REKAYASA ULANG LAYANAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN MAHASISWA MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS REENGINEERING DI STMIK AKAKOM YOGYAKARTA

Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi

ISSN : 1907-2430

REKAYASA ULANG LAYANAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN MAHASISWA MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS REENGINEERING DI STMIK AKAKOM YOGYAKARTA Hera Wasiati Jurusan Manajemen Informatika, STMIK AKAKOM Yogyakarta e-mail: [email protected]

ABSTRAK Setiap organisasi yang menyediakan pelayanan menginginkan layanan yang berkualitas. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, perlu dikatahui terlebih dahulu berbagai kekurangan yang ada selama ini. Berdasarkan kekurangan tersebut dapat disusun langkah-langkah praktis untuk mengantisipasinya. Salah satu cara untuk memahami proses bisnis layanan PKL adalah dengan analisis proses bisnis (APB). Analisis proses bisnis (APB) mempelajari dan memahami bagaimana aktifitas dan fungsi dari suatu proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasi. Untuk memahami suatu proses bisnis maka digunakan beberapa peta proses bisnis dengan menggunakan beberapa standar, antara lain: ANSI (American National Standart Institute) dan ASME (American Society of Mechanical Engineers). Dari peta proses standar ASME dapat dihitung kinerja proses bisnis dengan menghitung efisiensi throughputnya. Dengan diidentifikasinya beberapa kekurangan dalam proses bisnis maka dilakukan langkah-langkah peningkatan dan penyempurnaan desain ulang proses bisnis yang baik dan efektif. Hasil akhir dari penelitian ini adalah rekomendasi desain ulang proses bisnis (Business Process Reengineering=BPR) yang meningkatkan efisiensi troughputnya dari 31,97% pada proses sebelumnya menjadi 85,15% berarti kinerja dari proses rancang ulang dan birokrasi proses bisnis menjadi lebih sederhana. Kata Kunci: APB, BPR, efisiensi troughput, layanan PKL, ANSI, ASME, TI

A. PENDAHULUAN

Carlzon menamakan abad sekarang sebagai

1.1. Latar Belakang Masalah

“Abad

Setiap organisasi yang menyediakan pelayanan

menginginkan

berkualitas. Suatu konsumen

layanan

yang

organisasi, melayani

merupakan

“saat

yang

Pelanggan”,

abad

dimana

para

pengguna jasa diposisikan pada tempat yang sangat terhormat. Oleh sebab itu, setiap organisasi

berlomba-lomba

untuk

pelayanannya

untuk

meningkatkan

menentukan” (moment of thrust), peluang

mendapatkan kepuasan pelanggan/pemakai

bagi

layanan.

organisasi

untuk

menunjukkan

Untuk

meningkatkan

kualitas

kredibilitas dan kapabilitasnya, menurut

pelayanan, perlu diketahui terlebih dahulu

Tjosvold dalam Wasistono, S. (2001).

berbagai kekurangan yang ada selama ini.

Berkaitan

Berdasarkan

dengan

saat-saat

yang

kekurangan

tersebut

dapat

langkah-langkah

praktis

untuk

menentukan, Carlzon dalam Wasistono, S.

disusun

(2001)

mengantisipasinya. Disamping itu perlu juga

mengemukakan

mengembangkan

strategi

perlunya baru

untuk

ekonomi yang mengutamakan pelanggan.

diperhatikan

penggunaan

teknologi

informasi, apalagi saat ini penggunaan Teknologi Informasi (TI) merupakan suatu

1


ISSN : 1907-2430

keharusan karena begitu banyak manfaat

kegiatan ini juga direncanakan, dikelola,

yang diperoleh. Namun penggunaan TI yang

dilaporkan,

tidak tepat akan gagal mendapatkan potensi

beberapa komponen yang dapat terlibat,

TI yang sesungguhnya.

mulai

serta

dari

ranah

dievaluasi.

