Rapport Onderzoek Alphen aan den Rijn

Rapport Onderzoek Alphen aan den Rijn

Datum

17 november 2008

Aan

Het College van B&W, gemeente Alphen aan den Rijn

Van

J. ten Wolde RA, Directeur BING

Inhoudsopgave 1.

BING

3

2.

Aanleiding en doel van de opdracht

3

3.

Door BING verrichte werkzaamheden

4

4.

Deposito bij Landsbanki

4

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

4 4 5 5 6

Aanleiding deposito Offertes Keuze Problemen Landsbanki Vervolgstappen

5.

Gestelde kaders

6

6.

Treasurystatuut

7

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

7 7 7 8 8 8 8

7.

Handelingen in relatie tot gestelde kaders 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9

8.

Uitgangspunten risicobeheer Renterisicobeheer Koersrisicobeheer Kredietrisicobeheer Intern liquiditeitsrisicobeheer Saldo- en liquiditeitenbeheer Administratieve organisatie en interne controle

Algemeen Kredietwaardigheid Landsbanki Offertes Keuze Landsbanki Renterisico- en liquiditeitsrisicobeheer Mandatering Verantwoording Interne controle Externe accountant

8 8 9 9 10 10 11 11 11 12

Aanpassing Treasurystatuut

12

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

12 12 12 13 13

Risicospreiding Limietbedragen Rating Afstemming met Mandaatbesluit Terminologie

9.

Conclusie

13

10.

Tot slot

14

Bijlage 1 - Brief aan de gemeenteraad, inclusief het Treasurystatuut van de gemeente Alphen aan den Rijn Bijlage 2 – Financiële verordening gemeente Alphen aan den Rijn Bijlage 3 – Mandaatbesluit 2006 Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 2

Gemeente Alphen aan den Rijn Het College van B&W Postbus 13 2400 AA ALPHEN AAN DEN RIJN

Amersfoort, 17 november 2008

Betreft: Rapportage gemeente Alphen aan den Rijn

Geacht College, Op uw verzoek hebben wij een onderzoek verricht. De opdracht voor het onderzoek is vastgelegd in een opdrachtbevestiging d.d. 3 november 2008. Hierbij rapporteren wij onze bevindingen.

1.

BING

BING biedt Nederlandse gemeenten gespecialiseerde adviesexpertise en onderzoeksexpertise aan. Het bureau richt zich daarbij exclusief op de gemeenten, wat borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden. BING is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

2.

Aanleiding en doel van de opdracht

De gemeente Alphen aan den Rijn heeft liquide middelen uitgezet door middel van een deposito bij Landsbanki te Amsterdam, een bank waarvan het hoofdkantoor is gevestigd te IJsland. Zoals bekend hebben de IJslandse banken solvabiliteitsproblemen en liquiditeitsproblemen. Het risico is aanzienlijk dat de middelen als verloren moeten worden beschouwd. Uw college heeft besloten opdracht te verlenen tot een onderzoek naar het handelen met betrekking tot het IJslandse deposito. Het onderzoek is gericht op beantwoording van de vraag of is gehandeld binnen de gestelde kaders voor het liquiditeitenverkeer en of het Treasurystatuut naar de toekomst toe bijstelling behoeft.

Bureau Integriteit BV Van Boetzelaerlaan 34 3828 NS Amersfoort T 033 24 74 300 F 033 24 74 301 [email protected] www.bureauintegriteit.nl Ingeschreven in het handelsregister onder nummer 32104160 Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 3

3.

Door BING verrichte werkzaamheden

Wij hebben onder meer de volgende werkzaamheden verricht: 1. Voorschriften en procedures geïnventariseerd; 2. De feitelijke gang van zaken onderzocht; 3. Interviews met direct betrokkenen gehouden, te weten: − − − − − − −

4.

De unitleider Staf BMF, tevens waarnemend leidinggevende financieel beleid; De treasurer De directiecontroller BMF; De directeur BMF; De verantwoordelijke portefeuillehouder; De externe accountant; Het voormalig hoofd Financiën.

