Registrační a informační systém Pionýra Manuál pro pionýrské skupiny a centra

Registrační a informační systém Pionýra Manuál pro pionýrské skupiny a centra 26. září 2013

Metodický postup pro práci v RISP.

Obsah

Před vlastním započetím práce ............................................................................. 3 První přihlášení do systému ............................................................................... 3 Prohlídka systému, uložení změn, odhlášení ........................................................... 3 Změna přiděleného hesla.................................................................................. 4 Změna ostatních osobních údajů ......................................................................... 4 Práva ke správě PS ............................................................................................ 5 Přidělení práva vstupu do systému dalším členům PS ................................................. 5 Přidělení práv ke správě PS ............................................................................... 5 Údaje uložené v RISP ......................................................................................... 6 Změna údajů o oddílu či klubu ........................................................................... 6 Vytvoření nového oddílu či klubu ........................................................................ 6 Změna údajů o PS .......................................................................................... 6 Vytvoření nové pionýrské skupiny ........................................................................ 6 Osoby ........................................................................................................... 7 Vložení nové osoby (člena) ................................................................................ 7 Změny údajů o členech PS ................................................................................ 8 Smazání člena PS ........................................................................................... 8 Výstupy dat .................................................................................................. 9 Vlastní proces registrace ................................................................................... 10 Registrace oddílu (klubu) ................................................................................ 10 Registrace pionýrské skupiny ........................................................................... 10 Doregistrace ............................................................................................... 11 Změnová registrace ...................................................................................... 11 Když něco nejde tak, jak má .............................................................................. 11 Seznam kontaktů na krajské správce RISP ............................................................ 12 Přehled výrazů ............................................................................................ 12

2

Metodický postup pro práci v RISP. Počínaje rokem 2013 je elektronická registrace v Pionýru prováděna ve zbrusu novém registračním systému. Tento manuál by měl pomoci vedoucím pionýrských skupin k úspěšné registraci členů a oddílů. Registrace KOP a Pionýra provádějí pověřené osoby, pro které tento manuál určen není. K použití RISP (Registračního a Informačního Systému Pionýra) potřebujete nadále pouze počítač připojený na internet a internetový prohlížeč (např. Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera). V novém systému jsou zavedeny údaje z původního RISP, je nutné je pouze aktualizovat a potvrdit. Pozn.: postupy pro pionýrská centra jsou obdobné jako pro pionýrské skupiny, proto zkratku PC v manuálu explicitně neuvádíme (pro potřeby registrace PC si nahraďte zkratku PS za PC).

Před vlastním započetím práce 1. Určete mezi členy Pionýra člověka, který bude odpovídat za registraci celé PS (říkejme mu správce PS). Tato osoba pak obdrží přístup do systému RISP a má na starosti celou proceduru registrace. 2. Z titulu své funkce a odpovědnosti je touto osobou automaticky vedoucí PS, který však může tuto odpovědnost delegovat na jinou osobu (základní zodpovědnost vedoucího PS však zůstává nedotčena). Více viz odstavec Přidělení práv PS. 3. Uživatelským jménem je v novém systému (aktivní) emailová adresa uživatele. Je tedy nezbytné, aby všichni uživatelé RISPu (zejména tedy vedoucí PS a správce) měli svou emailovou adresu vyplněnu. První přihlášení do systému 1. V prohlížeči zadejte do řádku s označením Adresa adresu systému RISP, tj. risp.pionyr.cz. 2. Komunikace mezi vaším PC a RISP probíhá šifrovaně. Proto schvalte použití bezpečnostního certifikátu v okně, které se vám pravděpodobně objeví. 3. Na přihlašovací stránce systému RISP vyplňte své uživatelské jméno (váš email), heslo (vedoucí PS obdrželi v emailu) a klikněte na příkaz Přihlásit. Tím se přihlásíte do systému. Dejte pozor, systém rozlišuje v heslu velká a malá písmena! (Častou chybou bývá např. zapnutý CapsLock). Uděláte-li chybu, systém vás na ni upozorní a bude chtít opravu.

