Risicobewust inspelen op veranderingen in de onderwijssector

Whitepaper

Risicobewust inspelen op veranderingen in de onderwijssector Uw risico’s het hoofd bieden Hoe succesvol is uw instelling in het realiseren van een gezonde bedrijfsvoering, financieel en operationeel? Die vraag wordt van steeds groter belang. Diverse bezuinigingen en aanpassingen zetten de bedrijfsvoering van onderwijsinstellingen in Nederland meer en meer onder druk. Ook u zult de beperkte mensen en middelen efficiënt in moeten zetten om voor de korte en lange termijn uw eigen doelstellingen overeind te houden. Aon helpt u hierbij op weg. Goed voorbereid zijn begint bij een duidelijke analyse van de risico’s die op u afkomen. Daarom lichten we de belangrijkste actuele ontwikkelingen en maatregelen toe die in het hedendaagse onderwijs spelen. Op basis hiervan bieden we een handreiking om risico’s voor uw instelling meetbaar en concreet te maken. Zodat u met het oog op de toekomst keuzes kunt maken om risico’s het hoofd te bieden.

Inhoud: 1 Inleiding en doelstelling 2 Ontwikkelingen in het onderwijs

Maart 2012

3 Conclusie en aanbevelingen

3 4 13

1

Inleiding

“What sculpture is to a block of marble, education is to a human soul.” Joseph Addison - Engels politicus, schrijver en dichter (1672-1719)

Goed en innovatief onderwijs is een hoofdzaak. Voor een sterke Nederlandse kenniseconomie, maar ook voor een samenleving waarin iedereen een eigen plek kan vinden. Tegelijkertijd staat het onderwijs juist nu onder druk door bezuinigingen op de bekostiging, wijzigingen in weten regelgeving, maar ook onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen. Daar komen dan ook nog de veranderingen bij op het gebied van personele lasten. Ook uw instelling heeft of krijgt te maken met deze opeenstapeling van uitdagingen.

Vraagstelling Het mag duidelijk zijn dat voortdurende (gedwongen) aanpassingen in de bedrijfsvoering of financiering veel vragen van het onderwijs, en van de verantwoordelijke bestuurders en uitvoerders. Ongetwijfeld staat u hierin voor afwegingen die mensen en middelen raken. Dat vraagt doelgerichtheid en creativiteit, de nodige expertise om financieel en operationeel bij te sturen en zo ‘in control’ te zijn en te blijven. De vraagstelling van deze whitepaper is daarom:

Hoe kunt u actief financiële en/of operationele tegenvallers inschatten en beperken? Om deze vraag te beantwoorden is het om te beginnen nodig een goed beeld te hebben van wat er op u afkomt. De basis van deze whitepaper is daarom een beknopte uiteenzetting van actuele thema’s en ontwikkelingen. Stuk voor stuk raken ze het functioneren van onderwijsinstellingen. Het gaat hierbij om: • Bezuinigingen; • Verbreding taak Onderwijsinspectie; • Belegging bouwheerschap bij scholen; • Verandering personele lasten; • Maatschappelijke ontwikkelingen.

Perspectief Deze whitepaper gaat verder dan een schets van ontwikkelingen die zich op de korte en lange termijn voordoen. Het doel is een handreiking te bieden, zodat uw instelling in staat is risico’s beter te beheren en te beheersen. Door bij te dragen aan inzicht om mogelijke risico’s te identificeren, zijn de risico’s die uw instelling loopt beter in te schatten. En door hieraan bovendien gericht advies en maatregelen te verbinden om tegenvallers waar mogelijk vóór te zijn. De auteurs putten hiervoor uit hun jarenlange ervaring met de bedrijfsvoering van onderwijsinstellingen. Ze benaderen de thematiek vanuit een helder perspectief op het belang en de noodzaak van risicomanagement. Want door risicobewust in te spelen op de veranderingen waarmee uw instelling te maken krijgt, kunt u zich richten op uw primaire proces, het onderwijs. Kortom, op de hoofdzaak.

2 | Whitepaper: Risicobewust inspelen op verandering | Maart 2012


2

Ontwikkelingen in het onderwijs

Voorbeeld: passend onderwijs en financiering van de overgangsfase

De kwaliteit en het succes van het onderwijs zelf hangen in toenemende mate af van de keuzes die instellin-

De bezuiniging op het passend onderwijs is een voorbeeld van een maatregel waarbij de invoering

gen op het niveau van de bedrijfsvoering maken. Dit hoofdstuk zet uiteen met welke ontwikkelingen u wat

over meerdere jaren verspreid wordt. In die periode kunnen de scholen zich beraden, bijvoorbeeld

dat betreft rekening kunt houden. Ook zijn ter illustratie voorbeelden en cases uit de praktijk opgenomen.

over de vraag of ze het aanbod passend onderwijs aanpassen aan de nieuwe financieringsmethoden óf het aanbod handhaven en aanvullende financieringsmethoden zoeken. Een school zal zich gedurende

Vijf aandachtsgebieden worden hier uitgewerkt. Op een schets van actuele ontwikkelingen volgt een

een bepaalde tijd in een overgangsfase bevinden. Ondertussen lopen de kosten voor de reguliere

uitleg over de mogelijke gevolgen en effecten hiervan, financieel dan wel operationeel en met oog voor

bedrijfsvoering gewoon door. Een beroep op de reserves van de school is vrijwel niet te vermijden

zowel de korte als lange termijn. Bij elk onderwerp vindt u als afsluiting gericht advies over hoe uw instel-

om de overgangsfase te overbruggen. Daarom is het belangrijk te kunnen inschatten welk deel van

ling op een specifiek aandachtsgebied de risico’s het hoofd kan bieden.

de reserves hiervoor nodig is, en welk deel beschikbaar blijft voor de financiering van overige doelen.

