Raamwerk EMO-handboek

Raamwerk EMO-handboek gebaseerd op ISO 9001, VCA en IECEx 03 (ontwerpdatum 18 december 2008)

Bredewater 20 2715 CA Zoetermeer Correspondentieadres: Postbus 188 2700 AD Zoetermeer T

079 325 06 50

F

079 325 06 66

[email protected] www.uneto-vni.nl

uneto - vni

is de ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel.

Colofon Deze handleiding is, mede dankzij een financiële bijdrage van OTIB, opgesteld door Parea BV, in opdracht van de Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud van UNETO-VNI. Aan deze handleiding hebben de volgende organisaties en personen meegewerkt: Jos Senden LLM MBA

Parea BV

Joris Bracke

Elektromotoren Bracke

Mark Ent

SPIT elektromechanica BV

Peter Baven

UNETO-VNI

Terry Heemskerk

UNETO-VNI

Marc Wichman

Insector u.a.

Prijs: UNETO-VNI-leden:

gratis

Niet-leden:

€ 75,- (excl. 6% BTW)”

Opmaak: [email protected] B.V., Rijswijk © UNETO-VNI artikelnummer 47627

Disclaimer Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kunnen de opstellers van dit Raamwerk EMO-handboek geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten in deze publicatie of voor de teksten die uiteindelijk door een bedrijf in een eigen handboek worden opgenomen.

Voorwoord

Geachte lezer, U treft hierbij het EMO-handboek aan dat is opgezet ten behoeve van een ieder die zich bezighoudt met Elektromechanisch Onderhoud (EMO) en de kwaliteit van zijn / haar onderneming wenst te borgen. De rol van elektromechanisch onderhoudsbedrijven wordt steeds belangrijker. De bedrijven hebben op het gebied van aandrijftechniek een grote verantwoordelijkheid voor de continuïteit van de bedrijfsprocessen bij hun opdrachtgevers. Belangrijk aspect hierbij is de reparatie van explosieveilige motoren e.d. die gebruikt worden op locaties met gas- en/of stofontploffingsgevaar. Het is van belang dat de bedrijven voldoen aan de eisen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu. In het EMO-handboek zijn daarvoor de volgende normen als uitgangspunt genomen: ISO 9001, VCA en IECEx 03. Het EMO-handboek is een raamwerk voor de bedrijven die hun organisatie willen voorbereiden op certificering op basis van deze normen. Het EMO-handboek is ontwikkeld op initiatief van de Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud van UNETO-VNI. Het bestuur van de Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud hoopt u, als lezer en mogelijke gebruiker, hiermee van dienst te zijn. Met vriendelijke groet, Mark Ent Voorzitter Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud

©

uneto - vni

december 2008

UNETO-VNI

uneto - vni


3

Inleiding

Het EMO-handboek geeft een raamwerk voor leden van de Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud (EMO) van UNETO-VNI die hun organisatie willen voorbereiden op certificering. In het handboek zijn de volgende normen als uitgangspunt genomen: ISO 9001, VCA en IECEx 03. Ieder bedrijf dient dit raamwerk op haar eigen visie, organisatiestructuur en werkwijze in te richten. Het doel van het EMO-handboek is om aan de leden een raamwerk te geven waarmee zij: • kunnen gaan voldoen aan eisen betreffende kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu • indien relevant kunnen gaan voldoen aan de eisen uit de IECEx 03 (zoals omschreven in de OD14) • invulling kunnen geven aan het zorgsysteem met de nadruk op de praktische inpassing binnen het normale bedrijfsproces, dat wil zeggen met inachtneming van omstandigheden en cultuur. Managementsysteem Een managementsysteem is als volgt opgebouwd en ingedeeld: • Algemene zaken zoals bijvoorbeeld: • Informatie over het bedrijf (historie), • Het beleid en de doelstellingen van de organisatie (beleidsverklaring), • Hoe is de organisatie gestructureerd (organogram). Procedures Vervolgens wordt het primaire proces (wat wordt er gedaan) beschreven aan de hand van procedures. In de procedures is vastgelegd hoe de verschillende processtappen worden uitgevoerd en geborgd. Het proces van offerte tot en met oplevering van product of dienst, wordt hier beschreven. Naast het primaire proces, wordt ook het secundaire proces behandeld, immers er zijn er ook een groot aantal ondersteunende activiteiten, zoals administratie, personeelszaken, enz. Ook deze worden in het raamwerk behandeld. Anders gezegd: het primaire proces is gericht op de invulling van de behoefte en eisen vanuit de markt (extern gericht), en de ondersteunende processen zijn gericht op de behoeften van de organisatie zelf (intern gericht).

december 2008

Werkinstructies Een beschrijving op zich is vaak niet voldoende om de uitvoering van een proces goed te laten verlopen en te borgen, er dienen zaken specifieker beschreven en uitgelegd te worden. Dit gebeurt middels zogenaamde wer-

uneto - vni

kinstructies. In de werkinstructies wordt dieper ingegaan op hoe bepaalde werkzaamheden dienen te worden

©

uitgevoerd.

uneto - vni


4

Inleiding

Formulieren Vervolgens bestaat er ook behoefte om zaken te vast te leggen (registreren), om misverstanden te voorkomen (met faalkosten als gevolg), overdraagbaarheid te bewerkstelligen, en om zaken aantoonbaar te maken intern of naar de klant toe, en dit gebeurt met formulieren. Bij het maken van procedures of het aanpassen van de voorbeelden uit dit raamwerk is het verstandig om bijvoorbeeld stappen in procedures te beoordelen aan de hand van het risico en gevolg dat een bepaalde stap met zich meebrengt als deze niet beschreven of geborgd wordt, ondersteund met een werkinstructie of formulier. De uitkomst van deze overweging bepaalt het detailniveau van de borging. Het raamwerk is dan ook als volgt ingedeeld: Deel A bevat algemene zaken, zoals een beleidsverklaring, en organogram van de organisatie. In Deel B, komen de procedures die te maken hebben met het primaire proces aan bod, en Deel C richt zicht vervolgens op de procedures van de ondersteunende processen. De bij de voorgaande procedures behorende voorbeeld Werkinstructies en Formulieren komen in respectievelijk Deel D en E aan de orde. Tenslotte wordt in de Appendix onder andere een schema weergegeven voor de IECEx certificering van ‘Service Facilities’. Naast het op de bovenstaande manier maken van het bedrijfseigen handboek, zijn er vanuit de verschillende eisen die niet louter ‘met papier’ of aanpassingen van het EMO raamwerk ingevuld kunnen worden. Denk hierbij aan het (laten) keuren van bedrijfsmiddelen, het opleiden en instrueren van medewerkers, aan het uitvoeren van een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E), enz. Conitinue verbetering Een management systeem gebaseerd op ISO 9001, VCA en (impliciet ook) IECEx is gericht op een doorlopend proces van verbetering van de prestaties van de onderneming. Deze normen bieden hiervoor een kader. De zogenaamde verbetercyclus van Deming illustreert het principe van doorlopende verbetering als: PLAN-DOCHECK-ACT (zie figuur pagina 5). De procesbeschrijvingen in het handboek zijn vooral gericht op het structuren van de ‘DO-component’. De normen stellen aanvullende eisen aan het creëren van een kader om de verbetercyclus op alle niveaus in de organisatie te doorlopen. De belangrijkste instrumenten zijn: • beleid en doelstellingen, prestatie indicatoren (plan, check) • interne audits (check, act) • directiebeoordeling (check, plan) • klanttevredenheid (plan, check) • verbeterverslagen maken (act). In de huidige ISO 9001 norm is meer aandacht voor het kennen van- en voldoen aan- de eisen en wensen van de klant. Een eis is dat de organisatie de klanttevredenheid ‘in het oog houdt’. De invulling van deze eis kan op

uneto - vni


5

Inleiding

4. Act

1. Plan

Neem maatregelen om de

Formuleer het beleid:

processen voortdurend te

beschrijf de doelstellingen

verbeteren

en processen.

