7
"Rijk wordt een mens niet door wat hij verdient, maar door wat hij niet uitgeeft." (Henry Ford, 1863-1947, Amerikaans automobielfabrikant) Waar ga je werken? Thuis of in een bedrijfspand? Wat heb je daar dan nodig en hoe ga je dit inrichten? Allemaal zaken waarbij het soort bedrijf (een schoenenwinkel of webwinkel), de gewenste uitstraling en jouw budget een grote rol spelen. Ook zul je een bedrijfsadministratie moeten hebben en een aantal verzekeringen moeten gaan afsluiten. En wat te doen als je personeel wil/moet gaan aannemen? In deze les dus aandacht voor de praktische bedrijfsopzet. Veel succes!
Inhoudsopgave les 7: 17. De praktische bedrijfsopzet 17.1 Locatie 17.2 De inrichting 17.3 Hard- en software 17.4 Administratie 17.5 Verzekeringen 18. Personeel 18.1 Werving en selectie 18.2 Arbeidsovereenkomsten Afsluiting Wat kun je verwachten van de volgende les? Interessante links
17. De praktische bedrijfsopzet 17.1 Locatie De huisvesting van een bedrijf (locatie, gebouw, inrichting, uitstraling) bepaalt ook het succes van een onderneming. De prijs hiervan speelt een belangrijke rol, omdat huisvesting na personeel de zwaarste kostenpost is voor bedrijven. Schrijf eens op wat je nodig hebt, zowel in vierkante meters, als wat betreft bereikbaarheid en voorzieningen.
1 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
Waar moet je nog meer aan denken? Naast jouw eigen eisen en wensen moet je ook rekening moeten houden met eisen van anderen: welke vergunningen zijn nodig? Met welke wensen van mijn personeel moet of wil ik rekening houden (douches, magnetron)? Moet het pand voldoen aan veiligheidseisen (brand en inbraak)? Vanuit huis beginnen Veel starters beginnen vanuit huis. Die start is prima, goedkoop en dus vrij risicoloos. Als je jouw diensten bijvoorbeeld via Internet aanbiedt, ziet niemand waar je zit en weet de klant zelfs niet hoeveel mensen er in jouw bedrijf werken. Thuis wordt je wel sneller afgeleid (even de was doen, even stofzuigen of met de kinderen spelen), waardoor je toch vaak 's avonds nog aan het werk bent. Ook is jouw eigen huis soms niet zo geschikt om klanten te ontvangen. Dat kun je oplossen door zelf naar de klant toe te gaan of in bv. een grand-café af te spreken. Neem contact op met jouw boekhouder om te bekijken hoe je het beste met belastingtechnische zaken om kunt gaan. Soms kun je (een deel van) de huur, de energiekosten en inrichting plus onderhoud als bedrijfskosten beschouwen. Bewaar ook alle bonnetjes van inrichtingskosten die je maakt vóór de officiële start. Die zijn meestal van de (latere) winst aftrekbaar en ook die BTW kun je terugvragen.
Een ruimte in een verzamelgebouw huren Je kunt ook een ruimte huren in een gebouw waarin bedrijven samen gebruik maken van bijvoorbeeld een receptie, een fax- en telefoonservice, wc's, een keukentje, beveiliging, enz. Een ander voordeel is dat hier vaak flexibele huurcontracten afgesloten worden. Een eigen bedrijfsruimte huren Grootste voordeel van een eigen stek is dat je het naar eigen smaak kunt inrichten. Een voordeel van huren is dat je gemakkelijker kunt verhuizen dan wanneer je een pand koopt. Nadeel is dat je wel vaste lasten hebt maar niet profiteert van de mogelijke waardestijging. Wat jouw rechten en plichten als huurder zijn moet in het huurcontract staan. Let daarom bij het afstuiten van zo'n contract goed op de voorwaarden en laat het controleren door een jurist. Een pand kopen of laten bouwen Als je een pand koopt kun je in de toekomst misschien geld verdienen aan de verkoop. Ook kun je de kosten van onderhoud en de rente van leningen als bedrijfskosten opvoeren. Dat je verantwoordelijk bent voor het onderhoud kan ook een nadeel zijn. Als het kopen van een pand betekent dat je er veel geld in moet steken, hou je weinig financiële speelruimte over. Hou er rekening mee dat je vaak aan allerlei eisen van de gemeente moet voldoen.
