RANCANGAN FRAMEWORK BUSINESS INTELLIGENCE PADA PERGURUAN TINGGI

Seminar Nasional Matematika dan Aplikasinya 2013

RANCANGAN FRAMEWORK BUSINESS INTELLIGENCE PADA PERGURUAN TINGGI Henderi 1), Edi Winarko 2) 1)

Mahasiswa S3 Program Pasca Sarjana Ilmu Komputer, Fakultas MIPA, Universitas Gadjah Mada 2) Program Pasca Sarjana Ilmu Komputer, Fakultas MIPA, Universitas Gadjah Mada 1,2) Jl. Sekip III Bulak Sumur, Sleman, Yogyakarta 1)

[email protected] [email protected]

2)

Abstract— Paper ini membahas framework business intelligence (BI) pada perguruan tinggi. Tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan sebuah rancangan framework BI untuk sekolah tinggi. Perancangan framework BI dilakukan melalui tahapan: mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, menyusun key performance indicators (KPI), mengidentifikasi sumber data, proses transformasi dan analisis data, dan membuat rancangan framework. Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan, disimpulkan bahwa framework BI sekolah tinggi merupakan suatu kesatuan sistem yang berfungsi merekam, mengkonsulidasi dan menganalisa data, mengakses, dan mendeliver informasi berbentuk dashboard kepada end user. Diketahui pula bahwa pembentuk framework BI sekolah tinggi terdiri atas: aplikasi perekam data, sumber data primer, data warehouse, transformasi dan analisis data, mendeliver informasi, dan menyediakan tools untuk mengakses informasi.

Hasil penelitian terhadap penerapan teknologi informasi pada sekolah tinggi menyimpulkan bahwa umumnya sekolah tinggi belum mengimplementasikan BI. Data primer pada sekolah tinggi hanya disimpan pada database operasional, dan belum terkonsulidasi dalam data warehouse. Data operasional diolah dan diakses menggunakan sejumlah aplikasi, dan hanya dapat menyediakan kebutuhan informasi para pemimpin divisi. Sementara kebutuhan informasi ketua sekolah tinggi disediakan oleh pembantu ketua atau unit pendukung lainnya (Gambar 1a). Aliran informasi pada Gambar 1a dapat menyebabkan kebutuhan informasi ketua sekolah tinggi terlambat, dan mengganggu proses pengambilan keputusan. Hal demikian juga dapat mengakibatkan keputusan yang diambil ketua sekolah tinggi keliru karena dukungan informasi kurang. Permasalahan ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan data warehouse sebagai pangkalan data (Gambar 1b). Selanjutnya data yang ada pada data warehouse diolah dan diakses menggunakan beberapa aplikasi untuk memenuhi kebutuhan informasi. Pada level sekolah tinggi, aplikasi tersebut dapat berbentuk business intelligence (BI). Walaupun demikian, Carlo Dell’ Aquila, dkk. (2008) menyatakan bahwa secara umum penggunaan BI sebagai sebuah solusi yang cepat dan bernilai bagi organisasi yang muncul saat ini masih berproses. Berdasarkan uraian di atas, maka paper ini bermaksud membuat rancangan framework BI untuk perguruan tinggi berbentuk sekolah tinggi. Melalui rancangan framework BI yang dihasilkan, maka penyimpanan, konsulidasi, pengolahan dan analisis data, delivery dan akses informasi untuk ketua dan para pemimpin di sekolah tinggi dapat dilakukan secara lebih baik, efektif dan efisien. Supaya mudah dipahami, struktur penulisan paper dibagi menjadi lima. Bagian pertama menjelaskan rasionalisasi permasalahan dan urgensi perancangan framework dan penerapan BI pada sekolah tinggi. Bagian kedua memuat tahapan kegiatan dalam merancang framewrok BI untuk sekolah tinggi. Bagian ketiga memuat dan menjelaskan penelitian yang berhubungan dengan BI yang sudah pernah dilakukan oleh peneliti

Keywords— business intelligence, key performance indicators, data warehouse, dashboard

I. PENDAHULUAN Business intelligence (BI) dapat berperan penting dalam proses perencanaan strategis sekolah tinggi sebagai perguruan tinggi. Melalui BI, sekolah tinggi dapat menyimpan, melakukan konsulidasi, mengakses, dan melakukan analisis terhadap data yang dimilikinya. Pada level tertentu, hasil analisa terhadap kumpulan data dari lintas departemen dapat mendukung pengambilan keputusan strategis sekolah tinggi.

