OPEN RECRUITMENT IYOIN COMMITTEE 2015-2016 (INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)
LOCAL CHAPTER GUIDANCE
EXECUTIVE COMMITTEE IYOIN LOCAL CHAPTER 2015/2016
APPLICANT REQUIREMENTS Applicant Requirements: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Indonesian youths aged in range of 18 and 30. Currently is not joining any politically affiliated organization(s). Highly social spirited and high loyalty. Committed to work and focus in IYOIN for the term of responsibility. Have high mobilization. Willing to work voluntarily.
File Requirements 1. (one) IYOIN’s Board of Committee Local Chapter Booklet Application 2. (one) Essay (Theme: Melalui IYOIN untuk Indonesia) 3. (one) Semi-formal photo Essay must contain in minimum of 350 words and maximum of 500 words. Please submit your Booklet Application and Essay in Adobe Reader format (.pdf). Please submit your photo in JPG format (.jpg).
PLEASE SUBMIT YOUR APPLICATION FORM THE LATEST ON:
11st MAY 2016 at 23:59 GMT+7 Name your files within this format:
IYOIN_REGION_POSITION_DEPARTMENT_YOURNAME.pdf (for Booklet n Essay) IYOIN_REGION_POSITION_DEPARTMENT_YOURNAME.jpg (for Photo) For example:
IYOIN_PADA_STAFF_PROJECT_HESTIDWISEPTINI
PLEASE SENDING ALL OF FILE REQUIREMENTS ALONG WITH YOUR SUBMISSION TO : EMAIL:
[email protected]
SPECIAL REQUIREMENTS For applicant who applies for position in Creative Design and Information Technology Department, If you have graphic or video design Please attach the file on your application in same folder
OPEN RECRUITMENT FLOW
1 2 3 4 5
• DOWNLOAD BOOKLET AND OPREC GUIDANCE • FILL THE FORM AND UPLOAD ALL REQUIREMENTS • ANNOUNCEMENT • INTERVIEW • FINAL ANNOUNCEMENT
1. Applicant downloads Booklet and Guidance of Open Recruitment in www.iyoin.org/padag 2. Applicant fill in the Booklet and sending all the file requirements in the folder to
[email protected] 3. First announcement regarding the administration selection will be posted in IYOIN Website in www.iyoin.org and sent to applicant’s personal email or message. 4. Interview will be held at 13rd-14th May 2016 on the place that will be announce later 5. Final Announcement will be posted in www.iyoin.org and sent to applicant’s personal email or message.
OPEN RECRUITMENT TIMELINE
1. 2. 3. 4.
Deadline of Form Submitting First Announcement Interview Final announcement
: : : :
11st May 2016; 23:59 GMT+7 12nd May 2016 13rd-14th May 2016 will be informed later
PEDOMAN UNTUK CALON PENGURUS IYOIN Wajib dibaca dengan seksama untuk pemilihan posisi jabatan dan departemen yang dikehendaki. About IYOIN: IYOIN merupakan sebuah NGO yang dibentuk oleh beberapa pemuda-pemudi Indonesia yang bertujuan untuk menjadi tempat berkumpulnya pemuda-pemudi Indonesia. Menjadi media untuk berbagi dan bersinergi demi cita-cita pemuda-pemudi Indonesia dan Negara Indonesia melalui program-program yang berbasis pada pendidikan, kepemudaan, sosial, dan jaringan internasional. Tagline: Share and Synergize. Visi IYOIN: Memperluas jaringan antar pemuda-pemudi sebagai fasilitas pencapaian tujuan bagi individu, sesama, dan pendidikan bangsa yang berdampak positif bagi seluruh pemudapemudi dan Indonesia. Misi IYOIN: 1. Memperluas jaringan antar pemuda-pemudi Indonesia. 2. Pengembangan SDM yang berkualitas demi terciptanya individu yang siap dan
berkompeten di masa depan. 3. Turut andil dalam memotivasi pemuda-pemudi Indonesia untuk menggapai cita-cita
dan cita-cita bangsa Indonesia.
Tugas pokok dan fungsi Local Executive Committee IYOIN Executive Director (ED) Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak luar organisasi dalam local chapter dan menjadi pimpinan tertinggi dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan dibantu oleh Deputy Executive Director, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh departemen (Project Department, Creative Design and Information Technology Department, Public Relation Department, Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership Department). Tugas pokok dan fungsi Executive Director: 1. Bertanggung jawab atas kegiatan yang diselenggarakan IYOIN 2. Berkewajiban memimpin jalannya organisasi dan pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal pada organisasi IYOIN Local Chapter. 3. Menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan bersama dalam organisasi IYOIN Local Chapter. 4. Berkewajiban memberikan pertanggungjawabannya di akhir periode kepengurusan kepada pengurus, member dan publik secara transparan dan informatif.
