Reglement Centraal OK UZ Brussel
INHOUDSTAFEL
1. OK REGLEMENT (ALGEMEEN)….......……………………………………………………...1 2. ORGANOGRAM………………………………………………………………………………. .2 3. OK-PLANNING………………………………………………………………………………….3 3.1 Verdeling OK- tijden ……………………………………………………………….3 3.1.1 Operatie schema en verdeling OK-tijd ……………………………….3 3.1.2 Nieuwe OK-schema’s ……………………………………………….…4 3.1.3. Wijziging OK-schema …………………………………………………4 3.2 Hoe laat wordt er gestart …………………………………………………………5 3.3 Planning…………………………………………………………………………….7 3.3.1 Planningsprioriteiten …………………………………………………..7 3.3.2 Classificatie ingrepen ………………………………………………….7 3.3.3 Bevriezen van de planning …………………………………………….9 3.3.4 Capaciteit reserveren voor acute ingrepen ………………………….10 3.3.5 Teruggegeven OK-tijd …………………………………………………12 3.4 Weekplanning………………………………………………………………………12 3.4.1 Uitgangspunt weekplanning …………………………………………..12 3.4.2 Weekprogramma ……………………………………………………….12 3.5 Dagplanning ……………………………………………………………………….13 3.5.1 Dagplanning …………………………………………………………....13 3.5.2 Verwachte overschrijding dagplanning …………………………..…13 3.5.3 Verwachte onderbenutting dagplanning …………………………….13 3.5.4 Aanmelding urgente, semi-urgente ingrepen ………………………..13 3.5.5 Direkte ingrepen ……………………………………………………….13 3.6 Aannemen van de patiënt …………………………………………………………14 3.7 Registratie wijzigingen in het OK-programma ………………………………...14
4. ONDERTEKENING…………………………………………………………………………….15 5. VALIDATIE………………………………………………………………………………………17 BIJLAGEN : Bijlage 1 : Algemene gedragsregels op het OK ………………………………………………………18 Bijlage 2A : Surgical Safety Checklist/Time out ……………………………………………………...25 Bijlage 2B : Definitie Sturingsvariabelen ……………………………………………………………..25
1. ALGEMEEN 1) Dit reglement is van toepassing voor alle activiteiten die plaatsgrijpen binnen het centraal operatiekwartier (COK), het oftalmologisch operatiekwartier (OF) en de PACU, gezamenlijk OK genoemd in deze tekst. Ingrepen of diagnostische procedures welke binnen het OK plaatsgrijpen worden gezamenlijk sessie genoemd in deze tekst. Een slot is een periode waarin een of meerdere sessies kunnen gebeuren.
2) Structurele besluitvorming in verband met het functioneren van het OK gebeurt op het niveau van het OK Management Team (OK-MT) en is bindend voor de chirurgen, de anesthesiologen, de verpleegkundigen, de brancardiers, het onderhoudspersoneel, het secretariaat en alle andere geledingen werkzaam in het OK. De dagelijkse organisatie en de definitieve dagplanning berusten bij de operationeel OK-manager en/of dagplanner.
3) De toewijzing van de sloten aan medische diensten gebeurt door het OK-MT na overleg met de verschillende betrokkenen en wordt periodisch geëvalueerd.
4) Bezoekers voor het COK of PACU-COK (vertegenwoordigers, familie, studenten bij hun eerste bezoek) melden zich ter hoogte van het secretariaat COK. Buiten de werkingsuren melden zij zich via videofonie aan respectievelijk de dispatch of de PACU-COK.
5) Bij afwezigheid zal de OK-manager voor een vervanger zorgen.
6) Het transport van beademde of kritiek zieke patiënten van de dienst intensieve geneeskunde of de spoedgevallendienst gebeurt onder begeleiding van een arts. De overdracht van relevante medische informatie aan de anesthesioloog gebeurt bij de ingang van het OK.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1
v a n
2 5
2. ORGANOGRAM Directie VPK dir
Med. dir
Fin. dir
... Secr. /adm. medewerker
CEO
MT OK Gebruikersraad OK
IT
Fin.beleidsmw. +BI
Opl. coördinator
VPK
AN
CHIR
LOG
Kwal. coördinator
evt. Gast
Operationeel manager OK
Materiaal‐ verantwoordelijke
Planner
HVP
Apotheek
H.R.
PACU
Specialisme 1
Specialisme ..
Logistiek
Hoteldienst
Holding
Specialisme 2
Specialisme..
CSA
Tech.dienst
Acute Pijn
Specialisme 3
Specialisme..
Aankoop
Biotechniek
Specialisme ….
Specialisme…
Zkh hygiëne
Patiëntenadmin.