Gambar 1. Aliran Informasi Sebelum dan Sesudah Menerapkan Data Warehouse

406


lainnya. Fokus kajian dilakukan terhadap penelitian mengenai pengembangan BI pada sektor pendidikan. Bagian keempat memuat framework BI untuk sekolah tinggi, menjelaskan tahapan merancang framewrok BI, bagian dan komponen framework, proses pembuatan rancangan framework, dan hasil rancangan framework BI untuk sekolah tinggi. Bagian kelima memuat kesimpulan hasil penelitian yang dilakukan berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan.

untuk mendorong munculnya model komunikasi baru antara instruktur dan mahasiswa pada proses pembelajaran juga pernah dilakukan oleh Baepler, dkk. (2010). Namun Grabova, O., dkk. (2010) menyatakan bahwa permasalahan sering lebih sulit ditemukan ketika BI diaplikasikan untuk pendidikan tinggi, khususnya jika institusi tersebut secara alami bersifat publik. Penggunaan competitive intelligence tools untuk efektivitas perancangan strategis pada perguruan tinggi pernah dilakukan oleh Barrett, dkk. (2010). Penelitian ini memperkenalkan ide kemungkinan penerapannya pada organisasi bisnis. Penelitian sejenis dilakukan oleh Bojan Tomic, dkk. (2013) dengan cara mengembangkan sebuah aplikasi BI sebagai sebuah solusi otomatis untuk menginterpretasikan dan menampilkan nilai KPI bisnis. Pendekatannya masih perlu diuji coba di lingkungan bisnis nyata untuk membuktikan apakah manajer lebih mudah memperoleh pengetahuan tentang kegiatan bisnis enterprise. Literatur lainnya, Isik, O., dkk. (2013) telah meneliti hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penerapan BI. Penelitian dilakukan dengan cara menguji hal-hal yang berhubungan dengan aspek teknologi, organisasi, dan lingkungan keputusan terhadap keberhasilan penerapan BI yang baik. Model penelitian sejenis juga telah dilakukan oleh Thiagarajan, R., dkk. (2012) untuk menguji pengaruh faktor-faktor eksternal, dan strategi penggumpulan data terhadap tercapainya tujuan BI. Sumber berbeda, Mihaela Muntean (2007) menyatakan bahwa pemilihan, pembangunan dan pengimplementasian infrastuktur BI yang benar merupakan suatu tugas yang menantang dan kompleks. Namun, Khan, A., dkk. (2010) pernah mengembangkan framework BI yang terdiri atas empat komponen, yaitu existing technology information setup, transformation tools, data warehousing, dan tools untuk analisis. Sementara Serbanescu, L., dkk. (2012) telah mengidentifikasi lima area penting yang dapat dioptimalisasi oleh BI sebagai sebuah solusi. Berdasarkan kajian terhadap penelitian terkait tersebut, diketahui bahwa pengembangan dan penerapan BI untuk setiap organisasi umumnya berbeda satu sama lain. Diketahui pula bahwa belum adanya penelitian spesifik tentang rancangan framework business intelligence untuk perguruan tinggi berbentuk sekolah tinggi.