3. Check

2. Do

Meet het effect van het

Voer de processen uit.

beleid in relatie tot de doelstellingen.

zeer uiteenlopende wijzen plaatsvinden. Het daadwerkelijk meten van de klanttevredenheid is er daar slechts één van. Ook hier geldt: de invulling moet passen bij de organisatie, haar markten en opdrachtgevers. Samengevat, het raamwerk biedt een vertrekpunt om de processen van een EMO-bedrijf te beschrijven en te borgen. Het is aan de individuele bedrijven om hier voor de eigen organisatie een praktische invulling aan te geven. De Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud houdt zich voortdurend bezig met de ontwikkeling van handzame producten en diensten ten behoeve van haar leden in het bijzonder en de branche in het algemeen. Dit handboek, waarmee geïnteresseerde bedrijven hun certificatieproces stevig ondersteund kunnen instappen, levert daar een belangrijke bijdrage aan. Mark Ent Voorzitter Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud UNETO-VNI Zoetermeer, 18 december 2008

uneto - vni


6

Inhoudsopgave Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: INH / 7 Versie: 01-2009

Paraaf directie Laatste wijziging: 3 april 2009

A. ALGEMEEN DEEL

Lijst van afkortingen

1. Beleidsverklaring 2. Organogram 3. VGM functionaris, Directievertegenwoordiger, Verantwoordelijk Persoon

B. DEELPROCESSEN PRODUCTIE

onderdeel

1. Procedure verkoop (aanvraag, opname, offerte)

1.1 invoegen naam eigen formulieren/registratievoorbeeld*

versie 01-2008 form

* hierbij de formulieren, registraties benoemen die bij de organisatie in gebruik zijn, indien het proces geheel digitaal wordt beheerst en geregistreerd, dan eventueel verwijzen naar de locatie van deze registraties. Indien in de tekst van het Raamwerk een formulier wordt genoemd is het raadzaam om hier een formulier, overzicht van te maken op een wijze die bij de organisatie past. Er kan ook gekozen worden om slechts bij onderdeel E: overzicht formulieren een opsomming te geven; in deze inhoudsopgave worden, slechts de formulieren opgenomen die als voorbeeld bij het zijn raamwerk zijn bijgevoegd. 2. Procedure opdracht

01-2008

3. Procedure uitbesteden werkzaamheden

01-2008

4. Procedure werkvoorbereiding

01-2008

5. Procedure inkoop materieel, materiaal

01-2008

6. Procedure opslag en uitgifte materiaal, materieel

01-2008

7. Procedure uitvoering en oplevering

01-2009

FO 7.1 Inschrijven motoren en generatoren (voorbeeld)

form

FO 7.2 Reparatierapport

form

FO 7.3 Rapport voor behuizingen – beschermingsklasse ‘d’

form

FO 7.4 Rapport voor behuizingen en transformators – beschermingsklasse ‘e’

form

FO 7.5 Rapport voor materieel in behuizingen – beschermingsklasse ‘d’

form

uneto - vni


7



8. Procedure ‘Werken off-site’

01-2008

9. Procedure keuring van de uitvoering

01-2008

9.1 VGM Inspectieformulier

form

10. Procedure ‘Recall’ (terugroepen van Producten)

01-2008

11. Procedure afvalstoffenbeheer

01-2008

C.

DEELPROCESSEN ALGEMEEN (ONDERSTEUNEND)

12. Procedure in dienst treden personeel

01-2008

12.1 Introductie nieuwe medewerkers

form

12.2 Registratie uitgifte PBM

form

13. Procedure houden van VGM-bijeenkomsten

13.1 Registratie toolboxen

14. Procedure corrigerende en preventieve maatregelen

14.1 Werkinstructie rapporteren klachten, afwijkingen, (bijna-)ongevallen

14.2 Rapportageformulier

01-2008 form 01-2008 ins. form

15. Procedure ziekmelding, begeleiding en ondersteuning door Arbodienst

01-2008

16. Procedure selectie en beoordeling van (toe-)leveranciers

01-2008

17. Procedure interne audits & directiebeoordeling

01-2008

17.1 Interne Audit

18. Procedure opleiding

form 01-2009

18.1 Registratie (Ex) opleiding

form

18.2 Beoordeling van verantwoordelijke personen en uitvoerenden

form

19. Procedure keuren materieel en meetmiddelen

01-2008

20. Procedure risico-inventarisatie en -evaluatie

01-2008

21. Procedure back-up van computerdata

01-2008

22. Procedure documentenbeheer

01-2008

uneto - vni


8



23. Procedure voorbereiding noodsituaties

01-2008

D. OVERZICHT INSTRUCTIES

Afhankelijk van de organisatie

E. OVERZICHT FORMULIEREN

Afhankelijk van de organisatie

Appendix

VOORBEELD INHOUDSOPGAVE KLAPPER VOOR HET MANAGEMENTSYSTEEM

Deze inhoudsopgave geeft een voorbeeld van hoe ‘klappers’ met relevante stukken en registraties ingedeeld zou kunnen worden. Wat het gebruiksgemak vergoot en tevens een ‘reminder’ is welke acties ieder jaar voor de verschillende onderdelen uitgevoerd moeten worden. Indien onderdelen digitaal geregistreerd en gearchiveerd worden is dit uiteraard niet nodig. Het kan in gevallen wellicht de vindbaarheid vereenvoudigen indien dan de locatie wordt aangegeven.

Stroomschema voor IECEx-certificering onderhoudsdienst

Sample IECEx Certificate Service Facility Certificate of Conformity

uneto - vni


01-2009

9

A Algemeen deel Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: A-ALG / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Lijst van afkortingen

1.

Beleidsverklaring

2.

Organogram

©

uneto - vni

december 2008

3. VGM functionaris, Directievertegenwoordiger, Verantwoordelijk Persoon

uneto - vni


1

A

Algemeen deel Raamwerk EMO Handboek

Bladzijde: A-ALG / 2 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Lijst van afkortingen ARBO

Arbeidsomstandigheden

BHV

Bedrijfshulpverlening

BVCA

Basis Veiligheid voor operationeel medewerkers

CE

Conformité Européenne

EHBO

Eerste Hulp Bij Ongelukken

EMO

Vakgroep Elektromechanisch Onderhoud

FO

Formulier

HVK

Hoger Veiligheidskundige

IEC

International Electrotechnical Commission

INS

Instructie

ISO

International Organization for Standardization

LMRA

Last Minute Risk Analysis

MVK

Middelbaar Veiligheidskundige

NEN

Nederlandse Eenheids Norm (Stichting Nederlands Normalisatie Instituut)

OD

Operational Document

OEM

Original Equipment Manufacturer

PAGO

Periodiek Arbeidskundig Geneeskundig Onderzoek

PBM

Persoonlijke Beschermingsmiddelen

PRO

Procedure

RI&E

Risico Inventarisatie en Evaluatie

SSVV

Stichting Samenwerken voor Veiligheid

TRA

Taak Risico Analyses

V & G

Veiligheid en Gezondheid

VCA

Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers

VCU

Veiligheid en Gezondheid (VG) Checklist Uitzendorganisaties

VGM

Veiligheid, Gezondheid en Milieu

VOL-VCA Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden WPI

Werkplekinspectie

uneto - vni


2

A



Paraaf directie

Laatste wijziging:

1. Beleidsverklaring: VGM-Beleid & organisatie, managementbetrokkenheid 1.1

Kwaliteit & VGM beleidsverklaring

Het Kwaliteit-, Veiligheid, Gezondheid- en Milieubeleid van “Naam EMO-Bedrijf” is erop gericht onaanvaardbare risico’s op het gebied van persoonlijk letsel van personeel en derden uit te sluiten. Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen vast en tijdelijk personeel. Het aanpakken van de risico’s bij de bron heeft de voorkeur. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, worden de risico’s tot een (voor alle betrokkenen) aanvaardbaar niveau teruggedrongen door passende beschermende maatregelen. “Naam EMO-Bedrijf” streeft er steeds naar de gezondheid en de veiligheid van het personeel en derden zo goed mogelijk te garanderen en het milieu zo min mogelijk te belasten. Het beleid is in de eerste plaats gericht op het voorkomen van letsel en milieuschade. Wanneer zich onverhoeds toch een situatie voordoet waarin corrigerend moet worden opgetreden is het personeel hierop voorbereid door middel van instructies en opleidingen. “Naam EMO-Bedrijf” gaat uit van een gedeelde verantwoordelijkheid voor veilig, gezond en milieubewust werken. Enerzijds heeft zij als werkgever de plicht zorg te dragen voor goede, veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Anderzijds heeft zij het recht van de medewerkers te verlangen te werken met de ter beschikking gestelde middelen en volgens de opgestelde richtlijnen. De werknemer heeft daarbij altijd het recht en de plicht het werk te onderbreken wanneer er naar zijn redelijk oordeel direct gevaar bestaat voor zichzelf en/of derden. De uitgangspunten van het Kwaliteit, Veiligheid, Gezondheid- en Milieubeleid zijn: • het leveren en verlenen van diensten die voldoen aan de eisen die de klant mag verwachten • het voldoen aan wet-en regelgeving, en relevante technische normen • het vermijden van gevaren en risico’s voor personeel en derden door gevaren en risico’s tijdig te onderkennen en gepaste voorzorgsmaatregelen te nemen • het zorgdragen dat de locatie voldoet aan de eisen die voor de uit te voeren werkzaamheden vereist zijn • het werken met hoogwaardig materiaal en materieel afgestemd op de werksituatie • rekening houden met Ex-, VGM-aspecten bij de inkoop van materiaal en materieel • op de hoogte blijven van ontwikkelingen op het gebied van nieuw materiaal en materieel dat een positieve bijdrage levert aan veiliger, gezonder en milieubewuster werken • het gratis ter beschikking stellen van de noodzakelijke persoonlijke beschermingsmiddelen en erop toezien dat deze op de juiste wijze worden gebruikt en onderhouden • de medewerkers goed informeren, instrueren en opleiden op het gebied van Ex-, veilig, gezond en milieubewust werken • het uitvoeren van periodieke VGM-inspecties op de werkplek • het motiveren van alle betrokkenen om de grootst mogelijke mate van veiligheid, milieubewustzijn, kwaliteit, orde en netheid na te streven • de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij de besluitvorming en maatregelen die nodig zijn om de arbeidsomstandigheden te verbeteren

uneto - vni


3

A



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Het managementsysteem voldoet aan de eisen van de ISO 9001:2000; VCA 2004, en IECEx OD 14. * De directie van “Naam EMO-Bedrijf” beheert het managementsystemen en is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van dit beleid. Opgesteld, datum,

