Rtrack-LVS – handleiding Inleiding In deze handleiding leest u hoe u aan de slag kunt met Rtrack-LVS, het leerlingvolgsysteem voor remedial teachers.
Installatie Rtrack-LVS is zeer eenvoudig te installeren. U downloadt het programma als automatische installatie van onze website. U ontvangt daarmee een bestand genaamd Rtrack-LVS_Setup.exe. Dubbelklik op dit bestand om de installatiewizard te starten. Doorloop de schermen – de standaardinstellingen zijn prima te gebruiken in vrijwel alle situaties. U kunt er tijdens de installatie voor kiezen een snelkoppeling aan het bureaublad toe te voegen. Wanneer u dat niet doet kunt u het programma ook vinden in het menu Start van Windows, in de map RTrack-LVS.
Hoofdstuk 1 – Voorbereiding In dit hoofdstuk gaan we Rtrack-LVS voorbereiden op het eerste gebruik. Dit houdt in dat we een administratie zullen aanmaken en de gegevens van de eigen instelling zullen toevoegen. Ook het toevoegen van medewerkers en het aanpassen en uitbreiden van de stamgegevens komen in dit eerste hoofdstuk aan bod. Stap 1 – Programma starten en een administratie aanmaken •
Start het programma door op het Rtrack-LVS icoon te dubbelklikken of door Rtrack-LVS via het menu Start → RTrack-LVS te starten.
Wanneer het programma start krijgt u het volgende scherm te zien:
In dit scherm kunt u een administratie selecteren om te openen. Ook kunt u hier een nieuwe administratie aanmaken. Wanneer u het programma voor het eerst start is het overzicht met bestaande administraties leeg. U kunt dan alleen een administratie aanmaken. Dit doet u als volgt: 1. Vul een naam voor uw administratie in bij Nieuwe administratie aanmaken. 2. Druk op de knop Aanmaken. Er zal een voortgangsscherm verschijnen terwijl de nieuwe administratie wordt aangemaakt. Wanneer dit is afgerond (dit kan enkele seconden tot een minuutje duren afhankelijk van de snelheid van uw computer) krijgt u het scherm waarin u algemene gegevens over uw eigen instellingen kunt invoeren. NB: De knop Naar backups opent de Windows bestandenverkenner die u naar de map met backups van uw administratie brengt. Wanneer uw administratie om wat voor reden dan ook niet meer opent
kunt u een backup terugplaatsen. In hoofdstuk 8 vind u onder het kopje Backups voor meer informatie.
Stap 2 – De algemene gegevens invoeren Zodra het aanmaken van de administratie is voltooid wordt het scherm met algemene gegevens getoond. Hier kunt u alle informatie over uw eigen instelling invoeren. Het is aan te raden dit direct te doen. De meeste gegevens die u hier kunt invoeren spreken voor zich. Hieronder lichten we enkele zaken kort toe: •
Komt het bezoekadres van de praktijk overeen met het postadres, plaats dan een vinkje bij Postadres is gelijk aan bezoekadres.
•
U kunt het logo van uw instelling toevoegen door te drukken op de knop Logo kiezen. Blader naar het bestand op uw harde schijf en druk op OK. Er worden momenteel .jpg, .gif en .png bestanden ondersteund. De afbeelding zal automatisch worden verkleind wanneer deze te groot is. Deze afbeelding zal onder meer op alle verslagen worden afgedrukt.
•
Bij voettekst formulieren kunt u de voettekst invoeren die onder elke pagina van een verslag zal worden afgedrukt. Hier kunt u bijvoorbeeld uw contactinformatie neerzetten.
•
Bij de gegevens voor de facturering kunt u een voorloopcode en een eerste factuurnummer kiezen. Beiden kunt u leeg laten om de eerste factuur het nummer 1 te geven. Met de voorloopcode kunt u elk factuurnummer vooraf laten gaan door een code naar keuze, bijvoorbeeld N2013- om de eerste factuur het nummer N2013-1 te geven. Wilt u de telling van de facturen naadloos op uw vorige administratie laten aansluiten, vul dan ook dit eerste nummer in, bijvoorbeeld 267. In combinatie met het vorige voorbeeld wordt uw eerste factuurnummer dan N2013-267. Wilt u opnieuw beginnen met de factuurtelling, vul dan gewoon het getal 1 in bij eerste nummer.
•
Een wachtwoord invoeren is verplicht en moet minimaal 6 karakters lang zijn. Onthoud dit wachtwoord goed. Het wachtwoord wordt gevraagd bij het openen van de administratie en om het programma te ontgrendelen wanneer u op de knop Vergrendelen heeft gedrukt.
•
Wanneer een bepaald veld voor u niet van toepassing is kunt u dit leeg laten. Als u een verplicht veld heeft leeg gelaten zal het programma u daarvan op de hoogte stellen en u vragen het alsnog in te vullen.
