Seminář pro příjemce finanční podpory OP VK

Seminář pro příjemce finanční podpory OP VK Oblast podpory 3.2, 4. výzva Finanční část Krajský úřad Jihočeského kraje 14.1.2014 Ing. Zdeňka Přibylová

Obsah • • • • • • • •

Způsob poskytnutí podpory Účetnictví Projektový účet Projektová pokladna Rozpočet projektu Elektronická monitorovací zpráva – finanční část Přílohy MZ Nejčastější chyby

Používané zkratky • • • • • • • •

ŽoP MZ MO NN VŘ PpP ZS ŘO

Žádost o platbu Monitorovací zpráva/y Monitorovací období Nepřímé náklady Výběrové řízení Příručka pro příjemce Zprostředkující subjekt – KÚ Jihočeského kraje Řídící orgán – MŠMT

Způsob poskytnutí finanční podpory •

První zálohová platba – 20 % způsobilých výdajů projektu – poskytnuta „automaticky“ do 30 pracovních dnů od uzavření Smlouvy o realizaci GP

•

Průběžné platby – vychází z průběžné ŽoP a MZ předkládaných každé 3 měsíce – ve výši prokazovaných způsobilých výdajů, max. do výše zálohové platby – do výše 90 % schválených způsobilých výdajů

•

Závěrečná platba – do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné MZ

Účetnictví •

Vedeno ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

•

Projekt musí být účtován odděleně od ostatních aktivit organizace, např. na zvláštním účetním středisku. – Včetně podrobností o úrocích vzniklých na účtu projektu. – Touto povinností zaváže příjemce dotace i případné partnery s finanční účastí na realizaci projektu. – Povinnost vedení výdajů s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu se nevztahuje na nepřímé výdaje.

•

Účetnictví projektu musí být vedeno v elektronické podobě.

•

Archivace originálů dokladů a soupisky účetních dokladů za celý projekt u příjemce/finančního partnera do roku 2025.

Projektový účet (1/3) •

Slouží výhradně pro úhradu výdajů související s projektem (platí i pro příp. finanční partnery, kromě financovaných ex-post).

•

Úhrada výdajů z provozního účtu organizace – finanční prostředky lze z projektového účtu převést na provozní účet teprve poté, co jsou výdaje z provozního účtu uhrazeny. – Výjimka u osobních výdajů: lze převést prostředky z projektového účtu na provozní účet 5 pracovních dnů přede dnem, kdy budou z provozního účtu uhrazeny. – Zpětná refundace z projektového účtu provedena jednou platební operací za více účetních položek – musí být vystaven interní účetní doklad, ze kterého je zřejmé, z jakých částek se celková převáděná suma skládá.

Projektový účet (2/3) •

Chybné či neoprávněné výdaje z projektového účtu vedou ke vzniku podezření na porušení rozpočtové kázně a podezření na nesrovnalost – Povinnost oznámení v MZ (záložka „Údaje o projektu a MZ“) – Povinnost vrácení prostředků zpět na projektový účet Pozn.: Výdaj předložený v ŽoP, schválený a proplacený ZS v rámci kontroly MZ, a teprve následně označen jako nezpůsobilý, a o výši tohoto nezpůsobilého výdaje nebyla zkrácena žádná z následujících ŽoP, tak jej příjemce na projektový účet nevrací.

•

Časté chyby: – Mylné platby, – Výdaje uhrazené z projektového účtu v dobré víře jako způsobilé, ale po kontrole poskytovatelem podpory vyhodnoceny jako nezpůsobilé.

Projektový účet (3/3) •

V odůvodněných případech lze vložit vlastní prostředky na projektový účet (např. v případě nedostatku financí k úhradě projektových výdajů). – O této skutečnosti příjemce informuje poskytovatele dotace v MZ (záložka 1. „Identifikační údaje“, část „ Další informace o realizaci projektu“).

– Vypořádání nejpozději v závěrečné monitorovací zprávě a žádosti o platbu.

Projektová pokladna •

Zřízení projektové pokladny projektu není povinné.

