KERANGKA PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERPUSTAKAAN TRADISIONAL MENUJU PERPUSTAKAAN DIGITAL Nina Sevani*
ABSTRACT Perpustakaan dengan segala aset yang ada di dalamnya, seperti infrastruktur, pustakawan dan knowledge yang mereka miliki merupakan sebagian dari seluruh faktor yang dapat menunjang kelangsungan proses pendidikan, baik pendidikan formal maupun pendidikan informal. Pada era globalisasi saat ini dimana informasi dan teknologi telah berkembang semakin pesat, tuntutan pengguna perpustakaan menjadi semakin tinggi. Kondisi ini menuntut perpustakaan untuk dapat menyesuaikan kondisi internal dalam perpustakaan supaya sesuai dengan kondisi eksternal yang ada. Berbekal knowledge dari para pustakawan termasuk struktur manajemen perpustakaan yang baik, membuat pengelola perpustakaan dapat memilih dan menentukan strategi terbaik yang akan diterapkan sehingga fungsi, peranan, dan keberadaan perpustakaan masih dapat dipertahankan. Mengingat pentingnya arti knowledge dari pustakawan dan pengelola perpustakaan, maka diperlukan suatu sistem yang disebut Knowledge Management System (KMS) untuk menjaga dan manage knowledge yang dimiliki oleh perpustakaan dangan baik. Penerapan KMS dalam perpustakaan dapat dilakukan dengan memanfaatkan berbagai teknologi informasi yang ada untuk mendukung proses penciptaan, penyebaran, dan penyimpanan data dan informasi dalam perpustakaan kepada seluruh penggunanya. Tulisan ini akan menyajikan kerangka penerapan KMS dalam perpustakaan menuju bentuk perpustakaan baru yang diharapkan dapat meningkatkan peranan perpustakaan itu sendiri dalam dunia pendidikan. Keywords : perpustakaan, knowledge, knowledge management system, teknologi informasi.
I. 1.1
PENDAHULUAN Latar Belakang Sejak awal berdirinya, perpustakan berfungsi sebagai salah satu sumber informasi dan knowledge, baik untuk akademisi di bidang pendidikan sampai dengan orang awam. Oleh karena itu secara tidak langsung perpustakaan juga dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada anggotanya dalam memperoleh informasi yang mereka butuhkan. Perpustakaan yang sudah dikenal oleh banyak orang seringkali disebut sebagai perpustakaan tradisional. Penggunaan kata tradisional ini disebabkan karena segala pelayanan dan proses yang terjadi di dalam perpustakaan masih dilakukan secara manual dan pengelolaannya bersifat tradisional. Hal ini dapat dilihat dari proses pengadaan dan penyimpanan sumber informasi berupa buku, jurnal, makalah, dan berbagai macam jenis tulisan ilmiah lainnya masih dilakukan secara manual, misalnya dari proses pemesanan dan pembelian buku, mengaturan buku di rak, pemberian barcode pada buku, sampai dengan pelayanan yang diberikan oleh pustakawan kepada anggota perpustakaan. Seiring dengan kemajuan pada bidang teknologi dan informasi, seperti keberadaan Internet, komputer, jaringan, dan alat-alat gadget lainnya, serta pola hidup masyarakat yang notabene adalah client/konsumen/anggota perpustakaan, semakin menuntut perpustakaan tradisional yang kita kenal sekarang ini untuk melakukan berbagai perubahan yang diperlukan. Perubahan ini dilakukan agar perpustakaan tetap dapat menjaga fungsi dan peranannya dengan baik serta tetap dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada anggotanya, sesuai dengan kebutuhan mereka (Wen, 2005). Segala macam tuntutan ini semakin dirasakan oleh * Dosen Tetap Jurusan Teknik Informatika Ukrida
89
