Servantes Hatékony Vállalatirányítási Rendszer. Felhasználói kézikönyv

Servantes Hatékony Vállalatirányítási Rendszer

Felhasználói kézikönyv

1

Pénztár

Servantes Hatékony Vállalatirányítási Rendszer

Pénztár

Tartalomjegyzék BEJELENTKEZÉS A PÉNZTÁR MODULBA...................................................................................................3 „ELSŐ BELÉPÉS”.................................................................................................................................................4 ALAPADATOK......................................................................................................................................................5 ÉVVÁLASZTÁS...............................................................................................................................................................5 PÉNZTÁRVÁLASZTÁS.......................................................................................................................................................6 PÉNZTÁRAK…..............................................................................................................................................................6 VALUTA.......................................................................................................................................................................7 PÉNZTÁRI TRANZAKCIÓK….............................................................................................................................................9 PÉNZTÁRI GAZDASÁGI ESEMÉNYEK..................................................................................................................................11 PARTNER FELVITELE .....................................................................................................................................................12 PARTNER MÓDOSÍTÁSA..................................................................................................................................................15 PARTNER TÖRZSADATOK................................................................................................................................................17 SZÁMLAREND…..........................................................................................................................................................18 SAJÁT CÉG ADATAI.......................................................................................................................................................19 FELVITEL.............................................................................................................................................................21 PÉNZTÁRI TÉTEL FELVITELE ...........................................................................................................................................21 PÉNZTÁRI TÉTEL STORNÓZÁSA........................................................................................................................................27 NAPI CÍMLETEZÉS.........................................................................................................................................................29 PÉNZVÁLTÁS...............................................................................................................................................................30 KEREKÍTÉSEK CSOPORTOS FELADÁSA...............................................................................................................................31 NYOMTATÁS.......................................................................................................................................................32 BEVÉTELI /KIADÁSI BIZONYLATOK..................................................................................................................................32 IDŐSZAKI PÉNZTÁRJELENTÉS...........................................................................................................................................35 PÉNZTÁRNAPLÓ...........................................................................................................................................................36 BIZONYLAT CÍMLETEZÉSE..............................................................................................................................................36 ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEG...................................................................................................................................37 SZÁMLÁK...................................................................................................................................................................38 SZÁMLÁK LISTÁJA........................................................................................................................................................39 PARTNERADATOK............................................................................................................................................41 EGYEDI SZÁMLÁZÁS.....................................................................................................................................................41 PARTNER MEGTEKINTÉSE...............................................................................................................................................42 ZÁRÁS...................................................................................................................................................................42 IDŐSZAK ZÁRÁSA.........................................................................................................................................................42 KARBANTARTÁS...............................................................................................................................................43

2

Servantes Hatékony Vállalatirányítási Rendszer

Pénztár

Bejelentkezés a Pénztár modulba A Pénztár modulba történő bejelentkezéshez egysze kattintsunk az egér bal gombjával az indítópulton a pénztárra. Ekkor megjelenik a bejelentkező képernyő, ahol a legördíthető menüből először céget választhatunk. Mivel jellemzően ugyanabban a cégben dolgozunk, ezért alapértelmezett beállításként mindig az utoljára választott cég szerepel. Szintén megjegyzi a program az utolsó felhasználó nevet is, így csak a jelszó beírása szükséges, illetve az esetleges dátumválasztás, majd a Rendben-re kattintva bejelentkezhetünk. (megjegyzés: munkánk során a frissítések letöltése és a telepítés után találkozhatunk majd a szerverfrissítéssel. Ha a Servantes számára szerverfrissítés kell, erről figyelmeztető üzenetet kapunk, ilyen estekben a következő teendőnk lesz:  Írjuk be az „sa” felhasználónevet/system administrator = rendszergazda/ majd a hozzá tartozó jelszót.  Kattintsunk a részletek fülre, majd válasszuk a „csak a kiválasztott cégnél” opciót, mely arra vonatkozik, hogy mely cégeken szeretnénk szervert frissíteni.  Kattintsunk a Rendben-re, majd a biztonsági figyelmeztető kérdésre a Server frissítést csak a Parallel Kft. és a system administrator végezheti biztonságosan! Biztosan folytatja?

3

„Első belépés” Az első bejelentkezés után a program egy ablakot (Pénztárak) jelenít meg, melyben létre kell hozni a megfelelő pénztárat, pénztárakat. A pénztárak létrehozásának előfeltétele, hogy a Főkönyv modulban lévő Számlarendben a megfelelő pénztári főkönyvi számok besorolása ’Pénztár vagy Valutapénztár’ legyen, mivel csak az ilyen besorolású főkönyvi számokhoz lehet pénztára(ka)t létrehozni.

A [Felvitel] gombra kattintva, aktívvá válnak a kitöltendő részek. Először is, a Forint pénztár sorban, a legördülő menüből válasszuk ki a megfelelő főkönyvi számot. Itt azok a főkönyvi számok jelennek meg, amelyek a Számlarendben ’Pénztár’ besorolásúak. A főkönyvi szám mellett, az adott számla megnevezése jelenik meg. A Napló sorban pedig azt a naplót kell kiválasztani, amelyre a felvitt tételek könyvelődnek. Az ablak alsó felében adhatja meg a valuta pénztár adatait. Ezen adatok kitöltése nem kötelező. Akkor töltse ki, ha a létrehozandó pénztár, valuta pénztárként is működik. A Valuta pénztár sorban válasszon egy főkönyvi számot, amihez hozzárendeli a létrehozandó valuta

4

pénztárt. A főkönyvi szám mellett itt is az adott számla megnevezése jelenik meg. A Napló sorban pedig azt a naplót kell megadni, melyre a valuta pénztárban felvitt tételek könyvelődnek. A Valutanem rubrikában tudja megadni, hogy mely valutanemet fogja elsődlegesen használni ebben a pénztárban. A valutanem a tételek rögzítésekor még változtatható! A létrehozandó pénztár a Mentés kapcsolóval menthető, vagy a Mégsem kapcsolóval a mentés elkerülhető. Pénztár módosítása A létrehozott pénztár adatai a [Módosítás] kapcsoló megnyomása esetén módosíthatóak. A létrehozásnál megadott adatok mindegyike módosítható. A változtatás a [Mentés] kapcsoló lenyomásával véglegesíthető, vagy a Mégsem kapcsoló lenyomása esetén elkerülhető. Alapadatok Az „Alapadatok”-on belül lehet az adott évet meghatározni, melyben dolgozni szeretnénk. További lehetőségek, hogy ki lehet alakítani a pénztári tranzakciókat, létrehozni a használni kívánt pénztárakat, beállítani a használni kívánt valutát/devizát és a hozzá tartozó árfolyamokat és az ügyfeleknek meghatározandó paramétereket, tehát mindazon adatokat, amelyek a Servantes Pénztár működéséhez elengedhetetlenek. Évválasztás A Servantes Integrált Vállalatirányítási Rendszer rendelkezik az időgép alapú technológiával, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználó dolgozhat, módosíthatja adott időszak adatait, illetve betekintést nyerhet más időszak adataiba. Ez a technológia olyan szabadságot tesz lehetővé a munkavégzésben, amely által akár több időszak adatait is lehet egyidejűleg kezelni. A rögzítés előtt fontos megadni a munkavégzés időpontját. Az időpont megadásával a program adott időpontra vonatkozólag fog rögzíteni. A változtatást a rendben kapcsolóval lehet érvényesíteni, illetve a kilépéssel elkerülni.