2 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
17.2 De inrichting De inrichting van jouw kantoor moet netjes zijn en passen bij het imago van jouw bedrijf. In de verkoopfolders kom je hem nog wel eens tegen: de trotse ondernemer die achteroverleunt in zijn kalfslederen directeursstoel, de voeten op het kersenhouten bureau en zijn handen achter het lachende fotomodellenhoofd. De werkelijkheid is anders. Starters willen hun kostbare geld meestal niet verspillen. Er is niets mis met een goed bureau en een goede stoel. Maar andere zaken zijn belangrijker, zoals marketing en apparatuur die je nodig hebt. TIP: Spullen die afkomstig zijn uit bijvoorbeeld een faillissement of restantpartijen van meubelfabrikanten zijn vaak veel goedkoper. 17.3 Hard- en software De ondernemer van nu kan eigenlijk niet zonder een computer, mobiele telefoon / smartphone, i-Pad enz. Het zijn belangrijke bedrijfsmiddelen. Kijk wel goed naar wat je voor jouw bedrijf echt nodig hebt. Maak eerst een inventarisatie, vergelijk zoveel mogelijk prijzen, leveringsvoorwaarden en kijk goed naar de garantie.
Kennis en onderhoud Op het moment dat een deel van het bedrijf is geautomatiseerd, moet je ook de kennis in huis hebben of halen om bv. problemen op te lossen of onderhoud te plegen. Als je niet alles zelf kunt oplossen, is het verstandig om een vaste specialist te zoeken of om een onderhoudscontract te sluiten. Inrichting Het intensieve gebruik van computers stelt hoge eisen aan de inrichting van de werkruimte. Om overbelastingsklachten zoals RSI te voorkomen, kun je de Arbo-dienst om advies vragen. Vaak betekent dat wel dat je betere bureaustoelen, tafels en bepaalde hulpmiddelen moet aanschaffen en meer aandacht moet besteden aan de verlichting en dergelijke.
17.4 Administratie Een goede administratie is onmisbaar. Als je een goed overzicht over jouw uitgaven en inkomsten houdt, kun je beter plannen en inspelen op onverwachte ontwikkelingen en problemen. Bovendien ben je als zelfstandige wettelijk verplicht om een goede bedrijfsadministratie bij te houden en in ieder geval zeven jaar te bewaren. Dat betekent niet dat je de boekhouding helemaal zelf moet doen. Als je het werk uitbesteedt aan een boekhouder of accountant, is het wel belangrijk om af en toe te vragen hoe het gaat en zo een vinger aan de pols te houden. Daarnaast is het prettig als je een ‘klik’ hebt met deze persoon. Je spreekt of ziet diegene regelmatig en deze persoon heeft inzicht in jouw financiële situatie. Je kunt natuurlijk ook een cursus of workshop volgen om de administratie zelf te kunnen doen. 3 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
17.5 Verzekeringen Het is geen sexy onderwerp, verzekeringen, maar bij het starten van een eigen bedrijf is het verstandig een aantal nieuwe en extra verzekeringen af te sluiten. Welke je kiest hangt af van de branche, de grootte van jouw bedrijf, de waarde van de bedrijfsinventaris, de aansprakelijkheidsrisico's die je loopt, jouw persoonlijke situatie en uiteraard de omzet die je verwacht. Bedrijfsverzekeringen Je kunt je tegen veel bedrijfsrisico’s verzekeren, maar de kosten kunnen hoog oplopen. Daarom moet je goed te bedenken welke risico’s je loopt. Verzeker vervolgens alleen de risico’s die te hoog zijn. Meest gebruikte bedrijfsverzekeringen zijn: -
De brand- en inbraakverzekering: De aansprakelijkheidsverzekering: Aparte verzekeringen voor dure machines en apparatuur, Verzekering van goederentransport Rechtsbijstandsverzekering: Kredietverzekering
Particuliere verzekeringen Als zelfstandig ondernemer ben je niet of niet optimaal verzekerd tegen risico's als ziektekosten, ongevallen en arbeidsongeschiktheid. Een aantal verzekeringen zijn daarom sterk aan te raden: -
Arbeidsongeschiktheidsverzekering Ongevallenverzekering Pensioenverzekering: Levensverzekering
TIP Maak eens een afspraak met een verzekeringsadviseur. Laat je door hem/haar informeren en vraag om een inschatting van de te betalen premies voor jouw specifieke situatie.
