Rapportage Amfortas
Bike4School Verbeteren van de toegang tot onderwijs in Kenia en Oeganda
1
Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................... 1 Activiteiten .............................................................................................................................................. 3 Lessons learnt .......................................................................................................................................... 6 Financiën ................................................................................................................................................. 8
2
Activiteiten In 2013 heeft CooP-Africa de volgende activiteiten uitgevoerd in Kenia / Oeganda voor het Bike4School programma: 1. Promotie van het Bike4School programma In 2012 zijn de scholen in de omgeving van de partnerorganisaties in Kenia en Oeganda reeds benaderd over het programma. De scholieren kunnen zich aan het begin van het schooljaar opgeven om deel te nemen aan het programma en een fiets te kopen op afbetaling. De eerste weken/maanden sparen zij voor de aanbetaling. In de resterende maanden tot het eind van het schooljaar betalen zij de fiets grotendeels af. Als aan het eind van het jaar blijkt dat hun schoolresultaten en aanwezigheid (incl. op tijd zijn) is verbeterd, ontvangen zij een voucher voor een deel van het schooljaar in het erop volgende jaar. In feite krijgen zij dan dus een deel van de prijs van de fiets terug. Dit noemen wij het perform-to-own principe, waarin een deel van de fiets wordt “betaald” door goed te presteren op school. Ondanks dat de fietsen begin 2013 nog niet geleverd waren ging de promotie op de scholen door om de leerlingen bekend te maken met de mogelijkheid van het verkrijgen van een fiets. Dit is onder andere gedaan dmv spandoeken en posters op scholen. 2. Levering van de fietsen aan Kenia In juni 2013 zijn de bestelde fietsen geleverd. Doordat de partnerorganisatie in Kenia een volledige container fietsen in een keer heeft afgenomen, was het mogelijk om afspraken met de fabrikant te maken over de branding van de fietsen en de prijs. Dit betekende wel dat er in een keer bijna 800 fietsen aangekocht moesten worden. De fietsen zijn geleverd in Knock Down Kits oftewel compleet geassembleerd in dozen van 4 fietsen (iedere spaak en iedere moer los in de doos) en zijn opgeslagen op de beveiligde compound van de partnerorganisatie in Kisumu Kenia. 3. Levering van de fietsen aan Oeganda Het proces met zowel de Keniaanse als Oegandeese autoriteiten om de fietsen van Kenia naar Oeganda te krijgen bleek nog niet zo eenvoudig. De ramingen van verschillende instanties en clearing agents liepen sterk uiteen van 50% tot 175% van de kosten van de fiets(!), en waren allen “onder voorbehoud” (lees: het kan in de praktijk nog alle kanten op). Onze partnerorganisatie in Oeganda heeft daarom reeds aan het begin van het jaar een proces ingezet om belastingvrijstelling te krijgen voor het importeren van fietsen. Ze worden immers gebruikt voor de benefit van de community. Ondanks het op afroep leveren van verschillende documenten aan de betrokken autoriteiten en het verschijnen voor commissies, werd het hoe verder het jaar vorderde, hoe meer het onzeker werd of de belastingvrijstelling wel gegeven zou worden. Zeker ook toen er in de krant verscheen dat de budgeten van de verschillende ministeries halverwege het jaar al uitgeput waren. De aanvraag werd eerst ingediend bij het ministerie van gender, daarna bij educatie. (Het bleek dat daar waar belastingvrijstelling wordt gegeven, het betreffende ministerie dat de vrijstelling verleend wel het “misgelopen” bedrag van hun eigen budget af moet trekken.) Ondertussen waren er wel al fietsen nodig in Oeganda voor het Bike4School programma. Dat heeft ons doen besluiten om eerst een klein aantal op transport
3
