Secundaire arbeidsvoorwaarden en huisregels Woningstichting Ons Doel

Secundaire arbeidsvoorwaarden en huisregels Woningstichting Ons Doel 2014 - 2015 Versie 1.2 d.d. 10 april 2014

1

Secundaire arbeidsvoorwaarden en huisregelgids Woningstichting Ons Doel

Inleiding Voor je ligt een complete set van de secundaire arbeidsvoorwaarden en de huisregels zoals die door de bestuurder en het managementteam zijn vastgesteld, nadat de OR zich schriftelijk met de inhoud akkoord heeft verklaard. We hebben ervoor gekozen de cao-structuur door te voeren in de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit scheelt je soms een hoop ‘zoekwerk’. Wil je weten of er nog een aanvulling is op artikel 6 van de cao, kijk dan bij hoofdstuk 6 in de secundaire arbeidsvoorwaarden. Staat er in de secundaire arbeidsvoorwaarden bij een (sub)hoofdstuk een streepje, dan volgt Ons Doel dus de cao en zijn er geen aanvullingen. Het Arbo beleidsplan zit hier niet bij. Dit plan vind je terug in een aparte map bij Cindy.

CAO Waar in deze secundaire arbeidsvoorwaarden gesproken wordt over “de CAO” wordt bedoeld de laatst geldende CAO Woondiensten. Deze versie van de secundaire arbeidsvoorwaarden is gebaseerd op CAO Woondiensten 2013. Deze loopt tot 1 januari 2014. De CAO Woondiensten 2014 is op dit moment nog niet bekend.

2


Secundaire arbeidsvoorwaarden

3


Secundaire Arbeidsvoorwaarden Inleiding Huisregels Peildatum CAO 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Werking, definities en looptijd secundaire arbeidsvoorwaarden Algemene bepalingen Kader- en vangnetbepalingen Definities van de gebruikte termen Commissie CAO-zaken Geschillenprocedure Handboek Interne geschillencommissie Handboek Commissie Gelijkstelling Werkgevers Looptijd CAO

2. De arbeidsrelatie 2.1 Aangaan van de arbeidsovereenkomst 2.2 Deeltijdarbeid 2.3 Algemene verplichtingen 2.4 Andere werkzaamheden 2.5 Nevenwerkzaamheden 2.6 Plaatsvervanging 2.7 Uitzendwerk 2.8 Beëindiging van de arbeidsovereenkomst op AOW-gerechtigde leeftijd 2.9 Opzegtermijn werknemer 2.10 Opzegtermijn werkgever 2.11 Uitkering bij overlijden 2.12 Aanvulling WW bij onvrijwillig ontslag 2.13 Schadeloosstelling wegens inkrimping of interne reorganisatie 2.14 Fusie, liquidatie, inkrimping, reorganisatie of afstoting van taken 2.15 Vacatures 3. 3.1 3.1 3.2

4

Werktijden 36-urige werkweek werktijden algemeen Normale werktijden van de onderneming

3.3 Verschoven werktijden 3.3 afwijkingen 3.4 Zelfroosteren 3.4 (flexibele) Werktijden


3.5 Overwerk 3.5 overwerk algemeen 3.5 bewaking 3.5.2 vergoeding 3.6 Toeslag voor het werken buiten de normale werktijden van de onderneming 3.7 Bereikbaarheidsdienst 3.8 Bereikbaarheidsdienst 3.8 bereikbaarheidsdienst algemeen 3.8 beëindiging medewerking bereikbaarheidsdienst 3.8. verantwoordelijkheid 3.8.4 rooster 3.8.11 vergoeding 4. Functie-indeling, salaris en beoordelen 4.1 Functie-indeling handboek 4.1 algemeen 4.1 openbaarheid 4.1 wijze van betalen 4.1 moment van betalen 4.1 voorschot 4.1 voorschot op het salaris 4.1 terugvordering voorschot 4.1 overzicht 4.2 Structurele loonsverhoging 4.3 Instapsalaris nieuwe instromers 4.4 Reguliere salarisschalen 4.5 Garantie- en overgangsmaatregelen IMF-Handboek 4.6 Salarisgroei 4.7 Salarisgroei met een beoordelingssysteem (kaderbepaling) 4.8 Salarisgroei met een beoordelingssysteem (vangnetbepaling) 4.9 prestatiemanagementsysteem (driegesprekkencyclus) 4.9.2 groei individuele salaris 4.10 Subsidieregeling 4.11 Gratificatie 4.11 gratificatie bij bijzonder dienstverband 4.11 overige uitkeringen 4.11 eindejaarsuitkeringen 4.11 bijzondere beloning

5


5. Ziekte en arbeidsongeschiktheid 5.1 Loondoorbetaling bij ziekte 5.2 Arbeidsongeschiktheid volgens de WIA 5.3 Arbeidsongeschiktheid volgens de WAO 5.4 Premies arbeidsongeschiktheid 5.5 Re-integratie 6. Faciliteiten voor werknemers 6. gebruik faciliteiten 6. algemeen 6. onderhoudscontracten, abonnementen en verzekeringen 6. niet-nakoming 6. instemming met de voorwaarden 6. masseur 6. bedrijfsauto 6.1 Functiegebonden kostenvergoeding (kaderbepaling) 6.2 functiegebonden kostenvergoeding (vangnetbepaling) 6.2 reiskosten 6.2 maaltijden 6.2 overnachting 6.2 reiskostenvergoeding sollicitanten 6.2 fietsplan en fietsvergoeding 6.6.2 ongevallenverzekering 6.2.3 gebruik eigen fiets of bromfiets voor werk 6.2.4 gebruik eigen auto voor werk 6.3 Verhuiskostenregeling (kaderbepaling) 6.4 Verhuiskostenregeling (vangnetbepaling) 6.5 Ongevallenverzekering (kaderbepaling) 6.6 Ongevallenverzekering (vangnetbepaling) 6.7 Reiniging kleding 6.8 Arbeidsomstandigheden 7. Vakantie, vakantietoeslag en feestdagen 7. algemeen 7.1 Vakantie 7.1 Vakantie 7.2 Extra bovenwettelijke vakantie uren 7.3 Opbouwen vakantie 7.3 collectieve vakantie 7.4 Opnemen vakantie 7.5 Collectieve vakantie 6


7.6 Verrekening bij einde dienstverband 7.7 Zon- en feestdagen 77 zon- en feestdagen 7.8 Vakantietoeslag (kaderbepaling) 7.9 Vakantietoeslag (vangnetbepaling) 7.9 vakantietoeslag 8. 8. 8. 8. 8. 8.1 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.5.2

Buitengewoon verlof kortdurend zorgverlof jonge vader verlof Verlof voor vak examens Prestatieverlof Verlof bij overlijden verlof bij overlijden Verlof voor regelen van een uitvaart Verlof bij ziekenhuisopname en arts bezoek Verlof bij verhuizing verlof voor vergaderingen verlof voor vergaderingen

9. Woondiensten Cafetaria Systeem 9.1 Woondiensten Cafetaria Systeem 9.2 Definities Woondiensten Cafetaria Systeem 9.3 Deelname aan het Woondiensten Cafetaria Systeem 9.4 Bronnen en doelen 9.5 Uitgangspunten Woondiensten Cafetaria Systeem 9.6 Procedure Woondiensten Cafetaria Systeem 9.7 Salaris als bron 9.8 Fiscale, sociale-verzekeringsrechtelijke en pensioenaspecten 9.9 Vakantie-uren als doel 9.10 Levensloopregeling 9.11 Verrekening van bronnen en doelen bij einde dienstverband 10. Loopbaanontwikkeling 10.1 Functiegebonden scholing of training 10.1 Studiekosten 10.2 Loopbaanwijzer 10.2 Loopbaanbegeleiding 10.3 Algemene bepalingen individueel loopbaanontwikkelingsbudget 10.4 Loopbaanontwikkelingsbudget van werknemers vijf jaar of langer in dienst op 1 januari 2010 10.5 Loopbaanontwikkelingsbudget van werknemers korter dan vijf jaar in dienst op 1 januari 2010 7


10.6 Loopbaanontwikkelingsbudget van werknemers in dienst gekomen op of na 1 januari 2010 10.7 Fiscale en sociale-verzekeringstechnische aspecten loobaanontwikkelingsbudget 10.8 Einde dienstverband en het loopbaanontwikkelingsbudget 10.9 Extra roostervrije uren 55+ werknemer 10.10 FLOW 11. 11.1 11.2 11.3 11.4

Medezeggenschap en faciliteiten voor vakbondswerk verlof voor vakbondsleden werkgeversbijdrage voor scholings- en vormingswerk de ondernemingsraad vacature raad van commissarissen

12. Pensioenen 12.1 Flexpensioen 12.2 Flexpensioenpremieverdeling 2012 12.3 Pensioenen 12.3 Compensatie 12.4 Overgangs- en ingroei- VUT-regeling 12.5 Pensioenpremieverdeling 2012 13. Invulling kaderbepalingen door werkgever en ondernemingsraad 13.1 Uitgangspunten 13.2 Ingangsdatum, einddatum, nawerking en vervallen grondslag 13.3 Procedure

8


CAO hoofdstuk 1 Werking, definities en looptijd secundaire arbeidsvoorwaarden Datum : februari 2014

CAO Hoofdstuk 2 Arbeidsrelatie Datum : februari 2014

CAO Hoofdstuk 3 Werktijden Datum : februari 2014 3.1 36-urige werkweek Aanvulling op 3.1 Werktijden algemeen De werkgever kan, indien het bedrijfsbelang dat wenselijk maakt, andere werktijden vaststellen. Een voorstel hiertoe moet ten minste drie maanden voor de gewenste datum van inwerkingtreding kenbaar worden gemaakt aan alle (betreffende) werknemers. Het voorstel behoeft de instemming van de Ondernemingsraad c.q. de betrokken werknemers. 3.2 Normale werktijden van de onderneming Aanvulling op 3.2 Binnentemperatuur Indien de binnentemperatuur, gemeten op de arbeidsplaats, gedurende twee achtereenvolgende dagen, over een periode van ten minste twee uur, het niveau van 30 graden bereikt heeft, kunnen direct afwijkende werktijden vastgesteld worden. De dienstverlening aan bewoners mag hiervan geen schade ondervinden. Indien dergelijke omstandigheden zich voordoen, deelt betrokkene dit mede aan zijn/haar hoofd van de afdeling of de directeur-bestuurder. In onderling overleg wordt vervolgens een beslissing genomen omtrent: ● de afwijkende arbeidstijd; ● de duur van de maatregel; ● het, zo mogelijk, tijdelijk verplaatsen van de arbeidsplaats. 3.3 Verschoven werktijden Aanvulling op 3.3 Afwijkingen Van medewerkers wordt, qua arbeidstijd, nogal eens de nodige flexibiliteit gevraagd (bijwonen vergaderingen in avonduren e.d.). Onder andere de invloed van externe omstandigheden maakt dit noodzakelijk. Het is niet altijd mogelijk dit exact te registreren. Aanzienlijke afwijkingen worden wel geregistreerd. Desondanks blijft het tot op zekere hoogte een kwestie van geven en nemen. 9


