Review Informatie Architectuur TIN

DEFINITIEF

Review Informatie Architectuur TIN Eindrapport

project 2335 versie

1.0

datum

20 januari 2012

Inhoudsopgave

1

Inleiding

3

1.1 1.2 1.3 1.4

Aanleiding Opdrachtformulering Verantwoording Indeling rapport

3 3 4 4

2

Referentiekader

5

2.1 2.2 2.3 2.4

Inleiding Onderzoekskader en focus Digitale duurzaamheid Doeltreffendheid en efficiency

5 5 6 7

3

Bevindingen

9

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Inleiding Digitale collectie UGC Ontsluiting Doeltreffendheid Doelmatigheid

9 9 10 10 11 12

4 4.1 4.2

Oordeel

13

Inhoudelijke beoordeling Informatie architectuur Financiële consequenties bij beëindiging TIN

13 15

Bijlage A

Geïnterviewde personen

16

Bijlage B

Bestudeerde documentatie

17

Review Informatie Architectuur TIN

20 januari 2012

pagina 3 van 16

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Theater Instituut Nederland (TIN) is hét theatergeheugen van Nederland met een collectie van meer dan 500.000 objecten, vanaf de 17e eeuw tot vandaag. De affiches en scènefoto’s, kostuums en maquettes, teksten en beeld- en geluidopnames vertellen de geschiedenis van het Nederlandse theater in relatie tot het nu. Het TIN presenteert deze verhalen in reizende tentoonstellingen en op Theaterencyclopedie.nl. Als sectorinstituut ondersteunt het TIN het professionele theater met onder meer internationale promotie, onderzoek en debat en afstemming tussen vraag en aanbod. Het TIN is er voor theaterliefhebbers, professionals, studenten en wetenschappers, scholieren, docenten en media. Medio 2011 werd TIN overvallen door het bericht van het ministerie van OCW dat de rijkssubsidie aan TIN vanaf 2013 in zijn geheel zou worden geschrapt. Mede dankzij ontvangen steunbetuigingen vanuit vele kanten van onze samenleving, heeft TIN de toezegging gekregen dat zij als Theatermuseum een subsidieaanvraag kan indienen. De aanvraag dient uiterlijk 31 januari 2012 aangeboden te zijn aan het ministerie van OCW. Binnen TIN wordt op dit moment hard gewerkt aan de totstandkoming van die aanvraag. Een belangrijk inhoudelijk onderdeel van deze subsidieaanvraag is de wijze waarop TIN zich de komende jaren zal profileren als ‘regisseur’ / ‘intermediair’ van digitaal beschikbare informatie over de podiumkunsten in ons land. Het gaat dan om het bieden van de digitaal platform waarlangs niet alleen haar digitale/gedigitaliseerde collectie wordt aangeboden, maar ook verbindingen met professionals, theaterinstellingen en geïnteresseerden worden gefaciliteerd om kennis te delen en te verrijken en het debat over podiumkunsten te versterken. Overigens, binnen TIN bestond deze ambitie al langer, en het afgelopen jaar zijn hiertoe door TIN zowel aan de zijde van de techniek als in organisatorische zin grote stappen gezet en de nodige resultaten geboekt. Mede ingegeven door de huidige positie van TIN waar haar voortbestaan afhankelijk is van het al dan niet honoreren van de subsidieaanvraag, heeft de directie van TIN behoefte aan een onafhankelijk oordeel over de thans bereikte informatie architectuur (organisatie, standaarden, techniek), de mate waarin die toekomstvast is en de mate waarin die zal kunnen bijdragen aan de rol die TIN in het digitale domein wil gaan spelen cq. inmiddels speelt.

1.2

Opdrachtformulering

Aan Het Expertise Centrum is gevraagd uitvoering te geven aan de hiervoor omschreven onafhankelijke beoordeling. In overleg met de opdrachtgever, de heer Pim Luiten, is de volgende opdrachtomschrijving overeengekomen: 1.

Beoordeel de door TIN ontwikkelde informatie architectuur voor digitale ontsluiting, kennisdeling en samenwerking met andere professionals, theaterinstituten en geïnteresseerden over podiumkunsten in Nederland en daarbuiten, door:  Een oordeel te geven over de mate waarin de gerealiseerde bouwstenen (website, digitaal archief, etc.) toekomstvast zijn;  Een oordeel te geven over de mate waarin de hiervoor bedoelde bouwstenen tegen markconforme kosten kunnen worden onderhouden en beheerd;  Een oordeel te geven over de wijze waarop TIN het beheer van de content heeft


20 januari 2012

pagina 4 van 16

  2.

1.3

georganiseerd,welke toegevoegde waarde hiermee wordt geleverd, en welk effect deze wijze van organisatie heeft voor de rol die TIN speelt en kan spelen; Een oordeel te geven over de mate van samenwerking met anderen; Een oordeel te geven over het gebruik van de door TIN beschikbaar gestelde voorzieningen.

Geef een inschatting van de kosten die zullen moeten worden gemaakt als een andere organisatie dan TIN opnieuw een dergelijke informatie architectuur zal moeten opbouwen als TIN ophoudt te bestaan.

Verantwoording

De opdracht is in de periode van 4 tot en met 20 januari 2012 uitgevoerd door drs. M.F.M. Bom en drs. N. Baarsen, beiden adviseur van Het Expertise Centrum. De opdrachtverantwoordelijkheid berustte bij de eerstgenoemde.