Deposito bij Landsbanki

In deze paragraaf worden de feiten besproken die relevant zijn met het oog op de onderzoeksvraag. Aangezien er geen sprake was geweest van een deposito van € 3 mln. als er geen kasgeldlening van € 8 mln. was afgesloten, wordt in dit hoofdstuk het afsluiten van deze kasgeldlening zijdelings betrokken in onze bevindingen. 4.1 Aanleiding deposito Op 27 augustus 20008 wordt de treasurer van de gemeente Alphen aan den Rijn benaderd door geldmakelaar Wallich & Matthes. Deze biedt een kasgeldlening van € 8 mln. aan voor een looptijd van vier maanden, tot 9 januari 2009. De treasurer heeft op dat moment slechts behoefte aan een financiering van € 5 mln. De aanbieder wil echter alleen het hele bedrag in de markt brengen. Omdat de treasurer van de gemeente Alphen aan den Rijn - volgens zijn verklaring - anderhalve maand later, op 10 oktober 2008, wel weer behoefte heeft aan financiering (een herfinanciering van een bestaande kasgeldlening van € 15 mln.), neemt hij het aanbod in overweging. Twee factoren spelen daarbij voor hem een rol. Deze factoren zijn mede gebaseerd op de geldende rentevisie. Ten eerste is op dat moment de verwachting bij de treasurer dat de rentetarieven zullen gaan stijgen. Ten tweede is het volgens de treasurer aan het einde van het jaar duurder om geld aan te trekken. Daardoor is het volgens de treasurer aantrekkelijk om op dat moment reeds deze financiering af te sluiten. Het geld dat hij op dat moment nog niet nodig heeft, kan hij door middel van een deposito voor korte tijd wegzetten. Een deposito is voor de gemeente niet een instrument dat vaak wordt gebruikt voor het wegzetten van gelden. De laatste keer dat de gemeente Alphen aan den Rijn gebruik heeft gemaakt van een deposito was in 2005 (één keer). Ook in 2004 is er één keer gebruik gemaakt van een deposito. 4.2 Offertes Alvorens een aanbieding te accepteren, vraagt de treasurer conform wet- en regelgeving via tussenpersonen twee concurrerende offertes op (waarvan zoals verplicht één bij de BNG) voor een kasgeldlening van € 8 mln. Ook vraagt hij offertes op voor het wegzetten in een deposito van de € 3 mln. van 27/28 augustus tot 10 oktober 2008.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 4

De treasurer ontvangt op 27 augustus 2008 de volgende offertes voor een kasgeldlening van € 8 mln. met een looptijd van 134 dagen:

• Wallich & Matthes: geldverstrekker Gemeente IJsselstein, rente 4,72%, rentebedrag € 140.551,11, provisie € 595,56 rentelasten inclusief provisie € 141.146,67

• AFS Moneybroker: geldverstrekker onbekend, rente 5,04%, rentebedrag € 150.080,00, provisie € 297,78, rentelasten inclusief provisie € 150.377,78

• Bank Nederlandse Gemeenten: rente 5,12%, rentebedrag € 152.462,22, provisie 0,00 Rentelasten inclusief provisie € 152.462,22 Voor het uitzetten van € 3 mln. in een deposito voor een looptijd van 43 dagen, ontvangt de treasurer via tussenpersonen de volgende offertes:

• Wallich & Matthes: geldneemster Landsbanki, rente 4,90%, rentebedrag € 17.588,33, • •

provisie € 71,67 Renteopbrengst minus provisie € 17.486,66 Intercessie: geldneemster SNS Reaal, rente 4,60%, rentebedrag € 16.483,33, provisie € 35,83 Renteopbrengst minus provisie € 16.447,50 Bank Nederlandse Gemeenten: rente 4,18%, rentebedrag € 14.978,33, provisie 0,00 Renteopbrengst minus provisie € 14.978,33

4.3 Keuze De treasurer kiest op 27 augustus 2008 ten aanzien van beide offertes voor Wallich & Matthes, aangezien deze aanbiedingen het meeste rendement opleveren. Alvorens akkoord te gaan, wordt de kredietwaardigheid van Landsbanki gecheckt. Die blijkt op dat moment te voldoen aan het gestelde in de wet Fido en het Treasurystatuut, te weten een A-rating. De treasurer gaat daarom in op de aanbieding van Wallich & Matthes voor het opnemen van een kasgeldlening van € 8 mln. (van 28 augustus 2008 t/m 9 januari 2009) en het uitzetten van een deposito ter waarde van € 3 mln. bij Landsbanki (van 28 augustus 2008 t/m 10 oktober 2008). De treasurer maakt daarna een document van de transactie op, dat hij laat tekenen door het hoofd afdeling Financiën. De treasurer zet bij zijn eigen paraaf de datum van tekening. Hij verklaarde dat hij daarbij abusievelijk de verkeerde datum heeft aangetekend, te weten 28 augustus 2008 in plaats van 27 augustus 2008. In het document wordt aangetekend dat de nieuwe verplichtingen geen problemen vormen voor de geldende kasgeldlimiet van € 17 mln. Op dat moment is er nog geen informatie voorhanden dat Landsbanki in problemen verkeert. De directie van de gemeente en de wethouder worden op dat moment niet op de hoogte gesteld van de afgesloten kasgeldlening en het deposito. Een dergelijke communicatie is niet noodzakelijk gezien de mandatering en voorschriften. Op 28 augustus 2008 wordt het geld overgeboekt naar Landsbanki. 4.4 Problemen Landsbanki Op woensdag 8 oktober 2008, twee dagen voor het aflopen van het deposito, wordt intern bij de gemeente duidelijk dat er een risico bestaat dat het deposito niet zal worden uitgekeerd. Dit omdat Landsbanki onder curatele is gesteld en vermoedelijk niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen. Diezelfde dag informeert de treasurer de unitleider staf BMF (die vanaf 1 oktober 2008 fungeert als waarnemend leidinggevende Financieel Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 5

