Samenspraakplan Innovatieve aanbesteding verlichting Stap 1 Deelnemers kernteam Samenspraak - Senior projectmanager: Irmo Kaal - Projectmanager: Annemarie Totté - Senior beleidsontwikkelaar/-adviseur: Theo Hermens - Communicatieadviseur: Ton Elissen
Stap 2 Aanleiding van het project In 2012 is de Visie en Roadmap Stedelijke verlichting Eindhoven 2030 opgesteld. Aan de hand van een analyse van de huidige situatie, future telling workshops met externen, verkenning van technologische ontwikkelingen en organisatorische veranderingen is een beeld geschetst voor openbare verlichting in 2030. In de roadmap staat opgenomen welke stappen wanneer genomen moeten worden om te komen tot de uiteindelijke ambitie: een slim lichtgrid, dat verlichting, energie en de (ontwerp)mogelijkheden van de openbare ruimte samenbrengt. Kracht van de roadmap is dat het de samenhang der dingen zichtbaar kan maken, licht is als zodanig hier een uitwerking van. De roadmap moet verder uitgewerkt worden naar een concrete aanbesteding waarin uitvoering van de beschreven ambitie geborgd wordt. Doel van het project Het uiteindelijke doel is het verbeteren van de kwaliteit van leven in Eindhoven dankzij nieuw ontwikkelde en over de duur van het project nog te ontwikkelen producten en diensten, gebaseerd op een slim lichtgrid. Dit slimme lichtgrid brengt de openbare verlichting, energie en de (ontwerp)mogelijkheden van de openbare ruimte samen. Dit samenspraakplan is gericht op de totstandkoming van een aanbesteding waarmee dit doel bereikt kan worden.
Stap 3 Voorgeschiedenis Dit samenspraakplan beschrijft de voorbereidingsfase voor het realiseren van het uiteindelijke doel: de realisatie van een slim lichtgrid. Concreet gaat het om twee belangrijke mijlpalen: het organiseren van een marktconsultatie en het organiseren van een aanbesteding. In 2012 is de ‘Visie & Roadmap Stedelijke verlichting Eindhoven 2030’ opgesteld. Aan de hand van een analyse van de huidige situatie, future telling workshops met externen, verkenning van technologische ontwikkelingen en organisatorische veranderingen is een beeld geschetst voor openbare verlichting in 2030. Eind 2012 en begin 2013 zijn workshops gehouden met een aantal in- en externe partners over de vervolgaanpak van de roadmap. Deze zijn vastgelegd in het verslag ‘Verankering roadmap gemeente Eindhoven’. De ‘Visie & Roadmap Stedelijke verlichting Eindhoven 2030’ en het verslag ‘Verankering roadmap gemeente Eindhoven’ vormen samen de basis voor deze voorbereidingsfase.
Stap 4 Rol van de bestuurders Via het Periodiek Overleg (zeswekelijks) met de portefeuillehouders wethouder Mary-Ann Schreurs, Staf Depla en Monique List bespreekt de senior projectmanager (afhankelijk van het onderwerp
eventueel aangevuld met andere kernteamleden) de voortgang van alle ontwikkelingen in het project. Bij belangrijke mijlpalen in het proces treedt wethouder Schreurs als (bestuurlijk) woordvoerder op voor de pers.
Stap 5 Randvoorwaarden voor samenspraak Kaders, randvoorwaarden en uitgangspunten b B&W-besluiten: het B&W-besluit ter vaststelling van de roadmap en accordering van het project en beschikbaar stellen van de financiën is genomen op 22 januari 2013. b (Vastgestelde) kaders/ beleid: de visie ligt vast in de roadmap. De kaders zullen gezamenlijk met partners moeten worden opgesteld. Dit valt onder de projectopdracht. b Vast staat dat er sprake moet zijn van een innovatieve aanbesteding waarbij gedacht wordt aan het aanbesteden van een relatie. b Uitgangspunt is een gesloten verdienmodel: realisatie van de uiteindelijke ambitie (het slimme lichtgrid) moet kostenneutraal kunnen worden uitgevoerd (bv door dekking van de investeringen uit de energiebesparing). Dit uitgangspunt moet onderdeel zijn van de businesscase die een partij op basis van de aanbesteding moet gaan maken. b Uitgangspunt is dat in de aanbesteding verankerd wordt dat bij ontwikkeling van systemen uitgegaan wordt van open data. Relatie met ander projecten b Convenant SLIM. b Regiegroep Innovatief aanbesteden. b Enigma. b ISA-Municipal SSL Application Committee. b SSL-erate (Acellerate SSL Innovation in Europa) consortium. b LUCI-association. b E3-project. Voor nadere beschrijving van bovenstaande projecten en voor inzicht in financiën en ambtelijke ureninzet : zie projectplan ‘Innovatieve aanbesteding verlichting’.