1.4

Indeling rapport

Het verdere rapport is als volgt ingedeeld. Hoofdstuk twee bevat het referentiekader dat gehanteerd is bij het onderzoek. Hoofdstuk drie bevat de bevindingen uit het onderzoek. Hoofdstuk vier bevat ons oordeel op de onderzochte aspecten.


20 januari 2012

pagina 5 van 16

2

Referentiekader

2.1

Inleiding

Dit hoofdstuk bevat het referentiekader waarop de door TIN ontworpen en inmiddels deels geïmplementeerde informatie architectuur is beoordeeld. Allereerst wordt kort stil gestaan bij het takenpakket van TIN waar digitalisering een rol speelt. Vanuit deze context zal worden aangegeven op welke delen dit onderzoek zich zal richten en wat daarin de aandachtspunten zijn. Vervolgens worden de criteria beschreven waaraan de informatie architectuur moet voldoen. Hierbij is mede gebruik is gemaakt van de set aan standaarden en richtlijnen die door Digitaal Erfgoed Nederland is opgesteld (DE BASIS).

2.2

Onderzoekskader en focus

Kijkend naar de rol en het takenpakket van TIN vallen twee zaken op die impact hebben op de mogelijkheden en wijze van inzet van ICT (digitalisering). Dat zijn: haar dubbelrol als sectorinstituut en museum voor podiumkunsten, en de ‘vervliegende’ aard van het te conserveren erfgoed (van podiumkunsten). Beide worden kort toegelicht. Sectorinstituut en Museum TIN draagt niet alleen zorg voor het conserveren van het geheugen over podiumkunsten door allerlei informatie (affiche, geluid, foto, beeld, naslagwerken, krantenknipsels, etc.) te verzamelen, beheren en toegankelijk te maken voor naslag. TIN draagt ook zorg voor het uitdragen van deze kunstvorm aan de maatschappij, instanties en mensen die zich aangetrokken voelen tot deze kunstvorm. Daartoe verschaft TIN toegang tot allerhande nuttige informatie van alle podia in Nederland met bijhorende informatie van adres tot zaalgrootte, informatie over gezelschappen, evenementen etc. en treedt TIN als intermediair op tussen VRAAG en AANBOD (bijv. vacatures). De ICT (digitalisering) waar TIN gebruik van maakt faciliteert beide taakgebieden: zowel de ondersteuning van haar taken als sectorinstituut, als de taken van een museum (erfgoedbeheerder). Het hoeft geen betoog dat beide taakgebieden nauw verweven zijn met elkaar. Echter bij de beoordeling van de informatie architectuur ligt de focus op de ‘digitalisering’ van de taken van TIN als museum. Conservatie van podiumkunsten In tegenstelling tot klassieke musea waar het publiek kan genieten van fysieke objecten zoals schilderijen, sculpturen, of fysieke objecten die door de kunstenaar zijn vervaardigd vanuit een bepaald concept of architectuur, vervliegt bij podiumkunsten het object van kunst tijdens de ‘voorstelling’. Erna rest niets anders dan recensies, de affiche, het programmaboekje, wat de acteurs/regisseurs vonden en wat de publiek ervan vond. Het verzamelen van ‘relikwieën’ (het hoedje van Dorus, de bril van Youp), affiches, programmaboekjes, recensies en krantenknipsels is van alle dag. En ook het digitaliseren van dergelijke informatie om de toegankelijkheid te verbeteren, is dagelijks gebruik. Maar het inzetten van social media (Facebook, Twitter, etc.) waarlangs ook het brede publiek de mogelijkheid heeft om haar mening te geven en digitale privé Review Informatie Architectuur TIN

20 januari 2012

pagina 6 van 16

collecties te delen is nieuw, en juist bij deze kunstvorm die zo vergankelijk is, een waardevolle toevoeging ter conservering. Tegen deze achtergrond zullen de mogelijkheden van de informatie architectuur om te komen tot zogenaamde ‘user generated content’ (UGC) een belangrijk aandachtspunt zijn voor de beoordeling. De hierna volgende figuur geeft schematisch weer wat de scope van het onderzoek is.

Zoals aangegeven vormt het museale hoofdproces van ‘collectiebeheer’ de basis. De focuspunten voor het onderzoek zijn: (1) de digitale collectie, (2) de mate waarin UGC wordt gefaciliteerd en (3) de wijze van ontsluiting naar het publiek/ de samenleving.