3.4 Zelfroosteren Aanvulling op 3.4 (flexibele) Werktijden De normale arbeidsdag ligt tussen 07.00 en 19.00 uur. Er is een middagpauze van een half uur tussen 12.00 uur – 14.00 uur., óf een pauze van minimaal een half uur na een arbeidsduur van meer dan 51/2 uur (voor deeltijdwerkers).Pauzes zijn in overeenstemming met de Arbowetgeving. 1. De arbeidstijd is maximaal 40 uur per week. 2. De openingstijden van Ons Doel zijn maandag tot en met donderdag tussen 8.30 uur en 16.30 en vrijdag tussen 8.30 en 12.30 uur. 3. Medewerkers maken afspraken over hun werktijden en dagen met hun leidinggevende. In functies waarbij medewerkers rechtstreeks diensten verlenen aan huurders tijdens de openingstijden, zijn de werktijden zodanig afgestemd dat per functie de diensten tijdens de openingstijden geleverd kunnen worden. Van medewerkers kan gevraagd worden in het bedrijfsbelang incidenteel van de afgesproken werktijden af te wijken. Vrijwillige bijeenkomsten, zoals een kerstlunch of een sinterklaasviering, geven geen aanleiding voor compensatie van deze uren. 4. Thuiswerken is nooit structureel, maar kan incidenteel overeengekomen worden met de direct leidinggevende. 5. De gekozen werkdagen worden vastgelegd in een vernieuwde arbeidsovereenkomst en gelden voor één jaar. Uiteraard kan met wederzijds goedvinden de afspraak over uren en dagen na dit jaar weer worden verlengd. 6. De directeur–bestuurder neemt via de arbeidsovereenkomst kennis van de gemaakte afspraken. In voorkomende gevallen kan hij de gemaakte afspraken terugdraaien. Toelichting ● De verruiming van de normale arbeidsdag betekent dat men tussen 07.00 uur en 9.30 uur kan beginnen en tussen 15.30 uur en 19.00 uur weer kan ophouden. Ook op vrijdag. Werkdagen van negen uur zijn in overleg met de leidinggevende ook mogelijk. ● Een arbeidstijd van 40 uur per week maakt het mogelijk om bij een 36-urige werkweek afwisselend 32 en 40 uur te werken. ● De openingstijden staan niet ter discussie. ● Het is in de eerste plaats aan de werknemer en zijn direct leidinggevende om afspraken te maken over de werktijden. Bij functies zoals receptioniste, medewerker Wonen of medewerker klachten en muta-tieonderhoud moet tijdens de openingstijden van Ons Doel tenminste één medewerker beschikbaar zijn. ● Als iemand een vast dag vrij heeft kan incidenteel gevraagd worden of hij/zij voor een bijzondere bijeenkomst terugkomt. ● Thuiswerken is mogelijk als het werk het toelaat. Structurele afspraken over thuiswerken doorkruisen de mogelijkheid om bijeenkomsten georganiseerd te krijgen. Bij een overvolle agenda kan het overigens best een tijd helpen om een dag of een dagdeel te blokkeren en op deze dag thuis te werken aan taken waar men op kantoor door de drukte niet aan toe komt. ● In tegenstelling tot de begin- en eindtijden op een werkdag, kan er niet worden geschoven met werkdagen, deze worden ook in de arbeidsovereenkomst vastgelegd. Incidenteel kan men, goed 10


gemotiveerd en na overleg met de manager van de afdeling, een dag wisselen. ● Als iemand de weelde van de vrijheid niet kan dragen, of de gemaakte afspraak dreigt in te gaan tegen het bedrijfsbelang, dan kan de directeur-bestuurder besluiten de afspraak ongedaan te maken. 3.5 Overwerk Aanvulling op 3.5 Overwerk algemeen Voor de standaardbepaling wordt verwezen naar de CAO, artikel 3.5 Overwerk. Structureel overwerk is onwenselijk. Het is een symptoom van een niet goed functionerende organisatie en/of van onvoldoende personele capaciteit. Het staat op een gespannen voet met een reële verdeling van de arbeid over het aantal arbeidsplaatsen. Bovendien belast structureel overwerk betrokken medewerkers meer dan verantwoord is. Indien zich omstandigheden aankondigen die aanleiding geven tot overwerk, zal hierover overleg plaatsvinden tussen de leidinggevende en de betrokken medewerker(s). Na dit overleg kan een opdracht van de leidinggevende volgen. Slechts indien de omstandigheden zich zeer plotseling voordoen, zal er rechtstreeks opdracht worden gegeven. Aanvulling op 3.5 Bewaking De MT-leden bewaken de procedure rond het vervullen van overwerk. Indien overwerk structureel dreigt te worden, nemen zij de nodige maatregelen ter bijsturing binnen de afdeling. Indien dit niet het beoogde resultaat oplevert, melden zij dit aan de directeur-bestuurder en vergezelt dit, waar mogelijk, van voorstellen ter verbetering. Aanvulling op 3.5.2 Vergoeding Een medewerker in salarisschaal J of lager, die overuren maakt overlegt vooraf met de leidinggevende of de overuren worden uitbetaald of worden omgezet in verlofuren. Indien men kiest voor verlofuren, dan worden deze bijgeschreven op de digitale verlofkaart. De medewerker laat zijn/haar leidinggevende tekenen voor de extra uren. De medewerker brengt tevens de personeelsadministratie op de hoogte van de extra verlofuren. De personeelsadministratie telt dan de gemaakte overuren op bij het saldo nog vrij op te nemen uren en registreren dit in het verlofregistratiesysteem. Bij het vergoeden van overwerk in vrije tijd gelden de volgende spelregels: ● de vrije ’overwerk‘-uren worden opgenomen in overleg met de leidinggevende; ● het aantal uren, op grond van overwerk verkregen en dat op de verlofkaart dient te worden bijgeschreven, mag per saldo het maximum van 40 uur (5 werkdagen) niet overschrijden. Als de gemaakte overuren worden vergoed in geld, zal de medewerker dit specificeren en laten ondertekenen door zijn of haar leidinggevende. Uitbetaling vindt zo spoedig mogelijk plaats nadat het overwerk formulier is ontvangen en de administratieve procedure is doorlopen. In het algemeen vindt uitbetaling plaats binnen maximaal een maand. 11


3.8 Bereikbaarheidsdienst Aanvulling op 3.8 Bereikbaarheidsdienst Om de bewoners de zekerheid te geven dat ook buiten de reguliere werktijden in geval van calamiteiten door de afdeling Wonen kan worden opgetreden, is een zogenaamde ’bereikbaarheidsdienst‘ in het leven geroepen. De bereikbaarheidsdienst functioneert onder de bepalingen, zoals deze in artikel 3.8 van de CAO zijn vastgelegd. Aanvulling op 3.8 Beëindiging medewerking bereikbaarheidsdienst De manager Wonen bepaalt in overleg met de betrokkenen welke medewerkers bereikbaarheidsdienst doen. Als bij een medewerker de bereikbaarheidsdienst komt te vervallen, vervalt ook het recht op de weekdienstvergoeding. Aanvulling op 3.8 Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de bereikbaarheidsdienst en het vaststellen van het rooster ligt, in de eerste plaats, bij de desbetreffende leidinggevende. Aanvulling op 3.8.4 Rooster De manager Wonen stelt twee keer per jaar, in januari en juli, een rooster voor de bereikbaarheidsdienst op. Het rooster bestrijkt een periode van minstens een halfjaar Aanvulling op 3.8.11 Vergoeding De werkzaamheden die tijdens de bereikbaarheidsdienst zijn verricht, worden vergoed in geld of uren. De medewerker kiest de manier van vergoeding en maakt dit kenbaar aan de desbetreffende leidinggevende en aan de afdeling FEZ.

12


CAO Hoofdstuk 4 Salaris en beoordelen Datum : februari 2014 4.1 Functie-indeling Handboek Aanvulling op 4.1 Algemeen Het salaris is gebaseerd op classificatie van de functie, volgens de in de CAO opgenomen Handboekfunctie-indeling woondiensten, gebaseerd op de CATS-functieclassificatiemethode. Aan het handboek is een loongebouw gekoppeld. Het uit de classificatie berekende aantal punten geeft de schalen aan, waarbinnen betrokkene ‘ingeschaald’ kan worden. De feitelijke inschaling en toekenning van het aantal periodieken zijn daar binnen afhankelijk van bijvoorbeeld leeftijd, ervaring, vorig salaris, etc. Aanvulling op 4.1 Wijze van betalen De betaling van het salaris geschiedt maandelijks en de betaling van de vakantietoeslag jaarlijks per bank. De medewerker verstrekt hiertoe de noodzakelijke gegevens aan de afdeling Financiën. Aanvulling op 4.1 Moment van betalen Er wordt naar gestreefd de betalingsopdracht op een zodanig tijdstip te doen uitgaan, dat het salaris op de 20e van iedere maand op de rekening van betrokkenen is bijgeschreven. Indien deze datum in het weekend valt, geldt de eerstvolgende werkdag. De uitbetaling van de vakantietoeslag vindt tegelijk plaats met de uitbetaling van het salaris in de maand mei. Aanvulling op 4.1 Voorschot Indien medewerkers dit noodzakelijk achten, kunnen zij, bij wijze van uitzondering, een voorschot op het salaris krijgen. De directeur-bestuurder kan hierover een besluit nemen. Aanvulling op 4.1 Voorschot op het salaris Het voorschot zal niet meer bedragen dan een maandsalaris. Het voorschot wordt met de eerstvolgende salarisbetaling verrekend. Aanvulling op 4.1 Terugvordering voorschot Bij beëindiging van het dienstverband is het niet afgeloste deel van het voorschot ineens opeisbaar. Aanvulling op 4.1 Overzicht Van elke maandelijkse betaling wordt een salarisoverzicht verstrekt. Dit overzicht ontvangt de betrokken medewerker in een gesloten envelop in zijn/haar postbak, danwel langs digitale weg. Op het overzicht wordt tevens aangegeven welke extra inhoudingen (bijv. op grond van personeelsaankopen), dan wel extra uitbetalingen, hebben plaatsgevonden. Jaarlijks, voor 1 februari, ontvangt betrokkene een overzicht van het in het achterliggende jaar genoten salaris. Hierbij wordt geen overzicht van het totaal aan declaraties, vergoedingen, etc. gevoegd. 13


4.9 Salarisgroei met een beoordelingssysteem Aanvulling op 4.9 Prestatiemanagementsysteem (beoordelen) Woningstichting Ons Doel werkt met een prestatiemanagementsysteem waarmee doelgericht kan worden gestuurd op prestaties, gedrag en ontwikkeling van organisatie en medewerkers. De elementen waarop gestuurd wordt Om Woningstichting Ons Doel in staat te stellen te sturen op gewenste cultuur, ontwikkeling van medewerkers en bijbehorende resultaatgerichtheid, stuurt het systeem ten minste op de volgende onderdelen: 1. Resultaten 2. Gedrag 3. Ontwikkeling De gesprekscyclus De gesprekscyclus bestaat uit drie gesprekken: het planningsgesprek, het voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek. Deze vinden respectievelijk plaats in januari, juni en december. De afspraken, bevindingen en de beoordeling worden vastgelegd in het gespreksformulier. Iedereen mag te allen tijde zijn gespreksformulier inzien. Deze zijn te vinden in het personeelsdossier en in het digitale dossier. Procedure De procedure is vastgelegd en is verspreid onder de medewerkers. Elke medewerker krijgt bij indiensttreding een exemplaar van deze procedure. Ook ligt er een inkijkexemplaar bij de afdeling AZ. Aanvulling op 4.9.2 Groei individuele salaris Het bewust belonen beleid Om het bewust belonen beleid transparanter te maken hebben we een aantal criteria vastgesteld waaraan besluiten tot extra belonen moet voldoen: 1. Om in aanmerking te komen voor een extra beloning dient sprake te zijn van ten minste één van de volgende situaties: ● De betrokken medewerker heeft gedurende het hele jaar een buitengewone inzet getoond. ● De betrokken medewerker heeft gedurende het jaar uitzonderlijke prestaties geleverd. ● De betrokken medewerker heeft zich op eigen kosten dan wel (grotendeels) in eigen tijd extra kennis verworven, die binnen de organisatie nuttig en gewenst is. ● De betrokken medewerker heeft bestaande procedures en/of werkmethodes zodanig aangepast, dat Ons Doel daardoor een duurzame kostenbesparing kan realiseren. ● De betrokken medewerker heeft op adequate wijze vorm gegeven aan de prestatieafspraken die met hem of haar zijn gemaakt en waarvoor een beloning in het vooruitzicht is gesteld. Voorwaarde is dat deze afspraken concreet en toetsbaar zijn vastgelegd tijdens het planningsgesprek op het formulier. Bovendien moet tijdens het voortgangsgesprek (in juni/juli) worden bekeken of de omschreven prestatie daadwerkelijk is geleverd. 14


2.

