ISBN: 978-979-98438-8-3
RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN AKTIVITAS DISTRIBUSI DENGAN METODE DRP (DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING) Titus Kristanto*, Rachman Arief Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya *
E-mail:
[email protected]
ABSTRACT Business competition is very tight market requires a beverage production and distribution planning is good . Good production planning can ensure the smooth availability of raw materials and production processes so that production targets can be achieved . Production scheduling is needed to ensure timely delivery of products to consumers and the right amount . Timely product delivery and provide the right amount of satisfaction and increase consumer confidence , existing customers are expected to be maintained and attract new customers . Besides good planning also minimizes unnecessary inventory so inventory costs can be minimized . PT . Coca - Cola Bottling Indonesia is a company that produces several variants of drinks for the local market consumers . Beverage products distributed to two groups of consumers that consumers drink both regular and non- regular . Differences in the pattern of booking . Consumer groups are groups where the regular PT . Coca - Cola Bottling Indonesia supplying products drink regularly without having to wait for orders . Most consist of outlets spread across various locations . Consumer groups are non- regular consumer groups where PT . Coca - Cola Bottling Indonesia if there is an order to supply new and consists of various small companies , or individuals . This research is to analyze and determine the distribution of the different variants of scheduling PT beverage products . Coca - Cola Bottling Indonesia for various customers using the DRP ( Distribution Requirement Planning ) . Where demand is also predicted by the type of products and consumer groups . The results of the analysis of DRP ( Distribution Requirement Planning ) system is also used to analyze the final product inventory drinks PT . Coca - Cola Bottling Indonesia . Safe beverage inventory levels ) is also specified , the optimal order quantity is also determined . Hopefully with this study , PT . Coca - Cola Bottling Indonesia has a distribution schedule based on real consumer demand . So that all customer demand can be met in a more optimal . Analysis of the final beverage product inventory system also ensures all requests can be met . Keywords : System inventory, DRP method, Scheduling, PT Coca Cola Bottling Indonesia
PENDAHULUAN Persaingan bisnis yang sangat ketat di pasar minuman memerlukan suatu perencanaan produksi dan distribusi yang baik. Perencanaan produksi yang baik dapat menjamin ketersediaan bahan baku dan kelancaran proses produksi sehingga target produksi dapat tercapai. Penjadwalan produksi yang baik diperlukan untuk menjamin pengiriman produk yang tepat waktu dan tepat jumlah kepada konsumen. Pengiriman produk yang tepat waktu dan tepat jumlah memberikan kepuasan dan meningkatkan kepercayaan konsumen, dengan itu diharapkan konsumen yang ada akan dapat dipertahankan dan menarik konsumen yang baru. Selain itu perencanaan yang baik juga meminimalkan inventori yang tidak perlu sehingga biaya inventori dapat diminimalkan. Sejalan dengan meningkatnya permintaan konsumen akan produk minuman ringan bersoda, maka terbuka peluang bagi para pengusaha khususnya industri minuman ringan bersoda untuk menyediakan kebutuhan tersebut. Hal ini dapat terlihat dari banyaknya jenis dan merek minuman ringan bersoda yang ditawarkan pada saat ini. Dengan banyaknya perusahaan minuman ringan bersoda dan merek709
Prosiding Seminar Nasional 2013 Menuju Masyarakat Madani dan Lestari
