Regiobijeenkomsten voor gemeenten

Regiobijeenkomsten voor gemeenten

Najaar 2015 Versie 2 – 20/10/2015

Inhoudsopgave Herstelacties

3

Toekenningsberichten (TKB) en aanlevering 2016

6

Mijn PGB voor Gemeente

10

Zorgovereenkomsten

11

Verantwoordingsvrij Bedrag (VVB)

14

Overige vragen

16

Bijlagen

21

2

Herstelacties Er zijn budgethouders waarbij ZVW bestedingen uit een WMO of Jeugdwet budget zijn betaald, wordt dit nog afgerekend met de zorgverzekeraar? Deze herstelactie is nog in ontwikkeling. De VNG zal de gemeenten, net zoals bij de andere herstelacties, hierover informeren. De SVB zal hier vermoedelijk een beperkte rol in spelen omdat ZVW betalingen niet onder het trekkingsrecht vallen en daarom buiten de SVB vallen. Het WMO of Jeugdwet budget wordt opgehoogd om de bestedingsruimte van deze wetten te waarborgen.

De formats voor de herstelacties zijn lastig in te vullen. Als gemeenten hebben we opmerkingen geplaatst in een extra kolom. Vervolgens wordt het volledige bestand teruggestuurd. Is hier geen andere werkwijze voor mogelijk? De herstelformats zijn zo samengesteld dat er een uniforme werkwijze is zodat er geen ruimte is voor eigen interpretatie bij de SVB. Het is bekend dat de formulieren niet altijd makkelijk in te vullen zijn, vooral bij uitzonderlijke situaties. Als gemeente kan je contact opnemen met de VNG, de verspreider van de herstelformats of met de SVB voor specifieke vragen over de verwerking hiervan. Ook vragen over de terugkoppeling van aangeleverde herstelbestanden kunnen gesteld worden bij de SVB via [email protected].

Hoe kan het dat er ambtshalve budgetten WMO-BG of -HH geregistreerd zijn bij minderjarige budgethouders, is hier geen controle op geweest? Dit kan inderdaad voorkomen. In het afgelopen jaar is hier geen controle op geweest omdat de nadruk lag op (snel) betalen. Het kan ook te maken hebben met de moeizame aanlevering van de initiële gegevens die niet altijd juist is geweest. Om dit soort onregelmatigheden uit het systeem te halen zijn de herstelacties opgezet. Op deze manier kon een foutief budget worden verwijderd.

Waarom zijn er herstelregels op ‘on hold’ gezet? Sommige bestanden hebben een tijdje 'on hold' gestaan. Voor deze kwesties was het systeemtechnisch niet mogelijk om dit te herstellen. Deze ‘on hold’ status is teruggekoppeld naar de gemeente. Inmiddels is het systeem hierop aangepast en zijn alle herstelregels die vóór de deadline van 15 september zijn aangeleverd en op ‘on hold’ waren gezet inmiddels verwerkt. Ook hiervoor geldt, mocht het in een specifieke kwestie alsnog onduidelijk zijn, neem dan contact op met de SVB. Dit kan via [email protected].

3

Zijn alle gedane spoedbetalingen inmiddels zichtbaar in de portal? En kunnen we deze betalingen herkennen? Helaas kan dit niet met zekerheid gezegd worden en dit is afhankelijk van meerdere factoren. Zo wordt een spoedbetaling pas definitief verwerkt zodra de budgethouder de eventueel ontbrekende declaraties heeft aangeleverd. Spoedbetalingen zijn in Mijn PGB voor gemeenten niet terug te leiden naar een specifieke betaling, na correctie wordt de betaling geregistreerd als de reguliere (maand)betaling voor de maand waarvoor de betaling bedoeld was. Voorbeeld: als er voor de maand januari een spoedbetaling is gedaan, dan kan deze in mei uiteindelijk worden geregistreerd, maar als betaling over januari.

Hoe gaat de SVB om met verrekeningen en hoe is dit voor de gemeente inzichtelijk? Afhankelijk van de specifieke situatie kan er soms een verrekening dan wel terugvordering gedaan worden. Onverschuldigde betalingen worden wel teruggevorderd door de SVB, onrechtmatige betalingen kunnen we niet terugvorderen. Over specifieke kwesties kunt u het beste contact opnemen met de SVB via [email protected] omdat dit een complexe kwestie is. De SVB hanteert wel een aantal vuistregels omtrent terugvorderen: -

Als er zorg is verleend wordt er geen terugvordering gedaan.