beleid) en informeert haar over het bestaan van het deposito en het risico dat er bestaat. De unitleider vraagt aan de treasurer om het proces te controleren en om contact op te nemen met de geldmakelaar. Op 9 oktober 2008, inmiddels is er dan contact geweest met de geldmakelaar, wordt duidelijk dat de kans groot is dat het deposito niet wordt uitgekeerd. Diezelfde dag worden de directie en de portefeuillehouder (verantwoordelijke wethouder) ingelicht over de problematiek. De portefeuillehouder informeert vervolgens de andere leden van het college van B &W over het bestaan van het deposito. Ook licht hij diezelfde avond nog de fractievoorzitters vertrouwelijk in. Op maandag 13 oktober 2008 wordt de zaak naar ‘buiten gebracht’ door middel van een persbericht. Voorafgaand aan dit persbericht worden alle raadsleden op de hoogte gesteld van de kwestie. 4.5 Vervolgstappen Door de gemeente wordt melding gemaakt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij de Provincie van het bestaan van het deposito. Ook sluit de gemeente aan bij het collectief overleg gedupeerden gemeenten, met mede als doel een gezamenlijke ingebrekestelling van Landsbanki. De gemeente laat ondertussen intern een onderzoek uitvoeren naar de gang van de zaken. In de raadsvergadering van 30 oktober 2008 wordt besloten door de gemeenteraad om ook een extern onderzoek te laten uitvoeren. De wethouder Financiën laat aan de raad weten dat hij een aantal maatregelen heeft genomen. Hiermee doelt hij op het volgende: Ten eerste is intern afgesproken dat er voorlopig geen zaken meer worden gedaan met de betreffende geldmakelaar die de deal heeft afgesloten. Daarnaast is afgesproken dat, vooruitlopend op de geplande actualisering van het Treasurystatuut, de directeur Beleid, Middelen en Facilitaire Diensten vanaf die dag alle transacties moet paraferen. Ook moet de wethouder Financiën voorlopig van treasuryactiviteiten op de hoogte worden gesteld.

5.

Gestelde kaders

Het beheer van liquiditeiten is vastgelegd in stringente wet- en regelgeving. Dit (juridisch) kader wordt voor de gemeente Alphen aan den Rijn gevormd door: 1. De Wet Fido (Financiering decentrale overheden); 2. De Gemeentewet; 3. Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn, 2005; 4. Treasurystatuut, Gemeente Alphen aan den Rijn, januari 2005; 5. Mandaatbesluit 2006, Gemeente Alphen aan den Rijn. Ad 1) In de wet Fido worden de kaders gesteld voor de treasuryfunctie van decentrale overheden. Met treasuryfunctie wordt bedoeld ‘het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s’. De treasuryfunctie van de gemeente Alphen aan den Rijn moet voldoen aan de binnen deze wet gestelde kaders. Ad 2) Conform artikel 212 van de Gemeentewet moet iedere gemeente beschikken over een verordening waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de (administratieve) organisatie zijn vastgelegd. Ad 3) De ‘Financiële verordening Gemeente Alphen aan den Rijn’ (conform artikel 212 van de Gemeentewet) is op 29 september 2005 vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn. In de verordening wordt voor de financieringsfunctie in artikel 13 verwezen naar het Treasurystatuut van de gemeente.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 6

Ad 4) Treasurystatuut, Gemeente Alphen aan den Rijn, januari 2005, vastgesteld door de gemeenteraad op 31 januari 2005. In de onderhavige casus is met name het Treasurystatuut van belang, Deze zal in de volgende paragraaf nader worden belicht. Ad 5) Mandaatbesluit 2006. Dit besluit is in werking getreden op 16 mei 2007. In dit besluit zijn de bevoegdheden voor bepaalde handelingen vastgelegd.