II. TINJAUAN PUSTAKA Terdapat beberapa pendapat tentang business intelligence (BI). Diantaranya, Wiak, S., dkk. (2010) menyatakan BI adalah sebuah teknologi yang tidak hanya digunakan untuk keperluan bisnis, tetapi juga untuk menganalisa tren, meningkatkan kualitas, dan mendiagnosis isu-isu permasalahan yang menjadi perhatian organisasi. Pada paper Poonam Kumar (2012) berpendapat bahwa BI adalah sebuah tool tata kelola bisnis yang berfokus pada aplikasi dan teknologi yang digunakan untuk menyatukan dan melakukan analisis terhadap informasi. Sementara NaranjoGil, D (2009) membangun BI melalui tahapan: memastikan kelengkapan dan pengintegrasian data yang digunakan, menerapkan on-line analytical processing (OLAP) intelligence, dan membangun interface sebagai tools untuk pengguna akhir. Sirawit, K., dkk. (2010) mengembangkan sistem BI pada sektor pendidikan untuk tata kelola sumber daya pada pendidikan tinggi. Arsitektur sistem BI yang dikembangkan mengadopsi komponen, prinsip dan cara kerja BI sebagai tools untuk menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan guna mendukung keputusan. Pada bagian lain, Ricky, dkk. (2010) mengembangkan dan mendemonstrasikan tools penudukung keputusan berbentuk commercial business intelligence pada departemen akademik. Perancangannya dilakukan melalui tiga tahapan yaitu: loading dan cleaning data, building model, dan menetapan tujuan. Sistem dibangun menerapan teknologi BI dan berfungsi sebagai tools pendukung keputusan untuk meningkatkan kemampuan staf melakukan review, monitor, dan mencapai target kinerja. Integrasi business intelligence metrict dan thresholds pada proses workflow juga telah diteliti oleh Durso, dkk. (2010). Penelitian mengadopsi BI untuk menyelidiki, menyaring, dan mengakhiri resiko mahasiswa yang menemui jalan buntu, dan akhirnya fokus pada keterampilan akademik mahasiswanya. Lain halnya dengan Guster Dennis, dkk. (2012) yang telah mengidentifikasi empat access controls layer sistem BI di sektor pendidikan tinggi. Penelitian tentang data mining untuk menganalisis data mahasiswa, mendesain mata kuliah, sebagai alat bantu penilaian, dan

III. METODE PENELITIAN Rancangan framework BI untuk sekolah tinggi dibuat melalui tahapan: melaksanakan studi pendahuluan, melakukan literatur review terhadap penelitian terkait, menyusun KPI, menentukan jenis informasi yang diinginkan, mengidentifikasi dan menentukan sumber data, menentukan data server, sistem pengaksesan, dan delivery infomasi

407


(Gambar 2). Selanjutnya dibuat sebuah rancangan framework BI untuk sekolah tinggi.

yang berhubungan dengan pelaksanaan tri dharma sekolah tinggi. Informasi mengenai kedelapan KPI tersebut berasal dari banyak jenis data primer di departemen yang berbeda-beda. B. Sumber Data Sumber data primer BI pada sekolah tinggi berasal dari beberapa departemen, dan direkam oleh beberapa aplikasi. Aplikasi tersebut diantaranya: aplikasi perkuliahan dan ujian, aplikasi absensi on line, aplikasi administrasi dosen, aplikasi sidang tugas akhir, dan aplikasi perpustakaan. Selain merekam data, membantu operasional dan pelayanan harian, aplikasiaplikasi tersebut juga menjadi sumber informasi tentang kegiatan tri dharma yang dilaksanakan sekolah tinggi. Tabel 2. Sumber Data Business Intelligence Pada Sekolah Tinggi (Contoh)