merek minuman ringan bersoda yang bermunculan sekarang ini, mengakibatkan konsumen semakin teliti dan kritis dalam memilih minuman ringan bersoda yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal tersebut menjadi catatan dan masalah yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan dan akan menimbulkan persaingan yang semakin ketat antara perusahaan-perusahaan minuman ringan bersoda. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia merupakan salah satu perusahaan terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis minuman ringan baik minuman ringan bersoda maupun minuman ringan tidak bersoda. Pada saat ini PT. Coca-Cola Bottling Indonesia telah memproduksi tiga jenis minuman ringan bersoda dan satu jenis minuman ringan tidak bersoda yang masingmasing jenisnya dikemas dalam berbagai jenis ukuran kemasan, yaitu: Untuk jenis minuman ringan bersoda ada tiga macam jenis yaitu Coca-Cola, Fanta, dan Sprite. Ketiga jenis minuman ringan bersoda tersebut dikemas dalam botol kaca, botol plastik, dan kaleng. Untuk jenis minuman ringan tidak bersoda PT. Coca-Cola Bottling Indonesia memproduksi minuman teh denan aroma melati yang diberi nama Fresh Tea dan Fresh Tea Green. Minuman teh ini hanya dikemas dalam botol kaca. Dari gambaran diatas terlihat bahwa saluran distribusi produk minuman di perusahaan ini cukup kompleks, oleh karena itu diperlukan perencanaan distribusi yang baik. Salah satu metode perencanaan distribusi yang baik yang bisa digunakan untuk kasus PT. Coca-Cola Bottling Indonesia ini adalah metode DRP (Distribution Requirement Planning). DRP (Distribution Requirements Planning) adalah suatu metode untuk mengatur Penjadwalan distribusi produk melalui berbagai saluran distribusinya. Metode ini bertujuan untuk merencanakan berapa jumlah produk dan kapan pengiriman akan dilakukan untuk tiap-tiap saluran distribusi. Selain itu, kebutuhan yang diperlukan dalam sekali pengiriman juga dipertimbangkan sehingga tidak melampui kemampuan kapasitas yang ada diperusahaan. Perencanaan berdasarkan kebutuhan di masa yang akan datang dan mampu mempertahankan stock aman total yang lebih rendah dalam sistem distribusi secara keseluruhan. Diharapkan dengan adanya perencanaan produksi dan Penjadwalan distribusi menurut metode DRP, PT. Coca-Cola Bottling Indonesia dapat memenuhi permintaan pelanggan secara optimal secara tepat waktu dan tepat jumlah. METODE PENELITIAN Metode penelitian secara operasional diartikan sebagai suatu cara yang dilakukan untuk mendapatkan data atau informasi maupun untuk membahas suatu persoalan yang dihadapi. Dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh perusahaan berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari segala informasi yang berhubungan dengan Sistem Penjadwalan Aktivitas Distribusi. 2. Pengumpulan Data Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data tentang penjualan konsumen minuman reguler pada permintaan tiap bulan. 3. Perancangan Sistem Perancangan sistem ini berupa use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram. 4. Implementasi Sistem Membuat sistem yang sesuai dengan rancangan sistem. 5. Evaluasi Menguji sistem yang telah dibuat dan melakukan perbaikan apabila ada kesalahan. 6. Penyusunan Laporan Membuat laporan tentang penelitian yang dibuat.
710
ISBN: 978-979-98438-8-3
HASIL DAN PEMBAHASAN Metode Peramalan Metode peramalan adalah cara memperkirakan secara kuantitatif apa yang terjadi pada masa lalu. Oleh karena itu, metode peramalan didasarkan atas data yang relevan pada masa lalu, maka metode peramalan ini dipergunakan dalam peramalan yang obyektif. Metode-metode peramalan dengan menggunakan analisa pola hubungan antara variabel yang akan diperkirakan dengan variabel waktu atau analisa deret waktu, terdiri dari: 1. Metode smoothing, yang mencakup metode data lewat (past data), metode ratarata kumulatif, metode rata-rata bergerak (moving average) dan metode “exponential smoothing” 2. Metode Box Jenkis menggunakan dasar deret waktu dengan model matematis agar kesalahan yang terjadi dapat sekecil mungkin. 3. Metode Proyeksi Trend dengan regresi, merupakan dasar garis trend untuk suatu persamaan matematis, sehingga dengan dasar persamaan tersebut dapat diproyeksikan hal yang diteliti untuk masa depan. Tabel 1. Formulasi titik reorder