perpustakaan mengingat semakin banyaknya penyedia (sumber) informasi lainnya di dalam masyarakat, seperti toko buku yang menjual berbagai macam buku maupun keberadaan informasi digital seperti e-book yang dapat diperoleh melalui Internet. Kondisi perpustakaan tradisional yang ada saat ini juga menjadi hal lain yang ikut melatar belakangi tuntutan perubahan yang harus dilakukan. Anggota perpustakaan sering merasa bahwa pelayanan dan kondisi perpustakaan sudah kurang dapat memenuhi harapan dan kebutuhan mereka. Adanya buku-buku tua yang berdebu dan sangat terbatas jumlahnya, serta waktu pelayanan perpustakaan saat ini dirasa kurang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Bila perpustakaan tradisional tidak melakukan perubahan-perubahan strategis yang diinginkan oleh anggotanya, bukan tidak mungkin perpustakaan akan semakin terpuruk karena ditinggalkan oleh anggotanya yang beralih ke sumber informasi lainnya. Padahal keberadaan anggota perpustakaan ini mutlak diperlukan untuk menjamin kelangsungan perpustakaan itu sendiri. Berbagai strategi perubahan yang dapat dilakukan oleh perpustakaan tradisional tentunya harus disesuaikan pula dengan kondisi internal dalam perpustakaan itu sendiri, seperti kondisi manajemen perpustakaan, dana yang dimiliki oleh perpustakaan, sampai dengan aset yang ada dalam perpustakaan, berupa infrastruktur, pustakawan, dan knowledge yang mereka miliki (Wen, 2005). Mengingat pentingnya knowledge dari pustakawan dan pengelola perpustakaan, maka diperlukan suatu sistem yang disebut Knowledge Management System (KMS) untuk menjaga dan manage knowledge mereka dangan baik. Dengan adanya KMS, maka pengelola perpustakaan dapat membuat dan mengimplementasikan strategi terbaik yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai permasalahan dalam perpustakaan tradisional, sehingga fungsi, peranan, dan keberadaan perpustakaan masih dapat dipertahankan. Banyaknya kisah sukses perusahaan yang menerapkan KMS, ternyata juga telah mendorong pengelola perpustakaan tradisional untuk menerapkan KMS dalam operasional perpustakaan. Dengan menerapkan KMS pada operasionalnya, diharapkan perpustakaan tradisional yang ada dapat melakukan transformasi yang diperlukan untuk terus bertahan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada anggotanya dan tetap menjaga fungsi dan peranannya. Transformasi yang dilakukan akan menghantarkan perpustakaan tradisional menuju bentuk perpustakaan baru yang disebut perpustakaan digital (e-library). Paper ini akan menjelaskan lebih rinci tentang implementasi KMS dalam perpustakan tradisional, meskipun tidak sampai membahas semua aspek pada KMS. Pembahasan lebih difokuskan pada teknologi yang digunakan pada perpustakaan digital serta perbandingan antara alur proses pada perpustakaan digital dengan perpustakaan tradisional, bagaimana proses transformasi menjadi perpustakaan digital, serta berbagai informasi tentang implementasi KMS pada perpustakaan tradisional untuk menuju perpustakaan digital. 1.2
Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan utama yang ingin didapat dari paper ini adalah untuk menyusun kerangka penerapan knowledge management system pada perpustakaan tradisional untuk bertransformasi menjadi perpustakaan digital. Manfaat yang dapat diperoleh dari paper ini adalah : 1. Meningkatkan mutu pelayanan yang dapat diberikan oleh perpustakaan kepada para pengguna perpustakaan. 2. Menjadikan perpustakaan sebagai sumber informasi, knowledge, dan service yang handal. 3. Mendukung terwujudnya komunitas peneliti. 4. Mendukung terwujudnya masyarakat yang mempunyai pengetahuan (knowledge society).