Gambar 2. Diagram Alir Metodologi Penelitian

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Key performance indicators (KPI) dan Jenis Informasi Hur Wonchang (2009) berpendapat bahwa key performance indicators (KPI) adalah indikator yang merepresentasikan bagaimana produk, jasa atau finansial dialokasikan untuk menghasilkan produk/jasa, dan seberapa cepat dan efisien organisasi dapat men-deliver produk/jasa kepada pelanggan. Sementara Parmenter David (2007) menyatakan bahwa KPI berbeda tergantung sifat dan strategi organisasi. Memperhatikan kedua pendapat tersebut, dapat dinyatakan bahwa KPI adalah metrik finansial atau non-finansial yang digunakan untuk membantu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan atau capaian atau kinerja terhadap sasaran. Pada sekolah tinggi, KPI berhubungan erat dengan pelaksanaan tri dharma yang terdiri dari: pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat sebagai produk/jasa. Selain berhubungan dengan tri dharman, KPI pada sekolah tinggi juga mencakup sumber daya manusia, sarana dan prasarana, dan keuangan.

Diketahui bahwa jenis informasi yang dibutuhkan oleh para pemimpin sekolah tinggi bersumber dari sembilan data base operasional, yaitu: Db Dosen, Db PD, Db AO, Db Ujian, Db TA, Db RME, Db Library, Db Penelitian, dan Db Abdimas (Tabel 2). Diketahui pula bahwa rancangan framework BI di sekolah tinggi mencakup banyak jenis informasi, dan sumber data yang tersebar di lintas departemen (Tabel 1, Tabel 2). Pada BI, data yang ada di Db operasional selanjutnya dikonsulidasikan ke data warehouse sebagai pangkalan data melalui proses ETL (exstract, transform dan loading). Selanjutnya data di data warehouse diakses oleh server OLAP (Online Analatycal Processing) untuk keperluan analisis dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Hal ini memungkinkan penerapan BI di sekolah tinggi dapat meningkatkan proses pendidikan dan mengidentifikasi permasalahan yang ada sejak dini.

Tabel 1. Bentuk Key Performance Indicators Sekolah Tinggi (Contoh)

C. Rancangan Framework Business Intelligence Sekolah Tinggi Permasalahan yang dihadapi sekolah tinggi dalam menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi strategis dapat dipecahkan dengan menerapkan BI. Berdasarkan hasil analisis terhadap jenis kebutuhan informasi dan sumber data yang telah dilakukan, maka dibuat framework BI untuk sekolah tinggi.

Pada Tabel 1, terdapat delapan contoh KPI yang diperlu diketahui oleh pemimpin sekolah tinggi, dan menjadi pendukung keputusan strategis 408


Gambar 4. Framework Tahapan Penerapan Business Intelligence Pada Sekolah Tinggi

Tahapan penerapan framework BI pada Gambar 4 dibuat setelah memperhatikan penelitian terkait, hasil observasi, penelitian pendahuluan, dan kebutuhan informasi pada sekolah tinggi. Pada Gambar 4, sumber data primer di sekolah tinggi tersebar pada banyak database operasional. Sumber data primer digambarkan dalam bentuk paket database primer sebagai bagian dari framework BI. Data primer selanjutnya ditransfer ke data warehouse pada tahapan pembangunan BI sekolah tinggi. Pada implementasinya, data warehouse merupakan pusat repository pendukung keputusan dengan data lintas bagian, dan fokus kepada dua layer, yaitu dimensional layer dan derivation and aggregation layer seperti disampaikan oleh D.S. Gurupratap (2010). Framework BI (Gambar 3) dirancang sesuai dengan proses bisnis dan keadaan di sekolah tinggi. Namun dapat diimplementasikan pada perguruan tinggi berbentuk universitas, politeknik atau akademi dengan melakukan beberapa penyesuaian. Hal ini sejalan dengan Guster Dennis, dkk. (2012), yang menyatakan bahwa setiap sistem (aplikasi) yang dikembangkan pada kenyataannya akan memiliki perbedaan karena tidak ada institusi pendidikan yang memiliki sistem operasional dengan kebiasaaan yang sama. Rancangan framework BI pada paper ini juga dapat mendukung penerapan collaborative business intelligence yang disampaikan oleh Mihaela Muntean (2007).