2.3

Digitale duurzaamheid

Ten behoeve van het onderhouden en ontsluiten van digitaal erfgoed (zoals gedigitaliseerde opnames, geluidsfragmenten, aanplakbiljetten, biografieën, decors, foto’s, etc.) heeft het nationale kenniscentrum voor ICT in het cultureel erfgoed (de stichting Digitaal Erfgoed Nederland, DEN) standaarden ontwikkeld en verdeeld naar een vijftal onderwerpen. Digitale duurzaamheid: Het garanderen van digitale duurzaamheid is een van de grootste technologische uitdagingen van dit moment. Er zijn nog geen waterdichte standaarden of voorschriften beschikbaar. Wel zijn er minimale eisen beschikbaar die aan een instelling gesteld kunnen worden om zo goed mogelijk de digitale duurzaamheid te borgen. Deze zijn:  Het hebben van een digitaal erfgoed beleid; (m.a.w. de organisatie moet over het voor toekomstige generaties preserveren van digitale informatie nadenken en actief op dit onderwerp sturen)  Zicht hebben op de beoogde collectie (wat wordt bewaard, in welke formaten geaccepteerd, zicht op consequenties van duurzame opslag)  Bij uitvoering ogen en oren open houden naar samenleving en actief participeren in kennisdeling;  Met vaste regelmaat laten beoordelen van eigen bouwstenen. Review Informatie Architectuur TIN

20 januari 2012

pagina 7 van 16

Vervaardiging: Bij vervaardiging van digitale reproducties dient men zich te houden aan een aantal minimale eisen. Deze eisen garanderen dat de digitale reproducties beschikken over een optimale kwaliteit, originele informatiewaarde en openheid voor de toekomst tegenover aanvaardbare kosten. DEN beschrijft een aantal uitgangspunten waaraan voldaan dient te zijn. Deze uitgangspunten zijn:  vervaardigen doe je eenmalig, en het resultaat moet beschouwd worden als digitale master;  conserveren van de digitale master doe je op basis van open standaarden;  de gehanteerde standaarden dienen te voorzien in een brede publieksbehoefte;  geen substitutie (digitaal vervangt fysieke objecten niet);  toepassen van metadata is verplicht. Beschrijving: beschrijven van erfgoed is een essentiële schakel in het conserveren van het digitale erfgoed en de dienstverlening. Zolang zoektechnieken als beeld- en audioherkenning experimenteel zijn, zijn tekstuele beschrijvingen onmisbaar in de communicatie met doelgroepen. Het volstaat niet om naar eigen inzicht erfgoed te beschrijven. Zoals standaard bestandsformaten nodig zijn om duurzame toegankelijkheid en hergebruik van data mogelijk te maken, zo is het gebruik van standaardmethoden voor metadatering, inhoudelijke ontsluiting en identificatie van erfgoedcollecties en –objecten van groot belang. De volgende richtlijnen zijn hierbij behulpzaam:  Maak gebruik van gangbare taxonomieën, classificaties of trefwoordenlijsten, en vermijd waar mogelijk zelf vervaardigde lijsten;  Zorg voor identificatie, ook van metadata (weet de afkomst en verwijs er naar) De hiervoor beschreven criteria zullen worden gebruikt bij de beoordeling van het eerste focuspunt: de digitale collectie. Vindbaarheid: ten behoeve van het digitaal beschikbaar stellen van informatie over erfgoed zal gebruik moeten worden gemaakt van gangbare technologie, zodanig dat deze zonder kennis vooraf kan worden hergebruikt door zowel mens als machine. Ten behoeve van vindbaarheid zijn de volgende standaarden vastgesteld: HTTP, URI, XML, UTF-8, Dublin Core, OAI-PMH en SRU. Presentatie: Bij het presenteren van digitale informatie via een website of andere informatiediensten dienen inhoud, vormgeving en gedrag (van de informatiedienst) strikt van elkaar gescheiden te blijven. Deze scheiding waarborgt het kunnen meebewegen met een steeds veranderend gebruik enerzijds en het onafhankelijk zijn van tijdsgebonden techniek anderzijds. Verder zijn er tal van richtlijnen beschikbaar over bijvoorbeeld de vraag hoe een website te bouwen, maar gelet op de gevraagde beoordeling voor deze opdracht niet relevant. Deze criteria zijn vooral van toepassing bij de beoordeling van de focuspunten (2) UGC en (3) ontsluiting.

2.4

Doeltreffendheid en efficiency

TIN heeft de ambitie om met de door haar ontwikkelde informatie architectuur ook in de digitale wereld de ‘spin in het web’ te worden voor informatie over podiumkunsten. Daarvoor is om te beginnen een architectuur nodig die voldoet aan de eisen zoals geformuleerd in paragraag 2.3. Maar verder dient zij ook haar positie af te dwingen door pro-actief haar omgeving (theaterinstellingen, producenten, publiek, etc.) te benaderen, standaarden af te dwingen en het gebruik van de door haar ontwikkelde voorzieningen te stimuleren. Review Informatie Architectuur TIN

20 januari 2012

pagina 8 van 16

Ten behoeve van de doeltreffendheid wordt beoordeeld hoe TIN zich manifesteert op de hiervoor genoemde punten en worden concrete gebruiksstatistieken geanalyseerd. Voor het aspect efficiency wordt onderzocht welke voorzieningen zijn gerealiseerd en tegen welke kosten die zijn gebouwd en thans worden onderhouden. Voorts wordt de omvang van die voorzieningen bepaald en een inschatting gemaakt tegen welke kosten de voorzieningen vervaardigd kunnen worden wanneer TIN onverhoopt zou ophouden te bestaan. Deze beoordeling zal zijn gebaseerd op professional judgement en een korte marktanalyse.


20 januari 2012

pagina 9 van 16

3

Bevindingen

3.1

Inleiding

Dit hoofdstuk bevat onze bevindingen over de informatie architectuur, opgedaan door toetsing aan het in hoofdstuk twee beschreven referentiekader. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de drie focuspunten: digitale collectie , User Generated Content (UGC) en ontsluiting.