Prohlídka systému, uložení změn, odhlášení 1. Systém se ovládá pomocí nabídek v horní části obrazovky

2. Nyní si můžete některé položky navigačního menu projít (a kliknout na odkazy), abyste si v rychlosti prohlédli, jak systém pracuje a co umí. Po kliknutí na odkaz se na obrazovce objeví vždy příslušná stránka (formulář, seznam apod.). 3. Pokud provedete nějakou změnu v údajích, je potřeba ji potvrdit kliknutím na potvrzovací tlačítko Uložit. Pokud odejdete na jinou stránku před tímto krokem, žádné provedené změny se neuloží! 4. Po ukončení práce se nezapomeňte ze systému odhlásit kliknutím na odkaz Odhlásit se. 3

Metodický postup pro práci v RISP. Změna přiděleného hesla 1. Klikněte na nabídku Editace >> Uživatelský profil. 2. Klikněte na odkaz Změnit heslo. 3. Po kliknutí na příslušný odkaz se objeví formulář, ve kterém zadáte staré a nové heslo. Nové heslo se pro kontrolu překlepů zadává dvakrát. Dbejte na kvalitu hesla, aby nebyl váš přístup do systému zneužit.

4. Klikněte na tlačítko Uložit. 5. Heslo se ukládá v zašifrované podobě, proto jej neznají ani administrátoři systému. Pokud heslo zapomenete, musí vám krajský administrátor vygenerovat heslo nové. V tomto případě přijde nové heslo na váš email. Změna ostatních osobních údajů 1. Klikněte na nabídku Editace >> Uživatelský profil. 2. Objeví se okno s informacemi, které jsou v systému o vás uloženy. Povinné údaje jsou podbarveny zeleně – bez jejich vyplnění nelze záznam uložit. Ve vlastním profilu nelze většinu údajů měnit.

4

Metodický postup pro práci v RISP. Práva ke správě PS Systém je nastaven tak, že právo ke správě jednotlivých organizačních jednotek oprávněných jednat vlastním jménem mají jejich statutární zástupci, tj. např. u PS její vedoucí. Ten může toto právo přidělit i dalším osobám (např. krajskému administrátorovi, jinému členu skupiny, …). Přidělení práva vstupu do systému dalším členům PS Každému členu PS můžete zřídit přístup do registračního systému. 1. 2. 3. 4.

Nejprve vložte údaje o členovi do systému (viz odstavec Osoby). V osobních údajích zkontrolujte, zda je vyplněno pole Email. Zaškrtněte políčko Aktivní uživatel a klikněte na příkaz Uložit. Na zadaný email je odesláno vygenerované přístupové heslo do systému. Přidělení práv ke správě PS

1. Klikněte na nabídku Editace >> Uživatelský profil >> Delegované role. 2. Klikněte na tlačítko Přidat a vyplňte: a. roli, ze které delegujete (typicky Vedoucí PS); b. roli, kterou delegujete (Správce PS – může editovat, Pozorovatel PS – může pouze prohlížet); c. jednotku (po kliknutí vyberte dvojklikem v seznamu svoji skupinu); d. uživatele – nového správce PS (vyberte dvojklikem ze seznamu, kde jsou aktivní členové PS a osoby s právem administrace KOP). e. Klikněte na tlačítko Uložit. f. Od tohoto okamžiku má nový správce PS veškerá nutná oprávnění k úpravám členské základny PS a provedení registrace v rozsahu práv vedoucího PS. Právo správy jednotky může být přiděleno jen uživateli s právem vstupu do systému (aktivní uživatel).

