RENSTRA TATA KELOLA
DIGITAL ASSET MANAGEMENT PERPUSTAKAAN UPI Oleh Miyarso Dwi Ajie
A. LATAR BELAKANG Perpustakaan merupakan institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Definisi tersebut tercantum dalam Bab I Pasal 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Berkaitan dengan perpustakaan perguruan tinggi, Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dalam Bab VII Pasal 24 menyatakan bahwa: 1. Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan. 2. Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengambdian kepada masyarakat. 3. Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. 4. Setiap
perguruan
tinggi
mengalokasikan
dana
untuk
mengembangkan
perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan guna memenuhi standar nasional pendidikan dan standar nasional perpustakaan.
Perkembangan bentuk dan jenis sumber informasi yang dimiliki perpustakaan tidak terlepas dari dukungan teknologi informasi, yang menjadikan akses pangkalan data elektronik sebagai salah satu alternatif dalam pemenuhan kebutuhan informasi. Dengan adanya perkembangan tersebut pustakawan perlu bersikap responsif dan inovatif serta selalu berupaya menyediakan berbagai sumber informasi dan jenis layanan, termasuk layanan informasi elektronik. Teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang sedemikian cepat berdampak pada berbagai aspek kehidupan, tidak terkecuali pada perpustakaan. Teknologi informasi dan komunikasi dimanfaatkan dalam pengelolaan dan penyajian informasi di perpustakaan sebagai upaya pustakawan dalam rangka meningkatkan kualitas layanan. Abdul Rahman Saleh dalam artikel yang ditulisnya memaparkan
1
beberapa alasan penerapan teknologi informasi di perpustakaan (Saleh, 2005:32-33), yaitu: a. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing). Perpustakaan mana pun tidak dapat memenuhi koleksinya sendiri, oleh sebab itu setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada penggunanya. b. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia. Untuk
mempertahankan
mutu pelayanan perpustakaan, di mana sumber daya manusia masih kurang memadai jumlahnya, maka perpustakaan dapat mengandalkan teknologi komputer agar tenaga kerja yang ada dapat dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaanpekerjaan lain. Dengan efisiensi tenaga kerja, perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan tenaga untuk menyelenggarakan layanan-layanan lain yang diberikan kepada pengguna. c. Tuntutan terhadap efisiensi waktu. Saat ini pengguna menuntut layanan instan, cepat dan akurat. Jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh pengguna diharapkan dapat diterima sesaat setelah pertanyaan diajukan. d. Keragaman informasi yang dikelola. Dewasa ini informasi yang ada di perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku dan jurnal ilmiah saja, akan tetapi terdapat juga audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik, dan sebagainya. Untuk mengelola dan menggunakan informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan teknologi komputer.
Setiap perpustakaan perguruan tinggi mengemban peran dalam pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi. Peran tersebut dinyatakan dalam tugas dan fungsi perpustakaan. Tugas perpustakaan perguruan tinggi, sebagaimana tercantum dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, adalah mengembangkan koleksi, mengolah, dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan. Sedangkan fungsi perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit, dan fungsi interpretasi. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sumber belajar bagi sivitas akademika. Untuk dapat menjalankan fungsi edukasi, maka perpustakaan perlu menyediakan sumber informasi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran bagi setiap program studi, sumber informasi tentang strategi belajar mengajar, dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan
2
pengguna informasi. Untuk dapat menjalankan fungsi riset, perpustakaan perguruan tinggi perlu mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder termutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Perpustakaan perguruan tinggi mutlak memiliki sumber informasi pendukung penelitian, sebab tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakan dalam berbagai bidang. Selain fungsi edukasi, informasi, dan riset, perpustakaan perguruan tinggi juga memiliki fungsi rekreasi, yaitu dengan menyediakan sumber informasi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya inovasi pemustaka. Perpustakaan perguruan tinggi selayaknya juga dapat membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika dan staf non-akademik. Perpustakaan juga menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang telah dihasilkan oleh sivitas akademika. Sedangkan untuk dapat menjalankan fungsi interpretasi, perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dihasilkan untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Melihat perkembangan diatas, Perpustakaan UPI harus mulai menata kembali layanannya dengan memanfaatkan teknologi ini dan menciptakan cara baru dalam mengelola koleksi digital agar penyebaran informasi menjadi lebih luas.
