Integriteitscode ONS DOEL ‘Wie appelen vaart, die appelen eet’, luidt een oud spreekwoord. De betekenis voor het dagelijkse leven is duidelijk: iedereen pikt wel eens een graantje mee van de situatie waarin hij of zij werkt. Daar is niets mis mee, zolang het binnen de perken blijft. Waar waar ligt de grens? Om te voorkomen dat medewerkers ongewild en ongeweten grenzen overschrijden, heeft Ons Doel een gedragscode opgesteld. Daarmee willen we in de eerste plaats voorkomen dat mensen zichzelf en Ons Doel in de problemen brengen. Maar omdat een smet op één corporatie de hele branche benadeelt, is het in stand houden van de goede naam van de branche als geheel ook een doel. Hoe bevorder je dat een bedrijf als Ons Doel ‘integer’ is? Niet door strenge controles of een woud aan heel specifieke regels. Er zijn in onze branche oneindig veel situaties waarin iemand de keuze heeft tussen ‘wel of niet integer’ en het is onmogelijk om voor al die situaties regels te geven. Veel belangrijker is echter dat we een organisatie willen zijn waarin mensen zelf verantwoordelijkheid nemen: voor zichzelf, voor de naam van ons bedrijf, voor de branche waarin ze werken. Onze integriteitscode bevat dus geen uitputtende opsomming van regels. Er zijn echter wel een aantal hoofdlijnen aan te geven. Op deze regels kan de omgeving ons en kunnen wij elkaar aanspreken. Elke medewerker van Ons Doel hoort deze hoofdlijnen te kennen en er naar te handelen.
De basis Onze integriteitscode heeft twee uitgangspunten: openheid en overleg. Openheid is de pijler van een integer bedrijf. Daarom leggen we onze integriteitscode schriftelijk vast en maken we hem openbaar. Daarom ook willen we in geval van twijfel aangesproken worden of elkaar aanspraken. Tussen zwart en wit ligt een groot grijsgebied. Met anderen praten over dilemma´s geeft nieuwe inzichten en draagt bij aan ons gezamenlijke kader van normen, waarden en gedragsregels. En als we zien dat anderen verdwalen in de grijze mist, spreken we hen daarop aan.
De hoofdlijnen 1. nevenactiviteiten Mag een medewerker van Ons Doel onbeperkt nevenactiviteiten verrichten? In principe wel, in elk geval zolang het in de eigen tijd gebeurt. In werktijd, van achter de Ons Doel computer betaalde beleggingsadviezen geven of een administratiekantoortje runnen - dat kan natuurlijk niet. Maar wat medewerkers in hun vrije tijd doen is hun eigen zaak. Toch zijn er
een paar beperkingen. • Het werk bij Ons Doel mag er niet onder lijden; • Het imago van Ons Doel mag er niet onder lijden; • Het mag de onafhankelijkheid van de medewerker niet in gevaar brengen. werk voor relaties en klanten Mag een medewerker van Ons Doel tijdens werktijd of in zijn vrije tijd werk verrichten voor relaties en klanten? In principe wel, maar ook hier gelden een paar regels. Tijdens werktijd mag dat alleen maar met instemming van de leidinggevende. Gebeurt het in de eigen tijd, dan moet de leidinggevende ten minste worden geïnformeerd. In dat laatste geval moet de relatie of klant zich wel volledig vrij voelen in zijn keuze om de betreffende medewerker in te schakelen. Het mag niet zo zijn dat deze de medewerker inschakelt uit vrees dat zijn relatie met Ons Doel anders in gevaar komt. Het is ook niet de bedoeling dat die relatie in gevaar komt door het gedrag of een eventueel slechte prestatie van de medewerker. werk door relaties en klanten Mogen relaties van Ons Doel bij medewerkers thuis aan de slag? Ja, als beide partijen de volgende regels in acht nemen: • Het aanbod moet reëel zijn: een voordeel mag, ongeloofwaardig laag mag niet. • De relatie doet schriftelijk offerte • De relatie verstuurt na afloop van het werk een rekening • De medewerker is verantwoordelijk voor de beoordeling van de geloofwaardigheid van de offerte. Hij/zij kan de offerte en de rekening desgevraagd overleggen. medewerkers thuis laten klussen Mag je collega´s bij je thuis laten klussen? Ja, dat mag, We gaan bij Ons Doel zodanig met elkaar om dat dit te beschouwen is als vriendendienst. De voorwaarden waarop de collega helpt zijn een zaak van de medewerkers onderling. Als er via Ons Doel goederen en/of materialen voor de klus worden verkregen gelden de regels onder `goederen en/of materialen’.