-

Dubbele betalingen worden wel teruggevorderd of verrekend.

Wanneer de SVB een declaratie heeft gecorrigeerd, dan is dit ook voor de gemeenten in de portal zichtbaar. Dit is te vinden onder ‘verantwoording per budgethouder’. Hoe vul ik, als centrum gemeente, de herstellijsten in? De centrumgemeente is verantwoordelijk voor het budget en de zorg van een budgethouder met een beschermd wonen indicatie. De aanlevering en registratie van deze budgetten is niet altijd goed gegaan, dit kan middels een herstelbestand gecorrigeerd worden. De centrumgemeente is hierin leidend. Voor centrumgemeenten gelden verder dezelfde herstelformulieren en instructies als voor andere gemeenten. Inhoudelijke vragen hierover kunt u stellen bij de VNG.

4

De terugkoppeling van herstelformulieren is niet altijd correct of duidelijk, kan dit verbeterd worden? Verbetering van de informatievoorziening omtrent de terugkoppeling is uiteraard mogelijk. Specifieke onduidelijkheden kunt u doorgeven via [email protected], dan kunnen wij meer uitleg geven en/of de terugkoppeling verbeteren.

Gemeenten ontvangen niet altijd een terugkoppeling van herstelbestanden, hoe kan dit? Er vindt een wekelijkse terugkoppeling plaats van ingestuurde herstelbestanden, via de portal Mijn PGB voor gemeenten. De terugkoppeling blijft tijdelijk op de portal staan. Over het algemeen met een maximum van 4 weken. Het is daarom van belang om als gemeente regelmatig op de portal Mijn PGB voor gemeenten te kijken. De contactpersoon, die zijn/haar naam heeft ingevuld in het herstelbestand, ontvangt vanuit de SVB een email wanneer er een nieuw bestand op de portal staat met daarin de terugkoppeling over ingestuurde herstelbestanden. Is er geen contactpersoon opgegeven? Dan ontvangt de vaste contactpersoon van de SVB hierover een email. Wanneer er een bestand op de portal staat waar niemand een bericht over heeft gehad, of wanneer er een herstelbestand is gestuurd waar nog geen terugkoppeling op is gekomen, neem dan contact op met de SVB via [email protected].

5

Toekenningsberichten (TKB) en aanlevering 2016 Wat is een toekenningsbericht (TKB)? Een toekenningsbericht (TKB) is niet hetzelfde als een toekenningsbeschikking. Het toekenningsbericht is een digitaal bericht met de informatie uit de toekenningsbeschikking. Voor de vorm en inhoud van dit bericht hebben gemeenten, de VNG en de SVB een format opgesteld, dat is gebaseerd op de XML standaard. De XML-toekenningsberichten worden via Mijn PGB voor gemeenten of via het Gemeentelijk gegevensknooppunt (GGK) aan de SVB verstuurd (geüpload). Het is daarbij mogelijk meerdere toekenningsberichten gelijktijdig via één bestand te versturen (zie ook vraag 2).

Hoe stuur ik een toekenningsbericht naar de SVB? Een toekenningsbericht moet worden geüpload via de portal van Mijn PGB voor gemeenten. Dit gaat als volgt: kies op de homepagina voor “Uploaden documenten”, kies vervolgens voor de optie ‘voor meerdere budgethouders’. Dit is erg belangrijk. Kies deze optie ook als er een toekenningsbericht voor maar één budgethouder wordt ingestuurd. Anders komt het bericht niet op de juiste plek terecht. Kies bij het onderwerp voor het uploaden ‘toekenningsbeschikking’. Zie verder voor informatie over Mijn PGB voor gemeenten.

Aanleveren via het GGK Een toekenningsbericht kan ook via het GGK (Gemeentelijk gegevensknooppunt) naar de SVB ingestuurd worden. Het voordeel van deze aanlevering is dat er direct een technische check op het toekenningsbericht wordt gedaan. Is het toekenningsbericht technisch niet juist dan wordt dit direct teruggegeven. Let op! De terugkoppeling van een inhoudelijke fout van een TKB die via het GGK wordt ingestuurd loopt wel via de portal van de SVB (via ‘downloaden documenten’).