B. ALIH MEDIA DIGITAL Dengan berkembangnya teknologi digital saat ini terdapat beber apa keuntungan yang bisa diperoleh oleh setiap lembaga yang menerapkannya. Setiap sumber informasi yang dimiliki dapat dengan mudah diakses oleh setiap pemustaka yang dapat dilakukan secara jarak jauh sekalipun. Manfaat lain dari media digital ini adalah dapat mengurangi resiko hilangnya sumber informasi yang berharga.
Proses alih media digital sebagai salah satu upaya pelestarian (preservasi) bahan perpustakaan tentu saja perlu didukung oleh dukungan perangkat ICT yang memadai dan dukungan dana yang tidak sedikit. Terutama yang berhubungan dengan anggaran (budget) untuk pengadaan perangkat pendukung. Karena itu perlu upaya investasi yang berkesinambungan, artinya harus dilakukan secara bertahap agar beban tidak terlalu berat untuk mewujudkannya.
3
Dalam lingkup dunia digital, upaya preservasi merupakan proses kreasi produk digital yang memiliki nilai untuk dilestarikan sepanjang waktu. Secara teknis untuk mempermudah akses terhadap sumber informasi dengan menyiapkan kombinasi perangkat ICT seperti scanner/kamera digital, komputer dan monitor yang digunakan sehingga dengan demikian kebutuhan alih media digital dapat terpenuhi.
Kunci keberhasilan alih media digital adalah dilakukan secara berkelanjutan dengan memahami beberapa konsep berikut:
Melindungi Sumber Asli. Hal umum dalam penerapan teknologi digital adalah membuat salinan digital yang dapat digunakan sebagai pengganti sumber aslinya. Tujuan dari alih media digital ini karena adanya keterbatasan akses terhadap sumber aslinya. Sebagai contoh file digital koleksi gambar dan foto disediakan untuk kebutuhan penelitian dapat dilakukan tanpa harus mengakses sumber gambar aslinya. Sehingga peminjaman sumber asli dokumen, buku atau gambar dapat dikurangi untuk menghindari kerusakan atau kehilangan.
Mewakili Sumber Asli. Produk digital haruslah dibuat untuk dapat mewakili informasi dari sumber aslinya sehingga dapat dimanfaatkan untuk tujuan penelitian misalnya. Sistem
yang
dibuat
dengan
resolusi
tinggi
memungkinkan
untuk
menyediakan informasi persis sama dengan sumber aslinya tanpa adanya resiko kerusakan atau kehilangan.
Melebihi Sumber Asli. Teknologi
digital
dapat
memudahkan
kebutuhan
setiap
pemustaka
terhadap informasi secara lebih detail, dimana melalui sumber aslinya tidak mungkin untuk dilakukan. Contohnya, melalui padua n teknologi pencahayaan resolusi tinggi dapat lebih menggambarkan secara detail mengenai usia, penggunaan dan kerusakan fisik bahan perpustakaan aslinya. Untuk produk digital, dapat dikombinasikan dengan fungsi sistem rekayasa dan disebarluaskan secara luas melalui mesin pencari (searh engine) akan memiliki nilai kegunaan lebih bagi setiap pemustaka.
4
Kemampuan Teknologi Yang Digunakan. Kunci keberhasilan lainnya untuk mempermudah proses alih media digital adalah dengan mengukur kemampuan alat atau teknologi yang digunakan, termasuk perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (software) yang berhubungan dengan dokumen atau hasil produk yang dimaksud. Ada banyak cara dalam menerapkan teknologi alih media, tergantung dari besarnya biaya dan kemampuan yang dapat dilakukan oleh sistem atau perangkat tersebut. Walau demikian terdapat keterbatasan kemampuan untuk melakukan proses alih media tergantung dari format ukuran sumber materi dan nilai resolusi yang tersedia. Dari ketiga hubungan yang disebutkan antara kebutuhan produk yang dihasilkan, karakteristik sumber asli dan kemampuan teknologi hal ini akan mempengaruhi terhadap kualitas, biaya dan bagaimana cara untuk mengaksesnya.
