Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
REKAYASA ULANG LAYANAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN MAHASISWA MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS REENGINEERING DI STMIK AKAKOM YOGYAKARTA Hera Wasiati Jurusan Manajemen Informatika, STMIK AKAKOM Yogyakarta e-mail:
[email protected]
ABSTRAK Setiap organisasi yang menyediakan pelayanan menginginkan layanan yang berkualitas. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, perlu dikatahui terlebih dahulu berbagai kekurangan yang ada selama ini. Berdasarkan kekurangan tersebut dapat disusun langkah-langkah praktis untuk mengantisipasinya. Salah satu cara untuk memahami proses bisnis layanan PKL adalah dengan analisis proses bisnis (APB). Analisis proses bisnis (APB) mempelajari dan memahami bagaimana aktifitas dan fungsi dari suatu proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasi. Untuk memahami suatu proses bisnis maka digunakan beberapa peta proses bisnis dengan menggunakan beberapa standar, antara lain: ANSI (American National Standart Institute) dan ASME (American Society of Mechanical Engineers). Dari peta proses standar ASME dapat dihitung kinerja proses bisnis dengan menghitung efisiensi throughputnya. Dengan diidentifikasinya beberapa kekurangan dalam proses bisnis maka dilakukan langkah-langkah peningkatan dan penyempurnaan desain ulang proses bisnis yang baik dan efektif. Hasil akhir dari penelitian ini adalah rekomendasi desain ulang proses bisnis (Business Process Reengineering=BPR) yang meningkatkan efisiensi troughputnya dari 31,97% pada proses sebelumnya menjadi 85,15% berarti kinerja dari proses rancang ulang dan birokrasi proses bisnis menjadi lebih sederhana. Kata Kunci: APB, BPR, efisiensi troughput, layanan PKL, ANSI, ASME, TI
A. PENDAHULUAN
Carlzon menamakan abad sekarang sebagai
1.1. Latar Belakang Masalah
“Abad
Setiap organisasi yang menyediakan pelayanan
menginginkan
berkualitas. Suatu konsumen
layanan
yang
organisasi, melayani
merupakan
“saat
yang
Pelanggan”,
abad
dimana
para
pengguna jasa diposisikan pada tempat yang sangat terhormat. Oleh sebab itu, setiap organisasi
berlomba-lomba
untuk
pelayanannya
untuk
meningkatkan
menentukan” (moment of thrust), peluang
mendapatkan kepuasan pelanggan/pemakai
bagi
layanan.
organisasi
untuk
menunjukkan
Untuk
meningkatkan
kualitas
kredibilitas dan kapabilitasnya, menurut
pelayanan, perlu diketahui terlebih dahulu
Tjosvold dalam Wasistono, S. (2001).
berbagai kekurangan yang ada selama ini.
Berkaitan
Berdasarkan
dengan
saat-saat
yang
kekurangan
tersebut
dapat
langkah-langkah
praktis
untuk
menentukan, Carlzon dalam Wasistono, S.
disusun
(2001)
mengantisipasinya. Disamping itu perlu juga
mengemukakan
mengembangkan
strategi
perlunya baru
untuk
ekonomi yang mengutamakan pelanggan.
diperhatikan
penggunaan
teknologi
informasi, apalagi saat ini penggunaan Teknologi Informasi (TI) merupakan suatu
1
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
keharusan karena begitu banyak manfaat
kegiatan ini juga direncanakan, dikelola,
yang diperoleh. Namun penggunaan TI yang
dilaporkan,
tidak tepat akan gagal mendapatkan potensi
beberapa komponen yang dapat terlibat,
TI yang sesungguhnya.
mulai
serta
dari
ranah
dievaluasi.