De mogelijkheid van de bijzondere beloning moet vooraf, in het planningsgesprek, aan de orde zijn gesteld en op het formulier wordt vastgelegd: ● op grond van welke prestatie de beloning kan worden toegekend; ● in welke vorm deze beloning kan worden uitgekeerd; ● wanneer hij in principe ingaat dan wel uitgekeerd wordt.

3.

Medewerker en leidinggevende spreken af dat er in juni/juli tijdens het voortgangsgesprek wordt bekeken of de vereiste prestatiedoelen zijn gehaald. .

De praktijk? In de praktijk kunnen zowel de medewerker als de leidinggevende van mening zijn dat er aanleiding is voor een extra beloning. Hij of zij brengt dat in het beoordelingsgesprek ter sprake. Als de medewerker het initiatief neemt, zijn er twee mogelijkheden: a. ook de leidinggevende vindt dat er grond is voor iets extra’s. In dat geval stellen beiden de criteria voor, het tijdstip van en de omvang van de bijzondere beloning vast. b. De leidinggevende ziet geen aanleiding voor een bijzondere beloning en motiveert dat naar de medewerker. Deze kan vervolgens besluiten zijn verzoek schriftelijk voor te leggen aan de directeur-bestuurder. Deze besluit op het verzoek en reageert eveneens schriftelijk, met motivering van het besluit. Is het besluit positief, dan dienen criteria, tijdstip, omvang en de datum van het beoordelingsgesprek te worden bepaald. Ook als de leidinggevende het initiatief neemt zijn er verschillende mogelijkheden: ● Het kan zijn dat de medewerker geen behoefte heeft aan een extra beloning dan wel de gestelde eisen niet ziet zitten. Zolang de medewerker voldoet aan het in zijn functieprofiel gestelde zal dat nooit tot problemen leiden. ● Het kan zijn dat medewerker en leidinggevende het niet eens worden over de hoogte van de bijzondere beloning. De medewerker kan zich in dat geval richten tot de directeur-bestuurder. Natuurlijk zijn er situaties denkbaar waarin de leidinggevende vanwege wijzigingen in de regelgeving, taakverbreding, ziekte van collega’s etc. graag wil dat de medewerker structureel of tijdelijk aanvullende taken vervult en/of opleidingen doet. Dat is echter een discussie die los staat van bewust belonen. In dat geval gaat het bijvoorbeeld om vervanging of een wijziging van de functie. Leden van het Managementteam De leidinggevende van MT-leden is de directeur-bestuurder. Als zij er samen niet uitkomen, kan het betreffende MT-lid de kwestie voor advies voorleggen aan het voltallige MT. Aard van de beloning De toe te kennen beloningen kunnen, al naar gelang de situatie, variëren in omvang en wijze van uitkering Als de beloning in geld wordt uitgekeerd, gebeurt dat hetzij in de vorm van een blijvende 15


salarisverhoging (voor zover de CAO dat toestaat), hetzij in de vorm van een eenmalige bonus of gratificatie. Een bonus kan bestaan uit een bepaald percentage van het jaarsalaris en is dan belastbaar. Gratificaties zijn altijd netto bedragen. De beloning kan ook in natura, bijvoorbeeld in de vorm van een jaarabonnement op een vakblad, een op kosten van “Ons Doel” te volgen cursus, deelname aan een bijzondere excursie etc. worden uitgekeerd. Bestaand beleid, maar dan transparanter Ons Doel hanteerde al geruime tijd een eigen ‘bewust belonen” beleid. Dat was nog vastgesteld toen we vereniging waren, door het toenmalige bestuur. Het beleid voorzag met name in de eerste twee en de laatste van de hierboven genoemde mogelijkheden. Van de derde mogelijkheid hebben we tot nu toe geen gebruik hoeven maken, maar we sluiten niet uit dat dit in de toekomst ooit zal gebeuren. Onder ‘prestatietoeslag’ werd in incidentele gevallen ook een extra salarisverhoging verstaan. Het bewust belonen beleid bij Ons Doel was nooit tot in de details omschreven. Dat was met opzet niet gedaan, want de redenen voor een bijzondere beloning kunnen zeer divers zijn: ● Iemand heeft lange tijd naast zijn eigen werk ook een collega ondersteund ● Iemand heeft een diploma behaald op verzoek van de leidinggevende ● Iemand heeft iets bedacht dat Ons Doel geld en/of tijd bespaart ● Iemand onderscheidt zich door uitzonderlijke inzet en prestaties In het laatste geval is die prestatie nadrukkelijk gerelateerd aan de persoon en wat van hem/haar kan worden verwacht. Wat voor de één bijzonder is, is voor een ander misschien normaal. Sterker nog: als een doorgaans goed functionerende medewerker goed blijft functioneren in een periode met veel persoonlijke problemen, kan ook dát reden voor een extra blijk van waardering zijn. Andersom kan het echter ook. Als iemand langere tijd duidelijk onder zijn of haar niveau presteert, kon dat reden zijn om de percentuele verhoging op te schorten of te onthouden. In het nieuwe beleid zit een extra toetsingsmoment ingebouwd om de werknemer de kans te geven zijn of haar prestaties alsnog op peil te brengen. Aanvulling op 4.11 Gratificatie bij bijzonder dienstverband Naast de gratificaties zoals in de CAO genoemd verstrekt de werkgever verder nog de volgende gratificaties: 10 jaar in dienst : € 250,- (netto) 20 jaar in dienst : € 500,- (netto) 30 jaar in dienst : € 750,- (netto) Aanvulling op 4.11 Overige uitkeringen a. verjaardagen b. geboorten c. huwelijken/geregistreerd partnerschap/samenwonen d. 12,5 jaar getrouwd/geregistreerd partnerschap 16

€ 25,00 of cadeau € 25,00 of cadeau € 25,00 of cadeau € 25,00 of cadeau


e. 25 jaar getrouwd/geregistreerd partnerschap € 25,00 of cadeau d. verhuizingen € 25,00 e. ziekte na twee weken € 12,50 (attentie) drie weken daarna € 12,50 (attentie) vier weken daarna € 12,50 (attentie) f. geslaagd voor een examen voor het werk € 25,00 Aanvulling op 4.11 Jubilea en vertrek Jubileum Een medewerker die zijn 25-jarig jubileum viert krijgt een cadeau aangeboden van maximaal 650 euro. Vertrek Als een medewerker vertrekt in verband met (vroeg)pensioen dan heeft hij of zij recht op een cadeau en een afscheid. Hieronder staan de bedragen voor een cadeau. De bedragen voor een afscheidsfeestje zijn terug te vinden bij de huisregels, hoofdstuk 3, 3.2. Jaren in dienst Bedrag cadeau 10 jaar of langer 650 euro 8-9 jaar 500 euro 6-7 jaar 350 euro 4-5 jaar 200 euro 1-3 jaar 50 euro Voor een medewerker die ‘gewoon’ vertrekt gelden de volgende bedragen: Jaren in dienst Bedrag cadeau 10 jaar of langer 100 euro 5-9 jaar 75 euro 1-4 jaar 50 euro Aanvulling op 4.11 Eindejaarsuitkering In het kader van de bezuinigingen op de personele kosten is voor 2013 t/m 2015 een gratificatie vastgelegd van 750 euro netto. De uitkering is netto voor iedereen gelijk, naar rato van het aantal uren dat iemand werkt. Er wordt tevens rekening gehouden met de datum indiensttreding. Is een medewerker in het betreffende jaar aangenomen, dan krijgt hij/zij 1/12 uitkering x het aantal gewerkte maanden. Na 2015 wordt de eindejaarsuitkering, samen met de OR, opnieuw bekeken. Aanvulling op 4.11 Bijzondere beloning Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de directeur-bestuurder, op voorstel van het MT besluiten tot het geven van een bijzondere beloning. Conform het bewust belonen beleid beoordeelt het MT jaarlijks of er werknemers in aanmerking komen. Voor verder informatie zie de bewust belonen regeling in de huisregels. 17


CAO Hoofdstuk 5 Ziekte en arbeidsongeschiktheid Datum : februari 2014

CAO Hoofdstuk 6 Faciliteiten voor werknemers Datum : februari 2014 Aanvulling op 6. Onderhoudscontracten/abonnementen en verzekeringen Bij Ons Doel zijn voor een aantal zaken zoals CV-onderhoud, ontstopping riolering, zorgverzekering en andere verzekeringen, contracten dan wel verzekeringen afgesloten. Het is voor de medewerkers van Ons Doel mogelijk om gebruik te maken van deze collectief geregelde zaken. Onderhoudscontracten/abonnementen Bij deelname wordt uitgegaan van de (kostendekkende) premie c.q. abonnementskosten welke door Ons Doel wordt betaald. De verschuldigde premie zal jaarlijks vooraf in een keer voldaan dienen te worden en kan eventueel maandelijks met het salaris verrekend worden. Gebruik gemaakt kan worden van de volgende contracten: ● Rioolontstoppingsverzekering ● Schoonmaak en onderhoudscontract CV-installatie en mechanische ventilatie. Informatie over deelnemende bedrijven is te verkrijgen bij de afdeling Vastgoed en Ontwikkeling. Tevens dient bij deze afdeling gewenste deelname gemeld te worden. Collectieve contracten Voor de levensloopregeling en de loonspaarregeling zijn er collectieve contracten gesloten. Tevens is het mogelijk gebruik te maken van de collectieve regeling voor de zorgverzekering en andere verzekeringen. Informatie over de collectieve contracten is verkrijgbaar op de afdeling Financiën en Automatisering. Aanvulling op 6. Niet-nakoming Als blijkt dat de faciliteiten toch ten behoeve van derden gebruikt zijn, kan de werkgever een schadevergoeding in rekening brengen. Bovendien kan hen het recht op gebruik van de faciliteiten ontzegd worden. Aanvulling op 6. Instemming met voorwaarden Door gebruik te maken van een faciliteit, verklaart gebruiker zich bekend en akkoord met de gebruiksvoorwaarden.

18


Aanvulling op 6. Masseur Ons Doel voorziet, indien gewenst, de bedrijfsmasseur R. Minnee een ruimte aan om te masseren voor maximaal 1 dag per week van 09.00 uur tot 15.30 uur. Aanvulling op 6. Bedrijfsauto Er zijn twee bedrijfsauto’s beschikbaar. Elke medewerker kan de auto bij de receptioniste reserveren, daar kan een medewerker ook de autosleutel en tankpas ophalen. In de auto ligt een gebruikerslijst, deze vult de medewerker in voordat hij/zij de autosleutels weer inlevert. Als een medewerker schade maakt aan de bedrijfsauto, meldt medewerker dit direct aan de afdeling Algemene zaken. Ook als de schade door een ander is veroorzaakt. Bekeuringen worden altijd doorberekend aan de medewerker die de auto op moment van bekeuren heeft gebruikt. 6.2 Functiegebonden kostenvergoeding Aanvulling op 6.2 Reiskosten Woon-werk: met ingang van 1 januari 2011 heeft elke medewerker recht op: of een reiskostenvergoeding op basis van het openbaar vervoer, 2e klasse of 0,19 cent netto per kilometer. Indien men niet met het openbaar vervoer reist geldt maximaal de fiscaal vrijgestelde vergoeding. De medewerker maakt zijn of haar keuze kenbaar aan de afdeling FEZ. Ligt de vergoeding op basis van het openbaar vervoer hoger dan de kilometervergoeding, dan vervalt de keuzevrijheid en valt een medewerker automatisch in de regeling kilometervergoeding. Medewerkers met een bedrijfsauto hebben géén recht op een reiskostenvergoeding. Medewerkers, die op grond van hun arbeidsovereenkomst een reiskostenvergoeding ontvangen op basis van de kosten van openbaar vervoer, mogen voor avondvergaderingen en andere zakelijke activiteiten, waaraan zij op uitdrukkelijk verzoek van de directeur–bestuurder en/of hun afdelingsmanager deelnemen, extra kosten declareren bestaande uit het aantal te rijden kilometers tussen hun woonplaats en de plaats waar de vergadering zal plaatsvinden vice versa x het geldende CAO-vergoedingsbedrag per kilometer. Wanneer zij ten gevolge van de afstand niet in staat zijn thuis tussen de normale werktijd en het tijdstip van de vergadering of andere zakelijke activiteit te eten, kunnen zij uitsluitend de kosten van een maaltijd bij de werkgever declareren. Zij dienen dit echter vooraf bij hun afdelingshoofd c.q. de directeur-bestuurder te melden. Aanvulling op 6.2 Maaltijden Indien er door het werk ’s avonds niet thuis gegeten kan worden of als er sprake is van een zakelijke bijeenkomst, opleiding of eten tijdens een dienstreis dan worden de kosten voor de maaltijd vergoed tot een maximum van € 25,00. Aanvulling op 6.2 Overnachting Wanneer medewerkers door een avondvergadering, een andere zakelijke activiteiten of een calamiteit niet in staat zijn vóór twaalf uur ‘s nachts thuis te zijn, kunnen zij de kosten van een overnachting bij de 19