De directie * Afhankelijk van de keuze van het bedrijf, en de aanpassingen op basis van de gekozen normen.

uneto - vni


4

A



1.2

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Organisatiestructuur Organogram (voorbeeld)

Directie

Directievertegenwoordiger

VGM-coördinator Bij naam noemen

Administratie

Verantwoordelijk (Ex) persoon Bij naam noemen

Hoofd Werkplaats

Monteurs / Wikkelaars /

Uitvoerende persoon Ex

Balanceur / Etc.

Bovenstaand organogram geeft de verhouding tussen de verschillende functies weer. Waar noodzakelijk of gewenst kan de Directievertegenwoordiger – Verantwoordelijk Persoon en VGM-coördinator besluiten externe deskundigheid in te schakelen. Onder meer via de Arbodienst kan een beroep worden gedaan op een Middelbaar of Hoger Veiligheidskundige en via de externe adviseur(-s) van “Naam EMO-Bedrijf”. NB: één en dezelfde medewerker kan meerdere functies combineren

Directie In overeenstemming met de Arbo-wet is de directie eindverantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid binnen het bedrijf en de zorg voor het milieu op basis van de wet Milieubeheer.

uneto - vni


5

A



Paraaf directie

Laatste wijziging:

De directie is eindverantwoordelijk voor de status van het veiligheidsbeheerssysteem. De directie houdt zich continu op de hoogte van de status van het systeem en stimuleert, en verleent te allen tijde medewerking aan gerichte VGM acties binnen de organisatie.

1.3

Taken en verantwoordelijkheden VGM-coördinator

De heer/mevrouw xxx is aangewezen als VGM-coördinator en heeft de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het VGM systeem op organisatie- en operationeel niveau. Zijn / haar verantwoordelijkheid is het systeem te beheren en te onderhouden. Hij / zij dient daarnaast op de hoogte te blijven van recente ontwikkelingen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. De VGM-coördinator is bevoegd een beroep te doen op externe VGM-deskundigheid op Middelbaar Veiligheidskundige (MVK) - en Hoger Veiligheidskundige (HVK)-niveau. Dat kan via de externe adviseur(‑s) of Arbodienst van “Naam EMO-Bedrijf”. VGM-taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden VGM-coördinator • De actualiteit van de RI&E op functie- en taakniveau; • Het (laten) uitvoeren van RI&E op projectniveau; • Opvolging en evaluatie van het plan van aanpak volgend uit de RI&E; • Jaarlijkse evaluatie en evt. herziening van de RI&E; • Het (laten) verstrekken van de PBM; • Het (laten) verzorgen van toelichtingen op het gebruik van PBM; • Het verzorgen van (VGM-) voorlichting aan nieuwe en huidige medewerkers; • Organisatie van VGM - opleidingen en -trainingen, inclusief evt. periodieke herhalingen voor de medewerkers; • Het periodiek plannen en (laten) houden van VGM bijeenkomsten (‘Toolboxmeetings’); • Periodieke controle en eventuele aanvulling van EHBO- en blusmiddelen; • Het plannen en toezien op de uitvoering en afhandeling van de periodieke werkplekinspecties; • De inkoop van materieel/materiaal volgens inkoopeisen; • De planning en organisatie van materieelkeuringen; • Het (laten) onderzoeken en het (indien van toepassing) plannen of nemen van corrigerende en/of preventieve maatregelen; • Inschakeling MVK / HVK.

uneto - vni


6

A



1.4

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Taken en verantwoordelijkheden Directievertegenwoordiger

De heer/Mevrouw xxx is aangewezen als directievertegenwoordiger en heeft de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het kwaliteitssysteem op organisatie- en uitvoerend niveau. Zijn / haar verantwoordelijkheid is het systeem te beheren en te onderhouden. Hij / zij dient daarnaast op de hoogte te blijven van recente ontwikkelingen op dit gebied. Hij / zij maakt deel uit van het managementteam. De directievertegenwoordiger is bevoegd, indien noodzakelijk, een beroep te doen op (externe) kwaliteitsdeskundigheid die nodig is om zaken aangaande het kwaliteitssysteem te borgen, onderhouden en te verbeteren. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden directievertegenwoordiger • Bewerkstelligen dat processen die nodig zijn voor het systeem zijn vastgesteld, ingevoerd en onderhouden; • Het (laten) aanwijzen en benoemen van de minimaal 2 verantwoordelijk personen en het aan wijzen van uitvoerende personen i.z IECEx.; • Rapporteert aan de directie de prestaties van het systeem; • Geeft voorstellen tot verbetering van het systeem; • Bevordert en draagt het kwaliteitsbewustzijn uit in het bedrijf; • Is het aanspreekpunt voor de externe certificeerder; • Het (laten) uitvoeren van interne audits; • Het (laten) doen van klanttevredenheid onderzoek/informatie; • Organiseert en bewaakt de directiebeoordeling; • Het (laten) verzorgen van (kwaliteits)voorlichting aan nieuwe en huidige medewerkers; • Het (laten) organiseren van relevante kwaliteitsopleidingen en -trainingen, inclusief eventuele periodieke herhalingen voor de medewerkers; • Het plannen en toezien op de uitvoering en afhandeling van de interne audits; • Het onderzoeken en het (indien van toepassing) plannen of nemen van corrigerende en/of preventieve maatregelen; • Inschakeling externe deskundigheid (indien gewenst);

1.5

Taken en verantwoordelijkheden Verantwoordelijk Persoon (i.z. IECEx)

De directie wijst en benoemd tenminste één of meerdere Verantwoordelijke personen aan. De heer/Mevrouw xxx en/of xxx is/zijn aangewezen als Verantwoordelijk persoon in zake Ex gerelateerde zaken. Primair heeft de Verantwoordelijk Persoon de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het bewaken op organisatie- en operationeel niveau van reparatie, onderhoud en renovatie van explosieveilig materieel. Onder zijn verantwoordelijkheid en gezag dient de organisatie te waarborgen dat het gereviseerde/gerepareerde materieel voldoet aan de met de gebruiker afgesproken certificeringstatus.

uneto - vni


7

A



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijk Persoon • Bewerkstelligen dat IECEx gerelateerde processen die nodig zijn voor het systeem zijn vastgesteld, ingevoerd en onderhouden; • Rapporteert aan de directie met betrekking tot de prestaties van het systeem en organisatiefaciliteiten, materiaal, materieel en competenties van de medewerkers inzake reparatie; • Bewaakt en draagt zorg dat de reparatiefaciliteit over de juiste voorzieningen beschikt; • Bewaakt en draagt zorg voor aanwezigheid en (juist) gebruik van geschikt materieel en materiaal; • Bewaakt en beoordeelt periodiek de competenties van de uitvoerende personen; • Draagt zorg voor de aantoonbaarheid van competenties (werkzaamheden) van de uitvoerende personen; • Bewaakt en heeft kennis van actuele relevante normen en wetgeving; • Draagt zorg voor beschikbaarheid van gecontroleerde exemplaren van relevante normen over ontploffingsgevaar; • Geeft voorstellen tot verbetering van het systeem en organisatie; • Bevordert en draagt het kwaliteitsbewustzijn uit in de organisatie; • Is het aanspreekpunt voor de externe certificeerder; • Draagt zorg voor Ex gerelateerde input voor de directiebeoordeling; • Het (laten) verzorgen van Ex-voorlichting aan nieuwe en huidige medewerkers; • Het (laten) organiseren van relevante Ex-opleidingen en -trainingen, inclusief eventueel periodieke herhalingen voor de medewerkers; • Het plannen en toezien op de uitvoering en afhandeling van de Ex gerelateerde interne audits; • Het onderzoeken en het (indien van toepassing) plannen of nemen van corrigerende en/of preventieve maatregelen; • Inschakeling externe deskundigheid (indien gewenst).

