Samen op pad! Ont- wikkelen in 2014 met ontwikkelopdrachten
2
Ontwikkelopdrachten Samen ontwikkelen, laten groeien We hebben gepraat, nagedacht en ontworpen op de afdeling. Nu gaan we doen en experimenteren. De kunst van het ontwikkelen in het klein en uitwerken in het groot: Per ontwikkelopdracht maken we een opdracht: o
Aanpak, planning en evaluatie
o
Opdrachtgever uit het MT en een Projectleider
o
Werving aan de hand van competenties
Kwaliteit en verbeteren Bij elke ontwikkelopdracht is er vooraf overleg met de opdrachtgever en met de kwaliteitscoach (een kwaliteitsmedewerker) De projectleider bespreekt wanneer en hoe de kwaliteitscoach meekijkt en denkt. De kwaliteitscoach ziet hoe de ontwikkelopdracht past in het grote geheel. Hoe de resultaten bijdragen aan het geheel. Ze zorgt dat aanpassingen in het klantproces in het verbeterteam klantproces ingebracht worden. De projectleider bepaalt op welk moment en in welke setting kwaliteit besproken wordt. Hoe verder? We evalueren de ontwikkelopdrachten, passen aan en schalen op en ontwikkelen weer door. Er volgen meer ontwikkelopdrachten, misschien nog in 2014 maar in ieder geval in 2015. Steeds met W&I en Zorg samen. We bekijken of ze consequenties hebben voor de taakverdeling, het werkproces, de structuur en aansturing, voor documenten en kennis.
3
De 6 ontwikkelopdrachten in een schema
4
Ontvangst
Quick scan
Vraagverheldering
Oplossingen
1. Een actuele website
2. Een quick scan ontwikkelen met W&I en welzijn
3. Vraagverheldering ontwikkelen met welzijn en W&I
4. Arrangement Werk & Inkomen & Schulden
5. Met 1 been in de Sociale Wijkteams
6. Decentralisatie AWBZ 5
1.
Een actuele website ZorgpleinOss
Voor Zorg is een website samen met de ketenpartners gemaakt: www.zorgpleinOss.nl. Er staat informatie en de sociale kaart op de website. In de website is een optie voor het stellen van vragen ingebouwd. Aan de hand van vraagbomen krijgt de burger suggesties om op eigen kracht of met behulp van anderen zijn probleem op te pakken. Opdracht o
Bedenk hoe we de digitale informatie op de website actueel en passend bij de klantvragen kunnen maken en houden
o
Organiseer een verbeterinhaalslag op de teksten op de website. Volg de principes van de Kanteling, de actualiteit en Klare Taal
o
Bedenk een werkwijze die het beheer mogelijk maakt , zodat we steeds actuele informatie beschikbaar hebben
o
We werken samen met het TIP: informatie en advies is vindbaar en sluit aan bij telefonische communicatie
Resultaat 1. De inhoud van de website sluit aan bij de vragen van inwoners 2. De inhoud van de website sluit aan bij de telefonische en schriftelijke informatie 3. De inhoud is juist en actueel 4. En dit is structureel.
6
Opdrachtgever en projectleider Annemieke Ackermans en projectleider Planning Voorstel:
mei tot 1 juli 2014
Inhaalslag:
1 juli tot 1 november 2104
Borging:
1 november tot 1 december 2014
Tijdsbesteding:
1 dag in de week
Deelnemers 1 projectleider 1 Administratief of financieel medewerker 1 Consulent 1 TIP-WIZ-medewerker o
Affiniteit met taal
o
Schrijft Klare Taal
o
Zorgvuldig
o
Plannen en organiseren
o
Resultaatgericht
o
Initiatiefrijk
7
2. Een quick scan ontwikkelen met Zorg en W&I en welzijn Als de klantvraag niet beantwoord is bij ontvangst of rechtsreeks door kan naar een oplossing, kom t de spelverdeler aan zet. Deze stelt snel en resultaatgericht vast welke vervolgstap nodig is en welke collega met de klantvraag aan de slag gaat. Klinkt goed, maar hoe gaan we dit nu doen en wie? En hoe zorgen we ervoor dat dit niet altijd een onnodige tussenstap is? Opdracht o
Hoe en met welke vragen kan ik een quick scan doen voor het WIZ-domein? Wat is al ontwikkeld bij Zorg en bij W&I? Bepaal wat nodig is en wie dit kan oppakken.