Hoeveel tijd heeft de SVB nodig om een toekenningsbericht te verwerken? Na hoeveel dagen is het dan zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten? Als een TKB technisch niet uitvalt en er is inhoudelijk niets mis mee dan wordt deze automatisch ingelezen, dit duurt ongeveer twee werkdagen. De dag na de verwerking is het TKB zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten. Ook als een toekenningsbericht handmatig moet worden verwerkt is dit binnen 5 tot 10 werkdagen zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten. Als het bestand niet verwerkt kan worden ziet u hiervan een terugkoppeling in Mijn PGB onder ‘downloaden documenten’.

6

De terugkoppeling van TKB's is niet altijd correct of duidelijk, kan dit verbeterd worden? Verbetering van de informatievoorziening omtrent de terugkoppeling is uiteraard mogelijk. Specifieke onduidelijkheden kunt u doorgeven via [email protected], dan kunnen wij meer uitleg geven en/of de terugkoppeling verbeteren.

Gemeenten ontvangen niet altijd een terugkoppeling van TKB, hoe kan dit? Er vindt een wekelijkse terugkoppeling plaats van uitgevallen TKB’s, via de portal Mijn PGB voor gemeenten. Wanneer een TKB zonder problemen verwerkt kan worden wordt dit niet teruggekoppeld. Het juiste budget is dan binnen 5-10 werkdagen zichtbaar in de portal. De terugkoppeling blijft tijdelijk op de portal staan. Over het algemeen met een maximum van 4 weken. Het is daarom belangrijk voor u als gemeente om regelmatig op de portal Mijn PGB voor gemeenten te kijken.

Op welke wijze geeft de gemeente het overlijden van een budgethouder door aan de SVB? Er kunnen (nog) geen specifieke overlijdens meldingen doorgegeven worden. Bij een overlijden of een einde budget moet de gemeente een nieuw TKB insturen met daarin de nieuwe budgetgegevens. De erven van budgethouder dienen wel goed te kijken of ze een zorgovereenkomst moeten stopzetten. Bij het gebruik van een standaard SVB-overeenkomst wordt de zorgovereenkomst automatisch stopgezet bij overlijden.

In de werkinstructie rondom toekenningsberichten staat uitgelegd hoe een toekenningsbericht er uit moet zien bij verhuizen of overlijden.

Welke wijzigingen krijgt de SVB via GBA door? De SVB ontvangt periodieke meldingen van verhuizing of overlijden. Er is geen directe koppeling met het GBA. Er is dus ook geen directe signaal om een budget stop te zetten. De gemeente moet dus altijd een gewijzigd toekenningsbericht insturen om het budget te beëindigen.

Kunnen we TKB’s voor 2016 nog wijzigen na aanlevering bij de SVB? (Waarvoor blijft de SVB “open”?) De SVB gaat niet op slot, zoals soms gesuggereerd is. Als de gemeente ervoor gekozen heeft om administratief te verlengen tot 1 mei 2016 (of langer) dan blijft dat budget geldig en mag er niet met terugwerkende kracht een wijziging doorgevoerd worden. Er is hier wel een aantal uitzonderingen op, bijvoorbeeld: bij een verhoogde zorgbehoefte, verhuizingen, overlijden etc.. Reguliere wijzigingen of nieuwe budgethouders kunnen tussentijds gewoon aangemeld worden. 7

Wat moeten we doen om administratief te verlengen? Om dit bij de SVB kenbaar te maken, moet u een toekenningsbericht sturen via XML, net zoals dit geldt voor alle andere budgetten die u doorgeeft. De SVB gaat niet zelf automatisch verlengen. Daarnaast dient de gemeente de budgethouder hier zo snel mogelijk van op de hoogte te stellen.

Loopt het overgangsrecht ook door als de gemeente kiest voor een administratieve verlenging van het budget tot mei 2016? Nee, het overgangsrecht eindigt met ingang van 01-01-2016. Bij een administratieve verlenging loopt wel de hoogte van het budget door, op basis van het budget uit het overgangsrecht. Dit mag tussentijds niet naar beneden worden bijgesteld.

Wat moet er gebeuren als een indicatie tussen 1 jan 2016 en 1 mei 2016 afloopt? Voor het stellen van alle nieuwe indicaties geldt een termijn van 3 maanden, waarin de budgethouder geïnformeerd moet worden en wanneer het nieuwe budget aangeleverd moet worden. Bijvoorbeeld: gaat een nieuwe indicatie in op 1 maart 2016, dan moet de budgethouder hierover op 1 december geïnformeerd worden en moet er dan ook een nieuw TKB ingestuurd worden.