•

Pokud je projektová pokladna vedena, musí být vnitřním předpisem stanoven její pokladní limit.

•

Pokladní doklady jsou evidovány v Soupisce účetních dokladů a jejich kopie předloženy v rámci příloh MZ.

•

Počáteční vklady do projektové pokladny jsou realizovány výběrem prostředků z projektového účtu.

•

Použití pokladny organizace – je možné, avšak refundace z projektového účtu na pokladnu organizace může být provedena teprve poté, co jsou tyto výdaje prokazatelně z této pokladny uhrazeny.

Příjmy v oblasti podpory 3.2 •

Úroky připsané na projektovém účtu.

•

Povinnost odečítání a vykazování příjmů nevzniká! – Pole „Jiné peněžní příjmy“ na „ŽoP“ a pole „Úroky na projektovém účtu“ v příloze „Soupiska účetních dokladů“ zůstává prázdné, nevyplňuje se.

Rozpočet projektu • • • • • • • • • •

Kapitola 1 Osobní náklady Kapitola 2 Služební cesty zahraniční Kapitola 3 Zařízení Kapitola 4 Místní kancelář (u NN nerelevantní) Kapitola 5 Nákup služeb Kapitola 6 Stavební úpravy Kapitola 7 Přímá podpora Kapitola 8 Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy Kapitola 9 Přímé způsobilé výdaje celkem Kapitola 10 Nepřímé výdaje

Mzdové výdaje – dokládání (1/2) 1. Uzavření smluvního vztahu v souladu s projektovou žádostí (část Realizační tým) a platným rozpočtem – –

Na pracovní pozici s podrobně vymezenou pracovní činností na dobu určitou ve stanoveném rozsahu za sjednanou finanční odměnu. Obsahující identifikaci projektu a „logolink“.

2. Měsíční pracovní výkaz –

3. 4. 5. 6.

Nedokládá se u zaměstnanců se 100% úvazkem pro projekt, u autorských honorářů.

Výplatní listina/páska, mzdový list Příloha Rozpis mzdových výdajů Interní doklad na mzdy Výpis z projektového účtu

Mzdové výdaje – dokládání (2/2) Ad 6. Výpis z projektového účtu – V případě úhrady mezd přímo z projektového účtu je dostačující pouze výpis z projektového účtu. – V případě prvotní úhrady mzdových výdajů z provozního účtu také výpis z provozního účtu s identifikací příslušných mzdových výdajů jednotlivých pracovníků/zaměstnanců. – V případě mezd vyplácených v hotovosti také výplatní sáček. – V případě mzdových výdajů vyplácených prostřednictvím České spořitelny přehled všech těchto výdajů a identifikace této odchozí platby na výpise z provozního účtu.

Mzdové výdaje – pravidla (1/2) •

Jeden pracovník nemůže být v rámci projektu a současně v rámci vykonávání dalších činností pro příjemce a jeho partnery zaměstnán na více než 1,0 úvazku celkem. –

•

•

Pracovní poměr v rámci pracovní smlouvy a práce podle dohod vykonávaná mimo pracovní poměr. Výjimky: – V případě pedagogických pracovníků dle z. č. 561/2004 Sb., školský zákon, a akademických pracovníků dle z. č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, se limit posouvá na 1,5 úvazku celkem, přičemž úvazek těchto pracovníků v projektu smí činit nejvýše 1,0 úvazku. – Řádně zdůvodněné, zpravidla jednorázové, případy u odborných pracovníků (např. specialisté najatí na krátkodobé období, lektoři) po konzultaci a schválení ZS.

Dodržení limitu úvazku je dokládáno čestným prohlášením pracovníka buď jako součást pracovního výkazu nebo samostatným čestným prohlášením.

Mzdové výdaje – pravidla (2/2) •

Jednotkové mzdy (měsíční/hodinové) jsou průměrovými ukazateli za celou dobu realizace projektu a nesmí být při závěrečném vyúčtování projektu překročeny. – A to ani v případě, že nedochází k překročení schválené výše položky rozpočtu.

