RANCANGAN SISTEM INFORMASI SBJJ UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Oleh : Tim Pengembang Sistem Informasi SBJJ UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Daftar Isi 1. Pendahuluan ......................................................................... 3 2. Sistem Informasi Akademik..................................................... 4 2.1 Registrasi Mahasiswa .......................................................................... 6 2.2 Perwalian dan Kontrak Matakuliah ................................................ 7 2.3 Perubahan Kontrak Matakuliah ....................................................... 9 2.4 Penyimpanan sejarah nilai mahasiswa dan pembuatan transkrip. ............................................................................................... 10 2.5 Pembuatan berbagai laporan untuk memantau kualitas ....... 10 3. Sistem Informasi Distribusi Non Elektronik ............................... 11 4. Sistem Informasi Inventory .................................................... 12 5. E-Learning ........................................................................... 13 6. SI-Ujian............................................................................... 14 7. SI-Perpustakaan ................................................................... 15
2
1. Pendahuluan Tujuan dari dokumen ini adalah: 1. Memvisualisasikan dan mendeskripsikan model sistem (dari sisi struktur dan dinamika) yang akan digunakan dalam pelaksanaan SBJJ. Dokumen ini diharapkan menjadi cetak biru pengembangan sistem SBJJ UPI. Sehingga walaupun tidak semua aspek yang tercantum di dokumentasi ini diimplementasikan, tetapi dokumen ini bisa menjadi panduan sehingga sistem yang dihasilkan tidak bersifat tambal sulam. 2. Mengindentifikasikan apa yang dibutuhkan oleh UPI dalam pelaksanaan program SBJJ 3. Dasar dari perancangan perangkat lunak. 4. Dasar untuk perhitungan harga pengembangan atau pembelian perangkat lunak. Dokumen ini belum membahas secara mengenai penggunaan teknologi (komputer) secara detil. Penggunaan teknologi akan dibahas di dokumen lain yaitu Rancangan Sistem Informasi. Ada beberapa istilah yang diasumsikan ada yaitu: 1. Kampus Daerah, perwakilan kampus pusat di daerah-daerah 2. Pusat Pelayanan Mahasiswa, tempat pelayanan mahasiswa SBJJ. Tersedia di kampus pusat dan kampus daerah. Tujuan pengembangan sistem informasi terpadu di SBJJ adalah: 1. Menyediakan informasi yang mudah diakses dengan berbagai cara (internet, sms, pos, telepon) kepada mahasiswa yang secara fisik berjauhan dari kampus. 2. Menekan biaya, khususnya dengan penggunaan teknologi internet. Dapat dilihat dari flowchart di dokumen ini, penggunaan internet di dalam sistem informasi akan mereduksi kompleksitas dan meningkatkan efisiensi.
3
Ada enam subsistem yang akan dibahas dalam dokumen ini SI SBJJ SI Perpustakaan SI Akademik SI Ujian SI Distribusi Non Elektronik
SI Inventory Bahan Ajar
E-Learning
Catatan: SI: Sistem Informasi
2. Sistem Informasi Akademik UPI saat ini telah memiliki sistem akademik sehingga, sistem informasi akademik SBJJ ini dapat diimplementasikan dengan dua cara: 1. Diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Sistem akademik yang ada diperluas sehingga mahasiswa dapat melakukan proses administrasi di kampus daerah. 2. Dibuat terpisah dan independen dengan sistem yang ada, tetapi diusahakan agar kedua sistem dapat berkomunikasi. Tujuan pengembangan SI Akademik: 1. Menyediakan informasi nilai (matakuliah dan ujian) kepada mahasiswa dengan cara yang mudah (melalui internet, pos, sms, telepon) 2. Memberikan informasi nilai yang bersifat rangkuman kepada pihak pengelola sbjj (contoh: Memberikan data IPK rata-rata seluruh mahasiswa angkatan x). Informasi ini akan bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan. 3. Mendeteksi secara dini mahasiswa yang bermasalah secara akademik. SI-Akademik mengelola informasi: 1. Registrasi mahasiswa. 2. Perwalian dan kontrak matakuliah 3. Perubahan kontrak matakuliah.