90
2. 2.1
TINJAUAN PUSTAKA Knowledge Knowledge sendiri adalah gabungan dari berbagai macam informasi yang saling terkait satu sama lain sehingga dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan (Beccera-Fernandez, et al., 2004). Knowledge dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu : Tacit knowledge Æ adalah knowledge yang dimiliki oleh seseorang dan atau instansi, dalam bentuk tidak tertulis. Pengalaman dan intuisi, merupakan contoh dari tacit knowledge. Karena sifatnya ini pula, tacit knowledge sulit diubah menjadi bentuk tulisan. Eksplisit knowledge Æ adalah knowledge yang sudah diubah dalam bentuk tertulis, sehingga akan lebih mudah ditransfer kepada orang lain. Berbagai macam buku, jurnal, dan dokumen merupakan contoh dari eksplisit knowledge. 2.2
Knowledge Management Knowledge management (KM) merupakan suatu model bisnis yang bersifat interdisiplin dan menggunakan knowledge dalam kerangka kerja perusahaan sebagai fokusnya (Awad dan Ghaziri, 2004). Sedangkan menurut Beccera-Fernandez, et al. (2004), Knowledge Management System (KMS) merupakan integrasi antara technology & mekanisme untuk mendukung 4 pilar pada knowledge management, yaitu : Knowledge Management Process. Knowledge Management System. Knowledge Management Mechanism & Technology. Knowledge Management Infrastructure. Knowledge management meliputi manusia, teknologi, serta proses yang satu sama lain saling overlapping, seperti terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Faktor-faktor pada KM yang saling overlapping Knowledge management process terdiri dari 4 proses, yaitu knowledge discovery, knowledge capture, knowledge sharing, knowledge application. 2.3
Perpustakaan Perpustakaan adalah koleksi buku, majalah, dan bahan kepustakaan lainnya yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dan dibicarakan atau gedung / tempat / ruangan yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dan sebagainya (Magetsari, 1992). Perpustakaan juga dapat dikatakan sebagai sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang biasanya digunakan untuk pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo, 1991). Menurut www.wikipedia.org, perpustakaan digital adalah perpustakaan dimana semua informasi dan pustaka yang disimpan didalamnya mempunyai format digital sehingga dapat diakses melalui komputer. Perpustakaan digital juga dapat dikatakan sebagai organisasiorganisasi yang menyediakan sumber-sumber, termasuk staf dengan keahlian khusus untuk menyeleksi, menyusun, mengintepretasi, memberikan akses intelektual, mendistribusikan, melestarikan, dan menjamin keberadaan koleksi karya-karya digital sepanjang waktu sehingga koleksi tersebut dapat digunakan oleh komunitas masyarakat tertentu, secara ekonomis dan mudah (Digital Library Federation, Amerika Serikat).
91
3. 3. 1
METODOLOGI PENELITIAN Kerangka Pemikiran Kondisi dimana KMS akan diterapkan sangat mempengaruhi implementasi yang dapat dilakukan. Kondisi yang berbeda memerlukan penerapan knowledge management (KM) yang berbeda (Henrie and Hedgepeth, 2003). Keberhasilan KMS dalam berbagai macam proses bisnis telah memotivasi pengelola perpustakaan untuk turut menerapkan KMS dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses kerja dalam perpustakaan. Selain itu kondisi internal dari perpustakaan juga turut mendorong penerapan KMS pada perpustakaan. Beberapa kondisi internal yang dapat mendorong penerapan KMS pada perpustakaan adalah keterbatasan dana yang dimiliki oleh perpustakaan, makin besarnya harapan dari pengguna perpustakaan, serta kebutuhan dari perpustakaan itu sendiri untuk dapat tetap bertahan dan berkompetisi dengan para pesaingnya. Keberadaan teknologi juga dapat digunakan untuk mendukung keberhasilan dalam penerapan KMS pada perpustakaan. Teknologi telah memungkinkan terjadinya proses transfer dan sharing knowledge dalam perpustakaan maupun antara perpustakaan dengan pelanggannya. Teknologi yang dapat digunakan meliputi infrastruktur komunikasi dan komputer (information technology) (Henrie and Hedgepeth, 2003). Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang sudah makin maju, proses sharing knowledge antar anggota perpustakaan dapat dilakukan dengan makin mudah dan cepat. Proses sharing juga dapat dilakukan antar stakeholder dari perpustakaan dan juga supplier perpustakaan. Keberhasilan proses sharing pada akhirnya juga akan mendukung terciptanya suatu komunitas perpustakaan yang makin baik. Sehingga pada akhirnya perpustakaan telah berhasil menjalankan peran dan fungsinya dengan lebih baik lagi serta dapat berubah menjadi perpustakaan digital. 3.2