3.2

Digitale collectie

TIN is al vele jaren belast met het beheren van informatie en objecten over podiumkunsten in Nederland. Door de afgelopen jaren heen heeft TIN haar collectie op onderdelen waar nuttig en mogelijk gedigitaliseerd. Inmiddels is ruim 50% van de totale collectie digitaal beschikbaar. De digitale collectie vindt zijn oorsprong in de fysieke collectie maar is uitgebreider dan deze fysiek collectie. Zeker de laatste jaren zijn digitale items erfgoed aan zich geworden. De toegevoegde waarde van het collectioneren van deze digitale bronnen zit hem in de metadatering die volgens de geldende normen, door TIN aan deze items zijn/worden toegevoegd. Binnen TIN is het aanleggen, beheren en ontsluiten van de digitale collectie een onderdeel geworden van de museale werkprocessen. Zo wordt informatie zoals programmaboekjes, affiches, informatie over gezelschappen en acteurs/dansers/cabaretiers steeds vaker op digitale wijze aangeleverd en toegevoegd aan de collectie, mits de aanlevering voldoet aan de door TIN gestelde eisen over bestandsformaten, metadatering, etc. Voor de objecten die nog ‘analoog’ worden aangeleverd, beschikt TIN over een procedure waarlangs eerst wordt bepaald of het betreffende object voor digitalisering in aanmerking komt, en pas daarna vindt digitalisering plaats. De eisen die TIN stelt aan gedigitaliseerde objecten sluiten aan op de standaarden en richtlijnen zoals die door DEN zijn opgesteld (conform DE BASIS). In principe vindt digitalisering van fysieke objecten slechts één maal plaats. Dit zorgt voor een zeker kwaliteitsniveau van de gedigitaliseerde objecten, en voorkomt dat objecten twee of meerdere malen behoeven te worden gedigitaliseerd. Voor TIN als beheerder van de geschiedenis over podiumkunsten, begint de geschiedenis iedere dag. Jaarlijks wordt van zo’n 2000 theatervoorstellingen informatie ontvangen. Ten behoeve van het beheer streeft TIN niet naar volledigheid maar naar representatiewaarde van de voorstellingen. Jaarlijks wordt door een onafhankelijke selectiecommissie een top 100 gemaakt. Van die 100 voorstellingen wordt de te archiveren informatie actief verzameld gemetadateerd en aan de collectie toegevoegd. Deze aanpak is door een visitatiecommissie vanuit het ministerie van OC&W als ‘best practise voor de museale wereld’ getypeerd. Alle metadatering van de door TIN beheerde objecten wordt geregistreerd en onderhouden via de applicatie ADLIB. Deze applicatie is de standaard voor museale organisaties in Nederland maar ook daarbuiten. Het marktaandeel van ADLIB in Nederland ligt op ongeveer 95% van alle museale organisaties. De jaarlijkse kosten voor onderhoud en beheer zijn dientengevolge in financieel opzicht aantrekkelijk en nauwelijks verder te reduceren. Bij het aanleggen van metadatering maakt TIN gebruik van de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de Dublin Core standaard, en maakt TIN gebruik van gangbare thesauri. Review Informatie Architectuur TIN

20 januari 2012

pagina 10 van 16

Het digitaliseren van de collectie, het voorzien van de collectie van metagegevens, het toetsen van de formats, het laten voldoen van de digitale collectiecomponenten aan de normen uit de Dublin Core, is een proces dat per itemsoort een verschillende bewerkingstijd heeft. Voor reeds digitaal aangeleverde gegevens is minder tijd nodig voor het op een juiste wijze vastleggen in de digitale collectie dan voor fysieke items die bijvoorbeeld gefotografeerd en uitgebreid beschreven moeten worden. Uitgaande van een digitale collectie van 250.000 items en een gemiddelde bewerkingstijd van 8 uur, zou alleen al 2.000.000 uur aan bewerkingstijd nodig zijn voor het opnieuw collectioneren en digitaliseren van de informatie. De kosten zijn een veelvoud hiervan.