•

Pracovní úvazky zaměstnance v rámci organizace se nesmějí překrývat. –

Nelze, aby byl zaměstnanec placen za stejnou práci vícekrát, tj. současně vykazoval stejnou práci v rámci projektu OP VK a v rámci jiného projektu či úkolu.

Zařízení •

Způsobilé jsou počty jednotek a výše jednotkových cen zařízení, jejichž maximální možnou výši stanovuje schválený rozpočet, avšak vždy s ohledem na ceny v místě a čase obvyklé.

•

Doporučujeme vždy dobře zvážit rozsah a charakter položek s ohledem na podmínky realizace případných zadávacích/ výběrových řízení.

•

Křížové financování – nesmí být přečerpána max. částka KF, která je uvedena ve schváleném rozpočtu u Smlouvy o realizaci GP, a současně nesmí být překročen podíl 9 % na objemu schválených způsobilých výdajů při závěrečném vyúčtování.

Nákup služeb •

Doporučujeme vždy dobře posoudit, jaká je předpokládaná cena pořizovaných služeb obdobného charakteru, a zda zakládá povinnost realizovat zadávací/výběrové řízení podle pravidel OP VK uvedených v Příručce pro příjemce (verze 7) či podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

•

Nesmí být překročen limit 60 % výdajů této kapitoly na celkových způsobilých výdajích projektu při závěrečném vyúčtování projektu.

Přímá podpora •

Úhrada skutečně vynaložených výdajů (jízdní výdaje, ubytování, stravování) týkajících se přímo cílové skupiny projektu.

•

Při proplácení přímé podpory cílovým skupinám je nezbytné doložit jednotlivé částky adekvátními výdajovými doklady s podpisy podpořených osob (prezenční listiny).

•

Služby hrazené na základě faktury nelze zahrnout do této kapitoly! Takové výdaje patří do kapitoly 5 Služby.

Nepřímé náklady (1/3) •

Schválená výše NN v rámci ŽoP – příslušné % z vyúčtovaných způsobilých přímých výdajů bez křížového financování.

•

Absolutní ani procentuální částka NN uvedená ve schváleném rozpočtu nemůže být překročena.

•

POZOR: Pokud nebudou vyčerpány veškeré přímé náklady plánované ve schváleném rozpočtu nebo budou-li některé přímé náklady vyhodnoceny jako nezpůsobilé, bude úměrně tomu krácena i absolutní výše NN.

• •

NN se nedokládají jednotlivými účetními doklady! Poskytnutou zálohu nelze čerpat pouze na NN.

Nepřímé náklady (2/3) •

Výčet uveden v Příručce pro příjemce (verze 7, kap. 5.3.3).

•

Například: – Personalistika, vedení účetnictví a mezd – Výdaje na publicitu projektu – Cestovní náhrady tuzemských pracovních cest – Výdaje na zabezpečení provozu kanceláře projektu – Náklady na pořízení zásob či materiálu na zajištění občerstvení – Bankovní poplatky (kromě počátečního vkladu) – Administrace výběrových řízení nezbytných pro projekt formou služby – Kopírování, tisk pro administraci projektu, správa a aktualizace www stránek a PC sítí

Nepřímé náklady (3/3) Čerpání NN




Doporučení: Čerpání NN z provozního účtu a následná refundace z projektového účtu po schválení vyúčtovaných přímých výdajů ZS v rámci ŽoP.

•

Sledování průběžného stavu čerpání NN – příloha Přehled čerpání NN

Úhrada NN rovnou z PBÚ Úhrada NN z provozního účtu, následná refundace souhrnnou částkou z PBÚ

Po obdržení zálohy „stažení“ příslušné částky z PBÚ na provozní BÚ

Struktura elektronické MZ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Identifikační údaje Monitorovací indikátory Výběrová řízení Publicita Harmonogram čerpání Klíčové aktivity Harmonogram realizace Kontroly na místě Podstatné/nepodstatné změny Přílohy Čestné prohlášení příjemce

Záložka „Údaje o projektu a MZ“ •

Pole „Obecný popis projektu“ – Uvádějte další informace o projektu, např.: • chybné pohyby na projektovém účtu, • chybné odvody mzdových výdajů, • vložení vlastních prostředků na účet projektu, • a další informace o projektu, které nelze zařadit do již předdefinovaných samostatných záložek MZ.