6.

Treasurystatuut

In deze paragraaf wordt stilgestaan bij de voor deze casus relevante artikelen van het Treasurystatuut. De treasuryfunctie van de gemeente heeft een aantal algemene doelstellingen. Deze staan verwoord in artikel 2 van het statuut. ‘De treasuryfunctie van de gemeente dient tot: • Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; • Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitsrisico’s; • Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; • Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet Fido respectievelijk de limieten en de richtlijnen van het Treasurystatuut.’ 6.1 Uitgangspunten risicobeheer In artikel 3 van het Treasurystatuut staan de uitgangspunten van risicobeheer. In artikel 3, lid 2, staat het volgende: ‘De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit Treasurystatuut.’ Met bovenstaande wordt bedoeld (volgens de memorie van toelichting bij het statuut) dat het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, nadrukkelijk niet is toegestaan. Bankachtige activiteiten - het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen - , zijn als gevolg van deze bepaling verboden. 6.2 Renterisicobeheer Ten aanzien van het renterisicobeheer wordt gesteld in artikel 4, lid 3 dat nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning 6.3 Koersrisicobeheer In artikel 5 wordt gesteld dat de gemeente de koersrisico’s op uitzettingen beperkt uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend gebruik te maken van producten waarbij aan het einde van de looptijd minimaal de hoofdsom (of nominale waarde in geval van vastrentende waarden) wordt uitgekeerd. Een voorbeeld hiervan is een deposito.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 7

6.4 Kredietrisicobeheer In artikel 6 van het statuut worden de uitgangspunten geregeld van het uizetten van middelen. In dit artikel wordt gesteld dat uitzettingen uitsluitend plaatsvinden bij: • Instellingen, voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; • Financiële instellingen met ten minste een A-rating, in geval van een uitzetting op de geldmarkt (korter dan 1 jaar), van één van de volgende erkende ratingbureaus: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA; • Financiële instellingen met ten minste een AA-rating, in geval van een uitzetting op de kapitaalmarkt (langer dan 1 jaar), van één van de volgende erkende ratingbureaus: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA.

In het kader van de kredietwaardigheid is ook nog artikel 11, lid 3 van belang. Daaruit volgt dat er alleen zaken mogen worden gedaan met financiële instellingen die onder Nederlands of anderszins EER-toezicht vallen. Een aanvullende eis die ook nog wordt gesteld als er zaken wordt gedaan via tussenpersonen, staat in artikel 14, lid 4. Daarin staat dat tussenpersonen geregistreerd moeten staan bij de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE), inmiddels bekend onder de naam AFM (Autoriteit Financiële Markten). 6.5 Intern liquiditeitsrisicobeheer In artikel 7 wordt gesteld dat de gemeente haar interne liquiditeitsrisico’s beperkt door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van 4 jaar. 6.6 Saldo- en liquiditeitenbeheer Conform artikel 13, lid 3 van het statuut is een deposito een toegestaan instrument voor het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar. In lid 5 wordt aanvullend gesteld dat de gemeente bij minimaal drie instellingen een offerte opvraagt, alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd van korter dan één jaar. 6.7 Administratieve organisatie en interne controle In artikel 14 tot en met 16 zijn de uitgangspunten van de administratieve organisatie en interne controle in het kader van de treasuryfunctie geformuleerd. Zo wordt hierin onder meer bepaald wat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bij de treasuryfunctie betrokken functionarissen zijn. In artikel 17 is de informatievoorziening met betrekking tot treasuryactiviteiten vastgelegd.

7.