Bezuinigingen Aan de realiteit van minder inkomsten en/of extra kosten in het onderwijs liggen diverse oorzaken ten grondslag. Van het afschaffen van de Bestuur- en Managementvergoeding binnen het primair onderwijs, tot introductie van de functiemix in het primair, voortgezet, middelbaar en hoger beroepsonderwijs. Duidelijk is dat de bezuinigingsmaatregelen zich binnen alle onderdelen van de onderwijssector laten voelen. Hoewel het voor een deel om maatregelen gaat met een gefaseerde invoering, lost dit het probleem waarvoor onderwijsinstellingen zich gesteld zien slechts tijdelijk op. De confrontatie met de financiële gevolgen volgt hoe dan ook. Maakt uw instelling deel uit van het primair onderwijs dan heeft u te maken gehad met de afschaffing van de Bestuur- en Managementvergoeding. Dit terwijl de commissie Don aanbeveelt dat ‘de financiële deskundigheid versterkt dient te worden’. Veel onderwijsinstellingen missen door de afschaffing enkele tonnen euro’s. Daarnaast worden scholen in de lumpsum vergoeding niet volledig gecompenseerd voor de werkgeverslasten die zij dragen. Bij een onderwijsinstelling, waar personeelskosten ongeveer 85 - 90% van de totale lasten beslaan, is een dergelijke beperking van de vergoeding van grote invloed op de financiële situatie van de organisatie.

Impact van actuele bezuinigingen Het onderwijs ziet zich niet alleen geconfronteerd met bezuinigingen uit het verleden, ook het huidige kabinet heeft bezuinigingsmaatregelen benoemd in het regeerakkoord. Voor het primair en voortgezet

Advies Onderbouwing van de financiële positie is bij veel onderwijsinstellingen nog geen gemeengoed. Doorgaans is er wel het ‘gevoel’ dat de reservepositie overeenkomt met de benodigde financiële middelen voor de instelling, maar ontbreekt een feitelijke onderbouwing. Het kwantificeren van de onderliggende financieringsbehoeften kan hierin (gedeeltelijk) voorzien. Een instelling die weet dat er bezuinigingsmaatregelen aankomen kan hiervoor reserves aanhouden. Hiervoor is het vereist om de financiële gevolgen in te kunnen schatten van zowel bekende als de nog onbekende bezuinigingen die op stapel staan. Het is daarom van belang: • voor alle posten op de exploitatiebegroting na te gaan of (voorgenomen) bezuinigingen deze posten raken; • indien van toepassing te bepalen wat de mogelijke impact daarvan is en welke kans u hier als onderwijsinstelling aan toekent; • door middel van een statistische simulatie een beeld te vormen van de verwachte tekorten of overschotten op de begroting voor de komende jaren. De simulatie biedt houvast voor onderbouwing of verantwoording van (een deel van) de reservepositie. Daarnaast vormt het input voor het bijsturen van de eigen organisatie. Financiering van eventuele tekorten kan vervolgens plaatsvinden vanuit de reservepositie van de onderwijsinstelling.

onderwijs is vooral de bezuiniging op passend onderwijs ingrijpend, net als de mogelijke afschaffing of beperking van de BAPO-regeling. Bent u actief in het hoger onderwijs, dan is voor uw organisatie impact te verwachten van mogelijke verhoging van de collegegelden, afschaffing van de OV-jaarkaart voor langstudeerders, en het plan om een boete op te leggen aan de instelling waar de langstudeerder zijn of haar studie volgt. Veel van de genoemde maatregelen hebben structurele invloed op het budget. Dit heeft ook zijn weerslag op de reserves van de organisatie. In de meeste gevallen zullen onderwijsinstellingen niet zelf in staat zijn om de organisatie en de processen direct af te stemmen op de nieuwe bezuinigingsmaatregelen. Hier is tijd voor nodig en dat betekent dat de instelling gedurende een overgangsfase kosten maakt waarvoor de vergoeding inmiddels is weggevallen. In zo’n situatie bent u voor financiering aangewezen op de reserves.