Reglement
HVP
HVP
Verpl.spec. Anesth. + chron. pijn
Aanspreekpunt / deskundige specialisme
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2
v a n
2 5
3. OK-PLANNING
3.1. Verdeling OK tijden 3.1.1. Operatie schema en verdeling OK-tijd
Tijdens de toegewezen operatietijd wordt er gevraagd geen poliklinische activiteiten
en visite’s plaats te vinden.
Operatietijd wordt aan een heelkundige specialiteit toebedeeld.
Het toewijzen van de totale bezettingstijd, uitgedrukt in uren, wordt gebaseerd op de toegewezen versus de verbruikte tijd (bezettingsgraad) per heelkundige
specialisatie. Hiervoor zal een benutting met een bandbreedte van 80 – 100%
gebruikt worden. Er zal daarbij in eerste instantie gekeken worden naar de benutting tijdens de programmatijd, daarnaast naar het % uitloop.
Beneden de 80% wordt als onvoldoende gekwalificeerd en kan leiden tot vermindering van de toegewezen bezettingstijd. De meetperiode hiervoor is drie
maanden. Vermindering van bezettingstijd kan alleen plaats vinden na overleg met het betrokken specialisme.
Bij een benutting boven de 100%, bij een goede pre-operatieve electieve planning
en het tijdig starten kan een uitbreiding van bezettingstijd aangevraagd worden bij het OK-MT. Dit dient schriftelijk en gemotiveerd te gebeuren door het diensthoofd van het betrokken specialisme.
Het OK-MT kan bij een benutting boven de 100% de desbetreffende specialiteit,
indien beschikbaar, extra operatietijd aanbieden. Indien het niet mogelijk is binnen
het vastgesteld “operatietijdenbesluit” de uitbreiding te realiseren zal de directie hiervan op de hoogte worden gebracht.
De benutting zal gebaseerd worden op de totale tijd tussen de begintijd en de
eindtijd van een operatie sessie van geplande electieve operaties (geen semiurgente, urgente en directe operaties). Exclusief de wisseltijd tussen de operaties.
Begintijd: de tijd dat de eerste patiënt van de operatiesessie de operatiekamer binnenkomt.
Eindtijd: de tijd dat de laatste patiënt van de operatiesessie de operatiekamer
verlaat.
Wisseltijden: In deze benuttingstijd zijn de wisseltijden exclusief.
Bij de uitvoering zal het OK-MT rekening proberen te onmogelijkheden en de specifieke wensen van een dienst.
houden
met de
De diensten zullen elke 3 maand een boordtabel ontvangen met een overzicht van hun benuttingstijd. Het is de verantwoordelijkheid van de OK-gebruikers om de toebedeelde
operatietijd optimaal te benutten. Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
3
v a n
2 5
Afwezigheden dienen elektronisch ingebracht te worden in het KWS. Leegstaande
sessies
worden
voor
de
72
uur
deadline
via
e-mail
(
[email protected]) door de planner aan de diensten bekend gemaakt. Op
basis van respons en noden wordt door de verantwoordelijk planner de leegstaande sessie toegewezen. Een dag sessie zal zo veel mogelijk door één chirurg of door een discipline ingevuld worden.
Getracht zal worden zoveel mogelijk volledige dag sessies te creëren.
Er zal een evenwichtige verdeling van de werkbelasting, op sessieniveau, gemaakt
worden. Er zal rekening gehouden worden met de werklastverdeling van de PACU en verpleegafdelingen.
Er wordt geopereerd van maandag tot en met vrijdag, conform het schema "toegewezen tijden".
3.1.2. nieuwe OK-schema’s
Het
concept
van
een
nieuw
OK-schema
wordt
op
basis
van
het
benuttingspercentage gemaakt. Het streven is er op gericht om tot een nieuw OKschema op basis van consensus te komen.
3.1.3. wijziging OK-schema
De snijdende specialiteiten dienen gewenste capaciteitswijzigingen of andere wensen t.a.v. de toegewezen OK-tijden schriftelijk in te dienen bij het OK-MT.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
4
v a n
2 5
3. 2. Hoe laat wordt er gestart en met welke werkzaamheden?
• •
De eerste patiënten zullen om 07:30 in het operatiekwartier aanwezig zijn. Om
07:30
uur
starten
de
voorbereidingen
voor
verpleegkundigen, gevolgd door de voorbereidingen chirurgie.
•
anesthesie
door
Sign in begint om 7:45 uur (conform de richtlijnen van het FOD Volksgezondheid – bijlage checklist veilige heelkunde). (Bijlage 2A)
De anesthesist begint pas met de anesthesiologische inleiding nadat de opererend chirurg naar de zaal gebeld heeft dat hij in het ziekenhuis aanwezig is. Daarbij meldt de anesthesist de verwachte eindtijd van de anesthesiologische inleiding.