Handelingen in relatie tot gestelde kaders

In dit hoofdstuk wordt het handelen van de gemeente Alphen aan den Rijn bij het afsluiten van het deposito afgezet tegen het hierboven besproken (juridisch) kader. De vraag die zal moeten worden beantwoord is of bij het afsluiten van het deposito is gehandeld binnen de gestelde kaders voor het liquiditeitenbeheer. 7.1 Algemeen Een deposito is een gelduitzetting korter dan één jaar, met een vooraf afgesproken looptijd en rentepercentage. Een deposito kan niet tussentijds worden beëindigd. Het afsluiten van een deposito is toegestaan conform artikel 13, lid van het Treasurystatuut. Hierin staat dat een deposito een toegestaan instrument is voor het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar. Daarbij wordt in lid 4 aanvullend aangetekend dat het extern wegzetten van gelden korter dan één jaar slechts is toegestaan bij de in artikel 6 van het statuut genoemde partijen. Dit verwijst naar de kredietwaardigheid van een bank. Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 8

Een deposito voldoet ook aan artikel 5 van het statuut. In dit artikel wordt gesteld dat de gemeente de koersrisico’s op uitzettingen beperkt uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend gebruik te maken van producten waarbij aan het einde van de looptijd minimaal de hoofdsom (of nominale waarde in geval van vastrentende waarden) wordt uitgekeerd. Een voorbeeld hiervan is een deposito. 7.2 Kredietwaardigheid Landsbanki In artikel 6 van het Treasurystatuut staat dat (kortlopende) uitzettingen uitsluitend plaatsvinden bij: ‘Financiële instellingen met ten minste een A-rating, in geval van een uitzetting op de geldmarkt (korter dan 1 jaar), van één van de volgende erkende ratingbureaus: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA.’ De treasurer van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft, voorafgaand aan het afsluiten van het deposito, de rating opgevraagd van de Landsbanki bij ratingbureaus Moody’s en Fitch IBCA. In het dossier is door ons hiervan een kopie aangetroffen. Door beide bureaus wordt aan Landsbanki op 27 augustus 2008 een A-rating toegekend. Daarmee wordt voldaan aan het in artikel 6 gestelde vereiste van kredietwaardigheid. Nog kan worden toegevoegd dat voor kort lopende schulden Landsbanki op dat moment volgens Moody’s een P-1 rating had (minimumvereiste P 3). Een P-1 rating voor de korte termijn geeft aan dat de capaciteit voor rente en aflossing zeer groot is. De ratingbureaus voorzagen eind augustus kennelijk geen verslechtering van de solvabiliteit en liquiditeit gezien de op dat moment afgegeven ratings. In het kader van de kredietwaardigheid is ook nog artikel 11, lid 3 van belang. Daaruit volgt dat er alleen zaken mogen worden gedaan met financiële instellingen die onder Nederlands of anderszins EER-toezicht vallen. IJsland valt daarbij onder het EER-toezicht. Daarnaast geldt dat het deposito was afgesloten bij het Nederlandse kantoor van Landsbanki. De Nederlandsche Bank houdt in beperkte mate toezicht op de liquiditeitspositie van een dergelijk bijkantoor. Achteraf blijkt dat DNB over het inzicht beschikte dat de bancaire situatie in IJsland slechter was dan de ratings van de banken deden suggereren. Er zijn inmiddels ook aanwijzingen dat het toezicht van de centrale bank van IJsland van onvoldoende kwaliteit was. Vragen van DNB aan de centrale bank zouden onbevredigend beantwoord zijn. Onverwachte risico’s ontstonden doordat de verwachtingen met betrekking tot het bedrag dat door IJslandse banken vanuit Nederland aangetrokken zou worden, werden overtroffen. DNB kon deze kennis niet - tussentijds - delen met debiteuren van IJslandse banken. Elk signaal van DNB zou een steunoperatie of een reddingsoperatie onmogelijk gemaakt hebben omdat op moment van een waarschuwing de bank ogenblikkelijk omgevallen zou zijn. Hiermee kan worden gesteld dat een deposito bij Landsbanki, op het moment van afsluiten, toegestaan was conform de geldende wet en regelgeving i.c. het Treasurystatuut van de gemeente. 7.3 Offertes De treasurer heeft drie offertes opgevraagd. Dit is conform artikel 9 van het Treasurystatuut, waarin de verplichting is opgenomen tot het opvragen van offertes bij minimaal drie instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Volgens artikel 11, lid 4 moeten tussenpersonen geregistreerd staan bij de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE), inmiddels bekend onder de naam AFM (Autoriteit Financiële Markten). De tussenpersonen bij wie de gemeente Alphen aan den Rijn de offertes opvroeg, staan allen geregistreerd bij de AFM en hebben een vergunning als beleggingsdienst.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 9