Verbreden taak Onderwijsinspectie Een van de aanbevelingen van de commissie Don was om de taak van de Onderwijsinspectie te verbreden: de inspectie moet ook onderzoek doen naar de doelmatigheid van het financiële beleid van onderwijsinstellingen om zo excessief spaargedrag ter discussie te kunnen stellen. Uit onderzoek door de inspectie (in 2009) blijkt dat bijna tweederde van de primair onderwijsinstellingen eind 2008 teveel financiële middelen had en het waarom van deze extra gelden niet kon onderbouwen. Binnen het voortgezet onderwijs ligt dit percentage lager. Maar ook in dit segment gaat het nog steeds om ruim de helft van de onderzochte instellingen. Voor het ministerie van OCW was dit aanleiding om alle onderwijsinstellingen te gaan toetsen. Instellingen die de grenzen overschrijden, krijgen bezoek van de inspectie en dienen hun financiële positie te onderbouwen.


Advies

Advies

Voor het op kwantitatieve wijze beargumenteren van de reservepositie en het kwantificeren van risico’s

Ontwerpfouten bij de verbouw of nieuwbouw van een school leiden tot aanzienlijke extra kosten voor de

van een onderwijsinstelling zijn verschillende methoden beschikbaar. Aan te raden is een methode te

onderwijsinstelling. Is er geen specifieke regeling getroffen dan komen deze kosten ten laste van de reserves.

gebruiken die rekent op basis van een statistisch simulatiemodel. Een dergelijk model houdt rekening met het feit dat meerdere risico’s zich in een zelfde jaar kunnen voordoen en dat sommige risico’s elkaar

Als onderwijsinstelling kunt u zichzelf tegen de financiële risico’s van het bouwheerschap beschermen door:

versterken of juist afzwakken. De simulatie levert een overzicht dat voor verschillende zekerheidsniveaus aangeeft wat de benodigde weerstandscapaciteit is om de risico’s op korte en/of middellange termijn te kunnen opvangen.

• een CAR-verzekering uit te nemen bij een verzekeraar; deze situatie heeft enkele voordelen, waaronder een beperking van de kosten voor de onderwijsinstelling; • een Excedent Ontwerpaansprakelijkheidsverzekering; deze verzekering biedt de organisatie dekking

Het resultaat van deze aanpak waarbij u risico’s kwantificeert en hierop een deel van uw meerjarenplan-

voor niet verhaalbare schades in het kader van ontwerpactiviteiten door een ingenieursbureau. Hierbij

ning baseert, ligt in lijn met de vereisten die de commissie Don stelt aan een onderwijsinstelling. Zij stelt

gaat het om dekking van schade als gevolg van een fout in het ontwerp die tijdens de eerste 10 jaar na

namelijk dat alle instellingsbesturen een meerjarige financiële planning moeten opstellen en tevens een op

oplevering van het werk wordt geconstateerd;

de eigen omstandigheden toegesneden risicoanalyse (en in het verlengde daarvan een liquiditeitsplan-

• een Verborgen Gebreken Verzekering (VGV); deze verzekering biedt voor een periode van 10 jaar na

ning). Ook voldoet uw onderwijsinstelling hiermee aan de eis van de onderwijsinspectie met betrekking

oplevering dekking voor verborgen gebreken in de constructieve delen van een nieuw opgeleverd

tot de onderbouwing van de reservepositie en de doelmatigheid van het financiële beleid.

gebouw. De dekking omvat schade door een fout in het ontwerp, een fout in de uitvoering en een fout in een gebruikt materiaal.

Bouwheerschap bij scholen beleggen Steeds vaker beleggen gemeenten het bouwheerschap voor verbouw of nieuwbouw van schoollocaties

Veranderingen in personele lasten

bij de onderwijsinstelling zelf. De gemeente stelt de school in deze gevallen een vastgesteld bedrag ter beschikking waarna het bestuur het project naar eigen inzicht uitvoert.

WIA en eigenrisicodragerschap Hoewel de WIA en de daarin besloten financieringskeuze voor de WGA-uitkering nu al een aantal jaren

Neemt u als instelling het bouwheerschap over dan krijgt u te maken met allerlei aan het project gerela-

bestaat, is dit voor veel organisaties nog steeds een hoofdpijndossier. Voor grote organisaties gaat het om

teerde risico’s. Daarbij kan het gaan om overschrijding van het projectbudget, maar ook om de gevolgen

een omvangrijke – sterk beïnvloedbare – geldstroom. Dat pleit ervoor om dit aandachtgebied aan te wijzen

van een eventuele ontwerpfout in het nieuwe of verbouwde pand. De financiële gevolgen komen voor

als prioriteit van de organisatie als geheel en van HR als gespecialiseerde dossiereigenaar.

rekening van de school en financiering daarvan kan een zwaar beroep doen op de reserves. Vooral de concrete operationele invulling van een eenmaal gekozen private financiering (eigenrisicodra-

