Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________
Organizační směrnice č. 31/2012/SŘ O účetnictví
Čj.: SŠNM/2281/2012 Podklady připravil: Jitka Hybešová, hlavní účetní V Novém Městě nad Metují dne 31. prosince 2012 Schválila: PaedDr. Olga Talášková, ředitelka školy
1
Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________
1.
Předmět úpravy
1.1. Ustanovení této směrnice upravuje systém zpracování účetnictví. 1.2. Tato směrnice je zpracována v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky a Českými účetními standardy pro některé vybrané účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky č. 410/2009 Sb. 1.3. Pro zpracování účetnictví je využíván účetní program Altus Vario firmy Unicos Klatovy 1.4. Účetnictví je vedeno ve zjednodušeném rozsahu účetnictví. a) sestavujeme rozvrh v podrobnější členění, b) není spojeno účtování v deníku s účtováním v hlavní knize, c) používáme ustanovení § 25 odst. 3, s výjimkou odpisů, d) používáme ustanovení § 26 odst. 3 týkající se rezerv a opravných položek, s výjimkou rezerv a opravných položek podle zvláštních právních předpisů, e) používáme ustanovení § 27 s výjimkou § 27 odst. 3 při přeměně bytových družstev f) nesestavujeme účetní závěrku v rozsahu stanoveném pro jednotlivé skupiny účetních jednotek (§4 odst. 8) prováděcím právním předpisem.
2.
Účetní knihy
2.1. Podle zákona o účetnictví vede účetní jednotka hlavní knihu, pokladní deník, deník došlých faktur, deník vystavených faktur, deník vnitřních účetních dokladů. Hlavní kniha je podrobná a obsahuje veškeré pohyby na analytických a podrozvahových účtech. 2.2. Hlavní kniha, ve které se účtuje z hlediska věcného, obsahuje syntetické a analytické účty podle účtového rozvrhu účetní jednotky, u kterých jsou vedeny: • zůstatky účtů ke dni, k němuž se hlavní kniha otvírá, • obraty strany Má dáti a Dal účtů, nejvýše za kalendářní měsíc, • zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. 2.3. Zápisy v denících a v knihách jsou seřazeny chronologicky a prokazují zaúčtování všech účetních případů v účtovém období. 2.4. Seznam účetních knih, deníků a seznamy číselných znaků, symbolů a zkratek použitých v účetnictví při označování účtů a při účetních zápisech v účetních knihách a ostatních účetních záznamech s uvedením jejich významu: Knihy a deník Kniha došlých faktur Kniha vydaných faktur Pokladní kniha Hlavní kniha Účtový rozvrh Deník vnitřních účetních dokladů Zkratky pro střediska ZŠ – základní škola SŠ – střední škola
2
Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________ PrŠ – praktická škola OU – odborné učiliště SOU – střední odborné učiliště ŠJ – školní jídelna ŠV – školní výdejna INT – internát DM – domov mládeže HČ – hlavní činnost VHČ – vedlejší hospodářská činnost Zkratky pro mzdové potřeby ŘD – řádná dovolená NV – náhradní volno N – nemoc NEPL.V. – neplacené volno OČR – ošetřování
3.
Účtový rozvrh
3.1. Na základě výše uvedených předpisů se sestavuje účtový rozvrh včetně analytických a podrozvahových účtů a je tištěn z programu Altus Vario k příslušnému roku.
4.
Dokladové řady
4.1. Přijaté faktury: • Faktury přijaté • Faktury přijaté - zálohy Finanční referent zapíše fakturu do knihy došlých faktur, zkontroluje náležitosti faktury a zajistí podpisy pro věcnou správnost a finanční kontrolu. U nákupů hmotného majetku a knih do knihovny opatří razítkem (vzor razítka příloha č. 1) a zašle kopie faktur referentu majetkové správy nebo zaměstnanci pověřeným vedením knihovny. Fakturu, která má všechny náležitosti, proplatí dodavateli. Věcná správnost (vzor razítka příloha č. 1) Přijal dne: příslušný přebírající nebo zodpovědný pracovník Schválil dne: zástupce daného pracovníka, který mu nákup předem odsouhlasil. Finanční kontrola (směrnice o finanční kontrole) 2 fáze předběžné finanční kontroly a průbežná finanční kontrola. Zaúčtování (vzor razítka příloha č. 1) - zaúčtuje hlavní účetní a kontroluje zástupce pro provoz a ekonomiku 4.2. Vystavené faktury: • Faktury vydané • Faktury vydané záloha Vystavuje finanční referent na základě podkladů ze smluv, dohod nebo objednávek.
3
Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________ Finanční kontrola (směrnice o finanční kontrole) 2 fáze předběžné finanční kontroly a průběžná finanční kontrola. Zaúčtování (vzor razítka příloha č. 1) - zaúčtuje hlavní účetní a kontroluje zástupce ředitelky pro provoz a ekonomiku 4.3. Pokladní doklady: pokladna Nové Město nad Metují pokladna FKSP pokladna Opočno Vyhotovuje finanční referent na základě smluv nebo faktur popř. pokladních stvrzenek vystavených příslušnými pracovníky daných pracovišť (seznam pracovišť je v příloze č. 2) Věcná správnost (vzor razítka příloha č. 1) Přijal dne: příslušný přebírající nebo zodpovědný pracovník Schválil dne: zástupce daného pracovníka, který mu nákup předem odsouhlasil. Finanční kontrola ( směrnice o finanční kontrole) 2 fáze předběžné finanční kontroly. Zaúčtování zaúčtuje finanční referent
5.