7.4 Keuze Landsbanki De treasurer van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft bij het uitzetten van € 3 mln. een keuze gemaakt voor het aanbod van geldmakelaar Wallich & Matthes. Dit heeft hij naar eigen zeggen gedaan omdat deze partij het deposito onder de meest gunstige voorwaarden aanbood. Dit is conform artikel 2 van het Treasurystatuut, waar in lid 4 wordt gesteld dat de treasuryfunctie van de gemeente dient tot het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het Treasurystatuut. In dit kader geldt ook artikel 3 van het Treasurystatuut, waarin de uitgangspunten van risicobeheer staan vermeld. Uit dit artikel volgt dat het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, nadrukkelijk niet is toegestaan. Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen, zijn als gevolg van deze bepaling verboden. In de gemeenteraad is dit specifieke onderwerp op 30 oktober 2008 ter sprake gekomen bij de behandeling van de problematiek rondom het deposito. Hierbij is onder meer de term bankieren gevallen. De beantwoording van de vraag of er mogelijk sprake is geweest van bankieren/bankachtige activiteiten, is niet eenvoudig te beantwoorden op basis van heldere objectieve criteria. Deze criteria zijn namelijk niet specifiek verwoord in bestaande wet- of regelgeving, in ieder geval niet in het Treasurystatuut. Beantwoording van de vraag is daarmee een subjectieve beoordeling. De treasurer trok een kasgeldlening aan van € 8 mln., terwijl hij op dat moment slechts behoefte had aan een financiering van € 5 mln. De treasurer wist op dat moment dat hij binnen zes weken geld nodig zou hebben voor de herfinanciering van een bestaande kasgeldlening. De treasurer van de gemeente geeft aan dat hij de € 3 mln. daarom voor korte tijd middels een deposito heeft weggezet. Gezien de kennis die de treasurer op dat moment bezat aangaande de herfinanciering en gezien de korte termijn van het wegzetten in een deposito, is naar onze mening niet in strijd gehandeld met artikel 3 van het Treasurystatuut en kan er naar onze mening dus niet worden gesproken van bankachtige activiteiten van de gemeente. Het tijdelijke ‘surplus’ aan kasgeldlening en het uitzetten daarvan als deposito had niet als doel het genereren van inkomen. Het geringe verschil in rentetarieven duidt daar ook op (4,90% versus 4,72%). 7.5 Renterisico- en liquiditeitsrisicobeheer Het handelen van de treasurer van de gemeente is eveneens in overeenstemming met artikel 4, lid 3 (renterisicobeheer) en artikel 7 (intern liquiditeitsrisicobeheer) van het Treasurystatuut. Ten aanzien van het renterisicobeheer wordt gesteld in artikel 4, lid 3 dat nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning. Hiervoor is reeds verwoord waarom de treasurer de nieuwe lening en uitzetting is aangegaan. Dit vanwege een financieringsbehoefte van € 5 mln. op het moment van afsluiten en een aanvullende behoefte van extra financiering binnen zes weken. Daarbij heeft hij tevens rekening gehouden met de rentevisie (en renteprognose). Deze visie is vastgelegd in de Programmabegroting, paragraaf D: Financiering begroting 2008. Daar staat vermeld dat de verwachting is dat de rente aan het einde van het jaar zal stijgen. In artikel 7 wordt gesteld dat de gemeente haar interne liquiditeitsrisico’s beperkt door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van 4 jaar. De treasurer van de gemeente Alphen aan den Rijn werkt met een dergelijke planning. Deze is vastgelegd in de gemeentelijke Programmabegroting, paragraaf D: Financiering begroting 2008. Daarmee is voldaan aan artikel 4, lid 3 en artikel 7 van het Treasurystatuut.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 10

