SCB presentatie e.a. Chris Heijnen Theo van Putten 9 juli 2009
9 juli 2009
Programma
1. 2. 3. 4. 5.
Opening Doelstellingen Algemene presentatie RWS Theorie bij SCB Optioneel Stellingen
Rijkswaterstaat 2
9 juli 2009
Even voorstellen
Presentatoren Chris heijnen Theo van Putten Flexurance Ik ben……. Vragen: welke ervaringen met SCB, UAVgc, Functioneel specificeren, risicoaanpak? Welke vragen heb je? Rijkswaterstaat 3
9 juli 2009
Doel
• • • •
Marktpartij de RWS en de ontwikkeling tonen Hoe gekomen tot SCB De essentie van SCB aanreiken De invloed ervan op de markt(van….)(discussie)
Rijkswaterstaat 4
9 juli 2009
Ontwikkelingen Beleid: •
Ondernemingsplan: Markt, tenzij… Inkoopstrategie:
•
• Prijs/kwaliteit (EMVI) • Uniformering (contracten en contractbeheersing) Contractbeheersing: •
Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB)
• Bij introductie SCB: op D&C en E&C • nu: op alle contractvormen (dus ook op prestatiecontracten) Opleidingen: • • •
Lead-auditor opleiding in volle gang (ontwikkeling van IMG) Auditor opleiding start per januari (ontwikkeling van CLC) Inkoop opleiding SCB door CLC in gang gezet
Rijkswaterstaat 5
9 juli 2009
Aanleiding verandering Politiek item (bijv.) Rijkswaterstaat: • Te groot , log, duur Gevolg: • Efficiency vergroten (taakstellend) • Reorganisaties (Dir Bedrijfsvoering, IPM model) • Taak domein overheid (deels EU) • Herverdeling taken (subsidiariteitsbeginsel) • Efficiency (kostenreductie) door meer markt • Privatisering Rijkswaterstaat 6
9 juli 2009
Gevolgen van de veranderingen • Meer afstand • Meer uitbesteden (Niet beperkt tot fysieke uitvoering) • Meer markt d.w.z. concurrentie • Minder zelf doen • Zwaartepunt bij andere activiteiten • Wat we zelf doen: doen we anders
Rijkswaterstaat 7
9 juli 2009
Gevolgen van de veranderingen • • • • • • • •
Andere verdeling risico’s Andere vormen van overeenkomsten Verleggen van zwaartepunt van aandacht Andere vormen van technisch beschrijven Andere vormen van kwaliteitscontrole Bewust aandacht voor rollen bij OG en ON Bewust aandacht voor omgeving Bewust omgaan met samenhang
Rijkswaterstaat 8
9 juli 2009
Professioneel Opdrachtgeverschap Twee elementen: • Professioneel
• Opdrachtgever
Rijkswaterstaat 9
9 juli 2009
Professioneel kent als vaardigheden • • • • • •
Kennis hebben Waarnemen Wanneer kennis nodig Wanneer andere kennis nodig Kennis weten te ontwikkelen Kennis weten toe te passen
Rijkswaterstaat 10
9 juli 2009
Opdrachtgever zijn betekent • • • • • •
Weten wat er nodig is Zorgen dat je te weten komt wat er nodig is Kennis weten in te schakelen Opdracht (doen) formuleren Vrijheden en restricties aangeven Meer leider dan manager
Rijkswaterstaat 11
9 juli 2009
Professioneel opdrachtgever • • • • • • • •
Niet technisch wel technisch betrokken Kunnen luisteren De goede vragen stellen Vasthoudend zijn Snelle besluitvorming Transparante besluitvorming To the point Hoofdlijnen inclusief de essentiële aspecten herkennen • Niet in onnodige details afdalen Rijkswaterstaat 12
9 juli 2009
Essentie van Professioneel opdrachtgever zijn • • • • • •
Voorbeeld zijn (toonaangevend) Zakelijk Consequent Vasthoudend Resultaatgericht Doelgericht