Titik Reorder DL + 3,09 α D√L DL + 2,58 α D√L DL + 2,33 α D√L DL + 1,96 α D√L DL + 1,64 α D√L DL + 1,28 α D√L DL + 1,04 α D√L DL + 0,85 α D√L DL + 0,67 α D√L
Tingkat Service Level 99,90% 99,50% 99% 97,50% 95% 90% 85% 80% 75%
Prosedur Distribution Requirement Planning Menentukan Lead Time (Waktu Proses) Lead Time antara Supplier dan Distributor Lead Time dari masing-masing Supplier ke Distributor adalah sama untuk setiap supplier. Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah disepakati oleh Supplier dan Distributor, lead time antara supplier dan distributor adalah 7 hari. Lead Time antara Distributor dan Retailer Untuk lead time dari distributor ke retailer ditentukan berdasarkan jarak retailer yang bersangkutan dengan distributor sesuai kesepakatan bersama. Tabel 2. Lead Time
Retailer Retailer 1 Retailer 2
Lead Time (hari) 2 1
Menentukan Safety Stock (Saham keselamatan) Perhitungan Safety Stock (Saham keselamatan) Pada penelitian ini diasumsikan tingkat pelayanan yang diinginkan bagi distributor dan retailer adalah sama yaitu sebesar 95%, sehingga pada tingkat pelayanan 95% tesebut memiliki nilai z = 1,65. Berikut adalah perhitungan Safety Stock untuk produk. 711
Prosiding Seminar Nasional 2013 Menuju Masyarakat Madani dan Lestari Tabel 3. Demand Bulanan
Bulan Juli’08 Agustus’08 September’08 Oktober’08 Jumlah
Demand Bulanan 788 Unit 648 Unit 569 Unit 455 Unit 2460 Unit
Penghitungan dari Distributor ke Retail 1 yaitu: MA = At + At-1 + … + At-(N-1) N Keterangan: MA = Moving Average A = Permintaan Aktual pada periode-t N = Jumlah data permintaan yang dilibatkan dalam perhitungan MA (kebutuhan kotor) = 788 + 648 + 569 + 455 = 2460 = 615 Unit 4 4
= √ (788 – 615)2 + (648 – 615)2 + (569 – 615)2 + (455 – 615) 2 4 = √ 29929 + 1089 + 2116 + 25600 4 = √ 58734 = 121,1754926 = 121 Unit 4 Lead time dari Distributor ke Retail 1 = 2 day Rumus: SS (Safety Stock) = Z x s x √ L Keterangan: SS = Safety Stock Z= Tingkat Service Level 95% = 1,65 s = Standar Deviasi L= Lead Time (waktu proses) s (Standar Deviasi) = 121 Unit SS (Safety Stock) = Z x s x √ L = 1,65 x 121 x √ 2 = 282, 3477377 SS (Safety Stock) = 282 Unit Rumus: EOQ (Q*) = √ 2 x D x k h Keterangan: Notasi yang dipakai dalam model ini adalah : O : Biaya pemesanan setiap kali pesan h : Biaya penyimpanan per unit per periode c : purchasing cost atau biaya pembelian produk per unit D : Jumlah kebutuhan barang per periode T : waktu antar pemesanan (waktu siklus) M : Frekuensi pemesanan 712
ISBN: 978-979-98438-8-3
EOQ (Q*) = √ 2 x D x k h = √ 2 x Rp. 50.000,- x 2460 Rp. 1500,= 404,9691346 = 404 Unit
= √ 246.000.000 1500
؞Jadi Persediaan yang akan di distribusikan pada bulan selanjutnya (November) adalah 404 Unit Perancangan Sistem Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses perancangan sistem. Hal ini dilakukan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan sehingga mampu menghasilkan penjadwalan aktivitas distribusi yang diinginkan. Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan flowchart tahaptahap penerapan metode Distribution Requirement Planning, Prosedur Distribution Requirement Planning, Use Case, Activity Diagram, Sequence diagram. Tahap-tahap Penerapan Metode Distribution Requirement Planning M u la i