te zetten en zo tevens de proef op de som te nemen voor wat betreft er bij de grens aan kosten in rekening wordt gebracht. Met de ervaring van de kleine lading op de pick-up, hebben we ervoor gekozen om voordat we een grote lading de grens over brengen eerst het eindoordeel hebben van de belastingvrijstelling en meer duidelijkheid te krijgen over de officiële kosten die gepaard gaan met de grensovergang. In de tussentijd rijdt de programma manager van CooP-Africa maandelijks tussen Kisumu (Kenia) en Jinja (Oeganda) voor de begeleiding van de lokale coördinatoren van de verschillende projecten. Zij heeft aangeboden om steeds een aantal fietsen mee te vervoeren naar Oeganda (in private auto is het legaal en kosteloos om enkele fietsen de grens mee over te nemen), totdat er een andere oplossing is. Eind 2013 hebben we gehoord dat de belastingvrijstelling definitief is afgewezen. Daarom is er besloten om een truck met 150 fietsen de grens over te brengen met alle formaliteiten van dien en € 7.500 aan kosten. 4. Eerste ronde fietsenuitgifte Kenia Na levering van de fietsen aan Kenia, is de assemblage gestart van fietsen voor het Bike4School programma in Kenia. Afspraak met de lokale partnerorganisatie was om ervoor te zorgen dat een getrainde fietsenmaker de fietsen zou assembleren. We kwamen er echter tijdens het assemblageproces achter dat de lokale coördinator handelde vanuit een kostenoverweging en zo een niet door onze partnerorganisatie getrainde fietsenmaker maar een goedkopere fietsenmaker had ingehuurd. Een vanuit kostenoverwegingen begrijpelijke keuze, maar de kwaliteit van de fietsenmaker was onvoldoende waardoor uiteindelijk er juist meer kosten gemaakt moesten worden. De fietsenmaker was namelijk niet gewend aan het spaken van dit type fiets, alleen aan de Indische goedkopere variant. In die variant staan de spaken minder schuin in de velg, waardoor er ook kortere spaken gebruikt worden. In het type fiets waar wij mee werken is gekozen voor een sterker wiel waarin de spaken schuiner staan en dus ook langer zijn. De fietsenmaker heeft daarom de (lange) spaken per ongeluk minder schuin in de velg gezet en ter hoogte van de velg afgeknipt (met uitstekende puntjes ter hoogte van de binnenband tot gevolg). Uiteraard is de fout hersteld en zijn nieuwe spaken (en een nieuwe fietsenmaker) aangerukt. Ondanks dat de fietsen midden in het schooljaar geleverd zijn, en de eerste ronde fietsenuitgifte daardoor niet geheel parallel kon lopen aan het schooljaar, is er toch gekozen om zsm fietsen uit te geven zodat het programma goed van start kan gaan. Echter, toen de fietsen geleverd en geassembleerd waren brak in Kenia een periode aan waarin docenten staakten. Dit leverde ruim een maand vertraging op voor het Bike4School programma in Kenia. Tijdens de staking is de lokale coördinator wel op de scholen geweest maar kon daar weinig uitrichten omdat die vrijwel verlaten waren. Na de staking is alsnog met de programmering gestart. Er zijn aan 57 leerlingen in Kenia fietsen overhandigd. Uit de baseline informatie blijkt dat zij ’s ochtends er gemiddeld 67 minuten over doen om naar school lopen. 5. Eerste ronde fietsenuitgifte Oeganda De assemblage in Oeganda verliep vanaf het begin foutloos. Alleen de toevoer van fietsen naar Oeganda verliep in matige snelheid, waardoor de uitgifte niet parallel kon lopen aan het schooljaar. Omdat de fietsen pas in de tweede helft van het schooljaar zijn overhandigd, liep de termijn waarover de leerlingen de fiets betaalden niet gelijk aan het schooljaar maar was die
4
gecomprimeerd tot enkele maanden. De betalingen volgden elkaar daardoor in rap tempo op, waardoor het voor sommige leerlingen lastig was het bedrag bij elkaar te brengen. Voor de financiële administratie van de betalingen wordt samengewerkt tussen de aangewezen Bike4School patron op de scholen en de Bike4School coördinator van het programma. Hierbij verzorgt CooP-Africa coaching in het implementeren van de toolkit. Er zijn aan 87 leerlingen in Oeganda fietsen overhandigd. Uit de baseline informatie blijkt dat zij ’s ochtends er gemiddeld 40 minuten over doen om naar school lopen.
5
Lessons learnt In het eerste jaar van dit project, zijn er verschillende lessen geleerd: 1.
(Promotie van het Bike4School programma In de promotie van het Bike4School programma is gebleken dat je afspraken kunt maken met scholen, maar het zijn uiteindelijk de leerlingen/ouders die de verplichting aan gaan, dus het is extra belangrijk om die juist te bereiken in de promotie van het programma.