Wanneer u klaar bent met alle gegevens invullen klikt u op de knop Opslaan. De gegevens zullen dan worden opgeslagen in de database en het programma zal worden geopend. U kunt de eigen gegevens later wijzigen door te kiezen voor de menuoptie Gegevens → Eigen instelling. Ook kunt u daar voor uw administratie een nieuw wachtwoord kiezen. Stap 3 – Medewerkers toevoegen We raden u aan om na het invoeren van de eigen gegevens bij stap 2 ook direct de medewerkers toe te voegen. U opent dit scherm door in het menu te kiezen voor Gegevens → Eigen medewerkers. U zult zien dat er reeds een eerste voorbeeldmedewerker is ingevoerd. Dit komt doordat er altijd minimaal 1 medewerker aanwezig moet zijn in de administratie. We raden u aan om deze bestaande voorbeeldmedewerker te wijzigen, bijvoorbeeld door diens gegevens met uw eigen gegevens te vervangen. Dit wijzigen van de bestaande medewerker doet u als volgt:
1. Selecteer de medewerker in de lijst met medewerkers. Klik dan onderaan het scherm op het tabblad Wijzigen. De gegevens van de voorbeeldmedewerker worden nu in de invoervelden eronder geplaatst. Deze gegevens kunt u nu wijzigen. 2. Alle velden met een ster (*) achter de omschrijving moeten worden ingevuld. De adresgegevens van de medewerker zijn zoals u ziet dus optioneel, evenals de geboortedatum. 3. Wanneer u alle gegevens heeft aangepast klik u op de knop Wijzigen. De gegevens zullen dan in de database worden opgeslagen. De kans is groot dat u nog meer medewerkers zou willen toevoegen. Dit doet u op deze manier: 1. Klik op het tabblad Toevoegen. Alle velden zijn hier hetzelfde als bij het tabblad Wijzigen. 2. Vul alle gegevens van de medewerker in en klik op de knop Toevoegen. De medewerker zal dan aan de database worden toegevoegd. Stap 4 – Relaties toevoegen In een nieuw aangemaakte administratie zijn nog geen relaties aanwezig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan scholen waar u regelmatig leerlingen van behandelt. Een relatie toevoegen doet u eenvoudig in het menu Gegevens → Relaties. Er zal een nieuw scherm worden geopend waar links alle bestaande relaties worden getoond. Om een relatie toe te voegen klikt u onder de lijst op de knop Toevoegen. Voer de gegevens van de relatie in en druk op Toevoegen. De relatie zal direct in de lijst worden getoond. Klik in de lijst op de relatie om rechts alle gegevens te tonen. Ook kunnen de gegevens direct worden aangepast en uitgebreid. In het tabblad Algemeen voert u de algemene gegevens van de school in, in het tabblad Methodes kunt u gegevens over de methodes van een relatie invoeren en in het tabblad Leerlingen kunt u zien welke leerlingen aan deze relatie zijn gekoppeld. Druk na het wijzigen op de knop Opslaan om alles in de database op te slaan. Stap 5 – De stamgegevens inzien en wijzigen Om het werken met uw administratie te vereenvoudigen kunt u stamgegevens toevoegen. Zo is informatie over toetsen, DLE's, en standaardteksten eenmalig in te voeren en vervolgens makkelijk te gebruiken op andere plaatsen in het programma. We raden aan voor het programma in gebruik te nemen alvast de stamgegevens in te kijken. U kunt direct beginnen met gegevens toe te voegen en te wijzigen, maar uiteraard kan dit op elk gewenst moment tijdens het gebruik van het programma. U opent de stamgegevens door in het menu te kiezen voor Gegevens → Stamgegevens. Hieronder geven we u kort informatie over elk onderdeel van de stamgegevens. De stamgegevens zijn onderverdeeld in twee groepen. De eerste groep Algemeen bevat de tabbladen Relaties, Tarieven en Feestdagen. •
Relaties – hier kunt u relatietypen inzien en waar nodig verwijderen of toevoegen.
•
Tarieven – bij de tarieven kunt de gebruikte prijzen voor uw diensten invoeren. Er zijn reeds een aantal tarieven ingevoerd. Hiervan kunt u de tarieven wijzigen door de getallen bij tarief en btw te veranderen en daarna op de knop Opslaan te drukken. Ook kunt u een nieuwe tariefgroep toevoegen door de naam, het tarief en de BTW (in procenten) in te vullen en op de knop met de groene plus te drukken.
•
Feestdagen – vul bij feestdagen in wanneer uw praktijk is gesloten. We hebben de meest
voorkomende feestdagen alvast ingevuld. Deze informatie wordt onder meer gebruikt voor het efficiënt inplannen van afspraken en bij het tonen van informatie in de agenda. Bent u op bepaalde feestdagen gewoon geopend? Verwijder deze feestdagen dan door de feestdag in de lijst te selecteren en op de knop met het rode kruis te klikken. De tweede groep stamgegevens Begeleiding hebben allemaal direct te maken met de begeleiding van leerlingen. •
Probleemgebied – Voeg hier de probleemgebieden toe die u in uw praktijk behandelt. Vul de naam van het probleemgebied in en druk op de knop Toevoegen.
•
Probleembeeld – Koppel hier probleembeelden aan probleemgebieden. Selecteer rechtsboven een probleemgebied, vul de naam en de code van het probleembeeld in en druk op Toevoegen.
•
Les – Voer hier uw standaardlessen in voor probleembeelden. Kies rechtsboven eerst een probleemgebied, daarna een probleembeeld en de hieraan gekoppelde lessen zullen in de lijst worden weergegeven. Wijzig een les door de les in de lijst te selecteren en op de knop Wijzigen te drukken. Voeg een nieuwe les toe door op de knop Toevoegen te drukken. In beide gevallen zal een nieuw scherm worden geopend waar u de gegevens kunt toevoegen en wijzigen.
•
Techniek – Dit tabblad werkt nagenoeg hetzelfde als het vorige scherm Les. Ook hier kunt u technieken inladen door het gekoppelde probleemgebied en probleembeeld te selecteren. Hier kunt u ook wijzigen en toevoegen door op de gelijknamige knoppen te drukken.
•
Toets – Toetsen worden gekoppeld aan een probleemgebied. Selecteer daarom eerst het probleemgebied en voeg daarna een toets toe door de naam van de toets in te vullen en op de knop Toevoegen te drukken.
•
DLE – Wanneer u DLE's heeft aangekocht kunt u deze aan Rtrack toevoegen in dit scherm. Selecteer eerst rechtsboven een toets en voer daarna de DLE's voor deze toets in. De DLE's worden op een aantal plaatsen in het programma gebruikt en stellen u onder meer in staat om een voortgangsgrafiek aan te maken voor een leerling.
•
Onderzoeksvraag – De onderzoeksvragen kunnen alleen worden bekeken. Nieuwe onderzoeksvragen worden tijdens het gebruik van het programma – bij het aanmaken van een onderzoeksopbouw – automatisch aan de stamgegevens toegevoegd voor hergebruik. Zo kan er achteraf goed worden vergeleken tussen bepaalde onderzoeksmomenten.
