Aan de Gemeenteraad
reactie op Rekenkamerrapport "fout hout"
Stadsontwikkeling en beheer Projectenbureau (058) 233 4025 Van Doorn 15 mei 2007, verzonden:
Geachte Raad, Op 23 april jl. heeft de Rekenkamer ons een exemplaar van de rapportage naar het gebruik van “fout hout” toegezonden om ons in de gelegenheid te stellen een bestuurlijk reactie daarop te geven. De basis voor het onderzoek van de Rekenkamer is het door uw raad overgenomen en daartoe strekkende voorstel van de fracties van PAL/GL en SP van 27 november 2006. De Rekenkamer heeft uit dat voorstel als centrale vraag gedestilleerd: “Is de kaderstelling van de Raad te weten, het gebruik van FSC-gecertificeerd hout, voor de toekomst voldoende geborgd?”. Vervolgens heeft de Rekenkamer daaruit een 4-tal deelvragen geformuleerd. Bij een aantal passages en conclusies in het rapport willen wij een nadere toelichting of opmerking plaatsen, alvorens wij ingaan op aanbevelingen in de rapportage. Wij volgen daarin de structuur van de Rapportage. Deelvraag A: Er is sprake van getrapt opdrachtgeverschap; is bij iedere schakel het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en de eis van FSC-gecertificeerd hout geborgd? De Rekenkamer concludeert dat door de koppeling van de Koepelovereenkomst tussen gemeente en Vastgoed De Friese Wouden aan het kwaliteitsdocument, de eis van FSC-hout, ondanks dat sprake was van getrapte opdrachtverlening, geborgd was. Wel maakt de Rekenkamer met betrekking tot de selectie van de aannemer een aantal opmerkingen waarvan wij op twee de volgende reactie willen geven.
Blad 2
1. Naar de mening van de Rekenkamer wordt in het Verslag van overleg marktconforme prijs Blitsaerd d.d. 9 september 2002 de indruk gewekt, dat bij de opdeling in deelprojecten de drempelwaarde voor Europese Aanbesteding mede overweging is geweest. Naar onze mening is hier sprake van een onjuiste interpretatie van de feiten door de Rekenkamer. De suggestie die hiervan uitgaat, dat wij de Europese aanbestedingsregels hebben willen ontwijken resp. ontduiken door het knippen van het werk in deelopdrachten, bestrijden wij dan ook met kracht. Het plangebied is verdeeld in logisch te scheiden plandelen, waarbij alleen het deel dat planologisch onomstreden was (plandeel A) in ontwikkeling is gebracht. Plandeel B zal pas nader worden uitgewerkt als zekerheid bestaat over (o.a.) de secundaire ontsluiting van het plangebied. Deze projectfasering wordt juist ingebracht om een project beheersbaar te maken qua uitvoering, maar ook vanwege het risico op ingrijpende planwijziging (i.c. het oostelijk plandeel). Het is in projecten van dergelijke omvang gebruikelijk per logisch deelproject te ontwikkelen, (ter vergelijking: De Zuidlanden, waarin eerst deelplan Techum fase 1 wordt ontwikkeld, vervolgens Jabikswoude, etc.) Immers, doe je dat niet dan moet je een groot voorschot nemen op ontwikkelingen in de toekomst waarvan de aard van werkzaamheden en omvang niet voldoende omlijnd kan worden. Zonder dergelijke strakke afbakeningen is het schier onmogelijk om een aanbesteding over het gehele project te voeren. Kortom, het is niet knippen, maar een proces beheersbaar maken. Ter zake is het oordeel gevraagd van het gerenommeerde landelijk advocatenbureau Houthoff Buruma. Deze heeft aangegeven dat het verschil in hardheid van de plandelen maakt dat de plandelen apart kunnen worden beschouwd. M.a.w. het gehele bouw- en woonrijpmaken komt weliswaar boven het drempelbedrag, maar de onzekerheid over het al dan niet doorgaan van de overige plandelen maakt dat het nu vergeven werk los moet worden gezien van het totaal en derhalve onder het drempelbedrag blijft. Het laten lopen van een kans op een lagere prijs als gevolg van mogelijke concurrentievoordelen is dan ook niet aan de orde. 2. De andere opmerking van de Rekenkamer waarop wij willen reageren is die van de schijn van mogelijke belangenverstrengeling van de Wind Groep in de onderhandeling over een korting op de aanneemsom met de aannemer Van der Wiel. Er is strikt gehandeld conform de voorwaarden voor uitvoering zoals gesteld in de Koepelovereenkomst zoals die is vastgesteld door de Raad. De Wind Groep zou volgens de Rekenkamer niet onafhankelijk zijn bij het behartigen van de belangen van de PPS. Deze opvatting van de Rekenkamer