:

5

Pénztárválasztás A modul több pénztár kezelésére is alkalmas. Ebben a menüpontban választhatja ki, hogy éppen melyik pénztárban szeretne dolgozni.

A megjelenő ablakban a már létrehozott pénztárak jelennek meg. Arra a pénztárra kell kattintani, amelyikben a következő tételeket rögzíteni szeretné. Majd a [Rendben] kapcsoló megnyomásával véglegesítheti az átlépést egy másik pénztárba. Vigyázat! A [Kilépés] kapcsoló nem a megnyitott ablakot zárja be, hanem kilép a pénztár modulból. Ezért, ha mégse szeretnénk pénztárt váltani, akkor ezt, az ablak jobb felső sarkában látható

-jellel, vagy az

’Esc’ billentyű lenyomásával teheti meg.

Pénztárak… Ebben a menüpontban a már korábban felvitt pénztárakat lehet módosítani a [Módosítás] kapcsolóra kattintva. Ilyenkor a pénztár valamennyi adata módosítható.

6

A [Felvitel] gombra kattintva, pedig szükség esetén egy újabb pénztár is felvihető. Ha mégse szeretne változtatni az eddig rögzítetteken akkor a [Kilépés]-re kattintva kiléphetünk az ablakból.

Valuta A valuta menüpont két almenüpontból áll, ezt a valuta menüpont sorának végén lévő jobbra mutató fekete nyíl mutatja nekünk (értelemszerűen nem azt, hogy két almenüpontból áll, hanem azt hogy egynél többől, esetünkben most kettőből). Árfolyamok Az árfolyamok almenüpontban a különböző valuta, devizaárfolyamok rögzítésére van lehetőség napi bontásban, míg az árfolyamhoz tartozó besorolás almenüpontban a különböző főkönyvi számokon nyilvántartott devizanemekhez adhatjuk meg, hogy melyik főkönyvi számon tartjuk őket nyilván. Árfolyamhoz tartozó besorolások Az árfolyamhoz tartozó besorolásoknál tudjuk megadni azokat a devizabetét-számla nyilvántartásra

szolgáló

főkönyvi

számokat,

7

melyeknek

devizabetét-számla

illetve

elszámolási betétszámla besorolást adtunk korábban a számlarendben. Nem kell feltétlenül végigírnunk, illetve fejből tudnunk az összes főkönyvi számot, a példa kedvéért elég egy 3-ast begépelni majd megnyomni az enter billentyűt, ekkor az összes olyan lehetséges főkönyvi számot kilistázza a program, amelyet ide kiválaszthatunk. A [Mentés] gombbal rögzíthetjük a főkönyvi számot a listában. Az árfolyamokon belül pedig először a fenti legördíthető menüből kell választanunk valutanemet, majd az ablak alsó részében található [Felvitel] gombra kattintva felvihetjük az adott deviza MNB, választott hitelintézeti és egyéb árfolyamát (pl vételi, eladási), az érvényesség dátumát. Ha adott könyvelési napra nincs árfolyam felrögzítve, akkor a Servantes az időben legközelebbi korábban rögzített árfolyammal számol, bár figyelmeztető üzenetet ad arról, hogy ez az árfolyam nem az adott napon, hanem valamilyen korábbi időpontban lett rögzítve. A rögzített adatok tárolásához kattintsunk a [Mentés] gombra. Az árfolyam és MNB árfolyam fixen adott a programban, a maradék hét helyen csak akkor látunk árfolyamot, ha az előbbi árfolyamhoz tartozó besorolások menüpontban adtunk meg főkönyvi számokat.

Az árfolyamokon belül pedig először a fenti legördíthető menüből kell választanunk valutanemet, majd az ablak alsó részében található [Felvitel] gombra kattintva felvihetjük az adott deviza MNB, választott hitelintézeti és egyéb árfolyamát (pl vételi, eladási), az

8

érvényesség dátumát. Ha adott könyvelési napra nincs árfolyam felrögzítve, akkor a Servantes az időben legközelebbi korábban rögzített árfolyammal számol, bár figyelmeztető üzenetet ad arról, hogy ez az árfolyam nem az adott napon, hanem valamilyen korábbi időpontban lett rögzítve. A rögzített adatok tárolásához kattintsunk a [Mentés] gombra. Az árfolyam és MNB árfolyam fixen adott a programban, a maradék hét helyen csak akkor látunk árfolyamot, ha az előbbi árfolyamhoz tartozó besorolások menüpontban adtunk meg főkönyvi számokat.

Pénztári tranzakciók… Ebben a menüpontban előre rögzített pénztári tranzakciókat lehet felvinni, amelyek a későbbiekben megkönnyítik egy-egy tétel rögzítését. Ugyanitt lehet a felhasználó által már korábban rögzített tételeket módosítani is. A programban előre rögzítve van hat tranzakció, melyeket csak a Parallel Kft. munkatársai módosíthatnak.

9

Új tranzakció felviteléhez kattintson a [Felvitel] gombra. Ekkor aktívvá válnak a kitöltendő részek. A megnevezés sorba kell beírni a tranzakció nevét. A tétel típusánál, a legördítő menüből tudja kiválasztani, hogy a tranzakció Bevételezésekre vagy Kiadásokra vonatkozik. (Ha ezt az opciót előre nem lehet meghatározni akkor üresen is hagyható. Ha tévesen választotta ki valamelyiket, akkor az egér jobb gombjával rákattint a rubrikára akkor kitörölheti a Bevétel vagy Kiadás opciót.) A Tétel típusa mellett kipipálhatjuk, hogy az éppen rögzítendő tétel átkönyvelődjön-e a Főkönyv modul felé. Ha nem szeretnénk átkönyvelni akkor ezt, akkor vegyük ki a -jelet a mezőből. Egy tranzakciót Használaton kívülivé is lehet tenni szintén a pipálós módszerrel, ekkor bizonylat készítése előtt nem fog megjelenni a választható tranzakciók között. A Pénztár szűrés legördíthető mezőben beállíthatjuk, hogy az adott tranzakció csak az adott pénztárban legyen elérhető. Amennyiben ezt üresen hagyjuk, a tranzakció valamennyi pénztárban elérhető lesz. Az egyszerűség kedvéért, kitölthetjük, hogy a tranzakció kontírozása milyen főkönyvi számokból álljon. (A főkönyvi számok kitöltése nem kötelező, a tranzakció ettől függetlenül elmenthető.) A Nettó rubrikában lévő Főkönyvi szám típusa sorban, a

gombra kattintva

kiválaszthatjuk, hogy az adott tranzakció kiválasztásakor milyen besorolású főkönyvi számot engedjen beírni a program. Ha megtaláltuk a kívánt besorolást akkor dupla kattintással tudjuk kiválasztani.