Terdapat

administratif,

materi

Satu diantara sekian banyak alasan

akademik, maupun praktisi di lapangan. Oleh

mengapa TI gagal memberikan potensinya

karena itu diperlukan pedoman praktik kerja

adalah bahwa TI diterapkan pada cara-cara

lapangan ini.

lama dalam melakukan sesuatu. Bukannya memusatkan

perhatian

pada

bagaimana

seharusnya

pekerjaan

dilakukan,

PKL merupakan kegiatan terjadwal, dibawah bimbingan dosen pembimbing yang

dan

memenuhi syarat. PKL merupakan salah satu

mempertimbangkan bagaimana peran TI

syarat yang harus ditempuh oleh mahasiswa

untuk mendukungnya, sebagian organisasi

untuk menyelesaikan perkuliahan jenjang

malah

Diploma 3 maupun jenjang Strata 1.

hanya

berusaha

untuk

mengotomatisasikan tugas-tugas yang ada

Selama ini belum pernah dievaluasi

untuk mendapatkan penghematan efisiensi.

apakah serangkaian proses-proses di dalam

Dalam

layanan PKL mahasiswa STMIK AKAKOM

melakukan

otomatisasi

layanan

kadangkala

pelanggan, menimbulkan

itu

sudah

efisien

dan

efektif.

Untuk

masalah pula. Otomatisasi terhadap tugas-

mengetahui efisien dan efektif layanan PKL,

tugas yang tidak perlu seringkali dilakukan

dilakukan analisis proses bisnis yang ada

dengan memasukkan tugas-tugas tersebut ke

dengan

dalam proses. Kini tugas-tugas itu harus

throughtputnya. Apabila hasil perhitungan

dikerjakan sebagaimana yang dituntut oleh

efisiensi throughtputnya tidak efisien maka

komputer,

dilakukan perencanaan ulang proses bisnis

bukan

yang

dituntut

oleh

pelanggan.

cara

menghitung

efisiensi

(Business Process Reengineering = BPR)

STMIK AKAKOM menyediakan

dengan dukungan teknologi informasi. Oleh

layanan-layanan kepada mahasiswa yang

sebab itu pada penelitian ini akan dilakukan

salah satunya adalah layanan Praktek Kerja

Rekayasa Ulang Layanan Praktek Kerja

Lapangan (PKL). Kegiatan PKL diharapkan

Lapangan

secara akademik memberikan pengalaman

Business Process Reengineering Di STMIK

kerja kongkrit di lapangan kerja, kepada

AKAKOM Yogyakarta

Mahasiswa

Menggunakan

mahasiswa yang akan lulus dari jenjang pendidikan Diploma 3 maupun Strata 1,

1.2. Tujuan Penelitian

sehingga pada saatnya nanti tidak canggung.

Tujuan penelitian ini adalah:

Di sisi yang lain, STMIK AKAKOM

1.

Melakukan kajian terhadap proses

berkesempatan untuk ikut andil di dalam

bisnis untuk megetahui efisiensi

mengembangkan ilmu di bidang informatika

throughtputnya.

dan komputer.

2.

Layaknya kegiatan akademik lain

Melakukan

perencanaan

ulang

proses bisnis dengan dukungan

dalam Satuan Kredit Semester (SKS), maka

teknologi informasi

2

Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi 2.

ISSN : 1907-2430

Analisis Proses Bisnis terhadap layanan PKL

1.3. Manfaat Penelitian Penelitian ini akan berguna bagi

Pada bagian ini akan dianalisis

yang ingin mendalami atau memakai Analisis

proses-proses bisnis dalam layanan PKL

Proses Bisnis untuk merencanakan ulang

untuk memahami peta proses dan aliran

proses bisnisnya sebelum mengembangkan

informasi yang melewati batas-batas dan

sistem berbasis teknologi informasi.

kendali organisasi agar dapat diketahui efisiensi dan efektifitasnya. 3.

