SENARAI KISAH PELAPORAN DATA PENDIDIKAN TINGGI

SENARAI KISAH PELAPORAN DATA PENDIDIKAN TINGGI ISBN Nomor Buku Pengarah

978-602-50039-0-5 PT17-002.002 Ainun Na’im (Sekretaris Jenderal Kemenristekdikti)

Penanggung Jawab

Andika Fajar (Kepala Pusat Data dan Informasi Iptek Dikti)

Pemimpin Produksi

Wawan Gunawan (Kepala Bidang Pangkalan Data Pendidikan Tinggi)

Wakil Pemimpin Produksi Redaktur Eksekutif Penulis

Franova Herdiyanto (Kepala Sub Bidang Informasi dan Publikasi PDDikti) David Aulia Akbar A.; Didi Rustam Intan Nirmala; Anggita Dwi Ayuningtyas; Abdul Naser Rafi’i Attamimi; Nadya Kariza; Muhammad Iqbal Hadiyanto

Editor

Nana Rhiski Susanti

Penata Visual

Ringgi Aziz Pramana

Perancang Tata Rupa Anggota Staf Sirkulasi dan Keuangan Penerbit

Ifan Frantika Harijanto Isni Liani; Nur Raly Anjani Yuliastuti; Devi Sofyan; Dini Susani; Sahru Nisa; Hari Wibowo Pusat Data dan Informasi Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Jalan Jenderal Sudirman, Pintu Satu Senayan, Jakarta 10270 Telp : (021) 579 46 100 Fax : (021) 579 46 091 E-mail : [email protected] Laman : www.pusdatin.ristedikti.go.id Cetakan pertama, Juli 2017 Hak cipta dilindungi undang-undang Dilarang memperbanyak karya tulis ini dalam bentuk dan dengan cara apapun tanpa ijin tertulis dari penerbit

Pengantar Sesuai amanah Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 61 Tahun 2016, saat ini setiap Perguruan Tinggi wajib melaporkan data penyelenggaraan pendidikan tinggi ke PDDikti secara berkala. Pelaporan tersebut menggunakan aplikasi PDDikti feeder yang dapat diakses secara online oleh semua perguruan tinggi. Data yang diinputkan melalui aplikasi tersebut disinkronisasi ke pusat.

data telah dilakukan secara online dan ti-

Kemudian, data yang telah terkumpul di-

dak lagi memakan banyak waktu maupun

integrasikan dengan sistem informasi dari

biaya. Kondisi tersebut tidak tercapai se-

unit utama/kementerian/lembaga lainnya.

cara instan namun semua itu merupakan hasil kerja keras serta inovasi dari para

Berbagai metode pelaporan data pendi-

pengelola data dari masa ke masa. Proses

dikan tinggi terus dibenahi agar lebih efek-

pengelolaan data pendidikan tinggi telah

tif dan efisien. Saat ini, proses distribusi

melewati masa awal yang sulit, kemudian

I

Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

berkembang hingga bisa menjadi seperti

Buku ini disusun sebagai bentuk doku-

saat ini. Banyak rintangan yang harus diha-

mentasi sejarah penghimpunan dan pen-

dapi dalam upaya menghasilkan data pen-

gelolaan data pendidikan tinggi di Indone-

didikan tinggi yang berkualitas. Tanggung

sia. Dari catatan sejarah ini, para penerus

jawab pengelolaan data tersebut ditopang

diharapkan dapat mempelajari ide mau-

bersama oleh pengelola data di pusat mau-

pun tantangan dari pengelola data terda-

pun di perguruan tinggi masing-masing.

hulu secara lebih mudah. Selain itu, buku

Para pengelola data ini harus mampu me-

ini juga dapat menjadi informasi resmi

mikirkan celah positif dari beragam kend-

bagi masyarakat mengenai perkembangan

ala, seperti jangkauan wilayah yang luas,

prosedur pelaporan data pendidikan tinggi.

sumber daya manusia yang belum merata dan kondisi infrastruktur yang timpang.

Dr. Andika Fajar, M.Eng. Kepala Pusat Data dan Informasi Iptek Dikti Kemenristekdikti


II

Daftar Istilah Database

Tempat penyimpanan data dari kumpulan informasi di dalam suatu perangkat yang dihimpun secara sistematis, sehingga dapat diolah oleh program komputer yang dapat menghasilkan data dan digunakan untuk berbagai macam tujuan.

EPSBED

Evaluasi Program Berbasis Evaluasi Diri, merupakan aplikasi pelaporan data secara offline yang digunakan oleh operator perguruan tinggi (2002 s.d 2014).

Kopertis

Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta merupakan satuan kerja di bawah Kemenristekdikti yang bertugas membina Perguraun Tinggi Swasta.

Fakultas

Bagian administratif pada sebuah universitas. Namun, secara umum diartikan sebagai sebuah divisi dalam sebuah universitas yang terdiri dari suatu area subyek, atau sejumlah bidang studi terkait.

Forlap Microsoft Visual Basic

III

Informasi dan Pelaporan. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis grafis.


NIDK

Nomor Induk Dosen Khusus merupakan nomor induk yang diterbitkan oleh Kementerian untuk dosen/instruktur yang bekerja paruh waktu atau dosen yang bekerja penuh waktu tetapi satuan administrasi pangkalnya di instansi lain dan diangkat perguruan tinggi berdasarkan perjanjian kerja.

NIDN

Nomor Induk Dosen Nasional merupakan nomor induk yang diterbitkan oleh Kementerian untuk dosen yang bekerja penuh waktu dan tidak sedang menjadi pegawai pada satuan administrasi pangkal/instansi yang lain.

NUP

Nomor Urut Pengajar merupakan nomor urut yang diterbitkan oleh Kementerian untuk Dosen, Instruktur, dan Tutor yang tidak memenuhi syarat tidak diberikan NIDN atau NIDK.