Alur Proses dan Permasalahan Pada Perpustakaan Tradisional Pada perpustakaan tradisional semua proses masih dilakukan secara manual oleh staf yang ada. Mulai dari proses pengadaan buku, pengolahan buku, seperti : pencatatan buku, updating stok buku, peminjaman buku, sampai dengan proses pendaftaran anggota, masih dilakukan dengan cara manual. Komputer seakan-akan hanya digunakan sebagai alat untuk menyimpan catatan, pengganti keberadaan buku tulis. Proses pembuatan laporan yang diperlukan oleh top management perpustakaan tradisional untuk memeriksa kondisi dan operasional perpustakaan juga memerlukan upaya yang cukup berat, karena harus memeriksa satu per satu catatan yang ada. Kondisi seperti ini memicu timbulnya permasalahan dalam operasional dan pelayanan perpustakaan tradisional. Beberapa permasalahan tersebut antara lain adalah : Keterbatasan sumber pustaka yang dapat disediakan oleh perpustakaan tradisional, mengingat setiap pustaka memerlukan ruang untuk penyimpanannya. Efektifitas waktu yang diperlukan untuk melayani anggota dalam proses administrasi, pencarian, peminjaman, dan pengembalian. Efisiensi waktu yang kurang untuk menghasilkan laporan yang diperlukan oleh top management dalam rangka pengembangan strategi perpustakaan di masa mendatang. Keterbatasan fasilitas, seperti kondisi buku, kondisi fisik gedung perpustakaan, kondisi ruangan baca. 3.3
Faktor Pendukung Implementasi KMS Pada Perpustakaan Berdasarkan pada kondisi dan aset yang dimiliki perpustakaan, terdapat beberapa hal yang dapat mendorong keberhasilan penerapan KMS dalam perpustakaan, seperti : Free of charge. Perpustakaan merupakan organisasi non-profit sehingga tidak akan membebankan biaya yang tinggi kepada anggotanya yang memerlukan informasi. Rendahnya biaya yang dibebankan oleh pengelola perpustakaan kepada anggotanya
92
seringkali membuat perpustakaan dikatakan menyediakan layanan yang bebas biaya (free of charge). Aset perpustakaan seperti koleksi buku, staf serta knowledge yang dimilikinya. Mengingat bahwa perpustakaan digital berawal dari perpustakaan tradisional, maka segala macam aset yang telah dimiliki oleh perpustakaan tradisional juga akan dapat menjadi aset bagi perpustakaan digital. Kemajuan dalam bidang teknologi informasi dan teknologi. Kemajuan dalam bidang teknologi dan informasi telah melahirkan era digital yang memungkinkan dilakukannya proses sharing dan transfer informasi dan knowledge dengan lebih cepat dan murah. Dengan adanya perpustakaan digital, masalah keterbatasan waktu dan kertas dapat diatasi. 3.4
Faktor Penghambat Implementasi KMS Pada Perpustakaan Berdasarkan kondisi internal pada perpustakaan pada umumnya dan proses bisnis di dalam perpustakaan serta dengan memperhatikan konsep dan kaidah dari knowledge management itu sendiri, ada beberapa faktor yang dapat mengakibatkan kegagalan implementasi KMS pada perpustakaan. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan implementasi KMS pada perpustakaan antara lain adalah : Kurangnya pemahaman pengelola perpustakaan akan KMS. Kurang atau bahkan tidak adanya pemahaman yang jelas tentang KMS itu sendiri di kalangan pengelola perpustakaan, pada akhirnya dapat mengakibatkan implementasi KMS yang dilakukan menjadi tidak fokus. Information overload. Terjadinya information overload terjadi karena banyaknya informasi yang disimpan pada gudang penyimpanan informasi (storehouse) perpustakaan. Jumlah informasi ini, apalagi apabila tidak diatur dengan baik, kadang kala dapat membuat anggota perpustakaan merasa kewalahan karena informasi yang ditemukan bisa terlalu banyak (information overload). Sehingga pada akhirnya dapat menimbulkan rasa enggan dari anggota perpustakaan untuk berkunjung dan memanfaatkan jasa perpustakaan. Kurangnya dukungan dana dan policy dari top management, yang menyebabkan terbatasnya dana untuk mengembangkan teknologi yang akan digunakan pada PD. Keterbatasan Bandwidth di Indonesia (pada umumnya) yang menyebabkan proses akses secara online kadang tidak dapat dilakukan. Kurangnya pemahaman dari pengelola dan anggota perpustakaan akan arti pentingnya perpustakaan digital. Sulitnya meng-capture tacit knowledge.