Rijkswaterstaat 13
9 juli 2009
Zakelijkheid Is wel • Moed tonen lef hebben • Boodschappen uitdragen ongeacht de inhoud • Zeggen waar het op staat Is niet • Klantvriendelijk zijn • Altijd ja zeggen • Bot zijn Rijkswaterstaat 14
9 juli 2009
Van …………………...Naar • • • • • • • • • • • • • • • •
Acteur Werkbeschrijving Afdelingen Routine Functies Technisch volkomen Zo goed(koop) mogelijk Hiërarchisch Technisch superieur Hands on Technische eisen Product gericht Oplossingsgericht Toestemming vragen Impliciet Bestek
• • • • • • • • • • • • • • • •
Regisseur Productbeschrijving Projecten Specifiek Competenties Maatschappelijk gewenst Prijs/kwaliteit + prestatie Gelijkwaardig Zakelijke partner Hands off Functionele eisen Maatschappij gericht Resultaat/doel gericht Verantwoording afleggen Expliciet Overeenkomst
Rijkswaterstaat 15
9 juli 2009
Systeemgerichte Contractbeheersing….. = Beheersing op afstand Hands-off… toezicht op afstand!! Zo ver genoeg ??
Kom ik als gevolg van SCB nog wel op het werk? Rijkswaterstaat 16
9 juli 2009
Over de term toezicht houden • De inspecteur houdt in zijn dagelijkse werk toezicht op…… Het ontstaan van kwaliteit in producten (product gerichte beheersing van een contract) • Bij de toepassing van SCB wordt toezicht gehouden op………… Het waarnemen van de werking van een kwaliteitsysteem
Conclusie: Toezichthouden onder SCB is niet hetzelfde als het gebruikelijke toezichthouden in mijn dagelijkse werk: van toezicht op kwaliteit en hoeveelheden (eigen waarneming) naar toezicht op een werkend kwaliteitsysteem (SCB)
Vraag: Mag ik een zakboekje gebruiken bij toepassing van SCB? Rijkswaterstaat 17
9 juli 2009
Het Kwaliteitsmanagement van de Opdrachtnemer en Systeemgerichte contractbeheersing van de Opdrachtgever Kwaliteitsmanagement
Opdrachtnemer
Systeemgerichte contractbeheersing
Opdrachtgever
Rijkswaterstaat 18
9 juli 2009
Systeemgerichte contractbeheersing bij de Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Opdrachtgever
Rijkswaterstaat 19
9 juli 2009
Systeemgerichte Contractbeheersing Het gaat nu om vertrouwen, maar…hebben we dat zo maar? Kan de opdrachtnemer het wel aan?
Bij toepassen SCB vertrouwen krijgen in een werkend systeem met als basis: kwaliteitsmanagement ON zien tijdens Risicogestuurd toetsen en dat doen met een mix van toetsen Rijkswaterstaat 20
9 juli 2009
Het managementsysteem van de opdrachtgever Opdrachtgever
Projectmanager
Manager omgevingszaken
Manager inkoop Contractmanager
Manager techniek
Markt
Omgeving/ stakeholders
Projectmanagement
Projectbeheersing Manager projectbeheersing risicomanagement
planningsmanagement
configuratiemanagement
financieel management
Projectondersteuning IKB
V&Gmanagement
organisatiemanagement
documentmanagement
Rijkswaterstaat 21
9 juli 2009
Hoe vullen we Beheersing op afstand in? •
Zoeken naar Toetsaspecten met name gericht op inspanning van de ON op het beperken van
risico’s.
•
Aspecten zijn: – Oorzaken (zijn ze gezien?) – Maatregelen (worden ze beheerst) – Effectiviteit (werken ze ook echt?)
•
Bij aantoonbaar bewijs dat kwaliteits-management ON functioneert kleinere risico’s en dus minder toetsen?