PDDikti

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (2014 s.d sekarang).

PDDikti

Perangkat lunak yang ditempatkan di Perguruan Tinggi dan memiliki

Feeder

struktur basis data replika dari basis data PDDikti yang digunakan sebagai sarana pelaporan resmi penyelenggaraan Pendidikan Tinggi seluruh Perguruan Tinggi.

PDPT

Pangkalan Data Perguruan Tinggi (2009 s.d 2013).


IV

Program

Pendidikan vokasi yang diperuntukkan bagi lulusan pendidikan me-

Diploma

nengah atau sederajat untuk mengembangkan keterampilan dan penalaran dalam penerapan ilmu pengetahuan dan/atau teknologi.

Program Sarjana

Pendidikan akademik yang diperuntukkan bagi lulusan pendidikan menengah atau sederajat sehingga mampu mengamalkan ilmu pengetahuan dan teknologi melalui penalaran ilmiah.

Program Studi

Kesatuan kegiatan Pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi.

Quality Assurance

Jaminan Kualitas. Jadi secara umum Quality Assurance mencakup monitoring, uji-coba dan memeriksa semua proses terkait suatu produk.

PTN

Perguruan Tinggi Negeri, merupakan perguruan tinggi yang didirikan dan/atau diselenggarakan oleh pemerintah.

PTS

Perguruan Tinggi Swasta, merupakan perguruan tinggi yang didirikan dan/atau diselenggarakan oleh mayarakat.

Renstra

V

Rencana Strategis merupakan rencana jangka menengah organisasi.


Simlitabmas

Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. Merupakan system informasi yang dikembangkan oleh Ditjen Penguatan Riset dan Pengembangan yang difungsikan untuk mendukung pelaksanaan penyiapan perumusan, koordinasi, dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang riset dan pengabdian masyarakat.

TIK Tridarma Perguruan

Teknologi, Informasi, dan Komunikasi. Kewajiban Perguruan Tinggi untuk menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.

Tinggi Web Loader

Aplikasi pelaporan data secara offline yang digunakan oleh operator perguruan tinggi (2008 s.d 2013).

Web Service

Perangkat lunak dalam jaringan untuk mendukung pertukaran data antarsistem.


VI

Daftar Isi Pengantar Daftar Istilah

I III

Daftar Isi

VII

Daftar Gambar

VIII

Bab I

Kisah Sepanjang Masa

1

Babak Awal

7

Bab II Bab III

Langkah Baru Si Layar Biru

15

Bab IV

Transformasi Pelaporan Digital

22

Masa Depan Pangkalan Data

28

Bab V

VII


Daftar Gambar Pengumpulan Data EPSBED Menggunakan Cakram Padat

4

Lembar Lampiran 1a: Format Lampiran Untuk Kopertis

12

Lembar Lampiran 1b: Format Lampiran Untuk Kopertis

13

Lembar Lampiran 2a: Format Lampiran Untuk Ditjen Dikti

13

Lembar Lampiran 2b: Format Lampiran Untuk Ditjen Dikti

14

Tampilan Aplikasi EPSBED/Layar Biru

17

Arsitektur Sistem Informasi Ditjen Dikti

24

Tampilan Dashboard PDPT

25

Tampilan Aplikasi PDDikti Feeder 2.0A

32


VIII


1

BAB I Kisah Sepanjang Masa Publisitas sejarah sejatinya memiliki daya

Menyelisik ke beberapa tahun silam di

tarik yang tinggi karena melalui sejarah

awal perjalanan pengolahan data Pergu-

pembaca dapat memahami peristiwa yang

ruan Tinggi, pengolahan data perguruan

terjadi di masa lalu dan proses perkem-

tinggi dimulai tanpa teknologi digital. Pada

bangannya hingga saat ini. Hal ini juga

masa tersebut, kecanggihan sistem dalam

berkenaan dengan perkembangan pengo-

jaringan (daring) belum sepopuler seka-

lahan data pendidikan tinggi dari waktu ke

rang. Sumber daya pengelolaan data prak-

waktu yang terus berkembang dan beru-

tis belum menjangkau metode digital seh-

bah. Perubahan tersebut terwujud seiring

ingga semua data diproses secara manual.

dengan mengikuti perkembangan tren te-

Pencatatan konvensional tersebut beraki-

knologi, informasi, dan komunikasi.

bat pada proses pengumpulan data yang

2


lambat dan alur pelaporan yang panjang

ma yang dilakukan adalah penggunaan

sehingga tidak efektif secara waktu dan

aplikasi Evaluasi Program Studi Berba-

tenaga. Hal tersebut merupakan salah

sis Evaluasi Diri (EPSBED) sebagai akar

satu faktor yang mendorong institusi, saat

dari pengunggahan data berbasis web

itu masih bernama Kementerian Pendi-

service. EPSBED merupakan pelaporan

dikan Nasional (Kemendiknas), berbenah

program studi yang diselenggarakan oleh

dalam pengolahan data pendidikan tinggi.

Direktorat Akademik pada Ditjen Dikti Kemdiknas. Aplikasi yang memiliki man-

Pada tahun 2002, terbit kebijakan mem-

faat berupa agregat data pelaksanaan

bentuk pola pendataan pendidikan ting-

proses pembelajaran di setiap program

gi. Format ini memuat data terkait ke-

studi yang dilaporkan pada setiap semes-

beradaan perguruan tinggi mulai dari

ter. Sistem pelaporan dalam bentuk dig-

profil data perguruan tinggi, profil data

ital dan dikemas dalam format basis data

program studi, profil data dosen, dan pro-

tersebut memudahkan perguruan tinggi

fil data mahasiswa. Seluruh data yang ter-

membuat laporan yang dimaksud secara

cakup merupakan data pelaporan yang

teratur. Melalui aplikasi EPSBED ini, mes-

dikirimkan oleh seluruh perguruan tinggi

ki proses pengumpulan data pendidikan

setiap semester.

