofolio dan presentasi refleksi hasil kegiatan OJL. Dikarenakan peserta IN2 adalah merupakan peserta IN1, maka tidak ada perubahan data peserta pada IN2 ini. a)
Pada Desktop SIMDIKLAT Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat dan unduh peserta dari dashboard jika diperlukan (see section 3.2.6) - Unduh ulang kelas diklat (jika diperlukan, data terakhir IN1 sudah diunggah ke server pusat) Pada tab pilih (see section 3.2.6.1) Login sbg operator kelas PPCKS yg telah dibuat dan diplot pada dashboard, atau bisa juga login sebagai ADMIN UPT Unduh kelas PPCKS Bila berhasil maka akan terunduh kelas PPCKS beserta dengan pesertanya, sesuai dengan posisi data terakhir pada IN1 yang telah diunggah. *CATATAN: pastikan data terakhir dan terbaru yang diunggah di server pusat, karena apabila melakukan proses unduh data ulang ini, maka data pada komputer kita akan ter-replace sesuai dengan data di server pusat yang diunduh. - Atur data deskripsi kelas diklat, dan sesuaikan untuk diklat PPCKS ini (see section 3.2.6.2),
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 70
Pada Deskripsi Kelas Diklat, jangan lupa untuk mengaktifkan IN2 (
)
Kemudian simpan. - Atur data pejabat (see section 3.2.6.3), - Atur data administrasi keuangan untuk satu kelas (see section 3.2.6.4), - Atur administrasi berkas (see section 3.2.6.5) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)
Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) Registrasi peserta (see section 3.3) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) Cetak presensi (see section 3.4.1), Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) Pelaporan diklat (see section 3.4.8) Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis. m) Upload data diklat ke Server Pusat (see section 3.2.6.6.1) Untuk proses upload data diklat ini, merupakan data sesuai dengan data yang terakhir diunggah, maka pastikan data yang terunggah terakhir adalah data pada posisi paling akhir (paling baru).
4.3. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PPKSPS Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah (PPKSPS) adalah program yang bertujuan untuk menyiapkan pengawas sekolah/madrasah agar mampu mendampingi kepala sekolah/madrasah dalam melaksanakan pengembangan keprofesian berkelanjutan (PKB) mereka. Dalam program ini pengawas sekolah/madrasah dilatih dengan berbagai materi dan srategi yang diperlukan untuk pendampingan tersebut. Secara garis besar materi tersebut terkait dengan perencanaan, pelaksanaan dan penilaian PKB bagi kepala sekolah binaan. Dalam perencanaan dibahas substansi dan teknik penilaian kinerja kepala sekolah (PKKS), rekomendasi PKB hasil PKKKS, penentuan prioritas pengembangan keprofesian, dan pemetaan kebutuhan PKB KS di wilayah binaan serta wilayah di tingkat KKKS/MKKS maupun tingkat kabupaten/kota. Untk tahap pelaksanaan dibahas materi tentang pendampingan PKB KS serta mulai tahap pelaksanaan kegiatan In-1, OJL ,dan In-2 termasuk kegiatan dan instrumen Monitoring dan Evaluasi (ME). Sedangkan pada tahap penilaian keberhasilan PKB tersebut dibahas instrumen pendampingan serta penilaian akhir PKB. Secara umum PPKSPS dilaksanakan dengan pendekatan In-On-In dan diselenggarakan oleh instansi pelaksana yaitu LPPKS, PPPPTK, dan LPMP. Kegiatan In-1 diakhiri dengan penyusunan Rencana Tindak Lanjut (RTL) masing-masing pengawas yang menjadi acuan dan dilaksanakan pada saat OJL dimana pengawas sekolah melakukan penilaian kinerja kepala sekolah/madrasah dalam rangka mempersiapkan kegiatan PKB KS mereka. Dalam kegiatan OJL ini pelatih PPKSPS akan melakukan ME
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 71
terhadap pengawas di tempat tugas mereka. Sedangkan pada kegiatan In-2, pengawas akan melaporkan hasil pelaksanaan OJL untuk mendapat tanggapan dan masukan dari berbagai fihak.
