Integriteitscode Leystromen Inleiding Dit schrijven bevat de integriteitscode van Leystromen. Hierin kun je lezen wat we bij Leystromen verstaan onder integriteit en waar bij ons de grenzen liggen. We streven ernaar om zo integer mogelijk te zijn in de omgang met klanten, met leveranciers en relaties, met elkaar en met bedrijfseigendommen. Waarom een integriteitscode? Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de lagere inkomensgroepen. Dat vraagt om professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van de organisatie. Leystromen heeft een publieke functie. De samenleving merkt en ziet veel van wat wij doen. Als wij openheid, respect en eerlijkheid naar onze klanten willen uitstralen, zullen we ook intern zo moeten handelen. Alleen dan komt Leystromen betrouwbaar en integer over. Als wij de buitenwereld willen laten zien dat wij een professionele en integere organisatie zijn, dan moet dit van binnenuit komen. De hele organisatie moet erop gericht zijn om zo eerlijk, transparant en integer mogelijk te werken. Vandaar dat wij deze integriteitscode hebben opgesteld. De gedragscode gaat niet zozeer over procedures, maar vooral over hoe we met elkaar, met derden en met eigendommen en (vertrouwelijke) informatie van de woningstichting omgaan. De gedragscode moet ons bewust maken van de waarden en normen, zoals die binnen Leystromen gelden. Het gaat vooral om ‘de geest die er uit spreekt en minder om de letter’. De integriteitscode richt zich op vier hoofdgebieden: 1. Omgang met klanten 2. Omgang met leveranciers 3. Omgang met collega’s 4. Omgang met bedrijfsmiddelen 1. Omgang met klanten Van klant tot ambassadeur De medewerker die kiest voor Leystromen als werkgever kiest ook voor het beleid van Leystromen en haar werkwijze. Daarom dragen wij ook de boodschap van Leystromen uit en laten wij dit uit ons doen en laten duidelijk blijken. Positief handelen van een medewerker wordt geassocieerd met een positief beeld over Leystromen. Omgekeerd geldt helaas ook. Leystromen streeft er naar een langdurige band met de klant op te bouwen en de klant zodoende tot relatie te maken, waarbij de relatie een zodanig positief beeld van Leystromen opbouwt dat de relatie verandert in een ambassadeur voor Leystromen; daarbij wordt het positieve beeld dat de relatie van Leystromen heeft door de relatie uitgedragen naar andere potentiële klanten, klanten en relaties. Beleefdheidsnormen In een klantgerichte organisatie als Leystromen staat de klant centraal. Onze klanten hebben recht op een hoge kwaliteit van dienstverlening. Elke medewerker baseert zijn handelen ten opzichte van onze klanten op verantwoordelijkheidsgevoel, dienstbaarheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid. Met andere culturen gaan wij op gepaste wijze om; wij gedragen ons professioneel en een ongelukkig persoonlijk oordeel houden wij voor ons omdat dit kwetsend 1
kan zijn voor anderen. Ook een verzoek dat wij niet kunnen honoreren lichten wij correct en gemotiveerd toe en een corrigerend gesprek voeren wij constructief disciplinerend, constructief corrigerend en deëscalerend. Zodra onze persoonlijke integriteit, veiligheid of gezondheid in gevaar dreigen te komen nemen wij gemotiveerd op correcte wijze, doch duidelijk, stelling. Openheid In beginsel houden wij ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzen; die kunnen wij immers desgevraagd uitleggen aan onze klanten. Wij verschuilen ons niet achter regels en procedures, maar wij nemen onze verantwoordelijkheid en durven andere keuzes te maken indien een situatie daartoe aanleiding geeft. Dit doen wij in collegiaal overleg en in alle openheid. Wij voelen het verschil aan tussen noodzakelijke / dwingende en als hulpmiddel dienende regels en procedures. Representativiteit Wij letten op ons taalgebruik, hanteren geen onnodige krachttermen en kleden ons al naar gelang de situatie vereist. Zowel in gewone kleding als in bedrijfskleding maken wij een verzorgde indruk. Privacy De door ons verzamelde en bij ons bekende gegevens over onze klant staan ons er beschikking om onze klant beter ten dienste te kunnen staan; daarom hanteren wij informatie over klanten uitsluitend om ons werk beter te kunnen doen. Vanzelfsprekend staan wij er voor in dat privacy-gevoelige informatie over woningzoekenden, huurders en bewoners niet bij mensen terechtkomt die daar niets mee te maken hebben. Ook zorgen wij ervoor dat gevoelige informatie niet onbeheerd na werktijd op ons bureau achterblijft: wij zorgen derhalve voor een ‘clean desk’. Klachten Klachten van huurders nemen wij serieus. Een klacht benaderen wij positief als een gratis advies en proberen wij op te lossen, ook als de klacht over ons zelf of een collega gaat. Wij beseffen dat een klacht informatie geeft over hoe een klant over ons en onze organisatie denkt; daarbij is derhalve van secundair belang of de klacht al dan niet terecht is. Leystromen heeft een transparant klachtenreglement en een externe onafhankelijke klachtenadviescommissie.