tinggi masih dilakukan secara manual dan memerlukan tatap muka namun tidak lagi

Tahun 2002 merupakan awal pendataan

menggunakan kertas (hardcopy) untuk

pendidikan tinggi mulai berbenah agar

mengirimkan data perguruan tinggi.

pelaporan lebih efisien. Langkah pertaSenarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

3

Penggunaan operasional aplikasi EPSBED

pimpinan dan pengguna atau pemangku

atau dikenal dengan Layar Biru ini berakh-

kepentingan terhadap PDPT ini adalah

ir tahun 2014. Pada tahun 2014, EPSBED

untuk menjadikan PDPT sebagai data uta-

dikendalikan oleh bagian Informasi dan

ma yang akan menjadi rujukan untuk men-

Pelaporan (Forlap) di bawah subbagian

gambil arah kebijakan dan keputusan se-

Pengolahan Data. Pada saat itu, Direk-

suai dengan Rencana Strategis (Renstra)

torat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti)

yang telah ditetapkan.

masih di bawah naungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik In-

Pada era kabinet kerja periode 2014-

donesia.

2019, Dikti bergabung dengan Kementerian Riset Teknologi dalam satu kementerian yaitu Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti). Setelah dinaungi oleh Kemenristekdikti, terdapat perubahan nama singkatan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) menjadi Pangkalan Data Pendidikan Ting-

Pengumpulan Data EPSBED menggunakan Cakram Padat

gi (PDDikti).

PDPT (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi) adalah sebuah penamaan atau istilah baru

Pendataan data pendidikan tinggi sudah

untuk menggantikan istilah yang lama, yai-

diatur dalam Undang-Undang Nomor 12

tu EPSBED. Tujuan dan harapan dari para

Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

4


(UU Dikti) yang di dalamnya mengatur

3. Masyarakat untuk mengetahui kinerja

proses pencatatan dan penghimpunan

program studi dan perguruan tinggi.

data.

PDDikti

merupakan

kumpulan

4. Pembaharuan terjadi melalui Pera-

data penyelenggaraan pendidikan tinggi

turan Menteri Riset, Teknologi, dan

seluruh perguruan tinggi yang terintegra-

Pendidikan Tinggi (Permenristekdikti)

si secara nasional. PDDikti menjadi salah

Nomor 61 Tahun 2016 yang menga-

satu instrumen pelaksanaan penjaminan

tur secara spesifik tentang Pangkalan

mutu dan rujukan. Dalam pasal 56 ayat 2

Data Pendidikan Tinggi (PDDikti).

UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi disebutkan bahwa Pangkalan

Sebagaimana dalam Peraturan Menteri

Data Pendidikan Tinggi sebagaimana yang

Riset, Teknologi, dan Pendidikan Ting-

dimaksud pada ayat (1) berfungsi sebagai

gi (Permenristekdikti) Nomor 61 Tahun

sumber informasi bagi:

2016, fungsi dari PDDikti yaitu sistem yang menghimpun data pendidikan tinggi

1. Lembaga akreditasi untuk melakukan

dari seluruh perguruan tinggi yang terin-

akreditasi program studi dan perguru-

tegrasi secara nasional. Pergerakan PD-

an tinggi,

Dikti dalam mengumpulkan fakta men-

2. Pemerintah untuk melakukan pen-

genai penyelenggaraan pendidikan tinggi

gaturan, perencanaan, pengawasan,

akan dimanfaatkan untuk pembangunan

pemantauan, dan evaluasi serta pem-

pendidikan tinggi. Hal ini menimbulkan

binaan dan koordinasi program studi

konsekuensi bagi setiap perguruan ting-

dan perguruan tinggi, dan

gi agar melaporkan data akademik seSenarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

5

cara cepat, tepat, dan benar. Laporan dari masing-masing perguruan tinggi sangat penting karena salah satunya berkenaan dengan kepentingan dosen dalam melanjutkan studi, kenaikan pangkat atau jabatan, dan manajemen perguruan tinggi. Pemikiran dan arah kebijakan tentang pelaporan data perguruan tinggi penting dipublikasikan sebagai bahan rujukan perguruan tinggi dalam melakukan pelaporan secara cepat, tepat, dan benar. Buku Sejarah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi bertujuan untuk memperoleh gambaran rinci dan menyeluruh mengenai sejarah pelaporan data perguruan tinggi di Indonesia. Beberapa indikator lain yang disajikan terdapat manfaat yakni menginspirasi suatu pergerakan dalam proses pembelajaran dan pengalaman menuju perbaikan dan penyempurnaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi.

6



7

BAB II Babak Awal Pendataan sebagai wujud menerapkan

terus hadir untuk melengkapi kebutuhan

keterbukaan informasi publik merupakan

pelaporan data.

sesuatu yang wajib. Sekilas kegiatan ini adalah hal sepele, padahal menjadi paling

Pelaporan data pendidikan tinggi telah

mendasar dan berpengaruh dalam roda

dilakukan dengan sederet terobosan un-

akademik perguruan tinggi. Kesadaran

tuk membenahi pencatatan dan pelaporan

tentang data harus menjadi skala prioritas

data. Aplikasi yang diterapkan berkem-

dan diwujudkan dalam sistem pelaporan

bang, mulai dari EPSBED atau Layar Biru,

modern di ranah digital. Pendataan ber-

web loader, PDDikti Feeder, dan bebera-

basis laman, internet, serta aplikasi den-

pa aplikasi lainnya merupakan hasil cetak

gan struktur basis data yang sistemik kini

biru dari sejarah pendataan sebelumnya.

