REKAYASA KEBUTUHAN DAN DESAIN SISTEM E-PROCUREMENT PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI DENGAN PENDEKATAN STRUCTURED SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD (SSADM)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

REKAYASA KEBUTUHAN DAN DESAIN SISTEM E-PROCUREMENT PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI DENGAN PENDEKATAN STRUCTURED SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD (SSADM) Drajad Distopandaru, 1)dan Daniel O. Siahaan 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember 1) Email : [email protected], 2)[email protected] ABSTRAK PT. Anugrah Karya Sahabat Sejati (PT AKSS) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa konstruksi. Pengadaan barang dan jasa di perusahaan masih bersifat konvensional. Sedangkan proses pengadaan konvensional membutuhkan waktu yang ekstra mengingat jumlah tawaran proyek semakin meningkat sehingga cukup menyita waktu dan perlu peningkatan dalam pemantauan dan penyeleksian kualitas barang dan jasa. Perusahaan memerlukan sebuah sistem yang baru sebagai sebuah solusi mengatasi permasalahan yang ada yakni sebuah sistem pengadaan elektronik atau bisa disebut e-procurement. Penelitian tentang e-procurement pada PT AKSS menggunakan pendekatan konsep Structured System Analysis & Design method (SSADM) dimana terdapat 5 proses utama diantaranya studi kelayakan, analisis kebutuhan, spesifikasi kebutuhan, dan spesifikasi desain logis, serta desain fisik. Perancangan sistem e-procurement menggunakan konsep SSDAM karena memperhatikan kelayakan investasi proyek sistem informasi dan alur proses perpindahan data. Hasil analisis kelayakan proyek digunakan untuk menganalisis layak tidaknya proyek investasi dilaksanakan dari sisi operasional, teknis, dan finansial. Hasil dari analisis kebutuhan berupa dokumentasi kebutuhan sebagai pedoman untuk merancang desain sistem yang memberi gambaran nantinya bagi PT. AKSS untuk mengembangkan sistem pengadaan yang sudah berjalan selama ini Kata kunci : E-Procurement, SSADM, Rekayasa Kebutuhan

PENDAHULUAN PT. Anugrah Karya Sahabat Sejati (PT AKSS) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa konstruksi yang berada di Surabaya. Ruang lingkup pekerjaan konstruksi mencakup seluruh wilayah Indonesia. Proses bisnis perusahaan membutuhkan barang dan jasa yang digunakan untuk memenuhi kegiatan konstruksi sehingga dibutuhkan peran bagian pengadaan. Untuk mendapatkan barang dan jasa, perusahaan membutuhkan vendor penyedia barang dan jasa. Vendor itu bisa berupa penyelia dan sub kontraktor. Salah satu cara yang dilakukan dalam mendapatkan penyedia barang dan jasa dengan memasang pengumuman melalui papan pengumuman dan media massa. Untuk mendapatkan penyedia barang dan jasa yang sesuai kebutuhan, maka dilakukan evaluasi terlebih dahulu. Evaluasi yang dilakukan meliputi administratif, teknis, dan penawaran. Evaluasi dapat dilakukan apabila vendor telah melakukan pendaftaran sebagai calon penyedia barang dan jasa. Proses pengadaan konvensional membutuhkan waktu yang ekstra mengingat jumlah tawaran proyek dari pemilik proyek semakin hari semakin meningkat sehingga cukup menyita ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-1


waktu. Hal ini dapat digambarkan dalam bentuk tabel dibawah ini mengenai penawaran proyek dari tahun 2010 hingga 2012 : Tabel 1 Penawaran Proyek dari owner No