C. PRINSIP DASAR PROSES ALIH MEDIA DIGITAL Pada
dasarnya
tujuan
preservasi
bahan
perpustakaan
yang
bersifat
tradisional maupun digital tidaklah jauh berbeda, yaitu memperpanjang usia pakai atau kegunaan dari sumber informasi yang tersedia. Ada beberapa istilah dari perubahan prinsip dasar yang dimaksud yaitu berusia panjang (longevity), seleksi (choice), kualitas (quality), keutuhan (integrity), dan mudah diakses (accessibility).
Berusia Panjang (longevity). Upaya pelestarian dalam lingkup digital difokuskan kepada bagaimana mempertahankan usia pakai dari media cakram (disk) atau media penyimpanan data yang cukup rentan secara fisik. Kelangsungan hidup file digital yang tersimpan tergantung pada kemampuan akses sistem yang tersedia. Sehingga para pengembang produk digital harus bisa mengantisipasi setiap file, indeks data dan software untuk disimpan dalam media yang lebih profesional dengan dukungan teknologi terkini sehingga lebih menjamin kelangsungan usia penyimpanannya.
Seleksi (Choice). Seleksi dalam ruang lingkup digital bukan merupakan pilihan untuk membuat satu kali produk dan diperuntukan untuk semua hingga mendekati masa pemakaian akhir, namun lebih ke arah proses yang
berkesinambungan
yang
terhubung
dengan
dengan
aktivitas
penggunaan file digital yang dimaksud. Pemberian nilai diperoleh ketika membuat keputusan untuk melakukan proses alih media dokumen seperti
5
kertas atau film ke dalam bentuk digital yang dapat dijalankan melalui sistem yang benar-benar sesuai (valid). Namun ketika keputusan pemberian nilai tidak dapat dilakukan secara otomatis atau pada saat terjadi kevakuman, para pustakawan dapat menentukan sendiri yang mana buku, artikel, foto, film atau sumber materi lainnya yang akan dialihmediakan ke dalam format digital.
Kualitas (Quality). Dalam ruang lingkup digital upaya memaksimalkan kualitas secara signifikan dibatasi oleh teknologi perekaman (capture) dan penampilan (display) gambar pada media elektronik yang digunakan. Proses alih media digital yang dilakukan dengan memperhat ikan kualitas yang baik adalah mampu memberikan tampilan yang tidak beda jauh dengan sumber aslinya dengan sentuhan teknologi yang digunakan , dan ini tergantung terhadap kehandalan perangkat pendukung berupa hardware dan software yang tersedia.
Keutuhan (Integrity). Makna dari keutuhan dalam melakukan proses preservasi secara tradisional terdiri dari dua konteks yaitu kondisi fisik dan nilai intelektual yang dimiliki. Keduanya saling berhubungan menyangkut terhadap isi (content) dari dokumen yang dimaksud. Keutuhan secara kondisi fisik
secara umum
menyangkut terhadap perlakuan benda,
sedangkan makna keutuhan dari nilai intelektual adalah berhubungan dengan kebenaran dan keaslian terhadap isi dokumen tersebut. Dalam ruang lingkup digital arti keutuhan kondisi fisik berhubungan dengan media penyimpanan file digital yang telah terkompresi secara matematis dan tersimpan dengan berbagai variasi format serta mampu dikirim melalui jaringan komputer yang ada. Sedangkan arti dari keutuhan nilai intelektual mencakup kepada struktur indeks dan deskripsi data yang dapat dipublikasikan sebagai daftar isi atau sebagai subjek pencarian kata kunci, atau rekaman bibliografis yang berhubungan dengan file digital yang dimaksud.