2. Omgang met leveranciers Afspraken met stakeholders Leystromen wordt bij haar dienstverlening ondersteund door allerlei bedrijven. Niet alleen voor onze huurders willen wij een betrouwbare partner zijn, maar ook voor de bedrijven die ten behoeve van onze huurders werkzaamheden verrichten, willen wij een partner zijn waarop men kan rekenen en die afspraken en betalingen goed en tijdig nakomt. Belangrijke afspraken leggen wij natuurlijk schriftelijk en duidelijk in vergaderverslagen of contractueel vast, zodat er geen misverstanden ontstaan ten aanzien van het verwachtingspatroon jegens elkaar. Ook een leverancier beschouwen wij derhalve als een zakelijke relatie. Stakeholder als verlengstuk Omgekeerd geldt dat onze huurders de door ons ingeschakelde leveranciers en bedrijven 2
veelal als een verlengstuk van Leystromen zien. Daarom mogen en zullen wij als Leystromen hoge eisen stellen aan onze leveranciers en bedrijven. Met leveranciers en bedrijven die het gedachtegoed van Leystromen onderschrijven en waarmaken en daarmee de geloofwaardigheid van Leystromen bij de huurder niet in het geding dreigen te brengen willen wij een langdurige zakelijke relatie aangaan op basis van een optimale prijs, klantgerichtheid, kwaliteit en vertrouwen. Dit betekent dat wij onze bedrijven vóóraf zullen duidelijk maken welke bedrijfsfilosofie Leystromen hanteert en welke kwaliteit van dienstverlening en welke houding wij van door ons ingeschakelde bedrijven ten aanzien van ons en onze huurders verwachten. Professionaliteit In onze contacten met leveranciers en bedrijven handelen wij onafhankelijk, professioneel en integer. Bij het afsluiten van contracten letten wij met name op een klantgerichte attitude en een goede prijs/kwaliteit verhouding. Elke schijn van belangenverstrengeling voorkomen wij; ons eigen geweten en ons gezonde verstand zijn daarbij de belangrijkste richtlijnen. geschenken Relatie- en eindejaarsgeschenken vormen een gebruikelijk verschijnsel in onze bedrijfscultuur. Leystromen gaat hier echter terughoudend mee om en wil alle schijn van partijdigheid, belangenverstrengeling en ongewenste beïnvloeding voorkomen. relatiegeschenken Niet alleen ten aanzien van onze huurders steken wij tijd en energie in het opbouwen en onderhouden van relaties, maar ook bouwen wij een zakelijke relatie op met onze leveranciers en bedrijven. Het ingaan op een uitnodiging kan daaraan een functionele bijdrage leveren. Bij uitnodigingen voor een lunch of diner wegen wij nadrukkelijk af of het informele contact wenselijk en/of noodzakelijk is. Buitenproportionele geschenken of persoonlijke gunsten met een commerciële waarde, meer omvattend dan een kleine attentie, mogen wij niet accepteren. Van gunsten van derden, met een materiële waarde van € 30,-of meer, maken wij altijd melding bij de direct leidinggevende. Gunsten van derden en persoonlijke verhouding mogen niet tot gevolg hebben dat wij in mindere mate in staat zijn objectief zakelijk te handelen. Zakelijke besluiten worden uitsluitend genomen ten behoeve van het bedrijfsbelang; overwegingen van persoonlijk belang of gewin mogen daar geen invloed op hebben. Indien dit aantoonbaar wel het geval is, zal Leystromen maatregelen nemen om de situatie van objectief zakelijk handelen te herstellen. Eindejaarsgeschenken Leystromen verstuurt in elk najaar een brief aan al haar relaties met het doel het geven van eindejaarsgeschenken te ontmoedigen. We bieden onze relaties de mogelijkheid in plaats daarvan een goed doel te steunen. Elk jaar wordt in samenwerking met de afdeling communicatie door het bestuur , na raadpleging van de OR, een goed doel vastgesteld en de hoogte van onze bijdrage bepaald. Uitgangspunt is dat het goede doel een verankering heeft in ons werkgebied. Als onze relaties toch geschenken aanbieden aan Leystromen worden deze onder alle medewerkers verloot en gaat de opbrengst daarvan naar hetzelfde goede doel. Relatiegeschenken die naast de eindejaarsgeschenken gedurende het jaar worden aangeboden worden altijd gemeld bij de leidinggevende. De leidinggevende beoordeelt 3