Wat moet er gebeuren als de indicatie op bijvoorbeeld 10 december (dus na 1 november en voor 31 december) afloopt? Ongeacht de datum waarop de indicatie afloopt, hanteren we de gestelde termijn van 3 maanden altijd. Zie ook bovenstaande vraag.

Wat zijn nu harde deadlines voor de aanleveringen van TKB’s? Door de SVB is een schema gemaakt waarop dit overzichtelijk wordt weergegeven. Dit bestand wordt naar alle deelnemers van de regiobijeenkomsten gestuurd en wordt ook op de website voor gemeenten geplaatst (www.svb.nl/gemeente).

8

Als een budgethouder in een kalenderjaar twee budgetperiodes heeft en hij houdt geld over uit de eerste periode, kan hij dan zorg die betrekking heeft op de tweede periode met dat restant betalen? Nee, in principe geeft een budgetperiode een schot aan, en kan er geen budget worden overgeheveld tussen budgetperiodes. De gemeente bepaalt zelf de budgetperiodes door dat aan te geven op het TKB. Komt de budgethouder hierdoor in de problemen, dan is er soms een maatwerkoplossing mogelijk binnen het kalenderjaar. Neem in dat geval contact met de SVB op via [email protected].

Een budgethouder overlijdt in 2015, er is reeds budget aangeleverd voor 2015 en 2016. Moet de gemeente naast het gewijzigde budget 2015 ook een intrekking voor 2016 aanleveren? Ja, het overlijden van de budgethouder heeft betrekking op alle reeds aangeleverde budgetten. Dit betekentdat het budget voor 2016 en de eventueel latere jaren moet worden ingetrokken. In de werkinstructie rondom toekenningsberichten staat uitgelegd hoe een toekenningsbericht er uit moet zien bij het intrekken van een budget.

9

Mijn PGB voor Gemeente Kunnen alle gemeentemedewerkers de lijsten bij ‘downloaden documenten’ inzien? Voorheen was deze informatie alleen beschikbaar voor de medewerkers met de rol ‘SVB manager’. Sinds augustus is dit aangepast. Als een gemeentemedewerker toegang heeft tot de portal dan kan deze medewerker ook de lijsten downloaden.

Kunnen de bestandsnamen van de lijsten op de portal verbeteren? Ik kan niet altijd uit de bestandsnaam halen wat ik met de lijst moet doen. We proberen altijd een logische naam te gebruiken voor alle lijsten die op Mijn PGB geplaatst worden. Zo staan bijvoorbeeld de getallen in de bestandsnaam altijd voor de datum waarop het bestand is gemaakt. Via onze nieuwsbrief geven we sinds eind september iedere twee weken een overzicht van de bestanden die op Mijn PGB worden geplaatst en wat voor soort bestanden dit zijn. Deze informatie is ook te vinden op de homepage van Mijn PGB voor gemeenten, waar deze nieuwsberichten ook worden getoond. Deze nieuwsberichten hebben als titel ‘Actueel op Mijn PGB’.

Klopt het dat ik maar weinig zorgovereenkomsten ter accordering zie staan? De grote bulk aan zorgovereenkomsten van dit jaar is verwerkt. Nu worden alleen zorginhoudelijke wijzigingen (zoals een nieuwe zorgverlener) ter accordering aangeboden, het kan kloppen dat er nu dus minder zorgovereenkomsten ter accordering staan dan in de voorafgaande maanden. Let op: vanaf het einde van dit jaar, rondom alle herindicaties, zal dit aantal weer oplopen!

Kan ik lijsten die ik al doorgenomen en verwerkt heb zelf verwijderen van de Portal? Dan hoef ik niet elke lijst weer door te nemen. Dit is nog niet mogelijk. Alle bestanden zullen uiteindelijk weer verdwijnen van de portal, ze staan er meestal maximaal 4 weken op. Wij adviseren u om de bestanden zelf te downloaden en na verwerking te archiveren en op die manier bij te houden welke lijsten u al heeft doorgenomen.