•
Beoordelingen – Bij elke toets kan er ook een niet-cijfermatige beoordeling van het niveau worden gegeven. Hier kunt zelf deze beoordelingen toevoegen. Er zijn reeds een aantal beoordelingen voor u ingevoerd.
•
Niveaus – U kunt ook uw eigen niveaus toevoegen die aan een toets kunnen worden gekoppeld. In dit tabblad kunt u deze niveaus zelf toevoegen. Er zijn reeds een aantal niveaus voor u ingevoerd.
•
Teksten – In dit scherm kunt u standaardteksten invoeren die bij het aanmaken van verslagen daarna eenvoudig kunnen worden ingevoegd in de tekst. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken voor het aanmaken van beschrijvingen van toetsen en probleembeelden. Doordat u hier aangemaakte teksten later met de druk op een knop in uw verslag kunt invoegen bespaart u zich veel typewerk (en dus tijd).
De voorbereidingen zijn nu voltooid. U kunt het programma volledig in gebruik nemen.
Aanvullende informatie bij het gebruik van de administraties De administratie afsluiten en opnieuw openen U kunt het programma – en daarmee de administratie – afsluiten door in het menu te kiezen voor de optie Bestand → Afsluiten. Ook kunt u het gebruikelijke kruisje rechtsboven in het venster gebruiken waarmee Windows-programma's kunnen worden afgesloten. Wanneer u het programma opnieuw start kunt u inloggen op uw bestaande administratie door deze in de lijst met administraties te selecteren en op de knop Openen te drukken. Voordat de administratie wordt geopend moet u eerst het eerder gekozen wachtwoord invoeren en op Inloggen drukken. De administratie vergrendelen Wanneer u het programma niet wilt afsluiten, maar wel wilt zorgen dat niemand in uw afwezigheid het programma kan gebruiken kunt u het vergrendelen. U vergrendelt het programma door linksonder in het hoofdscherm op de knop Vergrendelen te drukken. Hetzelfde inlogscherm waarmee u ook de administratie opent zal worden getoond. De administratie ontgrendelen Voer het wachtwoord van de administratie in en druk op de knop Inloggen. U kunt dan met het programma verder gaan waar u was gebleven.
Hoofdstuk 2 – Leerlingen Nu alle voorbereidingen zijn afgerond kan de administratie in gebruik genomen worden. Het hoofdscherm van het programma bestaan uit enkele tabbladen, waarvan het tabblad Leerlingen het belangrijkst is. Hier zult u naar alle waarschijnlijkheid de meeste tijd in doorbrengen. Ook zijn er nog de tabbladen Facturen, Memo's en Agenda. Deze tabbladen zullen in hoofdstuk 4, 5 en 6 worden behandeld. Hoofdstuk 2 gaat in zijn geheel over het tabblad Leerlingen. LEERLINGEN TOEVOEGEN Waar het bij Rtrack-LVS natuurlijk om draait zijn de leerlingen. We zullen dus beginnen met het toevoegen van de eerste leerling. Dit doet u als volgt: 1. In het tabblad Leerlingen ziet u links onderaan de knop Leerling toevoegen. Druk op deze knop om een nieuw scherm te openen. 2. Het scherm dat wordt geopend hebben we zo eenvoudig mogelijk gehouden. Hier vult u het absolute minimum aan informatie in dat voor een leerling is vereist. Hierdoor kunt u wanneer u dat wilt eenvoudig en snel achter elkaar leerlingen toevoegen, om deze later van uitgebreidere informatie te voorzien. Vul in dit kleine scherm echter wel meteen alle informatie in! De informatie aan de linkerkant behoeft weinig uitleg. Aan de rechterkant is het echter wel belangrijk om het juiste type aan deze leerling toe te wijzen. U kunt hier kiezen voor: •
Volledig handelingsplan met lessen – dit is het meest uitgebreide type leerling waarop handelingsplannen, onderzoeken en toetsen allemaal van toepassing zijn.
•
Lessen zonder handelingsplan – Hierbij worden wel lessen en onderzoeken toegewezen, maar zonder dat er een handelingsplan voor wordt aangemaakt.
•
Eenmalige cursus – Bij een eenmalige cursus worden geen handelingsplannen, lessen en onderzoeken aangemaakt.
3. Druk op de knop Leerling opslaan om de leerling aan de database toe te voegen. Selecteer de leerling die u heeft aangemaakt in de lijst met leerlingen aan de linkerkant van het scherm. Wanneer u dit doet worden alle tabbladen van de geselecteerde leerling geladen. LEERLINGEN ZOEKEN OP TYPE OF NAAM Aan de linkerkant van het tabblad Leerlingen zijn diverse mogelijkheden om leerlingen op type te selecteren, maar er kan ook worden gezocht op naam. Tevens kan er onderscheid gemaakt worden tussen leerlingen die in het archief zijn geplaatst of nog in behandeling zijn. Administratie of actief: de bovenste keuzeoptie schakelt tussen leerlingen die actief zijn (administratie) en leerlingen die naar het archief zijn verplaatst (archief). Leerlingen selecteren: kies het type leerling om alle leerlingen van dat type in de lijst met leerlingen te tonen. Kies de leerling en klik op de naam om de gegevens van die leerling in te laden. Deze functie is zowel voor de actieve administratie als het archief beschikbaar.
Zoeken op naam: Voer (een deel van) voor- of achternaam van een leerling in en druk op de knop Zoeken. Alle leerlingen die met de zoekopdracht overeenkomen zullen worden getoond in het scherm met resultaten. Klik op de naam van de leerling om de gegevens van die leerling in te laden. Ook deze functie is zowel voor de actieve administratie als het archief beschikbaar. DE TABBLADEN VAN DE LEERLINGTYPES Wanneer u een leerling selecteert worden daarvoor automatisch alle beschikbare gegevens ingeladen. Afhankelijk van het type leerling dat u selecteert zijn dit verschillende tabbladen. Voor alle typen leerlingen worden de volgende tabbladen getoond: •
Algemeen – de algemene gegevens van de leerling.
