Intern protocol ONGEOORLOOFD VERZUIM 16-/17 jarige en 18 tot 23 jarige studenten (de acties voor studenten in de leeftijd 18+ gelden ook voor 23+ met uitzondering van het melden bij het verzuimloket van DUO). Periode oktober 2013 t/m juli 2014. Dit protocol en andere nuttige up-to-date informatie kunt u vinden op de website www.waarwasje.nu Uitgangspunten: Het melden van ongeoorloofd verzuim bij het verzuimloket van DUO is een wettelijk verplichte taak. Onderwijs stelt kaders, grijpt in als de student hier van afwijkt en biedt zorg/ondersteuning bij het voorkomen van verzuim Situatie
Acties verzuimmedewerker
Aanvang les
1
Student (18-/18+)is ongeoorloofd afwezig
Optioneel: de verzuimmedewerker/ slber zoekt op verzuimdag telefonisch contact met student en wettelijk vertegenwoordiger. De reden van het verzuim wordt achterhaald en de consequenties worden medegedeeld. Het resultaat van het telefoongesprek wordt vastgelegd in WebUntis. De verzuimmedewerker informeert de docent/slber over het verzuim en de inhoud en resultaat van het telefoongesprek. N.B. In WebUntis blijft het ongeoorloofd verzuim ongewijzigd. De student dient bewijs
Acties docent/mentor/studieloopbaan-begeleider (d/m/s) Docent/mentor/slber constateert en registreert verzuim van student in WebUntis. Ieder uur verzuim wordt geregistreerd. (Indien WebUntis niet gebruikt kan worden, gebruikt men een alternatief registratiesysteem om op een later moment het verzuim alsnog in WebUntis in te voeren). Zodra de student op school aanwezig is, spreekt de docent/mentor/slber de student aan op het verzuim. De docent/mentor/slber achterhaalt de oorzaken en maakt afspraken met de student om het verzuim verder te voorkomen (aantekening in het dossier). De docent/mentor/slber houdt de hoeveelheid verzuimuren per verzuimende student in de gaten. Eventueel een huisbezoek van CBZ verzuimservice inzetten. *Indien de achterliggende problematiek dit noodzakelijk maakt stelt de docent/mentor/slber een
Acties studentenplein
*De loopbaanbegeleider/ de zorgcoördinator, ontvangt de aanmelding van de docent/mentor/ slber en nodigt de student en eventueel zijn wettelijk vertegenwoordigers uit. Afhankelijk van de problematiek kan de zorgcoördinator de student aanmelden voor bespreking zorgoverleg of ZAT (externe partners: STEK time4you, Bureau
aan te leveren om aan te tonen dat het verzuim geoorloofd was.
2
Situatie Het ongeoorloofd verzuim is opgelopen tot 8 uur (wel of niet aaneengesloten).
Acties verzuimmedewerker De verzuimmedewerker stuurt het overzicht van de ongeoorloofde verzuimuren naar de desbetreffende slber/mentor van de student. *Al naar gelang afgesproken in het onderwijsteam stuurt de verzuimmedewerker brief 1a en 1b of 1c standaard of in overleg met de slber/mentor naar de student en wettelijk vertegenwoordigers.
verwijsvraag op en meldt aan bij de loopbaanbegeleider en/of bij de zorgcoördinator. De docent/mentor/slber informeert de loopbaanbegeleider/de zorgcoördinator over de ontwikkelingen mbt het verzuim van de student en vice versa.
Jeugdzorg, leerplicht, Centrum Jeugd en Gezin, politie, GGD).
Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider De mentor/studieloopbaanbegeleider heeft het overzicht van het aantal verzuimuren van de student en heeft geconstateerd dat het verzuim is opgelopen tot 8 uur (wel of niet aaneengesloten). De mentor/studieloopbaanbegeleider spreekt de student en informeert de wettelijk vertegenwoordigers over het ongeoorloofde verzuim (middels brief*, persoonlijk, sms, telefoon etc). *Al naar gelang afgesproken in het onderwijsteam wordt de verzuimbrief standaard of in overleg met slbers verzonden.