8


Namun jika diselisik lebih dalam, maka

(1), setiap perguruan tinggi wajib men-

penghimpunan data Pendidikan tinggi ti-

dokumentasikan kegiatan pembelaja-

dak hanya berasal mula dari pendataan

ran, penelitian dan pengabdian kepada

EPSBED saja. Pendataan pada masa sebe-

masyrakat.

lum aplikasi EPSBED berlandaskan pada

2. Kegiatan pembelajaran meliputi:

kesadaran akan pelaksanaan pengawasan

a. Jumlah mahasiswa,

dan pengendalian terhadap pelaksanaan

b. Jumlah dosen tetap dan tidak tetap

pendidikan tinggi. Hal ini tercermin pada

yang aktif mengajar,

Keputusan Menteri Pendidikan Nasion-

c. Jadwal perkuliahan dan praktikum,

al Republik Indonesia pada Tahun 2001

d. Garis garis besar program pengajaran

mengenai pedoman pengawasan–pen-

(GBPP),

gendalian dan pembinaan program diplo-

e. Satuan Administrasi Pelajaran,

ma, sarjana dan pascasarjana di perguruan

f. Kehadiran dosen,

tinggi. Keputusan Menteri ini lebih dikenal

g. Kehadiran mahasiswa dalam kuliah,

dengan sebutan Kepmen 184/U/2001.

h. Praktikum dan ujian, i. Nilai ujian,

Berdasarkan Keputusan Menteri terse-

j. Salinan/ fotokopi ijazah,

but, maka terjabarkan secara jelas bah-

k. Transkrip akademik yang dihasilkan

wa (berdasarkan pasal 2 dalam Kepmen 184/U/2001):

untuk keperluan penilaian. 3. Kegiatan penelitian yang dilaksanakan

1. Untuk keperluan pengawasan se-

oleh dosen dan mahasiswa di lembaga

bagaimana dimaksud pada pasal 1 ayat

perguruan tinggi yang bersangkutan Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

9

berupa karya ilmiah, makalah, hasil

tersebut belum dijabarkan secara rinci

seminar dan sejenisnya.

pada Kepmen tersebut.

4. Kegiatan pengabdian kepada masyrakat yang terencana dan terstruk-

Menindaklanjuti Kepmen 184/U/2001

tur, meliputi kegiatan penyuluhan,

tersebut, maka pada tahun 2002 dikelu-

pelatihan, konsultasi dan sejenisnya.

arkan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi yang mengatur tentang

Kemudian disebutkan pada pasal berikutn-

petunjuk teknis pelaksanaan atas Kepmen

ya, bahwa Direktorat Jenderal Pendidikan

tersebut. Surat keputusan ini lazim dikenal

Tinggi (Dikti) dan Kopertis wajib untuk

sebagai SK Dirjen 08/Dikti/Kep/2002. Di

melakukan kegiatan pengawasan-pengen-

dalam SK Dirjen ini disebutkan bahwa :

dalian dan pembinaan kepada perguruan

1. Dipertegasnya bahwa aturan menge-

tinggi, baik melalui pemberitahuan atau-

nai ujian negara atau ujian pengawasan

pun tanpa pemberitahuan.

mutu telah dicabut melalui Kepmen 184/U/2001 tersebut.

Berdasarkan keputusan menteri ini pula,

2. Dengan keluarnya Kepmen tersebut,

maka ditegaskan secara gamblang bahwa

maka setiap program studi pada setiap

tiap perguruan tinggi wajib untuk mel-

perguruan tinggi berwenang melak-

aporkan kegiatan proses belajar dan men-

sanakan proses belajar mengajar se-

gajar kepada Dikti dan Kopertis pada tiap

cara mandiri yang meliputi :

akhir semester perkuliahan. Mekanisme

a. Menerima mahasiswa dan menetap-

dan petunjuk teknis terkait pelaporan

kan Nomor Pokok Mahasiswa (NPM),

10


dengan demikian kewajiban maha-

da-syahkan ijazah oleh Kopertis ditia-

siswa PTS untuk memperoleh Nomor

dakan

Induk Registrasi Mahasiswa (NIRM) dari Kopertis di tiadakan.

3. Sebagai pelaksanaan dari pasal 5 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional

b. Mengevaluasi kemajuan belajar maha-

Nomor 184/U/2001, maka setiap per-

siswa (ujian) sendiri, oleh dan di pergu-

guruan tinggi wajib melaporkan pros-

ruan tinggi masing masing, dengan de-

es belajar mengajar selambat-lambat-

mikian kewajiban mahasiswa PTS yang

nya 1 (satu) bulan terhitung sejak akhir

semula harus menempuh ujian negara

semester kepada Direktorat Jenderal

dengan koordinasi Kopertis ditiada-

Pendidikan Tinggi dan Kopertis den-

kan, dengan ketentuan persyaratan

gan menggunakan format sebagaima-

dosen penguji sesuai Keputusan Men-

na dalam lampiran SK Dirjen ini.

teri Negara Koordinator Bidang Pen-

4. Kelalaian dalam melaksanakan keten-

gawasan Pembangunan dan Penday-

tuan sebagaimana disebutkan pada

agunaan Aparatur Negara Nomor 38/

buitr ketiga di atas dapat dipakai se-

KEP/MK.WASPAN/8/1999

tentang

bagai salah satu dasar dalam member-

jabatan fungsional Dosen dan Angka

ikan sanksi pembinaan sebagaimana

Kreditnya

yang diatur dalam pasal 30 Keputusan

c. Menerbitkan ijazah bagi lulusan pro-

Mendiknas Nomor 234/U/2000.

gram studi oleh perguruan tinggi, den-

5. Keputusan ini berlaku sejak tanggal 6

gan demikian keharusan ijazah lulusan

Februari 2002, yakni sejak ditetapkan-

PTS yang semula memerlukan penan-

nya. Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

11

SK Dirjen pada tahun 2002 ini (SK Dirjen 08/DIkti/Kep/2002) merupakan bentuk tertulis yang secara resmi menyebutkan mekanisme pelaporan data pada lingkup pendidikan tinggi. Adapun format pelaporan yang dimaksudkan dalam SK Dirjen tersebut ialah sebagai berikut :