10

Zorgovereenkomsten Wat is een zorgovereenkomst? Een budgethouder dient met elke zorgverlener een zorgovereenkomst af te sluiten. In deze zorgovereenkomst worden afspraken gemaakt over onder andere de werkzaamheden, het loon en de tijdstippen waarop de zorg wordt verleend. De zorgovereenkomst wordt door de budgethouder via Mijn PGB geüpload, via de e-mail of op papier naar de SVB gestuurd.

Wat doet de SVB met zorgovereenkomsten? De SVB controleert de zorgovereenkomst arbeidsrechtelijk. In geval van onduidelijkheden of onjuistheden neemt de SVB middels een brief contact op met de budgethouder. Wanneer de zorgovereenkomst aan alle, door de SVB gecontroleerde, voorwaarden voldoet, registreert de SVB de overeenkomst. Deze wordt zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten, onder ‘te accorderen zorgovereenkomsten’. Vanaf dat moment kan de gemeente de zorginhoudelijke beoordeling doen.

In het kader van het noodplan heeft de SVB de afgelopen periode minimaal gecontroleerd. Er zijn ook zorgovereenkomsten verwerkt naar aanleiding van de facturen. Als er voldoende informatie op de factuur stond om te kunnen betalen dan werden die gegevens in het systeem gezet zodat we de zorgverlener konden betalen. In de portal hebben wij in deze gevallen een factuur beschikbaar gesteld in plaats van de zorgovereenkomst. Deze werkwijze vervalt per 1 november 2015.

Wat is een zorginhoudelijke beoordeling? De gemeente bepaalt zelf de inhoud van de zorginhoudelijke beoordeling, rekening houdend met het overgangsrecht, wanneer dat van toepassing is. Als de overeenkomst zorginhoudelijk akkoord is, moet het maximum uurtarief dat uit het PGB betaald mag worden in het beoordelingsscherm ingevuld worden. Daarna kan de knop akkoord worden gekozen. Als de overeenkomst door de gemeente moet worden afgekeurd kiest u voor de knop ‘afkeuren’. De gemeente informeert de budgethouder over het afkeuren van de overeenkomst. In het geval van een afgekeurde zorgovereenkomst wordt de zorgverlener niet uitbetaald.

11

Hoe werkt het maximumtarief? Het maximumtarief wordt vastgesteld door de gemeente of het zorgkantoor en is het bedrag dat er maximaal per uur uit het PGB mag worden betaald. Het maximumtarief kan verschillen per zorgsoort of grondslag PGB. Als het maximumtarief lager is dan het loon of de vergoeding die de budgethouder en zorgverlener samen hebben afgesproken kan de budgethouder: -

óf een lager uurloon doorgeven (de zorgverlener moet hier ook mee akkoord zijn)

-

of het benodigde extra bedrag om een maandbetaling te kunnen doen bij de SVB vrijwillig bij te storten.

Onderneemt de budgethouder niets, dan wordt er niet uitbetaald aan de zorgverlener.

Als gemeente passen we voor 1 januari al onze tarieven aan, dit heeft ook consequenties voor onze maximumtarieven. Wie gaat dit aanpassen en hoe? De gemeente is verantwoordelijk voor het maximumtarief en ook voor de eventuele aanpassing hiervan. Een wijziging kan op ieder moment doorgegeven worden via de portal Mijn PGB voor gemeenten (bij de zorgovereenkomst van een budgethouder), en gaat in op de eerste van de volgende maand.

Hoe kan een budgethouder een vrijwillige storting doen en wat zijn de regels? Bij een vrijwillige storting vult de budgethouder zelf het budget aan. Dit kan wanneer er een budgettekort is, wanneer er extra zorg nodig is of wanneer het afgesproken uurtarief boven het maximumtarief komt. Voordat de budgethouder een vrijwillige storting doet, moet hij of zij contact opnemen met de SVB. Aan een vrijwillige storting is een aantal regels verbonden, een vrijwillige storting mag: 

Alleen worden gebruikt voor extra zorg of duurdere zorg die in overeenstemming is met de zorg die in de goedgekeurde zorgovereenkomst staat.



Alleen door de budgethouder (of de wettelijke vertegenwoordiger) worden gestort. De storting mag niet hoger zijn dan het bedrag dat nodig is om de extra of duurdere zorg in te kopen en dit mag over een periode van maximaal 3 maanden. De budgethouder mag wel minder storten, maar niet meer.



Maximaal €15.000,- per budgetperiode zijn.