Terdapat
administratif,
materi
Satu diantara sekian banyak alasan
akademik, maupun praktisi di lapangan. Oleh
mengapa TI gagal memberikan potensinya
karena itu diperlukan pedoman praktik kerja
adalah bahwa TI diterapkan pada cara-cara
lapangan ini.
lama dalam melakukan sesuatu. Bukannya memusatkan
perhatian
pada
bagaimana
seharusnya
pekerjaan
dilakukan,
PKL merupakan kegiatan terjadwal, dibawah bimbingan dosen pembimbing yang
dan
memenuhi syarat. PKL merupakan salah satu
mempertimbangkan bagaimana peran TI
syarat yang harus ditempuh oleh mahasiswa
untuk mendukungnya, sebagian organisasi
untuk menyelesaikan perkuliahan jenjang
malah
Diploma 3 maupun jenjang Strata 1.
hanya
berusaha
untuk
mengotomatisasikan tugas-tugas yang ada
Selama ini belum pernah dievaluasi
untuk mendapatkan penghematan efisiensi.
apakah serangkaian proses-proses di dalam
Dalam
layanan PKL mahasiswa STMIK AKAKOM
melakukan
otomatisasi
layanan
kadangkala
pelanggan, menimbulkan
itu
sudah
efisien
dan
efektif.
Untuk
masalah pula. Otomatisasi terhadap tugas-
mengetahui efisien dan efektif layanan PKL,
tugas yang tidak perlu seringkali dilakukan
dilakukan analisis proses bisnis yang ada
dengan memasukkan tugas-tugas tersebut ke
dengan
dalam proses. Kini tugas-tugas itu harus
throughtputnya. Apabila hasil perhitungan
dikerjakan sebagaimana yang dituntut oleh
efisiensi throughtputnya tidak efisien maka
komputer,
dilakukan perencanaan ulang proses bisnis
bukan
yang
dituntut
oleh
pelanggan.
cara
menghitung
efisiensi
(Business Process Reengineering = BPR)
STMIK AKAKOM menyediakan
dengan dukungan teknologi informasi. Oleh
layanan-layanan kepada mahasiswa yang
sebab itu pada penelitian ini akan dilakukan
salah satunya adalah layanan Praktek Kerja
Rekayasa Ulang Layanan Praktek Kerja
Lapangan (PKL). Kegiatan PKL diharapkan
Lapangan
secara akademik memberikan pengalaman
Business Process Reengineering Di STMIK
kerja kongkrit di lapangan kerja, kepada
AKAKOM Yogyakarta
Mahasiswa
Menggunakan
mahasiswa yang akan lulus dari jenjang pendidikan Diploma 3 maupun Strata 1,
1.2. Tujuan Penelitian
sehingga pada saatnya nanti tidak canggung.
Tujuan penelitian ini adalah:
Di sisi yang lain, STMIK AKAKOM
1.
Melakukan kajian terhadap proses
berkesempatan untuk ikut andil di dalam
bisnis untuk megetahui efisiensi
mengembangkan ilmu di bidang informatika
throughtputnya.
dan komputer.
2.
Layaknya kegiatan akademik lain
Melakukan
perencanaan
ulang
proses bisnis dengan dukungan
dalam Satuan Kredit Semester (SKS), maka
teknologi informasi
2
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi 2.
ISSN : 1907-2430
Analisis Proses Bisnis terhadap layanan PKL
1.3. Manfaat Penelitian Penelitian ini akan berguna bagi
Pada bagian ini akan dianalisis
yang ingin mendalami atau memakai Analisis
proses-proses bisnis dalam layanan PKL
Proses Bisnis untuk merencanakan ulang
untuk memahami peta proses dan aliran
proses bisnisnya sebelum mengembangkan
informasi yang melewati batas-batas dan
sistem berbasis teknologi informasi.
kendali organisasi agar dapat diketahui efisiensi dan efektifitasnya. 3.