5

Metodický postup pro práci v RISP. Údaje uložené v RISP Změna údajů o oddílu či klubu 1. V nabídce Organizační struktura klikněte dvakrát na svoji skupinu. 2. Vyberte oddíl, který chcete editovat, a klikněte na odkaz Detail. 3. V tabulce, která připomíná registrační list, doplňte v jednotlivých záložkách údaje o oddílu a klikněte na tlačítko Uložit. Povinné údaje jsou opět podbarveny zeleně a bez nich nelze změny uložit. Vytvoření nového oddílu či klubu 1. V nabídce Organizační struktura dvakrát klikněte na svoji skupinu. Objeví se seznam oddílů a osob registrovaných přímo na skupině. 2. Klikněte na příkaz Nová jednotka a vyplňte základní údaje:

3. Klikněte na tlačítko Uložit. Změna údajů o PS Další nezbytnou prací je aktualizace povinných i nepovinných údajů o PS. 1. Klikněte na nabídku Editace nebo Organizační struktura, vyberte svoji skupinu a klikněte na Detail. 2. V tabulce, která připomíná registrační list, doplňte údaje o PS a klikněte na tlačítko Uložit. Povinné údaje jsou opět podbarveny zeleně a bez nich nelze změny uložit. Vyplňte pokud možno co nejvíce údajů – pomůže to při vyhledávání. Vytvoření nové pionýrské skupiny Právo k vytvoření nové PS mají krajští správci RISP.

6

Metodický postup pro práci v RISP. Osoby V systému jsou dva druhy osob – členové a evidované osoby. Rozdíl je především v tom, že členové jsou započítáváni do registrace skupiny, kdežto evidované osoby nikoli. Každá osoba může mít vazby k více jednotkám. Vložení nové osoby (člena) 1. Klikněte na nabídku Lidé anebo Organizační struktura >> vaše PS (vyberte Detail) >> Osoby 1. Po kliknutí příkaz Přidat anebo Přidat novou osobu se objeví okno

2. Po vyplnění prvních tří položek systém zkontroluje, zda osoba s těmito údaji již není v systému evidována. Pokud ne, pokračuje zadávání osobních údajů, pokud ano – viz bod 5

3. V posledním okně dokončete zadání kliknutím na příkaz Dokončit.

4. Když systém najde osobu se shodným jménem, příjmením a datem narození, zadávání pokračuje jiným způsobem – ověřením zbývajících údajů a spárováním osoby:

7

Metodický postup pro práci v RISP.

5. Pokud i zde zadáme stejné údaje, jaké jsou v systému, je této osobě přidáno členství ve vaší jednotce. 6. Dále pokračujte jako v případě změn údajů o osobě (viz odstavec Změny údajů o členech PS). Změny údajů o členech PS 1. Klikněte na nabídku Lidé >> zvolená osoba (dvojklik) anebo Organizační struktura >> vaše PS (vyberte Detail) >> Osoby >> zvolená osoba (vybrat) >> Detail osoby. Údaje měníte na záložkách: a. b.

Detail – základní údaje, zeleně podbarvené jsou údaje povinné; Vazby k jednotkám – v jakých jednotkách je osoba evidována a je-li členem nebo evidovanou osobou. Převod mezi jednotlivými druhy vazeb je možný ve dvou krocích: nejprve vytvořte novou vazbu kliknutím na příkaz Přidat poté vyberte kliknutím končící vazbu a ukončete ji kliknutím na příkaz Ukončit; c. Funkce v Pionýru – seznam zastávaných funkcí. Po kliknutí na příkaz Přidat se objeví okno, ve kterém vyberete jednotku a funkci; d. Uživatelské role – seznam, v jakých rolích osoba vystupuje. Některé role vyplývají z funkcí, jiné mohou být delegované (přidělené jinými uživateli). Po kliknutí na příkaz Delegovat roli se objeví okno, ve kterém vyberete jednotku a roli, kterou delegujete. Osobě, která má více rolí, se v pravém horním rohu objevuje přepínač, ve kterém je možno vybírat, v jaké roli vystupuje. e. Delegované uživatelské role – seznam rolí, které osoba delegovala. Záložky Uživatelské role a Delegované uživatelské role jsou k dispozici pouze u osob s přístupem do systému (aktivních). f. Kvalifikace – seznam splněných kvalifikací. Do budoucna bude možnost jednotlivých PS zadávat kvalifikace omezena na Pionýrské minimum, ostatní kvalifikace budou zadávat Garanti PVC po jejich splnění. Při prvotním zadávání tedy ve vlastním zájmu doplňte svým členům všechny jejich platné kvalifikace. g.