Blad 3
delen wij niet. De Wind Groep heeft geen aandelen relatie in Van der Wiel. De Wind Groep heeft als medeaandeelhouder belang bij een zo laag mogelijke aanneemsom. Bovendien voert een vennootschap van de Wind Groep de directie over de gezamenlijk onderneming Blitsaerd en heeft als zodanig zondermeer de plicht de belangen van de onderneming naar behoren te behartigen. Deze directie staat daarbij onder bijna volledig toezicht van de aandeelhouders. Deelvraag B: Is de informatie-uitwisseling en mandatering tussen de externen en de gemeente en binnen de gemeentelijke organisatie adequaat geweest opdat op het juiste niveau beslissingen konden worden genomen? De Rekenkamer concludeert dat er een adequate structuur voor informatie-uitwisseling tussen de PPS en de gemeente is, en dat de directievoerder Wind de gemeente steeds correct heeft geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot het hout. Intern (binnen ambtelijke dienst en richting college) is volgens de Rekenkamer niet adequaat gehandeld. De dreigende stagnatie is niet in een verantwoordingsdocument gemeld. De beslissing om door te gaan met een alternatief is zonder ruggespraak met de directie en/of wethouder genomen. De raad is daardoor niet geïnformeerd over de dreigende stagnatie, noch over de keuze voor een alternatief voor FSC-hout. Deze constatering van de Rekenkamer is correct. Wij delen de conclusie van de Rekenkamer dat het besluit om tot gebruik van alternatief hout over te gaan, niet op het juiste niveau genomen is. Dit is het gevolg geweest van een onjuiste inschatting van met name de politieke implicaties van het niet leverbaar zijn van FSC-gecertificeerd hout. Wij zijn het niet eens met de toonzetting van de conclusie van de Rekenkamer dat men het “ambtelijk niet nodig achtte” om wethouder Waanders te informeren over het feit dat de verwachte certificering niet in de tweede helft van 2006 heeft plaatsgevonden, waardoor wethouder Waanders haar “aan de raad gedane toezegging” niet heeft kunnen nakomen. Uit de toonzetting zou kunnen blijken dat hier sprake is van een bewuste onthouding van informatie door de betrokken accountmanager. Naar onze overtuiging is daarvan geen sprake. De behandeling in uw commissie stadsontwikkeling en raad heeft geleid tot de onderzoeksopdracht aan de Rekenkamer, echter niet tot stopzetting van de levering van het bestelde hout. Aangezien duidelijk was dat het bestelde hout zelf niet alsnog de certificering zou kunnen krijgen is het verdere verloop van het proces van certificering van de houtproductiegebieden niet meer actief gevolgd. Een nieuwe bestelling is immers pas aan de orde als plandeel B
Blad 4
zal worden aangelegd. Zo is het ook met uw Raad afgesproken, zowel mondeling als schriftelijk in reactie op vragen. Wethouder Waanders heeft geen toezegging gedaan over de datum van certificering van het productiegebied. Zij heeft slechts melding gemaakt van de toentertijd gerechtigde verwachting dat de certificering in de 2e helft van 2006 afgerond zou worden. Toegezegd is dat in de volgende fase wel FSC-hout zal worden toegepast. Deelvraag C: Toen FSC-gecertificeerd hout niet leverbaar was en gekozen werd voor een alternatief, voelden concurrerende houtleveranciers zich benadeeld; was dit terecht en zoja, kan dit de gemeente verweten worden? De conclusies van de Rekenkamer ten aanzien van deze vraag delen wij grotendeels. Ten aanzien van het niet verzilveren door de PPS van een lagere prijs voor niet gecertificeerd FSC-hout, merken wij op het volgende op. Het opgestelde bestek is door de aannemer aangenomen voor een vaste prijs. Dat wil zeggen dat er geen