Periode

1

Apr - 10

Pergudangan Meiko

Jenis Proyek

Sidoarjo

Lokasi

PT. Meiko Abadi

Pemilik Proyek

2

Jun - 10

Pergudangan 88

Sidoarjo

PT. Integra Indocabinet

3

Jun - 10

Rumah Tinggal

Surabaya

PT. Ciputra Surya

4

Jul - 10

Ruko Vila Citra Garden

Manado

Pribadi

5

Agt - 10

Gereja Katolik

Manokwari

Yayasan

6

Okt - 10

Gedung Pertemuan BKP-AL

Surabaya

Koarmatim TNI - AL

7

Jan - 11

Pabrik Mebel

Mojokerto

PT. Woodwoorth Wooden

8

Apr - 11

Gedung Perkantoran

Mojokerto


9

Mei - 11

Mess Karyawan

Mojokerto


10

Des - 11

Pabrik Big Cola

Mojokerto

PT. Big Cola Indonesia

11

Feb - 12

Ruko Sawojajar

Malang

Pribadi

12

Mar - 12

Supermarket

Surabaya

Pribadi

Sumber : laporan proyek tahunan 2010 - 2012

Disamping itu itu jumlah peminat penyelia yang bergabung dengan perusahaan semakin banyaknya proyek juga semakin bertambah sehingga perlu peningkatan dalam monitoring dan penyeleksian kualitas barang dan jasa yang ditawarkan. Berdasarkan uraian di atas perlu sebuah sistem yang baru sebagai sebuah solusi mengatasi permasalahan yang ada yakni sebuah sistem pengadaan elektronik atau bisa disebut e-procurement. Perkembangan teknologi informasi beberapa tahun belakangan ini, memungkinkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan secara elektronik atau eprocurement. Hal tersebut diharapkan memudahkan interaksi antara perusahaan dengan penyedia barang dan jasa tanpa dibatasi oleh waktu dan tempat serta dapat memberikan transparansi terhadap proses pengadaan barang dan jasa. Pengembangan e-procurement terdapat empat tahap utama diantaranya tahap perencanaan, tahap analisis, tahap desain, dan tahap implementasi sistem. Penelitian ini membahas hingga tahap desain. Metodologi pengerjaan menggunakan pendekatan konsep structured system analysis & design method (SSADM) dimana terdapat 5 proses diantaranya studi kelayakan, analisis kebutuhan, spesifikasi kebutuhan, dan spesifikasi desain logis, serta desain fisik. Proses penelitian ini meliputi 3 fase utama yakni 1) studi kelayakan sebagai tahap perencanaan untuk menganalisis kelayakan investasi sistem, 2) rekayasa kebutuhan sebagai tahap analisis untuk menggali kebutuhan para stakeholder, dan 3) desain sistem untuk menggambarkan aliran informasi yang mengalir pada data. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan keputusan tentang kelayakan investasi sistem e-procurement, dokumentasi kebutuhan, dan rancangan sistem e-procurement PT AKSS yang dikemas dalam bentuk dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (SKPL) e-procurement.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-2


METODE

Gambar 1 Metode Penelitan

Studi Kelayakan Tahap perencanaan digunakan untuk mengetahui tingkat kelayakan dari proyek sistem informasi e-procurement . Sehingga nantinya didapat kesimpulan tentang layak atau tidak suatu proyek sistem informasi yang akan dilaksanakan. Tahap awal studi kelayakan adalah mengetahui kondisi sistem pengadaan saat ini. Untuk mengetahui kondisi tersebut, perlu dilakukan wawancara terhadap bagian yang menangani pengadaan di PT AKSS. Aktivitasaktivitas yang dilakukan pada tahap analisis kelayakan investasi adalah sebagai berikut : 1) Pengumpulan data melalui wawancara dan kuesioner untuk mendapatakan alur sistem pengadaan saat ini. 2) Analisis kelayakan dari aspek organisasional. 3) Analisis kelayakan dari aspek teknis. 4) Analisis manfaat dari implementasi sistem baik yang terlihat maupun yang tidak terlihat. Rekayasa Kebutuhan Tahap ini meliputi 4 proses yaitu : elisitasi kebutuhan, analisis kebutuhan, spesifikasi kebutuhan, verifikasi dan validasi kebutuhan. Aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan rekayasa kebutuhan adalah : 1) Proses elisitasi dimana proses ini mengidentifikasi stakeholder dan berinteraksi dengannya untuk mengumpulkan kebutuhan. 2) Mengolah hasil elisitasi kebutuhan untuk menghasilkan dokumen spesifikasi kebutuhan yang isi keseluruhannya sesuai dengan apa yang di inginkan pengguna dan stakeholder 3) Memformalisasikan sekumpulan kebutuhan dari suatu sistem yang hendak dirancang kedalam suatu dokumen yang mengacu dengan standarisasi kebutuhan. 4) Memastikan kebutuhan yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan memberikan penilaian kebutuhan sesuai dan memuaskan keinginan dari stakeholder. Desain Sistem Tahap desain sistem meliputi proses desain proses dan desain data. Desain proses dibuat menggunakan Data Flow Diagram (DFD), sedangkan desain data dibuat menggunakan