Záložka „Harmonogram čerpání“ •

Záložka slouží pro predikce čerpání – vyplňujte reálná data a aktualizujte je v rámci jednotlivých MO.

•

Sloupec „Datum předložení ŽoP“ – předpokládaný datum předložení ŽoP po konci daného MO.

•

Sloupec „ŽoP – plán“ – součet částek odpovídá výši schváleného rozpočtu/skutečně vyčerpaným způsobilým výdajům. – Jednotlivé částky nesmí být vyšší než zálohová platba.

Záložka „Podstatné/nepodstatné změny“ (1/3) •

Pokud nerealizujete žádné změny, záložku nevyplňujte.

•

Pokud realizujete změny rozpočtu, musí být v souladu s charakterem a hlavním záměrem projektu!

• •

Změny musí být nezbytné a efektivní! Změny musí být řádně zdůvodněny!

•

Realizace změn VŽDY za předpokladu využití cen a mezd v místě, čase a odvětví obvyklých.

Záložka „Podstatné/nepodstatné změny“ (2/3) •

Pravidla realizace změn rozpočtu: – POZOR na překročení závazných procentních limitů jednotlivých kapitol rozpočtu – musí být dodrženy všechny podmínky Smlouvy o realizaci GP. – POZOR – konkrétní krácené/zrušené položky Výběrovou komisí nelze opětovně navýšit. Pozor výjimka. – POZOR – v případě plošného krácení kapitoly nemůže být krácená kapitola opětovně navýšena. – Vytvoření nové nebo zrušení stávající položky v rozpočtu není možné v případě, že znamená začátek nové nebo ukončení či zrušení stávající klíčové aktivity.

•

Pozn.: změny rozpočtu se vztahují k rozpočtu schváleného při uzavření Smlouvy o realizaci GP, či uzavření jejího dodatku.

Záložka „Podstatné/nepodstatné změny“ (3/3) •

Nepodstatné změny rozpočtu příjemce oznamuje v nejbližší následující monitorovací zprávě, která následuje po provedení změny. – Doporučujeme je předem konzultovat se ZS.

•

Podstatné změny je příjemce oprávněn realizovat pouze po předchozím schválení Žádosti o podstatnou změnu poskytovatelem dotace. – Realizace před souhlasem poskytovatele nebo bez jeho souhlasu je porušením rozpočtové kázně!

Nepodstatné změny rozpočtu (1/2) •

Přesun prostředků mezi položkami uvnitř kapitol – Bez omezení s výjimkou přesunů týkající se kapitoly 1 a položek Křížového financování.

•

Přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami – Do výše 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou finanční prostředky převáděny. – Kapitola 1 může být navýšena pouze do 15 % stávajícího objemu způsobilých výdajů této kapitoly.

•

Vytvoření nové položky nebo zrušení stávající položky – Za podmínky, že neznamená začátek nové klíčové aktivity nebo ukončení či zrušení stávající klíčové aktivity.

Nepodstatné změny – omezení (2/2) •

Osobní výdaje (kap. 1) – je možné: – rozdělení či sloučení pracovního úvazku; – vytvoření nové pozice; – navýšení či snížení úvazku stávající pozice (bez překročení schválené jednotkové ceny).

•

Cestovní služby zahraniční (kap. 2) – za podmínek uvedených v PPP (verze 7, str. 73).

•

Křížové financování (položky 3.8, 5.2) – nelze navyšovat, pokud změna bude mít vliv na výši investičních a neinvestičních prostředků rozpočtu či bude znamenat celkové navýšení částky křížového financování.

Podstatné změny rozpočtu •

Jakékoli jiné než nepodstatné změny rozpočtu.