12

De SVB verwerkt de vrijwillige storting in de administratie. De budgethouder kan het bedrag daarna zien in Mijn PGB voor budgethouders. De duurdere of extra zorg wordt dan uit de vrijwillige storting betaald. De budgethouder krijgt geen rente over het gestorte bedrag en op verzoek van de Belastingdienst geven wij door welk bedrag er is gestort. Hoe wordt er omgegaan met de vrijwillige stortingen als er aan het einde van het jaar nog budget over is? Wannneer de budgethouder een vrijwillige storting heeft gedaan maar deze niet volledig heeft gebruikt wordt het teveel gestorte bedrag aan het eind van het jaar weer aan de budgethouder terug gestort.

13

Verantwoordingsvrij Bedrag (VVB) Moet het verantwoordingsvrije bedrag (VVB) opgegeven zijn? Als er sprake is van een VVB, dan moet dit door de gemeente aangegeven zijn in een toekenningsbericht (TKB). Voor alle overgangscliënten is dit verplicht, omdat zij recht hebben op het VVB. Voor de overige budgethouders is dit afhankelijk van het beleid van de gemeente. Voor 2016 vervalt het overgangsrecht en geldt het beleid van de gemeente. Heeft uw gemeente nog geen VVB doorgegeven? Dan is dit onderdeel van de herstelactie en kunt u hiervoor een herstelformulier gebruiken dat gecommuniceerd is door de VNG.

Kan het verantwoordingsvrije bedrag niet automatisch ingevoerd worden door de SVB? Omdat het VVB voor budgethouders die niet onder het overgangsrecht vallen verschilt per gemeente en per budgethouder kan de SVB niet automatisch deze bedragen opvoeren. Hiervoor zijn wij afhankelijk van de aanlevering van de gemeente. Bovendien is het bij de SVB niet bekend welke budgethouders er onder het overgangsrecht vallen en welke niet, daarom geldt bovenstaande voor alle budgethouders.

Wordt het VVB bij het budget opgeteld, of is het budget inclusief VVB? Het VVB is een onderdeel van het totale budget. Het wordt dus niet bovenop het budget geteld. Budgethouders mogen hier ook zorg van inkopen. In dat geval hoeft het dus niet apart gedeclareerd te worden. Hier is de budgethouder vrij in. Budgethouders kunnen het VVB opvragen via een speciaal declaratieformulier dat te vinden is op de website voor budgethouders: www.svb.nl/pgb.

Hoe kan ik zien voor welke budgethouder er een VVB is geregistreerd? In Mijn PGB voor gemeenten (de web portal van de SVB) zijn deze gegevens inzichtelijk. Dit kunt u vinden bij ‘verantwoording per budgethouder’: hier is per budgethouder de hoogte van het VVB terug te vinden met daarbij het saldo en wat er eventueel al is opgenomen van het VVB. Ook op lijstniveau is het terug te vinden voor alle budgethouders van uw gemeente, via ‘verantwoording op datum’. Bij het uitdraaien van het Exceloverzicht is een kolom ‘Verantwoordingsvrij Bedrag’ toegevoegd.

14

Als een budget minder dan een jaar loopt, hoe moet dan het VVB berekend worden? Wanneer de budgetperiode minder dan een jaar is dan berekent u het VVB naar rato. Als voorbeeld: wanneer een gemeente voor een jaarbudgetbudget van €10.000,- een VVB van €100,toekent dan is het budget voor een half jaar €5.000,- met een VVB van €50,-

15

Overige vragen Soms zien we bij een budgethouder wel loonstroken staan maar vinden er geen betalingen plaats, hoe kan dit? Dit is mogelijk wanneer een budgethouder een arbeidsovereenkomst met zijn/haar zorgverlener heeft, én de salarisadministratie via de SVB heeft lopen. De budgethouder is, als volledig werkgever, verplicht om maandelijkse loonstroken te genereren. Maar zodra het geregistreerde budget op is, betalen we niet meer uit. De budgethouder heeft als werkgever echter wel een betalingsverplichting en zal de zorgverlener moeten blijven doorbetalen.

De SVB heeft een minimumloon actie gehouden. Wat houdt deze actie precies in en wat is de rol van de SVB? Het minimumloon wordt twee keer per jaar (op 1 januari en op 1 juli) conform de wetgeving opgehoogd. De SVB past dit automatisch aan bij arbeidsovereenkomsten. Bij grote verschillen tussen het opgegeven loon en het minimumloon neemt de SVB contact op met de budgethouder.