4.3.1. In Service Learning 1 Di diklat In Service Learning 1 yang selanjutnya disebut IN1. Pelatihan PPKSPS dilaksanakan oleh instansi pelaksana LPMP, LP2KS, dan P4TK. Pada kegiatan ini, partisipasi dan sikap peserta selama kegiatan berlangsung diobservasi oleh nara sumber untuk mengidentifikasi peserta yang memerlukan pendampingan khusus ketika OJL Output kegiatan In-1 adalah rencana tindak lanjut untuk melakukan penilaian kinerja kepala sekolah/ madrasah, menganalisis hasil PKKS/M, memfasilitasi evaluasi diri KS/M, menentukan prioritas PKB KS/M, dan merekap kebutuhan PKB KS/M binaan. a)
Masuk ke Dashboard SIMDIKLAT pada alamat http://srv1.pelatihan.kemdikbud.go.id/simdiklat/ b) Login sebagai ADMIN c) Buat kelas diklat dan operator (see section 2.2) d) Plot peserta dan operator (see section 2.3) e) Pada Desktop SIMDIKLAT Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat dan unduh peserta dari dashboard (see section 3.2.6) - Pada tab pilih - Login sbg operator kelas PPKSPS yg telah dibuat dan diplot pada dashboard, atau bisa juga login sebagai ADMIN UPT. - Unduh kelas PPKSPS - Bila berhasil maka akan terunduh kelas PPKSPS beserta dengan pesertanya, - Atur data deskripsi kelas diklat, dan sesuaikan untuk diklat PPKSPS ini (see section 3.2.6.2), Pada Deskripsi Kelas Diklat, jangan lupa untuk mengaktifkan IN1 (
)
Kemudian simpan. - Atur data pejabat (see section 3.2.6.3), - Atur data administrasi keuangan untuk satu kelas (see section 3.2.6.4), - Atur administrasi berkas (see section 3.2.6.5) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p)
Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) Registrasi peserta (see section 3.3) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) Cetak presensi (see section 3.4.1), Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) Pelaporan diklat (see section 3.4.8) Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 72
q) Upload data diklat ke Server Pusat (see section 3.2.6.6.1) Untuk proses upload data diklat ini, merupakan data sesuai dengan data yang terakhir diunggah, maka pastikan data yang terunggah terakhir adalah data pada posisi paling akhir (paling baru).
4.3.2. On The Job Learning Di diklat On The Job Learning (OJL) yang selanjutnya disebut ON. Peserta OJL adalah pengawas sekolah/madrasah yang telah mengikuti kegiatan In-1 Kegiatan ini dilakukan selama lebih kurang 2 minggu atau setara dengan 44 jam pelajaran oleh instansi pelaksana LPMP, LP2KS, dan P4TK. Pelatih PPKSPS melakukan pendampingan kepada pengawas pada saat OJL dengan memprioritaskan pengawas yang pada saat In-1 teridentifikasi akan menghadapi kesulitan. Masing-masing pelatih melakukan pendampingan ke kabupaten/kota masing-masing.
Aktifitasnya dilaporkan pada SIM
DIKLAT Terpadu selambat-lambatnya pada saat pelaksanaan kegiatan In Service Learning 2.
4.3.3. In Service Learning 2 Di diklat In Service Learning 2 yang selanjutnya disebut IN2. Kegiatan In-2 diselenggarakan oleh instansi pelaksana selama 3 hari 2 malam atau setara 26 JP dan diikuti oleh para pengawas yang telah melaksankan kegiatan OJL. Dalam kegiatan OJL ini, pengawas melaporkan hasil penilaian kinerja kepala sekolah dan hasil analisis kebutuhaan pengembangan keprofesian dan rekapitulasi kebutuhan PKB KS/M binaan. Nara sumber dan peserta lain memberi masukan untuk perbaikan hasil OJL. Berdasarkan hasil OJL dan masukan dari nara sumber dan peserta lain, masing-masing pengawas menyusun RTL pendampingan PKB KS/M. Rencana tindak lanjut pembimbingan tersebut selanjutnya dinilai nara sumber terkait dengan keterlaksanaan dan kesesuaian dengan hasil pemetaan kebutuhan PKB binaan. Dikarenakan peserta IN2 adalah merupakan peserta IN1, maka asumsinya tidak ada perubahan data peserta pada IN2 ini. a)
Pada Desktop SIMDIKLAT Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat dan unduh peserta dari dashboard jika diperlukan (see section 3.2.6) - Unduh ulang kelas diklat (jika diperlukan, data terakhir IN1 sudah diunggah ke server pusat) Pada tab pilih (see section 3.2.6.1) Login sbg operator kelas PPKSPS yg telah dibuat dan diplot pada dashboard, atau bisa juga login sebagai ADMIN UPT Unduh kelas PPKSPS Bila berhasil maka akan terunduh kelas PPKSPS beserta dengan pesertanya, sesuai dengan posisi data terakhir pada IN1 yang telah diunggah. *CATATAN: pastikan data terakhir dan terbaru yang diunggah di server pusat, karena apabila melakukan proses unduh data ulang ini, maka data pada komputer kita akan ter-replace sesuai dengan data di server pusat yang diunduh. - Atur data deskripsi kelas diklat, dan sesuaikan untuk diklat PPKSPS ini (see section 3.2.6.2), Pada Deskripsi Kelas Diklat, jangan lupa untuk mengaktifkan IN2 (