Ezután a Főkönyvi szám mező aktívvá válik, és kiválaszthatunk egy konkrét főkönyvi számot. Ez azért hasznos, mert a pénztári tétel felvitelekor a program automatikusan felajánlja az itt felvitt főkönyvi számot (természetesen, csak ha olyan pénztári tranzakciót választottuk amelynél kitöltöttük a főkönyvi számot), ezzel csökkentve a hibázás lehetőségét.

10

Ugyanígy az ÁFA főkönyvi szám besorolását és magát a főkönyvi számot is hozzá tudjuk rendelni az adott tranzakcióhoz. A [Mentés] gombbal véglegesítheti a tranzakciót, a [Mégse] gombbal pedig mentés nélkül kiléphet. Ha egy korábbi tranzakción szeretne változtatni, akkor a [Módosítás] gombra kell kattintani, majd elvégezhető a kívánt módosítás. Pénztári gazdasági események Ebben a menüpontban lehetőség van arra, hogy a pénztárban gyakran használt gazdasági eseményeket rögzítsük ahhoz az esethez, ha egy pénztári bizonylaton több olyan tételt rögzítünk majd, ahol tételenként eltér a kontírozás, kiegészítve ezzel az előző menüpontnál tárgyalt tranzakciókat, mert azok kiválasztásakor egy bizonylat valamennyi tételére ugyanaz a kontírozás vonatkozik. Fontos, hogy csak olyan gazdasági eseményt fogunk tudni kiválasztani, amelynél a megadott főkönyvi számok besorolása egyezik az adott pénztári tranzakciónál szereplő besorolással, vagy ha a pénztári tranzakciónál „benemsorolt” besorolású a főkönyvi szám, akkor szabadon bármelyik gazdasági eseményből választhatunk.

11

Partner felvitele A partner felvitele menüpontban a Servantesben még nem szereplő partnerek rögzítésére van lehetőség. Köztük lehet vevő, szállító, hivatali szerv, alkalmazott, vagyis mindenki, aki valamilyen szempontból kapcsolatban áll a vállalkozásunkkal, és emiatt előfordulhat, hogy valamilyen rögzítésre kerülő gazdasági esemény szereplője lesz. A partner nevén, telephely címén, levelezési címén kívül felvihetjük az egyéb kiegészítő adatait is, úgy mint az azonosító kártyáinak számai, telefonos elérhetősége, fax száma, e-mail címe, rendelhetünk hozzá hitelkeretet, egyedi fizetési határidőt, személyre szabott késedelmi kamat %-ot, pénzügyi partnert, stb… A név mezőbe értelem szerint a partner neve kerül, cím felvitelénél azonban már két lehetőségünk van. Az egyik, hogy közvetlenül a név alá, a cím mezőbe írjuk be egybe, a másik, hogy igénybe vesszük a cím listából funkciót. Ekkor a partner törzsadatok menüpontban (leírása mindjárt) szereplő, már korábban rögzített adatokból válogathatunk, ez egyrészt gyorsabb, másrészt elkerülhetővé válik általa az, hogy például az Ady Endre utcában lakó partnerek szerepeljenek a programban több különböző, mégis egyforma címmel, tehát Ady E. utca, Ady Endre utca, Ady utca, Ady E. u., Ady Endre u., stb. Ha egyszer felrögzítünk egy Ady Endre utcát, akkor utána a listából mindig ezt az egyet fogjuk tudni kiválasztani, és minden ebben az utcában lakó partner neve mellé egységesen ez kerül. Az utóbbi módszer alkalmazásához kattintsunk a helység vagy az utca mező utáni négyzetre, ekkor egy keresési ablak jelenik meg, melyben megjelenik az összes eddig már felrögzített helység, illetve utca neve. A megfelelő kiválasztásához kattintsunk rá kétszer, vagy egyszer és utána a kiválaszt gombra. A házszám, jel, emelet, ajtó mezők kitöltése értelemszerű. A vevő és szállító főkönyvi szám mezők kitöltése bizonyos esetekben csak segítséget jelenthet (ilyen a könyvelési képernyő, ahol a partner nevének megadása után a könyvelési képernyőn elég Enter-t ütnünk a tartozik mezőn, és automatikusan kitöltésre kerül a vevő főkönyvi szám), míg például a számlázó modulok esetén kitöltésük mindenképpen kötelező, a számlázó modul ebből a mezőből veszi az információt a vevői előírás elkészítéséhez. Beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak: egyszerűsített és szerződéses alapú partner felviteli képernyő, részletesen majd a számlázó modulnál a szerződéses alapúról. Mindezt nézzük meg egy példán keresztül. Vigyük fel a Parallel kft-t, mint partnert az adatbázisunkba. Ezt megtehetjük az alapadatok, partner felvitele menüpontból, vagy az ikonok közül kiválasztva a partner felviteli ikont. A névhez írjuk be: Parallel kft. A címet 12

beírhatjuk egyben, ez értelemszerű, vagy választhatjuk a listás címbevitelt. Éljünk az utóbbi lehetőséggel, most bonyolultabb lesz, de a későbbi munkánkat mindenképp megkönnyíti. Az irányítószámhoz írjuk be a 1143-at, majd kattintsunk a helység mező utáni négyzetre. Itt megjelenik minden eddig már rögzített helység, esetünkben azonban a lista üres lesz. A helység kiválasztása ablak alsó részén kattintsunk az új helység gombra, majd az így megjelent helységek felvitele és módosítása ablakban a felvitel gombra. A helység neve mezőbe írjuk a Budapest nevet, majd nyomjuk meg a mentés gombot. Lépjünk ki a mégsem gombbal, majd az immáron a listánkban szereplő Budapestre kattintsunk kétszer, vagy egyszer majd utána a kiválaszt gombra. Ekkor a Budapest bekerül a helység mezőbe. Az utca felvitelénél ugyanezt a menetrendet követjük, azzal a különbséggel, hogy az utca felvitelénél csak a Szobráncot kell beírnunk, míg az utca a jobb oldali legördíthető menüből választható ki. A partner törzsadatok felviteléről később még részletesebben is szót ejtünk. Ha megvan mind a helység, mind az utca, írjuk be a házszámot: 5. Eltérő levelezési cím esetén a partner felviteli ablak alsó részében az iménti módon rögzíthetnénk a levelezési címet, esetünkben hagyjuk a program által beírt címet, hiszen az megegyezik a levelezési címmel. A későbbi munkánk megkönnyítése érdekében írhatunk be vevő, illetve szállító főkönyvi számot a Parallel kft-hez. Adjuk meg mindkettőt, vevő főkönyvi szám legyen a 311, szállító a 454. Amennyiben a program beírás után törli a főkönyvi számot, akkor az adott főkönyvi szám nem szerepel a számlarendben, tehát rögzítenünk kell. Ehhez nem kell kilépnünk a partner felviteli ablakból, elég, ha a számlarend ikonjára kattintunk,