o
In SLIM WMO wordt een quick scan ontworpen. Start met de quick scan die in SLIMtraject WMO ontworpen wordt om breder in te zetten op de 11 leefdomeinen
o
Bedenk wat nodig is om de vragen van inwoners goed te horen om te kunnen bepalen wat een goede vervolgstap is: vraagverheldering of een duidelijke oplossingsrichting
o
Ontwikkel samen met W&I en TIP, stem af met Welzijn
o
Doe een voorstel voor het organiseren van de quick scan, telefonisch en fysiek (aan de balie of spreekkamer)
o
Evalueer
Resultaat o
Aanpak voor de quick scan voor Zorg en W&I
o
Proces- en werkafspraken over de inzet van medewerkers voor de quick scan,
o
Procesafspraken van de vervolgstappen en registratie / informatievoorziening 8
Opdrachtgever en projectleider Robert Peters en Ingrid de Haas Planning Verkenning van de klantcontacten (TIP en balie): mei tot 1 juni 2014 Aanpak ontwerpen:
1 juni tot 1 juli 2104
Testen en organiseren:
1 juli tot 1 september 2014
Tijdsbesteding:
½ dag in de week tot 1 september 2014
Deelnemers 1 consulent met WMO-kennis 1 consulent met SHV-kennis 1 consulent met W&I -kennis 1 TIP-WIZ-medewerker o
Resultaatgericht
o
Gespreksvaardig
o
Besluitvaardig
o
Schakelvermogen
o
Signaleren
9
3. Inzet vraagverheldering met Zorg en Welzijn en W&I We hebben samen met W&I en Welzijn een methode ontwikkeld voor vraagverheldering met in te zetten formats. Nu de praktijk. Passen we de vraagverheldering toe en doen we dat goed? Kunnen we van elkaar leren? Opdracht o
Gezamenlijke inzet van dezelfde methode van vraagverheldering.
o
Hoe zorgen we dat we samen met SamenkrachtOss, met Zorg en W&I en met het Sociale Wijkteam 1 taal, methode en inzet formats op vraagverheldering toepassen en blijven toepassen?
o
Wat is succesvol zodat de klant 1 plan, 1 gezin, 1 regisseur heeft en ervaart?
o
Oefenen in de praktijk, praktijkervaringen delen
Resultaat o
Intervisie
o
Werkafspraken over de inzet van de methode vraagverheldering en de formats voor analyse, verslag en klantplan.
o
Werkafspraken over de registratie en overdracht van de vraagverheldering
Opdrachtgever en projectleider Robert Peters en Nadine Huntink
10
Planning Als SamenKrachtOss goed is opgestart, start deze opdracht. Start mogelijk oktober 2014. Tijdsbesteding stellen we nog vast. Deelnemers Consulent gemeente Oss, regisseur SamenKrachtOss en medewerker Sociaal Wijkteam o
Luisteren / inlevingsvermogen
o
Analyseren
o
Creativiteit
o
Organiseren
o
Signaleren
Werving vindt plaats bij start van de opdracht. Goed afstemmen en combineren met ontwikkelopdracht 5 met Welzijn.
11
4. Arrangement Werk & Inkomen & Schulden Als we 1 gezicht vanuit de gemeente naar buiten willen zijn voor onze inwoners, moet dat zeker voor inwoners die op het financiële domein vragen hebben, goed afgestemd zijn. Mensen die een uitkering hebben en schulden hebben, mensen die schulden hebben en een uitkering kunnen aanvragen, mensen die schulden hebben en aan het werk kunnen: daarvoor willen we een arrangement maken. Opdracht Ontwikkel een integraal klantproces, voor gezamenlijke klanten van de teams inkomen en schuldhulpverlening. Resultaat Een werkproces is het resultaat met o
Afspraken over signalering
o
Afspraken rondom intake
o
Afspraken rondom warme overdracht
o
Afspraken rondom parallelle dienstverlening
Opdrachtgever en projectleider Robert Peters en Humphrey de la Croix
12
Planning Werkproces maken: mei tot 15 juli 2014 Pilot in de praktijk:
15 juli tot 1 november 2014
Aanpak voor inzet:
1 november tot 1 december 2014
Tijdsbesteding:
½ dag in de week
Deelnemers 1 consulent Schuldhulpverlening 1 consulent W&I 1 kwaliteitsmedewerker o
Adviseren
o
Besluitvaardig
o
Samenwerken
o
Organiseren en plannen
o
Signaleren
13
5. Met 1 been in de Sociale Wijkteams In 2014 doen de welzijnsorganisaties gezamenlijk een pilot met Sociale Wijkteams in 2 wijken. In het startdocument is de opdracht voor het Sociale Wijkteam om goed af te stemmen met haar partners. En specifiek met SamenKrachtOss en Afdeling Zorg, de uitvoering van de gemeente. Hoe en wat is een leervraag in de pilot. Opdracht o
Meedenken over de ontwikkeling en toepassen Kanteling in de vraagverheldering
o
Casuïstiek bespreken en samen optrekken naar de klant
o
Verbinding zijn naar de totale gemeente, dus ook andere afdelingen
o
Verbinding leggen met de voorzieningen die de gemeente verstrekt, zodat de klant 1 plan en 1 regisseur ervaart.