18. Personeel Bij het in dienst nemen van mensen komt veel kijken. Daarom beginnen veel startende ondernemers daar de eerste tijd niet aan. Personeel in dienst hebben is een hele zorg, zowel financieel als persoonlijk. In een aantal bedrijfstakken is het nodig om iemand in dienst te hebben omdat de zaak anders niet draaiende te houden is. Dat geldt bijvoorbeeld voor winkels, de horeca en voor productiebedrijven. In sommige gevallen zijn pieken in de drukte op te vangen met uitzendkrachten of tijdelijk personeel. Een andere mogelijkheid is het uitbesteden van werk.
4 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
18.1 Werving en selectie Werving begint met vaststellen wat voor medewerker je wilt hebben. Maak daarom eerst een (uitgebreide) functieomschrijving. Die valt uiteen in twee delen: Welke taken moet iemand uitvoeren? Op welk niveau moet dat gebeuren (kwalificaties)?
Werven Vervolgens ga je kijken hoe en waar je gaat werven. Bezuinig niet op het plaatsen van een goede advertentie Een personeelslid kost al snel 30.000 euro per jaar. Schrijf je de tekst zelf, let er dan op dat je niet alleen maar vertelt wat je wilt hebben, maar ook wat je als werkgever te bieden hebt. Je hoeft natuurlijk niet altijd ergens 'in' te adverteren. Als je alleen voor het zomerseizoen een terrasmedewerker zoekt, wil een eenvoudig aanplakbiljet op scholen ook wel eens helpen. In het algemeen geldt dat je een oproep plaatst in het blad dat jouw aanstaande medewerker leest. Alle media hebben gegevens over hun lezerspubliek, vraag die altijd op. Daarnaast kun je natuurlijk het internet benutten. Er zijn tientallen websites waar je een vacature op kunt plaatsen. En informeer eens bij uitzendbureaus, deze hebben zich vaak gespecialiseerd in bepaalde branches / functies. Verder hangt het er een beetje van af voor welke functie je iemand zoekt. Een winkelbediende zoek je in de regio, bij voorkeur zelfs in jouw eigen woonplaats. Maar een Marketingmanager Europe kun je bij wijze van spreken in heel Europa zoeken.
De brievenselectie Voor je gaat selecteren kun je het beste iedere sollicitant een bevestiging van ontvangst sturen. Dat is wel zo netjes. Dan ga je alle sollicitatiebrieven en CV’s lezen. Waar je precies op moet letten is afhankelijk van de functie: niet iedereen hoeft foutloos te kunnen schrijven, niet iedereen hoeft een ellenlang CV of een getuigschrift te hebben. Een paar algemene dingen zijn eigenlijk altijd belangrijk:
Vertelt de sollicitant waarom hij bij jou wil komen te werken? Zitten er 'gaten' of rare wendingen in het CV? Zit er een stijgende lijn in iemands carrière?
De eerste, grove, selectie kun je zelf doen. Maak daarna, samen met een vriend/kennis of medewerker, een top 4 en nodig hen uit voor een gesprek.
Het sollicitatiegesprek Wanneer je een sollicitatiegesprek gaat voorbereiden, raden wij je aan onderstaande punten vooraf goed regelen:
Bespreek vooraf met de medeselecteur(s) welke punten beslist aan de orde moeten komen. Maak vooraf afspraken met de medeselecteur(s) over de rolverdeling. Wie vraag wat? 5 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
Zorg voor een rustige kamer waar je niet gestoord kunt worden.
Vertel degene die de deur opendoet dat je sollicitanten op bezoek krijgt. Geef door wat hun namen zijn en voor welke functie ze komen. Begin het gesprek op tijd. Wanneer de kandidaat even moet wachten, zorg dan voor een goede wachtruimte waar de kandidaat niet 'te kijk zit' voor het hele bedrijf. Let ook op dat sollicitanten niet met elkaar in contact komen.
Zorg ervoor dat je alle noodzakelijke zaken bij de hand hebt (lijstje met 'belangrijke vragen', sollicitatiebrief, advertentietekst, functiebeschrijving, pen en aantekenpapier).
Let op dat de sollicitatiebrieven van andere kandidaten niet in het zicht liggen.
Denk aan koffie of thee. Schakel jouw mobiele telefoon uit!