1.4. Ruang Lingkup
Menentukan langkah peningkatan dan
Pada penelitian Rekayasa Ulang
penyempurnaan disain proses yang lebih
Layanan Praktek Kerja Lapangan mahasiswa
efektif dan berfokus pada kepuasan
Menggunakan
Process
pelanggan
AKAKOM
rancangan
Reengineering
Business Di
STMIK
Yogyakarta ini yang akan dibahas adalah: 1.
peta
proses
bisnisnya
dengan dukungan teknologi informasi.
proses
berdasarkan
aliran
C. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1.
struktur organisasi
Perencanaan
Analisis Proses Bisnis Pada anlisis proses bisnis ini akan
Kinerja layanan ini tolok ukurnya adalah efisiensi throughtput
3.
ulang
rekomendasi
Pada Analisis Proses Bisnis akan dievaluasi kinerja layanan PKL dan
2.
sebagai
perancangan
dilakukan langkah-langkah untuk memahami proses layanan dengan cara sebagai berikut:
ulang
1. Analisis Organisasi, 2. Analisis Proses.
proses bisnis layanan PKL dibuat berdasarkan hasil proses bisnis 4.
Membuat
perbandingan
kinerja
3.2.
Untuk memahami proses layanan
Antara rancangan ulang proses layanan PKL ini dengan layanan
Memahami Proses Layanan
secara efektif, maka proses tersebut harus dipetakan. Untuk itu digunakan 2 alat yaitu:
PKL sebelumnya.
secara umum proses layanan dapat dipetakan menggunakan
B.
METODE PENELITIAN Metodologi
yang
dipakai
bagan
alir
(flow
chart)
sederhana (standar ANSI) dan secara detail pada
proses tersebut dirincikan menggunakan
penelitian ini adalah:
tabel proses standar ASME yang telah
1.
dijelaskan pada bab II. Dengan menggunakan
Studi Pustaka Studi Pustaka ini berkenaan
2 alat ini diharapkan ada pemahaman yang
dengan dua hal pokok yaitu pertama,
cukup tinggi terhadap proses sebelum
studi
dilakukan
tentang
sistem
pelayanan
tahap
bernikutnya
yaitu
pendaftaran PKL; kedua, mengenai
menentukan
analisis proses bisnis
penyempurnaan / rancangan ulang proses bisnis.
3
langkah-langkah
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
Analisis Proses Bisnis Layanan PKL mahasiswa STMIK AKAKOM Yogyakarta.
ISSN : 1907-2430
1.1.1.3 Kaprodi (Tim Pengelola PKL) Tugasnya mengelompokkan peserta PKL berdasar lokasi PKL, memberikan
Secara
Umum
layanan
PKL
mahasiswa STMIK Akakom Yogyakarta, melibatkan beberapa personalia, mulai dari pendaftaran KRS hingga penetapan evaluasi
penugasan pembimbingan kepada dosen pembimbing PKL, membantu mencarikan solusi terhadap hal-hal yang bersifat forcemayor.
kegiatan, yaitu Mahasiswa, Petugas Adak, Kaprodi (Tim Pengelola PKL), Dosen Pembimbing
PKL,
dan
Pembimbing
Lapangan (pembimbing dari instansi tempat
1.1.1.4 Dosen Pembimbing PKL Tugasnya
PKL). Untuk itu sebelum menganlisis proses
menyerah-terimakan
layanan, akan dianalisis terlebih dahulu
mahasiswa peserta PKL ke instansi tujuan,
personalia yang terlibat.
membimbing
mahasiswa
peserta
PKL,
memonitor pelaksanaan di instansi tujuan, melakukan komunikasi dengan pembimbing
1.1.1 Analisis Organisasi
lapangan, penarikan kembali mahasiswa
1.1.1.1 Mahasiswa Tugasnya mengisi matakuliah PKL di dalam KRS, melakukan pendaftaran PKL
peserta PKL, mengelola presentasi, dan melakukan evaluasi (penilaian).
di bagian Adak, mencari lokasi PKL, menyampaikan surat permohonan ke instansi tujuan
PKL,
membuat
melaksanakan
PKL,
pembimbing,
membuat
kerja,
Pembimbing Lapangan berasal dari
dengan
instansi tujuan PKL, memberikan arahan
rencana
konsultasi
1.1.1.5 Pembimbing Lapangan
laporan,
dan
penyusunan
dokumen
rencana
kerja
mahasiswa, membimbing mahasiswa peserta
mempresentasikan hasil.
PKL, memberikan penilaian mahasiswa PKL atas kegiatan yang telah dilaksanakan.