Voorbeeld: projectrisico’s beheersen bij bouwheerschap Een onderwijsinstelling gaat een nieuwe schoollocatie bouwen. De projectsom van dit bouwproject bedraagt 6 miljoen euro. De school accepteert de door de ontwerper gehanteerde branchevoorwaarden (DNR-voorwaarden). Hierin is opgenomen dat de architect zijn aansprakelijkheid beperkt tot maximaal de opdrachtsom van het ontwerp; stel € 40.000,-. Voor de daadwerkelijke bouw, huurt de school een aannemer in en volgt veel aanwijzingen van de aannemer op, zoals aanwijzingen met betrekking tot de verzekeringen en de te gebruiken materialen. De aannemer sluit dan ook een CARverzekering (Construction All Risk) voor het project om eventuele aansprakelijkheid tijdens de bouw van de school af te dekken. Na oplevering van de nieuwe school blijkt sprake van een constructiefout. In verband met de veiligheid sluit de school, totdat de fout verholpen is. Zo krijgt de school te maken met de kosten van herstel van het gebrek en met de kosten voor het zoeken en huren van tijdelijke huisvesting. Herstelkosten kunnen gemakkelijk 10% van de projectsom bedragen; in dit voorbeeld € 600.000,-. In dit voorbeeld houdt dat in dat de school zeker € 560.000,- uit de eigen reserves moet financieren om

gerschap) leidt in de praktijk tot problemen. Twee veelvoorkomende oorzaken: • Bij de – financieel gedreven – beslissing om uit het publieke bestel te treden is vaak niet volledig vastgesteld welke uitkeringslasten het risico voor de werkgever vormden; • De verwachting dan wel belofte over de ondersteunende rol van de verzekeraar blijkt te hoog te zijn. Werkgevers merken in de praktijk dat een vorm van structurele regie op langdurige arbeidsongeschiktheidsgevallen noodzakelijk is en bovendien tot grote besparingen leidt. Het organiseren daarvan is een relatief nieuw terrein en ook tamelijk lastig omdat het deels gaat over oud-medewerkers die niet meer in de personeelsadministratie voorkomen. De gemiddelde premie in het publieke bestel wordt geleidelijk (en soms met grote schokken) hoger als gevolg van de steeds kleiner wordende groep werkgevers die publiek verzekerd is. Voor organisaties die nog niet hebben gekozen voor eigenrisicodragerschap betekent dit een steeds sterkere aanleiding om de afweging tussen publieke of private financiering (opnieuw) op de agenda te zetten. Naast het financiële voordeel, is er een aantal belangrijke aandachtspunten. Het gaat vooral om de invulling van de verantwoordelijkheid voor re-integratie gedurende maximaal tien jaar WGA-uitkering.

de reparatie aan het pand te voltooien; € 40.000,- kan namelijk verhaald worden op de ingenieur op basis van de DNR-voorwaarden. De hier geschetste gevolgen zijn nog exclusief de aanvullende kosten voor vervangende huisvesting.



WGA eigenrisicodragen in cijfers

Gezondheid en vitaliteit De veroudering van het personeelsbestand, nog versterkt door de opschuivende AOW-leeftijd, stelt u

Voor een grote organisatie met een gemiddeld premieloon van EUR 15.000.000 en een gelijkblijvende

in het HR-beleid van uw instelling voor de uitdaging van duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

toegerekende uitkeringenlast van EUR 98.000, bedraagt alleen al de stijging van de gedifferentieerde

Uit onderzoeken blijkt dat er een sterk verband bestaat tussen leeftijd, het aantal aanwezige gezondheids-

WGA-premie tussen 2009 en 2012 ongeveer EUR 135.000. In dit voorbeeld is er geen sprake van

risico’s en productiviteit. Bij een hogere gemiddelde leeftijd zal het aantal gezondheidsrisico’s en -klachten

nieuwe WGA-gevallen vanaf 2009. Werkgevers die de afgelopen jaren wél instromers in de WGA

toenemen en bovendien de impact daarvan op de productiviteit. Gemiddeld betekent dit een afname van

hadden, betalen in het publieke bestel de rekening daarvoor, soms tot wel tweeënhalf maal het

productiviteit naarmate de leeftijd van de werknemer hoger is of, preciezer geformuleerd, een toenemen-

bedrag van de werkelijke uitkeringslasten.

de kans op lagere productiviteit. Ook hier is sprake van een risico dat vraagt om inzicht en de juiste maatregelen. De omvang van dit risico verschilt sterk per organisatie, maar kan een omvang hebben die de ondernemingsdoelstellingen in de weg staat.

Privatisering Ziektewet Technisch verwant aan het eigenrisicodragerschap voor de WGA, maar nieuw en minder opvallend, is

Duurzame inzetbaarheid kan niet de exclusieve verantwoordelijkheid van de werkgever zijn: ook de werk-

de behoorlijk ingrijpende aanpassing van de Ziektewet. Op 6 juni 2011 is de Wet Wijziging Verrekening

nemer zelf zal rondom gezondheidsrisico’s zelf keuzes moeten maken, voorafgegaan door de instelling om

Inkomsten met Ziekengeld (voorheen bekend onder de naam Wet Anticumulatie Ziektewet en Werkloos-

langer te ‘willen kunnen werken’. Hier hoort ook bij dat medewerkers openstaan voor persoonlijke ontwik-

heidswet) in werking getreden. De reden voor invoering van de Wet Anticumulatie Ziektewet en Werk-

keling en verandering van de arbeidsrelatie. De sleutel tot deze gedeelde verantwoordelijkheid voor duur-

loosheidswet is voornamelijk gelegen in het feit dat de ‘vangnetters’ de afgelopen jaren in hoge mate

zame inzetbaarheid komt hiermee te liggen bij de mate van ‘employee wellness’ binnen de organisatie.