•
Contact – hier kan communicatie over de leerling worden ondergebracht.
•
Memo's – memo's over de leerling kunnen hier worden ingezien, aangemaakt en verwijderd.
•
Documenten – hier kunt u documenten op uw harde schijf aan de leerling koppelen en openen.
•
Verwijderen – met dit tabblad u een leerling uit uw administratie verwijderen. Dit tabblad is niet actief wanneer de leerling zich in de gewone administratie bevindt, wel wanneer u de leerling in het archief bekijkt.
Voor leerlingtypes volledig handelingsplan en lessen zonder handelingsplan worden bovendien de volgende tabbladen getoond: •
Lessen – hier kunt u lessen voor de leerling inplannen en voorbereiden.
•
Toetsmomenten – toetsmomenten van de leerling kunnen hier worden toegevoegd en gewijzigd.
Voor leerlingtype volledig handelingsplan wordt tenslotte ook het volgende tabblad getoond: •
Handelingsplannen – hier maakt u handelingsplan(nen) voor de leerling aan.
TABBLAD: ALGEMEEN In het tabblad Algemeen kunt u alle algemene informatie over de leerling in- en aanvullen. Bij het aanmaken van de leerling worden enkele vereiste basisgegevens ingevuld, maar zoals u ziet kan er nog veel meer informatie over de leerling worden toegevoegd. De meeste velden in het tabblad Algemeen spreken voor de remedial teacher voor zich. Enkele zaken willen we hier nader toelichten. •
Wanneer een leerling is uitbehandeld vinkt u de optie Behandeling gestopt per: aan en kiest u eronder de datum waarop de leerling uitbehandeld is. Bij het opslaan wordt de leerling nu van de gewone administratie naar het archief verplaatst.
•
Het contacttarief heeft betrekking op de frequentie waarbij er terugkoppeling met de ouders of verzorgers plaatsvindt. De opties zijn eenmalig, maandelijks en wekelijks.
•
U kunt een foto toevoegen van een leerling door op de knop Foto toevoegen of openen te drukken. Wanneer u hier op klikt kunt u een foto toevoegen of vervangen door op de knop Openen... te drukken. Kies een foto op uw harde schijf, deze zal automatisch aan de
database worden toegevoegd. Druk op Sluiten om de foto te sluiten. Druk op de knop Opslaan linksonder in het scherm om alle gegevens in de database op te slaan. TABBLAD: CONTACT In het tabblad Contact kunt u alle communicatie toevoegen die over deze leerling met relaties heeft plaatsgevonden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan e-mails van en aan de ouders, maar ook gespreksverslagen kunnen worden ingevoerd. In het bovenste gedeelte van dit tabblad vindt u een overzicht van alle afspraken die tijdens gesprekken zijn gemaakt. Deze afspraken kunnen ook worden uitgeprint door op de knop Afspraken uitprinten te drukken. Linksonder kunt u uitgaande communicatie aanmaken, verzenden en opslaan. Ook kan hier een gespreksverslag worden toegevoegd. Tijdens het aanmaken kunt u kiezen voor afdrukken of per email verzenden. Ook verwijderen is mogelijk door op het rode kruis te drukken. Wanneer de communicatie een gespreksverslag betreft zullen eraan gekoppelde afspraken ook automatisch uit de afsprakenlijst verdwijnen. Rechtsonder kunt u de binnengekomen communicatie invoeren. Opgeslagen berichten kunt u ook bekijken. Ook deze berichten kunt u uit de lijst verwijderen door op het rode kruis te drukken. TABBLAD: MEMO'S In het tabblad Memo's van de leerling kunt u korte berichten over de leerling opslaan. Deze kunnen per medewerker worden bekeken in het tabblad Memo's van het hoofdscherm, dat in een van de volgende hoofdstukken aan bod komt. Voeg een memo toe door op de knop Memo aanmaken te klikken. Er zal een klein scherm worden geopend waar u de korte boodschap kunt typen. U kunt er ook een onderwerp typen en de medewerker kiezen waarvoor de memo bestemd is. Druk op de knop Opslaan om de memo op te slaan. Een memo verwijderen doet u door deze in de lijst te selecteren en op de knop Verwijderen te drukken. Er zal om een bevestiging worden gevraagd, wanneer op OK klikt zal de memo uit de lijst worden verwijderd. TABBLAD: DOCUMENTEN In het tabblad Documenten kunt u op eenvoudige wijze documenten op uw harde schijf koppelen aan een leerling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verslag, een mindmap, een gescand bestand of ander document. In principe kan elk type bestand hier worden toegevoegd. Voeg een bestand toe door op de knop Bestand kiezen te drukken. Kies een categorie en druk op de knop Toevoegen. Het bestand zal nu aan de lijst met gekoppelde bestanden worden toegevoegd. Open een gekoppeld bestand door het te selecteren in de lijst met bestanden en op de knop Openen te drukken. Het bestand zal nu worden geopend met het programma dat Windows aan dit type bestand heeft toegewezen. Een .doc-bestand zal bijvoorbeeld waarschijnlijk met Microsoft Word worden geopend.