4.
PEMBAHASAN Penerapan KMS pada perpustakaan tradisional telah dapat melahirkan bentuk perpustakaan baru yang disebut sebagai perpustakaan digital. Proses perubahan ini tidak lepas dari peranan penggunaan teknologi komunikasi dan informasi. Beberapa contoh pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat digunakan untuk mendukung proses sharing dan transfer knowledge dan informasi dalam perpustakaan adalah pembangunan jaringan LAN dan WAN. Jaringan LAN dikhususkan untuk memperlancar komunikasi dan sharing infromasi dan knowledge secara internal, misal sesama pengelola perpustakaan atau anggota yang datang langsung ke perpustakaan. Sedangan jaringan WAN lebih dihususkan untuk menjembatani komunikasi antara anggota perpustakaan yang tersebar di berbagai lokasi dan tidak datang langsung ke perpustakaan, atau antar perpustakaan yang ada, antar perpustakaan dengan para stakeholdernya. Selain memanfaatkan teknologi jaringan, perkembangan teknologi informasi yang terjadi di bidang software dan hardware juga turut mendukung implementasi KMS pada perpustakaan. Melalui software dan hardware yang tersedia dapat dibuat suatu program aplikasi untuk membantu perpustakaan dalam kegiatan operasionalnya dalam memenuhi
93
fungsi dan peranannya. Program aplikasi yang dirancang harus dapat memfasilitasi berbagai macam proses bisnis yang ada dalam operasional perpustakaan, seperti : capturing, organizing, storing, retrieving, searching, displaying, dan juga connecting antar anggota perpustakaan dan juga antar perpustakaan dengan para stakeholder-nya. Gambar 2 menampilkan proses transformasi dari perpustakaan tradisional menjadi perpustakaan digital dengan menerapkan KMS.
Gambar 2. Proses transformasi dari perpustakaan tradisional menjadi perpustakaan digital Alur Proses Pada Perpustakaan Digital Salah satu ciri dari perpustakaan digital adalah adanya pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasional perpustakaan, termasuk di dalamnya upaya peningkatanan mutu dan layanan kepada anggota perpustakaan. Berbagai macam bentuk pemanfaatan teknologi informasi ini dapat digunakan oleh pengunjung dan anggota perpustakaan maupun staf perpustakaan itu sendiri. Pemanfaatan teknologi informasi dapat membantu tugas staf perpustakaan serta meningkatkan fleksibilitas dari anggota perpustakaan. Keberadaan dan penggunaan teknologi informasi dalam lingkungan perpustakaan, telah melahirkan suatu bentuk transformasi dari perpustakaan tradisional menjadi perpustakaan digital. Selain itu juga berpengaruh pada beberapa proses pada perpustakaan, sehingga diharapkan dapat mengatasi berbagai permasalahan yang timbul pada perpustakaan tradisional. Bentuk Implementasi KMS Pada Perpustakaan Beberapa bentuk implementasi KMS pada perpustakaan yang pada akhirnya telah melahirkan perpustakaan digital antara lain adalah : Portal perpustakaan yang diwujudkan dalam bentuk website. Sistem otomatisasi perpustakaan berupa suatu program aplikasi untuk mendukung pekerjaan pengelola perpustakaan dan juga dapat membantu anggota perpustakaan dalam memperoleh layanan dari perpustakaan. Katalog online. Search engine. Newsgroup. Forum. Bulletin Board.