3.3

User Generated Content

De door TIN ontwikkelde informatie architectuur is opgebouwd om de digitale collectie (het digitaal archief) heen. Dit heeft een aantal voordelen. Ten eerste blijft de verantwoordelijkheid voor het beheer van de objecten onveranderd. Ten tweede blijven de huidige databases zoals ADLIB, CRM (klantgegevens) en Exact (financiële gegevens) in tact en worden ten derde geen aanvullende databases opgezet en ingericht. Daardoor maakt TIN optimaal gebruik van de aanwezige gegevens mogelijk zonder extra beheerlasten. De inmiddels beschikbare informatie architectuur maakt het mogelijk om ook anderen dan TIN-medewerkers een bijdrage te laten leveren aan het genereren van content (UGC), of in goed Nederlands cocreatie te faciliteren. De architectuur is hiertoe zodanig ingericht dat te allen tijde traceerbaar is wat de oorsprong is (van wie afkomstig) van de informatie, zodat gebruikers hierover kunnen worden geïnformeerd. Bovendien biedt deze inrichting de mogelijkheid aan TIN om sommige informatie te valideren en bijvoorbeeld te voorzien van een kwaliteitskeurmerk. Hiermee kan de rol van TIN als kennisinstituut worden uitgebouwd. Dit laatste is duidelijk nog een wensbeeld, maar de benodigde technische voorzieningen zijn beschikbaar. Het is slechts nog een kwestie van organiseren. Bij de technische implementatie van de mogelijkheid tot UGC wordt gebruik gemaakt van WIKI-achtige technieken. De keuze hiervoor leidt niet alleen tot instrumenten die vanuit de markt kunnen worden aangeschaft en onderhouden, maar ook tot snelle adaptatie en acceptatie door gebruikers (immers, de gebruiksvriendelijkheid ervan is bewezen en de bekendheid ermee is onder een groot publiek een gegeven). Daarnaast is bij de implementatie het uitgangspunt gehanteerd om inhoud, vormgeving en gedrag van applicaties van elkaar gescheiden te houden. Deze strikte scheiding borgt het behoud en gebruik van de collectie-informatie, ook als de vraagstelling wijzigt en nieuwe technieken zich aandienen. Vanaf september 2011 is de Theater Encyclopedie operationeel. Dit is een website voor het publiek om niet alleen kennis te nemen van informatie over podiumkunsten, maar ook om informatie toe te voegen. De gebruiksstatistieken laten een stijgende trend zien. Ook blijkt een deel van die gebruikers enthousiast om hun informatie aan de website toe te voegen. Op basis van de thans beschikbare statistieken is het nog niet mogelijk om een statistisch verantwoorde analyse te geven.

3.4

Ontsluiting

Binnen de ontwikkelde informatie architectuur is veel aandacht voor het ontsluiten van de kennis en informatie over het erfgoed die in de databases van TIN zijn opgeslagen. Hiervoor zijn twee belangrijke bouwstenen aan de informatiearchitectuur toegevoegd: de zoekmachine en de single sign on (SSO). Beide bouwstenen zijn gebaseerd op in de markt beschikbare producten. De zoekmachine is inmiddels operationeel en de SSO is nagenoeg beschikbaar.


20 januari 2012

pagina 11 van 16

Op basis van eerste ervaringen met de zoekmachine wordt duidelijk dat bepaalde instellingen van de applicatie (filters, selectieregels) bepalend zijn voor de volgorde waarin de antwoorden op de zoekvragen worden gepresenteerd. Hiermee treedt als het ware ‘onderwater’ sturing op. Los van de vraag of dit nu wenselijk is of niet, dit is een gegeven; dit geldt bijvoorbeeld ook bij zoekmachines waar Google of Yahoo gebruik van maken. Maar TIN dient zich wel te beseffen dat zij door die instellingen de antwoorden manipuleert. De instellingen in de huidige zoekmachine zijn door de programmeurs, in overleg met de medewerkers van TIN, ingesteld. Het moge duidelijk zijn dat op termijn die instellingen door TIN zelf beheerd zullen moeten worden. Dit beheer en de ontsluiting van de kennis via deze instellingen van de zoekmachine zal TIN nog verder vorm moeten geven en organiseren. Met de komst van een SSO wordt het mogelijk om gebruikers hun eigen profiel te laten aanmaken, waardoor nog beter ingespeeld kan worden op specifieke interesses van individuele gebruikers of de context waarin de collectie wordt bevraagd. Hieraan kunnen in de toekomst verschillende moderne verdienmodellen worden gekoppeld. Een punt van aandacht is dat een deel van de door TIN beheerde digitale items auteursrechtelijk zijn beschermd. Dit heeft gevolgen voor de ontsluiting: sommige informatie mag niet zomaar aan iedereen ter beschikking worden gesteld. Op dit moment leidt dit tot nogal wat informatie die ‘bedekt’ blijft, wat de informatiewaarde van de digitale collectie negatief beïnvloedt. Dankzij de informatie architectuur beschikt TIN over mogelijkheden om bijvoorbeeld tegen betaling die informatie toch ter beschikking te stellen. Wij adviseren om met de rechthebbenden hierover afspraken te maken.

3.5

Doeltreffendheid

Uit de gevoerde gesprekken wordt opgemaakt dat met de komst van de informatie architectuur tevens een start is gemaakt met een omslag in het denken: van aanbodgericht informatie verstrekken naar vraaggestuurd de gebruikers voorzien van de informatie die zij nodig hebben. Bovendien helpen de gerealiseerde bouwstenen om nieuwe producten te ontwikkelen vanuit een gezamenlijke informatie/gegevensbasis. Binnen TIN is de afdeling Informatie en Educatie belast met de productontwikkeling. Zij zijn erg enthousiast over de thans beschikbare mogelijkheden voor het klantgericht ontsluiten van de erfgoedinformatie. De architectuur staat toe dat specifiek op de doelgroepen, ook in het onderwijs, de informatie over het erfgoed op maat gesneden wordt aangeboden, flexibel is en in kan spelen op de actualiteit van alledag. Daarmee vormt de architectuur een belangrijke schakel tussen het combineren van het verleden met het heden. Vanuit het TIN zijn de plannen voor nieuwe producten/websites/kennisplatforms al in een vergevorderd stadium. Om te borgen dat het projectmatig werken, iets wat inherent is aan het werken binnen een organisatie die deels gefinancierd wordt door (project)subsidies, niet leidt tot fragmentatie van de informatievoorziening, heeft TIN de volgende verantwoordelijkheidverdeling gemaakt: de afdeling Informatie en Educatie is verantwoordelijk voor de productontwikkeling, de afdeling Collectie en Documentatie voor het contentbeheer en de afdeling Bedrijfsvoering voor de benodigde informatievoorziening. Door deze wijze van organiseren is goed geborgd dat ontwikkeling van (informatie)producten plaatsvindt vanuit de vraag van gebruikers/publiek. Tevens borgt deze wijze van werken dat de inhoud van de digitale collecties blijven voldoen aan internationale standaarden en dat het realiseren van de nieuwe informatie plaatsvindt in samenhang met de bestaande producten en diensten die het TIN al heeft of levert (in vaktermen: ontwikkeling van producten onder architectuur). Daardoor wordt effectief en doelmatig gebruik gemaakt van de bestaande digitale gegevens en toepassingen.