Lembar Lampiran 1a: Format Lampiran Untuk Kopertis

12


Lembar Lampiran 1b: Format Lampiran Untuk Kopertis

Lembar Lampiran 2a: Format Lampiran Untuk Ditjen Dikti


13

Lembar Lampiran 2b: Format Lampiran Untuk Ditjen Dikti

14



15

BAB III Langkah Baru Si Layar Biru Penerapan

peraturan

SK-08/DIKTI/

Jika berdasarkan peraturan sebelumn-

Kep/2002 di perguruan tinggi dievaluasi

ya pelaporan data masih menggunakan

karena peraturan tersebut dipandang ku-

isian tabel manual, maka SK-34/Kep/DIK-

rang sesuai dengan kondisi di lingkungan

TI/2002 telah memfasilitasi perguruan

perguruan tinggi. Hasil evaluasi tersebut

tinggi dengan perangkat media penyimpan

melahirkan Keputusan Direktur Jender-

elektronik. Selanjutnya, perangkat media

al Pendidikan Tinggi No. 34/Kep/DIK-

tersebut dikenal dengan nama Evaluasi

TI/2002 sebagai perubahan dan penam-

Program Studi berdasarkan Evaluasi Diri

bahan dari peraturan sebelumnya. Salah

(EPSBED). Program ini merupakan pionir

satu perubahan yang signifikan adalah

proses pelaporan data pendidikan tinggi

berkaitan dengan metode pelaporan

secara elektronik.

proses belajar mengajar yang digunakan. 16


EPSBED merupakan sebuah perangkat

EPSBED merupakan basis data untuk

media elektronik yang dikembangkan

penjaminan mutu pendidikan tinggi. Basis

dengan bahasa pemrograman Microsoft

ini digunakan oleh PT secara internal da-

Visual Basic dengan format database dbf.

lam rangka pelaksanaan quality assurance.

Format ini dapat dibaca oleh aplikasi sep-

Basis data juga digunakan untuk penjam-

erti dBase, Clipper, Fox Pro, dll. Program

inan mutu eksternal melalui akreditasi

EPSBED dibangun dalam platform MS-

baik oleh Badan Akreditasi Nasional–Per-

DOS. EPSBED juga biasa dijuluki sebagai

guruan Tinggi (BAN-PT) maupun badan

‘Layar Biru’ merujuk kepada tampilan non-

akreditasi lainnya. Hasil pelaporan data di

grafis berwarna biru.

EPSBED ditampilkan pada laman evaluasi. or.id. Laman ini dapat dipergunakan untuk memantau kinerja pendidikan tinggi. Data dan informasi yang ada dapat digunakan sebagai dasar analisis untuk pembuatan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pendidikan tinggi. Pada perkembangannya, domain laman ini berubah menjadi evaluasi.dikti.go.id. Data yang ditampillkan pada laman evaluasi.or.id adalah data yang telah divali-

Tampilan Aplikasi EPSBED/Layar Biru

dasi baik oleh perguruan tinggi, Kopertis Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

17

maupun Direktorat Jenderal Pendidikan

2. Melakukan pengisian secara langsung

Tinggi (Dikti). Dalam prakteknya, laporan

melalui aplikasi EPSBED yang telah

EPSBED digunakan menjadi salah satu

disediakan. Dalam hal ini, program

syarat usulan perpanjangan izin program

yang tersimpan di CD-ROM harus di-

studi. Program studi yang ingin mendapa-

instalasi ke hard disk dan kemudian di-

tkan perpanjangan izin harus mengajukan

jalankan pada hard disk.

surat permohonan yang dilampiri cetak profil program studi dari tampilan laman

Pelaporan dengan cara konversi lebih dian-

evaluasi.or.id. Program studi yang akan

jurkan mengingat pada umumnya pergu-

diperpanjang izinnya harus memenuhi

ruan tinggi telah memiliki sistem infomasi

kelengkapan data EPSBED.

akademik sehingga hanya perlu dibangun

Kewajiban pelaporan data menggunakan

sebuah program sederhana yang akan

aplikasi EPSBED berlaku untuk seluruh

mengkonversi data ke dalam bentuk basis

perguruan tinggi di Indonesia terhitung

data (dbf) yang telah ditentukan.

sejak semester ganjil 2002/2003. Pelaporan data tersebut dapat dilakukan dengan

Fitur-fitur yang terdapat di aplikasi ES-

dua cara sebagai berikut.

PBED secara garis besar adalah sebagai

1. Melakukan konversi data dari sistem

berikut.

informasi akademik yang ada di masing-masing perguruan tinggi ke dalam bentuk basis data (dbf) yang telah ditentukan.

18


1. Data Master a. Pendataan Badan Hukum/Perguruan Tinggi b. Program Studi dan Kegiatan Kuliah

c. Pendataan Master Mahasiswa

Setiap perguruan tinggi mendapatkan

d. Pendataan Master Dosen

kode berupa enam digit angka yang diten-

e. Pimpinan dan Teknisi/Laboran

tukan oleh Kopertis untuk Perguruan Ting-

2. Kegiatan Semester a. Pendataan Tabel Kurikulum b. Aktivitas Kuliah Mahasiswa c. Mahasiswa Cuti/Lulus/Non-Aktif d. Aktivitas Mengajar Dosen e. Dosen Keluar/Cuti/Studi 3. Data Penunjang a. Fasilitas Penunjang Akademik b. Kapasitas Mahasiswa Baru c. Penelitian/Publikasi Dosen 4. Evaluasi dan Validasi a. Evaluasi Semester/Tahunan b. Cetak Validasi Data c. View Errror Message

gi Swasta (PTS) dan Dikti untuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Sementara itu pada laporan EPSBED semester 2005/2006 genap, semua dosen sudah harus memiliki Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN). Homebase untuk dosen tetap ditata oleh perguruan tinggi sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi. Pada sebagian besar perguruan tinggi, pengisian data dilakukan oleh masing-masing program studi atau fakultas. Operator di perguruan tinggi perlu menggabungkan seluruh data dari masing-masing program studi sebelum dikirimkan ke Kopertis

