SELAMAT DATANG ... SOSIALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA
BALAI BESAR INSEMINASI BUATAN SINGOSARI KAMIS, 29 SEPTEMBER 2016
BIODATA Nama Lengkap
: WAHYU SETIAWAN SH,MH
Alamat
: TITAN ASRI III/ CC 41 Malang
Pendidikan
: Magister Hukum
Pengalaman Kerja
:
- Konsultan PT. Solusi Arsip Indonesia - Dosen : Vokasi Universitas Brawijaya Malang
Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang Status
: Berkeluarga
3
“Hidup mungkin hanya dapat dipahami sambil melihat ke belakang, tetapi kehidupan harus dihayati ke depan.” Soren Kierkegaard (Denmark, 1813—1855)
4
Perkembangan Arsip
Jenis arsip semakin berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi
Sketsa Animasi
Video
Word Processor
Spreadsheet e-Mail Diagram
Surat
Gambar
Dokumen/ berkas
e-Dokumen
Kertas
Laporan
Presentation Audio
Peta
SIKAP TERHADAP KEBERADAAN ARSIP Masa bodoh dan tidak peduli terhadap keberadaan arsip.
PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP Kurang peduli terhadap arsip
Tidak mengerti ilmu kearsipan
Arsip Aktif, Arsip Inaktif, atau Bukan Arsip ?
PERSEPSI MINOR TERHADAP ARSIP ? BISA DITANGANI SEMBARANG ORANG TIDAK PERLU DIURUS DENGAN BAIK TIDAK MEMILIKI NILAI
SUMBER PENYAKIT PENGGANGGU PEKERJAAN DLL
BUKAN SEBAGAI ASET PERTINGGAL SURAT 8
Permasalahan Filling Sistem Dokumen menumpuk Perbedaan antara dokumen/ arsip aktif dan inaktif tidak jelas Tidak adanya tempat khusus untuk mengelola arsip aktif Tidak ada petugas yang khusus mengelola dokumen/ arsip Informasi tidak aman Dokumen disimpan apa adanya Kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali dokumen kurang tercapai Kurang dalam hal pemeliharaan
ARSIP (Pendekatan Hukum)
Pasal 1 UU No. 43 Tahun 2009
“arsip”
ialah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 10
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 3 UU 43 tahun 2009
M
E N J
Terciptanya arsip yang baik dan benar MENJAMIN Ketersediaan arsip yang autentik dan tepercaya
Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal
A
Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan
M
Keamanan dan keselamatan arsip
I N
Keselamatan aset negara Peningkatan kualitas pelayanan publik
11
DASAR HUKUM 1. 2. 3. 4. 5. 6.
UU 43/2009 tentang Kearsipan UU 11/2008 tentang ITE UU 14/2008 tentang KIP UU 23 Th.2014 tentang Pemerintah Daerah PP 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 PP 82/2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik 7. Inpres Nomor 3 Tahun 2003 ttg Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e Government 8. Permenpan dan Reformasi Birokrasi No 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata NaskahDinas Elektronik (TNDE) 9. SE Menpan No 5 Tahun 2013 Tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah
Nilai/Fungsi Arsip Administrative value Legal Value
Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value
Bukti yang Alat untuk Untuk Alat buktimasa berkaitan Terkait sejarah, kepentingan mengambil kini &dengan masa depan hukum Pendidikan Penelitian keputusan Keuangan
METODE PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS : 1. 2. 3. 4. 5.
Sesuai dengan kondisi organisasi Sederhana Mudah dimengerti Mudah dioperasionalkan Murah aman dan terpelihara
Record Manajemen Arsip In Aktif Penciptaan/ creation
Pengguna an/use
Penyusutan/ disposal Pelihara/ maitenance
Statis
LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF - MEMBUAT DAFTAR ARSIP - MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF - MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN
16
1. Pengelolaan
arsip inaktif harus murah
Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah
2. Pengelolaan arsip inaktif harus accessible Accessible artinya arsip dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.
3. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin keamanan Records Center merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dan didesain untuk menyimpan arsip inaktif terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan arsip tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan arsip seperti :
a. pemeliharaan, b. pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip, c. kehilangan arsip, d. kebocoran informasi arsip
Tahap awal pengelolaan arsip in aktif :
Rekonstruksi / survey Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya.
Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order) penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.
LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF A. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF :
MEMBUAT DAFTAR ARSIP - MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF - MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN -
22
B. MERENCANAKAN SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN - STANDARISASI PERALATAN PENYIMPANAN - STANDARISASI RUANG / DEPO PENYIMPANAN ARSIP 23
C. KEBUTUHAN SDM KEARSIPAN MEMPERSIAPKAN KUALITAS
DAN KUANTITAS TENAGA
KEARSIPAN
24
D. STATUS DAN KEWENANGAN KEARSIPAN • ARSIP DINAMIS AKTIF: KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT PENGOLAH/KERJA • ARSIP DINAMIS IN AKTIF: KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT KEARSIPAN (pusat arsip instansi/lembaga kearsipan dinas) • ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN (PUSAT / DAERAH)
25
PILAR PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Political will Penentu Kebijakan Lembaga/Unit kearsipan
Program
TUJUAN KEARSIPAN YANG DIHARAPKAN Pusat Arsip &Fasilitasnya
Peran Masyarakat
Finansial Suport
Desain sistem Kearsipan
SDM: Kompetensi, Komitmen
26
