Risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen
auteur datum afdeling
Bas Bours/Suzan v Wezel
december 2014 Fpl & C
versie 0.4 status definitief bestandsnaam
Inhoudsopgave 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3
Inleiding 3 Risicomanagement 4 Wat is risicomanagement 4 Schematische weergave 5 Rollen, taken en verantwoordelijkheden 6 Kwantificeren van risico’s 7 Inventarisatie, prioritering en fasering 8 Informeren bestuur 8 De theorie over weerstandscapaciteit en voorzieningen 9 Weerstandscapaciteit 9 Voorzieningen 9 Normstelling voor de algemene reserve bij de GGD 10 Historie 10 Andere ontwikkelingen 10 Voorstel voor normering algemene reserve bij de GGD 10
2
1
Inleiding
Er zijn meerdere redenen om een nieuwe notitie risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen te schrijven en voor besluitvorming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. Inventariseren van risico’s, deze financieel kwantificeren en periodiek afzetten tegen de beschikbare weerstandscapaciteit is niet nieuw voor de GGD Gelderland-Zuid. Wel is er behoefte om risicomanagement op een andere manier gestalte te geven en om de normering voor de algemene reserve te herijken. De verschillende aanleidingen zijn hieronder opgesomd: In de financiële verordening staat dat het beleid ten aanzien van risico’s en weerstandsvermogen eens in de vier jaar zal worden herijkt. Vanwege de fusie van GGD’en is dit uitgesteld. De accountant van de GGD adviseert om de risico-inventarisatie meer dynamisch met breed draagvlak in de organisatie op te pakken waardoor het risicobewustzijn binnen de organisatie en van het lijnmanagement wordt versterkt. De manier waarop de GGD dit oppakt, wordt samen met de weergave van de genomen beheersmaatregelen verderop uiteengezet. Dynamisch risicomanagement betekent dat dit een continue proces zal zijn. De economische recessie en de fusie van de organisatie is recent aanleiding geweest voor het bestuur om de normering voor het weerstandsvermogen naar beneden bij te stellen. De adviesfunctie verbonden partijen, die in opdracht van de wethouders financiën uit regio Nijmegen specifiek is belast met beoordeling van financiële stukken van Gemeenschappelijke Regelingen heeft opdracht gekregen om voor alle verbonden partijen uit regio Nijmegen een kader te stellen voor weerstandsvermogen. Het risicomanagement wordt beschreven in hoofdstuk twee, in hoofdstuk drie wordt kort theorie over weerstandscapaciteit en voorzieningen beschreven en in hoofdstuk vier waardering van het weerstandsvermogen en het beleid voor aanvullen en afromen daarvan. hoofdstuk vijf worden voorstellen gedaan voor de normering van de algemene reserve bij GGD.
de de In de
3
2
Risicomanagement
In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de GGD Gelderland-Zuid verstaat onder risicomanagement en op welke manier zij daar invulling aan gaat geven.
2.1
Wat is risicomanagement
Een risico is de kans dat een gebeurtenis optreedt met een negatief gevolg voor de organisatie. Het bevat drie elementen: een kans op het optreden van een gebeurtenis; negatieve (financiële) gevolgen en; de GGD als organisatie voor wiens rekening de negatieve gevolgen komen. Risicomanagement is het proces van systematische analyse van de risico’s waaraan de organisatie bloot staat. Daarbij hoort dat voorgenomen of gerealiseerde beheersmaatregelen in beeld worden gebracht. Dit geeft anderen inzicht in de mate waarin de organisatie aandacht geeft en in staat is om risico’s te beheersen. Het is een continu proces. Deels omdat de actualiteit van de veranderende maatschappij dit van de organisatie vraagt, deels omdat het is verbonden met governance. Het beoogt een organisatie gecontroleerd te sturen. Het gaat over het borgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden. Als een organisatie groeit in zijn ontwikkelingen op het gebied van risicomanagement, dan kan dat worden ingezet om het beleid en de uitvoering van de organisatie te verbeteren. Het resultaat is dan een continue verbetering van de organisatie. Risicomanagement is een belangrijk aspect van de bedrijfsvoering om de continuïteit van de primaire processen te kunnen borgen en te verbeteren. Actualisatie en inventarisatie van risico’s en het weergeven van de voorgenomen of gerealiseerde beheersmaatregelen stelt het toezichthoudend orgaan (het bestuur) in staat om te sturen en toezicht te houden op basis van periodieke rapportages. Om deze reden wordt het onderwerp ingebed in de planning & control cyclus en wordt een actieve houding verwacht van afdelingshoofden, medewerkers en directie. Het gaat om risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) primaire processen en de bedrijfsvoering en het raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Om een indruk te geven in welke mate de organisatie in staat is om risico’s te kunnen opvangen zonder daarbij te moeten ingrijpen in de processen van de organisatie wordt het totaal van de risico’s afgezet de risico’s in euro’s uitgedrukt en afgezet voor de risico’s een financieel gevolg weergegeven en dat wordt gewogen met een kansfactor verwachtingswaarde in euro’s weergegeven en de kans op optrede Gekwantificeerde inschattingen worden afgezet tegen het beschikbare weerstandsvermogen. Daarmee wordt een indruk gegeven in welke mate de organisatie in staat is om risico’s te kunnen opvangen zonder daarbij in te grijpen in de processen van de organisatie.