Registrace - seznam kdy a v jaké jednotce se příslušná osoba registrovala. Smazání člena PS

1. V nabídce Lidé vyberte člověka, kterého chcete smazat, a klikněte na příkaz Archivovat. Údaje jsou přesunuty do archivu, kam mají přístup jen pověření uživatelé. Tento příkaz užívejte jen v nutných případech, nezapomínejte na možnost převedení na evidovanou osobu. Nezapomeňte, že budete-li chtít smazat údaje některého z funkcionářů PS, je potřeba funkci nejprve přidělit jiné osobě. V případě vedoucího oddílu se to provádí příkazem Vyměnit funkcionáře v detailu oddílu. Na chybějícího funkcionáře PS budete upozorněni při pokusu o registraci. POZOR - dle zákona 101/2000 Sb. je PS povinna vyřadit data člena nejpozději do 1 roku od zániku jeho členství. Člen, příp. jeho zákonný zástupce může požádat i o okamžité vyřazení z evidence. 8

Metodický postup pro práci v RISP.

Výstupy dat S daty, která jsou v systému uložena, je možno pracovat v obrazovce Lidé a Jednotky. Obě jsou vybaveny možností filtrace podle různých kritérií. Pro generování výstupů (v současnosti tisk a soubor ve formátu *.csv) nebo odeslání e-mailu vybraným osobám slouží modrý příkaz Export (1) ve spodním řádku stránky. Po kliknutí na něj se objeví okno, ve kterém můžete vybírat, jaké údaje budou ve výstupu uvedeny. Po výběru požadovaných údajů klikněte na příkaz Aktualizovat náhled (2), samotný výstup spustíte příkazem Export csv (3), Tisk (4) nebo Odeslat e-mail (5). Pozor – možnosti exportního okna se liší podle toho, z jaké obrazovky je spustíte – např. informace o kvalifikaci jsou přístupné pouze z okna Lidé, nikoli z okna Osoby v údajích o jednotce. Vedle ikony Export jsou příkazy Přidat do výběru (6), Odstranit označené z výběru (7) a Vybrané záznamy (8). Tyto příkazy slouží k výběru dat, která chceme exportovat, pokud nelze využít nabízený filtr (např. pro výběr účastníků některé akce). V seznamu osob nebo jednotek klikneme na ty, které chceme přidat do výběru a pak použijeme příkaz Přidat do výběru. Kliknutím na příkaz Vybrané záznamy se dostaneme do seznamu toho, co jsme vybrali. Příkaz Export funguje tak, že přednostně využije data ve výběru. Pokud je výběr prázdný, použije všechna data, která jsou na obrazovce. V obou případech však ukazuje jen 10 prvních záznamů.