Číslování účetních dokladů a jejich vyhotovování
5.1. Přijaté faktury Přijaté faktury – záloha
od D1-2013-001 vzestupně od DZF-2013-001 vzestupně – neúčtuje se
5.2. Vydané faktury Vydané faktury - záloha
od 20131001 vzestupně od 20132001 vzestupně
5.3. Příjmové pokladní doklady NM Výdajové pokladní doklady NM Příjmové pokladní doklady FKSP Výdajové pokladní doklady FKSP Příjmové pokladní doklady Opočno Výdajové pokladní doklady Opočno
od od od od od od
5.4. Vnitřní účetní doklady
od VÚD-2013-001 vzestupně
PP1-2013-001 vzestupně PV1-2013-001 vzestupně PP2-2013-001 vzestupně PPV-2013-001 vzestupně PP3-2013-001 vzestupně PP3-2013-001 vzestupně
Podklady k Vnitřním účetním dokladům Vyúčtování mezd – program Vema Vyúčtování odpisů – program Datax Soupis pohybů majetku (zař. karty,vyřazovací protokoly, převodky) – program Datax Vyúčtování stravného - program Bonap Vyúčtování známek - vlastní Vyúčtování přísně zúčt. Doklady - vlastní Vyúčtování skladů – program Bonap Předpis za prádelnu - vlastní 4
Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________ Předpis za ubytování - vlastní Vyúčtování spotřeby energií - vlastní Produktivní práce – program Bonap, vlastní Předpis dovozného - vlastní Předpis za poškozený majetek - vlastní Vyúčtování pojistného plnění – příslušná pojišťovna Příděl dotace – Zřizovatel, poskytovatel dotace Finanční převody - vlastní Ostatní VÚD - vlastní 5.5. Banka
6.
KB BÚ KB FKSP KB EU
od B1-2013-001 vzestupně od B2-2013-001 vzestupně od B3-2013-001 vzestupně
Zaúčtování účetních dokladů
Všechny účetní doklady kromě pokladních dokladů zúčtovává hlavní účetní a schválení těchto dokladů provádí zástupce pro provoz a ekonomiku. Oba toto stvrdí svým podpisem na účtovacím předpisu (razítko příloha č. 1) 7.
Účetní výkazy
Jsou vyhotovovány v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., a následně vyhláškou 410/2009 Sb. Rozvaha Výsledovka Příloha 8.
Klíčování nákladů
8.1. Klíčování provozních nákladů U nákladů, které jsou společné pro více výkonů - dle poměru tříd v daných výkonech a 10% ŠJ a výdejna 8.2. Klíčování mzdových nákladů Dle poměru tříd v daných výkonech u provozních zaměstnanců. Dle skutečných úvazků u pedagogických zaměstnanců. 8.3. Klíčování provozních a mzdových nákladů v doplňkové činnosti Mzdové náklady - dle skutečně odpracovaných hodin pro doplňkovou činnost Provozní náklady na ubytování - dle kalkulace Provozní náklady na prádelnu - dle kalkulace
5
Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________ Provozní náklady na stravování - dle skutečných nákladů. Pokud by nebylo možno tyto náklady vyčíslit, je stanovena provozní režie ve školní jídelně ve výši ½ nákladů na potraviny.
9. Způsob oceňování Způsoby oceňování majetku jsou stanoveny v § 24 až 28 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví. Výrobky žáků jsou oceňovány ve výši skutečných nákladů na materiál + provozní režie + produktivní práce žáků.
10.
Účtování pořízení zásob
Dle Českého účetního standardu č. 707 Účtování způsobem A Potraviny do školní jídelny a na výuku, kde se vaří formou školního stravování Úklidové a čisticí prostředky Účtování způsobem B PHM Přímo do spotřeby bez zaúčtování na sklad materiálu Prací prostředky Materiál na opravy a udržování Kancelářský materiál Potraviny pro PrŠ a zájmovou činnost a odloučené pracoviště v Broumově
11.
Způsob rozpouštění odchylek od pořizovací ceny u zásob
Cenová odchylka u zásob je účtována do spotřeby na účet 501 spotřeba materiálu. Maximální možná odchylka je stanovena na 25.- Kč. Norma přirozených úbytků není stanovena.
12.
Časové rozlišení
Časové rozlišení se používá u předplatného a internetových domén (poměrem měsíců) a cyklického školení (počtem seminářů) Příspěvek žáků na materiál do výuky se časově nerozlišuje, protože je to nevýznamná položka.
6
Střední škola a Základní škola, Nové Město nad Metují ___________________________________________________________________________
13.
Dohadné položky
Dohadné položky za energie se zjišťují podle měřidel a provádí se výpočtem z posledních faktur za odběrné místo.
14.
Způsob úschovy a ukládání účetních dokladů
Archivace účetních dokladů je prováděna na základě směrnice o archivaci. 15. DPH Daň z přidané hodnoty se vede dle zákona č. 235/2004 Sb. a jeho dodatečných novelizací. Čtvrtletní přiznání k této dani podává hlavní účetní k Finančnímu úřadu v Náchodě.
16. Odpovědnosti Osoba odpovědná za účetní případ je příkazce operace. Osoba odpovědná za zaúčtování je hlavní účetní.
17. Účinnost Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dne 1. ledna 2013. Dnem účinnosti tohoto předpisu pozbývá platnosti Organizační směrnice č. 14/2009/SŘ, čj. SŠNM/1532/2009 ze dne 31.prosince 2009 a veškerá ustanovení dosavadních předpisů, která jsou s tímto předpisem v rozporu. V Novém Městě nad Metují dne 31.prosince 2012 PaedDr. Olga Talášková ředitelka školy
7