•

Například: – Přesun mezi kapitolami rozpočtu přesahující 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly dle platného rozpočtu, ze které jsou prostředky přesouvány. – Navýšení objemu způsobilých výdajů Kapitoly 1 Osobní výdaje dle platného rozpočtu, o více než 15 %. – Navýšení položek Křížového financování, pokud tato změna bude mí vliv na výši investičních a neinvestičních prostředků rozpočtu či bude znamenat celkové navýšení částky křížového financování v rámci projektu.

Přílohy MZ – finanční část • • • • • • • • • • • •

Žádost o platbu Soupiska účetních dokladů Kopie účetních dokladů Kopie výpisu z účtu projektu Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu Přepracovaný rozpočet projektu Rozpis mzdových výdajů Rozpis cestovních náhrad - zahraniční Odpisy Auditorská zpráva Rozpis mzdových příspěvků pro školené osoby Seznam školení

V případě finančního partnerství v projektu se dokládají dílčí přílohy za příjemce, jednotlivé finanční partnery a za příjemce a partnery dohromady.

Příloha Žádost o platbu (1/2) Předfinancování ve výši uskutečněných a vyúčtovaných výdajů, tj. v jaké struktuře jsou finanční prostředky požadovány.

Refundace předfinancování Vyúčtování prostředků poskytnutých v rámci předfinancování, tj. v jaké struktuře byly prostředky čerpány.

Dokládá se s každou předloženou MZ, (i v případě, kdy v MO nejsou vyúčtovány a nárokovány k proplacení žádné výdaje).

Příloha Žádost o platbu (2/2) •

Může zahrnovat: – výdaje vzniklé a z projektového účtu uhrazené během daného MO, – výdaje vzniklé v předchozím MO, ale z projektového účtu uhrazené v aktuálním MO, – výdaje za dodávky a služby uskutečněné v daném MO a mzdové výdaje věcně související s daným MO, pokud jejich úhrada proběhne do data předložení MZ (tj. v době 30 dní od ukončení MO) a tento výdaj bude v MZ řádně doložen.

•

Výše prostředků vyúčtovaných v ŽoP se může maximálně rovnat výši zálohové platby.

Příloha Žádost o platbu – Benefit (1/2) •

Typ žádosti – ex-ante

•

Pořadí finančního plánu − 1. ŽoP = fin. plán 2 − 2. ŽoP = fin. plán 3 − …

•

K ŽoP se nahrávají povinné přílohy (při příp. doplnění pouze opravované verze příloh).

•

V případě vrácení ŽoP poskytovatelem podpory k přepracování (doplnění/oprava) musí příjemce nejdříve provést „storno finalizace“, následně je možné provádět úpravy a znovu „finalizovat“.

Příloha Žádost o platbu – Benefit (2/2) Pole „Požadovaná částka dotace celkem“, „Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje“, „Způsobilé výdaje z dotace celkem“ Pole „Nepřímé náklady stanovené paušální sazbou“

• částka vyplněná v poli „Požadováno na přímé a nepřímé náklady celkem“ v Soupisce účetních dokladů (v případě projektu bez investic)

• neponižuje se o příjmy projektu (kladné úroky na projektovém účtu). • částka z pole „% nepřímých nákladů“ v Soupisce účetních dokladů

Pole „Komentář k žádosti“

• částka nárokovaná k proplacení a výše nepřímých nákladů

Pole „Jiné peněžní příjmy“

• nevyplňuje se

Příloha Soupiska účetních dokladů (1/2) •

Soupiska všech účetních dokladů souvisejících s projektem (kromě NN) seřazených vzestupně dle číselného označení kapitol rozpočtu.

•

Za účetní doklady se považují: faktury vydané, faktury přijaté, příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, interní doklady, bankovní výpisy z projektového účtu, apod.

Příloha Soupiska účetních dokladů (2/2) •

Příjemce, který je plátce DPH, uvádí do soupisky částky bez DPH nebo tu část DPH, na kterou není v rámci přijatého plnění nárok na odpočet v souladu se zákonem.

•

Příjemce, který není plátce DPH, uvádí do soupisky tu částku, kterou si v rámci projektu nárokuje, a to vč. DPH.