amely a

nyomtatóbeállítás ikonjától jobbra található. Itt a már ismert módon rögzíthetjük a főkönyvi számokat, ezután a program engedni fogja a Parallel kft-hez is rögzíteni őket. A kiegészítő adatok fülön rögzíthetjük a Parallel fontosabb kiegészítő adatait, úgy, mint a kapcsolattartó neve, a kft. telefonszáma (06-1-273-33-10), faxszáma (273-33-11), e-mail címe ([email protected]), stb. Az egyedi fizetési határidőknek azon moduloknál van jelentősége, melyekből számlát tudunk kiállítani.

13

A kiegészítő adatok fülön rögzíthetjük a Parallel Kft. fontosabb kiegészítő adatait, úgy, mint a kapcsolattartó neve, a kft. telefonszáma (06-1-273-33-10), faxszáma (273-33-11), email címe ([email protected]), stb. Az egyedi fizetési határidőknek azon moduloknál van jelentősége, melyekből számlát tudunk kiállítani.

14

Partner módosítása A már korábban rögzített partnerek adatainak változásait rögzíthetjük ebben a menüpontban, tehát az adott partner nevét, címét, kiegészítő adatait azok változása esetén itt módosíthatjuk. Először is a partner keresési ablakkal indul a menüpont, azaz először ki kell választanunk azt a partnert, akinek változás történt az adataiban. Itt kereshetünk azonosítóra, névre, címre, illetve az összetett keresés opciót választva bármilyen azonosítóra, amit rögzítettünk a partnerrel kapcsolatban. Ha nem adunk meg semmilyen szűkítő feltételt, tehát üresen hagyjuk valamennyi keresési feltételt, akkor az összes eddig rögzített partnerünket megtalálja a Servantes, ez azonban nagy mennyiségű partner esetén a számítógép teljesítményétől függően hosszabb ideig is eltarthat (néhány másodperc), így érdemes mindenképp valamilyen szűkítési paramétert megadni.

Összetett kereséssel további szempontok alapján kereshetünk

Miután a keresés eredménye ablakból kiválasztjuk a keresett partnert, a rendben gomb megnyomásával a partner felviteli ablakot kapjuk, ahol a változást rögzíthetjük. A keresés eredménye ablakban a találatokat – főleg nagy mennyiségű találat esetén – sorba rendezhetjük többféle szempont szerint is, ezek listája az ablak alján látható sorrend nevű legördíthető menü segítségével állítható be.

15

Találati képernyő:

Több találat esetén ide kattintva választhatjuk ki a sorrendet közöttük

Beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak: a karbantartás, lokális rendszeradatok menüponton belül eldönthetjük, hogy egy-egy keresés alkalmával milyen feltétel szerint akarjuk megadni a keresési paramétereket. Két opcióból választhatunk, kezdődik vagy tartalmazza. Kezdődik opció választása esetén csak az olyan találatokat fogunk látni, amelyek a beírt karakterekkel kezdődnek. Ezen opció választása kevesebb találatot eredményez, tehát elvileg megkönnyíti a keresést, ugyanakkor használata megfontolást érdemel, hiszen ha nem emlékszünk arra, hogy az adott partnernek pontosan hogy kezdődik a neve, akkor előfordulhat, hogy nem fog szerepelni a találatok között, holott pont őt keressük! A példa kedvéért a Vevő 2003 Magyarország Kft. nevű partner keresése esetén, ha nem emlékszünk arra, hogy Vevővel kezdődik, csak arra, hogy egész biztosan benne van a nevében a Magyarország szó, akkor hiába írjuk be utóbbit a keresési ablakba, nem fog a találatok között szerepelni, hiszen keresési beállításként a kezdődik opciót választottuk. Tartalmazza beállítás esetén viszont egészen biztosak lehetünk abban, hogy a találatok között lesz a Vevő 2003 Magyarország Kft. is, viszont ha a partnereink között van több olyan, melynek nevében benne van a Magyarország, vagy akár csak a magyar szó, mind a találatok között fog szerepelni. Több találat, de garantáltan közöttük lesz az általunk keresett is.

16

példa: az imént rögzített Parallel kft. adatain változtassunk, adjuk meg a kapcsolattartó nevét is, amit az imént elfelejtettünk. A partner keresési ablakba a partner rövid nevéhez (második sor) írjuk be a kft nevét. Ehhez nem kell végig írnunk a teljes nevet, beállítástól függően ugyan, de esetünkben most elég beírni a par szótagot, majd a keresésre kattintani, a Parallel ott lesz a találatok között. Kattintsunk a rendben gombra, majd írjuk be a kapcsolattartó nevét, végül a változások rögzítéséhez nyomjuk meg a mentés gombot.

Partner törzsadatok Funkciója: a partner törzsadatokban a partnerek adatainak felvitelét könnyíthetjük meg azáltal, hogy előre rögzítjük a lehetséges települések, utcák, bankok nevét, ezáltal később, a partnerek felvitelénél csak választanunk kell a már korábban rögzített listából. Ez egyfelől megkönnyíti a munkát, másrészt biztosítja azt, hogy ugyanaz a település, utca, stb ne szerepeljen több különböző néven, mivel ez keveredést okozhat a későbbi munkavégzés során.

További almenüpontokra oszlik a partner törzsadatok menü, ezt a sor végén látható jobbra mutató nyíl jelzi

17

Működése: több almenüpontból áll, utcák, utcatípusok, települések és bankok stb. Mivel működésük ugyanolyan, csak az utcák felvitelét mutatjuk be részletesen, a többire csak felületesen térünk ki. Az utcák felvitelénél nyomjuk meg a felvitel gombot, majd az utca mezőbe írjuk be az adott utca nevét, ez most legyen Fő. A mellette jobbra lévő legördíthető menüből válasszuk ki az utcát. Az utca kódját automatikusan generálja a program, 1-től felfelé haladva folyamatosan. Nyomjuk meg a mentést, és máris megvan az adatbázisban a Fő utca.

