Share and Synergize OPEN RECRUITMENT IYOIN LOCAL CHAPTER PURWOKERTO (INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)

IYOIN Indonesian Youth Opportunities in International networking Web: www.iyoin.org; FB: www.facebook.com/indonesianyoin; Twitter: www.twitter.com/iyoinorg; IG: www.instagram.com/iyoinorg; Email: [email protected].

OPEN RECRUITMENT IYOIN LOCAL CHAPTER PURWOKERTO 2015-2016

(INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)

LOCAL CHAPTER GUIDANCE

EXECUTIVE COMMITTEE IYOIN LOCAL CHAPTER 2015/2016

Share and Synergize


APPLICANT REQUIREMENTS Applicant Requirements: 1. Indonesian youths aged in range of 18 and 30. 2. Currently is not joining any politically affiliated organization(s). 3. Highly social spirited and high loyalty. 4. Committed to work and focus in IYOIN for the term of responsibility. 5. Have high mobilization. 6. Willing to work voluntarily.

Share and Synergize


File Requirements 1. (one) IYOIN’s Board of Committee Local Chapter Booklet Application 2. (one) Essay (Theme: Melalui IYOIN untuk Indonesia) 3. (one) Semi-formal photo Essay must contain in minimum of 350 words and maximum of 500 words. Please submit your Booklet Application and Essay in Adobe Reader format (.pdf). Please submit your photo in JPG format (.jpg). BOOKLET AND ESSAY IS NOT OBLIGATED TO BE WRITTEN IN ENGLISH. PLEASE SUBMIT YOUR APPLICATION FORM THE LATEST ON:

21th FEBRUARY 2016 at 23:59:59 GMT+7 Name your files within this format: IYOINLCPURWOKERTO_POSITION_DEPARTMENT_YOURNAME.pdf (for Booklet n Essay) IYOINLCPURWOKERTO_POSITION_DEPARTMENT_YOURNAME.jpg (for Photo) For example:

IYOINLCPURWOKERTO_STAFF_PROJECT_HESTIDWISEPTINI

PLEASE UPLOAD ALL OF FILE REQUIREMENTS ALONG WITH YOUR SUBMISSION IN THE EMAIL IN .RAR (PORTFOLIO AND ALL LINKS ARE INCLUDED IF YOU ARE APPLYING FOR CEDIT DEPARTMENT) SEND YOUR SUBMISSION IN THE E-MAIL BODY WITHIN THIS FORMAT: SUBJECT: IYOINLCPURWOKERTO_NAME_POSITION_DEPARTMENT NAME: POSITION APPLIED: DEPARTMENT APPLIED: REGION: VIDEO LINK: (FOR CEDIT APPLICANTS//IF ANY) PERSONAL WEBSITE OR BLOG LINK: (FOR CEDIT APPLICANTS//IF ANY)

Send to: [email protected]

Share and Synergize


SPECIAL REQUIREMENTS For applicant who applies for position in Creative Design and Information Technology Department, If you have graphic or video design or personal website or personal blog Please attach the link of your graphic and videoshared in the form If you have videography skill Please attach link(s) of your video(s) in the form Please pay attention that we only consider you to fill position in this division based on your portfolio

Share and Synergize


OPEN RECRUITMENT FLOW 1. Applicant downloads Booklet and Guidance of Open Recruitment in http://www.iyoin.org/purwokerto 2. Applicant fill in the Booklet and upload all the file requirements then send it within the format mentioned above to email: [email protected] 3. First announcement regarding the administration selection will be posted in IYOIN Website in www.iyoin.org/purwokerto 4. Interview will be held at February 27th and 28th 2016 and applicant’s interview schedule will be informed later. 5. Final Announcement will be posted in www.iyoin.org/purwokerto

Share and Synergize


OPEN RECRUITMENT TIMELINE 1. 2. 3. 4. 5.

Deadline of Form Submitting : 21th February 2016; 23:59 GMT+7 First Announcement : 25th February 2016 Interview Confirmation : 25th February 2016 Interview : 27-28th February 2016 Final announcement : 1st March 2016

Share and Synergize


Tugas pokok dan fungsi pengurus IYOIN Local Chapter Deputy Executive Director Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak dalam organisasi Local Chapter dan membantu memimpin Executive Director dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan dibantu oleh, Secretary, Treasury, beserta seluruh departemen (Project Department, Creative Design and Information Technology Department, Public Relation Department, Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership Department).