Let op: het bestand zal niet aan de database worden toegevoegd, er wordt alleen een koppeling aangemaakt waardoor u het bestand snel kunt vinden en openen. U kunt het bestand dus niet van uw harde schijf verwijderen. Ook verplaatsen van het bestand zal de koppeling verbreken. TABBLAD: VERWIJDEREN In het tabblad Verwijderen kunt u een leerling uit de administratie verwijderen. Dit tabblad is alleen zichtbaar wanneer de leerling zich reeds in het archief bevindt, oftewel wanneer de leerling is uitbehandeld. Een leerling per ongeluk verwijderen is natuurlijk allerminst wenselijk. Daarom hebben we het verwijderproces opzettelijk wat omslachtig gemaakt. Om een leerling te verwijderen neemt u de code die wordt getoond over in het tekstvak. Daarna klikt u op Leerling verwijderen om de leerling definitief uit de administratie en database te verwijderen. Let op: dit is niet terug te draaien. Alle gegevens over de leerling worden verwijderd, inclusief lessen, handelingsplannen en toetsmomenten. TABBLAD: LESSEN In het tabblad Lessen kunt u lessen aanmaken en voorbereiden. Lessen aanmaken kan zowel handmatig als automatisch. Heeft een leerling ook een handelingsplan? Dan maakt u de lessen automatisch aan in het tabblad Handelingsplan. Meer informatie hierover vindt u onder het kopje Tabblad Handelingsplannen op de volgende bladzijde. Handmatig lessen toevoegen Wanneer een leerling geen handelingsplan heeft gekregen kunt u de lessen niet automatisch laten aanmaken. Dan maakt u lessen handmatig aan door op de knop Les(sen) toevoegen te drukken. Nadat u heeft gedrukt op de knop Les(sen) toevoegen zal een nieuw scherm worden geopend. In dit scherm kunt u lesdata samenstellen. Dat doet u door een startdatum te kiezen, evenals een medewerker en het aantal lessen. Ook duur en tijdstip kunt u alvast aangeven (dit kan later per les nog worden gewijzigd). Druk op de knop Aanmaken om de lessen in de tijdelijke lijst weer te geven. U kunt nu op dezelfde manier een tweede reeks lessen aanmaken en zelfs een derde of vierde. Let op: bij het lessen aanmaken wordt rekening gehouden met feestdagen zoals die zijn opgeslagen in de stamgegevens. Wanneer een les op een feestdag zou vallen wordt deze les niet aangemaakt. In de lijst met tijdelijke lessen kunt u lessen verwijderen door de les te selecteren in de lijst en op de knop met het kruisje te klikken. U kunt ook de hele lijst opschonen door op de knop Alles verwijderen te drukken. Bent u tevreden over de lijst met lessen? Druk dan op de knop Lessen opslaan en sluiten. De lessen worden dan in de database opgeslagen en zijn klaar om te worden aangepast en voorbereid. Lessen aanpassen en voorbereiden Wanneer u lessen heeft aangemaakt (handmatig of met een handelingsplan) kunt u die nu gaan aanpassen en voorbereiden. Wanneer u handmatig lessen heeft toegevoegd kunt u de lessen niet per handelingsplan selecteren maar worden ze direct in de lijst met lessen getoond. Heeft de leerling
wel een handelingsplan? Kies dan het handelingsplan in de lijst met handelingsplannen om de eraan gekoppelde lessen in te laden. Om de gegevens van een les weer te geven selecteert u die les in het lessenlijst. Alle gegevens die voor de les reeds zijn opgeslagen worden nu getoond in het onderste deel van het tabblad. Hier kunt u de gegevens zoals tijdstip, duur en medewerker aanpassen. U kunt hier echter ook direct het lesdoel, de doelstelling, de leerinhouden en het lesverloop invoeren. Het onderste deel van het tabblad Lessen bestaat uit de lesopbouw per les. Om een hier een onderdeel aan toe te voegen klikt u op het groene plusje. Er zal nu een regel worden toegevoegd met invoervelden die u direct kunt invullen. U kunt zo vaak op het groene kruisje drukken als u onderdelen voor de lesopbouw nodig heeft. U kunt een item verwijderen door het in de lijst te selecteren en op de knop met het rode kruis te drukken. TABBLAD: TOETSMOMENTEN Het tabblad Toetsmomenten is op het eerste gezicht sober uitgevoerd, maar herbergt wel de meest uitgebreide functionaliteit van het programma. Dit tabblad wordt namelijk gebruikt om alle toetsen, verslagen en scores vast te leggen. In het tabblad Toetsmomenten kunt u alleen de toetsmomenten aanmaken en openen, vanwege de complexiteit vindt het het invoeren en wijzigen van de gegevens in een nieuw scherm plaats. Om een nieuw toetsmoment aan te maken klikt u op de knop Nieuw toetsmoment. Er zal een klein venster worden geopend waar u alvast enkele gegevens moet invoeren. Er wordt automatisch een toetsnummer aangemaakt. U hoeft alleen maar de eerste toetsdatum, de huidige groep van de leerling, de medewerker en het probleemgebied te selecteren. Wanneer het toetsmoment een evaluatie betreft van een handelingsplan vinkt u tenslotte het bijbehorende keuzevakje aan. Vervolgens klikt u op de knop Toevoegen om het toetsmoment aan te maken. Let op: er kan per leerling maar 1 toetsmoment per maand worden aangemaakt. Wanneer u het toetsmoment heeft aangemaakt kunt u dit openen door het te selecteren in de lijst en op de knop Toetsmoment openen te drukken. Er zal een nieuw scherm verschijnen waar alle overige gegevens kunnen worden toegevoegd. Uitgebreide informatie over het scherm Toetsmoment en het aanmaken van toetsen en verslagen vindt u in het gelijknamige hoofdstuk 3. TABBLAD: HANDELINGSPLANNEN In het tabblad Handelingsplannen kunt u een of meerdere handelingsplannen aanmaken voor een leerling. Voeg een handelingsplan toe door linksboven op de knop met de groene plus te drukken. Er zullen diverse velden beschikbaar komen waar u alle informatie in kunt vullen. De tekstvelden bij Anamnese verkort en Inhoud zijn voor de remedial teacher natuurlijk bekend, enkele andere zaken zijn echter het toelichten waard. Er kunnen automatisch lessen aan een handelingsplan worden toegevoegd. Dat doet u door boven de optie Meteen lessen aanmaken voor dit handelingsplan te selecteren. Onder het kopje Dagen rechtsboven kunt u vervolgens de dag van de week, tijdstip en duur van de les invoeren. Ook startdatum en evaluatiedatum van het handelingsplan moeten zijn ingevuld, want hiermee wordt het aantal lessen berekend. Na het invullen van alle gegevens drukt u op de knop Opslaan. Het handelingsplan zal nu aan de database worden toegevoegd en als u die optie heeft aangevinkt zullen er ook automatisch lessen
worden aangemaakt. Let op: bij het lessen aanmaken wordt rekening gehouden met feestdagen zoals die zijn opgeslagen in de stamgegevens. Wanneer een les op een feestdag zou vallen wordt deze les niet aangemaakt. Om meer handelingsplannen toe te voegen kunt u wederom op de knop met het groene plusje drukken. Het getoonde handelingsplan kan ook worden verwijderd, daarvoor drukt u op de knop met het rode kruisje. Hoofdstuk 3 – Toetsmoment Het scherm Toetsmoment bevat 8 verschillende tabbladen die we in dit hoofdstuk in volgorde zullen bespreken. U kunt het toetsmoment op elk gewenst opslaan en sluiten door op de knop Opslaan en sluiten te klikken die op elk tabblad van het scherm wordt getoond. Tabblad Overzicht Dit tabblad gebruikt u om de algemene gegevens van het toetsmoment uit te breiden. De meeste gegevens spreken voor zich, we lichten er kort enkele zaken uit: •
Wanneer u heeft aangegeven dat het toetsmoment een evaluatie is kunt u het handelingsplan kiezen dat wordt geëvalueerd.