20 januari 2012

pagina 12 van 16

3.6

Doelmatigheid

Voor de realisatie van de informatie architectuur is een projectbegroting van ongeveer € 170.000,beschikbaar. Inmiddels is daarvan ongeveer € 140.000 gebruikt voor de ontwikkeling van de architectuur en de realisatie van een aantal cruciale bouwstenen. Uit deze projectbegroting wordt tevens de exploitatie van de voorzieningen tot ultimo 2012 gefinancierd. Overigens, de exploitatie wordt door TIN geschat op ongeveer € 30.000,- per jaar. De hiervoor besproken bouwstenen zijn alle gebaseerd op standaard in de markt verkrijgbare producten, waarbij de markt zodanig is ontwikkeld dat gesproken kan worden van een volwassen markt met veel aanbieder en veel kopers. Met andere woorden: de door TIN gedane investeringen zijn op dit punt niet alleen marktconform maar ook concurrerend. Voor de exploitatie van de bouwstenen is vooralsnog gekozen om dat buitenshuis te laten plaatsvinden. Dit heeft een aantal voordelen. Ten eerste behoeft de eigen ICT-beheer organisatie, die belast is met het beheer van de eigen digitale collectie in ADLIB en de kantoorautomatisering, geen kennis op te bouwen over de nieuwe technologie. Ten tweede kan een externe ICT-dienstverlener flexibeler anticiperen op toe- dan wel afname van benodigde bandbreedtes voor internetverkeer of benodigde schijfruimte voor data-opslag. Ook hier geldt dat er veel ICT-dienstverleners zijn die de gevraagde ICT-dienstverlening kunnen verzorgen, omdat TIN gebruik maakt van standaard voorzieningen. Derhalve zijn de kosten voor exploitatie eveneens marktconform en concurrerend. Dit voorgaande laat onverlet dat TIN er rekening mee moet houden dat de onlangs gerealiseerde bouwstenen voor ‘user generated content’ en ontsluiting een levensduur zullen hebben van drie tot maximaal vijf jaar. Op termijn zullen er weer nieuwe methoden en technologieën komen die de huidige generatie aan technologieën zullen vervangen. Vanzelfsprekend zal TIN haar informatieontsluiting daarop moeten aanpassen.


20 januari 2012

pagina 13 van 16

4

Oordeel

4.1

Inhoudelijke beoordeling Informatie architectuur

4.1.1

Oordeel toekomstvastheid van de bouwstenen (website, digitaal archief,etc.).

Bij de beoordeling is onderscheid gemaakt naar de bouwstenen voor de digitale collectie (het digitaal archief) en de bouwstenen voor enerzijds collectioneren en anderzijds ontsluiten van de digitaal opgeslagen objecten. Ons oordeel over de digitale collectie die TIN de afgelopen jaren heeft opgebouwd en momenteel beheert is dat dit op een toekomstvaste wijze wordt gedaan. Drie belangrijke argumenten liggen hieraan ten grondslag:  TIN stelt eisen aan de digitaal te archiveren objecten, en deze eisen zijn verankerd in de dagelijkse werkprocessen waardoor blijvende werking ervan is gegarandeerd en de inhoudelijke kwaliteit van de in beheer zijnde objecten op niveau blijft;  TIN heeft standaarden en richtlijnen ontwikkeld en vastgesteld die goed aansluiten op de standaarden en richtlijnen zoals die door Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) zijn ontwikkeld (zie BASIS);  De digitale collectie (het digitaal archief) maakt een wezenlijk onderdeel uit van de door TIN ontwikkelde informatiearchitectuur; de bouwstenen voor collectioneren en ontsluiten sluiten goed aan op het digitale archief zonder dat deze ermee verweven worden, open standaarden ondersteunen de benodigde interactie. Bovendien is de informatie architectuur gebaseerd op het principe dat inhoud, vormgeving en applicatiefuncties (gedrag) van elkaar gescheiden zijn, waardoor elk van deze aspecten onafhankelijk van elkaar beheerd en onderhouden kunnen worden. De gemaakte keuze voor ADLIB als pakket voor de registratie van de objecten en de bijbehorende metadatering, is gelet op de markpositie van dit product in de Nederlandse museale wereld (95%) voor de hand liggend en draagt bij aan de borging van continuïteit. Ons oordeel over de bouwstenen (single sign on, zoekmachine, mediaserver, etc.) die door TIN zijn opgenomen in de informatiearchitectuur om enerzijds digitale aanlevering en cocreatie bij collectioneren te bevorderen, en anderzijds digitale ontsluiting te vereenvoudigen en gebruik van de erfgoedinformatie te stimuleren, is dat deze goed aansluiten op de huidige technische mogelijkheden. De toekomstvastheid van deze bouwstenen, is gelet op het tempo waarin nieuwe technische mogelijkheden zich aandienen, relatief beperkt en minder van belang dan het digitale archief. De huidige functies en wijze van informatiedelen tussen applicaties en het presenteren naar gebruikers op een wijze waarop zij de informatie willen ontvangen, zal maximaal drie jaar tot vijf jaar meegaan. Daarna ontstaan weer nieuwe methoden en technieken om de informatie nog beter te kunnen ontsluiten. Door het ontwikkelen van de informatievoorziening onder architectuur (in samenhang) en door de scheiding tussen inhoud, presentatie en gedrag van de applicaties is de informatievoorziening van TIN voorbereid op een dergelijke nieuwe generatie van toepassingen. Punt van aandacht is het nog verder inregelen van het inhoudelijk beheer binnen TIN bijvoorbeeld voor het inregelen van de zoekmachine, zodat het gebruik ervan optimaal kan worden blijven benut. Een algemeen punt van aandacht is dat TIN met de gerealiseerde informatie architectuur een voorsprong heeft op haar samenwerkingspartners in de omgeving. Dit vereist een uitgekiende strategie om die partners erbij te betrekken en de mogelijkheden van de informatie architectuur ten volle tot ontwikkeling te brengen.