werkgever declareren. Het tarief van de hotelovernachting komt overeen met een hotelclassificatie drie sterren of minder. Aanvulling op 6.2 Reiskostenvergoeding sollicitanten Sollicitanten kunnen, indien zij dit wensen, een reiskostenvergoeding krijgen op basis van het aantal te rijden kilometers tussen hun woonplaats en het kantoor van Woningstichting Ons Doel, volgens de geldende CAO-kilometervergoeding, voor elk bezoek dat zij op verzoek van bestuur/directie in verband met hun sollicitatie aan Leiden brengen. Aan het sollicitatieformulier zal daartoe een declaratieformulier worden toegevoegd. Aanvulling op 6.2 Fietsplan en fietsvergoeding Fietsplan De belasting(dienst) geeft Ons Doel de mogelijkheid haar werknemers een fietsregeling aan te bieden. Dat wil zeggen dat er voor werknemers die vaak (zijnde meer dan de helft van het woonwerkverkeer) met de fiets naar hun werk komen, een fiscaal voordelige regeling mogelijk is voor het aanschaffen van een fiets. De afstand woon-werkverkeer mag niet meer dan 15 km bedragen. De fiets hoeft niet voor het hele traject te worden gebruikt, hij mag bijvoorbeeld ook van of naar het station gebruikt worden. Om in aanmerking te komen voor deze regeling moet de werknemer een ‘fietsverklaring‘ invullen. Daarin verklaart de werknemer dat hij/zij minstens de helft van het aantal keren van het woon-werkverkeer gebruik maakt van de fiets. De leidinggevende bevestigt deze verklaring. De werknemer kan na het invullen van de fietsverklaring een fiets uitzoeken. Fiscale verrekening vindt plaats tot een bedrag van ten hoogste € 749,-. Tevens kan Ons Doel belastingvrij een fietsverzekering, onderhoud, reparatie en fietsaccessoires verstrekken tot een bedrag van € 82,- per kalenderjaar. Deze dienen tegelijkertijd met de fiets te worden aangeschaft. Als het later gebeurt, vallen ze niet meer onder deze regeling. Men kan slechts één keer in de drie jaar gebruik maken van deze regeling. De rekening wordt ingeleverd en de werknemer krijgt het bedrag teruggestort op zijn/haar rekening Als een medewerker gebruik maakt van het fietsplan, heeft hij/ zij geen recht op een reiskostenvergoeding. Aanvulling op 6.2.3 Gebruik eigen fiets of bromfiets voor werk Indien er geen bedrijfsfiets voorhanden is en de werknemer noodgedwongen zijn eigen fiets of bromfiets moet gebruiken, dan komt hij of zij in aanmerking voor een ritvergoeding van 0,50 eurocent per keer. Aanvulling op 6.2.4 Gebruik eigen auto voor werk De in de CAO genoemde financiële bijdrage bedraagt € 0,37 eurocent, waarvan 0,19 eurocent onbelast en 0,18 eurocent belast. 6.3 Ongevallenverzekering Aanvulling op 6.6.2 Ongevallenverzekering De uitkering is gelijk aan de uitkeringsbedragen die worden genoemd in de verzekeringspolissen die Ons Doel heeft afgesloten. Deze bedragen liggen hoger dan de in de CAO genoemde bedragen. 20


6.4 Arbeidsomstandigheden Aanvulling op 6.4 Arbeidsomstandigheden Als na een arbeidsgezondheidskundig onderzoek of na een oogmeting bij een opticien blijkt dat een medewerker een beelschermbril (een mono focale bril waarmee men op een afstand van ongeveer 60 cm scherp kan zien) nodig heeft, dan vergoedt Ons Doel deze tot een maximum van € 350.

CAO Hoofdstuk 7 Vakantie en feestdagen Datum : februari 2014 Aanvulling op 7. Algemeen Op basis van het bepaalde in de CAO heeft iedere medewerk(st)er recht op een bepaald aantal dagen vakantie per jaar. Na overleg met de ondernemingsraad kan de werkgever maximaal drie van deze vakantiedagen aanwijzen als voor het gehele personeel geldende snipperdagen. Ons Doel is tijdens de verplichte snipperdagen gesloten. Dit wordt bekendgemaakt in het huurdersblad Thuis Magazine, op de website en bij de entree/balie. 7.1 Vakantie Aanvulling op 7.1. Vakantie Uiterlijk eind maart leveren de afzonderlijke afdelingen vakantieplanningen in bij de afdeling AZ. Deze afdeling maakt een vakantieplanning waarop de vakanties van alle medewerkers staan weergegeven. Het managementteam zal de vakantieplanning bespreken in een regulier strategisch overleg en vaststellen. Er wordt gestreefd naar een periode waarbinnen de medewerkers, op basis van vrijwilligheid, de vakanties zoveel mogelijk concentreren. Woningstichting Ons Doel zou vervolgens in die periode de pu-blieks-, bereikbaarheids- en productiefuncties zoveel mogelijk kunnen beperken. Per afdeling wordt nagegaan wat, gegeven de kwaliteiten van de aanwezige medewerkers en de te verwachten hoeveelheid werk, de minimum bezetting is, wil men nog op een reële manier kunnen werken. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met de functionerende samenwerkingsverbanden met andere afdelingen, alsmede met externe samenwerkingsverbanden. Er ontstaat dus een ‘beeld’ van een minimumbezetting, waarbij ook duidelijk is wie welke taken en verantwoordelijkheden van wie zal (kan) overnemen. Bij het, na overleg, vaststellen van de vakantieplanning(en), zal de werkgever erop toezien dat: ● de dienstverlening en de continuïteit hiervan niet beneden een bepaald minimum daalt. ● als blijkt dat meerdere medewerkers niet tegelijkertijd vakantie kunnen opnemen - i.v.m. het belang van een goed functioneren van de organisatie - dan hebben medewerkers met de volgende kenmer-ken voorrang (in volgorde van belang dat aan het criterium wordt gehecht): 1. medewerkers met (een) leerplichtig(e) kind(eren) en dus gehouden zijn aan schoolvakanties -of hebben een partner die onder een verplichte bedrijfssluiting valt. 21


2. medewerkers die zelf studeren of een opleiding volgen (afhankelijk van de schoolvakantie). 3. medewerkers wiens relatiepartner een studie c.q. opleiding volgt. ● de medewerkers die in de vakantieperiode werken niet overbelast worden door te grote opeenstapeling van werk en/of door het moeten vervullen van taken waarvoor ze niet zijn toegerust; ● het, ondanks de behoefte aan vakantiespreiding, zoveel mogelijk beperken van de periode waarbinnen de organisatie als gevolg van de vakanties met een structurele onderbezetting moet werken (met alle overbelasting en o.a. daardoor vergrote “foutkans” bij medewerkers van dien). Verzoeken om vakantiedagen op te kunnen nemen, kunnen vervolgens hieraan getoetst worden. Daar waar dit, gegeven bovenstaande aandachtspunten, mogelijk is, zal de werkgever de vakantie vaststellen conform de wens van betrokkene. Indien betrokkenen, gegeven het opstellen van de hiervoor omschreven vakantieplanning, hun vakantieplannen niet tijdig indienen, kan dit het vaststellen van de vakanties van anderen niet stagneren. Nadat tijdig ingediende voorstellen zijn vastgelegd, zijn de voorstellen van hen die “te laat” waren, ondergeschikt aan de reeds vastgestelde vakanties. Een medewerker die zijn vakantiedagen niet opmaakt binnen het jaar, mag deze dagen sparen. Na vijf jaar verjaart het recht om de ‘gespaarde’ vakantie op te nemen. Die vijf jaar gaan in op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de uren zijn opgebouwd. De termijn van vijf jaar geldt zowel voor de wettelijke als de (extra) bovenwettelijke vakantie-uren. 7.3 Collectieve vakantie Aanvulling op 73. Verplichte snipperdagen Algemeen Aanleiding tot het vaststellen van verplichte snipperdagen ontstaat er wanneer er bijvoorbeeld als gevolg van het feit dat een bepaalde feestdag op donderdag valt, veel medewerkers de aansluitende vrijdag vrij nemen (lang weekend). Het gevolg van een dergelijke situatie is, dat: a. de medewerkers die wel werken worden overbelast; b. de bereikbaarheid en inzetbaarheid van de organisatie afnemen; c. het gehele gebouw voor een beperkt aantal mensen in de operationele staat (bijv. verwarming) gebracht dient te worden; d. het onmogelijk is om, indien optredende situaties hiertoe noodzaken, tot effectief ad-hoc-overleg te komen. Kortom, de belasting van hen die er wel zijn is hoog; het niveau van dienstverlening gaat omlaag. Toch rekenen huurders en woningzoekenden op 100% dienstverlening. De Woningstichting is immers ‘open’. Wanneer bijvoorbeeld dergelijke situaties te verwachten zijn, is er alle aanleiding verplichte snipperdagen 22


vast te stellen. Het grijpt weliswaar in de vrijheid van medewerk(st)ers om vakantie te nemen wanneer zij dat zelf willen. Echter, het geeft duidelijkheid, ook naar huurders en woningzoekenden. Deze weten dan dat Ons Doel niet ‘open’ is. Het voorkomt dat de werkgever - om ten minste een minimum niveau van bezettingsgraad en dus inzetbaarheid te garanderen - gevraagd verlof moet weigeren. Vaststelling Indien daartoe aanleiding bestaat, doet de werkgever in de loop van november/december voor het komende jaar voorstellen m.b.t. het vaststellen van verplichte snipperdagen. Deze voorstellen worden besproken met de Ondernemingsraad. In december worden de verplichte snipperdagen na overleg met de ondernemingsraad medegedeeld aan het personeel tijdens een personeelsoverleg. Het vaststellen van de verplichte snipperdagen dient te hebben plaatsgevonden in januari daaropvolgend. 7.6 Zon- en feestdagen Aanvulling op 7.6 Zon- en feestdagen Door de werkgever zijn onderstaande afwijkingen vastgesteld. Vijf mei Medewerkers hebben eens in de vijf jaar vrij (nationale feestdag) op vijf mei, in 2015, 2020 en 2025. Drie oktober, etc. De werkdag waarop drie oktober wordt gevierd en Goede Vrijdag worden beschouwd als vrije dagen met behoud van salaris. Verjaardag Indien de verjaardag van een medewerker valt op een volledige werkdag, dan hebben medewerkers op die dag recht op een vrije middag of deels vrije middag (parttimers). Het aantal vrije uren waar men dan recht op heeft is 1/9 x de per week gewerkte uren. Deze vrije tijd is met behoud van salaris. Sinterklaas* Indien 5 december op een werkdag valt, is het einde van die werkdag bepaald op 15.00 uur (met behoud van salaris, etc.). Kerstdagen* Indien 24 december een volledige werkdag is, dan is het einde van die werkdag bepaald op 15.00 uur (met behoud van salaris, etc.). 31 December* Indien 31 december een volledige werkdag is, dan is het einde van die werkdag bepaald op 15.00 uur (met behoud van salaris, etc.). 23