SIM DIKLAT Terpadu
)
H a l a m a n | 73
Kemudian simpan. - Atur data pejabat (see section 3.2.6.3), - Atur data administrasi keuangan untuk satu kelas (see section 3.2.6.4), - Atur administrasi berkas (see section 3.2.6.5) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)
Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) Registrasi peserta (see section 3.3) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) Cetak presensi (see section 3.4.1), Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) Pelaporan diklat (see section 3.4.8) Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis. m) Upload data diklat ke Server Pusat (see section 3.2.6.6.1) Untuk proses upload data diklat ini, merupakan data sesuai dengan data yang terakhir diunggah, maka pastikan data yang terunggah terakhir adalah data pada posisi paling akhir (paling baru).
4.4. Pemanfaatan SIM DIKLAT Terpadu pada PKB KS/M Pengembangan keprofesian berkelanjutan (PKB) adalah proses dan kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesional kepala sekolah/madrasah yang dilaksanakan berjenjang, bertahap, dan berkesinambungan dalam rangka meningkatkan manajemen dan kepemimpinan sekolah/madrasah. Pengembangan keprofesian berkelanjutan meliputi pengembangan diri (PD), publikasi ilmiah (PI), dan karya inovatif (KI). Kegiatan PKB ini dikembangkan atas dasar profil kinerja kepala sekolah/madrasah sebagai perwujudan hasil Penilaian Kinerja Kepala Sekolah yang didukung oleh hasil evaluasi diri. Bagi kepala sekolah/madrasah yang hasil penilaian kinerjanya masih berada di bawah standar kompetensi diwajibkan mengikuti program PKB yang diorientasikan untuk mencapai standar yang telah ditetapkan. Sementara bagi kepala sekolah/madrasah yang telah mencapai standar kompetensi, kegiatan PKB-nya diarahkan kepada peningkatan keprofesian untuk memenuhi tuntutan ke depan dalam pelaksanaan tugas dan kewajibannya sesuai dengan kebutuhan sekolah agar mampu memberikan layanan pembelajaran yang berkualitas kepada peserta didik. Pada prinsipnya, PKB mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan refleksi yang didesain untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Dengan perencanaan dan refleksi pada pengalaman kepala sekolah/madrasah akan mempercepat pengembangan pengetahuan dan keterampilan kepala sekolah/madrasah. Pelaksanaan PKB dalam Program ProDEP ini melalui Pengembangan Diri melalui Bahan Pembelajan Utama (BPU) PKB KS/M Tingkat 1 dengan pola pelatihan In–On–In. Strategi dalam melaksanakan PKB KS/M dilaksanakan sebagai berikut. (1). Pemilihan Tempat Tempat pelaksanaan PKB disesuaikan dengan moda pelaksanaan PKB KS/M.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 74
(2). Penentuan Trainer Trainer yang akan melaksanakan kegiatan PKB KS/M adalah trainer yang sudah dinyatakan lulus dalam TOT maupun dinyatakan lulus dalam pelatihan PPKSPS. Trainer diberi bekal dengan menguasai 7 BPU yang digunakan dalam pelaksanaan PKB KS/M Tingkat 1, sehingga apapun BPU yang digunakan oleh kepala sekolah dalam pelaksanaan PKB ini, seorang trainer mampu memfasilitasi, mendampingi dan menilai peserta dalam melaksanakan ketujuh BPU tersebut. (3). Penentuan Kelas Dalam pelaksanaan PKB KS/M ini seluruh BPU KS/M Tingkat 1 (sebanyak 7 BPU) menjadi bahan pembelajaran pelaksanaan PKB KS/M. Dasar pemilihan PBU adalah penilaian kinerja dan evaluasi diri. Hasil penilaian kinerja inilah menentukan BPU yang akan dilaksanakan oleh kepala sekolah/madrasah. Kepala sekolah harus melaksanakan 2 BPU dalam saat bersamaan. Jumlah peserta dalam satu kelas adalah 48 orang, terdiri atas 40 kepala sekolah, dan 8 orang pengawas sekolah/madrasah, dengan jumlah trainer 3 orang. 3 orang trainer akan melaksanakan tugasnya secara bersama-sama (team teaching). Proses pelaksanaan PKB, yang selanjutnya nanti disebut IN1-ON-IN2, dapat digambarkan pada bagan berikut:
Dalam pelaksanaan PKB yang menggunakan model pelatihan IN1-ON-IN2 ini, seorang peserta (Kepala Sekolah) mengambil 2 BPU (Bahan Pembelajaran Utama), dan dalam satu kelas dapat mengambil BPU yang berbeda-beda setiap pesertanya.