Dapat diakses (Accessibility). Dalam ruang lingkup digital saat ini upaya preservasi dan cara mengakses hasilnya merupakan suatu paduan yang tidak bisa dipisahkan. Hasil dari proses preservasi merupak an sesuatu yang bernilai tinggi, diproteksi dengan baik melalui sistem dan terintegrasi sepenuhnya menjadi sebuah produk digital yang berdiri sendiri yang dihasilkan dari sumber dokumen aslinya. Perangkat keras dan lunak yang digunakan untuk mengakses produk digital yang dihasilkan sudah beragam
6
dan mudah untuk diperoleh. Bahkan beberapa vendor mencoba membuat sistem yang sesuai dengan kebutuhan para pustakawan secara khusus, yang pada akhirnya dapat memudahkan bagi pemustaka untuk mengakses secara elektronik tanpa batasan ruang dan waktu.
D. KOLEKSI YANG AKAN DIALIH MEDIAKAN KE BENTUK DIGITAL
Bahan perpustakaan yang akan dipilih untuk dialih mediakan ke bentuk digital didasarkan
pada
sejumlah
pertimbangan.
Kegiatan
alih
media
digital
di
Perpustakaan UPI akan dilaksanakan disesuaikan dengan UU Hak Cipta. Bila memungkinkan izin pelaksanaan alih media ke bentuk digital akan dirundingkan bila bahan tersebut sangat dibutuhkan. Untuk memenuhi prinsip -prinsip yang digariskan di atas, perencanaan kegiatan alih media digital menggunakan kriteria sebagai berikut: 1) Koleksi bersejarah atau informasi intelektual yang merupakan koleksi benda budaya Nasional sebagai sebuah kearifan lokal (indigenous knowledge), termasuk koleksi dengan permintaan yang tinggi atau sedang. 2) Koleksi yang tidak dilayankan berhubungan dengan pertimbangan pengawetan atau keamanan. 3) Koleksi yang relatif tidak dikenal atau tidak pernah diakses, dengan alih media ke bentuk digital diharapkan dapat meningkatkan permintaan dan minat akan koleksi tersebut. 5) Kegiatan alih media digital akan meningkatkan daya guna koleksi. Hal ini disebabkan karena: a) Koleksi dalam bentuk digital akan lebih mudah untuk dikendalikan dan ditangani jika dibandingkan dengan bahan asli. b) Koleksi dalam bentuk digital dapat diakses dengan berbagai cara.
Dari uraian di atas, koleksi bahan perpustakaan yang dialih mediakan ke bentuk digital di Perpustakaan UPI adalah sebagai berikut: 1. Indonesiana/Antiquarian: koleksi Perpustakaan UPI mengenai sejarah, budaya dan bahasa Indonesia, serta koleksi yang tidak terbit lagi dan setidaknya memenuhi kriteria dibawah ini akan dipertimbangkan untuk dibuatkan alih media digitalnya, yaitu: nilai riset yang tinggi, memiliki nilai yang tinggi,
7
kondisinya yang sudah rapuh, tingkat penggunaan tinggi, unik ataupun koleksi langka. Prioritas akan ditetapkan berdasarkan suatu gabungan kriteria ini. 2. Grey Literature : hasil karya tulis sivitas akademika Universitas Pendidikan Indonesia (skripsi, tesis, disertasi, pidato-pidato (pengukuhan guru besar, rektor, dsb.)). 3. Surat Kabar: artikel-artikel tema tertentu seperti seputar kearifan lokal (indigenous knowledge), pendidikan, ataupun artikel mengenai UPI dari semua surat kabar yang terbit di Indonesia dapat dipertimbangkan untuk dibuatkan alih media digitalnya.