1 2

3

4

5

9

6 7

8

Metodický postup pro práci v RISP. Vlastní proces registrace Registrace probíhá od oddílu přes PS a KOP až po Pionýr. Vedoucí PS má právo provádět registraci oddílů své skupiny, předseda KOP vůči skupinám toto právo nemá (ale může je dostat – viz odstavec Přidělení práv ke správě PS). Pionýr nemá právo editace skupin ani KOP. Registrace oddílu (klubu) Provádí vedoucí oddílu nebo skupiny anebo jimi pověřené osoby. 1. Vložte do systému všechny nové osoby, přidělte jim členství v oddílu (viz odstavec Osoby). 2. Zkontrolujte, zda má oddíl svého vedoucího s požadovanou kvalifikací, případně vše vložte (viz odstavec Osoby), zkontrolujte pečlivě osobní údaje všech členů. 3. V nabídce Organizační struktura >> vaše PS (dvojklik) >> zvolený oddíl (vybrat) >> Detail >> Seznam registrací zvolte příkaz Registrace xxxx (rok). Pokud je již registrace vytvořena, tento příkaz chybí a registraci otevřete dvojklikem. 4. Seznam, který se objeví, obsahuje všechny členy oddílu. Z nich v prvním sloupci zaškrtněte ty, které chcete registrovat. Všechny vyberete kliknutím na příkaz Všechny osoby. 5. Vybrané členy přidejte do registrace kliknutím na příkaz Přidat výběr. U osob, zařazených do registrace, se objeví zelené zatržítko, u ostatních zůstane červený křížek. 6. Příkaz Chybné položky ukáže, co je třeba v registraci opravit. 7. Pokud je registrace v pořádku, odešlete ji ke schválení kliknutím na příkaz Odeslat ke schválení. 8. Vytiskněte registrační list příkazem Registrační list. 9. Příkaz Zrušit slouží ke zrušení registrace. Pokud jej zvolíte, budete muset začít registraci znovu.

7 5

6

8

9

4

Registrace pionýrské skupiny Provádí vedoucí skupiny nebo jím pověřené osoby. 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Vložte do systému všechny nové osoby, které budou registrované přímo na PS, a přidělte jim členství v PS (viz odstavec Osoby). Zkontrolujte, zda má skupina svého vedoucího a hospodáře a že všichni funkcionáři mají požadovanou kvalifikaci. Funkce jednotlivým členům v případě potřeby nebo změny doplňte (viz odstavec Osoby), zkontrolujte pečlivě osobní údaje všech členů. V nabídce Organizační struktura >> vaše PS (vybrat) >> Detail >> Seznam registrací vyberte příkaz Registrace xxxx (rok). Pokud je již registrace vytvořena, tento příkaz chybí a registraci otevřete dvojklikem. Seznam, který se objeví, obsahuje všechny členy registrované přímo na skupině a registrace oddílů. Nejprve schvalte a přidejte registrace oddílů: vyberte oddíl a klikněte na příkaz Schválit podřízenou registraci. Registrace oddílu je automaticky přidána do registrace skupiny. Pokud vedoucí oddílu (nebo skupiny) zjistí chybu v již odeslané registraci, je možné ji vrátit příkazem Zamítnout podřízenou registraci. Ze členů v prvním sloupci zaškrtněte ty, které chcete registrovat. Všechny členy vyberete kliknutím na příkaz Všechny osoby. U osob zařazených do registrace se objeví zelené zatržítko, u ostatních zůstane červený křížek. 10

Metodický postup pro práci v RISP. 7. 8. 9.

Vybrané členy přidáte do registrace kliknutím na příkaz Přidat výběr. Příkaz Chybné položky ukáže, co je třeba v registraci opravit. Pokud je registrace v pořádku, odešlete ji ke schválení kliknutím na příkaz Odeslat ke schválení. 10. Registrační list je možné prohlédnout, popř. vytisknout příkazem Registrační list. 11. Příkaz Zrušit slouží ke zrušení registrace. Pokud jej zvolíte, budete muset začít registraci znovu

9 7

8

10

6

11

5

Při dokončení registrace (tisk, podpis, orazítkování a odeslání registračních listů) se řiďte pokyny své KOP. Osobám s vazbou k jednotce Člen, které nebyly registrovány na další období, bude po potvrzení registrace skupiny KOP automaticky změněna vazba k jednotce na Evidovaná osoba. Registrace se mohou nacházet v následujících stavech: Rozpracovaná – na registraci se pracuje, je možno do ní přidávat a z ní ubírat osoby nebo jednotky. Čeká na schválení – oddílová (skupinová) registrace ještě neschválená skupinou (nepotvrzená krajem). Potvrzená – již hotová registrace skupiny. Zamítnutá – oddílová (skupinová) registrace vrácená skupinou (krajem) k přepracování. Zrušená – z nějakého důvodu zrušená registrace, nemá žádný význam. Doregistrace Doregistrace probíhá obdobně jako registrace. Změnová registrace Slouží k vygenerování registračního listu po provedení a uložení změn v evidenčních údajích (sídlo PS, bydliště funkcionáře apod.). Informace o vygenerování změnového registračního listu je zobrazena na úvodní stránce krajského administrátora, který ji akceptuje.