Acties studentenplein
De docent/mentor/slber bespreekt de verzuimstaat, achterhaalt de oorzaken en maakt afspraken met de student om het verzuim te voorkomen. De afspraken worden vastgelegd en in het dossier van de student toegevoegd. * Indien de achterliggende problematiek dit noodzakelijk maakt stelt de docent/mentor/slber een verwijsvraag op en verwijst door naar de loopbaanbegeleider/de zorgcoördinator.
De student kan door de loopbaanbegeleider of de zorgcoördinator ook aangemeld worden bij het schoolloopbaanteam (slbt) voor intensieve begeleiding en/of langdurige schooloverstijgende monitoring.
Zie punt 1.
3A
3B
Situatie Student is 18Het ongeoorloofd verzuim bedraagt 16 uur (wel of niet aaneengesloten) in een periode van maximaal 4 weken.
Situatie Student is 18+ 1.Het verzuim houdt aan. De gedane inzet van de school leidt niet tot het gewenste resultaat. Het succesvol afronden van de opleiding komt in
Acties verzuimmedewerker De verzuimmedewerker houdt het aantal verzuimuren bij en heeft geconstateerd dat het verzuim tot 16 uur in een periode van 4 weken is opgelopen. (Een periode van vier opeenvolgende lesweken begint te tellen op de dag vanaf het eerste moment van afwezigheid van een student). De verzuimmedewerker stuurt het overzicht van de ongeoorloofde verzuimuren naar de desbetreffende slber/mentor van de student. Na 16 uur geconstateerd verzuim meldt de verzuimmedewerker uiterlijk binnen 5 werkdagen het verzuim van de student bij het verzuimloket van DUO. De meldingspagina op de site van DUO dient volledig ingevuld te worden. De docent/mentor/slber levert hiervoor de benodigde gegevens aan. De verzuimmedewerker informeert de slber/docent over de melding. Tevens stelt de verzuimmedewerker de student en de wettelijk vertegenwoordigers hiervan in kennis d.m.v. brief 2a en 2b. Kopie van de brief in het pedagogisch dossier.
Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider De docent/mentor/slber levert de benodigde gegevens voor de verzuimmelding bij DUO aan bij de verzuimmedewerker. De student en wettelijk vertegenwoordigers zijn middels brief 2a en 2b gevraagd contact op te nemen met de mentor/slber. De mentor/slber maakt een afspraak voor een gesprek met de student en diens wettelijk vertegenwoordigers, achterhaalt de oorzaken en maakt afspraken met de student om het verzuim te voorkomen. De afspraken worden vastgelegd en worden in het dossier van de student toegevoegd.
Acties verzuimmedewerker De verzuimmedewerker houdt het aantal verzuimuren bij. De verzuimmedewerker stuurt het overzicht van de ongeoorloofde verzuimuren naar de desbetreffende slber/mentor van de student. De verzuimmedewerker meldt het verzuim bij DUO indien hij/zij 1.de opdracht van de slber krijgt of 2. de student 1 week onafgebroken ongeoorloofd verzuimd heeft.
Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider 1.De docent/mentor/slber constateeert dat de gedane inzet van de school niet leidt tot het stoppen van ongeoorloofd verzuim bij de student en geeft de verzuimmedewerker de opdracht het verzuim te melden bij DUO. 2. Het ongeoorloofd verzuim duurt onafgebroken 1 week. De docent/mentor/slber levert de benodigde gegevens voor de verzuimmelding bij de verzuimmedewerker aan. De student en wettelijk vertegenwoordigers zijn middels brief 2c of 2d gevraagd om contact op te nemen met de mentor/slber. De mentor/slber maakt
De meldingspagina op de site van DUO dient volledig ingevuld te worden. De
Acties studentenplein *Zie punt 1.