Share and Synergize


Tugas pokok dan fungsi: 1. Berkewajiban membantu Executive Director dalam memimpin organisasi dan pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal organisasi IYOIN Local Chapter. 2. Membantu Executive Director menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan bersama dalam organisasi IYOIN Local Chapter. 3. Berkewajiban membantu Executive Director memberikan pertanggungjawabannya di akhir periode kepengurusan kepada pengurus, member dan publik secara transparan dan informatif. 4. Menggantikan fungsi Executive Director dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir dalam setiap kegiatan baik internal maupun eksternal IYOIN Local Chapter. 5. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local Chapter.

Secretary 1 dan Secretary 2 Bertanggung jawab mengelola seluruh kesekretariatan IYOIN bersama-sama guna untuk kelancaran organisasi. Tugas pokok dan fungsi 1. Bertanggung jawab dan mengatur penataan, implementasi dan pengawasan terhadap seluruh kerja administrasi, kesekretariatan, pengarsipan, dan protokoler kegiatan dari seluruh sistem kegiatan dan kinerja IYOIN Local Chapter. 2. Bertanggung

jawab

dan

mengatur,

menganalisis,

mengimplementasi,

dan

mengevaluasi kinerja admininistrasi Secretary 2. 3. Membuat laporan kegiatan IYOIN setiap 1 bulan sekali sebagai pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan bersama-sama dengan Executive Secretary 2. 4. Membuat laporan kegiatan IYOIN dalam 1 tahun periode kepengurusan sebagai pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan bersama-sama dengan Executive Secretary 2.

Share and Synergize


5. Menggantikan fungsi Executive Director dan Deputy Executive Director dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir. 6. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local Chapter.

Treasury Bertanggung jawab mengelola seluruh persoalan finansial serta pengelolaan sirkulasi dan transaksi keuangan IYOIN Local Chapter. Tugas pokok dan fungsi: 1. Menentukan kebijakan dan bekerja dalam urusan keuangan, perbendaharaan keuangan, dan anggaran IYOIN Local Chapter. 2. Berkewajiban membuat, menyediakan dan menyusun neraca finansial IYOIN Local Chapter secara terstruktur. 3. Mengkoordinasi pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja yang telah disetujui seluruh committee. 4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan pendanaan baik dari internal maupun eksternal IYOIN Local Chapter. 5. Bertanggung jawab terhadap pembukuan, verifikasi, dan pengeluaran IYOIN Local Chapter. 6. Bertanggung jawab terhadap penyusunan laporan keuangan secara periodik. 7. Menggantikan fungsi Executive Director, Deputy Executive Director, dan Secretary dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir. 8. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director.

Share and Synergize


Project Department Project merupakan departemen yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan pelaksanaan keseluruhan program kerja IYOIN Local Chapter, baik itu Monthly Project, By Moment/Additional Project, serta Social Charity Project. Project Department membawahi 3 divisi yaitu Monthly Project Division, By Moment/Additional Project Division, dan Social Charity Project Division. Masing-masing divisi dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh beberapa staff. Tugas pokok dan fungsi Monthly Project Division: 1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan Monthly Project, yaitu berupa OLEC (Online or Offline Lecturer) yang diadakan setiap sebulan sekali. 2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi Monthly Project IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar. Tugas pokok dan fungsi By Moment/Additional Project Division: 1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan By Moment/Additional Project bersama-sama dengan keseluruhan departemen IYOIN Local Chapter, yaitu berupa Seminar Pendidikan dan Kepemudaan serta Additional Project. 2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi By Moment/Additional IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar. Tugas pokok dan fungsi Social Charity Project Division: 1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan annual project berupa Peduli Indonesia Project dan English Club, bersama-sama dengan keseluruhan departemen IYOIN Local Chapter.