Stap 6 en 7 Relevante actoren en hun rollen Intern: Meebepalen . Leden kernteam (zie overzicht contactgegevens actoren) Meewerken . Leden projectgroep (zie overzicht contactgegevens actoren) Meedenken . Wethouder Schreurs . Wethouder Depla . Wethouder List . Guus Sluijter . Guus Hulshof . Rik van Stiphout . Afdelingshoofden R&B, PM, EZ, GV, ORVM/VOR Meeweten . College van B&W . Gemeenteraad . Medewerkers gemeente Eindhoven . Directieraad . Sectorhoofden
. Veiligheidshuis Regio Eindhoven . Wijkcoördinatoren . Monumenten . Grond en Vastgoed/BEO Extern: Meebepalen n.v.t. Meewerken - Deelnemers workshops vooraf aan marktconsultatie (zie overzicht contactgegevens actoren) - Deelnemende partijen marktconsultatie/aanbesteding (zie overzicht contactgegevens actoren ) Meedenken 1. Bedrijfsleven . Brainport Development B.V. 2. Kennisinstellingen . TU/e (Elke den Ouden en Rianne Valkenburg) 3. Bewoners . Bewoners die deelnemen aan Digipanel 4. Overigen . Park Strijp Beheer . B5 . SRE . Eindhoven 365 (GLOW) . Provincie (Duurzaamheid) . Ministerie EZ (M. v.d. Putten) Meeweten 1. Bedrijfsleven 1.1 Leveranciers . Ons Net Eindhoven . Osram . GE Lightning . Zumtobel . Thorn Lighting . Schréder . Tendris/Innolumis Public Lighting B.V. . Lightronics . LEDEpert Group . RENA Electronica B.V. . IBG OPTX . Bewegwijzering Nederland . Enexis . The Connected Lighting Alliance 1.2 Adviesbureaus . Arcadis . Grontmij Nederland B.V. . InfraLux B.V. . Spectrum Advies en Design . De Kruijter Openbare Verlichting . Daan Roosegaarde . Har Hollands Lichtarchitect . Energyhouse 1.3 Installatie- en bouwbedrijven . Hoeflake Electrotechniek B.V. . Vialis (werkmaatschappij van VolkerWessels)
. A. Hak Zuid B.V. . KWS Infra B.V. . Dura Vermeer . BAM 1.4 Financiële instellingen . Lage Landen . BOM 1.5 Overig . Hermes Openbaar Vervoer B.V. . Connexxion . Polyground . Pers . Politie . Rijkswaterstaat . Woningcorporaties 2. Kennisinstellingen . TU Eindhoven . TU Delft . TNO . SOLG (Stichting Onderzoek Licht en Gezondheid) . Design Academy . ROC/Summa College . Fontys Hogescholen . UvA . Waag Society . NSVV + IGOV . LUCI . GGD . Fietsersbond . Platform Gehandicapten Eindhoven . Sterrenwacht . BMF . Duurzaam Eindhoven . ANWB 3. Bewoners . Inwoners Eindhoven
Stap 8 Kernboodschap voor marktpartijen De gemeente Eindhoven wil verlichting in de openbare ruimte op dusdanig vernieuwende wijze inzetten, dat het bijdraagt aan de kwaliteit van leven in de stad. Deze ambitie staat in de bestuurlijke vastgestelde ‘Visie en Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven 2030’. We gaan daarvoor op zoek naar partners die de komende jaren de stad als proeftuin willen inzetten voor slimme lichttoepassingen, met oog voor duurzaamheidsoplossingen en (ontwerp)mogelijkheden van de openbare ruimte (slim lichtgrid). Dat gebeurt via een marktconsultatie en aansluitend een innovatieve aanbesteding. De aanbesteding is voor de gemeente een instrument om invulling te kunnen geven aan interessante uitdagingen voor de toekomst. Nieuwe technologieën voor openbare verlichting gaan namelijk razendsnel. Maar ook beperkte overheidsmiddelen vragen om een creatieve benadering. Belangrijk uitgangspunt voor geïnteresseerde marktpartijen is daarom dat zij een slim lichtgrid realiseren via een zogeheten verdienmodel: vermarkten van (nieuwe) producten en diensten. Verder staat continue innovatie centraal en is de samenwerking tussen bedrijven, kennisinstellingen, overheid én burgers een belangrijk uitgangspunt.
Wij willen dus samen met bedrijven, kennisinstellingen en burgers aan de slag met het realiseren van de roadmap. De eerste stap daarbij is het organiseren van een marktconsultatie voor marktpartijen. Hierbij gaat het om het uitwisselen van informatie over de haalbaarheid van een slim lichtgrid. Dus nog niet om een selectie van marktpartijen. Deze selectie vindt aansluitend plaats via een innovatieve aanbesteding.
Stap 9 Samenspraakkalender De samenspraakkalender voor het project Innovatieve aanbesteding licht is als bijlage toegevoegd. Hierin staat de procesbeschrijving op basis van geformuleerde mijlpalen (incl. tijdpad), de benoemde actoren en hun rollen, en de middelen die worden ingezet om de actoren hun rol te kunnen laten vervullen gedurende het proces.