samen met de medewerker en zo nodig in overleg met het bestuur of Leystromen het geschenk accepteert. 3. Omgang met collega’s Sfeer Samen kunnen wij dingen doen en resultaten bereiken die wij als enkeling niet kunnen verwezenlijken; daarin ligt dan ook de meerwaarde van een organisatie, waarin mensen samenwerken om gemeenschappelijke doelen te realiseren. Iedereen draagt bij Leystromen zijn of haar steentje bij aan het uiteindelijke Leystromen-doel. Daarbij heeft ieder van ons de verantwoordelijkheid om ideeën of wensen ter verbetering van de dienstverlening intern aan te kaarten en met elkaar te bespreken. Constructief disciplineren Ongemerkt brengen wij een aanzienlijk deel van ons dagelijks leven met onze collega’s door. Een goede en prettige werksfeer is daarbij een belangrijke en onmisbare arbeidsvreugde verhogende factor; samen met elkaar zij wij verantwoordelijk voor die werksfeer. Dit betekent onder andere dat wij oog hebben voor elkaars sterke en zwakke punten, dat wij met elkaar spreken en zo min mogelijk over elkaar en dat wij een ‘open mind’ hebben voor zowel het geven alsook het nemen van kritiek. Kritiek heeft immers betrekking op hetgeen wij doen, niet op hetgeen wij zijn of hoe wij zijn. Kritiek leveren wij opbouwend en ondergaan wij als leer- en bezinningsinstrument. Omgangsnormen Als Leystromen-medewerker en Leystromen-collega willen wij ons prettig en veilig voelen. Negatieve opmerkingen over iemands afkomst, taal of kleur tolereren wij niet; ook opmerkingen of gedragingen met een seksuele of seksistische ondertoon accepteren wij niet. Grappen die ten koste gaan van een ander laten wij achterwege; daarbij is niet de bedoeling van de grap doorslaggevend, maar de beleving van de ander. Privacy Een goede werksfeer, prettige collega’s en een open cultuur brengen mee dat wij elkaar op de werkvloer af en toe ook persoonlijke dingen zullen vertellen. Vanzelfsprekend geldt dat wij deze informatie niet aan de grote klok hangen; dat zouden wij zelf ook niet weten te waarderen. 4. Omgaan met bedrijfseigendom De bedrijfsmiddelen Wij zijn zelf verantwoordelijk voor het juiste gebruik van bedrijfsmiddelen en het zo optimaal mogelijk benutten van de bedrijfstijd. Bedrijfsmiddelen worden ingezet ter verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie. Privé gebruik zonder commercieel oogmerk is onder voorwaarden toegestaan. Het wordt in principe toegestaan dat medewerkers privé terughoudend gebruik maken van diensten en bedrijven waarmee Leystromen zakelijk bindingen heeft. Hiervan wordt echter vooraf melding gedaan aan de leidinggevende of de directie. In wezen geldt hetzelfde voor de aankoop van materialen. Hierbij valt nog de kanttekening te plaatsen dat de betreffende aankoop alleen ten behoeve van de medewerkers of diens gezin mag zijn. Privé gebruik 4
Tijdens en ten behoeve van onze werkzaamheden maken wij gebruik van kopieermachines, computers, printers, gereedschap, bedrijfsauto’s, aanhangwagens en dergelijke. Deze hulpmiddelen gebruiken wij als ware het ons persoonlijk eigendom; wij gaan er dus zorgvuldig en voorzichtig mee om en laten alles schoon en in tact achter. Mocht iets stuk gaan, dan melden wij dit aan onze direct leidinggevende. Zowel bij het gebruik van bedrijfswagens als ook bij het gebruik van privé-vervoer tijdens werktijd houden wij ons aan de verkeersregels. Telefoon- en GSM-gebruik Leystromen staat privé-gebruik van telefoon en GSM toe, mits dit binnen de grenzen van de redelijkheid blijft. Langdurig of