Deputy Executive Director (DED) Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak dalam organisasi Local Chapter dan membantu memimpin Executive Director dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan dibantu oleh, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh departemen (Project Department, Creative Design and Information Technology Department, Public Relation Department, Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership Department).
Tugas pokok dan fungsi Deputy Executive Director: 1. Berkewajiban membantu Executive Director dalam memimpin organisasi dan pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal organisasi IYOIN Local Chapter. 2. Membantu Executive Director menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan bersama dalam organisasi IYOIN Local Chapter. 3. Berkewajiban membantu Executive Director memberikan pertanggungjawabannya di akhir periode kepengurusan kepada pengurus, member dan publik secara transparan dan informatif. 4. Menggantikan fungsi Executive Director dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir dalam setiap kegiatan baik internal maupun eksternal IYOIN Local Chapter. 5. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local Chapter.
Executive Secretary Bertanggung jawab mengelola seluruh kesekretariatan guna untuk kelancaran organisasi. Tugas pokok dan fungsi Executive Secretary: 1. Bertanggung jawab dan mengatur penataan, implementasi dan pengawasan terhadap seluruh kerja administrasi, kesekretariatan, pengarsipan, dan protokoler kegiatan dari seluruh sistem kegiatan dan kinerja IYOIN Local Chapter. 2. Bertanggung
jawab
dan
mengatur,
menganalisis,
mengimplementasi,
dan
mengevaluasi kinerja admininistrasi IYOIN Local Chapter. 3. Membuat laporan kegiatan IYOIN setiap 1 bulan sekali sebagai pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan. 4. Membuat laporan kegiatan IYOIN dalam 1 tahun periode kepengurusan sebagai pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan. 5. Menggantikan fungsi Executive Director dan Deputy Executive Director dalam kapasitas
tanggung
jawab
jika
berhalangan
hadir.
6. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local Chapter.
Executive Treasury Bertanggung jawab mengelola seluruh persoalan finansial serta pengelolaan sirkulasi dan transaksi keuangan IYOIN Local Chapter. Tugas pokok dan fungsi Executive Treasury: 1. Menentukan kebijakan dan bekerja dalam urusan keuangan, perbendaharaan keuangan, dan anggaran IYOIN Local Chapter. 2. Berkewajiban membuat, menyediakan dan menyusun neraca finansial IYOIN Local Chapter secara terstruktur. 3. Mengkoordinasi pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja yang telah disetujui seluruh committee. 4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan pendanaan baik dari internal maupun eksternal IYOIN Local Chapter. 5. Bertanggung jawab terhadap pembukuan, verifikasi, dan pengeluaran IYOIN Local Chapter. 6. Bertanggung jawab terhadap penyusunan laporan keuangan secara periodik. 7. Menggantikan fungsi Executive Director, Deputy Executive Director, dan Executive Secretary dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir. 8. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director.
Project Department (PROJECT) Project merupakan departemen yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan pelaksanaan keseluruhan program kerja IYOIN Local Chapter, baik itu Monthly Project, By Moment/Additional Project, serta Social Charity Project. Project Department membawahi 3 divisi yaitu Monthly Project
Division, By Moment/Additional Project Division, dan Social
Charity Project Division. Masing-masing divisi dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh beberapa staff. Tugas pokok dan fungsi Monthly Project Division: 1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan Monthly Project, yaitu berupa Online Lecture dan Coaching Online Clinic yang masing-masing diadakan setiap sebulan sekali. 2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi Monthly Project IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar. Tugas pokok dan fungsi By Moment/Additional Project Division: 1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan By Moment/Additional Project bersama-sama dengan keseluruhan departemen IYOIN Local Chapter, yaitu berupa Seminar Pendidikan dan Kepemudaan serta Additional Project. 2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi By Moment/Additional IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar. Tugas pokok dan fungsi Social Charity Project Division: 1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan annual project berupa Peduli Indonesia Project dan English Club, bersama-sama dengan keseluruhan
departemen
IYOIN
Local
Chapter.
2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja Social Charity Division IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat sekitar.
Creative Design and Information Technology Department (CEDIT) Creative and Design Department merupakan departemen yang memiliki peran untuk menjadikan IYOIN lebih menarik dipandang publik melalui visual gambar ataupun video serta bertanggung jawab dalam pemeliharaan website serta akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter. CEDIT dibagi menjadi 2 Divisi, Graphic and Video Design Division dan IT Development and Maintenance Division. Tugas Pokok dan Fungsi Graphic and Video Design Division: 1. Bertanggung jawab seluruh produksi desain berbentuk gambar ataupun video untuk kebutuhan kegiatan dan program kerja IYOIN Local Chapter. 2. Bertanggung jawab mendokumentasikan seluruh kegiatan IYOIN Local Chapter. Tugas Pokok dan Fungsi IT Development and Maintenance Division: 1. Bertanggung jawab dan memelihara website IYOIN.org 2. Bertanggung jawab dan memelihara akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter.