20 januari 2012

pagina 14 van 16

4.1.2

Oordeel op onderhoudbaarheid en marktconforme kosten

Bij de realisatie van de bouwstenen, zowel voor het digitale archief als het collectioneren en ontsluiten, is gebruik gemaakt van standaard in de markt beschikbare producten. Dit geldt niet alleen voor ADLIB, maar ook voor de applicaties voor single sign on, de zoekmachine en andere gerealiseerde bouwstenen. Bij de keuze is gelet op de in de markt aanwezige ‘installed base’ van de applicaties. Derhalve zijn de bouwstenen goed onderhoudbaar en is het kostenniveau marktconform.

4.1.3

Oordeel over het contentbeheer

De wijze waarop TIN het contentbeheer, mede dankzij de gerealiseerde informatie architectuur, gaat vormgeven wordt door ons niet alleen gekenmerkt als toekomstvast maar ook als visionair. De ambitie om het publiek en partnerorganisaties te betrekken bij het verzamelen, verbeteren, wijzigen en aanpassen van de kennis die door TIN als erfgoed instelling wordt beheerd, is voor Nederlandse begrippen een noviteit. En hiermee zorgt TIN niet alleen voor een oplossing om de informatiestroom van te beheren objecten op peil te houden tegen beheersbare kosten, maar wordt tegelijkertijd gezorgd voor een blijvende binding tussen TIN als ambassadeur voor podiumkunsten en het publiek. Bij de inrichting van het contentbeheer en het ontsluiten van de (erfgoed) informatie wordt streng toegezien op het onderscheid tussen de informatie die door ‘derden’ is gecreëerd en de informatie die door TIN als kennisinstituut naar internationale normen is gevalideerd. In de thans beschikbare WIKI van de theaterencyclopedie is al zichtbaar welke informatie afkomstig is van TIN en welke informatie door derden is aangeleverd. Echter dit onderscheid kan naar onze mening scherper en beter. Bijvoorbeeld door de informatie die door TIN is gevalideerd te voorzien van een ‘kwaliteitsstempel’. De positie en rol van TIN als erfgoedbeheerder en kennisinstituut zal hierdoor nog sterker over het voetlicht gebracht kunnen worden.

4.1.4

Oordeel over samenwerking met anderen

Wij zijn van oordeel dat met de gerealiseerde informatie architectuur, en dan vooral de manier van denken die ermee gestimuleerd wordt, binnen TIN een veranderproces op gang is gebracht. Een proces waarin TIN evolueert van een zekere autoritaire organisatie die waakt over het erfgoed, naar een vraaggestuurde kennisorganisatie die haar informatieproducten afstemt op de behoeften van de samenleving. Tegen deze achtergrond, zijn wij van mening dat het samenwerkingspotentieel enorm is. Dit neemt niet weg dat TIN zal moeten beseffen dat zij ten opzichte van (potentiële) samenwerkende organisaties qua denken en beschikbare instrumentaria voor loopt. Het zal de nodige inspanning en tact vergen om de beschikbare bouwstenen, bijvoorbeeld voor het ontsluiten van informatie bij samenwerkingspartners, tot volle bloei te brengen.

4.1.5

Oordeel over gebruik van beschikbare bouwstenen

De thans beschikbare bouwstenen zijn nog te kort operationeel om een statistisch gefundeerde uitspraak te doen over het gebruik. Dit laat onverlet dat de huidige productiecijfers een stijgende trend laten zien en er vanuit de samenleving, zowel het publiek, de educatieve instellingen, de theatersector, als de productiebedrijven, betrokkenheid is bij het aanvullen van de gegevens en het ontsluiten van het erfgoed.


