SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Sebelum melakukan input transaksi terlebih dahulu anda harus melakukan Create Database yang baru, yang perlu dipersiapkan salah satunya adalah “CHART OF ACCOUNT”. COA ini dapat berbentuk file misalnya Excel, bentuk formatnya seperti gambar di bawah ini.
Langkah awal dalam Pembuatan Database di accurate adalah buka program ACCURATE yang sudah diinstal, kemudian klik pada menu CREATE NEW COMPANY (perhatikan gambar di bawah)
Selanjutnya Ikuti urutan tanda panah di bawah, yaitu: klik pilihan “local” klik pada titik tiga kemudian cari lokasi Folder yang ingin anda tempatkan file database kemudian ketikkan nama databasenya lalu klik tulisan “Create
Halaman ke-1
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Selanjutnya maka Kolom File Name akan terisi sendiri, Klik OK (gambar kiri). Tunggu sampai selesai prosesnya di (gambar kanan)
Apabila sudah selesai, maka akan tampil menu LOGIN, dengan USER id “SUPERVISOR” isikan passwordnya “supervisor” (huruf kecil besar sama saja) lalu klik OK
Langkah selanjutnya akan secara otomatis tampil Persiapan database, pilih di pilihan “BAHASA INDONESIA|
Selanjutnya klik pada PERSIAPAN MAHIR, klik LANJUT
Halaman ke-2
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Pada Tab Mata Uang Masukkan data seperti di bawah ini: Nama: “Rupiah” Nilai Tukar: “1” Tipe Nilai Tukar akan otomatis terisi sendiri, Negara “Indonesia, Simbol: “Rp”
Kemudian pindah ke tab INFORMASI PERUSAHAAN isikan data-data seperti contoh di bawah ini, (sesuaikan dengan data Jemaat anda, dan tanggal Mulai Setup databasenya, Penting….!!! Tahun Fiscal harus diubah menjadi Mundur paling sedikit 1 tahun dari tahun setup database, seperti contoh tahun setup database adalah 31/12/2013, Ubah “TAHUN FISCAL” MENJADI 2012 atau kurang dari itu. Klik Lanjut
Halaman ke-3
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Pindah ke tab Daftar Akun, Silahkan hapus seluruh Account default yang ada, sisahkan atau jangan dihapus account “OPENING BALANCE EQUITY & RETAINED EARNING
Apabila ada kontak konfirmasi seperti ini saat menghapus account klik OK
Sisahkan Account Opening Balance Equity dan Retained Earnings, Pilih juga akun default pada bagian bawah dengan masing-masing account tersebut, (Perhatikan gambar di bawah)
Halaman ke-4
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Selanjutnya lakukan Import Chart of Account dari data Excel yang sudah anda download pada langkah awal halaman pertama, dengan cara klik pada tulisan link “KLIK DISINI UNTUK IMPORT DARI BERKAS
Ikuti Urutan Anak panah, klik pada icon Open Folder, lalu klik pada look in untuk mencari lokasi folder tempat penyimpanan data excel, pada pilihan “files of type” pilih Excel, lalu klik pada file excel, dan klik Open. Perlu diperhatikan bahwa jenis type excel adalah “excel 97-2003 dokument”
Selanjutnya Klik di tulisan “AMBIL DATA”
Selanjutnya secara otomatis akan muncul data-data yang ada di excel pada accurate seperti gambar di bawah ini
Halaman ke-5
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
“Hapus” pada baris pertama yang ada tulisan No. Akun, Parent Account, Nama, Tipe, Mata Uang, Saldo
Apabila ada konfirmasi Klik “Yes”
Selanjutnya lakukan pemetaan antara akun excel dan data accurate, pada kolom di sebelah kiri dan sebelah kanan, 1. 2. 3. 4.