Ad hoc-afwijkingen Op grond van bijzondere omstandigheden kan per geval tot een afwijking van de arbeidstijd besloten worden. De directeur - bestuurder is bevoegd hiertoe besluiten te nemen. * Indien op deze dagen door medewerkers verlof wordt opgenomen, ontstaat op grond van deze afwijkingen geen recht op één extra verlof uur per verlofdag. 7.7 Vakantietoeslag Aanvulling op 7.8 Vakantietoeslag De vakantietoeslag wordt berekend over het jaarsalaris van de werknemer in mei. In december wordt de vakantietoeslag definitief vastgesteld. De vakantietoeslag bestaat dus gedeeltelijk uit een vooruitbetaling over de periode juni t/m december. Bij indiensttreding na mei wordt de nog te verrekenen vakantietoeslag in december nabetaald. Bij uitdiensttreding na mei, dan zal het deel dat al is uitbetaald over de maanden waarin geen arbeidsrelatie meer zal zijn bij de laatste salarisbetaling worden ingehouden of op een andere wijze worden teruggevorderd. Nabetaling en terugvordering voor de overige gevallen vindt bij voorkeur in december plaats. Voorschot op de vakantietoeslag Indien betrokkenen dit noodzakelijk achten, kunnen zij, bij wijze van uitzondering, een voorschot krijgen op het vakantiegeld. Het voorschot zal niet meer zijn dan 6/12 van het bedrag dat in mei uitbetaald wordt. Het voorschot zal ingehouden worden op het in mei uit te betalen vakantiegeld. In geval het dienstverband wordt verbroken, in de loop van het jaar waarin recht op vakantiegeld wordt opgebouwd, dan zal het deel dat al is uitbetaald over de maanden waarin geen arbeid zal worden verricht, bij de laatste salarisbetaling worden ingehouden. Of op een andere wijze worden teruggevorderd.

24


CAO Hoofdstuk 8 Buitengewoon verlof Datum : februari 2014 Aanvulling op 8. Kortdurend zorgverlof Ons Doel volgt hierin de wet Arbeid en Zorg (WAZO): ● De werknemer heeft recht op verlof voor de noodzakelijke verzorging in verband met ziekte van een persoon zoals hieronder genoemd: ● de echtgenoot, de geregistreerde partner of de persoon met wie de werknemer ongehuwd samenwoont; ● een inwonend kind tot wie de werknemer als ouder in een familierechtelijke betrekking staat; ● een inwonend kind van de echtgenoot, de geregistreerde partner of de persoon met wie de werknemer ongehuwd samenwoont; ● een pleegkind dat blijkens verklaringen uit de gemeentelijke basisadministratie op hetzelfde adres woont als de werknemer en door hem in diens gezin duurzaam wordt verzorgd en opgevoed op basis van een pleegcontract. ● een bloedverwant in de eerste graad, niet zijnde een kind. Duur verlof Het verlof bedraagt in elke periode van twaalf achtereenvolgende maanden ten hoogste twee maal de arbeidsduur per week. De periode van twaalf maanden gaat in op de eerste dag van het verlof. Aanvulling op 8. Zorgverlof jonge ouders Medewerkers waarvan de partner bevallen is hebben recht op ’Jonge Vader Verlof‘ tot maximaal 36 uur of bij parttime werk een evenredig deel, op te nemen binnen twee weken na de bevalling. Aanvulling op 8. Verlof voor vakexamens Daar waar het een studie betreft waarvoor een tegemoetkoming van ten minste 75% wordt gegeven, kan men met behoud van salaris bijzonder verlof krijgen tot een maximum van: ● twee examendagen per studiejaar; ● twee excursiedagen per studiejaar. Slechts in die gevallen waarin het om door het opleidingsinstituut georganiseerde examens en excursies gaat, heeft men de mogelijkheid tot het verkrijgen van dit bijzonder verlof. Indien in enig studiejaar geheel of ten dele niet van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, kan het resterende gedeelte niet worden “meegenomen” naar een volgend studiejaar. Dit restant vervalt. Aanvulling op 8. Prestatieverlof Nadat een medewerker een studie, waarvoor een tegemoetkoming is toegekend, met succes heeft afgesloten, kan prestatieverlof, met behoud van salaris, worden toegekend. Nadat een kopie van het diploma, cijferlijst, getuigschrift, aan het afdelingshoofd zijn overhandigd, zal hij/zij hiertoe een 25


voorstel doen aan de directeur - bestuurder. Als vuistregel bij het toekennen van dit verlof kan worden gehanteerd: opleiding 1 jaar - 2 dagen; 2 jaar - 3 dagen; 3 jaar of meer - 4 dagen. Bij korter durende studieactiviteiten dan 1 jaar wordt, na het afsluiten daarvan, geen prestatieverlof toegekend. Bij de beoordeling hiervan zal de “zwaarte” van de studie tevens een rol spelen. Het betreffende afdelingshoofd ontwikkelt hiertoe, zo nodig, voorstellen. De directie beslist. 8.1 Verlof bij overlijden Aanvulling op 8.1 Verlof bij overlijden Bij het overlijden van de partner, kinderen of stief- of pleegkinderen van de werknemer heeft de werknemer recht op een rouwverlof ingaande op de dag van overlijden tot en met vijf (werk)-dagen na de begrafenis of crematie. 8.5 Verlof voor vergaderingen Aanvulling op 8.5.2 Zitting publiekrechtelijke colleges Indien medewerkers toestemming vragen aan de werkgever om zitting te nemen in publiekrechtelijke colleges, dan staat de werkgever niet bij voorbaat afwijzend tegenover dit verzoek. In onderling overleg wordt nagegaan of er condities, zonder dat onaanvaardbare negatieve neveneffecten optreden, geschapen kunnen worden, welke het realiseren van de wens van betrokkene mogelijk maken.

CAO Hoofdstuk 9 Woondiensten Cafetaria Systeem Datum : februari 2014

26


CAO Hoofdstuk 10 Loopbaanontwikkeling Datum : februari 2014 10.1 Functiegebonden scholing of training Aanvulling op 10.1 Studiekosten Algemeen Het volgen van opleidingen, die een positief effect kunnen hebben op het functioneren, wordt door de werkgever waar mogelijk actief gestimuleerd. Scholings- en opleidingsactiviteiten in het kader van individuele, niet primair bedrijfsgerichte, ontplooiing worden toegejuicht. Voor zover het in redelijkheid binnen de werkplanning mogelijk is, zal de werkgever trachten medewerkers in staat te stellen dergelijke opleidingen te volgen. Bij de beoordeling van een aanvraag om een tegemoetkoming is niet slechts de wens van de aanvrager en het belang van de opleiding voor het vervullen van de functie aan de orde, maar ook de mate waarin een en ander past in de jaar- en (voor zover deze is vastgesteld) de meerjaren integrale bedrijfsbegroting. Percentages en betaling Voor de regeling studiekostenvergoeding bij studies die worden verplicht door de werkgever, verwijzen we naar de CAO, artikel 10.1. Betreft het een cursus en/of studie waarvoor de werkgever toestemming verleent, dan geldt een vergoeding van tenminste 75% van de kosten. en de uren die daadwerkelijk buiten werktijd besteed worden op school, niet zijnde huiswerkuren. Bij een meerdaagse opleiding waarbij men elders verblijft geldt dezelfde regel. Het diner, de overnachting e.d. worden dus niet gecompenseerd, alleen de klassikale uren buiten werktijd. Voor online studies geldt het volgende: Bij een normale online studie mag men gedurende de door het opleidingsinstituut aangegeven studieduur maximaal twee uur per week compenseren. Doet iemand langer over een studie, dan mogen de studieuren niet meer worden gedeclareerd. Betreft het een intensieve cursus waarvoor het opleidingsinstituut meer dan 8 studie-uren per week hanteert (dit staat doorgaans aangegeven bij de studie) dan mag men maximaal 50% van die uren declareren als ‘contacturen’. De andere 50% beschouwen we dan als huiswerkuren. Als betrokkene van mening is, dat hiertoe aanleiding bestaat, legt hij/zij een gemotiveerd verzoek daartoe voor aan de afdelingsmanager. Indien de afdelingsmanager met het verzoek instemt, meldt hij/ zij dit in de managementteamvergadering, waarbinnen (rekening houdend met eventuele consequenties ten aanzien van rechtsgelijkheid binnen de organisatie) een definitieve beslissing wordt genomen. Deze wordt vervolgens in de bij alle studiekostenvergoedingen gebruikelijke studieovereenkomst vastgelegd. De studiekostenvergoeding wordt in twee termijnen uitbetaald. Elke termijn bedraagt de helft van de overeengekomen vergoeding. De eerste termijnbetaling wordt zo spoedig mogelijk na goedkeuring van de aanvraag gedaan. De tweede betaling vindt plaats na het afleggen van het examen, het verkrijgen van een getuigschrift of ander bewijs van voltooiing van de studie c.q. aan het einde van het studiejaar. 27


Terugbetalingsregeling voor opleidingen die niet in het kader van bedrijfsbelang worden gevolgd De genoten vergoeding kan teruggevorderd worden, indien de omstandigheden hiertoe aanleiding geven als de verleende bijdrage € 1.500,00 of meer bedraagt en binnen drie jaar na het beëindigen van de studie de werknemer op eigen verzoek ontslag neemt of de arbeidsovereenkomst op grond van artikel 7:677 BW (dringende reden) wordt beëindigd. Op het terug te betalen deel zal 1/36-ste deel in mindering komen voor elke volle maand tussen het beëindigen van de studie en het beëindigen van het dienstverband. Studieovereenkomst: studie, percentage vergoeding, voorwaarden, te bereiken competenties voor functie, regeling uren, te declareren kosten, aansluiting loopbaanregeling. Tegemoetkoming reiskosten op basis van openbaar vervoer De tegemoetkoming in de reiskosten is gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer (uitgangspunt is de minst dure mogelijkheid, bijvoorbeeld vervoer per trein 2e klasse). Regeling uren Indien de voor de studie benodigde tijd valt binnen de normale werkuren, dan kan dit, indien de werkomstandigheden dit mogelijk maken, in onderling overleg met de leidinggevende geregeld worden. Indien in de studieovereenkomst vastgelegd worden de ‘verzuimde’ uren op een later tijdstip ingehaald, dan wel gekort op het aantal vakantiedagen. De leidinggevende ziet hierop toe en meldt het eventuele ‘korten’ op de vakantiedagen aan de medewerker die belast is met de verlofregistratie. Aanvragen Via het afdelingshoofd kan men informatie verkrijgen betreffende vergoeding voor studiekosten. Verlies recht op vergoeding Betrokkenen verliezen het recht op vergoeding indien deze spelregels niet op juiste wijze ten uitvoer worden gelegd. 10.2 Loopbaanwijzer Aanvulling op 10.2 Loopbaanbegeleiding Een goed personeelsbeleid omvat ook de zorg voor de loopbaanbegeleiding van de medewerkers. In de periodieke gesprekken vanuit het prestatiemanagementsysteem dient dit aspect aandacht te krijgen. Uitgaande van de ambities, wensen en mogelijkheden van hun medewerkers dienen afdelingshoofden c.q. de directeur - bestuurder aan te geven wat zij aan mogelijkheden zien voor betrokkenen, zowel intern als extern, en hoe deze perspectieven gerealiseerd zouden kunnen worden. Als betrokkenen te kennen hebben gegeven dat zij een bepaalde ontwikkeling ambiëren, dienen afdelingshoofden c.q. directeur - bestuurder waar mogelijk aan deze ontwikkeling bij te dragen, o.a. door het scheppen van voorwaarden, door coaching en begeleiding, door het bieden van studiefaciliteiten, etc.

