SISTEM INFORMASI ADMINSTRASI KEPENDUDUKAN RT/RW Studi Kasus: RW 24 Kel. Bojong Nangka 1
Bagus Mulyawan, Dedi Trisnawarman, Zyad Rusdi1 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Tarumanagara, Jakarta
Abstrak Dalam proses pelayanan kependudukan, terutama dilingkungan RT/RW masih banyak yang menggunakan proses manual. Permasalahan yang kerap terjadi pada proses manual adalah tidak efisiennya waktu yang digunakan untuk memproses pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip, kesulitan untuk mendapatkan laporan biodata penduduk yang cepat dan akurat dalam waktu yang singkat, dan rusaknya arsip kependudukan akibat tidak dirawat dengan baik. Masalah yang lain adalah masalah waktu bagi warga dan pengurus RT/RW untuk bertemu terutama di wilayah perkotaan. Solusi yang ditawarkan adalah membangun sistem informasi administrasi kependudukan berbasis web dan menerapkannya untuk proses administrasi kependudukan di lingkungan RT/RW. Metode yang digunakan adalah System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari empat tahap yaitu Planning, analysis, Design, Implementation. Tahap awal adalah planning/perencanaan yang berisi tujuan dan kelayakan sistem untuk dilanjutkan pada tahap analisis yang merupakan tahap untuk menganalisis kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk mendukung dalam pembuatan program berbasis web ini. Pada analisis kebutuhan meliputi hardware dan software yang digunakan. Tahap selanjutnya adalah tahap design/perancangan, tahap perancangan menggunakan Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) Level 0, Data Flow Diagram (DFD) Level 1, Entity Relationship Diagram (ERD), dan spesifikasi table, berikutnya tahap implementasi yaitu pengujian program menggunakan metode pengujian black-box testing dan white-box testing. Jenis luaran yang dihasilkan yaitu software Sistem Informasi Administrasi Kependudukan RT/RW. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang dibuat dapat digunakan untuk: pengolahan biodata penduduk dan surat adminstrasi kependudukan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang dirancang berbasis web sehingga dapat digunakan tidak tergantung waktu dan tempat. Hal ini memang ditujukan agar proses pembuatan surat yang dibutuhkan tidak mengharuskan warga bertemu dengan pengurus RT/RW. Kata Kunci: sistem informasi, web, kependudukan, RT/RW Abstract In the process of settlement services, especially within the RT / RW are still many who use a manual process. The problem that often occurs in a manual process is an inefficient use of time for service of process in the search population demographic data in the archive stacks, the difficulty to obtain biographical data of the population reports quickly and accurately in a short time, and the population as a result of damage to archives are not treated properly. Another problem is the issue of time for residents and RT / RW to meet, especially in urban areas. The suggested solution is to build a system of administration of web-based information and apply it to the process of administration in the RT / RW. The method used is the System Development Life Cycle (SDLC), which consists of four stages: Planning, Analysis, Design, 1
Implementation. The initial stage is the planning / plan that contains objectives and feasibility of the system to proceed to the analysis stage is the stage for analyzing the needs of whatever is needed to support the creation of this web-based program. In the analysis of the needs include hardware and software used. The next stage is the stage of design / drafting, design phase using the Context Diagram, Data Flow Diagrams (DFD) Level 0, Data Flow Diagrams (DFD) Level 1, Entity Relationship Diagram (ERD), and the specification table, the next phase of implementation of the testing program that uses black-box testing methods testing and white-box testing. Type of output generated ie Population Administration Information System software RT / RW. Population Administration Information System that is created can be used for: the processing of personal data and the resident population administrative letter. Population Administration Information System designed web-based so it can be used independent of time and place. This is intended to make the process of making the required letter does not require residents to meet with RT / RW. Keywords: information system, web,population, RT/RW 1. Pendahuluan Penduduk merupakan salah satu