Hieronder volgen een aantal tips voor het voeren van het sollicitatiegesprek.
Stel open vragen. Vragen die met wat of hoe beginnen leveren vaak meer informatie op dan 'gesloten' vragen waarop iemand alleen ja of nee kan beantwoorden. Vat regelmatig samen. Als je dat doet, laat je merken dat je goed luistert. Een kandidaat voelt zich daardoor meer op z'n gemak. Ook wordt je vaak beloond met extra informatie. Mensen reageren namelijk op een samenvatting door meer te vertellen. Blijf doorvragen, durf vragen te stellen! Vraag vooral goed door naar de rol van de kandidaat: wat was jouw rol in het geheel? Hoe heb je dat gedaan? Let op dat de kandidaat niet in de 'wij-vorm' blijft praten. Stimuleer de sollicitant om te praten. Hoe minder je zelf aan het woord bent, hoe meer de ander kan vertellen! Vermijd stelvragen. 'Stelvragen' zijn vragen als: Stel dat je een belangrijke order niet op de afgesproken tijd afkrijgt, wat doe je dan? Of: 'Wat zou je doen als……………?' Deze vragen nodigen uit tot het geven van sociaal wenselijke antwoorden. Beter is het om naar voorbeelden uit het recente verleden te vragen. Een sollicitatiegesprek is geen politieverhoor! Stel de kandidaat op zijn gemak. Let op hoe je gaat zitten (non verbale communicatie!). Behandel de kandidaat alsof het een klant van je is. Eerlijkheid en efficiency. Maak duidelijk dat zowel de kandidaat als de organisatie baat heeft bij een zo eerlijk en efficiënt mogelijk gesprek.
6 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
18.2 Arbeidsovereenkomsten Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een schriftelijke arbeidsovereenkomst te sluiten met mensen die voor je gaan werken. In sommige bedrijfstakken gelden collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO' s) waaraan je je moeten houden.
In een arbeidsovereenkomst moet staan:
De duur van de overeenkomst De werktijden Wat voor werk iemand gaat doen Het salaris Het aantal vakantiedagen De CAO als die geldt Kostenvergoedingen Pensioen Bijzondere bepalingen.
Over de verschillende soorten tijdelijke contracten is gedetailleerde informatie te krijgen bij bijvoorbeeld het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI). Aanmelden bij instanties Als je iemand in dienst neemt, moet je dat melden bij een aantal instanties:
De Belastingdienst: in verband met het afdragen van de loonheffingen. De werknemer vult een loonbelastingverklaring in waarin het BSN wordt vermeld. Als werkgever ben je verplicht die inhoudingen bij te houden en maandelijks of per kwartaal aan de Belastingdienst te betalen.
De uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid: in verband met de premies voor WAO, WW en de Ziekenfondswet. Het UWV weet bij welke uitvoeringsinstelling je verplicht bent je bij aan te sluiten. De Arbo-dienst: als je personeel in dienst heeft, ben je verplicht je bij zo'n dienst aan te sluiten.
Andere werkgeversverplichtingen Als werkgever ben je wettelijk verplicht om de identiteit van jouw werknemers te controleren en om een kopie van het identiteitsbewijs in jouw administratie te bewaren. Het salaris moet op vaste tijden worden betaald en de werknemer moet een salarisspecificatie krijgen.
Werk uitbesteden Een andere oplossing in drukke tijden is het inschakelen van iemand die niet bij jou in dienst komt, maar het werk als zelfstandig ondernemer voor jou verricht. Daarbij is het belangrijk om goed te controleren of iemand inderdaad als zelfstandige werkt. Als je werk uitbesteedt aan iemand die niet als zelfstandige opereert, loop je het risico dat in feite sprake is van een arbeidsovereenkomst. Daardoor krijg je dan onbedoeld wel werkgeversverplichtingen. Vraag daarom om een VAR (Verklaring ArbeidsRelatie), hierover meer in Les 8.
7 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
Afsluiting Wat kun je verwachten van de volgende les? In les 8 zetten we de puntjes op de bekende i als het gaat om belastingen en behandelen we het debiteurenbeheer; hoe maak je een factuur en wat kun je doen als deze niet (op tijd) betaald wordt?
Interessante links www.eim.nl www.hbd.nl www.nibud.nl www.qredits.nl www.ondernemerskredietdesk.nl
8 OT Excellent Les 7 Startwijzer ©
