RANCANGAN APLIKASI PENCATATAN DAN PENGAWASAN CAPAIAN STANDAR PELAYANAN MINIMUM (SPM) BERBASIS WEB: STUDI KASUS DI BAPPEKO SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 November 2013

RANCANGAN APLIKASI PENCATATAN DAN PENGAWASAN CAPAIAN STANDAR PELAYANAN MINIMUM (SPM) BERBASIS WEB: STUDI KASUS DI BAPPEKO SURABAYA Novi Indrayani dan Joko Lianto Buliali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: [email protected] ABSTRAK Pengelolaan dokumen dengan cara konvensional yaitu menyimpan dokumen dalam bentuk fisik, dianggap tidak efektif dan efisien sehingga mendorong berkembangnya sistem pengelolaan data secara elektronik. Namun pada prakteknya tidak semua pengelolaan data secara elektronik dapat memberikan hasil yang berarti bagi perusahaan atau organisasi karena sistem pengelolaan yang kurang tepat. Bappeko Surabaya khususnya sub bidang Aparatur Pemerintahan merupakan salah satu institusi pemerintahan dengan volume pertumbuhan data yang tinggi, dan kurang tepat dalam mengelola data elektronik. Data yang harus dikelola adalah data laporan dari 28 Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), data laporan disimpan dalam bentuk worksheet, data laporan dari SKPD yang berbeda akan disimpan pada file yang berbeda pula. Data laporan SKPD dibuat setiap 6 bulan sekali, jumlah data yang terus meningkat semakin memperbanyak jumlah file yang terkumpul dan proses pencarian serta pengunaan kembali data-data tersebut menjadi tidak optimal. Penelitian ini dimaksudkan untuk merancang sebuah aplikasi yang dapat lebih efektif dan efisien mengelola data yang dimiliki oleh Bappeko Surabaya khususnya sub bidang Aparatur Pemerintahan terkait laporan capaian Standar Pelayanan Minimum (SPM). Penggunaan aplikasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan produktifitas karena pegawai tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk pencarian data, melainkan langsung fokus terhadap permasalahan yang akan diselesaikan serta meningkatkan kinerja organisasi pemerintahan. Kata kunci: Data Elektronik, Pengelolaan Data Elektronik, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Standar Pelayanan Minimu (SPM).

PENDAHULUAN Informasi merupakan salah satu faktor penting dalam keberlangsungan sebuah organisasi atau perusahaan sebagai dasar pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan dan juga strategi-strategi lain terkait keberlangsungan perusahaan atau organisasi tersebut. Berbagai macam metode pengelolaan data dikembangkan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan lengkap. Pengelolaan data dengan cara konvensional yaitu menyimpan data dalam bentuk fisik, dianggap tidak efektif dari sisi cara pengerjaannya, serta tidak efisien dari sisi biaya, tempat dan waktu jika dikaitkan dengan kebutuhan akan informasi yang semakin cepat dan beragam. Paradigma tersebut mendorong perkembangan sistem pengelolaan data secara elektronik yang lebih efektif dan efisien seiring dengan kemajuan teknologi yang cukup pesat. Read (2009) juga menegaskan bahwa efisiensi proses operasional dapat dilakukan melalui penggunaan TI dalam proses pengelolaan data di perkantoran. Penggunaan aplikasi sistem informasi tertentu untuk lebih memudahkan proses pengelolaan data elektronik pun sudah ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-1