1.4. Ruang Lingkup

Menentukan langkah peningkatan dan

Pada penelitian Rekayasa Ulang

penyempurnaan disain proses yang lebih

Layanan Praktek Kerja Lapangan mahasiswa

efektif dan berfokus pada kepuasan

Menggunakan

Process

pelanggan

AKAKOM

rancangan

Reengineering

Business Di

STMIK

Yogyakarta ini yang akan dibahas adalah: 1.

peta

proses

bisnisnya

dengan dukungan teknologi informasi.

proses

berdasarkan

aliran

C. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1.

struktur organisasi

Perencanaan

Analisis Proses Bisnis Pada anlisis proses bisnis ini akan

Kinerja layanan ini tolok ukurnya adalah efisiensi throughtput

3.

ulang

rekomendasi

Pada Analisis Proses Bisnis akan dievaluasi kinerja layanan PKL dan

2.

sebagai

perancangan

dilakukan langkah-langkah untuk memahami proses layanan dengan cara sebagai berikut:

ulang

1. Analisis Organisasi, 2. Analisis Proses.

proses bisnis layanan PKL dibuat berdasarkan hasil proses bisnis 4.

Membuat

perbandingan

kinerja

3.2.

Untuk memahami proses layanan

Antara rancangan ulang proses layanan PKL ini dengan layanan

Memahami Proses Layanan

secara efektif, maka proses tersebut harus dipetakan. Untuk itu digunakan 2 alat yaitu:

PKL sebelumnya.

secara umum proses layanan dapat dipetakan menggunakan

B.

METODE PENELITIAN Metodologi

yang

dipakai

bagan

alir

(flow

chart)

sederhana (standar ANSI) dan secara detail pada

proses tersebut dirincikan menggunakan

penelitian ini adalah:

tabel proses standar ASME yang telah

1.

dijelaskan pada bab II. Dengan menggunakan

Studi Pustaka Studi Pustaka ini berkenaan

2 alat ini diharapkan ada pemahaman yang

dengan dua hal pokok yaitu pertama,

cukup tinggi terhadap proses sebelum

studi

dilakukan

tentang

sistem

pelayanan

tahap

bernikutnya

yaitu

pendaftaran PKL; kedua, mengenai

menentukan

analisis proses bisnis

penyempurnaan / rancangan ulang proses bisnis.

3

langkah-langkah


Analisis Proses Bisnis Layanan PKL mahasiswa STMIK AKAKOM Yogyakarta.

ISSN : 1907-2430

1.1.1.3 Kaprodi (Tim Pengelola PKL) Tugasnya mengelompokkan peserta PKL berdasar lokasi PKL, memberikan

Secara

Umum

layanan

PKL

mahasiswa STMIK Akakom Yogyakarta, melibatkan beberapa personalia, mulai dari pendaftaran KRS hingga penetapan evaluasi

penugasan pembimbingan kepada dosen pembimbing PKL, membantu mencarikan solusi terhadap hal-hal yang bersifat forcemayor.

kegiatan, yaitu Mahasiswa, Petugas Adak, Kaprodi (Tim Pengelola PKL), Dosen Pembimbing

PKL,

dan

Pembimbing

Lapangan (pembimbing dari instansi tempat

1.1.1.4 Dosen Pembimbing PKL Tugasnya

PKL). Untuk itu sebelum menganlisis proses

menyerah-terimakan

layanan, akan dianalisis terlebih dahulu

mahasiswa peserta PKL ke instansi tujuan,

personalia yang terlibat.

membimbing

mahasiswa

peserta

PKL,

memonitor pelaksanaan di instansi tujuan, melakukan komunikasi dengan pembimbing

1.1.1 Analisis Organisasi

lapangan, penarikan kembali mahasiswa

1.1.1.1 Mahasiswa Tugasnya mengisi matakuliah PKL di dalam KRS, melakukan pendaftaran PKL

peserta PKL, mengelola presentasi, dan melakukan evaluasi (penilaian).

di bagian Adak, mencari lokasi PKL, menyampaikan surat permohonan ke instansi tujuan

PKL,

membuat

melaksanakan

PKL,

pembimbing,

membuat

kerja,

Pembimbing Lapangan berasal dari

dengan

instansi tujuan PKL, memberikan arahan

rencana

konsultasi

1.1.1.5 Pembimbing Lapangan

laporan,

dan

penyusunan

dokumen

rencana

kerja

mahasiswa, membimbing mahasiswa peserta

mempresentasikan hasil.