•
Wanneer het gehele toetsmoment is afgerond kunt u het geheel of gedeeltelijk afdrukken door rechts in het scherm de gewenste pagina's te selecteren en op Verslag opslaan of printen te drukken. U kunt het hele verslag selecteren door het bovenste vakje te selecteren, waardoor de anderen automatisch ook worden geselecteerd.
Tabblad 1a. Intakefase De intakefase is over dit tabblad en het volgende verdeeld. Op dit tabblad vult u gegevens in over Signalering, Probleemstelling, Vraagstelling, Schoolgeschiedenis en Eerder onderzoek. Tabblad 1b. Intakefase Dit tabblad is een vervolg op het vorige tabblad. Hier vult u gegevens in over Ontwikkelaspecten, Pedagogische aspecten en Medische aspecten. Tabblad 2. Strategiefase Op dit tabblad kunt u gegevens plaatsen over de strategiefase. U kunt kiezen uit het Glootmodel of het Analysemodel, waardoor de gebruikte kopjes automatisch zullen veranderen. Tabblad 3a. Onderzoeksfase Tijdens de onderzoeksfase kunt u het onderzoek opzetten. Hier vult u onderzoeksvragen en paragrafen in. Aan de paragrafen zullen in het volgende tabblad toetsen en scores worden gekoppeld. Onderzoeksvragen toevoegen Om een onderzoeksvraag toe te voegen kiest u bij Onderzoeksvraag voor een bestaande vraag, of typt u bij Of nieuw: zelf een nieuwe onderzoeksvraag die nog niet voorkomt in de lijst. Ook schrijft
u bij het tekstveld Gegevens over dit onderdeel de tekst die bij deze onderzoeksvraag moet worden getoond in het verslag. Rechts kunt u hiervoor standaard teksten kiezen om in te voegen met de knop << Invoegen. Deze teksten kunnen worden aangemaakt in de Stamgegevens. Daarna klikt u op de groene plus om de vraag toe te voegen aan de lijst onderaan het scherm. Een nieuw toegevoegde onderzoeksvraag wordt automatisch opgeslagen, zodat deze vanaf nu ook in de lijst met onderzoeksvragen beschikbaar is. Zo wordt consistentie in onderzoeksvragen gegarandeerd. Paragrafen toevoegen Om paragrafen toe te wijzen aan onderzoeksvragen kiest of typt u bij Paragraaf op dezelfde wijze als bij Onderzoeksvraag een paragraaf. Zorg wel dat erboven de juiste onderzoeksvraag is gekozen zodat de juiste koppeling wordt gemaakt. Ook nieuw aangemaakte paragrafen worden automatisch opgeslagen voor later gebruik. Voor de paragraaf schrijft u ook weer een omschrijving en ook hier kunt u gebruik maken van standaard teksten die worden ingevoegd. Onderzoeksvragen en paragrafen rangschikken U kunt toegevoegde paragrafen en onderzoeksvragen naar boven en beneden verplaatsen in het verslag door de onderzoeksvraag of paragraaf te selecteren in de lijst en op de pijltjes naar boven of naar beneden te drukken. Een onderzoeksvraag wordt blauw getoond in de lijst en een paragraaf is geel. De tekst van een onderzoeksvraag of paragraaf wijzigen Om de tekst van een paragraaf of onderzoeksvraag te wijzen selecteert u het te wijzigen onderdeel in de lijst onderaan het scherm – het overzicht van alle reeds ingevoerde onderzoeksvragen en paragrafen. Hiermee wordt de tekst ingeladen in het tekstveld erboven. Deze tekst kunt u nu aanpassen. Om de wijzigingen op te slaan klikt u op de knop Tekst opslaan. Tabblad 3b. Scores In dit tabblad kunt u toetsen en scores toevoegen aan paragrafen. Kies de juiste paragraaf in de lijst Bij paragraaf. Maak vervolgens een nieuwe toets aan door op de groene plus te klikken. Alle invoervelden zullen nu actief worden en kunnen worden ingevuld. Kies eerst een toets bij de lijst Toets. Staat de toets van uw keuze er niet bij, voeg deze dan eerst toe bij de stamgegevens. Nu kunt u alle andere velden gaan invullen. We hebben het u zo makkelijk mogelijk pogen te maken door de mogelijkheid te bieden automatisch DLE's in te laden. Voer daarvoor de Ruwe score in en druk op de knop DLE laden. Wanneer voor deze toets en ruwe score een DLE beschikbaar is wordt deze automatisch ingeladen. Ook zal dan automatisch het leerrendement worden uitgerekend. Wanneer de DLE niet beschikbaar is krijgt u hiervan een melding. De DLE's kunt u overigens zelf toevoegen in de stamgegevens. Wanneer er een DLE aan een opgeslagen toets is gekoppeld wordt deze ook in de DLE grafiek getoond. Wanneer u alle velden heeft ingevuld klikt u op de knop Toetsscore opslaan, de toets zal dan worden toegevoegd aan de database. Als u wilt kunt u nu meteen een nieuwe toets toevoegen, aan dezelfde of een nieuwe paragraaf, door opnieuw op de knop met het groene plusje te klikken. Om te bladeren in de toetsen gebruikt u de pijlknopjes. Kies daarvoor eerst bij Paragraaf de juiste paragraaf van de toets.