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 75
4.4.1. In Service Learning 1 Di diklat In Service Learning 1 yang selanjutnya disebut IN1, dilaksanakan 5 hari/4 malam (44 jam pelajaran), yang dilakukan di instansi LPMP, LPPKS, dan P4TK. a)
Masuk ke Dashboard SIMDIKLAT pada alamat http://srv1.pelatihan.kemdikbud.go.id/simdiklat/ b) Login sebagai ADMIN c) Buat kelas diklat dan operator (see section 2.2) d) Plot peserta dan operator (see section 2.3) e) Pada Desktop SIMDIKLAT Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat dan unduh peserta dari dashboard (see section 3.2.6) - Pada tab pilih - Login sbg operator kelas PKB yg telah dibuat dan diplot pada dashboard, atau bisa juga login sebagai ADMIN UPT. - Unduh kelas PKB. - Bila berhasil maka akan terunduh kelas PKB beserta dengan pesertanya (see section 3.2.6.1), Peserta yang teruntuh disini disertakan semua ajuan BPU-nya, dan kemungkinan besar lebih dari 2 BPU, sehingga ada proses untuk melakukan pengurangan BPU. - Proses pengaturan BPU adalah sebagai berikut:
Pada form setting kelas diklat (gambar di atas), pilih kelas diklat ( ke tab ( ), kemudian tekan tombol form Isi Peserta Manual
SIM DIKLAT Terpadu
(
), masuk
), akan muncul
H a l a m a n | 76
Pada form Isi Peserta Manual di atas tampak kolom nama ( kolom mata diklat (
Pilih peserta (
)
), kemudian klik kanan pada mata diklat (
dilakukan perubahan/pengurangan, sehingga muncul menu
) peserta, dan
) yang akan
.
Pilih , dimana yang dihapus adalah BPU/mata diklat yang ter-block warna biru. Lakukan sampai dengan hanya tertinggal 2 BPU, yang nantinya juga dapat dilakukan perubahan kembali pada saat melakukan perbaikan data individu peserta (see section 3.2.7).
- Atur data deskripsi kelas diklat, dan sesuaikan untuk diklat PKB ini (see section 3.2.6.2), Pada Deskripsi Kelas Diklat, jangan lupa untuk mengaktifkan IN1 (
)
Kemudian simpan. - Atur data pejabat (see section 3.2.6.3), - Atur data administrasi keuangan untuk satu kelas (see section 3.2.6.4), - Atur administrasi berkas (see section 3.2.6.5) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p)
Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) Registrasi peserta (see section 3.3) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) Cetak presensi (see section 3.4.1), Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) Pelaporan diklat (see section 3.4.8) Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis. q) Upload data diklat ke Server Pusat (see section 3.2.6.6.1)
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 77
Untuk proses upload data diklat ini, merupakan data sesuai dengan data yang terakhir diunggah, maka pastikan data yang terunggah terakhir adalah data pada posisi paling akhir (paling baru).