A legördíthető menüben egyelőre az út, utca páros szerepel, ezt további kategóriákkal az utcatípusokban bővíthetjük (tér, köz, sétány, fasor, körút, stb…). A helységek rögzítése ugyanezzel a módszerrel történik, míg a bankok felvitelénél a bank nevén kívül meg kell adnunk a bankot azonosító első 8 karaktert is, illetve lehetőség van a SWIFT kód megadására is.

Számlarend… A Pénztár modulban található számlarend teljesen megegyezik a Főkönyv modulban találhatóval. De azzal ellentétben itt csak megtekinteni lehet. Se felvinni, se módosítani nem tudunk benne. 18

Saját cég adatai A Servantest használó cég adatainak feltöltésére szolgáló menüpont, az itt feltöltésre kerülő adatok kerülnek rá a vállalkozás által elkészített nyomtatványokra (számlák, pénztárbizonylatok, megrendelések, szállítólevelek, stb)

19

Három fülből áll, alapadatok, cég adatok, kiegészítő adatok, valamint az alsó felén található bankszámlákból. Az alapadatok között a vállalkozás nevét, címét, a cég adatok között különböző azonosító számait, a kiegészítő adatok között pedig elérhetőségeit lehet rögzíteni. A bankszámlák között értelemszerűen a vállalkozás által vezetett bankszámlákat lehet rögzíteni. Nézzünk akkor egy példát! Rögzítsünk egy Minta Rt. nevű partnert. Rövid névként adjuk meg a Minta Zrt. nevet, cégszerű névként a Minta Zártkörűen működő részvénytársaság nevet. Az irányítószám, helység, utca megadása ugyanúgy történik, mint a partner rögzítése során, azzal a különbséggel, hogy itt nincs mód a listás választásra. A cég adatok között töltsük fel vállalkozásunk adószámát, cégjegyzék számát, kiegészítő adati között pedig telefon- és faxszámát, valamint e-mail címét, továbbá ha használ külön postafiókot a levelezéshez, akkor a postafiók számát. Bankszámlák között csak olyan bankok további adatainak rögzítésére van lehetőség, melyet már korábban rögzítettünk a partner törzsadatok menüpont bankok almenüpontjában. Hibás IBAN előtag illetve bankszámla esetén a program figyelmeztető üzenetet ad, ezzel biztosítva, hogy ilyen fontos adatok rögzítése esetén ne hibázzunk.

20

Felvitel Pénztári tétel felvitele Ebben a menüpontban rögzítheti a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat. Mielőtt elkezdenénk a rögzítést, megjelenik egy ablak, ahol ki kell választani, a rögzíteni kívánt pénztári tételhez tartozó, tranzakciót. Ebben az ablakban azok a tranzakciók jelennek meg amelyeket az Alapadatok/Pénztári tranzakciók… menüpontban vittünk fel. A képernyőn a tranzakció megnevezése, típusa látható, valamint a jobb szélen megjelenik, hogy az adott tranzakció automatikusan könyvelődik-e a Főkönyv modul felé.

A meglévő tranzakciók között a tranzakció számára is és megnevezésére is egyaránt lehet keresni. Miután kiválasztottuk a megfelelő tranzakciót, kattintsunk a [Rendben] gombra, ha mégse szeretnénk tételt rögzíteni, kattintsunk a [Mégse] gombra. A [Rendben] gomb megnyomása után egy új ablak (Pénztári tétel felvitele) jelenik meg. Az ablak tetején leellenőrizhetjük, hogy jó tranzakciót választottunk-e ki.

21

Maga az ablak két részből áll: az ablak felső része A bizonylat főbb adatai, az alsó része pedig a Tétel adatai. A bizonylat főbb adatai tartalmazzák, többek között azt, hogy kiadási vagy bevételi pénztárbizonylatot készítünk. Ezt itt megváltoztatni csak akkor tudjuk, ha az adott tranzakcióhoz az Alapadatokon belül nem állítottuk be se azt hogy ’Bevétel’ és azt hogy ’Kiadás’. E mellett tudjuk beállítani, hogy valutás vagy forintos tételről van e szó. Valutás esetén ki lehet választani a legördülő menüből a megfelelő valutanemet. A Dátum, és a Bizonylat sorok nem módosíthatóak, ezeket az adatokat a program automatikusan tölti ki. Az Ügyfél rubrika kitöltése nem kötelező. Amennyiben ezt a rubrikát kitölti, akkor ez azt jelenti, hogy a bizonylat összes sora ehhez a partnerhez tartozik. Ha a sorokat különböző partnerekhez szeretné hozzárendelni, akkor ezt a rubrikát hagyja üresen és majd a Tétel adatai részben található partner mezőt töltse ki. Látható ezen az ablakon egy üres táblázat is. Ez a táblázat fogja tartalmazni a már rögzített tételeket. A Befizető nevét abban az esetben kell kitölteni, amennyiben egy kimenő számlát nem az a partner fizeti be, akinek a nevére kiállították, hanem valaki más. A Tétel adatai részben az alábbi adatokat adhatja meg:

22

Kiegyenlített bizonylat: Csak akkor aktív, ha olyan tranzakciót választottunk amelyhez beállítottuk, hogy tartalmazhat vevői főkönyvi számot. Ebben az esetben, erre a mezőre kétszer kattintva előhívhatja a vevő nyitott számláit. Ennek előfeltétele természetesen, hogy az Ügyfél rubrika ki legyen töltve. Belső bizonylat: A belső bizonylat mező megjelenítéséhez a Karbantartás/Lokális rendszeradatok/Pénztár fülön be kell állítani ennek használatát.

Ez a belső bizonylat

megegyezik a Főkönyvben a könyvelési képernyőn szereplő belső bizonylattal.

Párosító bizonylat: A párosító bizonylat mező megjelenítéséhez a Karbantartás/Lokális rendszeradatok/Pénztár fülön be kell állítani ennek használatát. Ez a párosító bizonylat megegyezik a Főkönyvben a könyvelési képernyőn szereplő párosító bizonylattal.

Funkciója alapvetően az előlegek összevezetése a számlákkal, és bár hasonló elven működik, mint a kiegyenlített bizonylat, mégis más, csakúgy mint a hatása. A párosító bizonylat sokkal kevesebb automatikát, és ezzel párhuzamosan nyilván több kézi rögzítést igényel. Tulajdonképpen nem szól másról, minthogy a felhasználó a képernyő valamennyi adatát kitöltve megmondja, hogy melyik számlára szeretné „rávezetni” az előleget. Továbbá ha egy személynek több kiadott előleg van a nevén és amikor elszámol vele, akkor az elszámolás dolgozóval tranzakciónál, lehetőség van megjeleníteni a nála kinn lévő összes előleget amelyből lehet választani. Ehhez szükséges a főkönyvi szám megléte, majd a párosító bizonylat mezőbe kattintva kínálja fel a program az előlegek listáját. Ügyfél: Itt a tételhez tartozó partnert adhatja meg. Ha A bizonylat főbb adatai részben már kiválasztott egy partnert, akkor ez a mező itt nem módosítható. Szöveg: magának a tételnek a megnevezését, illetve annak tartalmát adhatja meg, amennyiben itt duplán kattintunk, feljön az Alapadatok/Partnertörzsadatok/Rövid szövegek mezőbe beírt szövegek listája, amelyből választhatunk így nem kell a szöveget begépelni. A szöveg mező mögött található a

ikon, amellyel az Alapadatok közé felvitt gazdasági

események közül lehet választani. A szöveg mező alatt három fület lát: Nettó és Áfa, Közvetett, Közvetlen költség és Költségbontás.