*Indien de achterliggende problematiek dit noodzakelijk maakt stelt de docent/mentor/slber een verwijsvraag op en verwijst door naar de loopbaanbegeleider en/of de zorgcoördinator.
Acties studentenplein Zie punt 1.
het geding. 2. Of het ongeoorloofd duurt onafgebroken 1 week.
4A
Situatie Student is 18Het ongeoorloofd verzuim continueert ondanks de inspanning van de school en leerplicht/RMC. Het ongeoorloofd verzuim van 16 uur binnen 4 weken doet zich weer voor.
docent/mentor/slber levert hiervoor de benodigde gegevens aan. De verzuimmedewerker informeert de slber/docent over de melding. Tevens stelt de verzuimmedewerker de student en middels een kopie van de brief, de wettelijk vertegenwoordigers hiervan in kennis d.m.v. brief 2c of 2d. Kopie van de brief in het pedagogisch dossier.
Acties verzuimmedewerker De verzuimmedewerker meldt binnen 5 werkdagen het wederom geconstateerd ongeoorloofde verzuim van 16 uur in 4 weken bij het verzuimloket van DUO. (Dit herhaalt zich ieder opnieuw geconstateerd 16 uur verzuim in 4 weken). De verzuimmedewerker stuurt het overzicht van de ongeoorloofde verzuimuren naar de desbetreffende slber/mentor van de student. De meldingspagina op de site van DUO dient volledig ingevuld te worden. De docent/mentor/slber levert hiervoor de benodigde gegevens aan. De verzuimmedewerker informeert de slber/docent over de melding. Tevens ontvangen de student en de wettelijk vertegenwoordigers en uitnodiging voor een gesprek en brief 3a en 3b. Kopie van de brief in het pedagogisch dossier.
een afspraak met de student en achterhaalt de oorzaken en maakt afspraken met de student om het verzuim te voorkomen. De afspraken worden vastgelegd in het formulier gespreksverslag en worden in het dossier van de student toegevoegd. Indien de achterliggende problematiek dit noodzakelijk maakt stelt de docent/mentor/slber een verwijsvraag op en verwijst door naar de loopbaanbegeleider en/of de zorgcoördinator. Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider De docent/mentor/slber levert de benodigde gegevens voor de verzuimmelding aan bij de verzuimmedewerker. De student en wettelijk vertegenwoordigers zijn middels brief 3a en 3b uitgenodigd voor een gesprek met de docent/mentor/slber. De docent/mentor/slber achterhaalt de oorzaken en maakt afspraken met de student om het verzuim te voorkomen. De afspraken worden vastgelegd in het formulier gespreksverslag en worden in het dossier van de student toegevoegd. *Als de student nog niet aangemeld is bij de loopbaanbegeleider of de zorgcoördinator of het schoolloopbaanteam wordt dit nu standaard gedaan.
Acties studentenplein *Zie punt 1
4B
5A
Situatie 1.Student is 18+ Het ongeoorloofd verzuim continueert ondanks de inspanning van de school en leerplicht/RMC. Het ongeoorloofd verzuim is dermate hoog dat de student de opleiding niet meer succesvol kan afronden.
Acties verzuimmedewerker 1. en 2.Het ongeoorloofd verzuim wordt binnen 5 werkdagen gemeld bij het verzuimloket van DUO. De verzuimmedewerker stuurt het overzicht van de ongeoorloofde verzuimuren naar de desbetreffende slber/mentor van de student. De meldingspagina op de site van DUO dient volledig ingevuld te worden. De verzuimmedewerker informeert de slber/docent over de melding. Tevens krijgt de student en de wettelijk vertegenwoordigers een brief 3c met een aankondiging of intentie tot uitschrijving. Kopie van de brief in het pedagogisch dossier.