elemen penting dalam penyelenggaraan suatu negara. Di Indonesia, penduduknya terdiri dari berbagai macam suku,ras, etnis, dan agama yang tentu tidak sedikit jumlahnya. Jumlahnya pun tidak selalu sama setiap tahun, untuk mengetahui perubahan jumlah penduduk, maka dilakukan pendaftaran penduduk, di Indonesia dilakukan setiap 5 tahun sekali yang disebut juga dengan sensus penduduk. Perolehan data melalui sensus penduduk masih bersifat agregat (makro). Maka dari itu perlu dilakukan suatu pembaruan pada pendataaan biodata penduduk. Salah satu cara melakukan pembaruan pada pendaftaran biodata penduduk adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang sudah umum pada zaman modern seperti sekarang ini, yaitu pemanfaatan teknologi komputer. Teknologi komputer merupakan alat bantu pengolah data yang dapat diandalkan. Tidak hanya kecepatannya, melainkan juga ketepatan dan daya tahannya dalam melakukan pemrosesan data dalam jumlah yang besar, saat ini komputer telah menjadi teknologi pokok dalam pengolahan data dan penyajian informasi. Rukun Warga (RW) adalah pembagian wilayah di Indonesia di bawah dusun atau lingkungan. Rukun Warga bukanlah termasuk pembagian administrasi pemerintahan, dan pembentukannya adalah melalui musyawarah masyarakat setempat dalam rangka pelayanan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Desa atau Kelurahan. Kesibukan dan rutinitas masyarakat yang sangat tinggi mengharapkan pelayanan administrasi kependudukan yang cepat, tepat, dan efisien. RW 024 di Kelurahan Bojong Nangka saat ini melayani kebutuhankebutuhan masyarakat dimulai dari pengolahan biodata penduduk, pembuatan surat keterangan, pembayaran iuran, dan surat pengantar. Dalam proses pelayanan bagi masyarakatnya, RW 024 di Kelurahan Bojong Nangka masih menggunakan proses manual. Permasalahan yang kerap terjadi pada proses manual adalah tidak efisiennya waktu yang digunakan untuk memproses pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip, kesulitan untuk mendapatkan laporan biodata penduduk yang cepat dan akurat dalam waktu yang singkat, dan rusaknya arsip kependudukan akibat tidak dirawat dengan baik. Untuk itu perlu dirancang suatu sistem 2
informasi administrasi kependudukan agar pengolahan data lebih terorganisir sehingga proses pencatatan biodata penduduk lebih cepat dan tepat. Tujuan dari perancangan sistem informasi administrasi kependudukan adalah menyediakan sarana bagi RW 024 di Kelurahan Bojong Nangka yang mencakup surat keterangan, iuran masyarakat dan surat pengantar bagi masyarakatnya dengan lebih cepat, administrasi data lebih tertib, kerusakan dan kehilangan data dapat diminimalisir, dan dapat memaksimalkan kinerja petugas pelayanan kependudukan di RW 024 Kel. Bojong Nangka. Tahapan rancangan menggunakan metode System Development Life Cycle yang terdiri dari Perencanaan, analisis, perancangan , pengkodean , pengujian dan perawatan. 2.
Materi dan Metode
2.1. Metode Pengumpulan Data Data awal yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem diperoleh melalui : a. Observasi Observasi dilakukan untuk mendapatkan data maupun memahami masalah-masalah yang terjad berkaitan dengan pelayanan administrasi di lingkungan RW 024 Kel. Bojong Nangka. b. Wawancara. Wawancara dilakukan untuk memperoleh ketarangan maupun data-data yang diutuhkan dalam pengembangan sistem. Informasi yang digali sesuai dengan kebutuhan informasi untuk pengembangan sistem. c. Studi literatur Studi literatur dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari referensi-referensi , baik yang bersifat elektronik maupun yang yang bersifat tercetak seperti textbook, jurnal dan artikel-artikel yang berhubungan dengan permasalahan. Studi literatur dibutuhkan untuk memperolah data-data pendukung, metode, ataupun kasus-kasus sejenis. 2.2. Metode Pengembangan Sistem Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat yang dilakukan adalah membangun Sistem Aplikasi Kependudukan yang hasil akhirnya berupa produk aplikasi sistem informasi. Metodologi yang digunakan adalah metodologi pengembangan sistem informasi yaitu System Development Life Cycle (SDLC). Dalam SDLC terdapat beberapa tahap yang meliputi perencanaan, analisis, perancangan, pengkodean, pengujian, dan perawatan. Kegunaan dari SDLC tersebut dapat mengakomodasi beberapa kebutuhan yang berasal dari kebutuhan pengguna akhir (end user) dan juga perbaikan sejumlah masalah yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak.