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-3


Entity Relationship Diagram (ERD) yang pada program bantu power designer tergambarkan dalam Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan perancangan sistem adalah sebagai berikut : 1) Memodelkan aliran data menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Dari DFD ini akan terlihat relasi antar eksternal entitas dengan sistem 2) Merancang struktur database menggunakan Entity Relationship Diagam (ERD). Melalui ERD dapat dilihat dengan jelas hubungan antar file database. Dalam program bantu berupa Logical Data Model (LDM) dan Physical Data Model (PDM). HASIL DAN PEMBAHASAN Tabel 2 Rekapitulasi Hasil Kelayakan NO 1.

ASPEK Fungsional

2.

Teknis

3.

Finansial

KETERANGAN Hasil analisis kelayakan operasional menyatakan apakah sistem yang baru mampu menjawab permasalahan dan kebutuhan yang ada saat ini. Berdasarkan pemetaan terhadap 2 entitas pada perbandingan antara pengadaan konvensional dan sistem e-procurement bahwa sistem yang diusulkan mampu menjawab permasalahan sistem yang lama dan kebutuhan terhadap sistem yang baru sehingga proyek investasi sistem e-procurement ini layak untuk dilaksanakan dari aspek organisasional Hasil kelayakan teknis menunjukkan bahwa proyek sistem e-procurement belum dapat dikatakan layak karena keterbatasan sumber daya teknologi informasi. Sehingga perlu adanya sumber daya teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan sumber daya teknis sehingga proyek ini bisa dikatakan layak tergantung pada hasil analisis finansial di sub bab berikutnya. Aspek yang paling menentukan layak atau tidaknya investasi sistem yang baru. Untuk permasalahan pembuatan sistem ini telah dilakukan analisis dengan enam teknik yakni TCO, PBP, ROI, NPV, dan IRR serta PI. Hasil dari keenam tersebut menyatakan bahwa investasi pada sistem ini akan memberikan pengembalian untuk perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan secara keseluruhan bahwa investasi terhadap sistem e-procurement layak untuk dikembangkan.

Pengadaan barang dan jasa saat ini di PT AKSS masih bersifat konvensional dimana alur prosesnya dijelaskan pada gambar dibawah ini :

Gambar 2 Sistem Pengadaan Saat Ini

Penjelasan dari gambar di atas : 1) Pengguna barang / jasa mendefinisikan kebutuhan barang / jasa dan mengkomunikasikan kebutuhan tersebut ke bagian pengadaan. 2) Bagian pengadaan atau panitian pengadaan barang / jasa yang sudah dibentuk akan melaksanakan proses pengadaan barang / jasa sesuai peraturan yang berlaku. 3) Vendor yang terpilih sebagai pemenang lelang melakukan penandatanganan kontrak dengan pejabat berwenang. ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-4