Share and Synergize


2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja Social Charity Division IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar. Program Kerja: 1. OLEC (Online or Offline Lecturer) – Program Kerja Wajib Project kuliah online atau offline yang diadakan sebulan sekali via online atau offline, berisi pemaparan pemateri yang mendapatkan beasiswa di luar negeri dan mendapatkan Opportunities in International Networking. Pemaparan pemateri secara umum meliputi penjelasan beasiswa atau Opportunities yang ia dapatkan, proses mendapatkan beasiswa atau Opportunities, pengalamannya mendapatkan beasiswa atau Opportunities dan topik-topik lain yang ada kaitannya dengan beasiswa atau Opportunities serta pemateri tersebut. Program kerja ini berada dibawah tanggungjawab Monthly Project Division. 2. English Club – Program Kerja Wajib Project yang dibuat untuk meningkatkan bahasa inggris pemuda-pemudi Indonesia dengan berbagai metode yang dibimbing oleh mentor berpengalaman. 3. Seminar Pendidikan dan Kepemudaan – Program Kerja Wajib Seminar yang diadakan sekali dalam satu periode kepengurusan. Seminar ini berisi kegiatan dan pembahasan-pembahasan terkait pendidikan dan kepemudaan. Program kerja ini berada dibawah tanggungjawab By Moment/Additional Project Division. 4. Additional Project – Program Kerja Tidak Wajib Additional project adalah project tambahan yang akan diadakan sekali dalam satu periode kepengurusan. Project ini bersifat additional, yang nantinya akan direncanakan bersama para manajer dan staff project, serta departemen lain dalam IYOIN Local Chapter. Deskripsi project menyusul, tergantung konsep yang direncanakan nanti. 5. Peduli Indonesia – Program Kerja Wajib dan Serentak seluruh Local Chapter

Share and Synergize


Kegiatan bakti sosial yang diadakan sekali dalam satu periode kepengurusan dan dilaksanakaan di akhir kepengurusan yang sekaligus mengakhiri semua program kerja dari Project Department.

Creative Design and Information Technology Department (CEDIT) Creative and Design Department merupakan departemen yang memiliki peran untuk menjadikan IYOIN lebih menarik dipandang publik melalui visual gambar ataupun video serta bertanggung jawab dalam pemeliharaan website serta akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter. CEDIT dibagi menjadi 2 Divisi, Graphic and Video Design Division dan IT Development and Maintenance Division. Tugas Pokok dan Fungsi Graphic and Video Design Division 1. Bertanggung jawab seluruh produksi desain berbentuk gambar ataupun video untuk kebutuhan kegiatan dan program kerja IYOIN Local Chapter. 2. Bertanggung jawab mendokumentasikan seluruh kegiatan IYOIN Local Chapter. Tugas Pokok dan Fungsi IT Development and Maintenance Division 1. Bertanggung jawab dan memelihara website IYOIN.org 2. Bertanggung jawab dan memelihara akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter. Program Kerja Creative Design and Information Technology Department: 1. Design Center Pembuatan poster dan atau video publikasi terkait keselurahan acara IYOIN Local Chapter serta mendesain segala macam materi yang dibutuhkan departemen IYOIN Local Chapter (Brosur, Poster, Template Kesekretariatan, Sertifikat, Merchandise dll). 2. Documentation Center Mendokumentasi segala aktifitas, kegiatan, serta acara IYOIN dan IYOIN Local Chapter. 3. IT Center Mendesain, memelihara, dan menjaga semua akun media sosial + website IYOIN dengan baik.

Share and Synergize


4. Greetings Publikasi Pembuatan poster dan atau video publikasi ucapan terkait hari-hari penting Indonesia dan IYOIN Local Chapter. 5. Yearbook Pembuatan Yearbook kepengurusan IYOIN Local Chapter bersama beberapa Departemen terkait. 6. Video Dokumenter The Story of IYOIN Pembuatan Catatan Perjalanan kepengurusan IYOIN Local Chapter selama satu tahun periode dalam bentuk video.

Public Relation Department Public Relation Department merupakan departemen yang bertanggung jawab menjaga dan menyebarkan citra dan nama baik IYOIN serta memperluas jaringan yang bermanfaat untuk keberlangsungan IYOIN. Public relation departemen membawahi dua divisi yaitu production dan MICE (Meetings, Incentives, Conference, Exhibition). Masing-masing divisi dipimpin oleh Manager dengan dibantu beberapa staff. Tugas Pokok dan Fungsi Production Division : 1. Bertanggung jawab dalam pembuatan berita atau tulisan tentang acara yang dibuat oleh IYOIN dan menyebarkannya ke pihak terkait dan public. 2. Bertanggung jawab dalam pemberitaan atau pemberian informasi ke publik tentang acara yang diadakan oleh IYOIN. 3. Bertanggung jawab atas pembuatan isi dan konten dari website IYOIN. 4. Bertanggung jawab atas pembuatan database relasi terkait. Tugas Pokok dan Fungsi MICE Division : 1. Memberikan pengetahuan/informasi dan penjelasan kepada pihak terkait (media partner, komunitas, IYOIN seluruh Indonesia termasuk Local Chapter, calon anggota IYOIN, dan publik).