3
Gambar 1. System Development Life Cycle (Shelly, 2011) Tahapan pengembangan sistem menggunakan metode System Developmet Life Cycle (SDLC) yang teridri atas: a. Tahap Perencanaan Pada tahap ini hal-hal yang dilakukan mancakup studi terhadap sistem yang sedang berjalan, inversigasi awal dan studi kelayakan. Pada tahap ini dilakukan wawancara kepada sekretaris RW, Sekretaris RT untuk mengidentifikasi masalah dan tujuan pembuat rancangan. Setelah mempelajari informasi, selanjutnya adalah memanfaatkan informasi yang diperoleh untuk kebutuhan program yang akan dirancang, menentukan input serta output dari program, data-data apa saja yang dibutuhkan dan desain tampilan program yang akan dirancang. b. Tahap Analisis Pada tahap analisis yang dilakukan mencakup mendefinisikan masalah, memahami sistem yang ada, menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai. Pada tahap ini akan dilakukan analisis awal serta analisis perangkat keras dan lunak. Tujuan dari tahap analisis adalah memahami sistem yang berjalan, dan mendefinisi permasalahan. c. Tahap Perancangan Dalam melakukan perancangan kegiatan yang dilakukan mencakup pembuatan Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) Level 0, Data Flow Diagram (DFD) Level 1, Entity Relationship Diagram (ERD), dan spesifikasi table . Data Flow Diagram (DFD) sebagai alat bantu perancangan. Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berkaitan di dalam sebuah sistem dengan menggunakan simbol.
4
d.
Implementasi Setelah melalui tahap perancangan, maka perlu dilakukan pengujian program. Tahap pengujian dilakukan untuk memperbaiki kesalahan yang masih ada untuk kemudian diperbaiki sehingga program dapat berjalan semaksimal mungkin sesuai dengan spesifikasi yang telah direncanakan sebelumnya. e. Maintenance Pada tahap ini hal yang dilakukan mencakup kegiatan pemeliharaan sistem, memantau kinerja sistem. 3. Hasil dan Pembahasan 3.1. Profil RW 024 Kel. Bojong Nangka RW 024 terletak di wilayah Kelurahan Bojongnagka Kecamatan Kelapa Dua, terdiri dari 9 RT dengan jumlah ± 450 Kepala Keluarga dengan mayoritas adalah pegawai di sektor formal (pegawai swasta dan pegawai negeri). Ketua RW RAHMAT SUBIYANTO
Ketua RT 01
Bendahara
Sekretaris
HARJITO
KHALIDI
Ketua RT
Ketua RT
Ketua RT
Ketua RT
Ketua RT
Ketua RT
Ketua RT
Ketua RT
02
03
24
05
06
07
08
09
Gambar 2. Struktur Organisasi RW 024 Kelurahan Bojong Nangka
5
3.2. Waktu dan Lokasi Kegiatan Penyelenggaraan kegiatan diadakan mulai bulan Juni – September 2011 Lokasi Kegiatan: Wilayah Mitra (Desa/Kecamatan) : Kelapa Dua Kabupaten/Koyta : Tangerang Propinsi : Banten Jarak Perguruan Tinggi ke lokasi mitra : 35 km
Gambar 3. Lokasi Kegiatan PKM (www.google.com/map)
3.3. Hasil Rancangan Sistem Informasi Kependudukan Context diagram merupakan hubungan sistem dengan ruang lingkup yang digambarkan dalam diagram arus data. Terdapat dua entitas luar yang memberi masukan yaitu RT dan penduduk serta empat entitas yang menerima keluaran yaitu RT, penduduk, RW dan keluruhanan.