Identifikasi Kebutuhan Sesuai dengan permasalahan yang telah diidentifikasi di bab sebelumnya, dapat ditentukan ruang lingkup dari sistem yang akan dibuat antara lain : 1) Servis sistem didasarkan pada hak akses masing masing user 2) Tersedia listing data pekerjaan yang akan diadakan 3) Sistem dapat menyimpan data vendor dan sistem dapat menampilkan pemenang lelang 4) Sistem dapat memberikan informasi – informasi yang berkaitan dengan pengadaan dan pelelangan. Informasi yang dimaksud adalah mengenai paket pekerjaan yang diadakan, hasil lelang, pemenang lelang, dan lainnya. 5) Data vendor yang telah diinputkan, dapat ditampilkan pada staff, bagian pengadaan yang meliputi panitia pengadaan dan pejabat yang berwenang, serta bagian terkait. 6) Sistem dapat menyimpan sanggahan yang diinputkan oleh vendor serta jawaban yang diinputkan oleh pejabat berwenang 7) Laporan yang dihasilkan mengenai evaluasi prakualifikasi, evaluasi penawaran dan harga, berita acara, maupun laporan mengenai pemenang lelang untuk dilaporkan ke bagian pengadaan maupun bagian terkait Konteks Diagram

Menetapkan_Paket_Pekerjaan Pengguna Barang Jasa

Menyetujui_Permintaan

Pejabat Berwenang

Memilih_Pemenang

Permintaan_Pengadaan

Report Menetapkan_Pemenang 1

Registrasi_Vendor Notifikasi_Vendor

Melakukan_Prakualifikasi Vendor

Evaluasi_Dokumen_Prakualifikasi E_Procurement

Berita_Acara_Prakualifikasi Memasang_Pengumuman

Memasukkan_Dokumen_Prakualifikasi

Panitia Pengadaan

Membuat_Lelang

Memasukkan_Penawaran

Evaluasi_Penawaran

Melakukan_Sanggahan

FAQ Notifikasi_Admin

Admin Pengadaan

Notifikasi_User Registrasi_User

Gambar 3 Konteks Diagram E-Procurement

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-5

User


Penjelasan dari tiap-tiap entitas adalah sebagai berikut : 1) User User adalah pengguna dari sistem e-procurement yang terdiri dari pengguna barang jasa, vendor, admin pengadaan, panitia pengadaan, dan pejabat berwenang dimana masing masing memiliki fungsi sesuai hak akses 2) Pengguna barang dan jasa Pengguna barang dan jasa adalah unit atau departemen yang mengajukan permohonan pengadaan / pengguna barang dan jasa. 3) Vendor Vendor atau rekanan adalah pihak luar yang menyediakan barang dan jasa. 4) Admin pengadaan Staf administrasi bagian pengadaan yang bertugas untuk memeriksa dan mengelola sistem dan database. 5) Panitia pengadaan Panitia pengadaan adalah unit yang berwenang menangani permohonan pengadaan barang dan jasa. 6) Pejabat berwenang Pejabat berwenang adalah pihak yang menyetujui permohonan pengadaan dan menentukan pemenang lelang. Conceptual Data Model hak_akses id_akses SI hak_akses VA20 Relation_1

data_user id_user I name VA20 username VA10 password VA10

kota id_kota nama_kota

SI VA20

Relation_3 provinsi id_provinsi nama_provinsi

SI VA20

Relation_4

Relation_15

data_vendor kode_vendor nama_perusahaan nama_direktur alamat_perusahaan kodepos telepon fax homepage email npwp siup tgl_aktapendirian nama_pendaftar posisi_org anisasi

unit_bag ian VA6 id_unitbag ian SI VA20 nama_unitbag ian VA20 VA20 TXT50 SI metode_lelang VA15 id_metodelelang SI VA15 nama_metode VA20 VA15 VA15 VA20 jenis_pekerjaan Relation_5 VA20 id_jenis SI D nama_jenis VA20 VA20 Relation_13 VA20 bidang _pekerjaan id_bidang SI nama_bidang VA20