1.6

Medewerker algemeen

Iedere individuele medewerker is verantwoordelijk voor het op een veilige, gezonde en milieubewuste wijze uitvoeren van zijn werkzaamheden. Hij dient hiertoe minimaal de van toepassing zijnde instructies op te volgen. In het VGM-reglement dat iedere medewerker in bezit heeft, staan de VGM-huisregels waaraan men zich dient te houden. Op projectniveau kunnen aanvullende en/of afwijkende regels gelden; deze worden voor aanvang van de werkzaamheden doorgenomen.

Toelichting In onderstaand schema worden de VGM-verantwoordelijkheden en -bevoegdheden weergegeven. De concrete uitwerking is beschreven in de verschillende procedures. Iedere medewerker heeft de voor zijn of haar functie/ rol relevante procedures in bezit (zie de betreffende inhoudsopgaven).

uneto - vni


8

A



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Schema vgm structuur Activiteit leidinggevende

Directeur

VGMinstructies X

Ongevallen onderzoek & analyse X

Toolboxen

VGM-inspecties Keuring materieel X

Verantwoordelijk persoon Projectverantwoordelijke Hoofd Werkplaats Administratie VGM coördinator Magazijnmeester

*

Beschikbaarheid Advisering Actualisering & Status EHBO- milieuaspecten RI&E & blusmiddelen aan directie X

X X

X

X X (Admin.) X

X

X

X

X

X

X (Admin.)

X (Admin.)

X (Rapportage)

X

X X uitvoeren

X

X

De VGM coördinator is op organisatieniveau benoemd in de persoon van xxxx

uneto - vni


9

B. Deelprocessen Productie Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: B-DP-P / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging: 01-2008

2. Procedure opdracht

01-2008

3. Procedure uitbesteden werkzaamheden

01-2008

4. Procedure werkvoorbereiding

01-2008

5. Procedure inkoop materieel, materiaal

01-2008

6. Procedure opslag en uitgifte materiaal, materieel

01-2008

7. Procedure uitvoering en oplevering

01-2008

8. Procedure ‘Werken off-site’

01-2008

9. Procedure keuring van de uitvoering

01-2008

10. Procedure ‘Recall’ (terugroepen van producten)

01-2008

11. Procedure afvalstoffenbeheer

01-2008

©

uneto - vni

december 2008

1. Procedure verkoop (aanvraag, opname, offerte)

uneto - vni


1


Paraaf directie

Laatste wijziging:

1.

Procedure verkoop

(aanvraag, opname en offerte)

1.1

Doelstelling(en)

Borgen van unanieme verwerking en uitvoering van offerteaanvraag, opname van het werk, voorcalculatie en maken offerte, zodat relevante gegevens zijn te achterhalen en een goede en veilige werkomgeving zijn geborgd.

1.2

Werkwijze

Aanvraag:

A.

Aanvragen worden door de verkoopadministratie genoteerd vastgelegd (in/op xxx).

Betreft het een nieuwe klant worden eerst de klant gegevens aangemaakt (in het xxx systeem).

B.

De aanvraag gaat naar de verkoper (van de betreffende afdeling).

C. De verkoper beoordeelt, eventueel in overleg met de directie, de aanvraag op haalbaarheid, competentie van de organisatie, scoringskans en beziet of de aanvraaggegevens compleet zijn. Indien het een Ex-gerelateerd project betreft, dienen alle certificeringen en overige relevante gegevens te worden aangevraagd / bijgevoegd. Er dient op compleetheid te worden getoetst, en zo nodig de ontbrekende relevante informatie bij de aanvrager opgevraagd (informatie over eerdere reparaties, wijzigingen en revisies). D. Als de aanvraag niet wordt geaccepteerd, stelt de verkoper de aanvrager hiervan op de hoogte. Aanvraaggegevens worden desgewenst terug gestuurd.

Opname / Diagnose

E. De verkoper beoordeelt het project, verzamelt en registreert de benodigde gegevens en documenten, verduidelijkt eventueel door middel van schetsen en/of foto’s, en legt een en ander vast in een projectdossier. (voorbeeld: inschrijfformulier motoren FO 7.1)

uneto - vni


2


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Tevens kan /dient een elektromechanische diagnose in de werkplaats (proefveld) te worden uitgevoerd. Deze bestaat zowel uit een visuele controle als (relevante) elektromechanische metingen waarvan de resultaten worden vastgelegd, bijvoorbeeld: • Isolatiemeting • Surge-Test • Weerstandsmeting • Nullast meting • Trillingsmeting • Passingen • Etc. Verder kan het nodig zijn om informatie van derden op te vragen (gebruiker, fabrikant of andere reparatiefaciliteit).

Tenminste dient de volgende informatie vergaard en geregistreerd te worden m.b.t. Ex: • Technische specificaties • Werking en gebruiksomstandigheden t.a.v. ontploffingsveiligheid • Aanwijzingen voor de- en montage • Beperkingen van het certificaat • Markeringen • Aanbevolen methoden voor reparatie en revisie

F. De verkoper / projectverantwoordelijke beoordeelt en registreert de noodzaak van bijzondere zaken (en eventueel noodzakelijke veiligheidsvoorzieningen ten behoeve van ‘off-site’ werkzaamheden). Bij het opstellen van de offerte en de werkvoorbereiding wordt dit verwerkt.

Offerte:

G. Verkoop maakt een projectdossier aan met de relevante (diagnose) gegevens en overige documenten. H.

De offerte / het project krijgt een offertenummer en wordt op nummer gearchiveerd.

I. De verkoper vergelijkt de opnamegegevens met de aanvraaggegevens. Verschillen worden zo nodig overlegd met de aanvrager. J.

De projectverantwoordelijke calculeert het werk.

K.

De verkoper werkt een conceptofferte, inclusief prijsvoorstel, uit.

L.

De commerciële prijs wordt desgewenst met de directie vastgesteld.

uneto - vni


3


Paraaf directie

Laatste wijziging:

M.

De offerte wordt bij het projectdossier gevoegd.

LET OP:

In de volgende gevallen zal bij de realisatie (demontage, reparatie en montage van projecten* offsite met een V&G-plan moeten worden gewerkt: • de geraamde duur van het werk is meer dan 30 werkdagen en er zullen op het werk op enig moment meer dan 20 werknemers tegelijk werken OF • het werk duurt langer dan 500 mandagen (+/- € 345.000, -) • er is sprake van een bijzonder risico(s) De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de melding van een dergelijk werk, de aanwijzing van een coördinator ontwerpfase, toevoeging van een V&G-plan aan het bestek, opname van de coördinatie -verplichtingen in de werkovereenkomst.

* Dit is de projectdefinitie in de VCA, en zal voor de EMO bedrijven niet van toepassing zijn.

2.

Procedure opdracht

2.1

Doelstelling(en)

Het op eenduidige wijze beoordelen, verwerken en registreren van opdrachten.

2.2

Werkwijze

I.

Mondelinge en schriftelijke opdrachtbevestigingen:

A. Opdrachtbevestigingen worden doorgegeven aan de verkoopadministratie. Bij mondelinge opdracht wordt gevraagd een getekende offerte te retourneren of wordt een schriftelijke bevestiging verzorgd. B. De verkoopadministratie controleert of de opdracht en offerte overeenstemmen, eventueel in overleg met de verkoper/calculator. C.

Bij een afwijking wordt in samenspraak met de verkoper overlegd met de opdrachtgever.

D.

Wijzigingen op de offerte worden schriftelijk bevestigd door verkoper.

F.

De projectverantwoordelijke verwerkt de opdrachtbevestiging tot een werkorder of project.

G. De verkoopadministratie archiveert het origineel van de opdracht ter archivering bij de werkorder- of het projectdossier.

uneto - vni


4


H.

Paraaf directie

Laatste wijziging:

De projectverantwoordelijke (of werkvoorbereiding) stelt een werkdossier samen met onder meer: • project-/motorkaart, eventueel met begrote uren • kopie van de offerte • technische diagnose, advies/bestek, tekeningen en/of foto´s (voor zover van toepassing) • meerwerkformulier • opleveringsrapporten (testrapporten)

I.

De projectadministratie archiveert dossiers op projectnummer.

II.

Mondelinge en schriftelijke opdrachten.

A. Voor vaste relaties wordt regelmatig onderhouden reparaties zonder offerte uitgevoerd: dit betreft serviceoproepen of storingen, en materieel dat direct bij de reparatiefaciliteit wordt afgeleverd. B.