Share and Synergize


2. Membangun kerjasama dengan pihak terkait untuk memperlancar program kerja setiap departemen dalam IYOIN Local Chapter. 3. Menciptakan ketertarikan untuk mengenal IYOIN lebih dekat ke masyarakat. 4. Bertanggung jawab atas semua konten dan isi media sosial IYOIN. Program Kerja Public Relation Department: 1. Spreading Information Menyebar informasi dan mempromosikan IYOIN melalui radio-radio dan media informasi lainnya. 2. Tighten brotherhood Mempererat komunikasi dan hubungan IYOIN dengan pihak dalam dan luar IYOIN seperti IYOIN Local Chapter dan nasional serta komunitas lain. 3. Pembekalan mengenai Public Relation Memberi pembekalan tentang public relation untuk para pengurus dan juga member IYOIN yang akan diselenggarakan sesuai kesepakatan tim departemen PR. 4. Magaziyoines Bekerjasama dengan CEDIT Department untuk membuat E-majalah bulanan IYOIN. 5. Additional Program Kerja Program kerja yang akan dibentuk setelah Public Relation Departement terbentuk.

Human Resource Development Department HRD merupakan departemen yang bertanggungjawab atas pengembangan diri dan kualitas dari kinerja pengurus IYOIN. Terdapat 2 divisi dibawah naungan departemen HRD, yakni Recruitment and Allocation Division dan Development and Evaluation Division. Tugas Pokok dan Fungsi Recruitment and Allocation Division: 1. Bertanggungjawab atas perekrutan anggota IYOIN dimulai dari: a. Stage preparation (formulir/ booklet, interview, FGD (jika ada). b. Stage selection (menentukan apakah calon anggota diterima sebagai anggota atau tidak). 2. Bertanggungjawab atas alokasi anggota baru ke divisi yang tepat dengan karakter, kemampuan, dan keinginan calon anggota.

Share and Synergize


3. Bertanggungjawab atas seleksi atau alokasi anggota IYOIN yang mengajukan pindah tugas/ divisi/ department dengan pertimbangan karakter, kemampuan dan keinginan calon anggota. Tugas Pokok dan Fungsi Development and Evaluation: 1. Bertanggungjawab atas development anggota IYOIN dari aspek internal maupun eksternal melaui seluruh kegiatan kepengurusan IYOIN. 2. Bertanggungjawab atas kontrol kinerja setiap anggota IYOIN. 3. Bertanggungjawab atas tindakan evaluasi kinerja setiap anggota IYOIN. 4. Bertanggungjawab atas seleksi rewarding,warning dan firing setiap anggota IYOIN. 5. Bertanggungjawab atas maintaining databasemember IYOIN. Program Kerja: 1.

Recruitment event Open recruitment untuk anggota baru IYOIN, dilakukan 2 kali selama 1 periode kepengurusan. Durasi setiap event kurang lebih selama 2 bulan.

2.

Team Bonding Event refeshing masing-masing team dan selama event berlangsung, team diberikan hak untuk terbebas dari jobdesc dan kewajibannya sebagai pengurus IYOIN, maksimal 4 hari untuk 1 kali event team bonding (terbebas dari kewajibannya). Event berbeda-beda sesuai kesepakatan team bersangkutan dan keputusan dibebaskan mulai dari tempat dan teknis bonding.

3.

Monthly Report Laporan kinerja perbulan yang dipresentasikan oleh setiap department dan dilakukan secara online (melalui media sosial). Dilakukan malam hari, mulai dari pukul 7 pm hingga selesai. Setiap department merepresentasikan reportnya menggunakan 1 buah gambar yang merangkum keseluruhan report. Monthly report dilakukan setelah mengisi development control report yang diisi secara individu.

4.