94
MyLibrary yang merupakan bentuk account pribadi untuk masing-masing anggota perpustakaan.
Website Perpustakaan Website perpustakaan merupakan portal atau pintu masuk menuju perpustakaan digital. Keberadaan website perpustakaan memungkinkan anggota perpustakan untuk dapat mengakses perpustakaan secara online. Anggota perpustakaan digital dapat mengakses perpustakaan termasuk segala macam informasi yang ada di dalamnya dengan cara mengunjungi website perpustakaan melalui komputer masing-masing. Dengan mengunjungi website, maka anggota perpustakaan dapat melakukan berbagai macam hal yang biasa dilakukan saat mengunjungi gedung perpustakaan, sehingga seakan-akan sudah berada pada gedung perpustakaan yang sebenarnya. Perbedaan antara akses perpustakaan melalui website dengan akses perpustakaan secara langsung adalah tidak adanya tatap muka langsung dengan pustakawan atau pengunjung lainnya, serta perbedaan format informasi yang dapat diakses. Keberadaan website yang dapat diakses secara online melalui Internet dari komputer masing-masing anggota perpustakaan, tentunya akan membuat gerak anggota perpustakaan menjadi makin fleksibel dan dapat menghemat banyak waktu. Pengelola perpustakaan dapat membeli domain pribadi atau menyewa dari pihak lain untuk melakukan upload website perpustakaan. Sedangkan untuk memenuhi kebutuhan anggota perpustakaan yang datang langsung ke gedung perpustakaan dan untuk para pustakawan yang sehari-harinya berada pada gedung perpustakaan, maka website yang dibuat juga dapat diakses secara offline melalui komputer-komputer yang ada di gedung perpustakaan, sehingga keberadaannya akan mirip seperti kios informasi perpustakaan. Akses secara online maupun offline terhadap website perpustakaan dapat dilakukan karena adanya infrastruktur jaringan dalam perpustakaan itu sendiri. Untuk website yang diakses secara lokal maka jaringan yang dibutuhkan adalah jaringan lokal (LAN) di dalam gedung perpustakaan itu sendiri atau setidaknya pada gedung induk dimana ruang perpustakaan itu berada. Sedangkan untuk akses secara online membutuhkan Wide Area Network (WAN) yang dibangun antara server pada perpustakaan dengan Internet Service Provider (ISP). Mengingat banyaknya layanan dan fasilitas yang disediakan melalui website ini, maka operasional website dapat menggunakan beberapa server, seperti : web server, mail server, FTP server, serta transaction server. Gambar 2 menunjukkan rancangan arsitektur LAN dan WAN yang dapat mendukung keberadaan website perpustakaan.
Gambar 3. Rancangan arsitektur LAN dan WAN pada perpustakaan digital
95
Website perpustakaan ini juga akan dapat menghubungkan anggota perpustakaan dengan anggota perpustakaan lain. Selain itu website ini juga dapat memberikan alternatif tempat atau perpustakaan lain dimana buku atau informasi yang dicari dapat diperoleh. Pemberian solusi ini dapat dilakukan karena website tersebut tergabung dengan konsorsium perpustakaan nasional atau bahkan internasional. Dalam rangka pengaturan akses dan fasilitas yang dapat diakses, anggota perpustakaan yang menggunakan website dapat dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu : Anggota perpus : pengunjung yang sudah memiliki nomor anggota, user id, dan password, yang akan digunakan untuk login melalui website untuk dapat memperoleh layanan dari pihak perpustakaan. Pengunjung perpus (guest) : adalah orang awam yang mengunjungi website perpustakaan dan belum mempunyai nomor anggota, user id, dan password. Website perpustakaan menyediakan layanan yang sangat terbatas pada guest. Admin : adalah petugas perpustakaan yang khusus menangani masalah website, termasuk di dalamnya melakukan pengorganisasian database, mengurusi masalah keamanan dan pengaturan hak akses pengunjung pada website. Pustakawan : adalah petugas perpustakaan yang menggunakan fasilitas LAP (Library Automation Program), yaitu suatu aplikasi based web yang digunakan untuk melakukan pekerjaan sehari-hari pustakawan, seperti : pengadaan dan pengelolaan buku. Gambar 3 berikut ini merupakan rancangan struktur menu untuk website perpustakaan.