Pořadové číslo v rámci MO ve tvaru „číslo výdaje/MZ“ (např. 1/1.MZ)

Např. FA/ID/VUD/VPD

Identifikace výdaje, např. „HM lektora č. 1 za 1/2014“

Číslo faktury, pokladního výdajového dokladu, paragonu, apod.

Čísla kapitol/položek, která jsou uvedena v rozpočtu projektu, ve vzestupném pořadí, např.: 1.1.1.1.3.

Celková částka na dokladu vč. DPH

Interní číselná řada v účetnictví organizace

Dílčí částka nárokovaná k proplacení

Datum výdaje uhrazeného z projektového účtu nebo datum výdaje refundovaného z projektového účtu a v závorce za ním datum výdaje prvotně hrazeného z provozního účtu nebo datum úhrady z projektové pokladny.

Procento NN uvedené ve Smlouvě o realizaci GP

ŽoP- celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje

ŽoP-požadovaná částka dotace celkem

Příloha Kopie účetních dokladů •

K ŽoP se dokládají kopie všech účetních dokladů, kromě: – dokladů týkající se NN. Pozn. I tyto účetní doklady musí však být řádně uchovávány a předloženy dodatečně na vyžádání ZS či na kontrole na místě.

Účetní doklady (1/2) •

Náležitosti účetních dokladů: – Povinné údaje dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví • Zejm. §11 „Účetní doklady“, §33a „Průkaznost účetního záznamu“.

– Interní číselná řada • Jednoznačná identifikace dokladu v rámci účetní jednotky.

– Identifikace projektu (zkrácený název, registrační číslo) • K tomuto účelu slouží např. razítko projektu hrazené z nepřímých nákladů.

– Podrobně rozepsaný předmět účetního dokladu • Obecně formulované doklady typu „výpočetní technika“ nejsou přípustné!

– Podpisový záznam osoby, která daný výdaj schválila, a která ho zaúčtovala (možnost využití průvodního dokladu).

Účetní doklady (2/2) • •

Faktury – vystaveny na příjemce dotace/finančního partnera Faktury nad 10 000,- Kč, výdaj není součástí VŘ – povinnost doložení objednávky –

•

Paragon (stvrzenka o nákupu) – v případě nákupu drobných položek v obchodě, jejichž cena nepřesáhne 10 000 Kč bez DPH. –

•

Objednávka musí být zaslána dopisem nebo elektronicky a potvrzena dodavatelem.

Věci určené dle druhu tvoří jednu položku bez ohledu na jejich celkový počet (např. PC sestava – počítač, monitor, klávesnice, myš).

Pozn. V případě nákupu bez VŘ (do 200 000 Kč bez DPH) musí zadavatel prokázat úmysl zadat zakázku, a to formou záznamu/zápisu z jednání statutárních zástupců, nebo podepsanou objednávkou statutárního zástupce zadavatele nebo pověřené osoby či doložením tzv. průzkumu trhu.

Příloha Kopie výpisu z účtu projektu •

Slouží jako doklad o úhradě výdajů za předmětné MO.

•

Pravidla: – Jednotlivé výdaje na výpise identifikujte pořadovým číslem výdajů ze Soupisky účetních dokladů. – Výdaje patřící do nepřímých nákladů označte „NN“. – Případné vklady označte a zdůvodněte v rámci formuláře MZ (část Další informace o realizaci projektu). – Dokládejte vždy kompletní výpisy za dané MO, tj. • výpisy počínaje pořadovým č. 1 a počátečním zůstatkem 0 Kč a následující, • včetně výpisů, které neobsahují žádné pohyby.

Příloha Přehled čerpání způsobilých výdajů •

V tomto přehledu jsou sledovány dosud prokázané výdaje (kumulativně z minulých MZ) a aktuálně prokazované výdaje (z aktuální MZ), které jsou řazeny dle jednotlivých kapitol schváleného rozpočtu.

•

Struktura rozpočtu musí být stejně podrobná jako je ve schváleném rozpočtu projektu!