1.1.1.2 Petugas Adak Tugasnya pendaftaran
mahasiswa
peserta
PKL,
menyediakan surat permohonan ke instansi tujuan
PKL,
menyiapkan
penyerahan
berita
mahasiswa
mempublikasikan menjadwal presentasi.
Pada
menerima
kelompok
acara PKL, PKL,
analisis
proses
layanan pendaftaran PKL menggunakan diagram alir (ANSI) akan dilihat personilpersonil mana saja dari organisasi yang terlibat dalam proses, seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Pada gambar terlihat bahwa terdapat beberapa personil yang muncul berkali-kali.
4
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
Gambar 1 Diagram alir proses Layanan PKL
Pemahaman terhadap aliran proses
proses. Setiap batas akan membuat sebuah
yang melintasi struktur organisasi tampak
aktifitas hand-off dan waktu tunggu. Pada
lebih jelas pada Gambar 2. Gambar 2
mahasiswa terlihat proses/aktifitas yang
mengilustrasikan bagaimana proses-proses
paling rumit yang berarti mahasiswa sangat
mengalir, tidak efisien dan tidak efektif.
disibukkan
Aliran
terdapat aktifitas berulang pada dosen
kerja
yang
melewati
struktur
organisasi tidak efisien dan efktif, dimana
dan
pembimbing PKL.
proses mengalir melewati unit-unit organisasi secara berulang-ulang dan berkelok-kelok, sehingga banyak batsan-batasan yang dilalui
5
direpotkan.
Kemudian
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
proses didasarkan pada keterangan bahwa satu tahap atau beberapa tahap proses diselesaikan dalam satu atau beberapa hari kerja (dengan asumsi 1 hari kerja pelayanan sama dengan 8 jam). Gambar 2 Aliran Proses Melintasi Struktur Organisasi
Jika aktifitas diselesaikan dalam satu hari kerja, maka cara menghitung waktu tunda tersebut adalah waktu 1 hari kerja (480
1.1.2 Analisis Proses
menit) dikurangi dengan jumlah waktu yang
Untuk pemetaan proses yang lebih detail sehingga dapat diukur kinerjanya maka
dibutuhkan
digunakan di lingkungan kantor dan jasa, yaitu standar ASME (American Society of Mechanical
Engineers)
seperti
yang
diperlihatkan pada Tabel 1. Tabel 1 memperlihatkan pemetaan proses secara detail yang didasarkan pada beberapa asumsi dan dokumentasi Standar
melakukan
seluruh
aktifitas proses tersebut pada hari itu.
dapat digunakan standar yang dipakai secara luas dalam perusahaan manufaktur dan mulai
untuk
Aktifitas/tahap
yang
bernilai
tambah adalah akktifitas yang penting bagi pemohon, oleh karena itu secara sederhana adalah aktifitas yang berkaitan dengan persetujuan penentuan lokasi PKL dari Kaprodi yang sesuai dengan keilmuannya. Dari tabel 1 terlihat hanya 8 Proses (30,76%) yang bernilai tambah dari total 26 proses (tidak termasuk 7 proses tunda).
Operasional Prosedur (SOP) Pendaftaran PKL. Adanya waktu tunda dalam tahapan Tabel 1 Peta Proses Menurut Standar ASME
6
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
Untuk mengukur kinerja pelayanan secara
keseluruhan
digunakan
efisiensi
throughput dengan rumus: Angka ini cukup kecil dan bisa dikatakan bahwa 68,03% waktu untuk Maka untuk proses layanan PKL didapat efisiensi throughput:
pelayanan pendaftaran PKL dalam sistem tidak bekerja. Dari beberapa analisis di atas dapat diambil kesimpulan bahwa proses pelayanan
7
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi pendaftaran PKL di STMIK AKAKOM
ISSN : 1907-2430 Pada bab di atas telah dilakukan
adalah sebagai berikut:
analisis proses terhadap studi kasus analisis
1.