Gambar 4. Struktur menu untuk website perpustakaan
96
Hotspot Area Untuk memperlancar akses pengunjung dan salah satu bentuk pelayanan kepada pengunjung gedung perpustakaan, maka dalam perpustakaan juga dilengkapi dengan fasilitas wireless, sehingga dalam 1 gedung perpustakaan dapat disebut sebagai hotspot area. Fasilitas ini terutama ditujukan untuk pengunjung gedung perpustakaan yang membawa perlengkapan pribadi untuk mengakses website perpustakaan, misalnya menggunakan laptop atau PDA. Katalog Online Katalog online yang merupakan salah satu fasilitas pada website berisi daftar buku dan informasi yang ada pada perpustakaan. Katalog online ini dapat mempermudah pengunjung perpustakaan, terutama pengunjung pemula dalam melakukan pencarian buku atau informasi yang mereka inginkan, yang pada akhirnya juga akan menghemat waktu pencarian. Untuk mempermudah pengunjung dalam melihat daftar buku dan informasi yang ada, maka daftar tersebut dapat ditampilkan dalam beberapa kategori, seperti : judul, pengarang, penerbit, dan topik.. Search Engine Search engine merupakan fasilitas pada website yang dapat digunakan oleh guest dan anggota perpustakaan untuk mencari informasi yang diinginkan berdasarkan kata kunci (keyword). Hasil pencarian yang ditampilkan secara otomatis sudah terurut berdasarkan tingkat relevansinya dengan keyword yang diberikan oleh user. Melalui search engine juga dapat diberikan advice (saran) pencarian selanjutnya yang dapat dilakukan dengan cara mengubah keyword atau mengubah metode pencarian. Pencarian yang dapat dilakukan melalui search engine ini dapat dibagi menjadi dua metode pencarian, yaitu : general search dan advanced search. Koleksi Digital Koleksi digital merupakan kumpulan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan, mulai dari buku, artikel, jurnal, sampai dengan karya ilmiah lainnya dalam bentuk digital. Format yang digunakan untuk menyimpan berbagai jenis informasi ini telah diatur sedemikian rupa sehingga user hanya dapat melihat dan membaca tanpa bisa mengubah isi dari infromasi yang ada. Beberapa keuntungan dari pembuatan koleksi digital adalah : menghemat ruang penyimpanan, mempertahankan usia informasi karena tidak dapat rusak karena usang atau debu, mempermudah proses transfer dan sharing, serta memungkinkan pengaturan akses terhadap informasi. MyLibrary MyLibrary merupakan fasilitas tambahan untuk anggota perpustakaan yang sudah berhasil login pada website. Pada MyLibrary, anggota perpus dapat melihat history tentang informasi yang pernah di-download dan juga profile dari dirinya sendiri. User juga akan dapat mengubah data-data tertentu tentang diri mereka. Beberapa hal yang dapat ditampilkan pada MyLibrary antara lain : profile user, history buku, berita, dan search member. Newsgroup Fasilitas ini dapat digunakan oleh pengunjung perpustakaan yang sudah memiliki member id dan juga oleh pengelola perpustakaan. Newsgroup dapat menjembatani komunikasi antar anggota perpustakaan dan juga pustakawan, untuk mendukung transfer dan sharing knowledge, sehingga diharapkan akan dapat tercipta suatu knowledge baru. Forum dan Bulletin Board merupakan contoh fasilitas yang terdapat pada newsgroup ini. Library Automation Program (LAP) Library Automation Program (LAP) ini merupakan aplikasi yang digunakan oleh pengelola perpustakaan (pustakawan) dalam menjalankan tugas mereka sehari-hari. Aplikasi ini pada dasarnya adalah komputerisasi dari tugas administrasi para pengelola perpustakaan. Terdapat 3 kategori pekerjaan pada LAP, yaitu pengadaan, pengolahan, dan laporan.