Rijkswaterstaat 22
9 juli 2009
Risicomanagement in IPM
Opdrachtgever
Integraal Projectmanagement Omgevingsmanagement
Technish management
Contractmanagement
Risicomanagement
Integrale Projectbeheersing Planningmanagement
Scopemanagement
Kostenmanagement
Rijkswaterstaat 23
9 juli 2009
Kwaliteitsmanagement bij de Opdrachtnemer
Opdrachtnemer
Opdrachtgever
Rijkswaterstaat 24
9 juli 2009
Kwaliteitsmanagement ON Plan
Contract
…... …... …...
Act
Product Proces
Do
…… …… ……
Aantonen
…... …...
Check
Rijkswaterstaat 25
9 juli 2009
Managementsysteem ON
Rijkswaterstaat 26
9 juli 2009
Kwaliteitsborging ON (ISO en PMP) ontwerpfase
onderhoudsfase
uitvoering
Kwaliteitssysteem = ISO 9001 Projectmanagementplan = contract Deelplan
Deelplan Werkplan
Verificatieplan
Deelplan Werkplan
Keuringsplan
Keuringsplan
Rijkswaterstaat 27
9 juli 2009
Aantoonbaar voldoen aan eisen ISO certificaat Vraagspecificatie
Ontwerp
Verificatieplan Ontwerpfase
Uitvoering
Onderhoud
Keuringsplan uitvoeringsfase
Keuringsplan onderhoudsfase
Sloop
Keuringsplan sloopfase
Verificatienota
Hoe past ISO in onderaanneming? De Opdrachtnemer moet gedurende de uitvoering van het werk aantoonbaar voldoen aan de eisen uit het contract en aan de eisen die hij zichzelf heeft opgelegd in zijn Kwaliteitsplan Rijkswaterstaat 28
9 juli 2009
Eisen aan kwaliteitsmanagement • • • •
Projectmanagementplan (VS-deel2) Specifiek vastgelegd in een kwaliteitsplan en onderliggende plannen Acceptatiecriteria zijn eisen uit ISO 9001:2000 + diverse aanvullende eisen in VS-deel2 Accent van de eisen ligt op maatregelen t.b.v. beheersing, borging en verbetering
PLAN ACT
DO CHECK
Deming circle
Rijkswaterstaat 29
9 juli 2009
Risicogestuurd toetsen De • • • • • •
contractrisico’s van de opdrachtgever op rij: Veiligheid Bereikbaarheid/ beschikbaarheid Keteneffect op andere relevante processen Financiën Procesbeheersing ON Imago RWS
Het doel van een risicoanalyse op contractniveau is het formuleren van risico’s,die het belang van de OG m.b.t. het contract bedreigen: geformuleerde gevolgen zijn nadelig voor het gestelde doel Benadering van risico’s: denk aan Als de
optreedt doordat waardoor Rijkswaterstaat 30
9 juli 2009
Het toetsplan is opgesteld met een mix van toetsen: Plan
Contract
…... …... …...
Act
Product Proces
Do
…… …… ……
Aantonen
…... …...
Check
Rijkswaterstaat 31
9 juli 2009
• Het toetsen
Rijkswaterstaat 32
9 juli 2009
De toetsen op een rij •
Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de aannemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging)
•
Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn)
•
Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings/verificatieresultaten van de aannemer
Niet: doet de aannemer het goed, maar: werkt het systeem van de aannemer Rijkswaterstaat 33
9 juli 2009
Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de aannemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging)
• Altijd gebaseerd op in het risicodossier beschreven risico’s • Mogelijk de noodzaak om ook in het gecertificeerde systeem te kijken • Vindt vaak plaats op kantoor en is gebaseerd op het geaccepteerde PMP • Wordt uitgevoerd door de lead-auditor (voor DNH beschikbaar uit de “pool”) • Bevindingen die leiden tot een tekortkoming wijzen op een niet werkend systeem, daarmee staat ook de kwaliteit van het product onder druk • De opdrachtgever moet ingeschakeld worden bij ernstige tekortkomingen (Waarom zou dat zijn?)