6
Laporan Surat Keterangan
Grafik penduduk
Surat Iuran Biodata penduduk
RT Iuran penduduk
Laporan penduduk
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan RW 024 Bojong Nangka
RW
Laporan penduduk
Laporan Surat Pengantar
Surat pengantar
Surat keterangan
Permintaan Membuat Surat Keterangan
Kelurahan
Permintaan Membuat Surat pengantar
Penduduk
Gambar 4. Contect Diagram 3.4. Ruang Lingkup. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang dibuat dapat di gunakan untuk pengolahan data sebagai berikut: Pengolahan Biodata Penduduk. Pembuatan Surat Keterangan. Pembuatan Surat Pengantar. Administrasi iuran penduduk. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang dirancang berbasis web sehingga dapat digunakan tidak tergantung waktu dan tempat. Hal ini memang ditujukan agar proses pembuatan surat yang dibutuhkan oleh warga tidak harus bertemu dengan pengurus RT/RW. Ruang Lingkup Aplikasi yang dibuat berupa produk aplikasi bebasis web dengan fasilitas sebagai berikut: a. Menu Input Data Penduduk b. Menu Input Pembuatan Surat Keterangan c. Menu Input Pembuatan Surat Pengantar d. Menu Input Iuran RT
7
3.5. Antar Muka Sistem a. Halaman Utama
Gambar 5. Halaman Utama b. Menu Input Data Berikut ini contoh tampilan dari menu input untuk data kepala keluarga.
Gambar 6. Menu Input Data Kepala keluarga 8
c. Menu Output Beirkut ini contoh output berupa surat keterangan.
Gambar 7. Output Surat Keterangan 3.6. Pembahasan Pengembangan aplikasi sistem kependudukan pada tahap implementasi di RW 024 tahap awal dilakukan di RT 06/024 sebagai percontohan, dengan jumlah kepala keluarga sebanyak 52 KK. Pemilihan RT 06/RW 024 sebagai percontohan dikarenakan wilayah tersebut telah memiliki infrastruktur teknologi informasi yang dibutuhkan (Komputer dan printer) dimana hal tersebut merupakan kendala yang terjadi di wilayah RT yang lain.
4. Simpulan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan berbasis Web digunakan untuk menyediakan suatu sistem yang terkomputerisasi dan terorganisir yang lebih mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan data kartu keluarga, pembuatan surat keterangan, surat pengantar, dan iuran penduduk di wilayah RT024. Penerapan Sistem ini selain memudahkan proses pendataan penduduk, pencatatan biodata penduduk, dan pembuatan surat-surat, juga dapat menghemat waktu yang dibutuhkan dari mulai 9
memasukkan data-data sampai keluarnya hasil yang diinginkan, mengurangi resiko kesalahan pembuatan surat-surat dan pembuatan laporan serta memudahkan dalam mendapatkan informasi yang diperlukan. Kendala utama dalam menerapkan sistem tersebut adalah belum tersedianya infrastruktur teknologi informasi di setiap RT untuk memanfaatkan sistem tersebut. Selain itu perlu dilakukan kajian lebih lanjut penerimaan user terhadap teknologi informasi yang digunakan.
5. Daftar Pustaka 1.Jogiyanto, 2011 “Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis”, Penerbit Andi, Yogyakarta. 2. Shelly, Gary.B., Vermaat, Misty.E., 2011, “Discovery Computer 2011”, Course Technology. 3. Whiten, Jeffrey L;Bentley, Lonnie D, Ho, Thomas I.M., 1986, “Systems Analysis and Design Method”, Times Mirror/Mosby College Publishing, St. Louis. 4. https://www.google.co.id/maps/place/Bojong+Nangka,+Kelapa+Dua,+Tangerang,+Banten
10