M e n e ta p k a n K e b u tu h a n K o to r s u a tu D is tr ib u s i p a d a s u a tu p e r io d e t
M e n g h it u n g P e r s e d ia a n A w a l s u a tu d is tr ib u s i p a d a s u a tu p e r io d e w a k tu t
M e n e n tu k a n K e b u tu h a n B e r s ih s u a tu D is t r ib u s i p a d a s u a tu p e r io d e w a k tu t
P e s a n a n u k u r a n K e b u tu h a n B e r s ih k e d a la m R e n c a n a P e n e r im a a n
W a k tu T e la h Lengkap
Ya
M e n e ta p k a n R e n c a n a P e m e s a n a n
L a k u k a n R e n c a n a P e m e s a n a n u n tu k s e m u a it e m p a d a D is tr ib u s i la in n y a
D is t r ib u s i T e la h Lengkap
T id a k
Ya
S e le s a i
Gambar 1 Penerapan Metode Distribution Requirement Planning
713
T id a k
Prosiding Seminar Nasional 2013 Menuju Masyarakat Madani dan Lestari
Flowchart Sistem Proses Menentukan Kebutuhan Kotor Tahap ini adalah proses untuk menentukan perhitungan kotor yang telah diperoleh dari data permintaan tiap bulan agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan. Mulai Kebutuhan Kotor
Masukkan Data Permintaan Penjualan
Proses Perhitungan Kebutuhan Kotor
Hasil
Selesai
Gambar 2 Flowchart Kebutuhan Kotor
Flowchart Sistem Proses Menentukan Persediaan Awal Tahap ini adalah proses untuk menentukan Persediaan Awal yang telah diperoleh dari hasil Kebutuhan Kotor dengan melakukan proses perhitungan Standar Deviasi agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan. Mulai
Hasil Perhitungan Kebutuhan Kotor
Proses Perhitungan Standar Deviasi
Hasil
Selesai
Gambar 3 Flowchart Persediaan Awal
714
ISBN: 978-979-98438-8-3
Flowchart Sistem Proses Kebutuhan Bersih Tahap ini adalah proses untuk menentukan Kebutuhan Bersih yang telah diperoleh dari hasil Persediaan Awal agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan. Mulai
Hasil Perhitungan Kebutuhan Kotor – Safety Stock – Persediaan Ditangan
Proses di Jadwalkan pada periode t
Hasil
Selesai
Gambar 4 Flowchart Kebutuhan Bersih Flowchart Sistem Proses Pemesanan Ukuran Kebutuhan Bersih ke dalam Rencana Penerimaan Tahap ini adalah proses untuk menentukan Pemesanan Ukuran Bersih ke dalam Rencana Penerimaan yang telah diperoleh dari hasil Kebutuhan Bersih agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan. Mulai
Kebutuhan Bersih pada Penjadwalan periode t + Safety Stock
Proses diJadwalkan pada periode t
Hasil
Selesai
Gambar 5 Flowchart Pemesanan
715
Prosiding Seminar Nasional 2013 Menuju Masyarakat Madani dan Lestari
Flowchart Menetapkan Rencana Pemesanan Tahap ini adalah proses untuk menentukan Rencana Pemesanan yang telah diperoleh dari hasil Pemesanan dalam Rencana Penerimaan agar sistem dapat menentukan hasil yang diinginkan. Mulai
Kebutuhan Bersih dalam rencana Penerimaan
Proses Pelepasan Rencana Pemesanan pada periode t
Hasil
Selesai
Gambar 6 Flowchart Rencana Pemesanan
Prosedur Distribution Requirement Planning Menentukan Lead Time (waktu proses) Lead Time antara Supplier dan Distributor Lead Time dari masing-masing Supplier ke Distributor adalah sama untuk setiap supplier. Sesuai dengan kebijaksanaan yang telah disepakati oleh Supplier dan Distributor, lead time antara supplier dan distributor adalah 7 hari. Lead Time antara Distributor dan Retailer Untuk lead time dari distributor ke retailer ditentukan berdasarkan jarak retailer yang bersangkutan dengan distributor sesuai kesepakatan bersama. Tabel 3. Lead Time
Retailer Retailer Surabaya Retailer Kediri Retailer Banyuwangi
Lead Time (hari) 1 2 2
Menentukan Safety Stock (Pengamanan Stok) Perhitungan Safety Stock (Pengamanan Stok) Pada penelitian ini diasumsikan tingkat pelayanan yang diinginkan bagi distributor dan retailer adalah sama yaitu sebesar 95%, sehingga pada tingkat pelayanan 95% tesebut memiliki nilai yaitu z = 1,64. Berikut adalah perhitungan Safety Stock untuk produk.