23

Nettó és Áfa fülön adhatjuk meg az adott tétel nettó forint értékét, Áfá-s tétel esetén a Bruttó mezőt és az Áfa kulcsot kell megadni, majd ezekből számolja vissza a program a Nettó értéket. Devizás tétel esetén a Valuta melletti mezőt kell kitölteni. Ezután a program kiszámolja a deviza forint értékét, az aktuálisan felvitt árfolyammal (melyet az Alapadatokon belül tudunk rögzíteni). Valutapénztárban más valutanemű előírást is lehetséges kiegyenlíteni. A kiegyenlítésnél válasszuk ki azt a valutanemet, amellyel a kiegyenlítés történik, majd válasszuk ki a partnert. A felvitel kapcsoló megnyomását követően a kiegyenlített bizonylat mezőbe kattintva megjelennek adott partner devizás előírásai, amelyekből kiválasztunk egyet akkor az az Átvezet mezőben fog megjelenni, és a felette található Valuta mezőbe beírhatóvá válik a valutanem összege. Ezen tételek árfolyam különbözetét a főkönyv modulban tudjuk elszámoltatni a programmal a Zárás/nyitás/Árfolyam különbözet elszámolása (Vevő,szállító) menüpontban. A Közvetett, közvetlen költség fülön tudjuk rögzíteni a másodlagos könyvelést, amennyiben a rendszeradatokon (erről a későbbiekben lesz szó) belül beállítottuk, hogy használunk elsődleges 5-ös, másodlagos 6-os, 7-est vagy elsődleges 6-os 7-es, másodlagos 5öst..A tartozik oldalra beírjuk a megfelelő főkönyvi számot, majd a program hozzárendeli a vele szemben álló főkönyvi számokat. Adott 6-os, 7-es főkönyvi számhoz hozzárendelhetünk költségbontást is.

24

Itt rögzítheti a másodlagos könyvelést!

Az

utolsó,

Költségbontás

fülön

a

munkaszámok

könyvelési

tételekhez

való

hozzárendelését vihetjük fel, a legördíthető listából a megfelelő munkaszámot tudjuk kiválasztani, majd mellé megadhatjuk, hogy milyen összegben vagy milyen százalékban terheli a költség az adott munkaszámot. Ennél a pontnál be van építve a programba egy ellenőrző funkció, amennyiben nem osztjuk szét a teljes elkönyvelt összeget, akkor figyelmeztető ablak jelenik meg, mely arról tájékoztat, hogy a költségbontás összege eltér a 100 %-tól. Amennyiben hibásan vittünk fel egy sort, akkor a sor elején látható kis négyzettel tudjuk törölni.

25

Itt rögzítheti a munkaszámot adott tételhez

Miután befejeztük adott tétel rögzítését, a [Kész] gombra kattintva tudjuk letárolni, majd két lehetőség közül választhatunk. Vagy a [Felvitel] gombra kattintva újabb tételt viszünk fel a bizonylatra vagy az ablak jobb alsó részén lévő gombok közül tudunk választani: [Nyomtatás]

esetén

vagy

képernyőre

vagy

nyomtatóra

tudjuk

kinyomtatni

a

pénztárbizonylatot. Mindkét esetben automatikusan mentésre kerül a pénztári tétel. [Mentés] esetén csak eltárolja az adatokat a program, [Mégsem] esetén pedig mentés nélkül kilépünk a Pénztári tétel felvitele menüpontból. Ha a Karbantartás/ Lokális rendszeradatok menüpontban a Pénztár fülön be van pipálva, hogy a Címletezés megengedett és a Bizonylatok címletezése kötelező, akkor a felviteli képernyőn a [Mentés] és a [Nyomtatás] gombra kattintva automatikusan feljön a címletezés képernyő. Itt kell beállítani, hogy a bizonylaton lévő összeget milyen címletekben adtuk ki, illetve kaptuk meg.

26

Miután beállítottuk a megfelelő címleteket, nyomjuk meg a [Mentés] gombot. Ezután a program jelzi a jobb felső sarokban, hogy a rögzítés sikeresen megtörtént, és feljön egy kis ablak, mely felkínálja a lehetőséget, hogy egy új tételt rögzítsünk.

Ha az igen-t választjuk akkor ismét feljön a bizonylat típusa ablak, ahol kiválasztjuk, milyen tételt akarunk rögzíteni. A nem válasz esetén tudunk kilépni a további rögzítésből.

Pénztári tétel stornózása A hibásan kitöltött pénztári bizonylatokat ebben a menüpontban stornózhatja. A stornózás előtt egy kereső képernyő jelenik meg, melyben megadhatja a stornózásra kerülő bizonylat jellemzőit: bizonylat száma, bizonylat dátuma, a partner rövid neve, szöveg, érték stb.

27

A keresési feltételeknek megfelelő bizonylat(ok), a keresési eredmény ablakban jelennek meg.

Itt a megfelelő bizonylatra kattintva és megnyomva a [Rendben] kapcsolót tudja elindítani a stornózást. A [Mégsem] kapcsoló megnyomásával kilép a pénztárbizonylat stornózásából. A [Rendben] kapcsoló megnyomása esetén egy biztonsági kérdés jelenik meg. Itt az [Igen] kapcsolóra kattintva megtörténik a bizonylat stornózása, míg a [Nem] kapcsolóra kattintva a sztornózás elkerülhető.

28

Miután a [Rendben] kapcsolót lenyomta, a bizonylat sztornózása megtörténik. Ekkor egy kérdés jelenik meg, hogy kívánja-e nyomtatni a sztornózott bizonylatot. Az [Igen] kapcsolóra kattintva kinyomtatja a sztornó bizonylatot, míg a [Nem] kapcsolóra kattintva a nyomtatást megszakítja. A Karbantartás/Globális rendszeradatok/Pénztár fülön beállítható a sztornó bizonylatok előállításának módjára a Karbantartás/Globális rendszeradatok/Pénztár fülön beállítható a Pénztári tételek kezeléséhez egy olyan lehetőség, hogy Bizonylatonkénti zárás.