Rasio aktifitas yang tidak bernilai
proses bisnis layanan PKL yang bertujuan
tambah dominan dibandingkan dengan
untuk
aktifitas yang bernilai tambah, yaitu
Berangkat dari analisis proses bisnis di atas
8:17. Hanya ada 8 aktifitas yang bernilai
maka
tambah
peningkatan dan penyempurnaan desain
yaitu:
Mahasiswa
meminta
memahami
dapat
proses
dilakukan
yang
ada.
langkah-langkah
persetujuan lokasi ke kaprodi, Kaprodi
proses sebagai rekomendasi
menandatangani surat PKL, Menerima
proses layanan PKL yang lebih efektif dan
arahan
berfokus pada kepuasan pelanggan. Beberapa
dari
pembimbing
lapangan,
Pengarahan oleh dosen pembimbing
langkah
PKL,
Mengeliminasi
Pembimbing
lapangan
yang
desain ulang
dilakukan
antara
lain:
(Eliminate),
memberikan nilai, Mahasiswa membuat
Menyederhanakan
(Simplify),
laporan, Dosen pembimbing menerima
Mengintegrasikan
berkas dan menguji, Dosen pembimbing
Mengotomasikan (Automate).
(Integrate)
dan
memberi nilai. 2.
Waktu yang tidak mempunyai kontribusi
2.1 Mengeliminasi (Eliminate)
terhadap proses tinggi (68,03%). Ini diperoleh
dari
efisiensi
throughput
sebesar 31,97%. 3.
terbanyak
yang
dapat
a.
Waktu tunggu / tunda layanan Dari tabel 5.1 didapat bahwa
adalah:
proses
68,03%
menit),
proses
merupakan waktu tunda (tahap-tahap
transportasi (1685 menit), proses bernilai
proses nomor 5, 23, 30), maka dengan
tambah (730 menit), proses storage (185
mengurangi waktu tunda sekitar 68,03%
menit) dan proses tidak bernilai tambah
dapat meningkatkan kecepatan proses
pengecekan
(4800
(150 menit)
b.
dari
total
waktu
proses
Transportasi, perpindahan dan gerakan
Aliran kerja yang melewati struktur
Setiap kali orang, material dan
organisasi tidak efisien dan efektif,
kertas
dimana proses mengalir melewati unit-
biaya. Sesuatu atau seseorang harus
unit organisasi secara berulang-ulang
memindahkan material dan kertas, dan
dan berkelok-kelok, sehingga banyak
waktu yang dihabiskan adalah waktu
batas-batas yang dilalui proses. Setiap
yang dapat digunakan untuk menambah
batas akan membuat sebuah aktifitas
nilainya.
hand-off dan waktu tunggu.
ditawarkan antara lain, menggunakan sistem
2.
kegiatan
dieliminasi dari proses layanan PKL adalah:
Urutan-urutan proses yang mempunyai waktu
4.
Beberapa
berpindah
itu
Beberapa
berbasis
membutuhkan
solusi
jaringan
yang
sehingga
mahasiswa yang mendaftar PKL tidak
Langkah-langkah Peningkatan Dan Penyempurnaan Desain Ulang Proses
perlu mengambil formulir pendaftaran PKL di Bagian Adak, karena formulir
8
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
c.
ISSN : 1907-2430
bisa diunduh secara online, demikian
formulir
juga Tim PKL tidak perlu mengantar
jaringan local (intranet) ataupun melalui
surat ke kaprodi untuk ditandatangani,
jaringan
tetapi bisa melalui email (proses nomor
hardcopy maka bisa dicetak dengan
22, 32).
printer.
internet.
Jika
baik
pada
dibutuhkan
2.2 Mengotomatisasikan (Automate)
yang tidak mempunyai nilai tambah (proses nomor 7), mengapa harus dipertahankan?
Seringkali
Beberapa
kegiatan
yang
dapat
diotomatisasikan dari proses layanan PKL:
alasannya
adalah karena rangkaian proses tersebut
a.