4.4.2. On The Job Learning Di diklat On The Job Learning yang selanjutnya disebut ON. Pada kegiatan ini berupa pendampingan minimal 3 kali di sekolah binaannya, sedangkan trainer membuat rangkuman hasil mentoring dengan menggunakan instrumen pendampingan, dan instansi pelaksana melaksanakan monitoring dan evaluasi. Aktifitasnya dilaporkan pada SIM DIKLAT Terpadu selambat-lambatnya pada saat pelaksanaan kegiatan In Service Learning 2.
4.4.3. In Service Learning 2 Di diklat In Service Learning 2 PBK yang selanjutnya disebut IN2, pesertanya merupakan peserta IN1, maka tidak ada perubahan data peserta pada IN2 ini. a) Pada Desktop SIMDIKLAT Siapkan data master (see section 3.2) (i) Setting instansi (see section 3.2.1) (ii) Setting data pejabat (see section 3.2.2) (iii) Setting jenis diklat (see section 3.2.3) (iv) Setting struktur program diklat (see section 3.2.4) (v) Setting dokumen registrasi (see section 3.2.5) (vi) Setting kelas diklat dan unduh peserta dari dashboard jika diperlukan (see section 3.2.6) - Unduh ulang kelas diklat (jika diperlukan, data terakhir IN1 sudah diunggah ke server pusat) Pada tab pilih (see section 3.2.6.1) Login sbg operator kelas PKB yg telah dibuat dan diplot pada dashboard, atau bisa juga login sebagai ADMIN UPT Unduh kelas PKB Bila berhasil maka akan terunduh kelas PKB beserta dengan pesertanya, sesuai dengan posisi data terakhir pada IN1 yang telah diunggah. *CATATAN: pastikan data terakhir dan terbaru yang diunggah di server pusat, karena apabila melakukan proses unduh data ulang ini, maka data pada komputer kita akan ter-replace sesuai dengan data di server pusat yang diunduh. - Atur data deskripsi kelas diklat, dan sesuaikan untuk diklat PKB ini (see section 3.2.6.2), Pada Deskripsi Kelas Diklat, jangan lupa untuk mengaktifkan IN2 (
)
Kemudian simpan. - Atur data pejabat (see section 3.2.6.3), - Atur data administrasi keuangan untuk satu kelas (see section 3.2.6.4), - Atur administrasi berkas (see section 3.2.6.5) b) c) d) e) f)
Setting data narasumber dan panitia, serta keuangannya (see section 3.2.8) Registrasi peserta (see section 3.3) Cetak lembar verifikasi peserta (see section 3.4.2.1) Lakukan perbaikan data peserta (see section 3.2.7) Cetak presensi (see section 3.4.1),
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 78
g) h) i) j) k) l)
Cetak ID Card (see section 3.4.2.3) Isi status kelulusan peserta (see section 3.4.3) Cetak sertifikat (see section 3.4.4) atau surat keterangan (see section 3.4.5) Setting keuangan tiap-tiap peserta bila diperlukan (see section 3.5.1.2) Cetak dokumen keuangan peserta (see section 3.5.2) Pelaporan diklat (see section 3.4.8) Dimana setiap UPT dapat melakukan rekap-rekap data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan yang dinasmis. m) Upload data diklat ke Server Pusat (see section 3.2.6.6.1) Untuk proses upload data diklat ini, merupakan data sesuai dengan data yang terakhir diunggah, maka pastikan data yang terunggah terakhir adalah data pada posisi paling akhir (data terbaru).
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 79
Glossarium AEPI
:
Australia’s Education Partnership with Indonesia
PPKPPD
:
Program Pengembangan Kapasitas Pendidikan Pemerintah Daerah (di Kabupaten/Kota dan Provinsi)
PPCKS
:
Program Penyiapan Calon Kepala Sekolah
PPKSPS
:
Program Pendampingan Kepala Sekolah oleh Pengawas Sekolah
PKB KS/M
:
Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan Kepala Sekolah/Madrasah
BPU SIM DIKLAT Terpadu
Bahan Pembelajan Utama :
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan Terpadu dengan SIAP PADAMU NEGERI
SIAP PADAMU NEGERI
:
Sistem Informasi Aplikasi Pendidikan - Pangkalan Data Penjaminan Mutu Pendidikan Negara Kesatuan Republik Indonesia
ProDEP
:
Professional Development for Education Personnel
SIM DIKLAT Terpadu
H a l a m a n | 80