Ezzel a beállítással egy adott bizonylat sztornózásakor új bizonylatszámmal, azonos bizonylat típussal (bevételi/kiadási), negatív előjellel fogja generálni a program a sztornó bizonylatot. Ugyanitt a Havi és a Napi zárás beállításnál a sztornózás eredményeképp akkor generál új bizonylatszámot a rendszer, ha már az adott hónapban vagy napon túl, visszamenőleg sztornózzuk

a bizonylatot,

és

ilyenkor

az

eredeti

bizonylattal

ellentétes

típusú

(bevételi/kiadási) bizonylat készül. Az időszakon belüli sztornózáskor nem készül új sorszám, hanem a régire felkerül a STORNO jelzés. Napi címletezés Ebben a menüpontban a nap végén történő címletezést végezheti el. Mind a forint, mind a valuta állomány címletezhető ebben a menüpontban. A menüpontra kattintva egy valutanem választó ablak nyílik meg. A legördülő menüben válassza ki a címletezni kívánt valutanemet, majd kattintson a [Rendben] kapcsolóra. Ekkor a címletező ablak jelenik meg, ahol a napi pénztári záró összeg címletezését viheti fel. A számokat a rubrika végén található felfelé mutató nyíllal növelheti, míg a lefelé mutató nyíllal csökkentheti. Ha a címletezést befejezte, akkor a [Rendben] kapcsolóval elmentheti a címletezést, míg a [Mégsem] kapcsolóval elkerülheti az adatok mentését.

29

Pénzváltás Ebben a menüpontban van lehetőség a pénzváltásra de nem az egyes valuták közötti átváltásra. Kezdésnek válasszuk ki a váltani kívánt valutanemet. Ezután feljön a pénzváltás ablak, melyben be tudjuk állítani a kapott címletet és hogy azért milyen címleteket adtunk. Ha valaki fel szeretne váltani például egy 20000 Ft-ost akkor a bal oszlopban (kapott címletek) jelöljük a pluszba kapott címletett, a jobb oszlopban (kiadott címletek) pedig azokat amelyeket érte adtuk, fontos, hogy ezeket negatívba jelöljük. A [Rendben] kapcsolóra kattintva menthetjük el a pénzváltást, a [Mégsem]-mel pedig elkerülhetjük.

30

Kerekítések csoportos feladása Ebben a menüpontban lehet az 1 és 2 forintosok bevonása miatt keletkezett különbözetet a felhasználó által megadott időszakokra csoportosan feladni a Főkönyv felé. Ezt a menüpontot csak akkor lehet használni, ha a Karbantartás/Globális rendszeradatok/Pénztár fülön a Kerekítési tételek könyvelődése beállításnál az Egyösszegű átkönyvelést állítottuk be előzetesen. A bizonylatonkénti átkönyvelés beállítása esetén pedig minden egyes bizonylat mentésekor generálódik a kerekítési különbözet.

Fontos, hogy a program automatikusan nem jegyzi meg egy adott időszak átadását, így ennek figyeléséhez be kell pipálni a Csak a feladásra váró tételek keresése mezőt.

31

Ezután nyomjuk meg a Keresés kapcsolót, hogy a program összegyűjthesse a bevételekből és kiadásokból származó összegeket. Végül az átadáshoz nyomjuk meg az Átadás kapcsolót. Kilépéshez nyomjuk meg a Kilépés kapcsolót. A Főkönyv felé történő átadáshoz még be kell állítani a számlarendben olyan főkönyvi számokat, amelyeken ezeket a kerekítési értékeket nyilvántartjuk. Ezeknek a besorolása az alábbi képernyőn is látszódó Egyéb bevétel (kerekítésből) és az Egyéb ráfordítás (kerekítésből).:

Nyomtatás Ebben a menüpontban nyomtathatja ki például, a ki nem nyomtatott bizonylatokat, illetve pénztárjelentéseket, valamint a számlák listáját. Tanácsos a szűrési lehetőségek széles körét kihasználni, hiszen ritka, amikor valamennyi tételre vonatkoztatva van szükség egy-egy nyomtatványra. Maga a nyomtatás a nyomtatvány kiválasztásával, az esetleges szűrési feltételek megadásával kezdődik majd a Nyomtatás kapcsolóval indítható. A nyomtatás kérhető képernyőre, nyomtatóra, illetve Excel-be való nyomtatással.

Bevételi/Kiadási bizonylatok A nyomtatás előtt egy kereső képernyő jelenik meg, melyben megadhatja a nyomtatásra kerülő bizonylat jellemzőit: bizonylat száma, bizonylat dátuma, a partner rövid neve, szöveg, érték, kiegyenlített bizonylat, sorszám, vagy bevétel, vagy kiadás kódja.

32

A keresési feltételeknek megfelelő bizonylat(ok) a keresési eredmény ablakban jelennek meg. A találatokat a különböző paramétereik alapján sorrendbe lehet állítani a Sorrend legördíthető mező segítségével. Itt a nyomtatni kívánt bizonylatra kattintva, majd a [Rendben] kapcsoló megnyomása után a kiválasztott bizonylat kinyomtatódik. A [Mégsem] kapcsoló megnyomásával megszakítja a bizonylat nyomtatását.

33

A nyomtatni kívánt tétel kiválasztása után megjelenik az alábbi képernyő, ahol a Nyomtatás kapcsolóval elindíthatjuk a nyomtatást, a Mégsem-mel pedig kiléphetünk a képernyőből.

A Karbantartás/Lokális rendszeradatok/Pénztár fülön találhatóak plusz beállítások a bizonylatok nyomtatásával kapcsolatosan.

A bizonylat példányszám át állíthatjuk itt be

Bizonylat nyomtatása: itt lehet beállítani a nyomtatandó példányszámot. Egyedi számlázás után pénztárbizonylat készítése: készpénzes számla kiállítása után automatikusan generálódik a pénztárbizonylat. 34

Bizonylat nyomtatvány: a bizonylat méretét itt állíthatjuk be.

A BizonylatA4/példány

beállítással annyi példány kerül egy oldalra, ahány darabszámot beállítottunk a Bizonylat nyomtatása lehetőségnél (max. 3). Ennél a beállításnál az Ügyfél példánya szöveg csak az első példányon kerül kiírásra. Kontírozás nyomtatása bizonylatra: itt állíthatjuk be, hogy a kontírszámok rákerüljenek-e bizonylatokra. Nettó áfa külön nyomtatva a pénztárbizonylaton: itt állíthatjuk be, hogy az áfa és a nettó összeget külön soron szeretnénk-e szerepeltetni a bizonylaton. Az itt elvégzett beállításokat a Mentés kapcsolóval kell érvényesíteni.