PKL, memberikan penilaian mahasiswa PKL atas kegiatan yang telah dilaksanakan.

1.1.1.2 Petugas Adak Tugasnya pendaftaran

mahasiswa

peserta

PKL,

menyediakan surat permohonan ke instansi tujuan

PKL,

menyiapkan

penyerahan

berita

mahasiswa

mempublikasikan menjadwal presentasi.

Pada

menerima

kelompok

acara PKL, PKL,

analisis

proses

layanan pendaftaran PKL menggunakan diagram alir (ANSI) akan dilihat personilpersonil mana saja dari organisasi yang terlibat dalam proses, seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Pada gambar terlihat bahwa terdapat beberapa personil yang muncul berkali-kali.

4


ISSN : 1907-2430

Gambar 1 Diagram alir proses Layanan PKL

Pemahaman terhadap aliran proses

proses. Setiap batas akan membuat sebuah

yang melintasi struktur organisasi tampak

aktifitas hand-off dan waktu tunggu. Pada

lebih jelas pada Gambar 2. Gambar 2

mahasiswa terlihat proses/aktifitas yang

mengilustrasikan bagaimana proses-proses

paling rumit yang berarti mahasiswa sangat

mengalir, tidak efisien dan tidak efektif.

disibukkan

Aliran

terdapat aktifitas berulang pada dosen

kerja

yang

melewati

struktur

organisasi tidak efisien dan efktif, dimana

dan

pembimbing PKL.

proses mengalir melewati unit-unit organisasi secara berulang-ulang dan berkelok-kelok, sehingga banyak batsan-batasan yang dilalui

5

direpotkan.

Kemudian


ISSN : 1907-2430

proses didasarkan pada keterangan bahwa satu tahap atau beberapa tahap proses diselesaikan dalam satu atau beberapa hari kerja (dengan asumsi 1 hari kerja pelayanan sama dengan 8 jam). Gambar 2 Aliran Proses Melintasi Struktur Organisasi

Jika aktifitas diselesaikan dalam satu hari kerja, maka cara menghitung waktu tunda tersebut adalah waktu 1 hari kerja (480

1.1.2 Analisis Proses

menit) dikurangi dengan jumlah waktu yang

Untuk pemetaan proses yang lebih detail sehingga dapat diukur kinerjanya maka

dibutuhkan

digunakan di lingkungan kantor dan jasa, yaitu standar ASME (American Society of Mechanical

Engineers)

seperti

yang

diperlihatkan pada Tabel 1. Tabel 1 memperlihatkan pemetaan proses secara detail yang didasarkan pada beberapa asumsi dan dokumentasi Standar

melakukan

seluruh

aktifitas proses tersebut pada hari itu.

dapat digunakan standar yang dipakai secara luas dalam perusahaan manufaktur dan mulai

untuk

Aktifitas/tahap

yang

bernilai

tambah adalah akktifitas yang penting bagi pemohon, oleh karena itu secara sederhana adalah aktifitas yang berkaitan dengan persetujuan penentuan lokasi PKL dari Kaprodi yang sesuai dengan keilmuannya. Dari tabel 1 terlihat hanya 8 Proses (30,76%) yang bernilai tambah dari total 26 proses (tidak termasuk 7 proses tunda).

Operasional Prosedur (SOP) Pendaftaran PKL. Adanya waktu tunda dalam tahapan Tabel 1 Peta Proses Menurut Standar ASME

6


ISSN : 1907-2430

Untuk mengukur kinerja pelayanan secara

keseluruhan

digunakan

efisiensi

throughput dengan rumus: Angka ini cukup kecil dan bisa dikatakan bahwa 68,03% waktu untuk Maka untuk proses layanan PKL didapat efisiensi throughput:

pelayanan pendaftaran PKL dalam sistem tidak bekerja. Dari beberapa analisis di atas dapat diambil kesimpulan bahwa proses pelayanan

7

Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi pendaftaran PKL di STMIK AKAKOM

ISSN : 1907-2430 Pada bab di atas telah dilakukan

adalah sebagai berikut:

analisis proses terhadap studi kasus analisis

1.