5. Program Studi Kependidikan a. Isian untuk Program Studi Kependidikan

atau Dikti. Fasilitas penggabungan data per program studi telah disediakan pada EPSBED sehingga mempermudah perguruan tinggi dalam melakukan rekapitulasi. Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

19

Rekapitulasi data perguruan tinggi dival-

menyesuaikan dengan kebutuhan pergu-

idasi oleh operator di perguruan tinggi

ruan tinggi dan khususnya memperbaiki

dan kemudian dikumpulkan ke Dikti dalam

program bila masih terdapat permasala-

bentuk kaset Compact Disk (CD). Khusus

han sistem. Penyempurnaan juga dise-

untuk PTS, data dikumpulkan terlebih da-

suaikan dengan kebijakan-kebijakan yang

hulu ke Kopertis untuk divalidasi. Kopertis

berlaku di lingkungan Dikti. Seperti pada

wajib mengolah data elektronik PTS dan

tahun 2007, EPSBED mengalami penyem-

menyampaikan rekapitulasi hasil kepada

purnaan mengikuti Surat Keputusan Dir-

Dikti selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan

jen Dikti Nomor 163/DIKTI/kep/2007

terhitung sejak akhir semester. Validasi

tentang Penataan dan Kodifikasi Program

data, baik di Pusat maupun Kopertis, me-

Studi pada Perguruan Tinggi.

merlukan aktivitas tatap muka. Operator dari daerah harus berkunjung ke Pusat/

Dikti atau Kopertis tidak berwenang men-

Kopertis untuk melakukan tahapan terse-

gubah data laporan EPSBED dari perguru-

but. Setiap semester, Dikti juga menga-

an tinggi. Seluruh perubahan data dilaku-

dakan pertemuan rutin dengan PTN/

kan oleh perguruan tinggi bersangkutan

Kopertis untuk melakukan validasi dan

melalui program EPSBED yang kemudian

konsolidasi data. Perguruan tinggi yang

akan divalidasi kembali oleh Dikti atau

telah lengkap dalam melaporkan datanya

Kopertis. Aktivitas tatap muka diperlukan

akan mendapatkan sertifikat tanda pe-

kembali dalam hal ini. Proses pendataan

menuhan data.

yang belum dalam jaringan (daring) mer-

Program ESPBED terus disempurnakan

upakan salah satu kendala dalam pelapo-

20


ran data menggunakan EPSBED. Selain itu, tidak adanya riwayat pencarian atau log history dalam program EPSBED menyulitkan dalam melacak perguruan tinggi yang berbuat curang.


21

22


BAB IV Transformasi Pelaporan Digital Peran EPSBED dalam penunjang kebi-

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, pada

jakan dan keputusan pimpinan dianggap

periode itu dikenal dengan istilah PDPT.

belum memadai. Sulitnya akses akan data

Istilah ini adalah salah satu program uta-

EPSBED dinilai menjadi salah satu penye-

ma cetak biru IT Ditjen Dikti yang memili-

bab akhirnya program ini direncakan untuk

ki tujuan utama sebagai acuan utama data

disempurnakan. Pada tahun 2008, Direk-

penjaminan mutu pada pendidikan tinggi.

torat Jenderal Pendidikan Tinggi meran-

PDPT dirancang bersifat terpusat, mudah

cang IT Blueprint Ditjen Dikti 2008-2011,

diakses serta terjaga validitasnya.

istilah PDPT mulai diperkenalkan. Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

23

Arsitektur Sistem Informasi Ditjen Dikti

Gambar di atas menjelaskan bagaimana

tang Pendidikan Tinggi, dengan PDPT di-

suatu database terpusat menjadi sumber

jelaskan sebagai komponen penting dalam

informasi bagi pimpinan serta aplikasi dan

sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi.

sistem informasi yang ada di Ditjen Dikti. PDPT mulai dikenal pada masa itu sebagai

Pada

program inovasi pendobrak data terpusat.

EPSBED ke PDPT tidak berjalan mulus.

Bahkan PDPT pada masa itu menjadi kon-

Hal ini dikarenakan alih pengetahuan

sep utama dalam penyusunan undang-un-

yang terbatas serta sumber daya manu-

dang pendidikan tinggi. Pada tahun 2012,

sia yang masih jauh dari cukup. Program

lahirlah UU nomor 12 Tahun 2012 ten-

PDPT saat itu dilaksanakan oleh Bagian

24


perjalanannya,

perubahan

dari

Perencanaan, Sekretariat Ditjen Dikti

Alat pelaporan yang dirancang pada awal

dengan dibantu tim ahli yang berasal dari

fase PDPT adalah program Dispatcher.

Universitas Indonesia, Institut Teknologi

Aplikasi ini berbasiskan web serta meng-

Bandung, Universitas Gadjah Mada serta

gunakan format excel untuk mengirimkan

Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

data dari perguruan tinggi. Basis data yang

Proses terlama dari program ini saat peny-

digunakan pada saat itu adalah Oracle pada

usunan kamus data PDPT. Hal ini membu-

pusat dan MySQL pada aplikasi client Dis-

tuhkan tenaga yang cukup banyak serta

patcher. Selain alat pelaporan, juga disusun

sumber informasi yang dapat diandalkan.

dashboard informasi data pendidikan tinggi.

Selain itu, penentuan alat pelaporan juga memiliki kendala tersendiri.