Hoe gaat de verrekening met betrekking tot de ambtshalve budgetten? Dit is momenteel een belangrijke vraag die op tafel ligt. Hier is de keten nog over in overleg. Zodra hier meer duidelijk over is zal de VNG de gemeenten hierover informeren.

Hoe kom ik als gemeentemedewerker aan de juiste informatie? Nieuwsberichten zijn zowel zichtbaar op de homepage van de web portal Mijn PGB voor gemeenten als op de website voor gemeenten svb.nl/gemeente. Op deze website kunt u zich ook inschrijven voor onze nieuwsbrief waarmee u op de hoogte blijft van het laatste nieuws. Door op deze link te klikken kunt u zich rechtstreeks aanmelden voor de nieuwsbrief.

Wanneer moet een budgethouder een nieuwe zorgovereenkomst insturen en wanneer volstaat een wijzigingsformulier? Bij een zorginhoudelijke wijziging (wijziging van werkzaamheden, van de zorgverlener of wijziging qua wet (bijvoorbeeld van WMO BG naar WLZ)) wordt er een nieuwe zorgovereenkomst opgevraagd bij de budgethouder. In alle andere gevallen volstaat een wijzigingsformulier. Deze zal dan ook niet via Mijn PGB voor gemeenten worden voorgelegd aan de gemeente voor een zorginhoudelijke beoordeling.

16

Mogen we budgethouders verplichten om een uurloon af te spreken? Budgethouders vallen vanaf 1 januari 2016 onder de beleidsregels van de gemeenten. Wanneer het beleid van de gemeente is dat een maandloon niet is toegestaan, dan mag u een budgethouder dus verplichten om een uurloon te gebruiken. U kunt bij de overeenkomst zien of de budgethouder een uurloon of een maandloon heeft afgesproken. Wanneer is er duidelijkheid over terugbetaling van de overbesteding door VWS? VWS moet hier nog een besluit over nemen.

Hoe moeten we een verhuizing van een budgethouder doorgeven? Wanneer de budgethouder verhuist moet er door de “oude” gemeente een nieuwe TKB opgestuurd worden om het budget bij de oude gemeente te beindigen. De nieuwe gemeente moet dan een nieuw toekenningsbericht insturen voor het nieuwe budget.

In de werkinstructie rondom toekenningsberichten staat uitgelegd hoe een toekenningsbericht er uit moet zien bij verhuizen of overlijden.

Waarom wordt er helemaal niet uitbetaald als het maximumtarief overschreden wordt? De zorgverlener dient het volledig loon uitbetaald te krijgen. Dat is een afspraak die tussen budgethouder en zorgverlener is vastgelegd, en de SVB mag niet maar een gedeelte van het afgesproken loon uitbetalen.

Sommige gemeenten laten de SVB nog namens hen zorgovereenkomsten accorderen. We noemen dat automatisch accorderen. Waar moet de gemeente aangeven dat er niet meer automatisch geaccordeerd moet worden? Gaat dat dan ook per de eerste van de volgende maand in of is dat per direct? U kunt een mail sturen naar [email protected]. In uw mail geeft u aan per wanneer u het automatisch accorderen wilt stopzetten. Het is mogelijk om dit per direct stop te zetten.

17

Wie gaat er achter de correcte zorgovereenkomst aan? De SVB controleert de zorgovereenkomst arbeidsrechtelijk. Wanneer deze door de SVB akkoord is bevonden wordt de zorgovereenkomst aan de gemeente te accordering aangeboden. De gemeente dient de budgethouder op de hoogte te stellen van het niet accorderen van de zorgovereenkomst. De budgethouder kan dan wijzigingen aanbrengen en de vernieuwde zorgovereenkomst naar de SVB opsturen. De nieuwe zorgovereenkomst zal dan weer ter accordering worden aangeboden.

Kan het maximumtarief ook in een TKB worden gezet/ gewijzigd worden? Het maximumtarief kan niet in een TKB doorgegeven worden. Het maximumtarief wordt geregistreerd bij het accorderen van een zorgovereenkomst, en kan opgegeven worden per uurloonregel per zorgverlener. De gemeente is vrij om daar een vast tarief van te maken of dit per individueel geval te bepalen. Een TKB bevalt alleen de totale budgetinformatie.