E. PENGATURAN ALUR KERJA (workflow) Pada tahap ini mulai dilakukan proses alih media digital, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyeleksi bahan perpustakaan yang akan dilakukan proses alih media digital. Untuk memperoleh bahan pustaka bisa diperoleh dari pihak internal dan eksternal 2. Melakukan klarifikasi hak cipta (copyright) dan kepemilikan dari bahan perpustakaan yang akan diproses. Bila sudah merupakan public domain atau kepemilikan dari institusi sendiri maka tidak perlu lagi dilakukan proses perijinan
tertulis
terhadap
penulis/pengarang
atau
penerbit
yang
bersangkutan. 3. Memeriksa kondisi fisik dari bahan perpustakaan. Apabila terdapat kerusakan akan berdampak buruk bagi bahan perpustakaan apabila dilakukan proses alih media, misalnya bila bahan perpustakaan tersebut dilakukan scanning maka kondisi kertas aslinya akan rusak. Agar tidak terjadi dem ikian perlu ada penanganan
khusus
melalui
perawatan,
pengawetan
dan
perbaikan
(konservasi). 4. Setiap sumber koleksi yang sudah terkumpul dilakukan pencatatan data bibliografi agar mengetahui secara pasti jumlah dan statusnya. 5. Melakukan proses alih media, seperti scanning atau pemotretan dengan kamera digital terhadap tiap-tiap halaman dokumen dan foto dalam bentuk cetakan atau dari sumber slide dan microfilm. Untuk bahan perpustakaan dalam bentuk 3 dimensi dilakukan pemotretan dengan menggunakan kamer a digital. Begitu pula bahan perpustakaan rekaman audio dan video dilakukan dengan menggunakan peralatan dan aplikasi yang mendukung.
8
6. Dari hasil proses alih media diperoleh hasil file digital dengan resolusi tinggi yang dapat dimanfaatkan sebagai file master. Selanjutnya untuk keperluan editing dan publikasi dilakukan proses konversi kedalam jenis file yang sesuai, misalnya dari bentuk file master yang berformat TIFF atau RAW disalin menjadi format JPEG atau GIF. Begitu pula untuk format WAV pada audio menjadi MP3. dan format AVI pada video menjadi MPEG atau WMV. 7. Melakukan proses pengeditan file digital berupa image/gambar, audio dan video untuk keperluan pengemasan dan publikasi. Pengeditan dilakukan dengan bantuan aplikasi khusus seperti Adobe Phot oshop dan Macromedia. Dalam proses pengeditan ini biasanya dilakukan penyesuaian ukuran (resizing), menyesuaikan kepekatan warna dan kekontrasan (color depth & contrastj, membersihkan area tertentu bila terdapat noda kotoran atau pengaruh lainnya dari hasil proses alih media. 8. Pemberian watermark perlu dilakukan pada setiap image yang dihasilkan dengan menambahkan logo dengan tingkat transparansi tertentu. Beberapa kriteria yang dilakukan dalam proses pemberian watermark adalah sebagai berikut: a. Kekuatan gambar (robustness). artinya logo yang digunakan sebagai watermark tidak mudah dihapus atau dimanipulasi tanpa merubah secara ekstrim dari file dokumen atau gambar yang dimaksud. b. Tidak kelihatan (imperceptible). Artinya gambar watermark yang digunakan tidak perlu kelihatan wujudnya sehingga tidak mempengaruhi tampilan atau estetika dari sumber dokumen aslinya. Saat ini ada beberapa teknik yang bisa diterapkan misalnya dengan menggunakan teknologi holografi atau hologram. c. Keamanan (security). Artinya setiap orang yang tidak memiliki wewenang tidak akan tahu dan tidak bisa merubah terhadap dokumen yang diberikan watermark. Pemberian watermark atau digital sign dimaksudkan adanya keaslian sumber dokumen atau dapat dipercaya. Yang menjadi parameter tersebut tergantung pada keahlian (skill), keaslian (authentic) dan keutuhan (integrity). 9. Melakukan kompilasi file dari setiap judul yang terdiri dari beberapa halaman naskah atau dokumen yang telah dilakukan pengeditan dan pemberian watermark. Format kompilasi yang dilakukan bisa beragam tergantung dari
9
kebutuhan, misalnya dalam format PDF untuk dokumen teks dan gambar atau format MPEG atau mp4. untuk audio dan video. 10. Melakukan proses input metadata dan upload file digital melalui digital library atau sistem manajemen data digital. Hal ini diperlukan untuk merekam setiap koleksi file digital yang telah dihasilkan. Melalui sistem ini dimaksudkan untuk dapat melakukan manajemen file digital sehingga akan diketahui secara pasti setiap perkembangan hasil pekerjaan alih media dengan dilengkapi fungsi index dan search engine (mesin pencari) sebagai alat penelusuran atau temu kembali koleksi dokumen yang dimaksud. 11. Melakukan proses pengemasan dan publikasi terhadap file digital yang dihasilkan ke dalam media yang dapat diakses secara mudah oleh para penggunanya. Bentuk pengemasan yang lazim dilakukan adalah menggunakan media cakram (disk) seperti CD/DVD ROM yang dapat diakses secara standalone oleh penggunanya. Untuk akses yang tidak terbatas dilakukan publikasi melalui jaringan web (internet) secara online dengan rancangan tampilan halaman web dan animasi multimedia yang disesuaikan dengan kebutuhan.