•

Do prázdných polí je vhodné doplnit hodnotu 0,- Kč, žádná pole by neměla zůstat nevyplněna.

Přehled čerpání způsobilých výdajů

• Sloupec „Platný rozpočet“– vychází z přílohy č. 9 Přepracovaný rozpočet, tzn. jsou v něm zapracovány nepodstatné i podstatné změny rozpočtu. • Sloupec „Dosud prokázané výdaje“ – výdaje vyúčtované v předchozích MZ, včetně případných výdajů, které byly identifikovány jako nezpůsobilé. • Sloupec „Aktuálně prokazované výdaje“ – výdaje nárokované k proplacení v rámci aktuální MZ.

Příloha Přepracovaný rozpočet •

V případě změny rozpočtu je dokládán v nejbližší monitorovací zprávě, obsahuje již provedené změny. (Zdůvodnění a popis k těmto přesunům se uvádí do MZ do části „Podstatné/ nepodstatné změny“.)

•

Struktura rozpočtu musí být stejně podrobná jako je ve schváleném rozpočtu projektu!

•

Do prázdných polí je vhodné doplnit hodnotu 0,- Kč, žádná pole by neměla zůstat nevyplněna.

Přepracovaný rozpočet

3.3.1 Tiskárna 3.3.2 PC sestava

1 1

15 000,00 10 000,00

15 000,00 10 000,00

1 1

5 000,00 20 000,00

5 000,00 20 000,00

-10 000,00 20 000,00

-1 1

10 000,00 10 000,00

• Sloupec „Schválený rozpočet“ – vychází z platného rozpočtu ve Smlouvě o realizaci GP či z relevantního dodatku. • Sloupec „Rozpočet přepracovaný příjemcem“ – změny realizované kumulativně od začátku projektu. • Sloupec „Rozpočet přepracovaný příjemcem“ – pouze změny realizované v aktuálním MO.

-10 000,00 10 000,00

Rozpis mzdových výdajů

Příloha Pracovní výkaz •

Podklad pro proplacení mzdových výdajů

•

PV lze dělit do částí: 1. Identifikace zaměstnance a projektu 2. Výkaz činností 3. Souhrn odpracovaných hodin a náhrad

1. Identifikace zaměstnance a projektu

Název pozice dle rozpočtu včetně číselného označení

ZS/DPP/DPČ

Přepočet úvazku z PS/DPČ/DPP (např. 0,2/měs., 10 hod/měs., 5 hod/týd.)

Projekty mimo OP VK

Formát „měsíc/rok“

Činnost pro příjemce mimo projekty OP VK

2. Výkaz činností Podrobný popis skutečně vykonávaných aktivit

Nesmí se vyskytovat činnosti patřící do NN. V případě dovolené či nemoci se neuvádí počet hodin, k tomu slouží příslušná pole pod touto tabulkou.

3. Souhrn odpracovaných hodin a náhrad

Počet skutečně proplacených hodin v daném měsíci za vykonanou činnost (bez pracovní neschopnosti), odpovídá počtu odpracovaných hodin nárokovanému v Rozpise mzdových výdajů.

Příloha Rozpis cestovních náhrad – zahraničních •

Přehled zahraničních cestovních náhrad za sledované MO.

Příloha Odpisy •

Tato příloha je relevantní pouze pro subjekty, které daňově odepisují.

Příloha Auditorská zpráva •

Pouze se závěrečnou zprávou u projektů s celkovými způsobilými výdaji ve výši 10 mil. Kč včetně DPH a více.

Příloha Rozpis mzdových příspěvků pro školené osoby •

•

•

Mzdové příspěvky jsou poskytovány zaměstnavateli jako náhrada části mzdových nákladů (ve výši hrubé mzdy včetně zákonných odvodů) na jejich pracovníka po dobu jeho účasti na dalším vzdělávání. Mohou být poskytovány až do výše 100 % skutečně vyplacených mzdových nákladů, nejvýše však do výše číselně odpovídající trojnásobku částky minimální mzdy platné v době konání školení. Zaměstnavatel cílové skupiny je povinen s příjemcem podpory uzavřít smlouvu o vzdělávání .