banyak digunakan. sehingga data tersebut disimpan dan diurutkan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan oleh aplikasi, tidak dalam sebuah lemari arsip, melainkan dalam sebuah komputer yang memberikan kemudahan bagi pengguna untuk mencari dan mengambil data berdasarkan kriteria yang diinginkan. Namun pada prakteknya tidak semua pengelolaan data secara elektronik dapat menghasilkan informasi dengan cara yang efektif dan efisien, karena sistem pengelolaan yang tidak sesuai dengan kebutuhan dan kurang tepat. Sistem pengelolaan data secara elektronik seharusnya dapat mempercepat proses operational perusahaan dan mudah digunakan. Selain itu, pengelolaan data secara elektronik membuat pengguna lebih produktif karena tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk pencarian data, melainkan langsung fokus terhadap permasalahan yang akan diselesaikan. Tanpa menggunakan sistem manajemen data yang efektif dan efisien, maka hampir dapat dipastikan bahwa pengelolaan data akan rentan terhadap kesalahan manusia (Heckman, 2008). Bappeko Surabaya, dalam penelitian ini khususnya adalah sub bidang Aparatur Pemerintahan (AP). AP menangani dan mengawasi kinerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan kepada masyarakat tersebut dilaksanakan berdasarkan indikator dalam Standar Pelayanan Minimun (SPM) yang diterbitkan oleh pemerintah pusat. Laporan mengenai pelaksanaan SPM dilakukan dua kali dalam setahun (6 bulan sekali) oleh setiap SKPD kepada AP. SPM dibuat berdasarkan 16 bidang yang ada di pemerintahan kota Surabaya, dan setiap bidang dijalankan oleh beberapa SKPD begitu pula sebaliknya. Proses pengumpulan data laporan selama ini selalu dilakukan dengan pertemuan dalam bentuk fisik dan tidak didistribusikan melalui email ataupun media lainnya, sehingga pengeluaran biaya tambahan tidak bisa dihindari. Selain itu data laporan yang dikumpulkan terkadang tidak lengkap, beberapa SKPD terkadang tidak mengisi secara lengkap formulir yang diberikan oleh AP. Akibat ketidaklengkapan data dapat berpengaruh terhadap ketidaktepatan pengukuran kinerja SKPD tersebut. Kebutuhan akan data laporan dengan kriteria tertentu pada saat yang tak terduga pun sulit untuk dipenuhi dengan cepat karena harus dilakukan pencarian manual dengan membuka satu per satu file worksheet yang ada di komputer, mengingat data laporan disimpan di dalam file worksheet yang berbeda untuk setiap SKPD dan setiap semesternya. Permasalahn semakin rumit ketika AP harus membuat laporan kinerja SKPD setiap akhir tahun, karena pengelolaan data yang kurang lengkap maka pembuatan laporan kinerja SKPD setiap tahunnya membutuhkan waktu yang lebih lama. Beberapa penelitian telah menunjukkan bahwa penggunaan catatan elektronik dalam organisasi pemerintahan menghasilkan proses pengelolaan data dan pemerintahan yang lebih efektif dan efisien serta meningkatkan kinerja organisasi (Xiaomi, 2009). METODE Identifikasi Masalah Proses pengumpulan data laporan SKPD yang dilakukan melalui rapat kerja karena, memakan waktu relatif lama dengan kondisi data yang diperoleh juga tidak lengkap. Sebagai catatan bahwa Bappeko Surabaya tidak menggunakan mail server umum seperti yahoo ataupun gmail untuk pendistribusian data, dan juga tidak memeliki mail server lokal.

Selesai ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-2


Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

Selain itu penyimpanan data dalam komputer dalam bentuk worksheet idak dapat dengan efektif mendukung kinerja pegawai AP karena tidak dapat langsung fokus pada permasalahan yang dihadapi melainkan sibuk dengan pencarian data pendukung yang memakan waktu cukup lama, hal ini tentunya akan berpengaruh pada kinerja pegawai dan perolehan informasi mengenai kinerja SKPD. Sehingga penyusunan laporan hasil kinerja tahunan SKPD yang memakan waktu yang cukup lama karena data yang tidak terkelola dengan baik. Permasalahan lainnya adalah waktu pengumpulan laporan yang membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit karena harus bertemu secara fisik. Studi Literatur Studi literatur mengenai proses perancangan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi dari jurnal, buku ataupun referensi lainnya. Selain itu juga dilakukan studi untuk memahami operasional pengumpulan data di Bappeko Surabaya. Pengumpulan Data Selain bahan pustaka, juga dilakukan pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk menunjang penelitian terkait proses pengelolaan data laporan capaian SPM saat ini di Bappeko Surabaya. Teknik pengumpulan data tersebut dilakukan melalui wawancara dan permintaan dokumen perusahaan atau organisasi. Responden Penelitian Responden yang dilibatkan dalam penelitian ini adalah kasubid AP, beberapa staf AP dan juga perwakilan dari setiap SKPD yang ada dilingkungan pemerintah kota Surabaya.

ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-3


Pengujian Data - Uji Validitas Bivariate Pearson digunakan untuk melakukan uji validitas. Pengujian ini digunakan untuk mengatahui sejauh mana kuesioner dapat digunakan untuk mengukur keadaan responden yang sebenarnya (Wibowo, 2012). - Uji Reliabilitas Cronbach’s Alpha digunakan untuk menguji reliabilitas. Analisa Kebutuhan Pengguna Tahap analisa kebutuhan dilakukan dengan cara menghitung bobot dan prosentasenya terhadap nilai maksimal untuk setiap prosedur sistem (pertanyaan) yang ditanyakan kepada responden. Nilai ini akan digunakan sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan digunakan atau tidaknya sebuah prosedur sistem. Verifikasi - Kebutuhan funngsional - Kebutuhan non fungsional Perancangan sistem - Use case diagram dan activity diagram - Sequence diagram - Class diagram - Antarmuka sistem Validasi Rancangan Tahap ini merupakan tahap akhir dari penelitian yang dilakukan dengan cara meminta pegawai yang terlibat dengan kegiatan pelaporan capaian SPM untuk memberikan tanggapan dan skor terhadap skenario yang mewakili Use Case Diagram dan rancangan antarmuka sistem. HASIL DAN DISKUSI Uji Validitas Hasil uji validitas dapat dilihat nilai signifikansi antara tiap item dengan skor total. Dari hasil pengujian diketahui bahwa semua item pertanyaan mempunyai nilai signifikansi kurang dari 0,05 dan nilai Pearson Correlation lebih dari 0.3, jadi dapat disimpulkan bahwa itemitem pada kuisioner yang digunakan telah valid. Uji Reliabilitas Metode pengujian reliabilitas yang digunakan pada penelitian ini adalah Alpha Cronbach’s. Jika nilai reabilitas sebesar > 0.600 maka instrumen tersebut telah reliable, dimana 0.600 adalah standarisasi nilai reabilitas menurut pernyataan dari Nunnally, seperti yang di kutip oleh Imam Ghazali (2005). Hasil pengujian menunjukkan bahwa jumlah data valid sebanyak 30 (sesuai dengan jumlah responden), dan nilai Alpha Cronbach’s 0.746 maka dapat disimpulkan bahwa semua butir pertanyan penelitian reliabel. Analisa Kebutuhan Pengguna Dari hasil perhitungan diketahui bahwa seluruh butir pertanyaan memiliki nilai prosentase rata-rata 79% dengan nilai terendah 72% dan nilai tertinggi 82%, itu menunjukkan bahwa seluruh butir pertanyaan atau fitur yang ditawarkan memiliki skor yang kuat untuk digunakan. ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-4


Kebutuhan Fungsional dan Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan fungsional menunjukkan fasilitas atau fitur apa saja yang harus ada dalam sistem untuk memenuhi tujuan dibuatnya sistem tersebut. Sistem pada penelitian ini bertujuan untuk mencatat dan melakukan pengawasan terhadap pencapaian standar pelayanan minimum di Bappeko Surabaya. Tabel 1. Daftar Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional Kebutuhan Fungsional Membuat dan menyimpan laporan

Kebutuhan Non Fungsional Login/Logout

Merubah dan menghapus laporan

Melihat indikator SPM apa saja yg belum dibuat laporannya Memilih indikator SPM yang akan dibuat laporannya Melihat daftar laporan yanga telah dibuat laporannya Melihat daftar laporan yang tidak disetujui

Membuat dan menyimpan daftar pelayanan Membuat dan menyimpan daftar SKPD

bidang

Membuat dan menyimpan data pelayanan dasar Membuat dan menyimpan data indikator SPM Menyimpan jumlah APBD setiap tahun

Memeriksa data laporan yang telah dibuat oleh SKPD Menghapus laporan yang tidak disetujui dan menyimpan laoran yang disetujui Merubah dan menghapus daftar bidang pelayanan Merubah dan menghapus data SKPD Merubah dan menghapus data pelayanan dasar

Meng-asign setiap SKPD pada bidang pelayanan yang menjadi tanggung jawabnya Meng-asign setiap pelayanan dasar sesuai dengan bidang pelayanan yang menjadi induknya Meng-asign pelayanan dasar pada SKPD yang menjadi pelaksananya Meng-asign setiap indikator SPM yang dibuat terhadap bidang pelayanan, SKPD dan pelayanan dasar. Membuat dan menyimpan akun pengguna baru

Merubah dan menghapus data indikator SPM

Menentukan level akses pengguna baru Meng-asign pengguna baru di SKPD tempatnya bekerja Merubah password

Merubah dan menghapus data APBD

Menghapus akun

Use Case Diagram Terdapat 4 use case diagram yang dibuat dalam perancangan sistem ini yaitu; diagram pengelolaan data utama, diagram pembuatan laporan, diagram pemeriksaan laporan dan diagram pemataan data utama dan penentuan hak akses.