Pengumpulan data
sudah ada sejak dulu dan ada sumber
Sistem on-line yang dirancang
daya yang menanganinya, sehingga
akan
kalau
pengumpulan data, baik dari mahasiswa
dihilangkan
maka
akan
menyebabkan sumber daya yang ada tidak diperdayakan seara penuh.
memberikan
otomasi
dalam
maupun dari bidang-bidang terkait. b.
Paperwork dan formulir
Analisis data Data yang dikumpulkan dari
Menyediakan formulir secara
mahasiswa
sehingga
dapat
informasi yang berarti bagi siapa saja
mengunduh dari mana saja dan akan
yang membutuhkan, misalnya berapa
berakibat pada berkurangnya paperwork
rata-rata mahasiswa yang mendaftar
dan formulir yang digunakan.
PKL dalam setiap semester, berapa
online
e.
online,
Pemrosesan Jika ada suatu rangkaian proses
d.
secara
mahasiswa
Duplikasi pekerjaan Mahasiswa
dapat
dijadikan
suatu
rerata mahasiswa bisa menyelesaikan diminta
untuk
PKL. Informas ini secara otomatis akan
mengisi data ke dalam suatu formulir
ditampilkan oleh computer
dengan menggunakan pena kemudian
analisis data-data yang masuk dari
petugas layanan (tim PKL) kembali
proses layanan PKL.
melalui
memasukkan data tersebut ke dalam komputer untuk disimpan. Hal ini berarti ada
duplikasi
pekerjaan,
dimana
pekerjaan yang sama (memasukkan data)
Selengkapnya
langkah-langkah
peningkatan dan penyempurnaan proses dapat dilihat di Tabel 2.
dilakukan 2 kali. Jika ini dieliminasi, maka akan lebih menyederhanakan Tabel 2 Langkah-langkah penyempurnaan proses bisnis layanan PKL
proses tanpa harus kehilangan kendali dan juga sumber masalah tambahan, yaitu kesalahan dan ketidaksesuaian Antara data yang di formulir dengan data di komputer. Solusi yang diberikan adalah dengan menyediakan pengisian
9
No
Tahap proses
1
Mahasiswa mengambil formulir pendaftaran PKL di bagian Adak
Langkah penyempurnaa n Diotomasi dengan mengunduh secara online
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi 2
3
4
5
6
7
8 9
10
11 12
13
14
15 16
17 18
19 20
Mahasiswa atau tim PKL menentukan lokasi PKL (asumsi 3hari) Mahasiswa meminta persetujuan lokasi ke pembimbing PKL Mahasiswa mengumpulkan form pendaftaran kembali ke bagian Adak yang telah di acc Kaprodi Menunggu aktifitas berikutnya (diasumsikan 1 bulan untuk bisa masuk seluruh berkas mahasiswa) Tim PKL melakukan rekap formulir yang masuk Tim PKL mengelompokkan peserta ke dalam kelompok pembimbingan yang telah di acc kaprodi Tim PKL membuat surat ke lokasi PKL Tim PKL mengantar surat ke kaprodi untuk ditandatangani Kaprodi menandatangani surat PKL Menunggu aktifitas berikutnya Tim PKL mengambil berkas yang sudah ditantatangani kaprodi Tim PKL melakukan administrasi surat menyurat untuk siap dikirim Tim PKL membuat pengumuman ke mahasiswa, surat PKL sudah bisa diambil Menunggu aktifitas berikutnya Mahasiswa mengambil surat PKL di bagian Adak Mahasiswa mengantar surat ke lokasi PKL Mahasiswa menerima arahan dari pembimbing lapangan Mahasiswa menemui dosen pembimbing Pengarahan oleh dosen pembimbing PKL
21 22
23
24 Dieliminasi 25 26 27 28 Dieliminasi
29
30
31
32
33