Relation_2 Relation_14 posisi_org anisasi id_posisi SI posisi VA20 evaluasi_prakualifikasi id_prakualifikasi I evaluasi_prakualifikasi BL Relation_17 evaluasi_administratif BL evaluasi_teknis BL keterang an TXT50 Relation_16

data_pemenang id_pemenang I nilai_kontrak N tgl_kontrak D tgl_selesai D keterang an TXT50

Relation_12

Relation_21

sub_bidang id_subbidang SI nama_subbidang VA30

Relation_6

Relation_7

data_lelang nomor_lelang nama_lelang tahun_ang garan tgl_peng umuman tgl_pendaftaran tgl_akhirpendaftaran tempat_pendaftaran status_lelang keterang an

Relation_9

Relation_10

VA20 TXT50 SI D D D VA30 BL TXT50

Relation_8

data_pekerjaan kode_pekerjaan VA8 nama_pekerjaan TXT50 kualifikasi A1 hps N keterang an TXT50

Relation_11 Relation_22

Relation_18

data_sang gahan evaluasi_penawaran id_penawaran I nilai_penawaran N tgl_penawaran D evaluasi_penawaran BL harga_negosiasi N urutan A1 keterang an TXT50

id_sang g ahan tgl_sang g ahan isi_sang gahan jawaban

Relation_19

I D TXT100 TXT100

Relation_20

Relation_23

Relation_24

dokumen id_dokumen nama_file lokasi_file

I VA30 TXT30

Gambar 4 Conceptual Data Model E-Procurement

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-6


Phyisical Data Model data_lelang unit_bagian id_unitbagian smallint nomor_lelang varchar(20) nama_unitbagian varchar(20) kota id_kota smallint id_provinsi smallint nama_kota varchar(20) hak_akses id_akses smallint hak_akses varchar(20)

FK_RELATION_1 data_user id_user id_posisi id_akses name username password

int smallint smallint varchar(20) varchar(10) varchar(10)

data_vendor

kode_vendor id_bidang FK_RELATION_3 id_provinsi nama_perusahaan nama_direktur provinsi alamat_perusahaan FK_RELATION_62 id_provinsi smallint kodepos nama_provinsi varchar(20) telepon fax homepage email npwp siup tgl_aktapendirian FK_RELATION_15 nama_pendaftar posisi_organisasi

FK_RELATION_21

metode_lelang

varchar(6) smallint smallint varchar(20) varchar(20) text smallint varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(20) varchar(20) date varchar(20) varchar(20)

FK_RELATION_8

jenis_pekerjaan id_jenis smallint FK_RELATION_5 nama_jenis varchar(20)

FK_RELATION_13

data_pemenang

id_posisi smallint posisi varchar(20)

evaluasi_prakualifikasi

id_prakualifikasi kode_pekerjaan kode_vendor evaluasi_prakualifikasi evaluasi_administratif evaluasi_teknis FK_RELATION_17 keterangan

int varchar(8) varchar(6) bool bool bool text

id_pemenang id_penawaran id_subbidang kode_vendor nilai_kontrak tgl_kontrak tgl_selesai keterangan

int int smallint varchar(6) numeric(8,0) date date text

varchar(20) smallint text smallint date date date varchar(30) bool text

id_metodelelang smallint nama_metode varchar(20)

FK_RELATION_14

posisi_organisasi

nomor_lelang id_metodelelang nama_lelang tahun_anggaran tgl_pengumuman tgl_pendaftaran tgl_akhirpendaftaran tempat_pendaftaran status_lelang FK_RELATION_7keterangan