Příloha Seznam školení • •

Relevantní pouze v případě využití přílohy Rozpis mzdových příspěvků pro školené osoby. Jedná se o přehled školení, kterých se zúčastnili osoby, na které se uplatňují výdaje na mzdové příspěvky.

Další přílohy MZ •

•

Výpis z hlavní knihy nebo účetního deníku tzn. sestava z účetnictví – v každé MZ i za partnery s finanční účastí, a to s podpisem odpovědné osoby a razítkem organizace. ...

Příloha Přehled čerpání NN Nepřímý náklad ("NN")

Stav NN kumulativně

1. MZ

2. MZ

3. MZ

4. MZ

5. MZ

6. MZ

7. MZ

8. MZ

9. MZ

10. MZ

NN schválené ZS NN čerpané příjemcem z projektového účtu¹ NN čerpané příjemcem z bankovního účtu organizace Rozdíl NN Překročení nárokované částky NN

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

0,00 0,00 0,00 0,00 ne

Datum

Podpis oprávněné osoby NN schválené ZS na základě vyčerpaného a schváleného objemu přímých nákladů (bez křížového financování); odpovídá částce v řádku "% nepřímých nákladů" v Soupisce účetních dokladů.

¹ Nerelevantní pro finančního partnera se systémem financování ex-post. Je možné odstranit nerelevantní sloupce s pořadím MZ, v tom případě je však nutné ověřit platnost nastavených vzorců.

Platné od 1.3.2011, aktualizované 6.12.2011

Vyčerpal příjemce vyšší částku na NN než na jakou měl dle Soupisky účetních dokladů nárok?

Rozdíl NN schválených ZS a příjemcem skutečně vyčerpaných z projektového účtu (projektové pokladny).

Částka čerpaná příjemcem na nepřímé náklady v rámci projektu (aktuálního MO) v souladu s pravidly OP VK z bankovního účtu organizace příjemce.

Kladná hodnota: příjemce nevyčerpal nárokovanou částku NN Záporná hodnota: příjemce přečerpal nárokovanou částku NN

Částka NN příjemcem skutečně čerpaná z projektového účtu či z projektové pokladny; odpovídá částce v řádku "Skutečně čerpané nepřímé náklady převedené z BÚ" v příloze Přehled čerpání NN.

Provázanost příloh MZ Přepracovaný rozpočet

Přehled čerpání Rozpis mzdových výdajů

Kopie účetních dokladů

Kopie výpisu z projektového účtu Kopie výpisu z provozního účtu

Soupiska účetních dokladů

Pracovní výkaz

Rozpis cestovních náhrad - zahraničních Rozpis mzdových příspěvků

Seznam školení

Nejčastější chyby ve FČ •

Pracovní smlouvy/DPP/DPČ – –

•

Změny rozpočtu – –

•

navýšení položek rozpočtu, které byly kráceny Výběrovou komisí nesplnění kritérií způsobilosti výdajů (tj. účelnost, hospodárnost, přiměřenost, efektivnost), nezpůsobilý výdaj dle Příručky pro příjemce

Pracovní výkazy – –

•

náplň práce/mzdová sazba/úvazek neodpovídají schválené žádosti chybějí náležitosti dané zákoníkem práce

činnosti u pozic hrazených z přímých nákladů obsahují NN nesoulad vykázaných odpracovaných hodin na výkazu práce, výplatní pásce a rozpisu mzdových nákladů

Účetní doklady –

chybějící náležitosti dle zákona o účetnictví a Příručky pro příjemce

Použité zdroje •

Řídící orgán OP VK, Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK (verze 7), platná k 25. 10. 2012, účinná pro vyhlášené výzvy od 25.10.2012.

Kontakty •

K dispozici na: http://opvk.kraj-jihocesky.cz/index.php?p=p_492.

Děkuji za pozornost.

Ing. Zdeňka Přibylová [email protected] Tel. 386 720 536