hebben bijgedragen aan de instroom in de WIA. De nieuwe wet heeft als oogmerk om de WIA betaalbaar te houden en geeft de werkgever daarop gerichte prikkels. Vooral bij organisaties met veel vangnetters

Advies

(bijvoorbeeld veel tijdelijke contracten) heeft deze wet een forse impact. Dit betekent onder meer dat als

Bovenstaande veranderingen kunnen voor uw onderwijsinstelling ook gevolgen hebben, zowel in positieve

een werkgever de re-integratieverplichtingen niet is nagekomen ten aanzien van personen die aanspraak

als negatieve zin. Voor het optimaal benutten van deze veranderingen kunt u begeleid worden door ver-

maken op een Ziektewetuitkering, de loonsanctie en verhaalssanctie zullen gelden voor die werkgever. Dit

schillende deskundige partijen. Zij kunnen u helpen de overwegingen door te rekenen, de operationele

geldt voor ziektegevallen die na 1 juli 2011 zijn ontstaan. De eerste ziektedag is dan ook bepalend voor de

consequenties in beeld te brengen en u begeleiden bij een succesvolle overstap.

nieuwe sancties.

WIA en eigenrisicodragen De financiering en uitvoering van de WGA vormt bij uitstek een onderwerp om te benaderen vanuit een

Vangnetfunctie van de Ziektewet De huidige Ziektewet heeft een vangnetfunctie. Dat betekent dat het UWV in bepaalde gevallen het loon van zieke werknemers doorbetaalt. Die vangnetfunctie geldt onder meer voor zieke werknemers die geen werkgever (meer) hebben, zoals werknemers met een tijdelijk contract en uitzendkrachten. Daarnaast geldt dit voor bijvoorbeeld werknemers die ziek zijn als gevolg van zwangerschap of bevalling en voor werknemers die bij ziekte aanspraak maken op de zogeheten ‘no riskpolis’. De werkgever mag de uitkering uit hoofde van de Ziektewet in mindering brengen op het door te betalen loon.

risicoperspectief: de besparingspotentie wordt alleen verzilverd door een uitgebreide risicoanalyse vooraf, een zorgvuldige keuze tussen financieringsvormen en doordachte implementatie in de organisatie. Dit is een verantwoordelijkheid die in de WIA niet verder is uitgewerkt. Bovendien levert het optimaal invullen ervan vooral schadelastvermindering op voor de verzekeraar. Toch zal geen enkele werkgever dit op zijn beloop willen laten: het streven naar duurzame inzetbaarheid en goed werkgeverschap geven hiervoor voldoende aanleiding. Daarnaast is een goede operationele inrichting – inclusief procesafspraken met alle partijen – de basis voor het vermijden van onverwachte financiële tegenvallers en onnodige administratieve rompslomp. Ongeveer 35 procent van de werkgevers is momenteel eigenrisicodrager voor de wettelijke WGA-uitkering. Zij kiezen er meestal voor het risico voor gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers onder te brengen bij

Er staat nog meer op stapel: naast deze wijziging van de Ziektewet worden ook andere mogelijkheden

een private verzekeraar. Het door de overheid aangekondigde moment van volledige privatisering van de

verkend ten aanzien van de ziekte- en arbeidsongeschiktheidslasten voor vangnetters. Hierbij worden de

WGA nadert. Daardoor en vanwege de fors opgelopen premie bij het UWV, doen de ‘achterblijvers’ er goed

genoemde lasten meer toegerekend aan de individuele werkgever. Er bestaat een concept wetsvoorstel

aan om in 2012 (opnieuw) te bepalen welk moment voor hen het meest gunstig is om over te stappen.

dat zal leiden tot meer financiële prikkels voor werkgevers door de invoering van een gedifferentieerde Ziektewetpremie op werkgeversniveau voor grote werkgevers. Voor kleine werkgevers zal een sectorpre-

Advies

mie worden ingevoerd. Daarnaast wordt gedacht aan invoering van loondoorbetaling voor een periode

Voordat u overweegt welke mogelijkheid voor uw organisatie het beste is, adviseren wij u de uitgangs-

van tien dagen voor uitzendbureaus.

punten voor een juiste premiebetaling te controleren. Hierbij bekijkt uw partner in dit traject of u in het verleden de juiste gedifferentieerde premie heeft afgedragen, eventueel te veel betaalde premies worden voor u teruggevorderd. Deze toets over het verleden dient u niet te lang uit te stellen, aangezien de aanspraken op deze gelden kunnen verjaren.



Ziektewet

ongeluk op het schoolplein, kunnen de school een negatief imago opleveren, maar ook financiële

Werkgevers hadden altijd al de verplichting om zieke vangnetters te re-integreren. Als dit niet werd nage-

gevolgen hebben. Schoolbesturen en –directies worden naar aanleiding van een incident ter verantwoor-

leefd kon er geen sanctie worden opgelegd door het UWV. Door de gewijzigde wetgeving geldt nu dat u

ding geroepen. Veelal zijn scholen onvoldoende of helemaal niet voorbereid op dergelijke situaties.

als werkgever het loon moet doorbetalen aan de zieke vangnetter (na afloop van de eerste 104 weken loondoorbetaling) als blijkt dat de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft verricht.