Wat is een feestdagenuitkering? De feestdagenuitkering is een eenmalige betaling die een budgethouder aan zijn/haar zorgverlener kan betalen zonder dat er perse zorg is geleverd. De budgethouder vult hier een formulier voor in (deze is te vinden op de website voor budgethouders) . De regels voor het geven van een feestdagenuitkering verschillen per soort PGB. -

Bij een budget van de gemeente (WMO of Jeugdwet) is het afhankelijk van het gemeentelijke beleid. Budgethouders die vallen onder het overgangsrecht hebben het recht om hier gebruik van te maken.

-

Bij een budget van het zorgkantoor (WLZ) is een feestdagenuitkering altijd toegestaan.

-

Bij een budget uit de zorgverzekeringswet (ZVW) is géén feestdagenuitkering mogelijk.

Het is mogelijk dat een budgethouder de feestdagenuitkering uit meerdere budgetten betaalt. Dan verdeelt de SVB de feestdagenuitkering over de budgetten, dit kan worden aangegeven op het aanvraagformulier.

Valt de feestdagenuitkering onder het overgangsrecht? Ja, ook de feestdagenuitkering valt onder het overgangsrecht. Budgethouders met overgangsrecht hebben in 2015 de mogelijkheid om hun zorgverlener een feestdagenuitkering te geven. Een feestdagenuitkering is een bedrag van maximaal € 272,- per zorgverlener. Dit bedrag kan eenmalig betaald worden vanuit het budget, mits het budget nog toereikend is. 18

Hoe blijven we als gemeente op de hoogte van brieven die de SVB stuurt aan budgethouders? Algemene informatiebrieven die alle budgethouders ontvangen kunt u nalezen op de website voor gemeentemedewerkers,

www.svb.nl/gemeente,

in

de

nieuwsberichten.

Brieven

die

de

budgethouder over zijn eigen dossier krijgt kunt u niet nalezen, dit is een wens van gemeenten die wel bekend is bij de SVB. Er is nog niet in ketenverband besloten of we de brieven inzichtelijk maken voor gemeenten.

Vorig jaar hebben alle gemeenten het proceskeuzeformulier moeten invullen en insturen naar de SVB. Hierin moesten gemeenten o.a. aangeven of ze toestonden dat bemiddelingskosten, vaste maandlonen, reiskosten etc. uit het PGB betaald mocht worden. Wat is hier mee gedaan? Al snel bleek dat dat deze uitgevraagde keuzes onder het overgangsrecht vallen. Omdat de SVB niet weet of een budgethouder wel of niet onder het overgangsrecht valt én niet twee soorten beleid kan uitvoeren (enerzijds voor overgangsbudgethouders en anderzijds voor ‘nieuwe’ budgethouders), konden we deze proceskeuzes niet gebruiken. Er is nog niet bekend of we in 2016 opnieuw proceskeuzes zullen uitvragen per gemeente of dat de gemeente zelf deze beleidskeuzes meeneemt in haar controle op de zorgovereenkomsten en de bestedingen uit het PGB.

Hoe kan een budgethouder contact opnemen met de SVB? De budgethouder kan via drie wegen contact opnemen met de SVB. Via de mail, via de telefoon en middels de post. Telefonisch was de SVB een periode moeilijker bereikbaar. Het Servicecentrum PGB heeft momenteel verruimde openingstijden. Telefoon: 030 264 82 00 Werkdagen: 8.00-19.00 uur Zaterdag: 9.00-13.00 uur Zondag: gesloten Email: [email protected] Post: SVB Servicecentrum PGB Postbus 8038, 3503 RA Utrecht Website: svb.nl/pgb. Hier kan de budgethouder ook inloggen op Mijn PGB voor gemeenten

19

Hoe kan de gemeente contact opnemen met de SVB? Telefoon: 030 264 88 88 Werkdagen: 09.00 – 17.00 uur Email: [email protected] voor vragen op dossierniveau (klantvragen) en [email protected] voor alle andere vragen. Post: SVB Servicecentrum PGB, t.a.v. Relatiebeheer Postbus 8194, 3503 RD Utrecht Website: svb.nl/gemeente. Hier kunt u ook inloggen op Mijn PGB voor Gemeente.

20

Bijlagen - Schema proces overgangsrecht naar 2016 In bijgevoegd schema ziet u de belangrijkste deadlines voor de komende maanden voor zowel de gemeente als de budgethouder.

21

2