pilih “No.Akun” dengan “No. Akun” Pilih “Parent Account” dengan “Akun Induk” Pilih “Nama” dengan “Nama Akun” Khusus pemetaan pada “Tipe” dengan “Tipe Account” akan tampil kotak dialog lagi, pilih Tipe di data sumber dan Definisi ke harus sama, misalnya “Ekuitas” dengan “Ekuitas”, pilih “Pendapatan” dengan “Pendapatan” dan seterusnya, (perhatikan gambar di bawah)
Selanjutnya Petakan “Mata Uang” dengan “Mata Uang” jika muncul Kotak Pilihan, pilih “IRD” dengan “Rupiah”
Halaman ke-6
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Lakukan sampai selesai, perhatikan kolom bagian bawah sudah lengkap terisi dengan nama Kolom yang dipetakan dari Excel ke Accurate
Selanjutnya klik pada pilihan “IMPORT DATA” PENTING….!!!. proses pemetaan harus tepat, jangan “salah” alokasi ke account yang berbeda, periksa kembali apabila telah selesai anda lakukan pemetaan
Tunggu sampai proses Import data selesai (gambar bawah)
PENTING…!!! Pastikan bahwa semua ACCOUNT dapat berhasil diexport, perhatikan kotak dialog yang akan muncul setelah proses export, apakah ada account yang gagal, atau semuanya berhasil, apabila gagal, tandai account tersebut dan input secara manual, seharusnya kalau anda mengikuti petunjuk dari awal dengan baik maka seluruh account dapat diexport dengan tepat
Halaman ke-7
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Untuk sementara Keluar dari Proses Setup, dengan Klik “FINISH” dan apabila ada konfirmasi untuk menyimpan, Klik “Yes”, klik Retained Earnings lalu isikan Seluruh Angka yang ada di saldo awal, ke dalam Kolom Opening balance di Account RETAINED EARNINGS (perhatikan gambar di bawah)
Maka secara otomatis Saldo Awal menjadi kosong, dan Retained Earnings akan terisi sejumlah saldo awal sebelumnya
Kembali ke Proses SETUP AWAL, di bagian tab “Currency Def Account” tidak perlu diisi atau dipilih apa-apa, klik NEXT
Halaman ke-8
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Pada tab “CUSTOMER” isikan customer dan mata uangnya dengan Nama Anggota Jemaat anda (anggota jemaat yang dimaksudkan disini adalah anggota jemaat yang sering memberikan perpuluhan, persembahan Terpadu, dan Persembahan Syukur atau persembahan Khusus
Pada pilihan “PROJECT & DEPARTMENT” isikan dengan department yang ada di jemaat anda, contohnya dapat dilihat di gambar di bawah
Selanjutnya di Tab “ITEM DEF ACCOUNT” pilih account-account seperti contoh gambar di bawah ini”
Halaman ke-9
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Klik saja Next beberapa kali dan klik “FINISH”
Selanjutnya buka pada list-chart of account rubah nama account “Retained Earnings” menjadi “SHU” mengapa harus diubah, karena pada dasarnya perusahaan non profit tidak ada yang namanya Retained Earnings, tetapi pada dasarnya akan selalu ada yang namanya selisih antara pendapatan dan pengeluaran, oleh karena itu Account ini harus ada untuk menampung selisih tersebut dengan Istilah Koperasi adalah SHU (Sisa Hasil Usaha)
Hasil perubahan dari RETAINED EARNINGS menjadi SHU akan seperti gambar di bawah
Selanjutnya klik pada List-Vendor, pilih NEW dan isikan Vendor baru tempat di mana anda selalu menyetor uang perpuluhan dan persembahan Terpadu, misalnya “Kantor Daerah NTT” (gambar bawah)
Halaman ke-10
www.mauboy.com
SETUP DATABASE
Akuntansi Perusahaan Nirlaba
Hasilnya pengisian Vendor akan seperti di bawah ini
Note: Pada proses setup awal ini tidak dilakukan Period End, karena pada dasarnya period end adalah untuk menghitung -
Depresiasi Fixed Asset Selisih Untung/Rugi Kurs WIP Produksi & Variance
Oleh karena ketiga proses diatas tidak pernah dilakukan pada contoh ini, maka proses Period End tidak dilakukan, kecuali ada salah satu jenis dari ketiga jenis transaksi di atas terjadi maka harus dilakukan proses period End Materi ini berlanjut kepada Cara Input Transaksi Pada Organisasi Nir Laba
Halaman ke-11
www.mauboy.com