•
De opererend chirurg zal bij aankomst in de zaal het chirurgische gedeelte van de checklist bevragen en (laten) invullen.
Voor elke ingreep, net als cf bovenstaande beschreven bij dagstart, geldt de 3-ledige safe-
surgery checklist. Deze wordt verder uitgewerkt en verfijnd tijdens de piloten, met doel op op 1/1/2013 aangepaste versie in te voeren OK-breed:
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
5
v a n
2 5
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
6
v a n
2 5
3.3.
Planning 3.3.1.Planningsprioriteiten
De beslissingsname o.v.v. planning binnen het operatiekwartier is onderhevig aan tal van doelstellingen en operationele beperkingen. Literatuur (Dexter et al., 2004; Dexter, 2012) wijst uit dat het onmogelijk is om een éénduidige beslissing te voeren noch om
elke prioriteit te volgen bij het nemen van planningsbeslissingen. Het onderzoek geeft
aan dat de enige volgorde die leidt tot veilige, correcte en duidelijke beslissingen de volgende is:
Planningsbeslissingen zullen steevast genomen worden door het overlopen van deze
prioriteiten, van prioriteit 1 tot prioriteit 5, in deze volgorde. Een prioriteit in de tabel is
leidend boven de ondergenoemde prioriteit (e.g. Als bij een beslissing de Prioriteit 1
‘patiëntveiligheid’ niet beïnvloed wordt (bvb. medisch gezien is er in een casus besloten dat er geen verschil is tussen operatie om 15:00 in zaal x of om 16:00 in zaal y), dan pas kan naar prioriteit 2 gekeken worden. prioriteit 3 enz. )
Als deze niet beïnvloed is, dan pas naar
3.3.2.Classificatie ingrepen
Correcte beslissingen in het operatiekwartier kunnen slechts geschieden op basis van een correcte classificatie van het type ingreep. De classificatie van de ingreep bepaalt meteen ook in belangrijke mate de te nemen beslissingen of mogelijkheden.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
7
v a n
2 5
Literatuur schrijft voor (NCEPOD, 2004) om dit te doen op basis van acuutheid op
medische gronden. Er wordt daaruit volgend onderscheid gemaakt tussen electieve ingrepen, en acute ingrepen, waarbij deze laatste categorie nog verder wordt
onderverdeeld in 3 subcategorieën. De classificatie wordt weergegeven in onderstaande beslissingsschema :
Electief:
Dit zijn ingrepen die electief buiten de bevroren periode in de planning gezet te worden.
De chirurg kan vragen aan electief geplande patienten om op een wachtlijst te komen zodat zij eerder kunnen opgeroepen worden wanneer binnen de witte vlekken een gat valt in de planning.
Dagbehandelingen dienen zo vroeg mogelijk ingepland te worden, echter zonder de opstart in het gedrang te brengen. Dit kan inhouden dat electief een gehospitaliseerde patient eerst gepland wordt. Semi-urgent:
Hieronder bevinden zich de ingrepen die binnen een termijn van 72 h dienen geopereerd te worden. Urgent:
Dit zijn operaties die enig uitstel gedogen, doch medisch gezien binnen 24 h geopereerd dienen te worden.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
8
v a n
2 5
Direct:
Deze operaties moeten zo snel mogelijk plaatsvinden. Er dient eventueel in een lopend OK-programma ingebroken te worden of in een zaal die vrij is. Het
blok
semi-urgent,
urgent
en
verantwoordelijke planner van het OK.
direct
lopen
via
de
gemandateerd
3.3.3. Bevriezen van de planning Om stabiliteit te bekomen in het operatiekwartier, is het nodig om het plannen van electieve ingrepen vanaf een bepaalde tijdsduur te bevriezen. Dit stelt de planner
in staat om tijdig vast te stellen of er overboekingen zijn gebeurd, gaten zijn gevallen in de planning, of sets voorhanden zullen zijn, of er geen dubbel gebruik
van materieel wordt vooropgesteld, m.a.w of alle resources kunnen gegarandeerd worden zoals vooropgesteld in de planning.
Het bevriezen van de planning geldt voor electieve ingrepen. Door de electieve
planning tijdig te bevriezen, kan de planner betere keuzes maken t.a.v de
inplanning van de acute ingrepen (bvb. een witte vlek in de electieve planning vrijhouden voor de inplanning van semi-urgente of urgente ingrepen).