Opdrachten hiertoe worden door de verantwoordelijke op een werkorder genoteerd.

Een kopie van de bon dient ter controle op de uitvoering en de facturering. De relevante gegevens worden geboekt. C.

De bon/werkorder/projectkaart gaat ter uitvoering naar de betreffende afdeling.

D. De uitvoerende medewerker registreert relevante gegevens, de bestede uren en het materiaalverbruik op het (service)rapport. (De klant tekent het servicerapport af voor akkoord, bij werken op locatie van de opdrachtgever / ‘off-site’). Het materieel wordt geïnspecteerd en de storing / defect wordt geïdentificeerd. Op basis van deze informatie wordt een prijsopgave aan de opdrachtgever verstrekt. Indien de opdrachtgever besluit om het materieel te laten repareren, gaat een en ander conform procedure. E. Na uitvoering levert de uitvoerende medewerker de relevante documentatie in bij het hoofd werkplaats. F.

De administratie factureert volgens de bon/registraties.

3.

Procedure uitbesteden van werkzaamheden

3.1

Doelstelling(en)

Borging dat onderaannemers de vereiste kwaliteit leveren.

uneto - vni


5


Paraaf directie

Laatste wijziging:

3.2

Werkwijze

Onderaannemers worden geselecteerd van de lijst van geselecteerde toeleveranciers*

*(zie hiervoor ook procedure 16: selectie en beoordeling toeleveranciers; Formulier dient een overzicht te zijn van de leveranciers, die op basis van door de organisatie vastgestelde criteria beoordeeld zijn door relevante functionarissen.) Op projecten waar dit, gezien de (VGM-)risico’s tijdens de uitvoering, wenselijk en mogelijk is, wordt een VCA-gecertificeerde onderaannemer of worden medewerkers van een VCU-gecertificeerd uitzendbureau ingeschakeld. Een kopie van het certificaat wordt door de administratie opgevraagd en gearchiveerd. Indien bij Ex-reparaties een onderaannemer wordt ingeschakeld dient geborgd te worden dat de onderaannemer voldoet aan de eisen uit de IEC 60079-19 en IECEx OD’s, voor wat betreft, competenties van personeel, kwaliteit van de locatie/werkplaats, het documenteren van werkzaamheden en overige relevante eisen. De werkzaamheden van de onderaannemer worden verricht onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. B.

De projectverantwoordelijke vraagt indien gewenst meerdere offertes aan.

C.

De administratie legt de opdracht aan de onderaannemer vast met een getekende opdrachtbevestiging.

D. De administratie verstrekt een schriftelijke projectinstructie. Afhankelijk van de omvang en complexiteit kan deze instructies omvatten: werkomschrijving, meetgegevens, tekeningen, verwerkingsinstructies, (technisch) advies, bestek, certificeringen. Op te leveren documentatie en andere relevante gegevens voor wat betreft het soort reparatie, projectgebonden VGM-voorschriften, indien noodzakelijk, bij voorkeur in de vorm van een V&G-plan (bij grotere projecten). E.

De administratie verstrekt aan de onderaannemer het VGM-reglement*.

*In een VGM-reglement staan de VGM-huisregels en voorschriften waar de medewerkers en onderaannemers zich aan dienen te houden bij de uivoering van werkzaamheden van het EMO-bedrijf. Uitgifte is vastgelegd in de opdrachtbevestiging, inclusief de bepaling dat medewerkers kennis moeten nemen van- en werken conform de bepalingen, en eisen.

Voor projectgebonden VGM-voorschriften dient apart te worden getekend door de onderaannemer.

F. Tijdens de uitvoering stelt de projectverantwoordelijke zich regelmatig op de hoogte van de kwaliteit van het uitgevoerde werk en het naleven van VGM- en overige instructies.

uneto - vni


6


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Periodiek worden keuringen van de uitvoering of VGM-inspecties van de uitvoering* (FO 9.1) gehouden en geregistreerd volgens de gelijknamige procedure. De projectverantwoordelijke kan tevens bij de Directievertegenwoordiger of Ex-verantwoordelijke persoon verzoeken dat, indien dit noodzakelijk geacht wordt, een leveranciersaudit dient te worden uitgevoerd, teneinde te beoordelen of de onderaannemer (blijft) voldoen aan de eisen zoals gewenst zijn. G. Facturen worden aan de onderaannemer betaald nadat de betreffende werkzaamheden en documenten zijn opgeleverd en gecontroleerd door de projectverantwoordelijke. H. Tekortkomingen van de onderaannemer en maatregelen om deze in de toekomst uit te sluiten worden besproken. Indien nodig wordt een verslag gemaakt en worden afspraken vastgelegd. I.

De samenwerking wordt beëindigd bij het uitblijven van verbetering.

4.

Procedure werkvoorbereiding

4.1

Doelstelling(en)

Een goede start van de werkzaamheden door tijdig materiaal en materieel te bestellen/reserveren en borgen dat medewerkers een duidelijke werkinstructie hebben.

4.2

Werkwijze

Planning:

A.

Het hoofd werkplaats stelt dagelijks een overzicht samen met de actuele werkvoorraad en de planning.

Inzet medewerkers:

B. Medewerkers worden ingezet conform het overzicht vak- en VGM-opleidingseisen (zie procedure 18: opleiding). Werkzaamheden aan Ex-materieel zullen uitsluitend door competent personeel mogen worden uitgevoerd, onder verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijk Persoon. Indien een V&G-plan moet worden gemaakt, zal de VGM-coördinator op projectniveau als VGMcoördinator in de uitvoeringsfase moeten worden aangewezen, zie ook procedure 1 aanvraag, opname en offerte.

Materiaal en materieel (zie ook procedure inkoop):

C. De projectverantwoordelijke of magazijnmeester bestelt materiaal, conform de specificaties, bij een geselecteerde of aangewezen leverancier, rekening houdend met levertijden. De traceerbaarheid van relevant materiaal dient gewaarborgd te worden.

uneto - vni


7


Paraaf directie

Laatste wijziging:

D. De magazijnmeester zorgt dat het materieel en of materiaal tijdig beschikbaar is. Het huren van materieel vindt plaats bij een geselecteerde leverancier.

PBM, EHBO- en blusmiddelen:

E. De uitvoerende medewerkers dienen, uitgaande van de projectinformatie, de noodzakelijke (PBM) te verzamelen. F. De magazijnmeester zorgt dat iedere bedrijfsbus of projectlocatie en de eigen locatie is voorzien van EHBO- en blusmiddelen en een PBM-koffer (alleen voor onvoorziene omstandigheden).

Mondelinge instructie:

G. De projectverantwoordelijke / hoofd werkplaats) neemt voor aanvang van het werk de projectinstructies mondeling door met de uitvoerende medewerker(s). H. De projectverantwoordelijke dient medewerkers te laten tekenen voor projectgebonden VGM-voor schriften, veelal in de vorm van een V&G-plan, indien deze van toepassing zijn.

5.

Procedure inkoop materieel, materiaal

5.1

Doelstelling(en)

Het op eenduidige wijze tijdig inkopen van het juiste materiaal en materieel om zeker te stellen dat wordt gewerkt met de middelen die bijdragen aan de vereiste kwaliteit en veiligheid en om stagnatie in de werkzaamheden zoveel mogelijk te voorkomen.

5.2

Werkwijze

I.

Inkoop materiaal

A. De directie, projectverantwoordelijke, administratie (op aanwijzen, in overleg) en de magazijnmeester (hierna: besteller) zijn bevoegd tot het bestellen van materiaal voor en tijdens de uitvoering. Bestellingen vinden plaats bij een geselecteerde leverancier, tenzij er goede redenen zijn hiervan af te wijken. B.

Bestellingen worden telefonisch of schriftelijk geplaatst (conform specificaties).

C. Producten die minder belastend zijn voor de gezondheid en het milieu hebben de voorkeur. Waar sprake is van door de opdrachtgever voorgeschreven materialen (vanuit bestek, of relevante normen) worden

uneto - vni


8


Paraaf directie

Laatste wijziging:

indien mogelijk minder belastende alternatieven voorgesteld. In geval van benodigd Ex-materiaal gaat de voorkeur uit naar OEM, tenzij anders overeengekomen. D. Alle bestellingen worden door de besteller genoteerd op een interne bestelbon (of anderszins geregistreerd) en een kopie hiervan gaat naar magazijnmeester ter informatie en controle. E. De besteller gebruikt de interne ‘bestelbonnen/faxformulieren’ ten behoeve van de controle op de levertijden en op colli, samenstelling en juistheid bij aflevering. F. Bestellingen tijdens de off-site uitvoering verlopen doorgaans via “Naam EMO-Bedrijf” en dienen tijdig en voorzien van de juiste specificaties te worden geplaatst. G. Van het materiaal wordt ten behoeve van de traceerbaarheid de voor de projectuitvoering relevante gegevens geregistreerd. H. Indien sprake is van afwijkingen van het geleverde (ingangscontrole), wordt door de besteller of magazijnmeester direct actie ondernomen. Ernstige en/of regelmatig terugkerende afwijkingen worden genoteerd op een Rapportage/meldingsformulier (FO 14.1). II.