regelmatig privé telefoneren beschouwen wij als misbruik van werktijd als een onderdeel van bedrijfseigendom. Privé gebruik van de GSM bijvoorbeeld gedurende de vakantie wordt afgerekend. E-mailgebruik en internetgebruik Leystromen staat privé-gebruik van e-mail en internet toe, mits dit binnen de grenzen van de redelijkheid blijft. Werktijden Ook werktijd is in feite eigendom van Leystromen als werkgever. Als contraprestatie voor het werk dat wij tijdens die werktijd leveren krijgen wij een salaris. Omdat werktijd en salaris onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn handelen wij daarnaar. Wij komen dus op tijd, maken afspraken met huisarts, tandarts en fysiotherapeut zoveel mogelijk buiten werktijd of aan het begin of einde van de werkdag en houden pauzes in alle redelijkheid en conform intern gemaakte afspraken. Betalingen Betalingen aan derden doen wij uitsluitend volgens de vastgestelde (administratieve) procedures. Bij alle uitgaven door of namens het bedrijf wordt terughoudendheid en doelmatigheid betracht. Het management vervult in deze een voorbeeldfunctie. Betalingen aan medewerkers betreffen uitsluitend de betalingen van salarissen en andere uit de arbeidsovereenkomst voortvloeiende geldelijke emolumenten. Met gepaste terughoudendheid declareren medewerkers, directie en leden van de Raad van Toezicht gemaakte onkosten volgens daartoe geldende regels na accordering door de direct leidinggevende. De gemaakte onkosten verantwoorden wij met deugdelijke betalingsbewijzen. Controle Leystromen respecteert de privacy van haar medewerkers en vertrouwt er op dat de medewerkers op verantwoorde wijze gebruik maken van bedrijfseigendom. Slechts wanneer sprake is van aantoonbare vermoedens van misbruik van bedrijfseigendom of van een strafbaar feit zal Leystromen het gebruik van bedrijfseigendom controleren en zonodig de betreffende medewerker hierop aanspreken. Belangenverstrengeling Activiteiten van medewerkers, directie en leden van de Raad van Toezicht – zowel binnen als buiten het bedrijf – mogen niet in strijd zijn met het bedrijfsbelang. Leystromen moedigt het aan indien medewerkers, directie en leden van de Raad van Toezicht activiteiten ontwikkelen die bijdragen aan het maatschappelijk belang mits er geen 5
belangenverstrengeling optreedt. Als medewerker van Leystromen vermijden wij een ongewenste situatie door het lidmaatschap van een gemeenteraad, voorzover sprake kan zijn van belangenverstrengeling, uit te oefenen in de gemeente waarin ons directe werkgebied als individuele medewerker is gelegen. Deelname aan raadscommissies die nauw verweven zijn met ons eigen vakgebied wijzen wij in die gemeenten af. Voor bepaalde functies kan de directie ontheffing verlenen voor het bekleden van het lidmaatschap van een gemeenteraad of participatie in raadscommissies. Handhaving Elke medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor zijn handelen volgens de erkende ethische normen die in dit reglement zijn omschreven en door de organisatie als zodanig zijn erkend. Van iedere leidinggevende wordt verwacht dat hij de naleving van deze normen daadwerkelijk bewaakt. Hij zorgt niet alleen voor een sfeer en cultuur waarin sociale correctie mogelijk is, maar onderneemt ook daadwerkelijk actie als normen overschreden worden. Elke leidinggevende dient zich bewust te zijn van de voorbeeldfunctie die hij hierin heeft. Daarnaast dient iedereen zich bij de handhaving van deze normen betrokken te voelen en is men verantwoordelijk om elkaar aan te spreken op gedrag. Zij die handelen in strijd met dit reglement zullen hierop worden aangesproken. Akkoord Namens de Ondernemingsraad Leystromen
L. Lamers voorzitter OR
R. Verhoosel vice-voorzitter OR
Akkoord Namens Woonstichting Leystromen
J. van Geest bestuurder a.i.
Datum
6