Resultaat o
Afspraken over de inzet van consulenten in het sociale wijkteam
o
Voorstellen voor de afstemming met de gemeente in de breedte (allerlei voorzieningen afdelingsoverstijgend, en contacten leggen naar alle afdelingen als nodig)
o
Afspraken voor 2015 aansluiten dop het vervolg van de sociale wijkteams (bijvoorbeeld als de wijkteams opgeschaald worden)
Opdrachtgever Marjo Karsmakers 14
Planning mei tot eind van het jaar Tijdsbesteding:
voorlopige inschatting is 1 dag in de week
Deelnemers Coach voor de consulenten 2 consulenten voor elk wijkteam 1 o
Luisteren / inlevingsvermogen
o
Analyseren
o
Creativiteit
o
Organiseren
o
Signaleren
o
Sterk in de schoenen
15
6. Decentralisatie AWBZ naar de WMO Er komen nieuwe taken vanuit Den Haag naar de lokale overheid, dus ook naar Oss per 1 januari 2015. 2015 is een overgangsjaar waar mensen hun rechten die ze in de AWBZ hebben gekregen behouden. Wel zal het budget flink minder zijn. Wat betekent dat voor onze afdeling? Welke werkzaamheden moeten we verrichten en hoe kunnen we ons daar goed op voorbereiden? Wat moet er voor 1 januari 2015 klaar zijn? Opdracht o
Onderzoek wat de nieuwe taken zijn en wat georganiseerd moet worden voor een goede dienstverlening.
o
Maak een plan van aanpak voor de taken voor de uitvoering op de afdeling Zorg die voortvloeien uit de decentralisatie.
Resultaat o
Herindicaties voor huidige klanten in de AWBZ die geleid kunnen worden naar nieuwe oplossingen
o
Klanten waarvan de indicatie afloopt in 2015.
o
Aanpak voor de nieuwe klanten
o
Communicatie-aanpak
o
Scholingsaanpak
De aanpak is een voorbeeld voor de regio. Of als de regio aangeeft mee te willen doen in het plan, is het een regionaal plan.
16
Opdrachtgever en projectleider Annemieke Ackermans en Marjo Karsmakers Planning mei tot eind 2014 Tijdsbesteding:
Moet nog in de projectaanpak bepaald worden.
Deelnemers 2 consulenten o
Affiniteit met de nieuwe doelgroep
o
Ervaring met casemanagement, begeleiding van klanten
17
MT opdracht Goede afstemming in het klantproces intern en extern vraagt om consequente samenwerking en sturing. Anders werken vraagt dus ook van het MT anders sturen en anders organiseren. Sturen op het klantproces o
een structuur die duidelijkheid geeft
o
een MT die de weg wijst
o
huisvesting die past bij de afstemming met je collega’s
o
een taakverdeling en focus van medewerkers die ruimte geeft om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de klant
o
Goede uitvoering en evaluatie van de ontwikkelopdrachten. Besluiten nemen over de resultaten van de opdrachten en vertalen in de reguliere werkwijze.