Periodly Report

Share and Synergize


Laporan kinerja per periode (ex: per kuartal atau percaturwulan) yang dipresentasikan dan dilakukan secara offline (bertemu tatap muka dalam meeting besar). Dilakukan dengan durasi kurang lebih 4-5 jam untuk laporan kinerja dan planning kinerja untuk 1 periode kedepan. 5.

Awarding event Pemberian penghargaan kepada anggota dengan kinerja terbaik. Kategori awarding diberikan untuk staff terbaik, manager terbaik, direktur terbaik, project terbaik (annual dan additional project terbaik akan diberikan pada akhir kepengurusan). Awarding event akan dilaksanakan di dalam IYOIN Gathering.

6.

IYOIN Gathering Merupakan periodly report terakhir dalam 1 term/ masa kepengurusan IYOIN dengan tambahan event: a. Farewell Party b. Handover (penyerahan kepengurusan anggota lama ke anggota baru) c. Awarding event

7.

Update Member & Alumni Event Dilakukan setiap bulan kepada seluruh member dan alumni IYOIN untuk mengupdate informasi pribadi mereka dalam member database IYOIN. Database akan

digunakan

untuk

membentuk group di

media

sosial

dan maintainin

relationship melalui invitation kepada seluruh member untuk hadir ataupun kontribusi dalam project/ event IYOIN.

Fundraising and Partnership Department Merupakan departemen yang memiliki tugas pokok mengupayakan sumber-sumber dana dengan cara mengembangkan berbagai kreativitas unit usaha yang ada dengan tujuan untuk membiayai kegiatan-kegiatan IYOIN. Turut serta dalam melakukan penggalangan dana melalui kerjasama insitusi ke komunitas-komunitas maupun publik. Serta bertanggung jawab untuk membangun kerjasama dengan berbagai institusi serta memelihara relasi yang baik dengan para mitra. Serta terlibat dalam tim untuk menyusun strategi secara keseluruhan serta mendukung kegiatan‐kegiatan fundraising dan Partnership IYOIN.

Share and Synergize


Tugas Pokok dan Fungsi Fundraising Division : -

Bertanggung

jawab

dalam

mencari

sumber

pendanaan

dengan

cara

mengembangkan berbagai produk kreativitas. -

Bertanggung jawab dalam mengelola Sumber Daya Informasi yang ada untuk menjadikan passive income.

-

Dan bertanggungjawab melaporkan pemasukan dari hasil fundraising ke publik.

Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division : -

Membangun kerjasama dengan berbagai komunitas, institusi serta memelihara relasi yang baik dengan para mitra maupun donatur.

-

Bekerjasama dengan berbagai pihak untuk mempermudah program kerja setiap departemen dalam IYOIN.

-

Dan menjaring donatur maupun relasi terkait untuk membatu dalam kegiatan IYOIN.

Program Kerja Fundraising and Partnership Department: 1. One Day Market Kegiatan rutinan yang dilakukan pengurus iyoin menjulkan barang-barang yang bernilai ekonomis yang bersifat ofline 2. IYOIN Store Sebuah Portal Store Marchandise IYOIN Online yang dimana menjual Kaos, Mug, Tas dan aksesoris lainnya bertemakan Pendidikan, Kepemudaan, Sosial dan Jaringan Internasional baik untuk pria dan wanita. 3. SponshorshipDay Menjaring relasi untuk kepentingan khusus diluar segmentasi IYOIN dengan ketentuan-ketentuan tertentu. Menjaring, menjaga hubungan dengan baik dan mendata untuk keperluan database yang akan dilakukan sepanjang periode kepengurusan. 4. PartnershipDay

Share and Synergize


Kegiatan menjaring partner untuk bekerjasama dengan IYOIN dengan sistem simbiosis mutualisme. Menjaring, menjaga hubungan dengan baik dan mendata untuk keperluan database yang akan dilakukan sepanjang periode kepengurusan. 5. Additional Pogram kerja Program kerja yang akan dibentuk oleh pengurus setelah Fundraising dan Partnership Departement terbentuk.

Share and Synergize


Malang, 29 Januari 2016

Founder IYOIN

Share and Synergize

Share and Synergize OPEN RECRUITMENT IYOIN LOCAL CHAPTER PURWOKERTO (INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)

Recommend Documents