Juridisering

Daarnaast gaat de verhaalssanctie gelden. Dit houdt in dat het UWV de Ziektewetuitkering verhaalt op de

Een andere maatschappelijke ontwikkeling die zeker ook scholen raakt, is de juridisering van de samenle-

werkgever als de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft verricht ten aanzien van zijn

ving. Hierbij kan gedacht worden aan de toenemende claimcultuur, zowel in het bedrijfsleven als vanuit

zieke vangnetter voor wie het dienstverband eindigt tijdens ziekte. Het onderscheid voor de werkgever

ouders van leerlingen. Om deze reden worden contracten en afspraken voor u als organisatie van steeds

tussen ‘gewone zieke werknemers’ en ‘zieke vangnetters’ komt hiermee – althans voor wat betreft de

groter belang. Binnen de onderwijssector is dit een ondergewaardeerd thema waardoor onvoldoende

re-integratieverplichting – te vervallen.

aandacht is voor contractmanagement. Hierbij gaat het onder meer om het sluiten van contracten, het beoordelen van contractvoorwaarden, het verdelen van verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden

Risicomanagement behelst op dit onderwerp onder meer het overwegen van een ‘volgsysteem’ voor de

en het intern beheren van lopende contracten.

betreffende groep ex-werknemers. In elk geval zult u invulling moeten geven, zelf of in een uitbestede vorm aan re-integratie-inspanningen voor werknemers met een tijdelijk contract die als gevolg van ziekte uit dienst gaan.

Gezondheid en vitaliteit HR heeft als taak om de organisatie te helpen met het effectief verhogen van de factor employee wellness en daarmee het succes van de organisatie. De juiste investeringen beperken de risico’s, verhogen de productiviteit en inzetbaarheid van medewerkers en verlagen verzuimen verzekeringskosten. De meest effectieve manier van sturen, is sterk afhankelijk van de specifieke risico’s en omstandigheden die voor een organisatie gelden. De juiste benadering is om te starten met een 0-meting en een medewerkersonderzoek om de actuele employee wellness in kaart te brengen. Employee wellness wordt bepaald door een combinatie van gezondheid, werksituatie en persoonlijke voorkeuren en uitgangspunten van een werknemer. Dit bepaalt voor een individuele werknemer in hoeverre hij zijn werk kan doen op een prettige, productieve en veilige manier. Het employee wellness-niveau is vaak de belangrijkste factor voor medewerkers om al dan niet te verzuimen, zich te willen ontwikkelen, bereid zijn mee te werken aan veranderingen in de organisatie tot en met willen (blijven) werken bij de organisatie. De optelsom van de employee wellness-scores van uw medewerkers bepaalt het succes van uw organisatie.

Voorbeeld: aansprakelijkstelling bij letsel Een school huurt een dakdekker in om de dakbedekking te vernieuwen. De dakdekker kan het werk alleen tijdens schooltijden uitvoeren en de school gaat hiermee – gezien de urgentie – akkoord. De situatie vormt echter een aanzienlijk risico voor de school omdat brand die als gevolg van de werkzaamheden zou kunnen ontstaan, ook zou kunnen leiden tot letselschade bij de aanwezige leerlingen. Daarnaast kan ook veel of alle inventaris verloren gaan bij een dergelijke brand. Hierbij kunnen eigendommen van zowel de school als derden verloren gaan. Voor (letsel)schade van leerlingen en/ of schade aan of verlies van eigendommen van derden kan de school aansprakelijk worden gesteld. Wanneer de school in het contract met de dakdekker op dit gebied geen specifieke regeling getroffen heeft, zullen veelal de leveringsvoorwaarden van de dakdekker op het contract van toepassing zijn. Hierin zal hij hoogstwaarschijnlijk zijn aansprakelijkheid uitsluiten of beperken tot bijvoorbeeld de opdrachtsom. Alle overige schade komt vervolgens bij de school terecht. Een deel van deze schades zal verhaald kunnen worden op de brandverzekering (schade aan opstal en inventaris), maar niet alle aanwezige goederen vallen hieronder. Daarnaast kan sprake zijn van letselschade bij leerlingen, medewerkers en bezoekers. De aansprakelijkheidsverzekering dekt deze schades alleen als de onderwijsinstelling op basis van de wet aansprakelijk kan worden geacht. Bijvoorbeeld wanneer de vluchtwegen geblokkeerd waren ten tijde van het incident. Als dat niet het geval is, dan moet de school ook deze schades uit eigen middelen betalen.

Maatschappelijke ontwikkelingen De zorgplicht, de toename van de mondigheid van ouders, de juridisering van de maatschappij, maar ook de toenemende wens om transparantie; het zijn allemaal ontwikkelingen waar een schoolbestuur vandaag

Advies

de dag rekening mee moet houden.