4
4. Penyimpanan sejarah nilai mahasiswa dan pembuatan transkrip. 5. Data pribadi mahasiswa. 6. Pembuatan berbagai laporan yang dapat digunakan pihak manajemen untuk memantau kualitas. SI-Akademik terkait dengan sistem: 1. SI-Distribusi a. SI-Akademik memberikan output KTM dan KSM yang dapat dikirimkan melalui pos. b. SI-Akademik memberikan data matakuliah yang diambil seseorang mahasiswa. Dari data ini dapat disusun secara otomatis bahan ajar yang harus dikirimkan kepada mahasiswa. 2. E-Learning a. Saat mahasiswa mengontrak matakuliah maka secara otomatis akan didaftarkan di online course kuliah tersebut. b. Setelah registrasi, mahasiswa akan menerima password untuk login ke E-Learning
5
2.1
Registrasi Mahasiswa
Proses registrasi mahasiswa baru adalah sebagai berikut: a) Registrasi umum (non internet)
Mahasiswa mengambil formulir pendaftaran (atau mendownload dari internet) dan mengisinya. Mahasiswa membayar melalui bank
Formulir diserahkan ke kampus pusat atau regional centre
Bukti pembayaran diserahkan
Data di-entry ke dalam sistem. Pembayaran di validasi
Mahasiswa menerima (menerima langsung): Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan KTM Bahan ajar password login ke e-learning
Catatan: Kampus daerah harus terhubung dengan kampus pusat. Kampus daerah dapat mencetak kartu studi mahasiswa (KSM) dan KTM.
6
b) Registrasi melalui internet
Mahasiswa mengisi formulir secara online Mahasiswa membayar melalui bank
2.2
Bukti pembayaran discan dan dikirim
Mahasiswa menerima (melalui pos):
Bukti pembayaran difax
Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan KTM Bahan ajar password untuk login ke e-learning
Perwalian dan Kontrak Matakuliah
Setiap awal semester, mahasiswa harus mengontrak matakuliah dengan seijin wali akademik. a) Perwalian dan Kontrak Matakuliah non internet
Mahasiswa mengisi formulir pengambilan Formulir ditandatangani wali Mahasiswa melakukan pembayaran di bank
Formulir diserahkan ke kampus pusat atau regional centre
Data di-entry ke dalam sistem oleh operator. Pembayaran di validasi
Mahasiswa menerima (menerima langsung): Bukti pembayaran diserahkan
Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan KTM Bahan ajar
7
b) Perwalian dan Kontrak Matakuliah dengan internet
Mahasiswa mengisi formulir pengambilan matakuliah Formulir diotorisasi oleh wali (setelah melalui diskusi via email atau chatting) Mahasiswa melakukan pembayaran di bank
Bukti pembayaran discan dan dikirim
Bukti pembayaran difax
Mahasiswa menerima (melalui pos): Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan KTM Bahan ajar
8
2.3
Perubahan Kontrak Matakuliah
Setelah kuliah berjalan selama satu bulan, mahasiswa dapat merubah (menambah atau mendrop) matakuliah dengan seijin wali. a)
Perubahan Kontrak Matakuliah non internet
Mahasiswa mengisi formulir perubahan Formulir ditandatangani wali Pembayaran dilakukan (jika perlu, karena menambah matakuliah)
b)
Formulir diserahkan ke kampus pusat atau kampus daerah
Data di-entry ke dalam sistem oleh operator.
Bukti pembayaran diserahkan (opsional)
Mahasiswa menerima (menerima langsung): Kartu Studi Mahasiswa (KSM) Bahan ajar tambahan (jika ada)
Perubahan Kontrak Matakuliah dengan internet
Mahasiswa mengisi formulir perubahan kontrak matakuliah Formulir diotorisasi oleh wali (setelah melalui diskusi via email atau chatting) Pembayaran dilakukan (jika perlu, karena menambah matakuliah)
Bukti pembayaran discan dan dikirim (opsional)
Bukti pembayaran difax (opsional)
Mahasiswa menerima (melalui pos): Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan KTM Bahan ajar tambahan (jika ada)
9
2.4
Penyimpanan sejarah transkrip.
nilai mahasiswa dan pembuatan
Informasi yang disimpan seputar nilai mahasiswa adalah: 1. Sejarah nilai matakuliah mahasiswa (semua nilai yang pernah diperoleh) 2. Nilai matakuliah yang muncul di transkrip. 3. Nilai ujian. 4. IP per semester. 5. IPK Nilai dapat diakses oleh mahasiswa melalui: 1. Internet. Mahasiwa dapat mengecek nilai melalu internet. Mahasiswa hanya dapat melihat nilainya sendiri. 2. SMS. Mahasiswa mengirimkan SMS kepada nomor tertentu dengan opsi tertentu dan akan dibalas dengan SMS berisi informasi nilai. 3. Pos. Sekian bulan setelah ujian, nilai ujian dan nilai matakuliah akan dikirimkan melalui pos. 4. Pusat Pelayanan Mahasiswa di kampus daerah dan kampus pusat, melalui telepon atau langsung mendatangi lokasi. Bagi pihak Universitas seperti dosen, administrator, keputusan dapat melihat nilai mahasiswa melalui internet.