Inkoop materieel

A. Directie / (Hoofd) inkoop en gedelegeerd, het hoofd werkplaats zijn bevoegd tot het bestellen van materieel bij een geselecteerde leverancier, tenzij er goede redenen zijn om hiervan af te wijken.

Inkopen van materieel worden beoordeeld op basis van: • het voldoen aan de relevante kwaliteit- en veiligheidseisen (hiertoe wordt indien nodig informatie ingewonnen bij de leverancier of andere deskundige) • de gebruiksvriendelijkheid van het materieel • onderhouds- en/of inspectie-eisen • de noodzaak tot het geven van (aanvullende) gebruiksinstructies/training • het eventuele noodzakelijke onderhoud en/of de periodieke inspecties

C. *

Het hoofd werkplaats en/of magazijnmeester is verantwoordelijk voor: • toekennen van een bedrijfsnummer • bijwerken van het materieeloverzicht • aanmaak van een materieelkaart • archiveren gebruiksinstructies • opnemen in het systeem van keuringen

uneto - vni


9


Paraaf directie

Laatste wijziging:

D. De administratie is na aanschaf verantwoordelijk voor het organiseren en registeren van instructies/ training t.a.v. gebruik van het materieel. III.

Inkoopeisen

A. De minimale inkoopeisen voor materiaal en materieel staan hieronder:

Betreft

Eis(en)

Algemeen

Bij ieder product dient een duidelijke Nederlandse gebruiksaanwijzing te worden geleverd

Machines

- CE-markering - bewijs dat wordt voldaan aan Nederlandse normen en wetten (nader in te vullen per machine i.g.v. aanschaf)

Elektrisch gereedschap

- CE-markering - dodemans- of vasthoudknop

Persoonlijke beschermings-

- CE-markering

middelen

- eisen vanuit de RI&E

Materialen

- beschikbaarheid technische productinformatie - beschikbaarheid veiligheidsinformatie

6.

Procedure opslag, en uitgifte materiaal en materieel

6.1

Doelstelling(en)

Veilige opslag van materiaal en materieel zonder dat kwaliteitsverlies op kan treden. Registratie van inname en uitgifte van materiaal en materieel.

6.2

Werkwijze

I.

Opslag en uitgifte materiaal

A. De magazijnmeester registreert en plaatst het materiaal in de daarvoor bestemde ruimten volgens het ‘First In First Out’ principe: nieuw materiaal wordt geplaatst achter het aanwezige materiaal. Materiaal wordt zo opgeslagen dat er geen kwaliteitsverlies kan optreden. B. Opslag van materiaal op of ten behoeve van een specifiek project vindt plaats in de daarvoor bestemde ruimten/aangewezen plaats. C. De projectverantwoordelijke en magazijnmeester zijn bevoegd tot het uitgeven hiervan.

uneto - vni


10


Paraaf directie

Laatste wijziging:

D. Uitgifte wordt geregistreerd op de materiaallijst/-bon* in het magazijn of op het werk. Tevens wordt dit materiaal genoteerd op de projectkaart om traceerbaarheid te borgen. *Formulier dat door de eigen organisatie in gebruik is (of digitale registratie) om (magazijn) te beheersen. E.

Bruikbaar materiaal retour van een project wordt in de (restanten/magazijn) ruimte gezet.

F.

Onbruikbaar materiaal wordt behandeld als afval, zie procedure 11 afvalstoffenbeheer.

II.

Opslag en uitgifte materieel

A.

Materieel wordt uitgegeven door de magazijnmeester.

B.

De magazijnmeester registreert de uitgifte van het materieel op de materieelkaart*

*Formulier dat door de eigen organisatie in gebruik is (of digitale registratie)

C.

Degene die het materieel meeneemt, tekent op de materieelkaart voor ontvangst.

D. Materiaal dat retour komt van een project wordt weer ingeleverd bij het magazijn, gebreken worden gemeld. E.

De magazijnmeester registreert de inname van het materieel op de materieelkaart.

F. Defect materieel wordt door de magazijnmeester voorzien van een label met ‘AFGEKEURD’ en apart gezet. De magazijnmeester zorgt voor reparatie of vervanging. G.

Overig materieel wordt geplaatst in de daarvoor bestemde ruimten.

H. Diefstal van materieel en materiaal wordt direct gemeld aan het bedrijf en genoteerd op een Rapportage/Meldingsformulier (FO 14.1).

7.

Procedure uitvoering en oplevering

7.1

Doelstelling(en)

Uitvoering werkzaamheden conform afspraken en verwachtingen van de opdrachtgever.

uneto - vni


11


Paraaf directie

Laatste wijziging:

7.2

Werkwijze

Instructie:

A. Het hoofd van de werkplaats neemt voor de start van het werk de projectinstructies aan de hand van de projectkaart en andere relevante informatie en documentatie (diagnoserapport, etc.) door met de medewerkers. B. De projectverantwoordelijke bespreekt de begrote uren per (deel-)activiteit(en) en/of objectonderdeel met de uitvoerende medewerker.

Uitvoering:

C.

Het hoofd werkplaats controleert voor uitgifte van materialen de beschikbaarheid van materialen.

De projectwerkzaamheden worden uitgevoerd in overeenstemming met de bij de desbetreffende werkzaamheden behorende instructie(s), en in overeenstemming met de processtappen van (reparatie of revisie), de hiervoor geldende instructies (zie hiervoor Deel D. overzicht instructies). Werkzaamheden aan Ex-machines dienen conform de eisen van Ex OD 15 (version 2) / NEN-EN-IEC 60079-19 (2006) uitgevoerd te worden, aan de hand van actuele normen en voorschriften.

Bijvoorbeeld:

• ‘Demonteren machines’ • ‘Reinigen machines’ • ‘(De)montage cilinderlagers’ • ‘Balanceren’ • ‘Lakken’ • ‘Stoomcleaning’ • ‘Wikkelen’ • ‘Controle wikkelen’ • ‘Monteren’ • ‘Proefveld’. Afwijken van de (project) instructies en stappen kan alleen in overleg met de projectverantwoordelijke en/of Verantwoordelijk Persoon. E.

De magazijnmeester voert niet verwerkbaar materiaal af volgens de procedure 11 afvalstoffenbeheer.

F.

De gebruiker dient het materieel voor aanvang van het werk visueel te controleren.

uneto - vni


12


Paraaf directie

Laatste wijziging: 3 april 2009

G. Werk wordt uitgevoerd conform projectinstructies. Afwijken van de projectinstructies kan alleen in overleg met de (eigen) projectleider

Registratie tijdens de uitvoering:

H.

Iedere medewerker registreert relevante gegevens op relevante documenten, bijvoorbeeld: • projectkaart • materiaallijst • urenstaat • testrapporten • service rapport (bij off-site werken).

Zie bijvoorbeeld formulier reparatierapport (FO 7.2). Deze en een aantal voorbeeldformulieren die IECEx geeft en zijn opgenomen in het Deel C. overzicht formulieren:

FO 7.3 Rapport voor behuizingen - beschermingsklasse 'd'

FO 7.4 Rapport voor behuizingen en transformators - beschermingsklasse 'e'

FO 7.5 Rapport voor materieel in behuizingen - beschermingsklasse 'd'

I. Tijdlijsten en weekrapporten worden ondertekend en aan het eind van de week ingeleverd bij de administratie. J.

Weekrapporten en materiaallijsten worden door de administratie in het projectdossier gevoegd.

K. Klachten van derden worden geregistreerd op een rapportageformulier (FO 14.1), zie werkinstructie rapporteren klachten, afwijkingen, ongevallen (INS 14.1)

Meerwerk (en off-site):

L.

Meerwerk wordt door de medewerker genoteerd op een meerwerkbon*

* zoals deze door de organisatie gehanteerd wordt

M.

De medewerker laat de opdrachtgever tekenen op een meerwerkbon.

N. De voorman/aangewezen medewerker levert de meerwerkbon na afronding van het project in bij de administratie. O. Klachten van derden, afwijkingen en (bijna)ongevallen worden geregistreerd op een rapportage/meldingsformulier (FO 14.1; zie werkinstructie: rapporteren klachten, afwijkingen, ongevallen)

uneto - vni


13


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Oplevering (en off-site):

N. Na goedkeuring van het werk door de daartoe aangewezen medewerker, wordt het werk opgeleverd. Registratie vindt plaats op het opleveringsrapport en/of compleet projectdossier. Relevante documentatie wordt meegeleverd aan de opdrachtgever. P.