2. goederen en/of materialen Medewerkers van Ons Doel hebben via hun werk toegang tot allerlei voordeeltjes – van gratis pennen tot cv-installaties met meer of minder korting. Wat mag wel, wat niet? Alles omvattende regels zijn hier niet te geven. De volgende richtlijnen vormen een basis, maar in geval van twijfel is nader overleg met tenminste de leidinggevende nodig. Kantoorartikelen en - voorzieningen Bij Ons Doel mogen medewerkers: • binnen redelijke grenzen tijdens het werk privé telefoongesprekken voeren • binnen redelijke grenzen voor privédoeleinden internetten • voor privédoeleinden kopiëren of printen zolang het om bescheiden oplagen gaat • kleine kantoorartikelen in beperkte mate ook thuis gebruiken (pennen, kleine hoeveelheden kopieerpapier, cd-rom, diskette, etc.) • kantoorartikelen kopen met dezelfde kortingen als Ons Doel. Van aankopen moet altijd een schriftelijk betalingsbewijs kunnen worden overlegd. Aankopen zijn alleen
•
•
bestemd voor eigen gebruik. Voorwaarde is dat aankoop- en kortingsregelingen voor toezichthouders inzichtelijk zijn en voor alle medewerkers toegankelijk. afgeschreven inventarisgoederen en apparatuur kopen tegen door het management bepaalde prijzen. Bij meerdere gegadigden worden de goederen in het openbaar verloot. Aankopen zijn alleen bestemd voor eigen gebruik, niet voor commerciële wederverkoop. aanschaffen doen met de Makrokaart.
Producten/materialen van of via relaties Bij Ons Doel mogen medewerkers • materialen en producten van of door tussenkomst van relaties kopen met dezelfde kortingen als voor Ons Doel. Van aankopen moet altijd een schriftelijk betalingsbewijs kunnen worden overlegd. Aankopen zijn alleen bestemd voor eigen gebruik. Voorwaarde is dat aankoop- en kortingsregelingen voor toezichthouders inzichtelijk zijn en voor alle medewerkers toegankelijk. • gebruik maken van bepaalde collectieve regelingen die ook voor huurders gelden (cv-onderhoud, ontstopping) Privé gebruik van bedrijfsbezittingen • het gebruik van apparaten (camera´s, laptops, beamers, videorecorders, etc.) en andere bedrijfsmiddelen is toegestaan. De medewerker dient het apparaat tijdig te reserveren en aanvaardt alle verantwoordelijkheid voor het in goede staat houden.
3. relatiegeschenken Het geven van relatiegeschenken is een algemeen ingeburgerde gewoonte. Ook Ons Doel zelf beloont aan het einde van het jaar een paar van haar relaties met een kleine attentie, als dank voor de inzet en betrokkenheid gedurende het jaar. Daarbij gelden wel een paar regels: •
•
zowel de te ontvangen als de te geven relatiegeschenken mogen echter maar een beperkte waarde hebben: geschenken van een zodanige omvang dat ze verplichtingen wekken geven en accepteren we niet. Aan relaties laten we zonodig weten dat wel liever een paar kleinere cadeaus dan één groot cadeau ontvangen. medewerkers van Ons Doel die thuis geschenken van of via werkrelaties ontvangen, leveren die in op kantoor. Alle relaties zijn of worden geïnformeerd over het feit dat medewerkers van Ons Doel thuis geen geschenken willen en mogen ontvangen. Niet bederfelijke geschenken met een grotere waarde dan een agenda, kalender, pen etc. worden, ongeacht het tijdstip van ontvangst, ingeleverd en bewaard voor de kerstbingo. Via deze jaarlijkse bingo worden alle ontvangen geschenken eerlijk verdeeld.