Hoewel maatschappelijke ontwikkelingen buiten de invloedsfeer van onderwijsinstelling liggen, kunnen de gevolgen ervan groot zijn. Dat geldt op financieel vlak, maar te denken valt ook aan schade aan het

Zorgplicht

imago van de school. Daarom is het zinvol om hier vooraf bij stil te staan en waar mogelijk maatregelen te

De zorgplicht van een onderwijsinstelling is primair vastgelegd in Arbo- en onderwijswetgeving en houdt

treffen die de impact van de risico’s kunnen beperken. Steeds meer instellingen leggen dit vast in een

in dat de onderwijsinstelling zorg moet dragen voor de veiligheid, het welzijn en de gezondheid van

zogenoemde veiligheidsvisie.

werknemers en leerlingen. De kwetsbaarheid van scholen is groot. Niet alleen omdat de school ‘open’ en midden in de samenleving staat, maar ook omdat de samenleving er letterlijk binnenkomt.

Om effectief risico’s te beheersen zult u risicomanagement als een vast onderdeel van de dagelijkse gang van zaken moeten beschouwen. Voor uw instelling is het belangrijk om:

Incidenten en problemen die zich voordoen op het gebied van veiligheid, welzijn en gezondheid van werknemers en leerlingen, bijvoorbeeld pesten, de aanwezigheid van asbest in een schoolgebouw, of een


• In kaart te brengen met welke maatschappelijke ontwikkelingen u te maken heeft, onder meer op basis van incidenten die zijn voorgevallen, ook bij soortgelijke instellingen;


• Te bepalen in welke mate deze op de eigen school in kunnen werken en op basis hiervan een risicoprofiel vast te stellen; • In een volgende stap zal het schoolbestuur moeten bepalen of zij de risico’s binnen het risicoprofiel acceptabel vindt of dat deze middels preventiemaatregelen gelimiteerd moeten worden. • Alleen door een structurele aanpak binnen het schoolbeleid kan risicopreventie effectief zijn. Ook de aard van de activiteiten die binnen de school plaatsvinden en de omgeving van de school vormen een belangrijke factor. Denk bijvoorbeeld aan gevaren als bedreigingen, geweld, vandalisme, brandstichting, informatiebeveiliging, waterschade, kortsluiting, struikelen, vallen, uitglijden. Steeds meer instellingen leggen hun ambitie en de concrete vertaalslag hiervan vast in een zogenoemde veiligheidsvisie. Belangrijke momenten om hieraan extra aandacht te besteden zijn: • inrichten of herinrichten van de organisatie; • nieuwbouw of andere ingrijpende bouwwerkzaamheden; • na een bedreiging, verwonding of geweldsincident; • na een (grote) schade; • bij wijzigingen van informatiesystemen en/of de gebruikersgroepen; • voor gevaarlijke werkzaamheden zoals schilderen (oplosmiddelen) en dakdekken; • voor bijzondere evenementen. Dat een 100% veilige situatie niet bestaat, behoeft geen toelichting. De samenleving wordt steeds crisisgevoeliger door toenemende afhankelijkheid van systemen, de invloed van de media, maar ook onder invloed van de verregaande juridisering en de snelheid waarmee berichten verspreid worden via onder meer social media. Daarom is het raadzaam u voor te bereiden op incidenten en crisissituaties. In crisisplannen omschrijft u scenario’s die u voorziet en de wijze waarop u te werk gaat als zich een crisis voordoet.

3

Conclusies en aanbevelingen

Inzicht in uw activiteiten en de risico’s die hieraan verbonden zijn, biedt belangrijke aanknopingspunten om de organisatie beter aan te sturen. Hierbij gaat het niet alleen om de operationele aansturing van uw onderwijsinstelling, maar ook om de invulling van uw financiële planning en sturing. Kies daarom voor een risico-gestuurde benadering (in plaats van een reactieve benadering). Een risicoperspectief op de bedrijfsvoering van een school beschermt niet alleen het primaire proces van uw instelling door tegenvallers te identificeren en hiervoor maatregelen te treffen. Het kennen en realistisch inschatten van risico’s, is essentieel voor het gericht en meetbaar reduceren van de kans op ongewenste gebeurtenissen. Dat levert bovendien besparingen op. De besparingspotentie wordt alleen verzilverd door een structurele aanpak: • Uitvoeren van een uitgebreide risicoanalyse vooraf; • Zorgvuldige keuze tussen financieringsvormen; • Opstellen van een robuuste meerjarenraming; • Doordachte implementatie in de organisatie. In het beperken van risico’s en het vormgeven hiervan in beleid en procedures kunt u een eigen ambitieniveau bepalen.

Uitvoeren van een uitgebreide risicoanalyse vooraf Risicogestuurd (‘risk based’) werken vereist een betrouwbare risicoanalyse. Deze analyse vormt niet alleen de eerste stap voor uw risicomanagement, maar vormt gedurende een aantal jaar het uitgangspunt voor veel van uw inspanningen. Het opgestelde risicoprofiel omvat naast de risico’s en operationele beheersmaatregelen een weergave van de financieringsmaatregelen die getroffen zijn. Door deze koppeling ontstaat een totaalbeeld van zowel de externe als interne risico’s voor uw organisatie en de mogelijke consequenties voor uw financiële positie.