Tampilan Dashboard PDPT


25

Pelaporan yang dirancang pada program

kan data ke mesin DIKTI secara otomatis,

PDPT lalu berkembang menjadi meman-

aktif dan terjadwal.

faatkan webservice. Fasilitas ini memu-

Proses Web Service Push PDPT :

ngkinkan perguruan tinggi dapat meng-

1. Dikti menyediakan URL Web Service

umpulkan data dari sistem informasi

2. Universitas mengirim data ke Dikti

akademik yang mereka miliki. Webservice

3. Sumber data tergantung masing-mas-

pada masa PDPT dibagi menjadi webser-

ing Akademik 17 Rekomendasi peng-

vice push dan pull. Webservice push adalah fasilitas webservice yang dimanfaatkan perguruan tinggi yang memiliki format data tersendiri. Sementara itu, webservice pull adalah fasilitas yang dapat dimanfaatkan oleh perguruan tinggi yang masih memanfaatkan format data EPSBED. Metode webservice pull direncanakan sedikit demi sedikit dihilangkan demi meniadakan format EPSBED. Web Service Push adalah perangkat lunak yang mendukung interoperabilitas dan interaksi data antar mesin internal akademik dengan mesin DIKTI menggunakan format data XML. Layanan ini akan membuat mesin internal akademik mengirim26


gunaan fitur untuk : a. Data Transaksi b. Jumlah Data: Lebih dari 250 ribu record c. Format Data Sumber di Sistem Internal akademik sudah dipetakan kedalam Format PDPT d. Akademik memiliki kemampuan membangun fasilitas Web Service. Web Service Pull adalah perangkat lunak yang mendukung interoperabilitas dan interaksi data antar mesin internal universitas dengan mesin DIKTI menggunakan formal XML. Layanan ini akan membuat mesin DIKTI menarik data dari mesin in-

ternal Univeritas secara otomatis, aktif

sanaan teknisnya mengalami kendala seh-

dan terjadwal.

ingga tidak dapat bertahan lama.

Proses Web Service Pull PDPT : 1. Akademik universitas mengirimkan URL Web Service ke Dikti 2. Dikti menarik data dari akademik universitas

Banyak alat pelaporan yang muncul pada masa PDPT, sebut saja Win-EPSBED, Dispatcher, Webloader hingga PDPT Light Service. Alat pelaporan tersebut tidak

3. Sumber data file EPSBED 18 Re-

dapat bertahan lama karena konsepnya

komendasi penggunaan fitur untuk:

lemah serta tidak didukung dengan sum-

a. Data Transaksi

ber daya yang memadai. Akhirnya pada

b. Format Data Sumber di Sistem In-

akhir tahun 2013 mulai dikonsepkan

ternal Universitas masih mengguna

metode baru yang merupakan penyem-

kan EPSBED

purnaan dari PDPT. Program baru inilah

c. Akademik memiliki kemampuan mebangun fasilitas Web Service.

yang melahirkan konsep baru pangkalan data pendidikan tinggi yang akhirnya dirubah sebutannya menjadi PDDikti.

Dalam perjalanannya, alat pelaporan ini akhirnya tidak dapat digunakan secara maksimal. Pemicunya adalah kesalahan teknis saat uji coba, sehingga database yang ada di pusat mengalami galat. Walaupun konsepnya baik, namun dalam pelakSenarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

27

28


BAB V Masa Depan Pangkalan Data Pada masa sebelumnya, proyek Pang-

Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 ten-

kalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT)

tang Pendidikan Tinggi, PDDikti harus

dibangun dari tahun 2008 hingga 2011.

memenuhi kebutuhan data untuk penja-

Namun pengumpulan data belum dapat

minan mutu baik internal maupun ekster-

dilakukan secara maksimal karena masih

nal yang di dalamnya terdapat tridarma

banyak perguruan tinggi yang belum ter-

perguruan tinggi yaitu pendidikan, peneli-

jangkau teknologi informasi dan komu-

tian, dan pengabdian kepada masyarakat.

nikasi yang baik sehingga belum mampu

Berdasarkan hal tersebut kebutuhan akan

untuk memanfaatkan PDPT yang berba-

data terus meningkat sehingga struk-

sis web. Istilah PDPT kemudian disem-

tur pengelolaan data pun harus menye-

purnakan menjadi PDDikti. Berdasarkan

suaikan. Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

29

Pada tahun 2014, dibangun Pangkalan

dan Pendidikan Tinggi (Permenristekdikti)

Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) dengan

No. 61 Tahun 2016 tentang Pangkalan

PDDikti Feeder sebagai sarana pelapo-

Data Pendidikan Tinggi yang digunakan

ran semester yang dapat mengakomodasi

sebagai dasar acuan pelaporan data pen-

kebutuhan dari seluruh perguruan tinggi.

didikan tinggi.

Sistem ini dapat diterapkan pada perguruan tinggi dengan sumber daya manusia dan

Kebijakan tersebut berkembang, PDDikti

teknologi yang baik maupun yang belum

Feeder pun adaptif menyesuaikan kebutu-

tersentuh teknologi. Pusat Data dan In-

han dari setiap pengguna atau pemangku

formasi Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan

kepentingan sehingga sistem PDDikti

Pendidikan Tinggi (Pusdatin Iptek Dikti)

Feeder terus dibenahi. Dari ranah teknis,

juga menyediakan laman forlap.dikti.go.id

pembenahan dilakukan dengan memod-

yang berfungsi sebagai administrasi pel-

ifikasi struktur basis data sejak awal pe-

aporan. Saat itu belum ada aturan terkait

luncuran PDDikti Feeder pada tahun

dengan tata cara dan aturan mengenai

2014 hingga saat ini. Sejumlah perubahan

PDDikti. Pusdatin Iptek Dikti, khususnya

dan penyempurnaan juga terus bergulir.