20 januari 2012

pagina 15 van 16

4.2

Financiële consequenties bij beëindiging TIN

De binnen TIN ontwikkelde informatie architectuur is voor haar van onschatbare waarde. Zo heeft het ‘architectuurdenken’ bijgedragen aan een cultuuromslag van aanbodgedreven naar vraaggestuurde informatieverstrekking naar klanten en publiek. Bovendien draagt de architectuur bij aan een samenhangende (integrale) informatievoorziening, die in de cultuurbranche geen gemeengoed is. De informatievoorziening in deze branche is als gevolg van de projectengerichte besturing vaak opgedeeld in loshangende informatievoorziening ‘eilandautomatisering’, die via complexe koppelingen met elkaar zijn verbonden. Met de ontwikkelde informatie architectuur heeft TIN een nieuwe toekomstvaste koers gezet. De hiervoor genoemde kwalitatieve baten zijn lastig kwantificeren, laat staan uit te drukken in Euro’s. Wat wel kan worden aangegeven is dat wanneer een nieuwe organisatie van scratch af aan de informatievoorziening zou moeten opbouwen waar TIN inmiddels over beschikt, dat daar een aantal jaren doorlooptijd mee gemoeid zal zijn. Als wij kijken naar de technische bouwstenen van de informatie architectuur, dan komen wij tot het oordeel dat deze bouwstenen tegen marktconforme kosten zijn ontwikkeld, en met herbouw momenteel minimaal dezelfde kosten zijn gemoeid. Voor de bouwstenen voor collectioneren en ontsluiten bedraagt dat minimaal € 170.000,-. Voor het digitale archief is dat een veelvoud, vanwege de digitaal beschikbare content (ruim 50% van de collectie is gedigitaliseerd).


20 januari 2012

pagina 16 van 16

Bijlage A

Geïnterviewde personen

#

Datum

Naam

Organisatie

1

04-01-2012

Pim Luiten

Hoofd Bedrijfsvoering

2

12-01-2012

Johan Scheepstra

Ontwikkelaar Infromatie-architect

3

12-01-2012

Anne-Marie Kremer

Hoofd Informatie en Educatie

4

12-01-2012

Henk Scholten

Directeur TIN

5

12-01-2012

Rob Schmitz / Gaspar Benedek

ICT beheer

6

12-01-2012

Hans van Keulen

Hoofd Collectie en Documentatie


20 januari 2012

pagina 17 van 16

Bijlage B

#

Bestudeerde documentatie

Documentnaam Inhoudelijke stukken

1

Tin Tactisch IT plan, 23-01-2011

2

TIN internet strategieplan 2010-2012

3

Overzicht deelprojecten informatiearchitectuur, Pim Luiten, 21 december 2011

4

Aanvraagformulier culturele basisinfrastructuur 2013-2016, Musea inclusief ondersteunende instellingen art. 3.23 en 3.24

5

Planning functionaliteiten TIN 2011 versie 0.6 Schematisch overzicht

6

Diverse overzichten Architectuur, Pim Luiten, diverse ongedateerd

7

Collecties van het Theaterinstituut: Niet zo maar erfgoed, Quick scan naar het belang van de TIN-collecties, 8 juni 2011

8

Verslag ‘Rapport Theater Instituut Nederland ’Visitatie commissie OCW’, ultimo 2009

9

Scorebord collectie december 2011, TIN

Contracten 10

Overeenkomst TIN backend fase 1, 11 juli 2011

11

Overeenkomst zoekwidget fase 1 , 22 maart 2011

12

Overeenkomst TIN backend fase 2, 11 oktober 2011

13

Overeenkomst Front end fase 2 11 juli, 2011

14

Overeenkomst Catalogus fase 1, 10 november 2011

15

Overeenkomst Single sign on, 21 oktober 2011

16

Overeenkomst Cocreatie Theater encyclopedie, 22 maart 2011

17

Overeenkomst Producenten invoer, 4 oktober 2011

18

Overeenkomst Media server, 4 oktober 2011

19

Overeenkomst Workshop TIN web 2.0, 7 maart 2011

20

Overeenkomst Agendafunctie als service, 15 maart 2011


20 januari 2012

pagina 18 van 16

Normen 21

DE BASIS (norenstelsel), Digitaal Erfgoed Bouwen Aan Succesvolle ICT Strategie, DEN, Kenniscentrum digitaal erfgoed. Zowel, vervaardiging, beschrijving, presentatie, vindbaarheid en duurzaamheid.

Financiële informatie 22

Werkbegroting TIN 2012

23

Financiële en prestatie gegevens TIN, 2010

24

Financiële en prestatie gegevens TIN, eerste drie kwartalen 2011

25

Diverse Grootboekkaarten ICT kosten TIN 2011

Diverse 26

Cultuur in cijfers, Statistische bijsluiter bij “Cultuur in beeld, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

27

Bewaar als, vuistregels voor digitaal archiveren

Internet gerelateerde bronnen 28

http://www.theaterinstituut.nl

29

http://www.theaterencyclopedie.nl/

30

http://www.eenlevenlangtheater.nl/

31

http://www.erfgoednederland.nl/

32

http://www.den.nl/

33

http://www.den.nl/debasis

34

http://www.den.nl/standaarden/

35

http://bewaarals.nl/


20 januari 2012

Review Informatie Architectuur TIN

Recommend Documents