Když něco nejde tak, jak má 1. Dejte si pauzu. Drobný odstup od problému mnohdy stačí k odhalení příčiny. Až příliš často je chyba mezi klávesnicí a opěradlem židle. 2. Nechte si poradit od počítačově zdatnějších přátel. Ovládání systému není složité a většina dětí školou povinných či studentů si s ním hravě poradí. 3. Když ani to nepomůže, nebo jste udělali chybu, kterou nedokážete napravit, nebo máte-li podezření na technickou závadu systému (i to se může stát), kontaktujte krajského administrátora. Přejeme vám příjemnou práci s novým systémem RISP, k čemuž vám, doufáme, tato metodika též přispěje. Zpracovali: Michal Houda, Jindřich Červenka 11

Metodický postup pro práci v RISP. Seznam kontaktů na krajské správce RISP POP SKOP

Ondřej Machulda [email protected] Josef Chládek [email protected] Petr Halada [email protected] JčKOP Michal Houda [email protected] PlKOP Martin Mlynařík [email protected] Ivana Mochurová [email protected] Libuše Nejedlá [email protected] Václav Votípka [email protected] KOPKvK Martin Düringer [email protected] ÚKOP Martin Ritter [email protected] Rudolf Zeus [email protected] LKOP Lucie Boudová [email protected] Jindřich Hubatý [email protected] KOPKhK Veronika Borůvková [email protected] Jakub Drbohlav [email protected] Daniela Janáčková [email protected] PaKOP Hana Sádovská [email protected] Petr Sádovský [email protected] KOPkV Jiří Němec [email protected] JmKOP Milan Matyáš [email protected] OZKOP Jiří Šmerda [email protected] MKOP Martin Veselý [email protected] Ústředním správcem RISP je Jindřich Červenka, [email protected], tel. 777 793

723 135 777 793 602 145 777 248 728 314 607 814 777 236 603 528 728 838 777 063 777 063 777 248 603 562 774 864 725 891 777 225 777 248 603 765 777 248 775 764 777 793 602 515 691.

524 699 100 722 843 571 469 135 736 602 604 707 709 221 473 100 709 170 710 400 673 546

Přehled výrazů RISP

registrační informační systém Pionýra

Domovská stránka

Registrace

viz Statut Pionýra, směrnice pro registraci Osoba zodpovědná za registraci PS Osoba s právem prohlížet údaje PS a jejich členů, nemá právo editace Osoba s právem vstupu do systému Osoba registrovaná v Pionýru Osoba zapsaná do systému, ale neregistrovaná v Pionýru Organizační složka Pionýra

Editace

Správce PS Pozorovatel PS (Aktivní) uživatel RISP Člen Evidovaná osoba Jednotka Osoba s vazbami k více jednotkám

Lidé Organizační struktura

Osoba registrovaná nebo evidovaná více organizačními složkami Pionýra

12

Webová stránka, která se objeví po přihlášení do systému Výběr jednotek, ke kterým máte právo editace Výběr osob, které můžete pozorovat nebo editovat Procházení organizačních složek Pionýra

Role přidělená Role delegovaná Přepínač

Práva v systému, daná funkcí Práva v systému přidělená jiným uživatelem Výběr, z jaké role chcete se systémem pracovat

Chybné položky Uložit

Závady v registraci Mocné tlačítko, které ukládá provedené změny