Gambar 3. Framework Business Intelligence untuk Sekolah Tinggi

Dari Gambar 3, diketahui bahwa framework BI untuk sekolah tinggi adalah suatu kesatuan sistem yang terdiri atas: aplikasi perekam data, sumber data primer (termasuk eksternal data), transformasi data dari sumber ke data warehouse, transformasi data pada data warehouse ke server OLAP untuk keperluan analisis, mendeliver informasi dalam bentuk dashboard, dan menyediakan tools pengaksesan informasi untuk end user. Framework BI untuk sekolah tinggi yang dirancang (Gambar 3) juga bertujuan untuk menciptakan modern BI dan sejalan dengan pendapat Wanda Presthus, dkk. (2012) karena terdiri dari proses pengolahan data menjadi informasi actionable, menggunakan bermacam tools, teknik dan aplikasi. Sementara tahapan penerapan framework BI untuk sekolah tinggi dilakukan melalui empat tahapan kegiatan (Gambar 4), yaitu: 1. Data primer dari sumber utama ditransfer ke dalam data warehouse. 2. Data pada data warehouse diolah sedemikian rupa untuk dianalisis oleh OLAP server. 3. Data yang sudah berbentuk skema OLAP ditransfer ke OLAP server untuk kebutuhan analisis. 4. User menggunakan tools untuk melakukan dan melihat hasil analisis dalam bentuk dashboard. Aplikasi pada langkah keempat mempunyai kemampuan menterjemahkan hasil analisis ke dalam perintah yang diproses oleh OLAP server. Kemudian hasil analisis dikirimkan oleh OLAP server untuk ditampilkan dalam bentuk dashboard kepada user sesuai dengan tujuan pengembangan BI. Dengan demikian, kemampuan BI dalam menganalisa data yang berjumlah besar dari lintas departemen, dan menghasilkan informasi strategis dalam bentuk KPI dapat memberikan kontribusi dalam meningkatkan efektivitas, efisiensi, standar, kualitas lulusan, dan kemampuan kompetitif sekolah tinggi.

V. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Telah dibuat sebuah rancangan framework business intelligence (BI) pada perguruan tinggi berbentuk sekolah tinggi melalui tahapan: membetuk KPI, menentukan jenis informasi yang ingin ditampilkan, mengidentifikasi sumber data primer, mengidentifikasi proses analisis data dan mendeliver informasi, dan merancang framework. Framework BI pada sekolah tinggi merupakan suatu kesatuan sistem yang tersusun atas lima komponen, yaitu: aplikasi perekam data, transformasi data dari berbagai sumber ke data warehouse, transformasi data dari data warehouse 409


Technology, Medwell Journals, 8 (2), pp. 55-60.

ke server OLAP untuk keperluan analisis, mendeliver informasi dalam bentuk dashboard, dan menyediakan tools pengaksesan untuk end user. Rancangan framework BI pada paper ini dapat dijadian referensi dalam membangun BI pada sekolah tinggi, dan perguruan tinggi secara umum yang berfungsi untuk penyimpanan data, mengkonsulidasi data, mengolah dan menganalisis data, mengakses, dan mendeliver informasi.

Isik, O., M.C. Jones, dan S. Anna, 2013, ”Business Intelligence Success: The Roles Of BI Capabilities And Decision Environments”, Elsevier Journal, Information & Management (50), pp. 13–23. Khan, A., dan K. Saxena Karunesh, 2010, ”Business Intelligence: How To Make Organisations Agile”, Indian Management Journal, 49 (10).

B. Saran Rancangan framework BI yang dihasilkan pada paper ini dibuat menggunakan pendekatan objek (sekolah tinggi sebagai objek). Belum membahas potensi timbulnya permasalahan pada aspek integrasi dengan sistem lain di luar perguruan tinggi. Karena itu, penelitian ini perlu ditindaklanjuti dengan melakukan komparasi terhadap framework BI berorientasi services.