2.5
pengambil
Pembuatan berbagai laporan untuk memantau kualitas
Laporan-laporan ini digunakan oleh pihak manajemen universitas, seperti direktur PPS, asdir, ketua prodi, rektor, pembantu rektor dan tata usaha. Laporan-laporan ini diantaranya: 1. IPK rata-rata keseluruhan atau per prodi 2. Rata-rata waktu kelulusan 3. Sistem peringatan dini bagi mahasiswa yang akan terkena kasus akademik (IPK rendah dan atau masa studi terlalu lama)
10
Laporan tersebut dapat diakses melalui: 1. Internet. Setiap pengguna hanya dapat mengakses informasi sesuai dengan jabatannya. Misalnya akses ketua prodi hanya terbatas pada mahasiswa di prodinya saja, sedangkan akses direktur PPS mencakup seluruh mahasiswa pasca sarjana. 2. Laporan tertulis yang dicetak oleh tata usaha.
3. Sistem Informasi Distribusi Non Elektronik Sistem informasi ini menangani semua paket yang didistribusikan tidak secara elektronik (tidak melalui email, internet). Paket ini dapat dikirim melalui layanan pos atau diserahkan langsung ke tangan mahasiswa. Tujuan SI Distribusi non elektronik adalah: 1. Mempercepat proses distribusi. Contohnya untuk bahan ajar, setiap mahasiswa dapat memiliki paket bahan ajar yang berbeda sesuai dengan matakuliah yang diambilnya. Pemrosesan “siapa mendapat paket apa” secara manual akan menyita banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan. 2. Mengontrol distribusi. Apakah paket berisi bahan ajar telah sampai kepada mahasiswa? Apa penyebab paket tidak sampai? Apakah ada keterlambatan? 3. Menghilangkan atau meminimalisir kesalahan distribusi seperti mahasiswa mendapat paket ganda, paket tidak lengkap, dan lain sebagainya. SI Distribusi mengelola informasi sebagai berikut: 1. Informasi mengenai suatu paket: apa isinya, untuk siapa, dan statusnya (dalam proses, telah terkirim, telah diterima, dan kapan diterima) SI Distribusi terkait dengan: 1. SI-Akademik, setelah mahasiswa mengontrak matakuliah atau melakukan registrasi, maka secara otomatis SI-Distribusi akan menentukan isi paket yang harus dikirimkan kepada pengguna.. 2. SI-Inventory, setelah suatu paket disiapkan dan dikirim (melalui pos) atau diterima (diambil langsung) maka inventory akan berkurang. 3. SI-Ujian, karena sebagian berkas ujian didistribusikan melalui pos.
11
Gambar berikut memperlihatkan keterkaitan antara SI-Akademik, SIDistribusi dan SI-Inventory
SI Akademik Pendaftaran awal kuliah Kontrak matakuliah Perubahan rencana kuliah (drop and add)
SI-Distribusi Menyiapkan isi paket untuk setiap mahasiswa sesuai dengan kontrak matakuliah Melacak status setiap paket sampai dengan diterima ditangan mahasiswa
SI-Inventory Perbaharui data inventory
4. Sistem Informasi Inventory SI ini mengelola seluruh barang (khusnya bahan ajar) yang tersedia di gudang, baik di gudang kampus pusat maupun gudang kampus daerah. Tujuan SI Inventory adalah: 1. Mengurangi volume stok. Bangunan di UPI tidak dirancang untuk menyimpan materi bahan ajar dalam volume besar. Stok harus dijaga agar tetap minimal. 2. Perencanaan pengisian stok. Buku apa yang harus dicetak ulang? berapa banyak? berapa bagian harus didistribusikan ke kampus pusat, kampus daerah A,B dan C? SI Inventory mengelola informasi sebagai berikut: 1. Jumlah setiap jenis item (buku, modul, cd, kaset dsb) dan lokasinya (kampus pusat, kampus daerah) 2. Transaksi terhadap item (masuk, keluar) SI Inventory terkait dengan: 1. SI-Distribusi. Setelah suatu paket disiapkan dan dikirim (melalui pos) atau diterima (diambil langsung) maka inventory akan berkurang.