Rijkswaterstaat 34
9 juli 2009
Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn)
• • • • •
Altijd gebaseerd op in het risicodossier beschreven risico’s Door directie of gemachtigde OG geaccepteerd proces is basis Vindt vaak plaats op kantoor Wordt uitgevoerd door de lead-auditor of de auditor Voorbereiden met een adviseur (waar staan eisen beschreven (contract, hoe heeft de aannemer vertaald (proces), hoe wordt aangetoond dat aan eisen is voldaan (borging door verificatie) • Ook de aannemer moet goed voorbereiden dus vertel dat je komt en wat je komt doen!
Rijkswaterstaat 35
9 juli 2009
Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings-/verificatieresultaten van de aannemer • Altijd gebaseerd op in het risicodossier beschreven risico’s • Uitgevoerd door auditor (mogelijk met een adviseur) • Bedoeld om aan de hand van keuringsresultaten te zien of de eisen zijn gehaald • Kan in de uitvoering buiten, maar ook op kantoor • Kan aan de hand van een tevoren aangemeld bijwoonpunt • Let op: als er geen grote risico’s worden voorzien toetsen we weinig!
Rijkswaterstaat 36
9 juli 2009
Producttoetsen: wie doet er wat? • Heeft de toezichthouder nog een rol? • Wat doen we nu als we zien dat de aannemer fouten maakt? • Mag ik zonder dat ik als toetser ben aangewezen nog wel met de aannemer in contact? • Wat is mijn verantwoordelijkheid nu nog? • Bij wie moet ik zijn als ik vragen heb over de kwaliteit van de prestatie van de aannemer • Hoe moet dat nu als de aannemer mij om advies vraagt?
Rijkswaterstaat 37
9 juli 2009
Toetsstrategie : mix van toetsen Systeem
Toetsfrequentie
hoog
Proces
Product laag
Einde Project
Start Project Rijkswaterstaat 38
9 juli 2009
Resultaat van een toets (bevindingen) Wat is een bevinding: Een feit tijdens toets door de toetser vastgesteld (klacht van de klant??) + Positieve – Negatieve
aannemer kan aantonen dat aan eisen is voldaan aannemer kan niet aantonen: Mogelijk tekortkoming?
Tip: betrek het afwijkingenregister van de aannemer bij je toetsen!
Vraag: veel negatieve toetsen meer toetsen uitvoeren?
Rijkswaterstaat 39
9 juli 2009
Tekortkoming (term voor opdrachtgever)
Wat is een tekortkoming: Een negatieve bevinding niet aantoonbare beheersing door ON naar het oordeel van opdrachtgever zwaarwegend is. Sanctie ⇨ Opschorten betaling (deel van) termijnbedrag tot dat de tekortkoming aantoonbaar door de ON is opgeheven.
Rijkswaterstaat 40
9 juli 2009
Afwijking (term voor ON) Wat is een afwijking? 1. Het niet voldoen aan een eis (uit het contract, volgens een norm of volgens het kwaliteitsplan van de ON inclusief de producten die daaruit voortkomen) 2. Dit feit moet door de ON zelf zijn geconstateerd en opgenomen in zijn afwijkingenregistratie (dit is de feitelijke werking van het kwaliteitssysteem volgens ISO (PDCA)!)
Rijkswaterstaat 41
9 juli 2009
Het wegen van een bevinding • De gemachtigde van de OG weegt!!! Werking: • Als de ON niet conform eisen werkt, leidt dat tot negatieve bevindingen van de toetsers. • De toetser brengt verslag uit aan de gemachtigde van de OG • De gemachtigde van de OG bepaalt of een bevinding leidt tot een tekortkoming!