Zorgvuldige keuze tussen financieringsvormen In samenhang met het opstellen van een risicoprofiel en het maken van de financiële vertaalslag kunt u na (laten) gaan welke risico’s wel en niet gedekt zijn door de huidige verzekeringen van uw onderwijsinstelling. Dit kan in de vorm van een analyse van de lopende verzekeringen. Wanneer risico’s niet binnen uw huidige verzekeringsportefeuille gedekt zijn, zullen de financiële gevolgen ten laste van de reserves (weerstandscapaciteit) van de onderwijsinstelling komen.

Opstellen van een robuuste meerjarenraming Bij de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit en het opstellen van een robuuste meerjarenraming is het aan te raden een methode te gebruiken die rekent op basis van een statistisch simulatiemodel. Een dergelijk model houdt rekening met het feit dat meerdere risico’s zich in een zelfde jaar kunnen voordoen en dat sommige risico’s elkaar versterken of juist afzwakken. De simulatie levert een overzicht dat voor verschillende zekerheidsniveaus aangeeft wat de benodigde weerstandscapaciteit is om de risico’s op korte en/of middellange termijn te kunnen opvangen



Doordachte implementatie in de organisatie Het resultaat van deze aanpak vormt een beslisinstrument voor het bestuur ten aanzien van aan te houden reserves en het stellen van prioriteiten met betrekking tot de risicofinanciering en -beheersing. Bovendien kunnen de uitkomsten gebruikt worden om richting de Onderwijsinspectie een deel van het budgetbeheer van de organisatie te beargumenteren. Ook krijgt u inzicht in het effect van de geïdentificeerde risico’s op de begroting op middellange termijn en hiermee input voor het opstellen van de meerjarenbegroting. Aangezien risicomanagement een proces is, is het belangrijk dit op te nemen in de huidige cyclus voor Planning & Control binnen uw instelling. Op deze manier vindt er periodieke monitoring plaats en kunt u snel inspelen op interne en externe veranderingen en de mogelijke gevolgen hiervan voor uw financiële situatie.

Tot slot Als instelling kunt u voor het vormgeven van gestructureerd risicomanagement een beroep doen op deskundige partijen, zoals uw accountant, verzekeringsmakelaar of een andere adviesorganisatie. Schakelt u voor begeleiding een verzekeringsmakelaar/-risicoadviseur in dan geldt voor die partij de verplichting u zo goed mogelijk te adviseren in het afdekken van uw risico’s, onder andere door middel van verzekeringen. Bij een dergelijke analyse komt het geheel aan risico’s in beeld alsmede de financiering ervan. Dit levert inzicht op in de mogelijkheden die u op het gebied van financiering heeft en advies over welke financieringsvorm hierbij in uw situatie het beste past. Ook draagt het bij aan optimalisatie van de verzekeringsdekking en aan optimalisatie van de totale risicokosten van de organisatie.



Jolande Waterschoot Jolande Waterschoot is Managing Consultant bij Aon Gobal Risk Consulting (AGRC). Vanuit die functie is Jolande verantwoordelijk voor de ontwikkeling van ‘liability risk management’ binnen AGRC. Ook draagt ze bij aan de ontwikkeling van dienstverlening binnen de publieke sector. Ze heeft ruime ervaring met risicomanagement en risicofinanciering, speciaal binnen de sector onderwijs.

Jiska Wijker-Kerskes Jiska Wijker-Kerskes is Consultant bij Aon Global Risk Consulting. Jiska neemt als consultant deel aan risicomanagementprojecten binnen diverse sectoren. De publieke sector is hierbij een specifiek aandachtsgebied. Binnen deze sector, en met name de onderwijssector, heeft zij ruime ervaring opgedaan met risicomanagement en risicofinanciering en is zij nauw betrokken bij het ontwikkelen van nieuwe producten en dienstverlening.

Contact Voor meer informatie: Jolande Waterschoot

T

010 - 448 7548

M 06 - 547 759 81

E

[email protected]

Jiska Wijker-Kerskes

T

010 - 448 7927

M 06 - 518 324 77

E

[email protected]

www.aon.nl

Over Aon Aon Nederland, toonaangevend adviseur in risicomanagement, employee benefits en verzekeringen, draagt bij aan het realiseren van de ambities van zijn cliënten. In Nederland heeft Aon 10 vestigingen met 1.900 medewerkers. Het bedrijf maakt deel uit van Aon Corporation, Chicago, USA. Het wereldwijde Aon-netwerk omvat circa 600 kantoren in meer dan 120 landen en telt ruim 61.000 medewerkers. Hiermee is Aon een van de grotere financiële dienstverleners ter wereld. Aon Corporation is gespecialiseerd in financiële en verzekeringsdienstverlening en staat genoteerd aan de effectenbeurs van New York (NYSE). Aon is hoofdsponsor van Manchester United, lees hierover op www.aon.com/unitedin2010.

7069-V6-Whitepaper-onderwijs

Meer informatie: www.aon.nl

1e druk

Risicobewust inspelen op veranderingen in de onderwijssector

Recommend Documents