Om een evenwicht in te stellen tussen stabiliteit en flexibiliteit is ervoor gekozen
om een bevroren periode van 72 werkuren of 3 werkdagen in te stellen. Na het ingaan van de bevroren periode gaat de bevoegdheid voor de inplanning over van de
chirurg
naar
vanzelfsprekend
eindbevoegdheid.
de
uit
in
planner.
overleg
Deze
met
laatste de
oefent
chirurg,
deze
maar
bevoegdheid
betekent
een
In onderstaand schema wordt de link gelegd tussen de classificatie van de ingrepen en de bevroren periode:
3 werkdagen
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
9
v a n
2 5
De bevroren periode gaat in 72 werkuren of 3 werkdagen voor de ingreep, maar wordt verder gedetailleerd als volgt, naargelang de dag van de ingreep nadert.
Hoe dichter bij de ingreep, hoe groter het belang van stabiliteit, dus hoe sterker de planning ‘bevroren’ wordt.
3.3.4. Capaciteit reserveren voor acute ingrepen Een belangrijk principe in (OK-)planning is het maximaal scheiden van electieve
ingrepen en acute ingrepen, waarbij maximale patiëntvriendelijkheid, stabiliteit en efficiëntie bekomen wordt door reeds geplande ingrepen (hetzij electieve ingrepen, hetzij semi-urgente of urgente ingrepen die tijdens de bevroren periode al zijn gealloceerd aan een tijdstip) zo min mogelijk te verstoren.
Deze verstoring leidt namelijk tot een reeks verstoringen in de ketting voor en na de ingreep (verpleegeenheid, IZ, PACU, CSA...) waarbij deze verstoring in
amplitude versterkt wordt naargelang deze verder uitdeint (het gekend BullWhip effect).
Omwille van deze reden, en gegeven een belangrijk percentage van de ingrepen die acuut van aard zijn (5-20%), dient op voorhand capaciteit gereserveerd te
worden om deze op te vangen. De acute stroom is variabel (≠ onvoorspelbaar), en dient gebufferd te worden door capaciteit te reserveren. De literatuur beschrijft twee uiterste vormen: -
het bufferen van acute capaciteit via een spoedzaal (mét een
spoedteam) waarin de acute ingrepen van de verschillende disciplines worden gebufferd. -
het bufferen van acute capaciteit voor elke discipline apart o.v.v ‘witte vlekken’ in elk programma.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 0
v a n
2 5
Er is besloten om een mengvorm binnen het COK te implementeren, die het midden
houdt
variabiliteit :
tussen
practische
implementeerbaarheid
en
poolen
van
voor disciplines met hoog % acute stroom: ‘vaste’ witte vlekken
-
worden voorzien in het programma, op basis van de (te bepalen) benodigde acute capaciteit en de beschikbaarheid van de chirurg(en); voor disciplines met laag % acute stroom : dagelijks wordt bij de start
-
van de bevroren periode de benodigde capaciteit aan semi-urgente, urgente en directe ingrepen ingeschat en geëvalueerd. In functie van deze inschatting worden gaten in de electieve planning ad hoc gereserveerd voor buffering van acute ingrepen over disciplines heen,
a.h.w als ‘zwevende’ witte vlekken. Op deze manier wordt de hoge variabiliteit van de kleine acute stromen gepoold. Eveneens in deze situatie dient de acute capaciteit per ingreepcategorie bepaald te worden;
Als voorbeeld: stel op maandag 1 oktober bekijkt de planner de zaalbezetting
voor donderdag 4 oktober (zie onder), bij de start van de bevroren periode. De
blauwe blokken geven de reeds ingepland electieve tijd weer, en er is een ‘vaste’
witte vlek voorzien in zaal 5 (bvb. ortho of abdo). De planner besluit additioneel
om in zaal 3 de niet-opgevulde tijd te reserveren voor acute ingrepen (semiurgent, urgent en direct). Dit betekent ook dat additioneel bijkomende ingrepen
van de specialiteit in wiens blok er een ‘zwevende’ witte vlek is gereserveerd, niet noodzakelijk voorrang meer hebben om in dat blok gepland te worden (er wordt zoveel
mogelijk
naar
maar
niet
gestreefd,
gegarandeerd).
Dit hangt af of er
al
andere
acute ingrepen in
zijn,
gepland deze
worden in dat geval
herpland
niet
(nastreven
minimale verstoring):
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 1
v a n
2 5
3.3.5. Teruggegeven OK-tijd
Om tot een optimale benutting van de beschikbare OK-tijd te komen, dienen de
chirurgen en de anesthesisten afwezigheid door voorziene omstandigheden
(vakantie, congres- en symposiabezoek, cursus etc.) minimaal zes weken van
tevoren schriftelijk door te geven aan de planner (
[email protected]) van het operatiekwartier, behoudens overmacht. De planner van het operatiekwartier kan de teruggegeven OK-tijd aanbieden aan andere specialiteiten dan wel
gebruiken om overuren van OK-personeel weg te werken, onderhoud van zalen te laten uitvoeren, enz.