4. Incentives Nogal wat relaties organiseren van tijd tot tijd reisjes en uitstapjes voor hun klanten. Die kunnen variëren van eenmaal per jaar een lunch tot een geheel verzorgde reis naar Venetië, met daartussenin zaken als het bijwonen van een PSV-wedstrijd in een skybox, een uitnodiging voor een avond EK-schaatsen, een musical, een bezoek aan een museum etc. Voor dergelijke incentives gelden een paar regels: • •
Het aannemen ervan mag geen verwachtingen en/of verplichtingen wekken. Hoe persoonlijker en selectiever de uitnodiging, hoe groter de kans hierop. Incentives moeten altijd worden gemeld aan de leidinggevende dan wel gemeld in het MT. De leidinggevende of het MT beslist of de incentive de onafhankelijkheid van Ons Doel in gevaar brengt en/of maatschappelijk aanvaardbaar is. De beslissing wordt vastgelegd in het verslag.
5. Een huis via Ons Doel De woningschaarste in ons werkgebied veroorzaakt lange wachttijden. Het is verleidelijk om, wanneer medewerkers en/of familieleden van medewerkers in een noodsituatie verkeren, van of via Ons Doel een oplossing te verwachten. Ons Doel kan echter onder geen enkele voorwaarde een woning uit het reguliere bestand ter beschikking stellen. Uiteraard is ook het vergroten van kansen door aanpassingen in het registratiesysteem absoluut verboden. Wel toegestaan – alleen in uitzonderlijke gevallen - zijn tijdelijke oplossingen buiten het reguliere bestand, in bijvoorbeeld te renoveren, te slopen of te verhelen woningen van Ons Doel of partners/collega’s. Oplossingen in deze sfeer moeten altijd in het managementteam worden gemeld en goedgekeurd.
6. Aedescode Woningcorporaties hebben een eigen gedragscode: de Aedescode. Wie lid wil zijn van Aedes moet die gedragscode onderschrijven. Ook in deze code staan een paar bepalingen die te maken hebben met integriteit, transparantie, verantwoording en toezicht: • Leden van Aedes hebben een positie als maatschappelijke onderneming. Dit houdt ten minste in dat zij open en transparant hun beleid en werkwijze verantwoorden. Leden van Aedes volgen in hun bestuurlijke organisatie het principe van ‘checks en balances’. Van hen mag worden verwacht dat zij doelmatigheid en transparantie tot uitgangspunt nemen voor het inrichten van de bestuurlijke organisatie; • Leden van Aedes waarborgen dat het intern toezichthoudend orgaan (in veel gevallen de raad van commissarissen) voldoende is toegerust voor zijn taken en onafhankelijk is in de uitoefening van zijn taken; • Leden van Aedes zullen in het kader van hun onderlinge relatie en het imago van de bedrijfstak: • niet iets doen en alles nalaten wat de belangen van de bedrijfstak schaadt; • het risico van schade aan de bedrijfstak als geheel, door bepaalde activiteiten, bij
hun afweging betrekken.
7. Geheimhouding Veel medewerkers van Ons Doel komen via hun werk in aanraking met vertrouwelijke informatie – informatie over klanten en partners, maar ook over bedrijfsprocessen. De gegevens van klanten vallen onder de privacywetgeving en mogen alleen al om die reden niet naar buiten worden gebracht. Het naar buiten brengen van informatie over partners en bedrijfsprocessen kan de belangen van Ons Doel en haar partners schaden. Van medewerkers wordt daarom verwacht dat zij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en/of gevoelige informatie.