12
5. E-Learning E-Learning adalah media pembelajaran melalui internet. Dengan elearning biaya distribusi materi kuliah dapat ditekan. Masalahnya tidak semua mahasiswa dapat mengakses internet dan tidak semua dosen dapat menggunakan e-learning. Hal ini membuat e-learning masih berperan sebagai media pendukung, bukan media utama. Tujuan E-Learning adalah: 1. Mendistribusi materi kuliah secara real time. Pada saat suatu materi masuk ke dalam e-learning maka saat itu juga mahasiswa dapat mengaksesnya. 2. Sarana diskusi antara dosen-mahasiswa dan mahasiswamahasiswa. E-Lerning menyediakan forum diskusi yang dapat digunakan untuk proses tanya jawab. 3. Sarana untuk mengumpulkan tugas. 4. Sarana untuk menyampaikan pengumuman-pengumuman. E-Learning mengelola informasi sebagai berikut: 1. Materi kuliah yang dapat berbentuk teks, gambar, suara dan animasi. Penggunaan video belum dapat digunakan karena membutuhkan bandwidth yang besar. 2. Diskusi mahasiswa. 3. Pemberian tugas oleh dosen dan pengiriman tugas oleh mahasiswa. Nilai tugas dan komentar dari dosen juga disimpan di dalam e-learning.
13
E-Learning terkait dengan: 1. SI-Akademik, hubungannya dapat dilihat di gambar di bawah.
SI AKADEMIK
E-Learning
Pendaftaran kuliah
Secara otomatis mendaftar mahasiswa di dalam e-learning
Kontrak matakuliah
Perubahan rencana kuliah (drop and add)
Secara otomatis mendaftarkan mahasiswa di dalam online course sesuai dengan matakuliah yang diambil
Secara otomatis merubah keanggotaan mahasiswa di dalam online course sesuai dengan matakuliah yang diambil atau di drop
6. SI-Ujian Sistem informasi ini mengelola informasi seputar ujian, mulai dari tahap persiapan, distribusi, pelaksaanaan, penilaian, dan distribusi nilai kepada mahasiswa. Tujuan SI-Ujian adalah: 1. Mencegah kebocoran soal dengan memantau secara ketat persiapan ujian mulai dari awal sampai akhir, melalui berita acara. 2. Transparansi nilai. Nilai ujian akan diberikan kepada mahasiswa. Sistem ini akan memantau siapa dosen yang belum memeriksa ujian. 3. Meningkatkan ketepatan waktu pengeluaran nilai matakuliah. Informasi yang disimpan oleh SI-Ujian 1. Jumlah kertas ujian dan distribusinya. Ujian dapat dilakukan di kampus pusat atau kampus daerah. 2. Pelaksanaan ujian. Sistem mencatat jumlah mahasiswa yang ikut ujian, kapan dan dimana.
14
3. Penilaian ujian. Sistem mencatat status ujian (belum dilaksanakan, sudah dilaksanakan, sudah diterima dosen penilai, nilai sudah masuk). SI-Ujian terkait dengan: 1. SI-Distribusi. Perlu dicatat status pengiriman ujian (belum dikirim, sudah dikirim, sudah diterima) dan pengiriman berkas jawaban dari kampus daerah ke kampus pusat. 2. SI-Akademik. Nilai ujian akan masuk ke sistem akademik.
7. SI-Perpustakaan Sistem informasi ini mengelola buku-buku, jurnal dan materi lain yang dapat digunakan mahasiswa di dalam studinya. Tujuan SI-Perpustkaan adalah: 1. Menyediakan fasilitas pencarian buku, jurnal. Mahasiswa dapat mengetahui apakah buku tersebut tersedia dan dimana lokasinya (kampus pusat atau kampus daerah). 2. Mengelola peminjaman buku. Dapat diketahui buku apa saja yang dipinjam mahasiswa dan kapan harus dikembalikan. 3. Menyediakan akses ke jurnal elektronik internasional (seperti IEEE, ACM) Informasi yang dikelola SI-Perpustakaan adalah: 1. Buku (ISBN, pangarang, dsb), jumlah, lokasi (pusat atau daerah) dan apakah sedang dipinjam atau tidak. 2. Peminjaman oleh mahasiswa atau dosen. Buku apa saja yang dipinjam dan kapan harus dikembalikan (dan denda yang harus dibayar jika terlambat).
15