ALASAN MEMBANGUN UNIT DIGITAL ASSET MANAGEMENT Terdapat berbagai alasan untuk membangun repositori atau di perpustakaan UPI rencananya akan dinamakan dengan unit Digital Asset Management. Pfister (2008) mengemukakan sedikitnya ada tiga alasan membangun DAM. 1. peningkatan visibilitas dan dampak dari output penelitian. Para peneliti dan lembaga mendapatkan manfaat dari repositori dalam cara yang sama yaitu mengetahui kejelasan dan dampak dari hasil penelitian. Membangun dan mempertahankan reputasi dalam komunitas ilmiah sangat penting bagi kegiatan akademik dan insitusi dan hal itu dapat dicapai dengan repositori. Untuk mengukur dampak penelitian misalnya, metode bibliometrik seperti analisis sitiran terhadap jurnal akademik yang dikelola oleh suatu institusi sering digunakan untuk mengukur atau mengetahui tingkat penggunaan jurnal tersebut. Sehingga melalui repositori akan lebih mudah diukur seberapa sering sebuah jurnal digunakan, seberapa sering sebuah artikel dalam jurnal ilmiah dibaca atau di-download, seberapa sering suatu laporan penelitian dibaca atau di-download dan sebagainya.
10
2.
berkaitan dengan perubahan dalam paradigma publikasi ilmiah. Munculnya gerakan untuk menyediakan akses gratis terhadap publikasi ilmiah. Content ilmiah dihasilkan dan dipublikasikan sendiri dan penyediaan akses gratis terhadap bahan-bahan tersebut adalah merupakan aktivitas utama dalam gerakan akses terbuka (open access movement). Salah satu pernyataan dalam deklarasi Budapest Open Access Initiative (2001) dan Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Hunamities (2003) adalah memberi akses terbuka terhadap publikasi ilmiah yang dihasilkan oleh berbagai institusi pendidikan dan lembaga penelitian kepada masyarakat luas. Untuk mengapresiasi deklarasi ini, maka pendirian repositori merupakan jawaban yang tepat. Sebuah perguruan tinggi akan lebih leluasa memberikan akses terbuka terhadap bahan-bahan yang mencerminkan kekayaan intelektual dari perguruan tinggi itu sendiri adalah melalui pendirian repositori.
3. membangun repositori adalah didasarkan atas kemungkinan perbaikan komunikasi internal. Dengan menyediakan penyimpanan bahan-bahan digital secara terpusat
akan mendapatkan manfaat
dari bahan yang telah
dipublikasikan pada satu sisi, dan pada sisi yang lain menjadi dasar untuk mengetahui bahan-bahan yang belum dipublikasikan secara digital. Sehinggan repositori menjadi salah satu upaya untuk mendorong agar bahan-bahan lain yang bukan kategori ilmiah seperti laporan kegiatan, panduan dan sebagainya untuk dipulikasikan dalam format digital, karena bahan-bahan tersebut juga merupakan bagian dari pengetahuan organisasi dan sebaiknya dapat diakses oleh setiap orang dalam suatu organisasi. Repositori mendorong upaya digitalisasi terhadap dokumen-dokumen perguruan tinggi yang bukan kategori ilmiah, sehingga akses terhadap dokumen tersebut lebih mudah.