Mihaela Muntean, 2007, Business Intelligence Solutions For Gaining Competitive Advantage, In Revista Informatica Economică 3 (43), pp. 22-25, 2007. Naranjo-Gil, D, 2009, “Management Information Systems And Strategic Performances: The Role Of Top Team Composition”, International Journal of Information Management, 29 (2), pp. 104-110.

DAFTAR PUSTAKA

Parmenter David, 2007, Key Performance Indicatorss : Developing, Implementing, And Using Winning KPI, John Wiley & Sons, Inc.

Baepler, Paul, Murdoch, dan J. Cynthia J., 2010, ”Academic Analytics And Data Mining In Higher Education”, International Journal for the Scholarship of Teaching and Learning, 4 (2).

Poonam Kumar, 2012, ”Impact of Business Intelligence Systms In Indian Telecom Industry”, Business Intelligence Journal 5 (2), pp. 358366.

Barrett, E. Susan, 2010, “Competitive Intelligence: Significance In Higher Education”, Vol. 2 Issue 4. P26-30.

Ricky, W.H. Yeung, Derek, T.W. Ngan, Martin, dan C.Y. Cheung, 2010, Application of Business Intelligence Tools In Educational Isntitutes: A Case Study Of MEEM Laboratory, University of Hong Kong.

Bojan Tomic, dan Tanja Milic, 2013, “Automated Interpretation Of Key Performance Indicator Values And Its Application in Education”, Elsevier Journal, KnowledgeBased Systems (37), pp. 250–260.

Serbanescu, L., dan M. Radulescu, 2012, Optimizing Time In Business With Business Intelligence Solution, In Procedia - Social and Behavioral Sciences 62, pp. 638-648.

Carlo Dell’Aquila, Francesco Di Tria, Ezio Lefons, dan Filippo Tangorra, 2008, ”Business Intelligence Applications For University Decision Makers”, WSEAS Transactions on Computers, 7 (7).

Sirawit Kleesuwan, Mitatha Somsak, Yupapin .P. Preecha, dan Piyatamrong Bunjong, 2010, Business Intelligence In Thailand's Higher Educational Resources Management, In Procedia Social and Behavioral Sciences 2, pp. 84–87.

Durso, dan W. Thomas, 2009, From Data To Information: Business Intelligence And Its Role In Higher Education today, UniversityBusiness.com, pp.24-27.

Thiagarajan, R., M.C. Jones, dan S. Anna, 2012, ”Factors Influencing Business Intelligence (BI) Data Collection Strategies: An Empirical Investigation”, Elsevier Journal, Decision Support Systems (52), pp. 486– 496.

Grabova, O., Darmont, J., Chauchat, J., dan Zolotarova, I., 2010, ”Business Intelligence For Small And Middle-Sized Enterprises“, ACM SIGMOD Record, 39 (2). Gurupratap Singh Dsor, 2010, A Business Intelligence Solution To Improve Educational Standards and Performance For an Australian State Education Authority, In SAS Global Forum.

Wanda Presthus, dan Bendik Bygstad, 2012, ” Business Intelligence In College: a Teaching Case With Real Life Puzzles”, Journal of Information Technology Education: Innovations in Practice, Vol. 2.

Guster Dennis, and Cristopher G. Brown, 2012, “The Application Of Business Intelligence To Higher Education: Technical And Managerial Perspectives”, Journal of Information Technology Management Volume 23 (2), pp. 42-64. Hur

Wiak, S., D. Jeske, M. Krasuski, dan R. Stryjek, 2010, Business Intelligence Is Not Only For Business Purposes – Business Intelligence In e-Matura, In World Conference on Technology and Engineering Education, (1), pp. 31-34.

Wonchang, 2009, “Developing Enterprise Dashboard”, Asian Journal of Information

410


411

RANCANGAN FRAMEWORK BUSINESS INTELLIGENCE PADA PERGURUAN TINGGI

Recommend Documents