4
2.2
Schematische weergave
De geïnventariseerde risico’s binnen de organisatie worden verdeeld over de volgende categoriën. Risico categorie
Toelichting
A
Nieuwe wet- en regelgeving en politiek bestuurlijke risico’s
B
Maatschappelijke risico’s
Aantasting van de vermogenspositie van de organisatie door claims van derden als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving en aantasting van de vermogenspositie als gevolg van nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving, bestuurlijke wensen en/of conflicterend beleid bij gemeenten. Schade als gevolg van het niet voldoen aan door de maatschappij gestelde verwachtingen en aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van negatieve publiciteit. Aantasting van de vermogenspositie vanwege bijstellingen in de inkomsten die pas met vertraging in kostenreductie kan worden omgezet of kan worden gecompenseerd met andere inkomsten. Beschadiging of verlies van goederen of installaties of schade vanwege onrechtmatig of onbevoegd handelen, achterblijvende organisatieontwikkeling, niet integer handelen van medewerkers.
C
Economische risico’s
D
Middelen, organisatie, medewerkers en efficiëncy
Beheersmaatregelen
Vermijden Verminderen Overdragen Accepteren
Tabel 1 De hierboven genoemde beheersmaatregelen worden als volgt nader geduid: Vermijden: Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt het risico vermeden doordat de kans van optreden tot nul wordt gereduceerd. Verminderen: Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd. Overdragen: De uitvoering van risicovol beleid wordt overgedragen aan een derde partij of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. Accepteren: Acceptatie van een risico is soms nodig omdat het onvermijdbaar is, niet kan worden verminderd of overgedragen tegen acceptabele kosten.
5
2.3
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
De rollen en taken in het kader van risicomanagement zijn als volgt verdeeld. Actor
Rol
Acties en besluiten
Algemeen Bestuur
Sturen en toezicht houden
Dagelijks Bestuur
Sturen en toezicht
Directie en afdelingshoofden
Sturen en verantwoorden
Afdelingshoofden en medewerkers
Beheersen en signaleren
Control/financiën
Beheersen, toezicht houden, agenderen
Vaststellen methodiek risicomanagement Hoogte weerstandsvermogen vaststellen Beoordelen rapportages en adviezen Toezien op implementatie risicomanagement Sturen op verantwoording van risico’s Implementeren risicomanagement Opdracht tot kwantificering risico’s Hanteren risicomanagement als rapportage instrument Maatregelen nemen voor het beheersen van de risico’s en hierover actieve terugkoppeling laten organiseren Implementeren beheersmaatregelen Kwantificering risico’s Rapportage over ontwikkeling risico’s Bouwstenen aandragen voor in beeld brengen risico’s In beeld brengen consequenties op financiële positie Rapportage over ontwikkeling risico’s en de genomen beheersmaatregelen Bijdrage leveren aan risico analyse en de financiële vertaling daarvan Periodieke samenvattende rapportages samenstellen In beeld brengen consequenties op financiële positie Bijstellen methodiek/ tool voor risicomanagement
Instrumentarium
Vierjaarlijkse notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen Periodiek de rapportage inventarisatie risico’s en beheersmaatregelen beoordelen Periodiek de rapportage inventarisatie risico’s en beheersmaatregelen beoordelen Managementgesprekken Periodieke voortgangsrapportages Risicobewustzijn waarderen en actief communiceren over prioritering en fasering van te nemen beheersmaatregelen
Risicobewustzijn waarderen en actief communiceren over genomen beheersmaatregelen
Risico’s agenderen voor budgetgesprekken
Tabel 2 Beslispunt: Vaststellen van de rollen en taken van de actoren in het kader van risicomanagement
6
2.4
Kwantificeren van risico’s