Tabblad 4a. Indicering In het tabblad indicering kunt u de indicering invoeren. Ook hier kunt u weer gebruik maken van standaard teksten uit de stamgegevens. Tabblad 4b. Advies In het tabblad Advies kunt u achtereenvolgens een toelichting en advies, een slotwoord en de bijlagen invoeren.
Hoofdstuk 4 – Facturen In het tabblad Facturen kunt u facturen aanmaken, bekijken en afdrukken. Onderaan het scherm ziet u een overzicht van alle reeds aangemaakte facturen. Klik een factuur aan om de gegevens ervan in de velden erboven te tonen. Als u het scherm voor de eerste keer opent zijn er uiteraard nog geen facturen aangemaakt. Helemaal bovenaan in het scherm kunt u de factuurperiode kiezen. Die staat automatisch ingevuld op het huidige jaar en de huidige maand. Links kunt u leerlingen selecteren waarvoor de factuur voor moet worden aangemaakt. U heeft hierbij de optie om alle leerlingen te tonen – zodat u voor elke willekeurige leerling een factuur kunt aanmaken – en om alleen de leerlingen te tonen met lesactiviteit in de geselecteerde maand. Facturen maken voor leerlingen met lesactiviteit Zorg dat de aan de linkerkant van het scherm de optie Leerlingen met activiteiten tonen is gekozen. De leerlingen die in de lijst eronder worden getoond hebben lesactiviteit gehad in de gekozen maand. Selecteer een leerling in de lijst en druk op Nieuwe factuur. Nu worden alle invoervelden actief gemaakt. Wanneer de factuur naar de school wordt gestuurd zijn die gegevens ingevuld. Wanneer de factuur naar de ouders van de leerling moet worden gestuurd zijn de adresgegevens van de ouders ingevuld. Dit kunt u uiteraard ook handmatig veranderen. Welke optie moet worden gebruikt – ouders of school – kan worden ingevuld bij het scherm Algemeen van de leerling. Druk op de knop Activiteiten inladen. De voor deze leerling geregistreerde lessen zullen automatisch worden ingeladen, een les per regel. U kunt ook zelf een extra factuurregel toevoegen door op de groene plus te drukken en de gegevens in te vullen. Hoe u deze gegevens invult of wijzigt leest u hieronder. Dit werkt namelijk hetzelfde als bij het handmatig aanmaken van een factuur. Om de factuur op te slaan drukt u op de knop Opslaan. De factuur zal nu onderaan in de lijst met facturen worden geplaatst en kan worden afgedrukt. De aan de zojuist aangemaakte factuur gekoppelde lessen zullen automatisch op gefactureerd worden gezet in de database, waardoor de leerling die deze lessen volgde ook niet meer in de lijst met leerlingen met activiteiten te zien is. Deze leerling verschijnt uiteraard nog wel gewoon in de lijst met alle leerlingen. Facturen maken zonder automatisch inladen van lesgegevens Wilt u een extra factuur maken, of een factuur voor een leerling die geen lessen heeft gevolgd maar bijvoorbeeld een eenmalige cursus? Dan kiest u links in het scherm voor Alle actieve leerlingen tonen. Nu worden alle leerlingen getoond in de lijst. Kies de leerling waarvoor u een factuur wilt aanmaken en klik op Nieuwe factuur. De knop Activiteiten inladen is nu grijs en kan niet worden
gebruikt. U kunt echter nog steeds zelf factuurregels toevoegen door op de knop met het groene plusje te drukken. Vervolgens kunt u zelf het aantal, de tariefgroep en het bedrag kiezen. Wanneer het een incidentele facturering betreft zonder eigen tariefgroep kunt u kiezen voor de optie Anders, namelijk... en bij Omschrijving zelf een korte omschrijving typen. Om een factuurregel te verwijderen gaat u met de muis in de regel staan die verwijderd moet worden en drukt u op de knop met het rode kruisje. Om de factuur op te slaan drukt u op de knop Opslaan. De factuur zal nu onderaan in de lijst met facturen worden geplaatst en kan worden afgedrukt. Facturen afdrukken Om een factuur te bekijken en af te drukken kiest u de factuur in de lijst met alle facturen en drukt u op de knop Factuur controleren en afdrukken. Er wordt een afdrukvoorbeeld geopend dat u direct kunt afdrukken. Herinneringen en Aanmaningen Wanneer een gefactureerde zich niet aan de door u gestelde betalingstermijn heeft kunt u een herinnering en/of een aanmaning sturen. Kies hiervoor de factuur in de lijst met facturen. De gegevens van de factuur zullen dan worden ingeladen. Klik rechtsboven de optie Herinnering aan en vul de Herinneringsdatum in. Wanneer u nu op de knop Factuur controleren en afdrukken. Drukt zult zien dat de factuur is veranderd in een herinnering. Voor een aanmaning geldt exact hetzelfde, hiertoe klikt u echter ook (of alleen) de optie Aanmaning aan. De originele factuur is altijd weer terug te halen door de opties Herinnering en Aanmaning weg te halen. Hoofdstuk 5 – Memo's In het tabblad Memo's kunt u ingevoerde memo's per medewerker bekijken. Selecteer de medewerker linksboven in beeld. De beschikbare memo's zullen worden ingeladen in de lijst Memo's. U kunt de gehele memo bekijken door de betreffende memo in de lijst te selecteren. Een memo kan ook verwijderd worden. Selecteer de memo in de lijst en klik op Verwijderen. De memo zal (na een bevestiging) worden verwijderd. U kunt hier geen nieuwe memo's toevoegen, dat gebeurt bij het gedeelte Memo's op het tabblad Leerlingen. Hoofdstuk 6 – Agenda In het tabblad Agenda kunt u voor elke medewerker de agenda inzien. Het tonen van toegevoegde lessen en afspraken Linksboven in het scherm kan de medewerker worden gekozen, eronder kan een datum worden geselecteerd. Zo kunt u bladeren door de agenda van de geselecteerde medewerker. Wanneer u een datum kiest worden alle voor die dag ingeplande afspraken getoond in de afsprakenlijst. Dit is ook waar u ook nieuwe afspraken kunt toevoegen. Tevens zullen de afspraken van de geselecteerde dag, samen met de afspraken op de andere dagen van die week, worden ingeladen aan de rechterkant van het scherm. Elke dag heeft hier zijn eigen
plek op het scherm gekregen zodat u meteen een goed overzicht krijgt van de betreffende week. Bij het veranderen van datum binnen dezelfde week zult u in de getoonde dagen aan de rechterkant niets zien veranderen, aangezien alle dagen van die week reeds worden weergegeven. Deze gegevens zullen pas veranderen wanneer u een dag selecteert die in een andere week valt. In de agenda worden automatisch de voor die dag ingeplande lessen getoond onder het kopje Lessen. Zo kunt u eenvoudig zien hoe druk een medewerker het op een bepaalde dag heeft en welke dagdelen nog vrij zijn om nieuwe afspraken in te plannen. Andere afspraken – die in dit tabblad handmatig zijn toegevoegd – worden getoond onder het kopje Overige afspraken. Het inplannen van extra afspraken Onder de afsprakenlijst kunt u zelf eenvoudig nieuwe afspraken toevoegen. •
Kies in de datumselectie de dag waaraan u de afspraak wilt toevoegen. De bestaande afspraken zullen worden ingeladen.