28


CAO Hoofdstuk 11 Medezeggenschap en faciliteiten voor vakbondswerk Datum : februari 2014 11.3 De ondernemingsraad Aanvulling op 11.3 Overleg ondernemer/medewerkers Bij Ons Doel is een ondernemingsraad. Het reglement is goedgekeurd door de werkgever, de Personeelsvergadering en de Ondernemingsraad. Agenda en werkwijze personeelsvergadering In de structurele personeelsvergaderingen kunnen onder andere aan de orde komen: ● de bedrijfsvoering ● de financiële positie ● de toekomstperspectieven ● het personeelsbeleid: ● arbeidsvoorwaarden ● arbeidsomstandigheden ● aanstellingsbeleid ● salaris- en promotiebeleid ● werktijden ● scholing en begeleiding. In het najaar zullen werkplan en begroting extra aandacht krijgen, in het voorjaar de jaarrekening en het controleverslag. Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt. Stukken, die betrekking hebben op agendapunten zullen ten minste één week voor de vergaderingen worden verspreid dan wel ter inzage worden gelegd.

29


CAO Hoofdstuk 12 Pensioenen Datum : februari 2014 12.3 Pensioenen Aanvulling op 12.3 Pensioenaanvulling In 1999 is de VUT-regeling afgeschaft en vervangen door een prepensioenregeling. Voor een aantal medewerkers betekende dit een verslechtering van de arbeidsvoorwaarden. Tot en met 2005 is voor medewerkers ter compensatie een pensioenverzekering bij Avero afgesloten. In 2014 en 2015 ontvangt iedere medewerker met een jaarcontract of contract voor onbepaalde tijd van Ons Doel ter compensatie jaarlijks in januari een uitkering van 4% van het pensioengevend loon. Bovendien wordt het bruto loon hierbij afgetopt op € 40.000,-. Dit bedrag zal bij de medewerker direct belast zijn op basis van het reguliere tarief van box 1 (momenteel maximaal 52%, dit is een momentopname en kan dus veranderen). Voor 2016 en verder wordt samen met de OR opnieuw de pensioenaanvulling bekeken.

CAO Hoofdstuk 13 Invulling kaderbepalingen door werkgever en OR Datum : februari 2014

Huisregels

30


Huisregels Procedures 1. 1.1. 1.2. 1.3.

Administratieve handelingen Identificatieplicht Wijziging persoonlijke gegevens Urenregistratie

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Ziekte en vakantie Ziek en herstelmeldingen Vakantieplanning Opname verlofdagen Geldigheidsduur vakantiedagen

3. Jubilea en afscheid 3.1 Jubileum 3.2 Afscheid

Beleid 4. Integriteitsbeleid 4.1. Ons Doel en integriteit 4.2. Grensgebieden 4.2.1. nevenactiviteiten 4.2.2. werk voor relaties en klanten 4.2.3. werk door relaties en klanten 4.2.4. medewerkers thuis laten klussen 4.2.5. goederen en/ of materialen 4.2.6. kantoorartikelen en –voorzieningen 4.2.7. producten/materialen van of via relaties 4.2.8. privégebruik van bedrijfsbezittingen 4.2.9. personeelsaankopen 4.2.10. kleine kas 4.2.11. relatiegeschenken 4.2.12. Incentives 4.2.13. geen huis via Ons Doel 4.3. Aedescode 4.4. geheimhouding 31


5. Gebouw 5.1. Toegang tot het gebouw 5.2. Parkeerbeleid 5.3. Bedrijfseigendommen 5.4. Rookbeleid 5.5. Medicijn/drank/drugs gebruik 6. Medewerkerstevredenheid Regelingen 7. klokkenluidersregling 8. Slotbepalingen 8.1. Uitreiking en onderhoud 8.2. Afwijkingen 8.3. Rechten 8.4. Afwijkingsbevoegdheid 8.5. Geldigheid

32


HOOFDSTUK 1 ADMINISTRATIEVE HANDELINGEN 1.1 Identificatieplicht Per 1 juni 1994 geldt in Nederland de Wet op de Identificatieplicht. Deze plicht is per 1 juni 1995 ook voorgeschreven op de werkplek. Dit houdt in dat iedereen bij controle door externe instanties als de belastingdienst, de vreemdelingenpolitie etc. verplicht is zich te identificeren met een paspoort, gemeentelijke identiteitskaart, een verblijfsvergunning of een rijbewijs. De geldigheidstermijn van de documenten mag niet zijn verstreken. Iedere werknemer levert bij indiensttreding en/of op verzoek van de personeelsadministratie een kopie van zijn of haar paspoort of identiteitsbewijs in bij de personeelsadministratie. 1.2 Wijziging persoonlijke gegevens De medewerker geeft de wijzigingen in zijn persoonlijke omstandigheden, bijvoorbeeld adres, bankrekeningnummer e.d. door aan de manager AZ en de medewerker personeelsadministratie. 1.3 Urenregistratie Alle medewerkers van Ons Doel verantwoorden de uren die worden gemaakt voor derden in een daarvoor bestemd Excel-bestand. Deze kan men op afdelingsniveau vinden met de verkenner: F:/data/alg/urenregistratie. In dit bestand worden ook de vrije dagen of vrije uren door medewerkers aangegeven.

HOOFDSTUK 2 REGELING ZIEKTE EN VAKANTIE 2.1 Ziek- en herstelmeldingen Ziekte of herstel moeten voor 09.00 uur ‘s ochtends worden gemeld bij de receptioniste. De receptioniste verbindt, indien mogelijk, de medewerker door met zijn of haar leidinggevende. De receptioniste geeft de ziekmelding tevens door aan de medewerker die met de registratie is belast, die meldt de ziek- en herstelmeldingen aan de arbodienst. 2.2 Opname verlofdagen Aan het begin van het jaar staat bij iedere medewerk(st)er in de urenregistratie aangegeven op hoeveel verlofuren hij/zij recht heeft dat jaar. Indien men verlof op wil nemen, geeft men dit aan in de urenregistratie. Deze toetst het verzoek aan het hiervoor omschreven toetsingskader. Indien het verzoek gehonoreerd kan worden, geeft de afdelingsmanager hiervoor digitaal akkoord. Voor de verlofaanvraag dient de medewerker in het programma van de urenregistratie de leidinggevende via een geautomatiseerde e-mail te informeren over de verlofaanvraag.

33


Via deze e-mail kan de leidinggevende de aanvraag in de urenregistratie goedkeuren dan wel afwijzen. De medewerker ontvangt vervolgens via een geautomatiseerde e-mail de goedkeuring of afwijzing..

HOOFDSTUK 3 JUBILEA EN VERTREK 3.1 Jubilea Bij een 25-jarig jubileum krijgt de medewerker een feestje aangeboden, dat maximaal 1.200 euro mag kosten. Hij of zij mag zelf uitkiezen op welke manier hij of zij dat wil vieren. Echter, het wordt gevierd in bijzijn van alle collega’s. Kiest de medewerker ervoor het niet te vieren, dan heeft hij of zij geen recht op uitkering van het geld dat bedoeld was voor het feestje. 3.2 Vertrek Als een medewerker met (vroeg)pensioen gaat gelden de volgende bedragen voor het afscheidfeestje:

Jaren in dienst 10 jaar of langer 8-9 jaar 6-7 jaar 4-5 jaar 1-3 jaar

Bedrag afscheidfeestje 1.200 euro 800 euro 600 euro 400 euro 200 euro

Ook hier geldt: het wordt gevierd in bijzijn van alle collega’s. Kiest de medewerker ervoor het niet te vieren, dan heeft hij of zij geen recht op uitkering van het geld dat bedoeld was voor het afscheidfeestje. De vertrekkende medewerker krijgt ook een cadeau (zie secundaire arbeidsvoor-waarden, 4.11). Een medewerker die ‘gewoon’ vertrekt krijgt geen afscheidfeestje, wel een cadeau (zie secundaire arbeidsvoorwaarden, 4.11). Wanneer een medewerker niet goed functioneert en wordt ontslagen, krijgt hij/zij geen cadeau of afscheid van Ons Doel.

34


HOOFDSTUK 4 INTEGRITEITSBELEID 4.1 Integriteitscode ONS DOEL “Wie appelen vaart, die appelen eet”, luidt een oud spreekwoord. De betekenis voor het dagelijkse leven is duidelijk: iedereen pikt wel eens een graantje mee van de situatie waarin hij of zij werkt. Daar is niets mis mee, zolang het binnen de perken blijft. Maar waar ligt de grens? Om te voorkomen dat medewerkers ongewild en ongeweten grenzen overschrijden, heeft Ons Doel een gedragscode opgesteld. Daarmee willen we in de eerste plaats voorkomen dat mensen zichzelf en Ons Doel in de problemen brengen. Maar omdat een smet op één corporatie de hele branche benadeelt, is het in stand houden van de goede naam van de branche als geheel ook een doel. Hoe bevorder je dat een bedrijf als Ons Doel ‘integer’ is? Niet door strenge controles of een woud aan heel specifieke regels. Er zijn in onze branche oneindig veel situaties waarin iemand de keuze heeft tussen ‘wel of niet integer’ en het is onmogelijk om voor al die situaties regels te geven. Veel belangrijker is echter dat we een organisatie willen zijn waarin mensen zelf verantwoordelijkheid nemen: voor zichzelf, voor de naam van ons bedrijf, voor de branche waarin ze werken. Onze Integriteitscode bevat dus geen uitputtende opsomming van regels. Er zijn echter wel een aantal hoofdlijnen aan te geven. Op deze regels kan de omgeving ons en kunnen wij elkaar aanspreken. Elke medewerker van Ons Doel hoort deze hoofdlijnen te kennen en er naar te handelen. Onze Integriteitscode heeft twee uitgangspunten: openheid en overleg. Openheid is de pijler van een integer bedrijf. Daarom leggen we onze Integriteitscode schriftelijk vast en maken we hem openbaar. Daarom ook willen we in geval van twijfel aangesproken worden of elkaar aanspraken. Tussen zwart en wit ligt een groot gr ijsgebied. Met anderen praten over dilemma´s geeft nieuwe inzichten en draagt bij aan ons gezamenlijke kader van normen, waarden en gedragsregels. En als we zien dat anderen verdwalen in de grijze mist, spreken we hen daarop aan. 4.1 Grensgebieden 4.2.1 Nevenactiviteiten Mag een medewerker van Ons Doel onbeperkt nevenactiviteiten verrichten? In principe wel, in elk geval zolang het in de eigen tijd gebeurt. In werktijd, van achter de Ons Doel computer betaalde beleggingsadviezen geven of een administratiekantoortje runnen - dat kan natuurlijk niet. Maar wat medewerkers in hun vrije tijd doen is hun eigen zaak. Toch zijn er een paar beperkingen. ● ● ●

Het werk bij Ons Doel mag er niet onder lijden; Het imago van Ons Doel mag er niet onder lijden; Het mag de onafhankelijkheid van de medewerker niet in gevaar brengen. 35