716
ISBN: 978-979-98438-8-3
Tabel 4. Demand Bulanan
Bulan Januari’08 Februari’08 Maret’08 April’08 Mei’08 Juni’08 Juli’08 Agustus’08 September’08 Oktober’08 November’08 Desember’08 Total
Demand Bulanan 78850 Unit 64800 Unit 56985 Unit 45500 Unit 24600 Unit 52760 Unit 12730 Unit 36050 Unit 24300 Unit 57400 Unit 45865 Unit 60080 Unit 559920 Unit
Penghitungan dari Distributor ke Retail Surabaya yaitu: Menentukan Simple Averagei (SA) Simple Average = At + At-1 + … + At-(N-1) N Keterangan: SA = Simple Average A = Permintaan Aktual pada periode-t N = Jumlah data permintaan yang dilibatkan dalam perhitungan SA (kebutuhan kotor) = 78850+64800+56985+45500+24600+52760+12730+36050+24300+57400+45865+60080 12 = 559920 12 = 46660 Unit Menentukan Standar Deviasi (S) STDEV =
∑ (d − d ) n
2
i =1
n
= (78850− 46660) + (64800− 46660) + (56985− 46660) + (45500− 46660) + (24600− 46660) + (52760− 46660) 2
2
2
2
2
2
12
= (12730− 46660) + (36050− 46660) + (24300− 46660) + (57400− 46660) + (45865− 46660) + (60080− 46660) 2
2
2
2
12 1036196100 + 329059600 + 106605625 + 1345600 + 486643600 + 37210000 + = 12
717
2
2
Prosiding Seminar Nasional 2013 Menuju Masyarakat Madani dan Lestari
=
1151244900+ 112572100+ 499969600+ 115347600+ 632025+ 180096400 12
=
4056923150 12
= 18386, 8684 = 18387 Unit Menentukan Safety Stock (SS) Lead time dari Distributor ke Retail 1 = 1 day Rumus: SS (Safety Stock) = Z x s x L Keterangan: SS = Safety Stock Z = Tingkat Service Level 95% = 1,64 s = Standar Deviasi L = Lead Time (waktu proses) s (Standar Deviasi) = 18387 Unit SS (Safety Stock) = Z x s x L = 1,64 x 18387 x 1 = 30154,68 SS (Safety Stock) = 30154 Unit Time Horizon (Lama Waktu) : 4 minggu Lead time (Waktu proses) : 1 minggu Balance on hand at start (Persediaan ditangan) : 10000 Unit Tabel 5. Distribution Requirement Planning
WAREHOUSE PERIODE (Minggu Ke-) SS = 30154 1 2 3 4 Kebutuhan kotor 46660 Persediaan ditangan 10000 10000 Kebutuhan bersih 6506 Jadwal penerimaan 36660 Pelepasan rencana pemesanan 36660 Jadi Persediaan yang akan di distribusikan pada periode selanjutnya adalah 36660 Unit Keterangan : Kebutuhan Kotor Persediaan Ditangan Kebutuhan Bersih Jadwal Penerimaan Pelepasan rencana pemesanan
: : : : :
Penjumlahan dari permintaan tiap bulan dalam setahun Jumlah persediaan di iventori gudang Kebutuhan kotor – Safety Stock – Persediaan di tangan Kebutuhan Bersih + Safety Stock Jumlah barang yang siap diantar
KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian adalah Rancang Bangun Sistem Penjadwalan Aktivitas Distribusi Dengan Metode Distribution Requirement Planning pada Perusahaan PT. Coca Cola Bottling Indonesia ini adalah sebagai berikut : 718
ISBN: 978-979-98438-8-3
1. Metode Distribution Requirement Planning berhasil diimplementasikan dalam sistem penjadwalan. 2. Metode Distribution Requirement Planning berhasil diimplementasikan dalam sistem dan mendapatkan output Safety Stock dengan peramalan jumlah pengiriman berdasarkan penjadwalan. UCAPAN TERIMA KASIH Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang tulus kepada : 1. Allah SWT yang telah mengabulkan doa-doaku. 2. Kedua orang tuaku Ibu dan Bapak tersayang 3. Istri tercinta Rosdiana Marpaung, S.E 4. Kedua adikku tersayang 5. Semua rekan-rekan dosen Teknik Informatika Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya (ITATS) 6. Semua pegawai PT. Coca Cola Bottling Indonesia 7. Semua rekan-rekan S2 Sistem Informasi ITS Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian penelitian ini. Akhirnya, semoga penelitian ini bermanfaat bagi semua pihak. Aamiin. DAFTAR PUSTAKA Choon, Kean Tan, 2001, A Framework Of Supply Chain Management Literature. Pergamon : European Journal Of Purchasing & Supply Management. Croom, Simon, Pietro Romano, Mihalis Giannakis, 2000, Supply Chain Management : An Analytical Framework For Critical Literature Review. Pergamon: European Journal Of Purchasing & Supply Management. Gaspersz, Vincent, 2004, Distribution Resource Planning (DRP). Handoko, T Hani, 1984, Dasar-dasar Manajemen Produksi Dan Operasi, Yogyakarta Hidayanto, Taufik. Analisis Perbandingan Pengendalian Persediaan Bahan Baku dengan Pendekatan Model EOQ dan JIT/EOQ. Yogyakarta Imam, Kamarul, Jurnal MANAJEMEN PERSEDIAAN EOQ dan MRP, Fakultas Ekonomi Universitas Jember Jhn Ho, Chrwan, 2007, DRP A Generalised Sytem For Delivery Scheduling in a Multisourcing Logistic System.
719
Prosiding Seminar Nasional 2013 Menuju Masyarakat Madani dan Lestari
720