2. Of het onafgebroken verzuim continueert 4 weken onafgebroken. Bij 4 weken onafgebroken verzuim is de school wettelijk verplicht te melden via DUO)
De student van 18 jaar en ouder van niveau 1 en 2 ontvangt, binnen 3 dagen nadat 4 weken onafgebroken verzuim is geconstateerd, de verzuimbrief 3d waarin staat dat bij 4 weken onafgebroken verzuim de studiefinanciering omgezet wordt in een lening en dat de studiefinanciering stopgezet kan worden als de student niet naar school gaat. Zie voor verdere informatie de groene tekst onder dit protocol. (Voor niveau 3 en 4 geldt de prestatiebeurs).
Situatie Student is 18-. Ondanks alle inspanningen continueert het verzuim.
Acties verzuimmedewerker
Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider
Acties studentenplein Zie punt 1
De docent/mentor/slber levert de benodigde gegevens voor de verzuimmelding bij DUO aan bij de verzuimmedewerker of degene die meldt of meldt zelf. De student en wettelijk vertegenwoordigers zijn middels brief 2b uitgenodigd voor een gesprek met de docent/mentor/slber. De docent/mentor/slber achterhaalt de oorzaken en maakt afspraken met de student om het verzuim te voorkomen. Wanneer dit stadium gepasseerd is, worden er afspraken gemaakt over de vervolgstappen. De afspraken worden vastgelegd in het formulier gespreksverslag en worden in het dossier van de student toegevoegd. Als de student nog niet aangemeld is bij de loopbaanbegeleider of de zorgcoördinator of het schoolloopbaanteam wordt dit nu standaard gedaan.
Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider De student wordt aangemeld voor uitstroombegeleiding bij de loopbaanbegeleider. De student en de wettelijk vertegenwoordigers worden hierover geïnformeerd. Brief in dossier. De student kan niet uitgeschreven worden zonder overleg met leerplicht.
Acties studentenplein De student is aangemeld voor uitstroombegeleiding bij de loopbaanbegeleider. Deze inspanningsverplichting kan maximaal 8 weken duren.
5B
Situatie Student is 18+.. Ondanks alle inspanningen continueert het verzuim.
Acties verzuimmedewerker
Acties docent/mentor/studieloopbaanbegeleider De student wordt aangemeld voor uitstroombegeleiding bij de loopbaanbegeleider. De student en de wettelijk vertegenwoordigers worden hierover geïnformeerd. Brief in dossier. Bij 8 weken onafgebroken verzuim melding middels het MA-formulier bij DUO. Zie informatie hieronder.
Acties studentenplein De student is aangemeld voor uitstroombegeleiding. Deze inspanningsverplichting kan maximaal 8 weken duren.
Aanvulling 1 De maatregel melden van langdurig verzuim voor studenten van 18 t/m 22 jaar die een opleiding volgen op niveau 1 en 2 Betreft het een 18 t/m 22 jarige BOL-deelnemer niveau 1 en 2 die meer dan 4 weken achtereenvolgens verzuimd heeft, dan moet de opleiding, naast de melding die al gedaan is bij het verzuimloket, de student ook melden via een MA-formulier (= Melden Afwezigheid) van DUO. Door deze melding wordt de studietoelagegift omgezet in een lening. Deze melding dient na 8 weken, binnen 5 werkdagen plaats te vinden. Hoe te handelen: zie voor de procedure en nadere informatie de toelichting aan de achterkant van het formulier “Melding Afwezigheid scholier/student”. Het formulier kunt u vinden op de site: www.ib-groep.nl. Op de site klikt u op de knop Zakelijk, vervolgens links op BVE, vervolgens op Melden Afwezigheid, waar u het formulier kunt downloaden.
Aanvulling 2 BPV De BPV-uren worden geroosterd in Untis en staan hierdoor ook in WebUntis. De BPV-begeleider maakt de afspraak met het bedrijf/instelling waar de bpv uitgevoerd wordt, dat het ongeoorloofd verzuim gemeld wordt aan de daarvoor afgesproken medewerker (verzuimmedewerker, studieloopbaanbegeleider, bpvbegeleider).