Rasio aktifitas yang tidak bernilai

proses bisnis layanan PKL yang bertujuan

tambah dominan dibandingkan dengan

untuk

aktifitas yang bernilai tambah, yaitu

Berangkat dari analisis proses bisnis di atas

8:17. Hanya ada 8 aktifitas yang bernilai

maka

tambah

peningkatan dan penyempurnaan desain

yaitu:

Mahasiswa

meminta

memahami

dapat

proses

dilakukan

yang

ada.

langkah-langkah

persetujuan lokasi ke kaprodi, Kaprodi

proses sebagai rekomendasi

menandatangani surat PKL, Menerima

proses layanan PKL yang lebih efektif dan

arahan

berfokus pada kepuasan pelanggan. Beberapa

dari

pembimbing

lapangan,

Pengarahan oleh dosen pembimbing

langkah

PKL,

Mengeliminasi

Pembimbing

lapangan

yang

desain ulang

dilakukan

antara

lain:

(Eliminate),

memberikan nilai, Mahasiswa membuat

Menyederhanakan

(Simplify),

laporan, Dosen pembimbing menerima

Mengintegrasikan

berkas dan menguji, Dosen pembimbing

Mengotomasikan (Automate).

(Integrate)

dan

memberi nilai. 2.

Waktu yang tidak mempunyai kontribusi

2.1 Mengeliminasi (Eliminate)

terhadap proses tinggi (68,03%). Ini diperoleh

dari

efisiensi

throughput

sebesar 31,97%. 3.

terbanyak

yang

dapat

a.

Waktu tunggu / tunda layanan Dari tabel 5.1 didapat bahwa

adalah:

proses

68,03%

menit),

proses

merupakan waktu tunda (tahap-tahap

transportasi (1685 menit), proses bernilai

proses nomor 5, 23, 30), maka dengan

tambah (730 menit), proses storage (185

mengurangi waktu tunda sekitar 68,03%

menit) dan proses tidak bernilai tambah

dapat meningkatkan kecepatan proses

pengecekan

(4800

(150 menit)

b.

dari

total

waktu

proses

Transportasi, perpindahan dan gerakan

Aliran kerja yang melewati struktur

Setiap kali orang, material dan

organisasi tidak efisien dan efektif,

kertas

dimana proses mengalir melewati unit-

biaya. Sesuatu atau seseorang harus

unit organisasi secara berulang-ulang

memindahkan material dan kertas, dan

dan berkelok-kelok, sehingga banyak

waktu yang dihabiskan adalah waktu

batas-batas yang dilalui proses. Setiap

yang dapat digunakan untuk menambah

batas akan membuat sebuah aktifitas

nilainya.

hand-off dan waktu tunggu.

ditawarkan antara lain, menggunakan sistem

2.

kegiatan

dieliminasi dari proses layanan PKL adalah:

Urutan-urutan proses yang mempunyai waktu

4.

Beberapa

berpindah

itu

Beberapa

berbasis

membutuhkan

solusi

jaringan

yang

sehingga

mahasiswa yang mendaftar PKL tidak

Langkah-langkah Peningkatan Dan Penyempurnaan Desain Ulang Proses

perlu mengambil formulir pendaftaran PKL di Bagian Adak, karena formulir

8


c.

ISSN : 1907-2430

bisa diunduh secara online, demikian

formulir

juga Tim PKL tidak perlu mengantar

jaringan local (intranet) ataupun melalui

surat ke kaprodi untuk ditandatangani,

jaringan

tetapi bisa melalui email (proses nomor

hardcopy maka bisa dicetak dengan

22, 32).

printer.

internet.

Jika

baik

pada

dibutuhkan

2.2 Mengotomatisasikan (Automate)

yang tidak mempunyai nilai tambah (proses nomor 7), mengapa harus dipertahankan?

Seringkali

Beberapa

kegiatan

yang

dapat

diotomatisasikan dari proses layanan PKL:

alasannya

adalah karena rangkaian proses tersebut

a.