Public Relation Department (PR) Public Relation Department merupakan departemen yang bertanggung jawab menjaga dan menyebarkan citra dan nama baik IYOIN serta memperluas jaringan yang bermanfaat untuk keberlangsungan IYOIN. Public relation departemen membawahi dua divisi yaitu production dan MICE (Meetings, Incentives, Conference, Exhibition). Masing-masing divisi dipimpin oleh Manager dengan dibantu beberapa staff. Tugas Pokok dan Fungsi Production Division : 1. Bertanggung jawab dalam pembuatan berita atau tulisan tentang acara yang dibuat oleh IYOIN dan menyebarkannya ke pihak terkait dan public. 2. Bertanggung jawab dalam pemberitaan atau pemberian informasi ke publik tentang acara yang diadakan oleh IYOIN.
3. Bertanggung jawab atas pembuatan isi dan konten dari website IYOIN. 4. Bertanggung jawab atas pembuatan database relasi terkait. Tugas Pokok dan Fungsi MICE Division : 1. Memberikan pengetahuan/informasi dan penjelasan kepada pihak terkait (media partner, komunitas, IYOIN seluruh Indonesia termasuk Local Chapter, calon anggota IYOIN, dan publik). 2. Membangun kerjasama dengan pihak terkait untuk memperlancar program kerja setiap departemen dalam IYOIN Local Chapter. 3. Menciptakan ketertarikan untuk mengenal IYOIN lebih dekat ke masyarakat. 4. Bertanggung jawab atas semua konten dan isi media sosial IYOIN.
Human Resource Development Department (HRD) HRD merupakan departemen yang bertanggungjawab atas pengembangan diri dan kualitas dari kinerja pengurus IYOIN. Terdapat 2 divisi dibawah naungan departemen HRD, yakni Recruitment and Allocation Division dan Development and Evaluation Division. Tugas Pokok dan Fungsi Recruitment and Allocation Division: 1. Bertanggungjawab atas perekrutan anggota IYOIN dimulai dari: a. Stage preparation (formulir/ booklet, interview, FGD (jika ada). b. Stage selection (menentukan apakah calon anggota diterima sebagai anggota atau tidak). 2. Bertanggungjawab atas alokasi anggota baru ke divisi yang tepat dengan karakter, kemampuan, dan keinginan calon anggota. 3. Bertanggungjawab atas seleksi atau alokasi anggota IYOIN yang mengajukan pindah tugas/ divisi/ department dengan pertimbangan karakter, kemampuan dan keinginan calon anggota. Tugas Pokok dan Fungsi Development and Evaluation: 1. Bertanggungjawab atas development anggota IYOIN dari aspek internal maupun eksternal melaui seluruh kegiatan kepengurusan IYOIN. 2. Bertanggungjawab atas kontrol kinerja setiap anggota IYOIN. 3. Bertanggungjawab atas tindakan evaluasi kinerja setiap anggota IYOIN.
4. Bertanggungjawab atas seleksi rewarding,warning dan firing setiap anggota IYOIN. 5. Bertanggungjawab atas maintaining databasemember IYOIN.
Fundraising and Partnership Department (FP) Merupakan departemen yang memiliki tugas pokok mengupayakan sumber-sumber dana dengan cara mengembangkan berbagai kreativitas unit usaha yang ada dengan tujuan untuk membiayai kegiatan-kegiatan IYOIN. Turut serta dalam melakukan penggalangan dana melalui kerjasama insitusi ke komunitas-komunitas maupun publik. Serta bertanggung jawab untuk membangun kerjasama dengan berbagai institusi serta memelihara relasi yang baik dengan para mitra. Serta terlibat dalam tim untuk menyusun strategi secara keseluruhan serta mendukung kegiatan‐kegiatan fundraising dan Partnership IYOIN. Tugas Pokok dan Fungsi Fundraising Division : -
Bertanggung
jawab
dalam
mencari
sumber
pendanaan
dengan
cara
mengembangkan berbagai produk kreativitas. -
Bertanggung jawab dalam mengelola Sumber Daya Informasi yang ada untuk menjadikan passive income.
-
Dan bertanggungjawab melaporkan pemasukan dari hasil fundraising ke publik.
Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division : -
Membangun kerjasama dengan berbagai komunitas, institusi serta memelihara relasi yang baik dengan para mitra maupun donatur.
-
Bekerjasama dengan berbagai pihak untuk mempermudah program kerja setiap departemen dalam IYOIN.
-
Dan menjaring donatur maupun relasi terkait untuk membatu dalam kegiatan IYOIN.