7.6 Mandatering De treasurer van de gemeente Alphen aan den Rijn was bevoegd tot het uitzetten van geld in een deposito ter waarde van € 3 mln. Deze bevoegdheid komt hem toe op basis van het Mandaatbesluit 2006 van de gemeente Alphen aan den Rijn en op basis van artikel 15 en 16 van het Treasurystatuut. In artikel 15 van het Treasurystatuut staat dat de ‘medewerker Financieel beleid en advies belast met treasury’ onder meer verantwoordelijk is voor: • het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer • het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bepaalde deelfuncties. Tevens staat hierbij vermeld dat transacties geautoriseerd dienen te worden door het hoofd afdeling Financiën. In artikel 16 van het statuut staat wie bij bepaalde transacties de bevoegde functionaris is (eerste handtekening) en door wie bepaalde treasuryactiviteiten moeten worden geautoriseerd (tweede handtekening). De in dit artikel genoemde ‘medewerker financieel beleid en advies belast met treasury’ (de treasurer), is in Alphen aan den Rijn ook eerste handtekeningbevoegde. Op basis hiervan is de treasurer van de gemeente bevoegd tot het uitzetten van middelen via onder meer deposito’s. Ook is hij conform dit artikel bevoegd tot het aantrekken en uitzetten van onder meer leningen en andere middelen. Deze transacties moeten wel worden geautoriseerd door het hoofd afdeling Financiën. Dit is in dit specifieke geval ook gebeurd. Het toenmalige hoofd afdeling Financiën heeft de gedane transacties van de treasurer geautoriseerd. In het Mandaatbesluit 2006 van de gemeente Alphen aan den Rijn staat het hoofd afdeling Financiën in no. 44 genoemd als mandaatkrijger. Conform no. 4410 is hij gezamenlijk met de medewerker treasury verantwoordelijk voor bankrelatiebeheer en financiering en het uitzetten van gelden. Conform no. 4411 is hij samen met de treasurer verantwoordelijk voor het verrichten van rechtshandelingen ter uitvoering van no. 4410. In dit opzicht is door de treasurer en het afdelingshoofd gehandeld conform het mandaatbesluit bij het aangaan van de kasgeldlening en het uitzetten van de gelden. 7.7 Verantwoording In artikel 17 van het Treasurystatuut staat vastgelegd door wie, aan wie en in welke frequentie informatie moet worden verstrekt aangaande treasuryactiviteiten. Daarbij is door ons niet geconstateerd dat er is gehandeld in strijd met dit artikel. Ten aanzien van lid 7. plaatsen wij de volgende opmerking. Lid 7 vereist dat lenings- /uitzettings- /garantiebesluiten binnen 14 dagen na het besluit door het College van B&W worden aangemeld bij de Provincie. Dit is in onderhavige casus niet gebeurd. Uit nader onderzoek is gebleken dat deze verplichting niet geldt voor de gemeente Alphen aan den Rijn, aangezien Alphen aan den Rijn onder repressief begrotingstoezicht van de Provincie valt. Indien daarvan sprake is, dan vervalt de verplichting van lid 7. 7.8 Interne controle In artikel 14, lid 6 van het Treasurystatuut staat dat na ontvangst van een transactiebevestiging, de transactie direct gecontroleerd moet worden door de functionaris die belast is met de interne controle. Daarbij moet worden aangetekend dat het begrip ‘direct’ niet verder wordt gespecificeerd in het statuut of de memorie van toelichting bij het statuut. Op 28 oktober 2008 is er door medewerker die belast is met de intern controle een verslag gemaakt van de gedane controle. Volgens dit verslag wordt er elk kwartaal een controle verricht met als doel vast te stellen dat de treasury over het afgelopen kwartaal is uitgevoerd conform de beschreven AO/IC. In het verslag staat vermeld dat in het derde kwartaal, bij de aangetrokken kasgeldleningen en daggeldleningen niets afwijkends is geconstateerd.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 11

7.9 Externe accountant De externe accountant Deloitte heeft het proces van het plaatsen van deposito’s niet bij haar interim controle betrokken. Gezien het zeer incidentele karakter van het plaatsen bestond daartoe – naar hun zeggen – geen aanleiding. Deloitte maakt bovendien in haar controleaanpak gebruik van de verbijzonderde interne controles. Deloitte: ”Het plaatsen van het deposito is onderwerp geweest van de interne controle, nadat de problemen bij Landsbanki bekend zijn geworden.”

8.

Aanpassing Treasurystatuut

Uit de interviews met de betrokken ambtenaren is naar voren gekomen dat een herziening/actualisering van het Treasurystatuut reeds op de agenda stond. Een dergelijke actualisering is, los van de huidige problematiek, volgens ons aanbevelenswaardig. Wij adviseren bij de herziening/actualisering onder meer stil te staan bij een vijftal onderwerpen: • • • • •

Risicospreiding Limietbedragen Rating Afstemming Mandaatbesluit – Treasurystatuut Terminologie