Bidang Pangkalan Data Pendidikan Tinggi,

Kronologi perkembangan Patch PDDik-

berinisiatif menyusun sebuah aturan yang

ti Feeder dari Juli 2014 hingga Januari

dapat diikuti oleh perguruan tinggi, Kop-

2016 adalah sebagai berikut:

ertis, dan satuan kerja utama lainnya. Ha-

1. 16 Juli 2014, dibentuk PDDikti Feed-

sil dari penyusunan aturan tersebut mela-

er Candidate Release (CR) versi 3

hirkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi

yang merupakan versi paling awal. Un-

30


tuk itu dilakukan uji coba terhadap 50

a. gagal eksekusi data prefill,

Perguruan Tinggi Agama (PTA).

b. membuka validasi sinkronisasi nilai

2. September 2014, diperbaharui menjadi PDDikti Feeder v1.0 (BETA Version) yang dibentuk untuk keperluan sosialisasi atau bimbingan teknis dan uji coba secara nasional.

mahasiswa transfer, dan c. mengakomodir No. Registrasi SERDIK. 6. 23 Maret 2015 kembali rilis Patch PDDikti v1.1 rev c #20150323 yang

3. 5 Februari 2015, PDDikti Feeder v1.1

mengubah, menambahkan beberapa

mulai efektif digunakan untuk pel-

kategori dan memperbaiki beberapa

aporan data PDDikti menggantikan

kategori sebelumnya. Yaitu:

aplikasi EPSBED sesuai dengan Su-

a. Perubahan tipe data untuk inputan

rat Edaran Dirjen Dikti nomor 2332/

nilai transfer konversi (desimal).

E1.2/KP/2015. 4. 6 Februari 2015, dirilis Patch PDDikti v1.1 #20150206, namun masih terdapat beberapa permasalahan, sehingga Patch PDDikti Feeder terus diperbaharui. 5. 24 Februari 2015, rilis Patch PDDikti v1.1 rev b #20150224 yang memperbaiki beberapa permasalahan dalam aplikasi seperti:

a. Penambahan laporan nilai transfer, b. Penambahan fitur update aplikasi, c. Penambahan fitur update kode registrasi, d. Perbaikan permasalahan gagal eksekusi data prefill, e. Perbaikan validasi per periode, f. Perbaikan paging pada menu validasi, g. Perbaikan paging pada menu matakuliah kurikulum, h. Perbaikan pada proses input nilai. Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

31

7. 23 Juni 2015 PDDikti kembali merilis Patch PDDikti v1.1 rev d #20150623 yang di dalamnya terdapat beberapa revisi seperti: a. penambahan filter akses program studi, dan b. perpanjangan expired date sampai 31 Januari 2016. 8. 29 Januari 2016 rilis Patch PDDikti v1.1 rev e #20160129 yang juga tel-

Tampilan Aplikasi PDDikti Feeder 2.0A

ah melakukan beberapa perbaikan, penambahan, serta perubahan kategori seperti sebelumnya namun dengan beberapa tambahan dan perpanjangan masa kedaluwarsa. Seperti: a. perbaikan data diluar periode aktif, dan b. perpanjangan expired date sampai 15 Juli 2016 .

Selain dengan perkembangan sistem, terdapat beberapa perubahan terhadap data yang dilaporkan. Dahulu, data yang dilaporkan hanya data akademik, namun saat ini data yang dilaporkan berupa data pokok, data referensi, dan data transaksional. Data pokok merupakan variabel minimal yang merepresentasikan sejumlah orang, unit organisasi atau objek sebagai syarat untuk penyelenggaraan pendidikan tinggi yang meliputi nama lembaga dan nama personal. Data referensi adalah

32


kisaran nilai atau isian yang digunakan un-

an dilakukan dengan cara daring, proses

tuk menyusun data lain agar terdapat kes-

sinkronisasi dapat dilakukan setelah oper-

eragaman makna atau interpretasi, meru-

ator memasukkan data-data yang diperlu-

juk pada penomoran seperti NIDN, NIDK,

kan dalam PDDikti Feeder. Namun apabila

NUP dan kependudukan. Data transak-

dilakukan secara manual, setelah operator

sional merupakan representasi perubahan

memasukkan data dalam PDDikti Feeder,

data mengenai orang, unit organisasi atau

data tersebut akan sinkron secara offline,

objek yang termasuk kategori data pokok

lalu data tersebut diunduh kembali oleh

pendidikan tinggi. Data tersebut meliputi

operator. Setelah mendapatkan jaringan

data akreditasi dan sertifikasi dosen. PD-

internet baru dilakukan sinkronisasi. Hal

Dikti juga menghimpun data kegiatan PT

tersebut dilakukan agar data yang bera-

seperti Sistem Informasi Penelitian dan

da di perguruan tinggi sama dengan data

Pengabdian Masyarakat (Simlitabmas).

yang berada di PDDikti.

Seluruh fungsi ini telah diatur dalam Permenristekdikti No. 61 Tahun 2016.

Permenristekdikti No. 61 Tahun 2016 mengatur tanggung jawab pengelola PD-

Pendataan pada masa PDDikti ini dapat

Dikti untuk menghimpun kebutuhan data

dilakukan dengan dua acara yaitu dalam ja-

dari unit utama sehingga pengembangan

ringan (daring) dan manual. Pengisian data

struktur data perlu disesuaikan. PDDikti

melalui dua metode tersebut memiliki alur

Pusat maupun Kopertis terus melakukan

yang sama, tetapi hanya berbeda pada

sosialisasi dan bimbingan teknis untuk

proses sinkronisasi data. Apabila pendata-

meningkatkan kesadaran perguruan tinggi Senarai Kisah Pelaporan Data Pendidikan Tinggi

33

terkait penyampaian pelaporan data. Selain itu, PDDikti juga berusaha berinovasi dengan membangun Helpdesk yang terintegrasi dengan sistem dari unit utama lain, membuat jejaring pengelola PDDikti, dan membuat Validator Nasional untuk mengecek kebenaran data.

34


Copyright

C

2 0 1 7 - P U S D AT I N I P T E K D I K T I

SENARAI KISAH PELAPORAN DATA PENDIDIKAN TINGGI

Recommend Documents