ISSN : 1907-2430 Menunggu aktifitas berikutnya Dosen pembimbing PKL menyerahterimakan mahasiswa peserta PKL kepada instansi tempat PKL Menunggu aktifitas berikutnya (asumsi 1 hari) Mahasiswa melakukan kegiatn PKL (asumsi 80 jam) Pembimbing lapangan memberikan nilai Menunggu aktifitas berikutnya Mahasiswa membuat laporan Mahasiswa menemui dosen pembimbing dengan membawa laporan dan nilai dari pembimbing lapangan Dosen pembimbing menerima berkas dan menguji Menunggu aktifitas berikutnya (asumsi 1 hari) Dosen pembimbing memberi nilai
Dieliminasi
Dieliminasi
Dieliminasi
Diotomasi melalui Siakad Dieliminasi
Dosen pembimbing menyerahkan nilai ke bagian Adak Bagian Adak merekam nilai
Dieliminasi
3 Rekomendasi Rancangan Ulang Proses Layanan PKL Dari langkah-langkah peningkatan dan penyempurnaan desain proses bisnis untuk layana PKL, maka dapat diperoleh desain ulang proses bisnis yang
dengan
menggunakan
seperti
diagram
ANSI
diperlihatkan pada Gambar 3. Pada
Gambar
3
dibandingkan
dengan Gambar 5.1 terdapat eliminasi proses yaitu waktu tunggu (proses nomor 5, 23, 30), Tim PKL mengelompokkan peserta ke dalam kelompok pembimbingan (proses nomor 7), Dosen
10
Pembimbing
PKL
menyerah
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
terimakan mahasiswa peserta PKL kepada
Mahasiswa mengambil formulir pendaftaran
instansi tempat PKL (proses nomor 22),
PKL di bagian Adak (proses nomor 1), Dosen
Dosen pembimbing menyerahkan nilai ke
pembimbing
bagian Adak (proses nomor 32) dan Bagian
nomor 31).
memberikan
Adak merekam nilai (proses nomor 33) dan 2 proses yang diotomatisasi secara online yaitu
Gambar 3 Desain Ulang Proses Bisnis Layanan PKL Untuk
melihat
aliran
proses yang melewati struktur organisasi pada desain ulang proses bisnis layanan PKL diperlihatkan pada Gambar 4.
11
nilai
(proses
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
Gambar 4 Peta Aliran Proses Melewati Struktur Organisasi Dibanding dengan Gambar 2 aliran
Tabel 3 Detail Proses Layanan PKL Menggunakan Standar ASME
proses yang melewati struktur organisasi menjadi jauh lebih sederhana dan tidak banyak terjadi perpindahan berkas maupun orang. Hampir semua aktivitas yang terpusat di Bagian Adak sudah tidak terdapat lagi loop atau proses yang berulang-ulang.
Juga
mondar-mandir mahasiswa jauh berkurang jika dibandingkan dengan Gambar 2 dimana mahasiswa terlihat sangat sibuk. Untuk
melihat
proses
secara lebih detail lagi diperlihatkan oleh Tabel 3. Tabel 3 dibuat dengan asumsi bahwa mahasiswa mendapatkan formulir secara online melalui jasa internet. Ada 1 tahap proses transportasi, perpindahan dan gerakan yang diotomatisasi secara online yaitu proses nomor 1 dari Tabel 1, dan 1 proses yang bernilai tambah juga diotomatisasi secara online yaitu proses nomor 31 dari Tabel 1. Pada Tabel 2 terlihat bahwa ada 2 proses transportasi,
perpindahan
dan
gerakan
dieliminasi (tahap proses nomor 22 dan 32 dari Tabel 1), 1 proses tidak bernilai tambah dieliminasi (proses nomor 7 dari Tabel 1), 1 proses storage dieliminasi (proses nomor 33 dari Tabel 1) dan 3 waktu tunda yang ada pada proses sebelumnya (tahap proses nomor 5, 23, 30 dari Tabel 1) sudah dieliminasi sehingga hanya ada 4 waktu tunda yaitu waktu yang tersisa dalam pergantian hari kerja.
Hal
ini
menyebabkan
efisiensi
troughtput meningkat/naik.
48
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi Tabel 3 memperlihatkan bahwa total
ISSN : 1907-2430 memanfaatkan sistem terkoneksi
waktu yang dibutuhkan proses layanan PKL
jaringan
adalah selama 8690 menit. Jika diasumsikan
b.