8.1 Risicospreiding In het Treasurystatuut wordt niet gesproken over risicospreiding. Wel staat in de memorie van toelichting bij het statuut over artikel 2 (algemene doelstellingen van de treasuryfunctie) dat risico’s zoveel mogelijk worden beperkt tegen acceptabele condities. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat risico’s worden beperkt door deze te spreiden. Een dergelijke regel zou naar onze mening opgenomen dienen te worden in het Treasurystatuut van de gemeente. 8.2 Limietbedragen Het verdient overweging om, naast risicospreiding, ook een bepaling op te nemen ten aanzien van een maximumen/of minimumbedrag dat kan worden uitgezet of dat kan gelden als een limiet waarboven het bedrag moet worden gespreid over meerdere ‘uitzettingen’. Daarmee wordt het risico beperkt. Met het noemen van een limiet waarboven bedragen gespreid moeten worden uitgezet, wordt voorkomen dat relatief lage bedragen ook moeten worden gespreid. 8.3 Rating In onderhavige casus is gebleken dat het huidige systeem van rating niet heeft gewerkt. Door het Ministerie van Financiën wordt volgens de media gewerkt aan een herziening van de richtlijnen hieromtrent. Wij adviseren de gemeente Alphen aan den Rijn deze herziening van het Ministerie af te wachten. Tot die herziening gereed is, adviseren wij de gemeente bij het aangaan van nieuwe ‘uitzettingen’ uitsluitend geld weg te zetten bij Nederlandse banken. Een intern ambtelijk advies gaat een stap verder namelijk om in het geval van nieuwe uitzettingen gelet op efficiency en effectiviteit- tot nader order (afhankelijk van financiële crisis) alleen uitzettingen te doen bij de Bank Nederlandse Gemeenten of de Nederlandse Waterschapsbank. De nieuwe richtlijn van het ministerie van Financiën kan te zijner tijd worden verwerkt in het Treasurystatuut van de gemeente. Daarbij verdient het de aanbeveling/overweging om aanvullend een bepaling in het statuut op te

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 12

nemen, dat in bijzondere gevallen de directie en/of de portefeuillehouder worden geïnformeerd over relevante niet alledaagse - transacties. 8.4 Afstemming met Mandaatbesluit Gebleken is dat zowel in het Mandaatbesluit als in het Treasurystatuut de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid voor bepaalde transacties wordt geregeld. Daarbij worden door de beide regelingen verschillende bewoordingen gebruikt. Dit dient nader te worden bestudeerd en waar nodig te worden aangepast in het Treasurystatuut (en/of wellicht in het Mandaatbesluit). 8.5 Terminologie Aansluitend op hetgeen in de vorige paragraaf is geconstateerd dat er in het statuut enkele termen worden gebruikt die verschillend geïnterpreteerd kunnen worden. Met name in artikel 17( lid 3 tot en met 6) is hiervan sprake. Zo is niet duidelijk wat er met de term transactie wordt bedoeld. Dit kan worden uitgelegd als een geldtransactie (de feitelijke overboeking), maar ook als een overeenkomst. Daarnaast wordt in lid 6 gesproken over transacties die ‘direct gecontroleerd’ moeten worden na ontvangst van de transactiebevestiging. Met direct kan worden bedoeld ‘dezelfde dag’, maar hier zou ook ‘hetzelfde kwartaal’ onder kunnen worden verstaan, zoals het in onderhavige casus het geval is. Wij adviseren de gemeente bij herziening van het statuut ervoor te waken dat er termen worden gebruikt die voor meerdere uitleggen vatbaar zijn.

9.

Conclusie

Geconcludeerd kan worden dat er in onderhavige casus is gehandeld conform de geldende kaders voor het liquiditeitenverkeer. De vraag of het Treasurystatuut in de toekomst bijstelling behoeft, wordt door ons bevestigend beantwoord. Daarbij adviseren wij om bepalingen op te nemen ten aanzien van risicospreiding en limietbedragen. Ten aanzien van de rating adviseren wij voorlopig uitsluitend geld uit te zetten bij Nederlandse banken. Ook adviseren wij artikel 17, lid 7 (de verplichting tot het melden binnen twee weken van lenings- /uitzettings- / en garantiebesluiten bij de provincie) aan te scherpen om duidelijk te maken wanneer dit artikel van toepassing is. Tot slot adviseren wij het Treasurystatuut en het Mandaatbesluit op elkaar af te stemmen en het gebruik van onduidelijke terminologie te vermijden dan wel de terminologie te omschrijven.

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 13

10

Tot slot

Wij vertrouwen hiermede aan onze opdracht te hebben voldaan. Hoogachtend,

J. ten Wolde RA Directeur

Bijlage 1 - Brief aan de gemeenteraad met als bijlage het Treasurystatuut Gemeente Alphen aan den Rijn Bijlage 2 – Financiële Verordening Gemeente Alphen aan den Rijn Bijlage 3 – Mandaatbesluit 2006

Rapportage Alphen aan den Rijn | 17 november 08 | 14