Időszaki pénztárjelentés Az időszaki pénztárjelentés tartalmazza adott intervallumon belül az összes bevételt, kiadást és a stornózott bizonylatokat is. A nyomtatványon fel van tüntetve a kezdő, a záró pénzmennyiség és az adott időszaki forgalom. A nyomtatványt lekérve egy szűrő ablak jelenik meg ahol a bizonylat dátumára tudunk szűrni.

A Nyomtatás kapcsoló segítségével indíthatjuk a Nyomtatást, a Kilépéssel pedig kiléphetünk a képernyőből.

35

Pénztárnapló A program lehetőséget nyújt pénztárnapló nyomtatására. A menüpontra kattintva egy szűrő ablak jelenik meg, ahol azt az időszakot kell megadni, melyre a napló vonatkozik. Ezután a [Nyomtatás] gombra kattintva kinyomtathatjuk a nyomtatványt.

Bizonylat címletezése A nyomtatás előtt egy kereső képernyő jelenik meg, melyben megadhatja a bizonylat jellemzőit: bizonylat száma, bizonylat dátuma, a partner rövid neve, szöveg, érték, kiegyenlített bizonylat, sorszám, vagy bevétel, vagy kiadás kódja. A keresési feltételeknek megfelelő bizonylat(ok) a keresési eredmény ablakban jelennek meg. Itt a nyomtatni kívánt bizonylatra kattintsunk, majd a [Rendben] kapcsoló megnyomása után a kiválasztott bizonylathoz tartozó címletezés nyomtatvány kinyomtatódik. A [Mégsem] kapcsoló megnyomásával megszakítja a nyomtatást.

36

Elszámolásra kiadott összeg Ezen a nyomtatványon a pénztárból elszámolásra kiadott összegek jeleníthetőek meg. Így nyomon tudjuk követni, hogy a pénztárból kinek, mennyi pénz lett kiadva elszámolásra. A nyomtatványt nyomtathatja képernyőre, nyomtatóra, vagy excel fájlba is.

A bizonylat dátumánál adhatja meg, hogy mely időszak elszámolásra kiadott összegeit szeretné megjeleníteni. A személy mező kitöltésével egy konkrét partnernek kiadott összegeket lehet kinyomtatni. Ha nem szűrünk személyre és bepipáljuk a ’partnerenként külön oldalon’ opciót, akkor a program kilistázza az összes olyan partnert amelynek adtunk ki elszámolásra pénzt. Ha a „csak összesítés nyomtatása” opciót választjuk, akkor a partnereknek elszámolásra kiadott összegek összesített egyenlege jelenik meg partnerenként külön sorban. Itt lehetőség van valutás tételek megjelenítésére is, ehhez az ilyenkor feljövő ablakban kell választani a megjeleníteni kívánt valutanemek közül.

37

Számlák Ebben a menüpontban egy már, a kommunális számlázóban kiállított számlát nyomtathatunk ki újra.

Utolsó jóváírás dátumánál adhatja meg, hogy mely jóváírás dátumáig kiállított számlák között szeretne keresni. Alatta kell kiválasztani, hogy képernyőre, vagy nyomtatóra szeretnénk nyomtatni a kiválasztott bizonylatot. Továbbá még az alábbi opciókból választhatunk. -

csekk nélküli számlák

-

csekkes számlák

-

csekk nélküli formátum /számlázástól függetlenül/

-

csekkes formátum /számlázástól függetlenül/

-

0 Ft-os számlák kihagyása Megadhatjuk, hogy a számlákat milyen sorrendben szeretnénk kinyomtatni: számlaszám,

levelezési cím, partner azonosító. A fenti szűrési feltételeken túl a nyomtatás előtt kötelező további feltételeket megadni, melyet a [Szűrés] kapcsoló megnyomása után tehet meg az 38

összetett keresési képernyőn. Itt a [Keresés] kapcsolóra kattintva kinyomtathatja a megfelelő számlát.

A szűrés eredményéről a fenti képernyőn kapunk egy összesítést a nyomtatandó számlák mennyiségéről. A Nyomtatás folytatása kapcsoló megnyomása után visszakapjuk az előző képernyőt, ahol a Nyomtatás gombbal elindíthatjuk a nyomtatást.

Számlák listája Ebben a menüpontban is a Kommunális számlázóban előállított készpénzes számlákról tudunk egy listát kinyomtatni. A dátumoknál állíthatja be, hogy a számlák mely dátuma szerinti intervallumot szeretné kilistázni. Itt a teljesítés, könyvelési technikai, vagy számla kelte közül választhat. A számlázási csoport menüpontban választhatjuk ki, hogy mely számlázási csoportba eső számlákat szeretnénk kilistázni. A továbbiakban szűrhetünk még a fizetési mód típusára, megadhatjuk a talált bizonylatok sorrendjét is.

39

40

Partneradatok

Egyedi számlázás Amennyiben rendelkeznek Kommunális Számla modullal, akkor ebből a menüpontból lehetőség van egy adott ügyfélnek egyedi számla kiállítására a Kommunális Számla modulban beállított partnerszerződés alapján, illetve itt felül lehet írni átmenetileg a számlakészítés idejére a szerződés adatai. Először a partnerkereső képernyő segítségével válasszuk ki a partnert, majd a számlakészítés képernyőjén állítsuk be azokat a paramétereket, amelyek alapján számlázni fogunk. Számlázáshoz nyomjuk meg a Számlázás kapcsolót.

Egyedi számlázás esetén megadható a Karbantartás/Globális rendszeradatok/Pénztár fülnél egy „sablon” partner, így ehhez a partnerhez beállított adatok alapján fog készülni az egyedi számla, egyszerűsítve ezzel az eseti számlák kiállítását. Ezt célszerű olyan esetekre beállítani, amikor az eseti számlák valóban ugyanazok paraméterek alapján készülnek el minden ügyfélnek.

41

Partner megtekintése Ebben a menüpontban betekintést kaphatunk a partnerünk adataiba, illetve amennyiben rendelkezünk Kommunális Számla modullal, akkor a szerződésének adataiba is.

Zárás Időszak zárása Ebben a menüpontban lehetőség van időszakot zárni a Zárás menüpontban. Amennyiben lezárunk egy időszakot, abban az esetben arra az időszakra már nem tudunk rögzíteni tételeket. Ez a lehetőséget pénztáranként külön kezeli a program, tehát ha több pénztárat kezelünk és mindegyiknél szeretnénk alkalmazni ezt a funkciót, akkor mindegyik pénztárban le kell zárni az időszakot.

42

Karbantartás Ebben a menüpontban a következő pontok találhatók: -

Jogosultságok Rendszergazdai menüpont Lokális rendszeradatok Globális rendszeradatok Számlaformátumok

Ezen paraméterek beállítása a szervezet sajátosságai alapján történik a Parallel Kft. szakembereinek segítségével.

43