97
Pekerjaan pengadaan digunakan untuk melakukan pencatatan permintaan, pemesanan, dan pembayaran buku dan bahan pustaka lainnya. Pekerjaan pengolahan digunakan sebagai proses untuk memasukkan buku dan berbagai jenis informasi lainnya dalam bentuk digital ke dalam basis data yang ada, pemberian kode buku, pengelompokkan buku dan informasi lainnya sesuai dengan kategori dan topiknya. Sedangkan pekerjaan laporan digunakan untuk menampilkan laporan yang diperlukan oleh top management berkaitan dengan kegiatan perpustakaan digital, seperti laporan data anggota perpustakaan, laporan jenis buku yang paling sering di-download, laporan jenis buku dan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Kendala Dalam Penerapan Perpustakaan Digital Keberadaan perpustakaan digital diharapkan akan dapat mengatasi permasalahan yang timbul pada perpustakaan tradisional dan akan lebih sesuai dengan kebutuhan serta gaya hidup anggota perpustakaan saat ini. Namun ada beberapa kendala yang dapat menghambat penerapan perpustakaan digital, seperti : Kebutuhan dana yang cukup besar untuk penyediaan infrastrukur jaringan dan teknologi informasi. Kebutuhan staf perpustakaan yang senantiasa terbuka akan hal baru, seperti teknologi dan sistem terkomputerisasi yang baru. Diperlukan waktu yang cukup lama untuk mempersiapkan perpustakaan digital seperti waktu untuk pembangunan infrastruktur, waktu untuk training staf, dan waktu untuk mengubah sumber pustaka menjadi bentuk digital. Masalah hak cipta. Masalah koneksi internet untuk akses ke website perpustakaan secara online. 5.
KESIMPULAN Perubahan gaya hidup dan perkembangan teknologi informasi mengakibatkan perubahan tingkat kebutuhan masyarakat terhadap keberadaan perpustakaan. Konsep perpustakaan tradisional dirasakan tidak lagi sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Penerapan KMS pada perpustakaan telah melahirkan bentuk perpustakaan baru yang disebut perpustakaan digital, yang dapat memberikan fleksibilitas dan efisiensi dalam mengakses sumber pustaka pada perpustakaan. Perpustakaan digital adalah perpustakaan yang sudah memanfaatkan teknologi, menyimpan sumber pustaka dalam bentuk digital dan memberikan keleluasaan bagi para penggunanya, termasuk di dalamnya adalah staf perpustakaan itu sendiri. Kehadiran perpustakaan digital yang berbasis website dan pemanfaatan teknologi informasi lainnya diharapkan akan dapat mengatasi permasalahan pada perpustakaan tradisional. Keberadaan website ini dapat menjadi portal bagi user untuk mendapatkan segala layanan perpustakaan. Penerapan KMS pada perpustakaan dalam bentuk website ini selain dapat meningkatkan citra dan pelayanan perpustakaan juga telah melahirkan beberapa perubahan pada proses bisnis perpustakaan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi dan efektifitas dalam perpustakaan itu sendiri. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
DAFTAR PUSTAKA Basuki, S. “Pengantar Ilmu Perpustakaan”. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 1991 Beccera-Fernandez, et.al. “Knowledge Management 1/e”. Prentice Hall. 2004 Henrie, M., Hedgepeth, O. ”Size Is Important In Knowledge Management”. Journal of Management Practice. August, 2003 Tiwana, A. ”The Knowledge Management Toolkit”. 2nd Edition. Prentice Hall PTR. Upper Sadle River, NJ. 2002. Magetsari, Nurhaidi, dkk., “Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi”. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Indonesia. 1992 http://id.wikipedia.org/wiki/Crm, 7 Juni 2007
98