•
Vul de begin- en eindtijd van de afspraak in bij Van en Tot.
•
Vul een omschrijving van de afspraak in bij Omschrijving.
•
Voeg de afspraak toe door op het knopje met de groene plus te drukken.
Hoofdstuk 7 – Overzichten Rtrack-LVS kent ook een menu met enkele overzichten die makkelijk te bekijken en af te drukken zijn. Deze overzichten vindt u in het menu Overzichten. Momenteel staan de volgende overzichten tot uw beschikking: •
Adreslijst leerlingen – hier vindt u een direct af te drukken overzicht met adresgegevens van alle leerlingen in uw administratie. Zowel leerlingen uit de gewone administratie als het archief worden hierin getoond. U kunt de lijst afdrukken door op de knop Lijst afdrukken te klikken.
•
Adreslijst relaties – in de adreslijst relaties worden de adresgegevens van alle door u ingevoerde relaties weergegeven. Ook deze lijst kunt u afdrukken door op de knop Lijst afdrukken te klikken.
•
Uitbehandelde leerlingen – Hier vindt u een overzicht van alle leerlingen die zich reeds 5 jaar in het archief van de administratie bevinden. Deze leerlingen moeten worden verwijderd uit de administratie.
•
Verjaardagen leerlingen – Er is een apart overzicht waarin wordt getoond welke leerlingen binnenkort jarig zijn. Door regelmatig dit scherm in de gaten te houden zult u dus niet zo snel meer de verjaardag van een leerling vergeten! Deze lijst kunt u afdrukken of als PDF opslaan.
•
Techniekenoverzicht – In dit overzicht ziet u een lijst van alle technieken die er binnen uw praktijk worden gebruikt. Deze lijst kunt u afdrukken of als PDF opslaan.
•
Spelvormenoverzicht – In dit overzicht ziet u een lijst van alle spelvormen die er binnen uw praktijk worden gebruikt. Deze lijst kunt u afdrukken of als PDF opslaan.
Hoofdstuk 8 – Extra Verslagen, facturen en overzichten afdrukken Op elk moment dat u in Rtrack-LVS iets gaat afdrukken krijgt u te maken met hetzelfde afdrukscherm. Daarin ziet u niet alleen een voorbeeld van het document wat u gaat afdrukken, maar kunt u ook nog enkele andere opties selecteren die we hier kort zullen bespreken: •
U kunt in- en uitzoomen door onder Layout de selectie te veranderen naar 2, 4 of 8 pagina's die tegelijk worden getoond.
•
U kunt heen en weer scrollen met de scrollbar die rechts naast het document wordt getoond.
•
Wanneer u een paginanummering op de afgedrukte bladen wilt vermelden selecteert u die optie bij Nummering.
•
Met de knop PDF opslaan.. kunt u het bestand in plaats van af te drukken als een PDF op uw harde schijf opslaan. Dit is handig wanneer u het per e-mail wilt verzenden. Kies een locatie op uw harde schijf, een bestandsnaam en druk op Opslaan. Druk vervolgens op Annuleren om het afdrukscherm te sluiten.
•
Met de knop Print wordt het bestand afgedrukt met de standaardprinter van uw computer. Dit kan bijvoorbeeld ook de standaard netwerkprinter zijn wanneer u daarvan gebruik maakt.
Backups Elke keer dat Rtrack-LVS wordt geopend wordt de bestaande database weggeschreven als backup naar de harde schijf. In het openingscherm – daar waar u de administratie opent – vindt u ook een knop Naar backups. Wanneer u hierop klikt brengt de Windows bestandenverkenner u naar de map met automatisch aangemaakte backups. In geval van nood –wanneer uw administratie niet meer wil openen bijvoorbeeld – kunt u een backup terugplaatsen. Voor u een backup terugplaatst sluit u eerst Rtrack af. In de map met backups vindt u – mits u de administratie reeds enige malen heeft geopend en gesloten – per administratie een aantal backups. Deze hebben een extra extensie .01, .02 of .03 gekregen. De meest recente backup heeft de extensie .01. Wanneer u deze backup wilt terugzetten haalt u de extra extensie weg zodat de bestandsnaam
.db ontstaat. Deze kunt u twee mappen omhoog plaatsen in de map met administraties en daarbij het nieuwere bestand overschrijven. Nu kunt u Rtrack opnieuw starten om de administratie te openen.