Bij het op tijd (twee weken van te voren) schriftelijk teruggeven van de OK-tijd,
wordt melding gemaakt van de teruggegeven OK-tijd zonder dat dit wordt geregistreerd als niet benutte OK-tijd.
3.3.6. 2e zaal openen buiten normale werkingsuren
Indien een chirurg een 2e zaal wenst te openen (alleen in geval van direct) dient dit
te gebeuren in nauwe samenspraak met de dienstdoende anesthesist en aanwezige OK verpleegkundige(n), dit in verband met het eventueel oproepen van een extra OK verpleegkundige
3.4. Weekplanning 3.4.1.Uitgangspunt weekplanning
Het uitgangspunt voor de weekplanning is het door het OK-MT vastgestelde OKschema.
3.4.2. weekprogramma De
planner
weekplanning.
is
verantwoordelijk
voor
het
goedkeuren
van
een
concept
De preoperatieve planning wordt vastgesteld in het wekelijkse preoperatieve planningsoverleg. Hierin dienen alle betrokkenen te participeren: •
Verantwoordelijke planner OK
•
Afgevaardigde dienst anesthesie
• • • •
Afgevaardigde chirurg
Afgevaardigde chirurgisch dagziekenhuis Afgevaardigde CSA
Afgevaardigde PACU
verwachte overschrijding weekprogramma
Bij verwachte overschrijding van de beschikbare OK-tijd wordt van te voren
in
overleg met de chirurg beslist of het programma gepland blijft op risico dat één of
meerdere patiënten op de operatiedag zelf moeten worden afgezegd of er één of meerdere patiënten dienen te worden verschoven.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 2
v a n
2 5
3.5. Dagplanning 3.5.1. dagplanning
Een wijziging in de dagplanning dient door de chirurg telefonisch te worden
doorgegeven aan de anesthesist en de planner of diens vervanger. Dit kan alleen na het akkoord van de verantwoordelijk planner.
3.5.2. verwachte overschrijding dagplanning
Bij verwachte overschrijding van de dagplanning door directe ingrepen of
verwachte dan wel onverwachte uitloop van het geplande reguliere programma, zal door de aanwezige anesthesist en planner, in nauw overleg met de chirurg en de
operationeel manager, worden bekeken welke maatregelen kunnen worden genomen.
De te nemen maatregelen worden beoordeeld op basis van:
• reeds eerder aangegeven te verwachten overschrijding “inbraak” door spoedingrepen
• uitloop regulier programma
• eventueel (levensbedreigende) gevolgen van uitstel operatie • overige oorzaken van uitloop
De chirurg blijft de medische eindverantwoordelijke. Bij uitstel van de operatieve
ingreep wordt dit met de patiënt besproken door de betrokken chirurg. Bij een organisatorische oorzaak wordt dit door de OK manager met de patient besproken. Bij uitstel wordt de uitgestelde ingreep met voorrang gepland.
3.5.3. verwachte onderbenutting dagplanning
Indien een dagplanning niet volledig is benut, is het de operationeel manager
en/of de planner voorbehouden de niet geplande OK-tijd te benutten voor operatieve ingrepen van andere specialiteiten dan wel de OK-tijd niet op te vullen
t.b.v. het opnemen van overuren door het OK-personeel, enz. Het spreekt voor
zich dat dit in nauw overleg met de betrokken chirurg(en) en anesthesist(en) dient te geschieden (cf supra, bevroren periode).
3.5.4. Aanmelding urgente, semi-urgente ingrepen
De aanmelding van urgente en semi-urgente ingrepen gebeurt middels
elektronische aanmelding bij de dienstdoende anesthesist en de planner operatie
kwartier. (
[email protected]) Bij de aanmelding moet duidelijk aangegeven
worden of een ingreep urgent of semi-urgent is en wat de motivatie is. Dit zal ook als dusdanig geregistreerd worden, cfr. tabel blz 8.
3.5.5. Directe ingrepen:
Bij een direct operatie-indicatie wordt gepoogd binnen het lopende OK-
programma de operatie in te plannen. Als dit niet lukt, wordt de operatiezaal, die het eerst vrij komt stilgelegd. In deze zaal wordt aldus “ingebroken” door het specialisme met de acute ingreep.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 3
v a n
2 5
In principe vindt het overleg t.a.v. het “inbreken” direct plaats tussen de betrokken chirurgen. Het spreekt voor zich dat onderling respect en waardering de basis vormen voor genoemd overleg.