Het kwantificeren van risico’s is geen exacte wetenschap. Het gaat om zo goed als mogelijk onderbouwde inschattingen en om transparante weergave van beheersmaatregelen. Datzelfde geldt uiteraard ook voor onderstaande rangschikking en classificatie. Er zijn meerdere methodes voor het kwantificeren van risico’s. De GGD kiest voor een methode waarbij de afzonderlijke risico’s worden gekwantificeerd en geeft daarbij een inschatting van de kans dat dit risico zich voordoet. Het voordeel van deze methode is dat risico’s afzonderlijk in beeld worden gebracht en daarmee ook de te treffen of de genomen beheersmaatregelen inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Deze manier van werken is transparant en biedt gelegenheid aan de werkorganisatie en aan het bestuur om invulling te geven aan hun rol. Daarnaast biedt deze methode de gelegenheid om in tijd gezien te monitoren of de organisatie groeit in het samenhangend sturen en beheersen. De GGD hanteert voor het kwantificeren van risico’s een ondergrens van € 10.000,-. Risico’s onder deze financiële grens worden intern wel benoemd maar worden verder niet nader gekwantificeerd en opgenomen in periodieke rapportages. Risico’s worden nader gerangschikt en gewogen volgens onderstaande classificaties: Kansklasse
Norm
Richtlijn
1
Zeer laag
Kans op optreden is < 20%
Kansfactor 0,2
2
Laag
op optreden ligt tussen 20% en
0,4
3
Gemiddeld
op optreden ligt tussen 40% en
0,6
4
Hoog
op optreden ligt tussen 60% en
0,8
5
Zeer hoog
Kans 40% Kans 60% Kans 80% Kans
op optreden is > 80%
1,0
Tabel 3 Financiële gevolgen klasse A B C D E Sp
Norm >€10.000 en < €50.000 >€50.000 en < €100.000 >€100.000 en < €200.000 >€200.000 en < €500.000 >€500.000
Gevolg Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg
Verwachtingswaarde € 30.000 € 75.000 € 150.000
Groot gevolg Zeer groot gevolg
€ 350.000 € 700.000 Specifiek becijferd risico
Tabel 4 De benodigde financiële middelen voor een risico = kansfactor x verwachtingswaarde van het risico. Als de financiële gevolgen bekend zijn of specifiek zijn in te schatten, wordt het specifiek becijferd bedrag weergegeven als verwachtingswaarde. Beslispunten; Risico’s worden meestal gekwantificeerd volgens een methode met genormeerde bedragen tot een verwachtingswaarde volgens tabel 4. Als financiële gevolgen bekend zijn of specifiek zijn in te schatten, wordt het specifieke bedrag weergegeven als verwachtingswaarde. De verwachtingswaarde van risico’s volgens tabel 4, wordt voorts gewogen met kans factoren volgens tabel 3. Risico’s onder de grens van € 10.000,- worden niet gerapporteerd.
7
2.5
Inventarisatie, prioritering en fasering
Voor de implementatie van een goed in de organisatie verankerde werkwijze voor identificatie, signalering en borging van risico’s én een actieve houding voor het nemen van beheersmaatregelen zijn gesprekken gevoerd met lijnmanagers, projectleiders en (beleids)medewerkers. De gesignaleerde risico’s zijn vervolgens gerangschikt naar de indeling zoals hiervoor geschetst en de genomen algemene of specifieke beheersmaatregelen zijn beschreven. Afspraken wie als eigenaar voor een risico zal optreden om verder vorm te geven aan de te nemen beheersmaatregelen zijn gemaakt. Periodiek worden de risico’s met de “eigenaar” besproken. De directie bepaalt de prioriteit en fasering. Eén keer per jaar worden de ondernomen of geplande beheersmaatregelen voor alle geïdentificeerde risico’s door de “eigenaren” herijkt, geclassificeerd en gekwantificeerd. Financiën en control ondersteunt daarbij, agendeert en verzorgt de verslaglegging van het totaal aan het bestuur. 2.6
Informeren bestuur
De GGD stelt voor om een compleet overzicht van de risico-inventarisatie en de voorgestelde beheersmaatregelen één keer per vier jaar te bespreken met het Algemeen Bestuur. Daartoe wordt een compleet overzicht van de risico’s en de genomen of geplande beheersmaatregelen aan het bestuur voorgelegd. In de tussenliggende periode wordt een samenvatting van de risicoinventarisatie opgenomen in de begroting en de jaarrekening. Bij het uitbrengen van een financiële rapportage (begroting, jaarrekening en twee maal per jaar tussentijdse cijfers) worden nieuwe of verdwenen risico’s als mutatie gemeld. Als daar aanleiding voor is, wordt de frequentie daarop aangepast. Beslispunten: Het complete overzicht van de risico-inventarisatie en de voorgestelde beheersmaatregelen één keer per vier jaar te bespreken met het Algemeen Bestuur.. In de tussenliggende periode een samenvatting van de risico-inventarisatie op te nemen in de begroting en de jaarrekening. Bij het uitbrengen van de financiële rapportages (begroting, jaarrekening en de tussentijdse cijfers) nieuwe of verdwenen risico’s als mutatie te melden. De frequentie van rapporteren aan te passen als daartoe aanleiding is.