Pengumpulan data

sudah ada sejak dulu dan ada sumber

Sistem on-line yang dirancang

daya yang menanganinya, sehingga

akan

kalau

pengumpulan data, baik dari mahasiswa

dihilangkan

maka

akan

menyebabkan sumber daya yang ada tidak diperdayakan seara penuh.

memberikan

otomasi

dalam

maupun dari bidang-bidang terkait. b.

Paperwork dan formulir

Analisis data Data yang dikumpulkan dari

Menyediakan formulir secara

mahasiswa

sehingga

dapat

informasi yang berarti bagi siapa saja

mengunduh dari mana saja dan akan

yang membutuhkan, misalnya berapa

berakibat pada berkurangnya paperwork

rata-rata mahasiswa yang mendaftar

dan formulir yang digunakan.

PKL dalam setiap semester, berapa

online

e.

online,

Pemrosesan Jika ada suatu rangkaian proses

d.

secara

mahasiswa

Duplikasi pekerjaan Mahasiswa

dapat

dijadikan

suatu

rerata mahasiswa bisa menyelesaikan diminta

untuk

PKL. Informas ini secara otomatis akan

mengisi data ke dalam suatu formulir

ditampilkan oleh computer

dengan menggunakan pena kemudian

analisis data-data yang masuk dari

petugas layanan (tim PKL) kembali

proses layanan PKL.

melalui

memasukkan data tersebut ke dalam komputer untuk disimpan. Hal ini berarti ada

duplikasi

pekerjaan,

dimana

pekerjaan yang sama (memasukkan data)

Selengkapnya

langkah-langkah

peningkatan dan penyempurnaan proses dapat dilihat di Tabel 2.

dilakukan 2 kali. Jika ini dieliminasi, maka akan lebih menyederhanakan Tabel 2 Langkah-langkah penyempurnaan proses bisnis layanan PKL

proses tanpa harus kehilangan kendali dan juga sumber masalah tambahan, yaitu kesalahan dan ketidaksesuaian Antara data yang di formulir dengan data di komputer. Solusi yang diberikan adalah dengan menyediakan pengisian

9

No

Tahap proses

1

Mahasiswa mengambil formulir pendaftaran PKL di bagian Adak

Langkah penyempurnaa n Diotomasi dengan mengunduh secara online

Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi 2

3

4

5

6

7

8 9

10

11 12

13

14

15 16

17 18

19 20

Mahasiswa atau tim PKL menentukan lokasi PKL (asumsi 3hari) Mahasiswa meminta persetujuan lokasi ke pembimbing PKL Mahasiswa mengumpulkan form pendaftaran kembali ke bagian Adak yang telah di acc Kaprodi Menunggu aktifitas berikutnya (diasumsikan 1 bulan untuk bisa masuk seluruh berkas mahasiswa) Tim PKL melakukan rekap formulir yang masuk Tim PKL mengelompokkan peserta ke dalam kelompok pembimbingan yang telah di acc kaprodi Tim PKL membuat surat ke lokasi PKL Tim PKL mengantar surat ke kaprodi untuk ditandatangani Kaprodi menandatangani surat PKL Menunggu aktifitas berikutnya Tim PKL mengambil berkas yang sudah ditantatangani kaprodi Tim PKL melakukan administrasi surat menyurat untuk siap dikirim Tim PKL membuat pengumuman ke mahasiswa, surat PKL sudah bisa diambil Menunggu aktifitas berikutnya Mahasiswa mengambil surat PKL di bagian Adak Mahasiswa mengantar surat ke lokasi PKL Mahasiswa menerima arahan dari pembimbing lapangan Mahasiswa menemui dosen pembimbing Pengarahan oleh dosen pembimbing PKL

21 22

23

24 Dieliminasi 25 26 27 28 Dieliminasi

29

30

31

32

33

ISSN : 1907-2430 Menunggu aktifitas berikutnya Dosen pembimbing PKL menyerahterimakan mahasiswa peserta PKL kepada instansi tempat PKL Menunggu aktifitas berikutnya (asumsi 1 hari) Mahasiswa melakukan kegiatn PKL (asumsi 80 jam) Pembimbing lapangan memberikan nilai Menunggu aktifitas berikutnya Mahasiswa membuat laporan Mahasiswa menemui dosen pembimbing dengan membawa laporan dan nilai dari pembimbing lapangan Dosen pembimbing menerima berkas dan menguji Menunggu aktifitas berikutnya (asumsi 1 hari) Dosen pembimbing memberi nilai