In overleg tussen de benadeelde chirurg, de dienstdoende anesthesist en de planner operatiekwartier wordt gekeken of het mogelijk is de benadeelde chirurg
qua operatietijd dezelfde dag de operatietijd in te halen zodat het geplande OK-
programma van de benadeelde chirurg kan worden afgemaakt. Indien dit niet mogelijk is, wordt de “ingebroken” OK-tijd zo spoedig mogelijk ingehaald.
De chirurgen plannen conform het planningsprotocol (zie planningsprotocol). Na afloop van de operatie dient door het OK-team het protocol
administratieve taken te worden gevolgd (zie protocol administratieve taken).
3.6. Aannemen van de patiënt
Het aannemen van de patiënt, inclusief de overdracht van de relevante gegevens door middel van een “surgical safety checklist” (bijlage), behoort tot de
verantwoordelijkheden van het OK-team. In de operatiezaal wordt slechts een
patiënt aangenomen als de anesthesist en/of OK-verpleegkundige(n) aanwezig zijn.
3.7. Registratie wijzigingen in het ok programma
De wijzigingen veroorzaakt door: onvoorziene afwezigheid van de chirurg of operatiemedewerkers, uitloop geplande programma’s, te laat teruggegeven OKtijd en alle overige “buiten-OK-reglementaire” redenen, worden geregistreerd en gerapporteerd door het OK-MT.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 4
v a n
2 5
4.
ONDERTEKENING Dit ‘Reglement OK UZ Brussel’ wordt aangeboden aan iedereen die op het centraal
operatiekwartier gaat werken. Na ondertekening wordt dit document door het OK secretariaat beheerd.
Het document ‘Reglement OK UZ Brussel, inclusief de bijlagen’ heb ik gelezen. Hierdoor heb ik kennis genomen van het ‘Reglement OK UZ Brussel, inclusief de
bijlagen’. Deze zijn mij duidelijk en ik zal conform deze afspraken mijn werkzaamheden uitvoeren.
Naam:
Handtekening:
Datum:
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 5
v a n
2 5
Opsteller :
Operationeel manager
OK
Goedkeuring :
Datum:
OK-MT
08-10-2012
Medische raad Directie
Procedureverantwoordelijke : Vindplaats Masterdocument: Secretariaat OK Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 6
v a n
2 5
5.
VALIDATIE
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 7
v a n
2 5
Bijlagen Bijlage 1 U bent werkzaam op het operatiekwartier van het UZ Brussel. Om een veilige, professionele en prettige werkomgeving te waarborgen zijn een aantal afspraken opgesteld. Iedereen die werkzaam is op het operatiekwartier van het UZ Brussel wordt
geacht zich aan deze afspraken te houden. De inspanning van velen gaan verloren wanneer een enkeling zich hier niet aan houdt.
Algemene gedragsregels op het OK 1. Er dient op tijd (volgens afspraak) gestart te worden met het OK-programma. Elke
OK-medewerker en medisch specialist is daarom op tijd aanwezig om met zijn of haar werkzaamheden te starten. Daarnaast houdt een ieder zich aan de pauzetijden (30 minuten lunch, koffiepauze 15 min)
2. Elke OK-medewerker en medisch specialist levert vanuit zijn of haar professie een
maximale bijdrage aan een efficiënt en effectief verloop van het OK- programma, waarbij in het denken en doen de patiënt centraal staat.
3. Telefoon, internet en e-mailfaciliteiten worden in het ziekenhuis alleen beschikbaar gesteld voor zakelijk gebruik. Met andere woorden: het gebruik van genoemde faciliteiten is noodzakelijk voor een adequate, goede beroepsuitoefening. Bij twijfel raadpleegt u uw leidinggevende.
4. Op het operatiekwartier van het UZ Brussel mag in principe niet worden gegeten of gedronken buiten de daarvoor bestemde ruimtes.
5. Het operatiekwartier van het UZ Brussel is rookvrij. Het operatiekwartier verlaten om te gaan roken is alleen toegestaan tijdens de pauzes. 6. De toegang tot het operatiekwartier is via de dienstingang personeel. Ingang via de patiënteningang
is
(Urgentieclassificatie A1)
Reglement
Centraal
OK
alleen
UZBrussel
onder
spoed
omstandigheden
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
geoorloofd.
1 8
v a n
2 5
Omgangsregels 1. De patiënt op het operatiekwartier bevindt zich in een kwetsbare en afhankelijke positie. Medisch specialisten en OK-medewerkers dienen zich hiervan bewust te zijn en de patiënt respectvol te benaderen.
• Bij een wakkere patiënt stelt iedereen die bij de behandeling betrokken is zich voor en noemt zowel zijn naam als functie.
• Als de patiënt wakker is, worden handelingen aangekondigd en toegelicht.