verrekening plaatsvindt van meer/minder werk, behoudens bij zeer forse wijzigingen in het plan. Vanuit een financieel risicobeheer heeft een dergelijk prijsafspraak grote voordelen. Gelet op de aanzienlijke prijsstijgingen van de houtprijzen tussen 2002 (aanneemcontract) en 2005 (bestelling hout) is geoordeeld dat eventuele prijsvoordeel van niet gecertificeerd hout, binnen de vaste prijs afspraak valt, ter compensatie van het ondernemingsrisico van de aannemer. Deelvraag D: Welke aanbevelingen volgen uit de gang van zaken bij de walbeschoeiing van Blitsaerd? De Rekenkamer komt tot 4 aanbevelingen. Per aanbeveling geven wij onze reactie. 1. Verduidelijk wie, wanneer, waarover mag beslissen door middel van het vastleggen van structuren, bevoegd- en verantwoordelijkheden Naar onze mening zijn de structuren, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende vastgelegd in mandaatoverzichten, projectplannen en samenwerkingsovereenkomsten. Uit de rapportage van de Rekenkamer blijkt volgens ons ook niet dat daaraan iets schort. Feitelijk is door de betrokken accountmanager weliswaar de keuze voor het gebruik van alternatief hout niet op het juiste niveau neergelegd, maar de beslissing zelf is na professioneel onderzoek en afweging genomen. Er is kritisch gereageerd op de melding dat het FSC-hout niet geleverd kon worden en zoals de
Blad 5
Rekenkamer zelf concludeert is de gemeente voldoende nagegaan of elders FSC-hout beschikbaar was. Wat niet goed is beoordeeld is de mate van afwijking van de door uw Raad gestelde kaders. In de door ons voor projecten gehanteerde kaders is wel vastgelegd dat afwijkingen van de gestelde kaders door projectleiders en accountmanagers gemeld horen te worden aan opdrachtgever en portefeuillehouders. Uitbreiding van regels en structuren op dit punt van politieke gevoeligheid is lastig. Wij zijn van mening dat de intern geldende regels en afspraken over rapportageverplichtingen met betrekking tot afwijkingen van kaders ruim voldoende zijn. Er is hier sprake geweest van een inschattingsfout. Wij hebben de interne opdrachtgever geïnstrueerd hierop nog attenter te zijn. 2. Veranker de projectverantwoording binnen de gemeente over PPS-structuren steviger door een vaste overlegstructuur, waarbij in een regelmatig overleg met de interne opdrachtgever alle relevante aspecten aan de orde komen. De verantwoording over PPS-structuren loopt mee in de vaste cyclus van de verantwoording over de majeure projecten. Dat betekent 3x per jaar formele rapportagegesprekken, waarin o.a. voortgang, risico’s en verdere planning aan de orde komen, worden gehouden. Daarnaast vinden, minder gestructureerd (onvoorziene omstandigheden, afwijkingen, risico’s etc), overleggen plaats tussen accountmanager en opdrachtgever en als daartoe aanleiding is tussen accountmanager en portefeuillehouder. 3. Werk (verder) aan een interne cultuur binnen de gemeente waarbij politieke gevoelige zaken herkend en erkend worden. Hierbij dienen de collegeleden het goede voorbeeld te geven. Aan het eerste deel van deze aanbeveling wordt al steeds aandacht besteed in werkoverleggen en bij de instructies voor het opstellen van beleidsstukken. Het tweede deel van de aanbeveling, dat de collegeleden hierin (herkenning van politieke gevoeligheden) het goede voorbeeld dienen te geven, achten we buiten de orde van dit rapport. De rapportage geeft geen enkele aanleiding om deze ‘aanbeveling’ te doen. 4. Besteed meer aandacht aan haar onderhandelingspositie met marktpartijen. Wij doelen hier met name op de rol van Wind Management BV. Onderhandelingsposities in onze relatie met marktpartijen hebben continu onze aandacht. Over de rol van Wind Management BV en de door de Rekenkamer veronderstelde
Blad 6
schijn van belangenverstrengeling verschillen wij van mening met de Rekenkamer, zoals wij in de beantwoording van deelvraag A hebben aangegeven.
Hoogachtend,
burgemeester en wethouders van Leeuwarden,
burgemeester,
secretaris,