Meerwerk opgedragen tijdens de oplevering wordt op een meerwerkbon genoteerd.

Q.

Opleveringsrapporten worden ingeleverd bij de administratie en gearchiveerd in het projectdossier.

8.

Procedure werken off-site

8.1

Doelstelling(en)

Op locatie van de opdrachtgever werkzaamheden uitvoeren zodat veiligheid en uitvoering geborgd zijn.

8.2

Werkwijze

A. De (service)medewerker ontvangt van het hoofd werkplaats / servicecoördinator een opdracht / projectdossier, met de beschikbare informatie (NAW, contactpersoon, aard werkzaamheden/storing, machine, verdere afspraken, etc.) om storing of reparatie op de locatie van de opdrachtgever uit te voeren. B De (service)medewerker bereidt de werkzaamheden voor, en draagt zorg voor de juiste gereedschappen, materaal en (meet)instrumenten en eventueel benodigd projectspecifieke veiligheidsmiddelen, en heeft ‘veiligheidspaspoort’ of bewijs van relevante veiligheidstraining(en) en opleiding(en) bij zich. C. De (service) medewerker informeert bij aankomst op de projectlocatie naar de geldende veiligheidsregels en/of specifieke omstandigheden, zodat bij het betreden en uitvoeren van de werkzaamheden het ontstaan van gevaar voor zichzelf of de omgeving wordt voorkomen. D. De werkzaamheden worden conform de instructies en/of werkvergunning voor deze werkzaamheden en machines uitgevoerd, … (voorbeeld …. waarbij als eerste een visuele inspectie naar de mate van vervuiling, beschadiging en veroudering van het isolatiesysteem (wikkelingen, verbindingen, opsluitingen, uitlopers, e.d. wordt uitgevoerd, en de bevindingen worden geregistreerd.) F Onbruikbaar materiaal van het project wordt behandeld als afval, zie procedure 11 afvalstoffen beheer of conform de regels van de opdrachtgever.

Meerwerk (en off-site):

L.

Meerwerk wordt door de (service)medewerker geregistreerd op een meerwerkbon.

M.

De (service)medewerker laat de opdrachtgever tekenen op een meerwerkbon.

uneto - vni


14

B. Deelprocessen Productie Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: B-DP-P / 15 Versie: 01-2008 N.

Paraaf directie

Laatste wijziging:

De (service)medewerker levert de meerwerkbon na afronding van het project in bij de administratie.

O. Klachten van derden, afwijkingen en (bijna)ongevallen worden geregistreerd op een rapportage/meldingsformulier (FO 14.1: zie werkinstructie: rapporteren klachten, afwijkingen, ongevallen).

Oplevering (en off-site):

P. Na goedkeuring van het werk door de daartoe aangewezen medewerker/opdrachtgever/ (service) medewerker, wordt het werk opgeleverd. Registratie vindt plaats op het opleveringsrapport en/of compleet projectdossier. Q

Meerwerk opgedragen tijdens de oplevering wordt op een meerwerkbon geregistreerd.

R. Opleveringsrapporten worden ingeleverd bij de administratie en gearchiveerd in het projectdossier

9.

Procedure keuren van de uitvoering

9.1

Doelstelling(en)

Reproduceerbare controle op de uitvoering (kwaliteit, veiligheid).

9.2

Werkwijze

A. De projectverantwoordelijken, leidinggevenden en het hoofd werkplaats voeren tenminste een keer per maand een z.g. keuring van de uitvoering ofwel Werkplaats Inspectie (WPI) uit. B.

De directie voert minimaal twee keer per jaar een keuring van de uitvoering (WPI) uit.

De keuring wordt geregistreerd op het VGM- en kwaliteits-inspectieformulier (FO 9.1).

C. Afwijkingen, aandachtspunten worden genoteerd en besproken (!) met de verantwoordelijke medewerkers. D. Indien noodzakelijk en mogelijk worden afwijkingen direct opgeheven of er wordt een corrigerende actie afgesproken. Ook dit wordt op het formulier genoteerd. E. De projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de controle op corrigerende acties en tekent deze af op het formulier. F.

Ingevulde en afgetekende formulieren worden ingeleverd bij de VGM-coördinator.

G.

De VGM-coördinator controleert en archiveert de formulieren in de betreffende map.

uneto - vni


15


Paraaf directie

Laatste wijziging:

H. Keuringen worden besproken tijdens de (xxx) vergadering, in het bijzonder belangrijke afwijkingen. Preventieve maatregelen kunnen worden genomen ter voorkoming van vergelijkbare afwijkingen. I. De formulieren worden jaarlijks, als onderdeel van de directiebeoordeling, beoordeeld op trends en/of gemeenschappelijke oorzaken. J. In de (xxx) vergadering wordt deze beoordeling besproken om eventuele (preventieve) maatregelen te communiceren.

10. Procedure recall 10.1 Doelstelling(en) Borgen dat machines die na reparatie / revisie zijn uitgeleverd, maar niet voldoen aan relevante eisen (bijv. IECEx), geïdentificeerd en getraceerd kunnen worden, en adequate acties kunnen worden ondernomen.

10.2 Werkwijze A. Indien door klachten, eigen analyse of op andere wijze kenbaar wordt dat de reparatie / revisie aan de machine niet voldoet aan de daaraan gestelde normen, dient door de Verantwoordelijk Persoon, directie en hoofd werkplaats een onderzoek worden ingesteld. B Op basis van het projectdossier dient de opdrachtgever en/of machine geïdentificeerd te worden, en dient een eerste risicoanalyse uitgevoerd te worden om mogelijke gevolgen van het niet voldoen aan de eisen van de machine in kaart te brengen.

Op basis van de resultaten van deze analyse dienen adequate maatregelen en acties bepaald te worden.

Dit hele proces en de uitvoering hiervan dient gedegen en uitvoerig gedocumenteerd en geregistreerd te worden, teneinde na afronding hiervan analyse van oorzaken en voorkoming van de tekortkoming te waarborgen. C. Indien er kritieke defecten worden gediagnosticeerd dan dient onmiddellijk adequate actie te worden genomen om materiële, immateriële en eventuele vervolgschade te voorkomen en/of te beperken. D. De acties dienen door een aangewezen verantwoordelijke voor de ‘recall-acties’ uitgevoerd te worden (en /of in samenwerking met de Ex-verantwoordelijke), volledig geregistreerd, en de diagnose en verdere uitvoering van taken dienen conform de daarvoor geldende instructie(s) te worden uitgevoerd. E. Indien de situatie verholpen is, dient een analyse gemaakt te worden van de oorzaken. Op basis van de resultaten van deze analyse kunnen maatregelen worden genomen om procedures, instructies, keuze voor materialen etc. aan te passen.

uneto - vni


16


Paraaf directie

Laatste wijziging:

F Relevante belanghebbenden, zoals andere afnemers of de certificerende instelling worden geïnformeerd over de opgetreden ‘non-conformist’ en zo nodig worden resultaten van oorzaakanalyse, corrigerende -en preventieve maatregelen gecommuniceerd. G. Het ‘recall-incident’ dient tevens als input in de directie beoordeling en als aandachtsgebied bij het uitvoeren van de interne- en externe audits voor wat betreft registraties, naspeurbaarheid (traceability) en configuratiebeheer.

11. Procedure afvalstoffenbeheer 11.1 Doelstelling(en) Verwerking van afvalstoffen opdat de milieubelasting wordt beperkt, de kosten worden geminimaliseerd en de werkplek een nette aanblik biedt. Op de bedrijfsvestiging wordt het afval direct gescheiden (zie onderstaand schema afvalstromen). Tijdens werkzaamheden off-site wordt het afval door de medewerkers zo veel mogelijk gescheiden verzameld conform de regeling van de klant en indien noodzakelijk afgevoerd naar de bedrijfsvestiging. Hier dient het door de medewerker(-s) die het mee nam direct bij aankomst te worden gesorteerd naar de onderstaande groepen en op een milieuvriendelijke manier afgevoerd te worden.

11.2 Werkwijze A. Afval wordt afgevoerd naar de zaak en niet op het werk bewaard. Op grote projecten worden eventueel aparte vaten geplaatst. Afvalstoffen worden nooit in schaftgelegenheden opgeslagen. B. In onderstaand schema is aangegeven hoe afval aan de zaak door een ieder die het aanlevert dient te worden gescheiden: SOORT AFVAL

HOE SCHEIDEN

Papier Olie & vetten Inktcartridges Poetsdoeken (vervuild) Oud ijzer bak Afval koper Batterijen, accu’s Overige chemisch afval Overige rest afval Olie lekbakken onder de afval vaten. Etc.