Rijkswaterstaat 42
9 juli 2009
Vastleggen bevindingen • Wat schrijft het contract voor (eis) • Waar zag ik de afwijking (observatie) • Waar stond beschreven (aantoonbaarheid) eis
Bevinding
observatie
registratie
De kwaliteit van de vastlegging is van groot belang! SMART formuleren is een kunst Rijkswaterstaat 43
9 juli 2009
Koppeling betaalproces en toetsproces betalingsschema
aanpassen betalingsschema
betaalproces
betalen, tenzij
herijken betalingsschema kwaliteitssysteem opdrachtnemer bevindingen / tekortkomingen
uitvoeren toetsen
toetsproces
risicoanalyse
samenstellen toetsmix/toetsplan
Rijkswaterstaat 44
9 juli 2009
Een toets in de praktijk
Rijkswaterstaat 45
9 juli 2009
Stellingen • Hierna volgen enige stellingen die bedoeld zijn om met elkaar te discussiëren over de veranderingen die we straks gaan zien bij de beheersing van de RWS contracten. • Jullie bijdrage is hierin onmisbaar!!!
Rijkswaterstaat 46
9 juli 2009
Welles
Nietes
1
‘Door het toepassen van SCB is mijn taak in het toezicht vervallen’
Rijkswaterstaat 47
9 juli 2009
Nietes
Welles
2
‘Mijn inzet heeft direct invloed op de prestatie van de aannemer’
Rijkswaterstaat 48
9 juli 2009
Eens
Zeker weten
3
‘Door de toepassing van SCB moeten de medewerkers van de districten weer toezicht gaan houden.’ Rijkswaterstaat 49
9 juli 2009
Nietes
Welles
4
‘Als wij de aannemer goed opvoeden dan krijgen we mooie producten’ Rijkswaterstaat 50
9 juli 2009
Nietes
5
Welles
‘SCB brengt mijn werk in gevaar’
Rijkswaterstaat 51
9 juli 2009
Nietes
Welles
6
‘Als de aannemer voor een gevaarlijke situatie zorgt mag de inspecteur het werk stilleggen’ Rijkswaterstaat 52
9 juli 2009
• Risicomanagement
Rijkswaterstaat 53
9 juli 2009
Oefening tijd 10 minuten • •
Lijstje met 10 vragen Geef voor ieder item een bandbreedte van + of – 5%
-5%
+5%
Rijkswaterstaat 54
9 juli 2009
Oefening Voorbeeld: Aanname Engelse mijl is 1600 meter Tussen 1520 en 1680 meter opschrijven
Rijkswaterstaat 55
9 juli 2009
Antwoorden Nr.
Vraag
1
Lengte Hollandse mijl (m)
2
Smeltpunt van keukenzout (°C)
3
Oppervlakte Australië (km²)
4
Consumptie pils in NL 1996 (liter/persoon/jr)
5
Kwalificaties NL voor WK voetbal 1930 - nu (-)
6
Aantal vrouwelijke ir’s Delft 1904-1992 (-)
7
Aantal bioscoopbezoekers NL 2004 (-)
8
Afstand tot de zon (mio km)
9
Lengte Chinese muur (km)
10
Antwoord
5.555,6 m 807,85 ºC
7.682.300 km2 82 liter
7 2.007 23 miljoen
149,6 mio km
2.450 km 11.524 m
Diepte Filipijnentrog (m)
Rijkswaterstaat 56
9 juli 2009
Wat kan er fout gaan? • Overmoedig • Voorzichtig • Overschatting • Onderschatting
Rijkswaterstaat 57
9 juli 2009
De “do’s” en “don’ts” • Do: – Periodiek reviewen – Invoer van goede kwaliteit: “Vullis in = vullis uut” – Wees eerlijk, betrek ook meevallers (!)