2. Levering van de fietsen aan Kenia De keuze van de partnerorganisatie om de fietsen in bulk aan te schaffen is in overleg met CooPAfrica gemaakt en de voordelen wegen nog steeds op tegen de nadelen. Echter, een geleerde les is dat de consequentie hiervan is dat het financieel en liquiditair complex in elkaar steekt, omdat de totale container vooraf aan de leverancier betaald moet worden. Het is allemaal wel mogelijk, maar levert ons als tussenpartij extra administratie op omdat we geld moeten vrijmaken (“uitlenen”) voordat het ingezameld is. 3. Levering van de fietsen aan Oeganda Bij een pick-up truck met 5 reeds geassembleerde fietsen werd onderweg iedere paar kilometer door traffic police aangehouden voor inspectie. Omdat er vooraf was afgesproken dat er geen mensen zouden worden omgekocht, blijk het vervoer veel tijd in beslag te nemen. Bij de road blocks werd de truck steevast aangehouden. Omdat de documenten in orde zijn, is er formeel geen reden om een boete op te leggen. Echter, de agenten kwamen met allerlei redenen waarom zij vonden dat de truck toch even aan de kant moest, soms voor enkele uren, wachtende op een kitu kidogo oftewel wat klein geld zodat de truck weer eerder door zou mogen. Bij de grens bleek het zo’n onduidelijk proces waarbij iedere officer van de Keniaanse en Oegandeese belastingdienst weer een compleet andere kostenplaatje maakte, en heeft de truck zoveel vertraging opgelopen dat onze partnerorganisatie uiteindelijk heeft besloten mensen in te huren die de fietsen fietsend de grens over brachten. De grensformaliteiten hebben dus meer haken en ogen dan we vooraf rekening mee hadden gehouden. De strategie is om komend jaar ook de Nederlandse ambassade in Kampala erbij te betrekken om de formaliteiten vlot te trekken. Tevens beraden we ons op de mogelijkheid om in een ander project zelf fietsen te gaan produceren in Oeganda. Waarbij de kosten die de fietsen in het huidige programma met zich meebrengen een belangrijke factor zijn in de haalbaarheidbepaling. 4. Eerste ronde fietsenuitgifte Kenia en Oeganda In het opzicht van het conceptualiseren van het programma is het goed dat door de late start van de eerste uitgifte er slechts aan een kleine groep in 2013 een fiets is overhandigd. Tijdens de implementatie van deze relatief kleine groep, bleek de financiële administratie die in de toolkit was uitgewerkt te omvangrijk. Er zijn speciale bonnenboekjes gedrukt voor zowel de patron als de coördinator, zodat elke transactie met bonnen worden ondersteund. Dus bij betaling van leerling aan patron een kopie voor leerling, patron en CooP-Africa programma manager, en bij betaling van patron aan coördinator een kopie voor patron, coordinator en CooP-Africa programma manager. De tijd die in de financiële administratie gaat zitten heeft vooral te maken met het herleiden van de betalingen. Over betalingen van leerlingen aan patron bestaat geen onduidelijkheid omdat duidelijk is wie welke termijnen betaald voor welke fiets. Maar vooral bij betalingen van de patron aan de coördinator, waarin veelal betalingen van verschillende
6
termijnen van verschillende leerlingen in een keer wordt verrekend ontstaat onduidelijkheid wie welke betaling doet. Uiteindelijk is het gelukt om het hele plaatje helder in beeld te brengen van welke leerling wanneer welke termijn(en) heeft betaald aan de patron en wanneer welke betalingen zijn doorgegeven aan de coördinator, maar dit proces heeft meer tijd en energie gekost dan vooraf ingeschat. Ook werd hiermee duidelijk dat dit niet mogelijk is om voor een grotere groep op deze manier te doen. Voor het volgende jaar is daarom gekozen voor een vereenvoudiging van het concept: leerlingen betalen een bedrag als aanbetaling (niet in termijnen) en op basis van goede resultaten krijgen ze een kleine incentive aan het eind van het jaar terug.
7
Financiën De € 12.500 die CooP-Africa heeft ontvangen van Amfortas is besteed aan het toerusten van 115 scholieren. Amfortas betaalde € 105,85 mee aan de fiets en alle ondersteunende activiteiten. De scholieren betalen omgerekend ongeveer 41% van de marktprijs: +/- € 47,90 (marktwaarde van de fiets is € 117,40). De scholieren krijgen als incentive aan het einde van het schooljaar een voucher van € 8,75. Uiteindelijk betalen de scholieren dus € 39,15 mee aan de fiets en de training (incl. t-shirt, reflecterende jas e.d.).
Amfortas Aanbetalingen scholieren Performance voucher
€ 105,85 € 47,90 + € 8,75 – € 145,00
Prijsopbouw van een fiets in Bike4School (incl. alle ondersteunende activiteiten) Prijs per fiets uit container1: € 97,50 Assemblage per fiets: € 3,00 Transport per fiets: € 5,00 Belasting per fiets: € 15,00 2 Training per scholier : € 17,50 Organisatie: € 7,00 € 145,00
1 2
In een container fietsen zitten 776 fietsen en kost omgerekend ongeveer € 95.000. Training voor fietsonderhoud en verkeersveiligheid incl. t-shirt, reflecterende jas en reparatiehandleiding
8
9