4.2.2 Werk voor relaties en klanten Mag een medewerker van Ons Doel tijdens werktijd of in zijn vrije tijd werk verrichten voor relaties en klanten? In principe wel, maar ook hier gelden een paar regels. Tijdens werktijd mag dat alleen maar met instemming van de leidinggevende. Gebeurt het in de eigen tijd, dan moet de leidinggevende ten minste worden geïnformeerd. In dat laatste geval moet de relatie of klant zich wel volledig vrij voelen in zijn keuze om de betreffende medewerker in te schakelen. Het mag niet zo zijn dat deze de medewerker inschakelt uit vrees dat zijn relatie met Ons Doel anders in gevaar komt. Het is ook niet de bedoeling dat die relatie in gevaar komt door het gedrag of een eventueel slechte prestatie van de medewerker. Werk door partners van medewerkers Mag een partner van een medewerker voor Ons Doel werken? In het verleden was dit niet ongebruikelijk bij Ons Doel. De omgeving van Ons Doel is echter veranderd. Onder invloed van de economische crisis, de verslechterde reputatie van de corporatiesector en de rol die de media spelen bij incidenten bij woningcorporaties zijn wij genoodzaakt hier een stringenter beleid te voeren. Wat enige jaren geleden nog vanzelfsprekend was, kan nu tot imagoschade leiden. Het is daarom niet toegestaan dat partners voor Ons Doel werken, tenzij iedere schijn van voorkennis, prijs- of kwaliteitsbeïnvloeding vermeden kan worden. Zolang dit niet naar genoegen van het managementteam is geregeld geldt dat er geen werken worden opgedragen aan partners. Dit geldt ook voor werken die Ons Doel opdraagt namens derden. 4.2.3 Werk door relaties en klanten Mogen relaties van Ons Doel bij medewerkers thuis aan de slag? Ja, als beide partijen de volgende regels in acht nemen: ● Het aanbod moet reëel zijn: een voordeel mag, ongeloofwaardig laag mag niet. ● De relatie doet schriftelijk offerte. ● De relatie verstuurt na afloop van het werk een rekening. ● De medewerker is verantwoordelijk voor de beoordeling van de geloofwaardigheid van de offerte. Hij/zij kan de offerte en de rekening desgevraagd overleggen aan zijn of haar manager. 4.2.4 Medewerkers thuis laten klussen Mag je collega´s bij je thuis laten klussen? Ja, dat mag, we gaan bij Ons Doel zodanig met elkaar om dat dit te beschouwen is als vriendendienst. De voorwaarden waarop de collega helpt zijn een zaak van de medewerkers onderling. Als er via Ons Doel goederen en/of materialen voor de klus worden verkregen gelden de regels onder ‘goederen en/of materialen’. 4.2.5 Goederen en/of materialen Medewerkers van Ons Doel hebben via hun werk toegang tot allerlei voordeeltjes – van gratis pennen tot cv-installaties met meer of minder korting. Wat mag wel, wat niet? Alles omvattende regels zijn hier niet te geven. De volgende richtlijnen vormen een basis, maar in geval van twijfel is nader overleg met tenminste de leidinggevende nodig. 36


4.2.6 Kantoorartikelen en - voorzieningen Bij Ons Doel mogen medewerkers: ● binnen redelijke grenzen tijdens het werk privé telefoongesprekken voeren ● binnen redelijke grenzen voor privédoeleinden internetten ● voor privédoeleinden kopiëren of printen zolang het om bescheiden oplagen gaat, ● kleine kantoorartikelen in beperkte mate ook thuis gebruiken, ten behoeve van het werk (pennen, kleine hoeveelheden kopieerpapier, cd-rom, diskette, etc.) ● kantoorartikelen kopen met dezelfde kortingen als Ons Doel. Van aankopen moet altijd een schriftelijk betalingsbewijs kunnen worden overlegd. Aankopen zijn alleen bestemd voor eigen gebruik. Voorwaarde is dat aankoop- en kortingsregelingen voor toezichthouders inzichtelijk zijn en voor alle medewerkers toegankelijk. ● afgeschreven inventarisgoederen en apparatuur kopen tegen door het management bepaalde prijzen. Bij meerdere gegadigden worden de goederen in het openbaar verloot. Aankopen zijn alleen bestemd voor eigen gebruik, niet voor commerciële wederverkoop. ● aanschaffen doen met de Makrokaart of Sligrokaart 4.2.7 Producten/materialen van of via relaties Bij Ons Doel mogen medewerkers: ● materialen en producten van of door tussenkomst van relaties kopen met dezelfde kortingen als voor Ons Doel. Van aankopen moet altijd een schriftelijk betalingsbewijs kunnen worden overlegd. Aankopen zijn alleen bestemd voor eigen gebruik. Voorwaarde is dat aankoop- en kortingsregelingen voor toezichthouders inzichtelijk zijn en voor alle medewerkers toegankelijk. ● gebruik maken van bepaalde collectieve regelingen die ook voor huurders gelden (cv-onderhoud, ontstopping) 4.2.8 Privé gebruik van bedrijfsbezittingen ● het gebruik van apparaten (camera´s, laptops, beamers, etc.) en andere bedrijfsmiddelen is toegestaan. De medewerker dient het apparaat tijdig te reserveren en aanvaardt alle verantwoordelijkheid voor het in goede staat houden. Het geleende dient binnen 1 week na lening terug te zijn bij Ons Doel (tenzij afwijkend is afgesproken) ● voor het gebruik van een zakelijke mobiele telefoon geldt dat van medewerkers wordt verwacht dat ze met deze telefoon hoofdzakelijk zakelijke en binnen redelijkheid privé telefoongesprekken plegen. ● Medewerkers mogen met mate bellen en internetten in het buitenland, echter buitensporige kosten worden verhaald op de medewerker. 4.2.9 Personeelsaankopen Beperking Personeelsaankopen zijn slechts toegestaan daar waar het aangekochte dient voor eigen gebruik of voor gebruik door personen die tot het eigen huishouden behoren. 37


Betaling Aankopen dienen direct door de medewerker contant te worden betaald aan de leverancier, tenzij vooraf met de werkgever is overeengekomen dat betaling op een andere wijze plaats zal vinden. In het laatste geval kan het bedrag eventueel per bank of giro of als voorschot op het salaris of vakantiegeld met de werkgever worden verrekend. Rechtstreeks aankopen Indien betrokkene de aankoop rechtstreeks op naam en rekening van Woningstichting Ons Doel, dus bijvoorbeeld bij de groothandel ter plaatse, dan wel bij de detailhandel, aanschaft, dan dient te allen tijden de afdeling Financiën en automatisering hiervan vooraf op de hoogte worden gesteld. Verrekening zal daarna plaatsvinden. Continuering regeling De regeling kan slechts functioneren indien betrokkenen ervoor zorg dragen dat: ● geen misbruik gemaakt wordt (doorgeven c.q. -verkopen aan personen buiten de kring van het eigen huishouden); ● procedureafspraken stipt worden nagekomen; ● geen onredelijke hoeveelheid administratieve handelingen voor de boekhouding, c.q. interne controle, voortvloeien uit het hanteren van deze regeling. Zie ook het gestelde in de Integriteitscode, wegwijzer voor het grensgebied, paragraaf e. Van aankopen moet altijd een schriftelijk betalingsbewijs kunnen worden overgelegd. Voorwaarde is dat aankoop- en kortingsregelingen voor toezichthouders inzichtelijk zijn en voor alle medewerkers toegankelijk. 4.2.10 Kleine kas Bij de afdeling Financiën is het mogelijk om tegen overlegging van door de afdelingsmanager voor akkoord getekende kassabonnen het geld terug te krijgen van in opdracht voor Ons Doel aangeschafte materialen. 4.2.11 Relatiegeschenken Het geven van relatiegeschenken is een algemeen ingeburgerde gewoonte. Ook Ons Doel zelf beloont aan het einde van het jaar een paar van haar relaties met een kleine attentie, als dank voor de inzet en betrokkenheid gedurende het jaar. Daarbij gelden wel een paar regels: ● zowel de te ontvangen als de te geven relatiegeschenken mogen maar een beperkte waarde hebben: geschenken van een zodanige omvang dat ze verplichtingen wekken geven en accepteren we niet. Aan relaties laten we zo nodig weten dat wel liever een paar kleinere cadeaus dan één groot cadeau ontvangen. ● medewerkers van Ons Doel die thuis geschenken van of via werkrelaties ontvangen, leveren die in op kantoor. Alle relaties zijn of worden geïnformeerd over het feit dat medewerkers van Ons Doel thuis geen geschenken willen en mogen ontvangen. Niet bederfelijke geschenken met een grotere 38


waarde dan een agenda, kalender, pen etc. worden, ongeacht het tijdstip van ontvangst, ingeleverd en be-waard voor de kerstbingo. Via deze jaarlijkse bingo worden alle ontvangen geschenken eerlijk verdeeld.

4.2.12 Incentives Nogal wat relaties organiseren van tijd tot tijd reisjes en uitstapjes voor hun klanten. Die kunnen variëren van eenmaal per jaar een lunch tot een geheel verzorgde reis naar Venetië, met daartussenin zaken als het bijwonen van een PSV-wedstrijd in een skybox, een uitnodiging voor een avond EK-schaatsen, een musical, een bezoek aan een museum etc. Voor dergelijke incentives gelden een paar regels: ● ● ●

De incentives mogen evenals de relatiegeschenken slechts een beperkte waarde hebben. Het aannemen ervan mag geen verwachtingen en/of verplichtingen wekken. Hoe persoonlijker en selectiever de uitnodiging, hoe groter de kans hierop. Incentives moeten altijd worden gemeld aan de leidinggevende dan wel gemeld in het MT. De leidinggevende of het MT beslist of de incentive de onafhankelijkheid van Ons Doel in gevaar brengt en/of maatschappelijk aanvaardbaar is. De beslissing wordt vastgelegd in het verslag.

4.2.13 Een huis via Ons Doel De woningschaarste in ons werkgebied veroorzaakt lange wachttijden. Het is verleidelijk om, wanneer medewerkers en/of familieleden van medewerkers in een noodsituatie verkeren, van of via Ons Doel een oplossing te verwachten. Ons Doel kan echter onder geen enkele voorwaarde een woning uit het reguliere bestand ter beschikking stellen. Uiteraard is ook het vergroten van kansen door aanpassingen in het registratiesysteem absoluut verboden. Wel toegestaan – alleen in uitzonderlijke gevallen - zijn tijdelijke oplossingen buiten het reguliere bestand, in bijvoorbeeld te renoveren, te slopen of te verhelen woningen van Ons Doel of partners/collega’s. Oplossingen in deze sfeer moeten altijd in het managementteam worden gemeld en goedgekeurd. 4.3 Aedescode Woningcorporaties hebben een eigen gedragscode: de Aedescode. Wie lid wil zijn van Aedes moet die gedragscode onderschrijven. Ook in deze code staan een paar bepalingen die te maken hebben met integriteit, transparantie, verantwoording en toezicht: ● Leden van Aedes hebben een positie als maatschappelijke onderneming. Dit houdt ten minste in dat zij open en transparant hun beleid en werkwijze verantwoorden. ● Leden van Aedes volgen in hun bestuurlijke organisatie het principe van ‘checks en balances’. Van hen mag worden verwacht dat zij doelmatigheid en transparantie tot uitgangspunt nemen voor het inrichten van de bestuurlijke organisatie; ● Leden van Aedes waarborgen dat het intern toezichthoudend orgaan (in veel gevallen de raad van commissarissen) voldoende is toegerust voor zijn taken en onafhankelijk is in de uitoefening van zijn taken; ● Leden van Aedes zullen in het kader van hun onderlinge relatie en het imago van de bedrijfstak: ● niet iets doen en alles nalaten wat de belangen van de bedrijfstak schaadt; 39


● het risico van schade aan de bedrijfstak als geheel, door bepaalde activiteiten, bij hun afweging betrekken. 4.4. Geheimhouding Veel medewerkers van Ons Doel komen via hun werk in aanraking met vertrouwelijke informatie – informatie over klanten en partners, maar ook over bedrijfsprocessen. De gegevens van klanten vallen onder de privacywetgeving en mogen alleen al om die reden niet naar buiten worden gebracht. Het naar buiten brengen van informatie over partners en bedrijfsprocessen kan de belangen van Ons Doel en haar partners schaden. Van medewerkers wordt daarom verwacht dat zij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en/of gevoelige informatie.