• Don’t: – Beperken op voorhand, “ja maar” – Aannemen dat alles voorspeld kan worden
Rijkswaterstaat 58
9 juli 2009
Omgaan met risico’s • Elimineren
–
bijvoorbeeld andere werkmethode
• Beperken
–
beheersmaatregelen
• Overdragen – • Nemen
–
delen, verzekeren, uitbesteden opnemen in de begroting
Rijkswaterstaat 59
9 juli 2009
Beperken
Rijkswaterstaat 60
9 juli 2009
Overdragen
Rijkswaterstaat 61
9 juli 2009
nemen
Rijkswaterstaat 62
9 juli 2009
Doel van beheersmaatregelen
• • • • •
Beperking risico (maatregel) Wie beperkt (alloceren maatregel) Kosten-baten (zin van maatregel) Traceerbare afhandeling Resultaatgericht
Rijkswaterstaat 63
9 juli 2009
Doel beheersmaatregelen overleg met bevoegd gezag over mogelijke vergunningseisen
Risico omvang
in kaart brengen aanvraagtermijn en ter visie legging
overzicht noodzakelijke documenten
betrekken adviesbureau vooroverleg met bevoegd gezag over concept-aanvraag
Initieel
Maatr. 1
Maatr. 2
Maatr. 3
Maatr. 4
Maatr. 5
Rijkswaterstaat 64
9 juli 2009
Formuleren van beheersmaatregelen •S pecifiek •M eetbaar •A cceptabel •R esultaatgericht •T ijdgebonden
wie/wat? wat? welke wijze? waartoe? wanneer?
Rijkswaterstaat 65
9 juli 2009
Restrisico •
Beperkte risico na getroffen beheersmaatregelen
•
Actuele risicoprofiel (€) bepalen
•
Additionele maatregelen bepalen
•
Niet voor bepalen toetsplan (initiële risicoscore)
Rijkswaterstaat 66
9 juli 2009
• Toetsvaardigheden
Rijkswaterstaat 67
9 juli 2009
Rijkswaterstaat 68
9 juli 2009
Wapens van de toetser •
Voorbereiding
Voorbereiding
Voorbereiding • • • •
Onafhankelijkheid Objectiviteit Vertrouwelijkheid Ethiek
Rijkswaterstaat 69
9 juli 2009
Toetsen is communiceren (1) •
Haalplicht toetser – Juiste vragen stellen – Doorvragen – Verduidelijken – Binnen de grenzen houden – Open vraag – Gesloten vraag – Luisteren – Vraag bewijs (MIDEZ)
Rijkswaterstaat 70
9 juli 2009
Toetsen is communiceren (2) •
Brengplicht getoetste – Vraag verduidelijking – To the point, niet uitweiden – Toon bewijs – Bescherm vertrouwelijke info
Rijkswaterstaat 71
9 juli 2009
Toetsen is communiceren (3) • • •
Toets is geen overval Wederzijds respect Toetser heeft leiding gesprek
• •
Feiten Geen meningen
Rijkswaterstaat 72
9 juli 2009
Vastleggen bevindingen
• Feiten • Kort en bondig • Concludeer afwijkingen tussentijds (zijn we het eens?), evt. door getoetste
Rijkswaterstaat 73
9 juli 2009
Bevinding
Rijkswaterstaat 74
9 juli 2009
Tips • • • • • • • • • •
Telefoons uit Neem de leiding in het gesprek Wat je meent te vinden moet naar de politie (wees stellig) Las een pauze in als je er even niet uitkomt Vraag verheldering: het is beter om te weten dan om aan te nemen! Schaamrood bij een vraag trekt wel weer weg Bedenk dat de geinterviewde ook onzeker kan zijn Vel geen oordeel over een bevinding Zoek ook naar wat goed gaat SOK en KOS (Schop Onder K… , Klop Op Schouder)
Rijkswaterstaat 75
9 juli 2009
systeem documentbeheer
afwijkingen
planning
T, B, V
opleiden
inkoop
meetapparatuur
bouwactiviteit
communicatie
registraties
risicomgt
keuringen interne audits
Rijkswaterstaat 76
9 juli 2009
• Oefening toetsen
Rijkswaterstaat 77
9 juli 2009
Oefening voorbereiden van een toetsen tijd 60 minuten Project:
Aanleg Korte weg
• Inlezen en voorbereiden • Toetsvragen formuleren • Plenair bespreken toetsvragen Bij voorbaat al bevindingen? Rijkswaterstaat 78
9 juli 2009
Nabespreken oefening toetsen
Rijkswaterstaat 79
9 juli 2009