8
3 3.1
De theorie over weerstandscapaciteit en voorzieningen Weerstandscapaciteit
Onder weerstandscapaciteit verstaat het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) de middelen en mogelijkheden waarover een organisatie kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Dit zijn: De algemene reserve en de reserves waaraan een bestemming gegeven is die (nog) kan worden gewijzigd. De in de begroting opgenomen ramingen voor de onvoorziene uitgaven (voor zover hier nog geen bestemming aan gegeven is). De stille reserves, voor zover deze op korte termijn materieel te maken zijn. Reserves, waarvan de omvang of het bestaan niet uit de balans blijkt, noemen we stille reserves. Het verschil tussen de waarde van activa in het economisch verkeer (verkoopwaarde) en de boekwaarde op de balans zou meegenomen kunnen worden in de berekening van de weerstandscapaciteit. De GGD heeft activa waarbij er sprake is van stille reserves Verwacht wordt dat de GGD alleen beschikt over algemene reserves en over de post voor onvoorzien als weerstandscapaciteit. 3.2
Voorzieningen
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) geeft voorschriften en richtlijnen voor het treffen van voorzieningen. Voorzieningen zijn in beginsel niet vrij besteedbaar voor tegenvallers en worden daarom niet meegerekend bij het weerstandsvermogen.
9
4 4.1
Normstelling voor de algemene reserve bij de GGD Historie
De normstelling voor een algemene reserve bij de GGD regio Nijmegen is de laatste jaren een paar keer veranderd. Tot en met 2010 was de norm gebaseerd op normstellingen door banken. De norm was 8% van de omzet uniforme taken en 20% van de omzet overige taken. Vanaf medio 2011 werd dit op basis van een advies van Deloitte aangepast naar 5% en 12,5% van de omzet voor uniforme respectievelijk overige taken. Omdat deze norm niet haalbaar was voor GGD Rivierenland en gemeenten eenzelfde inbrengwaarde wilden realiseren, werd ter voorbereiding op de fusie met GGD Rivierenland besloten om de norm op € 2,50 per inwoner als startwaarde voor de GGD Gelderland-Zuid te stellen. 4.2
Andere ontwikkelingen
De adviesfunctie verbonden partijen regio Nijmegen heeft een voorstel ontwikkeld als kader voor een algemene reserve voor alle verbonden partijen waarin gemeenten uit regio Nijmegen participeren. Dit kader stelt voor om: Bij GR’s een weerstandsreserve aan te houden voor bedrijfsvoeringsrisico’s. Dat gemeenten aan zet zijn voor politiek bestuurlijke risico’s. Dat GR’s de risico’s in beeld brengen en deze indelen naar risico’s met betrekking tot bedrijfsvoering en politiek bestuurlijke risico’s. Dat deelnemende gemeenten naar rato van hun aandeel in de GR een risicomelding opnemen in hun paragraaf verbonden partijen en naar rato van hun aandeel (dit is bij de GGD het inwonertal) de risico’s opnemen in hun paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Voor GR’s is het toegestaan om een algemene reserve te vormen om voor- en nadelen in de bedrijfsvoering af te dekken. Het minimum van de reserve is nihil en het maximum wordt bepaald aan de hand van de volgende variabelen. o € 1.000,- per medewerker; o 0,5% van opgenomen gelden in verband met renterisico’s; o 1% van de totale uitgaven; o 3% van de inkomsten niet zijnde inwonerbijdrage en factuurbijdrage uniforme taken* Resultaten op basis van de jaarrekening worden gedoteerd of onttrokken aan de algemene reserve Als de algemene reserve lager wordt dan nihil én niet binnen de scope van de meerjarencyclus op niveau gebracht kan worden binnen de eigen begroting, storten gemeenten bij tot nihil. Als de reserve boven het maximum uitkomt, wordt het meerdere aan gemeenten uitgekeerd. Door de adviesfunctie werd vooraf advies gevraagd bij Ernst & Young en Deloitte en beiden accountantskantoren adviseerden om vooraf duidelijke afspraken te maken over definities van de verschillende uitgangspunten in het geschetste kader. De adviesfunctie besloot om dit niet uit te werken en om te volstaan met algemene definities en om voorts naar bevind van zaken te reageren. *In het voorstel van de adviesfunctie staat dit anders geformuleerd. Navraag leert dat 3% wordt bedoeld over alle omzet die niet voortkomt uit uniforme taken.
4.3
Voorstel voor normering algemene reserve bij de GGD
Voorgesteld wordt om de normering zoals verwoord door de adviesfunctie over te nemen.
10