FK_RELATION_6

data_pekerjaan

kode_pekerjaan id_bidang FK_RELATION_9 id_subbidang nomor_lelang id_jenis bidang_pekerjaan nama_pekerjaan FK_RELATION_10 id_bidang smallint kualifikasi nama_bidang varchar(20) hps keterangan

varchar(8) smallint smallint varchar(20) smallint text char(1) numeric(8,0) text

FK_RELATION_12 sub_bidang id_subbidang smallint FK_RELATION_184 id_bidang smallint nama_subbidang varchar(30)

FK_RELATION_11

FK_RELATION_22 data_sanggahan FK_RELATION_16 FK_RELATION_18 evaluasi_penawaran id_penawaran id_dokumen kode_vendor id_prakualifikasi kode_pekerjaan nilai_penawaran tgl_penawaran evaluasi_penawaran harga_negosiasi urutan keterangan

int int varchar(6) int varchar(8) numeric(8,0) date bool numeric(8,0) char(1) text

FK_RELATION_19

id_sanggahan id_penawaran kode_vendor kode_pekerjaan tgl_sanggahan isi_sanggahan jawaban

int int varchar(6) varchar(8) date text text

FK_RELATION_186

FK_RELATION_24

dokumen FK_RELATION_183

id_dokumen int nama_file varchar(30) lokasi_file text

Gambar 5 Physical Data Model E-Procurement

KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1) Hasil analisis investasi dengan enam teknik yakni TCO, PBP, ROI, NPV, dan IRR serta PI menyatakan bahwa investasi pada sistem ini akan memberikan pengembalian sehingga dapat disimpulkan bahwa investasi dinilai layak 2) Spesifikasi kebutuhan yang dihasilkan telah sesuai dengan alur proses bisnis pengadaan barang dan jasa, berdasarkan hasil analisa permasalahan yang dilakukan dengan metode wawancara, studi literatur dan observasi yang dilakukan pada tahap sebelumnya tentang informasi pengadaan saat ini. 3) Metode SSADM cocok untuk desain sistem terstruktur yang menggambarkan alur proses perpindahan data sesuai dengan alur bisnis proses. Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut: 1) Pengembangan penelitian selanjutnya perlu melakukan identifikasi resiko, skala penilaian resiko dan solusi untuk penanganan terhadap resiko yang mungkin terjadi pada kelayakan aspek teknis terkait pengembangan sistem e-procurement 2) Pengembangan penelitian selanjutnya perlu juga melakukan perancangan untuk antarmuka pengguna dimana dapat bermanfaat untuk memudahkan pengembang dalam mengembangkan sistem e-procurement

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-7


DAFTAR PUSTAKA Connolly, T. (1999) :, Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 2ndedition, Addison-Wesley. Dennis, A. dan Haley Wixom, B. (2003), System Analysis Design. Willey International Editition, London. IEEE 830 Computer Society (1998), Recommended Practice for Software Requirements Spesification, The Institute of Electrical and Electronics Engineer, Inc, New York. Hoffer, J.A. (1999) Modern System Analysis and Design, 2nd Edition. Addison Wesley Longman. Inc., New Jersey. Indrajit, R.E. dan Djokopranoto, R. (2003), Dasar, Prinsip, Teknik, dan Potensi Pengembangan e-Procurement. Dinastindo. Jakarta. Kaur, M. (1980), “ Structured Analysis and System Spesification”, VLSI & Signal Processing Applications, Vol 1, Issue 5, ISSN 2231-3133, (34-38). Middleton, P. (2006), Euromethod : The Lessons From SSADM, Information Management Division The Queen’s University of Belfast. United Kingdom. Office of the Government Chief Information Officer (1995), An Introduction To Structured System Analysis & Design Methodology (SSADM), The Government of the Hongkong Special Administrative Region. Hongkong. Siahaan, Daniel (2011), Rekayasa Kebutuhan, Modul Ajar : Manajemen Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-14-8

REKAYASA KEBUTUHAN DAN DESAIN SISTEM E-PROCUREMENT PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI DENGAN PENDEKATAN STRUCTURED SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD (SSADM)

Recommend Documents