Dieliminasi

Dieliminasi

Dieliminasi

Diotomasi melalui Siakad Dieliminasi

Dosen pembimbing menyerahkan nilai ke bagian Adak Bagian Adak merekam nilai

Dieliminasi

3 Rekomendasi Rancangan Ulang Proses Layanan PKL Dari langkah-langkah peningkatan dan penyempurnaan desain proses bisnis untuk layana PKL, maka dapat diperoleh desain ulang proses bisnis yang

dengan

menggunakan

seperti

diagram

ANSI

diperlihatkan pada Gambar 3. Pada

Gambar

3

dibandingkan

dengan Gambar 5.1 terdapat eliminasi proses yaitu waktu tunggu (proses nomor 5, 23, 30), Tim PKL mengelompokkan peserta ke dalam kelompok pembimbingan (proses nomor 7), Dosen

10

Pembimbing

PKL

menyerah


ISSN : 1907-2430

terimakan mahasiswa peserta PKL kepada

Mahasiswa mengambil formulir pendaftaran

instansi tempat PKL (proses nomor 22),

PKL di bagian Adak (proses nomor 1), Dosen

Dosen pembimbing menyerahkan nilai ke

pembimbing

bagian Adak (proses nomor 32) dan Bagian

nomor 31).

memberikan

Adak merekam nilai (proses nomor 33) dan 2 proses yang diotomatisasi secara online yaitu

Gambar 3 Desain Ulang Proses Bisnis Layanan PKL Untuk

melihat

aliran

proses yang melewati struktur organisasi pada desain ulang proses bisnis layanan PKL diperlihatkan pada Gambar 4.

11

nilai

(proses


ISSN : 1907-2430

Gambar 4 Peta Aliran Proses Melewati Struktur Organisasi Dibanding dengan Gambar 2 aliran

Tabel 3 Detail Proses Layanan PKL Menggunakan Standar ASME

proses yang melewati struktur organisasi menjadi jauh lebih sederhana dan tidak banyak terjadi perpindahan berkas maupun orang. Hampir semua aktivitas yang terpusat di Bagian Adak sudah tidak terdapat lagi loop atau proses yang berulang-ulang.

Juga

mondar-mandir mahasiswa jauh berkurang jika dibandingkan dengan Gambar 2 dimana mahasiswa terlihat sangat sibuk. Untuk

melihat

proses

secara lebih detail lagi diperlihatkan oleh Tabel 3. Tabel 3 dibuat dengan asumsi bahwa mahasiswa mendapatkan formulir secara online melalui jasa internet. Ada 1 tahap proses transportasi, perpindahan dan gerakan yang diotomatisasi secara online yaitu proses nomor 1 dari Tabel 1, dan 1 proses yang bernilai tambah juga diotomatisasi secara online yaitu proses nomor 31 dari Tabel 1. Pada Tabel 2 terlihat bahwa ada 2 proses transportasi,

perpindahan

dan

gerakan

dieliminasi (tahap proses nomor 22 dan 32 dari Tabel 1), 1 proses tidak bernilai tambah dieliminasi (proses nomor 7 dari Tabel 1), 1 proses storage dieliminasi (proses nomor 33 dari Tabel 1) dan 3 waktu tunda yang ada pada proses sebelumnya (tahap proses nomor 5, 23, 30 dari Tabel 1) sudah dieliminasi sehingga hanya ada 4 waktu tunda yaitu waktu yang tersisa dalam pergantian hari kerja.

Hal

ini

menyebabkan

efisiensi

troughtput meningkat/naik.

48

Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi Tabel 3 memperlihatkan bahwa total

ISSN : 1907-2430 memanfaatkan sistem terkoneksi

waktu yang dibutuhkan proses layanan PKL

jaringan

adalah selama 8690 menit. Jika diasumsikan

b.