• Gebruikers en medewerkers onthouden zich zowel bij de wakkere patiënt als bij de patiënt onder algehele anesthesie van opmerkingen die kwetsend en/of schadelijk kunnen zijn voor de patiënt.
2. Ook collega-zorgverleners worden respectvol benaderd. Dit is de basis voor een effectieve communicatie en samenwerking. • Iedereen op het operatiekwartier, ongeacht positie of functie, is aanspreekbaar op zijn of haar gedrag en staat open voor feedback.
• Dit dient op een respectvolle manier te gebeuren.
• Conflicten worden uitgesproken, maar niet in aanwezigheid van derden en nooit in aanwezigheid van de patiënt.
Gestandaardiseerd werken 1. Op de Operatieafdeling wordt met protocollen gewerkt • Iedere OK-medewerker en medisch specialist kent de protocollen (nursingboek),
werkt conform deze protocollen en weet waar protocollen opgeslagen zijn en hoe deze te raadplegen.
• Tevens levert eenieder de professionele bijdrage om een protocol up-to-date te houden of te verbeteren.
• Zowel medici als medewerkers zijn verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de protocollen.
2. Op het operatiekwartier wordt gewerkt met de ‘checklist veilige heelkunde’. Iedere OK-medewerker weet wat zijn of haar verantwoordelijkheid is in dit hulpmiddel en voert dit uit.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
1 9
v a n
2 5
Handhaven steriliteit werkomgeving •
Het
aantal
personen
aanwezig
op
een
OK
is
conform
•
Het aantal deurbewegingen is minimaal.
•
Deuren worden niet tegen elkaar opengezet. Ook niet tijdens het schoonmaken van
verpleegkundigen per zaal) voor de betreffende ingreep.
de
norm
(2
OK
het OK.
• • • • •
De OK-deuren worden altijd zo snel mogelijk gesloten. Nooit tussen steriele tafels door lopen.
Geen materialen voor ventilatierooster plaatsen.
Communicatie gebeurt zoveel mogelijk via intercom of telefoon.
Wasprocedure: het wassen van de handen en onderarmen gebeurt volgens de richtlijnen..
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2 0
v a n
2 5
Hygiëne en infectiepreventie De Operatieafdeling is verdeeld in drie zones: Zone A steriel
Operatiezalen en voorbereidingsruimtes Zone B schoon
Nevenvertrekken van de operatiekamers, de holding, wasruimte, koffiekamer, steriele opslag (opslag steriele medische hulpmiddelen), dienstruimten (gangen tussen de genoemde ruimten), receptie, etc. Zone C niet schoon
Sluizen, PACU, kleedkamers, toiletten, etc. Uitgangspunt is dat de kans dat micro-organismen uit het ziekenhuis de operatiekamers bereiken zo klein mogelijk wordt gehouden. Zonder dat de gevolgde gedragscodes een efficiënt functioneren belemmeren.
Maatregelen ten aanzien van hygiëne Handreiniging •
Handreiniging met water en zeep en het inwrijven van de handen met handalcohol
worden, wat betreft de preventie van kruisinfecties, aan elkaar gelijkwaardig beschouwd. •
Wanneer handen zichtbaar verontreinigd zijn, worden ze altijd gewassen met water en gewone, vloeibare zeep.
•
Om een adequaat effect van de handalcohol te bereiken moeten de handen eerst goed droog zijn.
•
Uit het oogpunt van gebruiksgemak heeft handalcohol de voorkeur boven desinfecterende zeep.
Nagels • • •
Haar • •
Nagels zijn kortgeknipt en schoon.
Gebruik van nagellak is niet toegestaan.
Het dragen van kunstnagels is verboden.
Het haar is schoon.
Baarden en snorren zijn goed verzorgd en kort geknipt.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2 1
v a n
2 5
Sieraden en horloges •
Tijdens de werkzaamheden worden geen polshorloges, ringen, halskettingen of armbanden gedragen.
•
Oorbellen zijn toegestaan mits zeer bescheiden van omvang, niet hangend en dienen onder de muts gedragen te worden.
•
Zichtbare piercings zijn niet toegestaan.
Schoeisel •
Alle medewerkers dienen in alle zones van de Operatieafdeling schoeisel te dragen
dat alleen op het OK gedragen wordt. •
Indien u afwijkend schoeisel moet dragen, bespreekt u de medische verklaring
(arbeidsgeneeskunde) vooraf met OK-leiding.
• •
Wanneer u de Operatieafdeling verlaat trekt u ander (eigen) schoeisel aan. Voor gasten op het OK zijn overtrekken beschikbaar.
Reinigen van schoeisel:
• Aan het eind van de dag worden alle OK-klompen door de CSA thermisch gereinigd.