Gambar 2. Use Case Diagram Pembuatan Laporan

Gambar 3. Use Case Diagram Pembuatan Laporan

ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-5


Gambar 4. Use Case Diagram Pemetaan Data Utama dan Penentuan Hak Akses

Gambar 5. Use Case Diagram Pengelolaan Data Utama

Activity Diagram Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.

Gambar 7. Activity Diagram Kegiatan Pelaporan

Gambar 6. Activity Diagram Penginputan Data Utama

Sequence Diagram Sequence diagram secara khusus menjabarkan behavior skenario tunggal. Diagram tersebut menunjukkan sejumlah objek contoh dan pesan yang melewati objek tersebut didalam use case. Sequence diagram untuk pengolahan data utama meliputi lima objek yaitu AP, Data Bidang, Data SKPD, Data Jenis Pelayanan Dasar dan Data Indikator SPM. Adapun pesan yang digunakan meliputi penginputan dan perubahan data pada empat object data. Pesan lainnya adalah penugasan SKPD terhadap tiga data lainnya yaitu Bidang, Jenis Pelayanan Dasar dan Indikator SPM. Pesan tersebut digunakan untuk membatasi akses SKPD terhadap data yang ada, sehingga SKPD tertentu hanya dapat mengakses data yang terkait dengan tanggung jawabnya saja. Pemetaan merupakan pesan yang digunakan untuk menghubungkan antara Bidang, Jenis Pelayanan Dasar dan Indikator SPM.

ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-6


Gambar 8. Sequence Diagram Pembuatan Laporan

Gambar 9. Class Diagram Sistem

Class Diagram Basis data dibuat sesuai dengan kebutuhan pembuatan laporan, yang mana dapat menyimpan data utama dan juga laporan yang akan dibuat. Sesuai dengan data yang dieroleh dari Bappeko Surabaya, diketahui bahwa terdapat beberapa kelompok data yang diperlukan dalam penyusunan laoran yaitu data bidang, data jenis pelayanan dasar, data SKPD, data SPM dan juga informasi mengenai pengguna dan pemilik data tersebut. Antarmuka Sistem Sistem dibuat berbasis web untuk memudahkan pengaksesan dan mempermudah proses maintenance. Menu yang ditampilkan oleh aplikasi pada setiap level pengguna berbeda akan berbeda pula, hal ini disesuaikan dengan peran dan fungsi pengguna terkait sistem pelaporan capaian indikator SPM.

Gambar 10. Menu untuk AP

Gambar 11. Menu untuk SKPD

Validasi Rancangan Use Case Diagram yang menggambarkan proses atau alur penggunaan sistem mendapatkan nilai rata-rata 4.133, ini menunjukkan bahwa proses yang dirancang dimengerti dan diterima oleh pengguna. Demikian halnya dengan rancangan antarmuka sistem yang memperoleh nilai rata-rata 4.200, ini juga menunjukkan bahwa rancangan antarmuka sistem disukai dan diterima oleh pengguna. Hasil uji konsistensi terhadap jawaban responden menunjukkan bahwa nilai Cronbach's Alpha adalah 0.853, sehingga dapat dikatakan bahwa validasi rancangan sistem terhadap user menunjukkan tingkat konsistensi yang tinggi. KESIMPULAN Model sistem yang dibuat pada penelitian ini disesuaikan dengan prosedur pelaporan yang ada di Bappeko Surabaya dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan SKPD dan AP yang berlaku sebagai pelapor dan pemeriksa pada kegiatan ini. Kebutuhan fungsional yang berhasil diidentifikasi sebanyak 21 kebutuhan meliputi kebutuhan dalam pembuatan laporan, pemeriksaan laporan dan pengelolaan data utama. Pengelolaan data utama dilakukan oleh AP dan terdiri dari data Bidang, data Pelayanan Dasar, ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-7