Sebagaimana diuraikan di atas, bahwa salah satu alasan untuk membangun repositori adalah untuk penyediaan akses terbuka. Ada beberapa keuntungan dari akses terbuka, pertama adalah bahwa output penelitian ilmiah dapat dipublikasikan lebih cepat tanpa intermediasi seperti penerbit. Alasan kedua adalah bahwa penilaian terhadap output penelitian akademis lebih efektif dari segi biaya. Secara khusus, ketika menyangkut jumlah biaya berlangganan jurnal yang sangat mahal sehingga mengarah pada krisis jurnal, maka akses terbuka terlihat menjadi opsi yang menarik. Walaupun tersedia akses gratis, bukan berarti penerbitan terhadap output karya ilmiah gratis seluruhnya. Biaya untuk menjalankan repositori harus diperhitungkan.
11
KEUNTUNGAN REPOSITORI PERGURUAN TINGGI (DIGITAL ASSET MANAGEMENT) Membangun repositori akan menghasilkan keuntungan baik bagi individu maupun bagi lembaga. Hasil-hasil penelitian, artikel ilmiah, makalah, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya yang tersedia secara online dapat diakses, didownload, dan/atau disitir lebih cepat dan lebih sering dibanding dengan yang tersedia dalam format tercetak. Sehingga, menaruh karya akademis (karya ilmiah) pada sebuah repositori dengan akses terbuka, maka akan meningkatkan profil seorang penulis di bidangnya pada tingkat yang lebih luas (internasional), termasuk penyebaran dan dampak dari hasil penelitiannya. Apabila penulis memuat curriculum vitae (CV) singkat dalam karyanya, maka repositori dapat menggunakan data tersebut untuk keperluan promosi pekerjaan yang lebih baik bagi penulis. Repositori pada perguruan tinggi menjadi sarana penting untuk mempublikasikan penelitian dan karya-karya akademik yang dimilikinya. Reputasi perguruan tinggi akan semakin dikenal melalui peran repositori. Karya akademik perguruan tinggi tidak hanya tersebar melalui jurnal, akan tetapi dapat juga melalui repositori. sehingga akan meningkatkan visibilitas dan prestise.
PERSONALIA Untuk mengoptimalkan SDM bisa dilakukan dengan mengadakan pelatihan atau workshop yang berhubungan dengan alih media digital, dan yang lebih penting adalah bagaimana kesiapan SDM (Sumber Daya Manusia) mulai dari pihak top manajer hingga staf pelaksana dalam memahami perkembangan dan fungsi teknologi digital, sehingga ada motivasi yang cukup besar untuk memulai upaya inovatif dengan memanfaatkan infrastruktur yang sudah ada secara maksimal.
Rekomendasi staf: 1. Santi Santika Mempunyai pengalaman dalam me-manage kegiatan yang berhubungan dengan perangkat ICT 2. Tri Agung Yogaswara Mempunyai kompetensi di dibidang web programming, memahami konsep dasar hardware dan software 3. Miyarso Dwi Ajie Mempunyai minat dalam bidang fotografi dan mempunyai kompetensi di bidang computer graphic design
12
INFRASTRUKTUR Infrastruktur yang telah dimiliki oleh perpustakaan UPI untuk terwujudnya unit Digital Asset Management ini adalah; -
4 buah Perangkat computer yang high end
-
Koleksi/materi yang akan di alih mediakan
-
SDM yang mempunyai skill di bidang yang diperlukan
Sarana yang perlu diadakan pengadaannya: -
High end scanner (mempunyai document feeder)
-
Storage system
-
Software alih media image to text (abbyfine reader, Adobe reader)
-
Pemasangan AC untuk menjaga kondisi suhu ruang agar koleksi dan perangkat ICT yang high end dapat terjaga.
-
Mesin pemotong kertas
13