• Indien gedurende de dag de klompen zichtbaar met bloed verontreinigd zijn, dienen deze eigenhandig gereinigd te worden.
Kleding
• De operatiekamerkleding dient te bestaan uit een hemd en broek.
• Er wordt alleen kleding gedragen die door het ziekenhuis is verstrekt.
• Het is niet toegestaan om in operatiekamerkleding buiten de Operatieafdeling te komen. Uitzondering hierop betreft IZ, Spoed en Verloskamer (spoed situaties)
• Tussen operaties door wordt van kleding gewisseld, wanneer deze vuil of nat is geworden.
• Onder normale omstandigheden betreedt u de OK via de kleedkamers. Muts
• Tijdens verblijf in zone A en B van de Operatieafdeling is het hoofdhaar geheel bedekt. • Zorg er voor dat de haren helemaal onder de muts zitten. • Bezoekers dragen een paars gekleurde universele muts.
Mondneusmasker
• Tijdens operaties draagt iedereen in de operatiekamer een chirurgisch mondneusmasker.
• Het mondneusmasker wordt op de juiste manier gedragen. Dat wil zeggen mond en neus zijn goed bedekt en het masker sluit goed aan.
• Het mondneusmasker dient na iedere operatie te worden vervangen en mag tussendoor niet om de nek worden gehangen.
Oogbescherming
De operateur, de instrumentist en assistent(en) dienen de ogen te beschermen met een bril of een gezichtsscherm. (Uitgezonderd de operateur die gebruik maakt van een operatiemicroscoop.)
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2 2
v a n
2 5
Steriele handschoenen
• Steriele handschoenen worden in ieder geval gedragen bij invasieve handelingen en bij de omgang met steriele materialen.
Telkens eenmalig en zonder dat contact gemaakt wordt met omgevingsmaterialen zoals telefoon, apparatuur, toetsenbord, dossier en schrijfgerei.
• Niet steriele handschoenen worden in ieder geval gedragen bij:
het aanbrengen en verwijderen van gips, wanneer contact met bloed of lichaamsvochten
kan optreden. Dit geldt in het bijzonder bij postoperatief gips waarbij een wonddrain is achtergelaten;
het tellen van de gazen en bepalen van het bloedverlies. • Bij het gebruik van ioniserende straling (C-boog) is het dragen van een persoonlijke
dosimeter wettelijk verplicht. Volg de specifieke richtlijnen van de dienst Fysische Controle voor het aanvragen en het gebruik van deze dosimeter.
Beheer apparatuur en middelen • Iedere OK-medewerker en medisch specialist is verplicht de houdbaarheids- of onderhoudsdatum te checken vóór gebruik van een apparaat of medisch hulpmiddel.
• Iedere OK-medewerker en medisch specialist is verplicht de houdbaarheids- of onderhoudsdatum dubbelcheck).
te
checken
vóór
het
toedienen
van
medicatie
(medicatie
• Iedere OK-medewerker en medisch specialist is vaardig in het bedienen van de apparatuur.
Incidenten Melden • Iedere OK-medewerker en medisch specialist meldt incidenten volgens de VIKAprocedure
• Tevens is er een specifieke melding in het VIKA systeem mogelijk ten behoeve van procedurele onregelmatigheden OK.
(Door incidenten te melden krijgen we zicht op (potentieel) risicovolle situaties).
Tellen van gazen, instrumenten, naalden en medische disposables Voor de ingreep en aan het eind van de ingreep dienen alle gazen, naalden, instrumenten en medisch disposables te worden geteld.
Dit wordt genoteerd in de interne (KWS) Surgical Safety checklist.
Bij het niet correct zijn wordt de chirurg door de OK-verpleegkundige op de hoogte gebracht. Deze beslist of er bv. een röntgen onderzoek / hertelling dient plaats te vinden. Bij géén actie wordt de melding van niet correct zijn in het patiëntendossier opgenomen.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2 3
v a n
2 5
Basisafspraken GEDRAGSCODE CENTRAAL OK UZBRUSSEL Het document ‘Basisafspraken gedragscode Centraal OK UZ Brussel heb ik gelezen. Hierdoor heb ik kennis genomen van de gedragsregels Centraal OK UZ Brussel. Deze zijn mij duidelijk en ik zal conform deze afspraken mijn werkzaamheden uitvoeren.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2 4
v a n
2 5
Bijlage 2a - Surgical Safety Checklist/Time Out Intern : KWS patiënt → selektie Versie dd. 5/10/2012
Bijlage 2b: definitie sturingsvariabelen Deze dient aangevuld te worden in volgende versie van het OK-reglement en zodra beschikbaar.
Reglement
Centraal
OK
UZBrussel
2 9 / 1 0 / 2 0 1 2
2 5
v a n
2 5