data Indikator SPM, data SKPD dan data APBD. Dalam sistem ini SKPD hanya berlaku sebagai pembuat laporan. Kebutuhan fungsional tersebut diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan kepada 30 responden yang merupakan perwakilan dari AP dan setiap SKPD yang ada. Kuesioner berisi 11 proses utama dan setiap proses terdiri dari beberapa prosedur sistem yang ditawarkan. Hasil uji reliabilitas menunjukkan nilai Alpha Cronbach’s 0.746, ini artinya kuesioner sangat reliabel untuk digunakan. skor yang diberikan responden pada setiap prosedur yang ditawarkan juga memiliki nilai prosentase rata-rata 79%. Use case yang dirancang dibagi menjadi 4 diagram, diagram pertama menggambarkan AP yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan data utama, diagram kedua menggambarkan AP yang bertanggung jawab memeriksa laporan yang masuk, diagram ketiga menggambarkan AP yang bertanggung jawab menentukan hak akses SKPD terhadap data dan diagram terakhir menggambarkan SKPD yang membuat laporan capaian Indikator SPM. Semua aktivitas yang digunakan dalam use case diagram dibuat berdasarkan kebutuhan fungsional yang berhasil diidentifikasi sebelumnya. Untuk memenuhi kebutuhan penampungnan data, class diagram dibuat dengan komposisi 9 kelas yaitu m_bidang, m_pelayanan_dasar, m_skpd, m_indikator_spm, m_apbd, t_laporan, m_user, m_user_skpd, dan backup_laporan. Class Bidang dan class SKPD mempunyai jenis relasi agregation dan multiplisitas many-to-many, karena class SKPD masih dapat berdiri sendiri meskipun tidak sesempurna jika berelasi dengan class Bidang. Class Pelayanan Dasar memiliki relasi dengan class Bidang dengan multiplisitas one-to-many. Sedangkan relasi antara class SKPD dan class Pelayanan dasar menggunakan multiplisias many-to-many, karena sebuah Pelayanan Dasar dapat menjadi tanggung jawab beberapa SKPD dan begitu juga sebaliknya. Class SPM memiliki relasi dengan class Bidang, class SKPD, dan class Pelayanan Dasar dengan multiplisitas one-to-many. Dalam pembuatan laporan, meskipun satu Indikator SPM adakalanya menjadi tanggung jawab dua SKPD, namun setiap SKPD harus membuat laporan yang terpisah hal itu dibutuhkan untuk melakukan penilaian kinerja SKPD. Sehingga multiplisitas yang dibutuhkan dari class Laporan dan SKPD adalah one-to-many dan one-to-one antara class SPM dan class Laporan. Diagram lain yang dibuat untuk mendukung rancangan sistem adalah sequence diagram dan activity diagram. Hasil validasi rancangan menunjukkan nilai Cronbach's Alpha 0.853, sehingga dapat dikatakan bahwa validasi rancangan sistem terhadap user menunjukkan tingkat konsistensi yang tinggi. DAFTAR PUSTAKA Azhar, dan Susanto (2004), Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Pengembangan, Lingga Jaya, Bandung. Goetsch, D.L. dan Davis S.B. (2006), Quality Management for Organization Excellence, 6th edition, Pearson Prentice Hall, Florida. Lai, dan Jung-Yu (2006), “Assessment of employees’ perceptions of service quality and satisfaction with e-business”, International Journal of Human-Computer Studies, Vol. 64, hal. 926–938. Mark P. (2003), Practical Object-Oriented Design with UML, McGrawHill, Second Edition, New York.

ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-8


Rajendra, K. dan Michael, L. B. (2006), “Impact and Sustainability of E-Government Services in Developing Countries: Lessons Learned from Tamil Nadu, India”, The Information Society: An International Journal, Vol. 22, Issue 1, hal.1-12. Read, M. (2009), Back office operations and IT, operational efficiency programme, HM Treasury, London, ISBN 978-1-84532-598-5. Richard H. (2002), “Information Systems and Developing Countries: Failure, Success, and Local Improvisations”, The Information Society: An International Journal, Vol. 18, Issue 2, hal.101-112. S., Krishnaa dan Geoff , W. (2007), “Implementing public information systems in developing countries: Learning from a success story”, Information Technology for Development, Vol. 11, Issue 2, hal.123-140. Steve J. (2012), “eGovernment Document Management System: A case analysis of risk and reward”, International Journal of Information Management , Vol. 32, hal. 396– 400. Wibowo Agung E., (2012), Aplikasi Praktis SPSS dalam Penelitian, cetakan pertama, Gava Media, Yogyakarta.

ISBN : 978-602-97491-8-2 C-7-9

RANCANGAN APLIKASI PENCATATAN DAN PENGAWASAN CAPAIAN STANDAR PELAYANAN MINIMUM (SPM) BERBASIS WEB: STUDI KASUS DI BAPPEKO SURABAYA

Recommend Documents