Resultaten o
Afdelingsstructuur
o
Overlegstructuur
o
Opleidingsplan
o
Taakverdeling en matchen van medewerkers
18
Samenwerking Zorg en W&I We maken een plan met Zorg en W&I voor 1 klantproces. Dat betekent: o
Het ontwikkelen van 1 mindset. Veel uitwisseling, samenwerking en afstemming tussen MT Zorg en MT W&I en tussen medewerkers van beide afdelingen.
o
Ontwikkeling van gezamenlijke quick scan en vraagverheldering
o
1 gezamenlijk jaarplan voor 2015
Het maken van de eerste schets voor dit plan is de opdracht voor Annemieke en Ester. Planning mei tot eind 2014 o
Tweede kwartaal:
met managementteam W&I spreken over het klantproces en de
sturing van de beiden afdelingen op dat klantproces o
Derde kwartaal:
besluiten nemen over de gezamenlijke dienstverlening, de
samenwerking en organisatie o
Vierde kwartaal:
jaarplan 2015 maken
19
Aanpak van de ontwikkelopdrachten De winkel blijft open. En we hebben al heel wat ontwikkelingen in de teams lopen. Toch proberen we een goede ontwikkeling met de afdeling in gang te zetten om goed voorbereid op de nieuwe taken klaar te staan, maar ook om in het netwerk in Oss goed mee te kunnen doen. Werving en selectie deelnemers o
De opdrachtgever en projectleider zijn door MT Zorg en MT W&I benoemd.
o
Wil je aan een ontwikkelopdracht mee doen? Laat het weten aan je leidinggevende. We zien dit graag met een motivatie van jouw kant.
o
In een overleg van het MT stellen we per opdracht de deelnemers vast. Het kan zijn dat een opdracht niet past in je weekrooster of je caseload. Kom met voorstellen hoe we dat kunnen oppakken, en we zullen regelen dat je mee kunt ontwikkelen.
o
Vraag om informatie bij ons, als je iets wilt weten. Wat houd de opdracht in? Hoe kijk je tegen mijn competenties aan? Wat wordt er verwacht van mij?
Communicatie en afstemmen tijdens de opdrachten De hele afdeling moet natuurlijk op de hoogte zijn van de stand van zaken in de opdrachten. o
Communicatie via de teamoverleggen en de Glossy
o
Afstemmen met coördinatieteam, verbeterteam klantproces en de managementteams.
20
Evaluatie o
Elke opdracht eindigt met een evaluatie per opdracht
o
In september of oktober organiseren we een brede stand van zaken. En niet alleen om te informeren, maar ook om elkaar te inspireren en om de input van iedereen op de afdeling mee te nemen.
Doorontwikkelen o
Aan de hand van de evaluaties worden de resultaten en voorstellen van de opdrachten opgenomen in onze werkwijze
o
Nieuwe ontwikkelopdrachten formuleren we in jaarplan 2015
Planning o
Werving opdrachten 1, 2, 4, 5, en 6 start als het boekje uit komt. Tot 1 mei kun je laten zien in welke opdracht je geïnteresseerd bent en wat je motivatie is
o
In week 20 stelt MT Zorg en W&I deelnemers per opdracht vast
Per opdracht 1
Start mei tot 1 december 2014
2
Start mei tot 1 september 2014
3
Start ongeveer 1 oktober tot in 2015
4
Start mei tot 1 december 2014
5
Start mei tot eind van het jaar 2014
6
Start mei tot eind van het jaar 2014
21
22
Uitnodiging voor deelname aan een ontwikkelopdracht Laat ons weten o
Aan welke ontwikkelopdracht je mee wilt werken
o
Wat je inbreng kan zijn
o
Waarom je dit aanspreekt
o
Wat je kwaliteiten en ervaring zijn
o
Wat je motivatie is om dit nu toe doen
o
Wat je wilt leren
o
Wat het betekent voor je huidige werk en taken en hoe we dat kunnen oplossen
Het kan zijn dat je iets wilt brengen wat niet gevraagd is. Ook dat horen we graag! Reactie graag voor 13 mei bij je leidinggevende. Formatie In 2013 en 2014 hebben we extra formatie om ons voor te bereiden op de Kanteling. We kijken samen of we de klanten goed kunnen helpen en tegelijkertijd de vele projecten die dit jaar uitvoeren kunnen oppakken. Iedereen werkt ontzettend hard. o
Goed blijven plannen en prioriteiten stellen in ieders takenpakket
o
Vraag gerust aan een collega of je leidinggevende als je vast loopt. Durf te vragen! We zijn er samen verantwoordelijk voor.
23
Afdeling Zorg en Werk & inkomen Gemeente Oss April 2014
24