Mengintegrasikan
dan
1 hari kerja sama dengan 480 menit (8 jam),
mengotomatisasikan
maka proses hanya membutuhkan waktu
proses
selama
memanfaatkan teknologi informasi
kurang
labih
18
hari
kerja
beberapa
pengecekan
dengan
(bandingkan dengan proses sebelumnya yang
c.
Mengurangi duplikasi pekerjaan
memakan waktu selama 23615 menit atau
d.
Mengurangi pemakaian kertas /
sama dengan 49 hari kerja). Berarti ada
paperless
peningkatan kecepatan proses sebesar 49/18
e.
= 2,7 kali.
Mengurangi
D. KESIMPULAN
yang
peningkatan proses
bisnis
yang
telah
dengan
dalam
arti
kecepatan
proses
sebesar 49/18 = 2,7 kali.
diterapkan telah cukup memberikan hasil baik,
(bandingkan
waktu 49 hari kerja). Berarti ada
disimpulkan: Analisis
kerja
proses sebelumnya yang memakan
Dari hasil penelitian di atas dapat
yang
waktu
dibutuhkan proses bisnis menjadi 18 hari
1.
total
f.
terdapat
Meningkatkan efisiensi throughput dari
31,97%
pada
proses
pemahaman proses bisnis yang lebih
sebelumnya menjadi 85,15% pada
baik, yaitu:
proses rancang ulang
a.
Mengetahui
total
waktu
yang
g.
dibutuhkan dalam menyelesaikan
Menyederhanakan birokrasi proses bisnis.
proses bisnis sebesar 23615 menit
E.
atau 49 hari kerja b.
c.
2.
SARAN
Mengetahui efisiensi throughput
Hasil desain ulang proses bisnis siap
proses bisnis sebesar 31,97% yang
untuk
diimplementasikan
berarti 68,03% waktu dalam sistem
memanfaatkan
dukungan
adalah waktu yang tidak bekerja
informasi.
ingin
Aliran birokrasi proses bisnis rumit
menjadi
dan bertele-tele yang tidak berbasis
dilanjutkan dengan mengimplementasikan
kepada kepuasan pelanggan dalam
metode rekayasa perangkat lunak dalam
hal ini mahasiswa.
pengembangan aplikasinya agar kualitas
Jika sebuah
dengan teknologi
diotomatisasikan
aplikasi
sebaiknya
Setelah memahami proses bisnis maka
solusi rancangan sistemnya jauh lebih baik
direkomendasikan desain ulang proses
sebelum dilakukan pengkodean (coding).
bisnis yang lebih baik dan efektif, yaitu: a.
Mengeliminasi proses-proses yang
F.
tidak bernilai tambah seperti proses
Affatul Azizah, 2009, Desain Proses Bisnis Politeknik TELKOM Menggunakan Metode Bussiness Process Reengineering (BPR),
transportasi/perpindahan
orang,
dokumen dan waktu tunda dengan
49
DAFTAR PUSTAKA
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
ISSN : 1907-2430
http://www.ittelkom.ac.id/library/inde x.php?option=com_reposotory&Itemi d=34&task=detail&nim=112020041.
Obelensky, N., 1996, Practical Business Reengineering, Elex Media Komputindo,
Hamzah Ritchi, Identifikasi Pengendalian Aplikasi Dalam Analisis Proses Bisnis, http://pustaka.unpad.ac.id/archives /1620, Unpad
Peppard, J., Rowland, P., 1995, The Essence of Business Process Reengineering, Prentice Hall.
Manganelli, R.L., Klein, M.M., 1994, The Reengineering Handbook A Stepby step Guide to Business Transformation, Amacom, New York.
Tim
Penyusun Pedoma PKL STMIK AKAKOM, 2013, Petunjuk Praktek Kerja Lapangan Mahasiswa STMIK AKAKOM Yogyakarta.
Wasistono, S., 2001, Kapita Selekta Manajemen Pemerintahan Daerah, Alqaprint, Bandung.
50
Vol . X Nomor 28 Maret 2015- Jurnal Teknologi Informasi
51
ISSN : 1907-2430