Mengintegrasikan

dan

1 hari kerja sama dengan 480 menit (8 jam),

mengotomatisasikan

maka proses hanya membutuhkan waktu

proses

selama

memanfaatkan teknologi informasi

kurang

labih

18

hari

kerja

beberapa

pengecekan

dengan

(bandingkan dengan proses sebelumnya yang

c.

Mengurangi duplikasi pekerjaan

memakan waktu selama 23615 menit atau

d.

Mengurangi pemakaian kertas /

sama dengan 49 hari kerja). Berarti ada

paperless

peningkatan kecepatan proses sebesar 49/18

e.

= 2,7 kali.

Mengurangi

D. KESIMPULAN

yang

peningkatan proses

bisnis

yang

telah

dengan

dalam

arti

kecepatan

proses

sebesar 49/18 = 2,7 kali.

diterapkan telah cukup memberikan hasil baik,

(bandingkan

waktu 49 hari kerja). Berarti ada

disimpulkan: Analisis

kerja

proses sebelumnya yang memakan

Dari hasil penelitian di atas dapat

yang

waktu

dibutuhkan proses bisnis menjadi 18 hari

1.

total

f.

terdapat

Meningkatkan efisiensi throughput dari

31,97%

pada

proses

pemahaman proses bisnis yang lebih

sebelumnya menjadi 85,15% pada

baik, yaitu:

proses rancang ulang

a.

Mengetahui

total

waktu

yang

g.

dibutuhkan dalam menyelesaikan

Menyederhanakan birokrasi proses bisnis.

proses bisnis sebesar 23615 menit

E.

atau 49 hari kerja b.

c.

2.

SARAN

Mengetahui efisiensi throughput

Hasil desain ulang proses bisnis siap

proses bisnis sebesar 31,97% yang

untuk

diimplementasikan

berarti 68,03% waktu dalam sistem

memanfaatkan

dukungan

adalah waktu yang tidak bekerja

informasi.

ingin

Aliran birokrasi proses bisnis rumit

menjadi

dan bertele-tele yang tidak berbasis

dilanjutkan dengan mengimplementasikan

kepada kepuasan pelanggan dalam

metode rekayasa perangkat lunak dalam

hal ini mahasiswa.

pengembangan aplikasinya agar kualitas

Jika sebuah

dengan teknologi

diotomatisasikan

aplikasi

sebaiknya

Setelah memahami proses bisnis maka

solusi rancangan sistemnya jauh lebih baik

direkomendasikan desain ulang proses

sebelum dilakukan pengkodean (coding).

bisnis yang lebih baik dan efektif, yaitu: a.

Mengeliminasi proses-proses yang

F.

tidak bernilai tambah seperti proses

Affatul Azizah, 2009, Desain Proses Bisnis Politeknik TELKOM Menggunakan Metode Bussiness Process Reengineering (BPR),

transportasi/perpindahan

orang,

dokumen dan waktu tunda dengan

49

DAFTAR PUSTAKA


ISSN : 1907-2430

http://www.ittelkom.ac.id/library/inde x.php?option=com_reposotory&Itemi d=34&task=detail&nim=112020041.

Obelensky, N., 1996, Practical Business Reengineering, Elex Media Komputindo,

Hamzah Ritchi, Identifikasi Pengendalian Aplikasi Dalam Analisis Proses Bisnis, http://pustaka.unpad.ac.id/archives /1620, Unpad

Peppard, J., Rowland, P., 1995, The Essence of Business Process Reengineering, Prentice Hall.

Manganelli, R.L., Klein, M.M., 1994, The Reengineering Handbook A Stepby step Guide to Business Transformation, Amacom, New York.

Tim

Penyusun Pedoma PKL STMIK AKAKOM, 2013, Petunjuk Praktek Kerja Lapangan Mahasiswa STMIK AKAKOM Yogyakarta.

Wasistono, S., 2001, Kapita Selekta Manajemen Pemerintahan Daerah, Alqaprint, Bandung.

50


51

ISSN : 1907-2430

REKAYASA ULANG LAYANAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN MAHASISWA MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS REENGINEERING DI STMIK AKAKOM YOGYAKARTA

Recommend Documents