HOOFDSTUK 5 GEBOUW 5.1 Toegang tot het gebouw De officiële toegang tot het gebouw is de hoofdingang. De toegangsdeur is van 08.30 tot 16.30 uur geopend. Buiten werktijd is het alarm ingeschakeld. Alle medewerkers krijgen bij indiensttreding een sleutel, tag en alarmcode van de manager AZ. Het is niet toegestaan de sleutel en/of de tag over te dragen aan iemand anders. Medewerkers met een parkeerplaats in de parkeerkelder krijgen tevens de afstands-bediening voor de toegang naar de parkeerkelder. Bezoekers dienen zich te melden bij de receptie. 5.2 Parkeerbeleid Parkeren van auto’s, bromfietsen en fietsen moet op de daarvoor bestemde plaatsen geschieden. Er zijn negen‘wildparkeerplekken’ achter het gebouw. Hier kunnen alle medewerkers die geen vaste plek in de parkeerkelder hebben, parkeren. Hier geldt wel, vol is vol. Als er geen plek meer is dient de medewerker buiten het parkeerterrein een parkeerplek te zoeken. Bij uitzondering kan men met toestemming incidenteel op de bezoekers parkeerplekken parkeren. 5.3 Bedrijfseigendommen Voor bedrijfseigendommen die de werkgever voor zakelijke toepassingen gedurende het dienstverband voor gebruik thuis ter beschikking heeft gesteld aanvaardt de medewerker alle verantwoordelijkheid voor het in goede staat houden. Bij uitdiensttreding dient de medewerker de beschikbaar gestelde bedrijfseigendommen weer in te leveren. 5.4. Rookbeleid Zoals wettelijk is bepaald mag er binnen het kantoor niet worden gerookt. Buiten, uit het zicht van de klant, kan men roken. Er zijn twee asbakken aanwezig. 40


5.5 Beleid medicijn/drank/drugsgebruik Het is de werknemer verboden zich onder werktijd onder kennelijke invloed te bevinden van stoffen die het bewustzijn beïnvloeden, dan wel deze middelen, tijdens werktijd, voorhanden te hebben en/of te gebruiken. Indien het bij deze middelen gaat om medicatie, is werknemer verplicht van dit feit melding te maken aan de werkgever. De werknemer hoeft de aard van de medicatie/aandoening niet te melden, wel het medicijngebruik. Dit geldt alleen bij medicatie met een aanduiding.

HOOFDSTUK 6 MEDEWERKERSTEVREDENHEID 6.1 Medewerkerstevredenheidsonderzoek Eenmaal per drie jaar vindt er een medewerkerstevredenheidsonderzoek plaats. Dit onderzoek wordt verzorgd door de manager Algemene zaken.

HOOFDSTUK 7 KLOKKENLUIDERSREGELING Artikel 1: Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: ● medewerker: degene die, al dan niet krachtens arbeidsovereenkomst, werkzaamheden verricht ten behoeve van Woningstichting Ons Doel ● vertrouwenspersoon: een externe die door de directeur-bestuurder met instemming van de OR is aangewezen om als zodanig voor Ons Doel te fungeren; ● raadsman: degene als bedoeld in artikel 4; ● externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde een vertrouwenspersoon of raadsman, aan wie een medewerker, de vertrouwenspersoon of de voorzitter van de raad van commissarissen een vermoeden van een misstand meldt; ● een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden omtrent een medewerker van Ons Doel waarbij een maatschappelijk belang in het geding is. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om: ● een (dreigend) strafbaar feit; ● een (dreigende) schending van weten regelgeving; ● een schending van binnen Ons Doel geldende gedragsregels; ● een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; ● een (dreiging van) bewust onjuist informeren van toezichthouders en/of publiek of (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen dan wel manipuleren van informatie ●

Artikel 2: Interne melding aan de directeur of de vertrouwenspersoon Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5, meldt een medewerker een

41


vermoeden van een misstand aan de vertrouwenspersoon of de directeur-bestuurder. ● De ontvanger van dit vermoeden legt de melding schriftelijk, met datum, vast en laat die vastlegging voor akkoord ondertekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. ● Als de vertrouwenspersoon de melding ontvangt, brengt deze onmiddellijk de directeur bestuurder op de hoogte van het gemelde vermoeden. De directeur-bestuurder ontvangt daartoe een afschrift van de vastlegging en stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker die het vermoeden heeft gemeld. De directeur-bestuurder informeert vervolgens de voorzitter van de raad van commissarissen over de melding. ● Indien de melding de directeur-bestuurder zelf betreft, brengt de vertrouwenspersoon onmiddellijk de voorzitter van de raad van commissarissen op de hoogte van het gemelde vermoeden. De voorzitter van de raad van commissarissen stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker die het vermoeden heeft gemeld. ● Naar aanleiding van elke melding van een vermoeden van een misstand wordt onverwijld een onderzoek gestart: ● hetzij door de directeur-bestuurder ● hetzij (in het geval de melding de directeur-bestuurder zelf betreft) door de voorzitter van de raad van commissarissen ● hetzij (in het geval de melding de directeur-bestuurder en een lid van de raad van commissarissen betreft) door de vertrouwenspersoon. ● Degene die dit onderzoek start beslist of een externe derde van een interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Naam vertrouwenspersoon: Telefoonnummer:

42

Rob Bos 06-26132746

● ● ●

Artikel 3: Anonimiteit van de melder In afwijking van de procedure zoals beschreven in artikel 2 kan de melder van een vermeende misstand die de directeur-bestuurder dan wel een of meer leden van het managementteam betreft zich tot de vertrouwenspersoon wenden met het verzoek om anoniem te blijven. Als de vertrouwenspersoon instemt met dit verzoek zal deze in zijn contact met de directeurbestuurder of de voorzitter van de raad van commissarissen de naam van de melder niet noemen. De vertrouwenspersoon neemt dan en bij eventuele vervolgstappen de plaats van de melder in. Als de vertrouwenspersoon niet instemt met het verzoek om anonimiteit, kan de melder besluiten om zijn/haar melding in te trekken. De vertrouwenspersoon zal dan geen verdere stappen ondernemen.

●

Artikel 4: Standpunt Binnen een periode van vier weken vanaf het moment van de interne melding stelt degene die het onderzoek heeft gestart de medewerker die de het vermoeden heeft gemeld schriftelijk op de hoogte van een inhoudelijk standpunt over het gemelde vermoeden. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.


● Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, stelt degene die de melding behandelt de medewerker hiervan in kennis gesteld en geeft aan binnen welke termijn een stand-punt tegemoet kan worden gezien. ● ● ●

Artikel 5: Raadsman Een medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. Als raadsman kan fungeren iedere persoon die het vertrouwen van de betrokken medewerker geniet en op wie een wettelijke geheimhoudingsplicht rust. Wanneer het vermoeden gegrond wordt verklaard komen alle kosten, voortvloeiend uit het inschakelen van een raadsman, voor rekening van Ons Doel.

Artikel 6: Melding aan externe derde Een medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij een externe derde indien: a) hij of zij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3; b) hij of zij geen standpunt heeft ontvangen binnen de in artikel 3 genoemde termijn; c) de in artikel 3 genoemde termijn, gelet op alle relevante omstandigheden, onredelijk lang is en de betrokken medewerker hiertegen (zonder succes) bezwaar heeft gemaakt bij vertrouwenspersoon; d) er sprake is van ● acuut gevaar ● een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal ● een misstand die ondanks eerdere interne melding is blijven voortduren ● een groot maatschappelijk belang ● een wettelijke verplichting tot het melden van een zodanige (vermeende) misstand. Artikel 7: Rechtsbescherming De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt als gevolg van deze melding op geen enkele wijze in zijn of haar huidige en/.of toekomstige positie benadeeld. Artikel 8: Inwerkingtreding en wijziging Deze regeling kan in overleg met de OR worden gewijzigd door de directeur bestuurder, na overleg met de OR en de raad van commissarissen. Zolang er geen nieuwe regeling is vastgesteld worden meldingen afgehandeld volgens de bestaande regeling.

43


HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN 8.1 Uitreiking en onderhoud Iedere medewerker ontvangt bij indiensttreding een exemplaar van de secundaire arbeidsvoorwaarde en de huisregels. Iedere medewerker dient zich te houden aan de daarin opgestelde regels. De manager algemene zaken is verantwoordelijk voor zowel het uitreiken als het up to date houden van de gids. Tevens ontvangt iedere medewerker een exemplaar van de geldende CAO. 8.2 Afwijkingen Zonder toestemming van de betrokken medewerkers kan na vaststelling van deze secundaire arbeidsvoorwaarden slechts in gunstige zin worden afgeweken. Daarbij zal de werkgever te allen tijde ervan uitgaan dat deze arbeidsvoorwaarden een collectief karakter dragen. Afwijkingen ten gunste van individuele medewerkers zullen slechts dan worden toegepast, als nietafwijken niet billijk zou zijn dan wel de belangen van de betrokken medewerker onaanvaardbaar zou schaden. 8.3 Rechten Aan afwijkingen ten gunste van individuele medewerkers kunnen geen rechten worden ontleend. Indien bepalingen strijdig zijn met wettelijke verplichtingen dan wel Cao-bepalingen, dan heeft de werkgever het recht om het bepaalde artikel te verwijderen uit de Secundaire arbeidsvoorwaarden. Wijziging en/of aanvullingen van deze voorwaarden kan slechts plaatsvinden met instemming van de OR (na overleg met het personeel) overeenkomstig de bepalingen in de CAO en WOR en na vaststelling door de directeurbestuurder/MT. 8.4 Afwijkingsbevoegdheid Tot afwijkingen ten gunste van individuele medewerkers kan slechts besloten worden door de directeur - bestuurder. Tot afwijkingen ten gunste van alle medewerkers kan besloten worden door de directeur - bestuurder. Tot afwijkingen ten nadele van individuele medewerkers kan slechts besloten worden door de directeur - bestuurder, met instemming van de betrokken medewerkers. Bij afwijkingen ten nadele van alle medewerkers kan slechts besloten worden door de directeur-bestuurder, met instemming van de OR. 8.5 Geldigheid Deze secundaire arbeidsvoorwaarden en huisregels zijn op @ 2013 door het bestuur van Woningstichting Ons Doel vastgesteld. De secundaire arbeidsvoorwaarden en huisregels is goedgekeurd door de werkgever, de Personeelsvergadering en de Ondernemingsraad. Deze akkoordverklaring is voor alle partijen bindend. 44


VERKLARING WERKNEMER FISCALE FIETSVERGOEDING Gegevens werkgever Naam werkgever: ______________________________________________________________________________________ te ____________________________________________________________________________________ Werkgevernummer* ___________________________________________________________________________________ VERKLARING WERKNEMER Hierbij verklaar ik, Naam: _______________________________________________________________________________________ (eventueel meisjesnaam vermelden)

BSN-nummer*) _______________________________________________________________________________________ Adres: _______________________________________________________________________________________ Postcode / woonplaats: _______________________________________________________________________________________ *Deze nummers staan vermeld op salarisstrook

dat ik op __________________(datum) heb aangeschaft - een fiets ter waarde van €__________________ Tevens accessoires t.w.v. € _______________, en dat ik voldoe aan alle hieronder genoemde voorwaarden: o

Van deze regeling kan eenmaal in de drie jaar gebruik worden gemaakt en in de drie voorafgaande jaren is er geen fiets door de

werkgever verstrekt, ter beschikking gesteld of vergoed;

o

de fiscale verrekening vindt plaats over de aankoopprijs van de fiets minus een bedrag van € 68,- voor ten hoogste € 681,-;

o

per drie jaar mag voor maximaal € 249,- besteed worden aan accessoires, onderhoud en reparatie van de fiets, samenhangend met

woonwerk verkeer;

o

de fiets wordt voor meer dan de helft van het aantal werkdagen gebruikt voor woonwerkverkeer.

Op grond van deze verklaring en op grond van de publicaties in Uitleg Gele Katern nummer 26 d.d. 15-11-2000 en de belastinggids 2001 verzoek ik in aanmerking te komen voor de fiscale fietsvergoeding. De fietsvergoeding wil ik tot stand laten komen door deze te laten verrekenen met de volgende salarisbestanddelen:

Wijze waarop te verrekenen Salarisbestanddeel Geheel Bedrag Gedeeltelijk Bedrag Gedeeltelijk in % Vakantie-uitkering Ja / Nee* Salaris Ja / Nee* Inruilen vakantiedagen Ja / Nee* * doorhalen wat niet van toepassing is

Datum: _________________________________________________________________________________ Handtekening aanvrager: __________________________________________________________________ 45


46

Secundaire arbeidsvoorwaarden en huisregels Woningstichting Ons Doel

Recommend Documents