In het VGM-Reglement zijn instructies voor de medewerkers opgenomen voor het omgaan met afval.

uneto - vni


17


Paraaf directie

Laatste wijziging:

C.

De magazijnmeester/hoofd werkplaats zorgt dat het afval correct wordt opgeslagen.

D.

Als een opslag vol raakt, dient men dit door te geven aan de magazijnmeester.

E. De magazijnmeester informeert de geselecteerde en erkende afvalverwerker en zorgt dat de juiste stickers en/of labels op het afval komen. F.

De administratie archiveert de geleidebiljetten en overige relevante documenten.

11.3 Preventieve milieumaatregelen Milieubelastende activiteit

(Preventieve) milieumaatregelen

Weggooien (rest-)producten

Zuinigheid en voorkomen, uitharding stimuleren

Gebruik milieugevaarlijke producten

Zoveel mogelijk milieuvriendelijke stoffen gebruiken, biobakken voor vetafbraak; Zoveel mogelijk gebruik vervangende (oplosmiddelvrije/-arme) producten.

Vervoer naar werklocaties

Meerijden stimuleren Goede planning werkzaamheden Keuze energiezuinige voertuigen

Afvoer afval

Scheiden afvalstromen Inzetten erkend afvalverwerker

Licht- en warmtegebruik.

Energiezuinige armaturen en grote daglicht straten in de werkplaats. Warmte zoveel mogelijk hergebruiken.

Geluidshinder

Zo mogelijke dempers op de uitlaten van de uitbrandovens ter verlaging van dBAs.

Algemeen

Monitoren en analyseren van het energieverbruik

Etc.

uneto - vni


18

C Deelprocessen algemeen

(ondersteunend)

Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: C-DP-A / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging: 01-2008

13. Procedure houden van VGM-bijeenkomsten

01-2008

14. Procedure corrigerende en preventieve maatregelen

01-2008

15. Procedure ziekmelding, begeleiding en ondersteuning door Arbodienst

01-2008

16. Procedure selectie en beoordeling van (toe-)leveranciers

01-2008

17. Procedure interne audit & directiebeoordeling

01-2008

18. Procedure opleiding

01-2008

19. Procedure keuren materieel en meetmiddelen

01-2008

20. Procedure risico-inventarisatie en -evaluatie

01-2008

21. Procedure back up van computerdata

01-2008

22. Procedure documentenbeheer

01-2008

23. Procedure voorbereiding noodsituaties

01-2008

©

uneto - vni

december 2008

12. Procedure in dienst treden personeel

uneto - vni


1

C

Deelprocessen algemeen Raamwerk EMO Handboek

Bladzijde: C-DP-A / 2 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging:

12. Procedure in dienst treden personeel 12.1 Doelstelling(en) Borgen dat van nieuwe medewerkers de noodzakelijke gegevens bekend zijn en dat zij op de hoogte zijn van het beleid, de procedures, werkinstructies en overige werkwijzen.

12.2 Werkwijze

medische keuring:

A. Nieuw uitvoerend personeel kan op verzoek van de werkgever een functiegerichte intredekeuring ondergaan als:

de persoon regelmatig specifiek uitvoerend en/of zwaar lichamelijk werk gaat verrichten

Voor de keuring dient de persoon bij de Arbodienst te zijn aangemeld.

Als de intredekeuring niet noodzakelijk is kan een aanstellingskeuring worden uitgevoerd.

Technisch en administratief personeel dat voor het eerst in de elektromechanica gaat werken kan op vrijwillige basis een aanstellingsonderzoek ondergaan.

instructie m.b.t. kwaliteitssysteem:

B. Voor de medewerker te werk wordt gesteld maakt de administratie een afspraak om persoonsgegevens te verzamelen, en bereidt verdere noodzakelijke bij de functie behorende zaken voor. Hem/haar wordt verzocht mee te nemen: paspoort of geldig identiteitsbewijs, rijbewijs, bank- of giro nummer, SoFi-nummer, kopieën van diploma’s, certificaten, en verdere relevante documenten C.

Voor het bezoek worden de volgende zaken in orde gemaakt: • een persoonlijke map behorend bij de functie, volgens de betreffende inhoudsopgave uit het raamwerk • aantal lege rapportageformulieren (voor medewerkers die buiten de locatie werken) • formulier persoonlijke gegevens • lijst registratie uitreiken documentatie • een set bedrijfskleding • PBM’s

D. De administratie vult het formulier persoonlijke gegevens* (bedrijfseigen) in met de nieuwe medewerker.

uneto - vni


2

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

E. De direct leidinggevende neemt het Kwaliteits- & VGM-systeem met de medewerker door. Hiervan maakt deel uit: • toelichting op het kwaliteits- en VGM-beleid • algemene toelichting op het systeem • bespreking van de procedures, instructies en formulieren

instructie m.b.t. het veiligheidssysteem:

LET OP:

Dit geldt voor iedere medewerker die voor binnen het bedrijf actief is (dus ook voor onder aannemers, inleners, tijdelijke medewerkers en stagiaires). F. De VGM-coördinator of daartoe aangewezen medewerker neemt het VGM-systeem door, waarbij aan tenminste bod komt: • toelichting op het VGM-beleid en het management systeem • ‘toolboxen’ en werkplekinspecties • PAGO´s en rol Arbodienst • het VGM-reglement Deze voorlichting wordt geregistreerd en getekend door de werknemer op het introductie nieuwe medewerkers formulier (FO 12.1). G. De directie / leidinggevende / administratie bepaalt aan de hand van het overzicht vak- en VGMopleidingseisen de noodzakelijke aanvullende cursussen/instructies. H.

Opleidingen en instructies worden vervolgens gepland, zie procedure 18 opleidingen.

De medewerker tekent voor ontvangst en kennisname van de instructies en documenten op de Introductie nieuwe medewerkers formulier (FO 12.1). J.

De administratie archiveert:

het formulier persoonlijke gegevens en de lijst registratie uitreiken documentatie in het persoonlijk dossier K.

Persoonlijke beschermingsmiddelen

Door “Naam EMO-Bedrijf” worden aan vaste en tijdelijke medewerkers de noodzakelijke persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking gesteld.

De keuze van de PBM is (mede) gebaseerd op de RI&E.

uneto - vni


3

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een standaardpakket waar iedere medewerker over beschikt en middelen die op projectbasis worden uitgereikt.

Standaard worden aan eigen medewerkers verstrekt:

• bedrijfskleding • oogbescherming • gehoorbescherming (oordoppen en/of oorkappen) • adembescherming • handschoenen (met-/zonder polsbescherming) • veiligheidsschoenen, type X Voor het verrichten van de werkzaamheden kunnen aanvullende beschermingsmiddelen noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld valbeveiliging). Het hoofd werkplaats / de VGM-coördinator verzorgt dan de verstrekking en een eventuele toelichting op het gebruik. De voorschriften t.a.v. het gebruik van het type PBM staan in het VGM-reglement dat in bezit is van iedere uitvoerende medewerker. De PBM worden door of onder de verantwoordelijkheid van de VGM-coördinator uitgereikt, toegelicht en geregistreerd op het Registratie PBM formulier (FO 12.2), en dit dient ook door de medewerker ondertekent te worden.

13. Procedure houden van vgm-bijeenkomsten 13.1 Doelstelling(en)

Borgen dat op regelmatige basis VGM-thema´s worden besproken.

uneto - vni


4

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

13.2 Werkwijze

VGM-overleg organisatieniveau

A. Eens per kwartaal worden relevante VGM-onderwerpen op organisatieniveau besproken als onderdeel van het personeelsoverleg. Aanwezig zijn: • Directie • Verantwoordelijk Persoon • Leidinggevenden (operationeel) • Monteurs • Magazijn / werkplaatsmedewerker(s) • VGM-coördinator B.

Voor zover relevant komen de volgende onderwerpen aan bod: • Meldingen van ongevallen, bijna-ongevallen en incidenten • Observaties uit werkplekinspecties • Bevindingen tijdens toolboxmeetings • Actuele VGM-onderwerpen • Overige relevante meldingen

C. Tenminste genomen corrigerende en preventieve maatregelen worden genotuleerd en indien nodig gevolgd. Uitvoerders en voorlieden communiceren maatregelen en overige relevante thema´s met de uitvoerende medewerkers.

Toolboxmeetings

A. Eens per maand en tenminste 10 x per jaar verzorgen de leidinggevenden of daartoe aangewezen medewerkers een personeelsoverleg inclusief ‘toolbox’-veiligheidsthema’s / voorlichting met betrekking tot VGM-onderwerpen.

De volgende zaken dienen regelmatig aan bod te komen: • Aandachtspunten die volgen uit werkplekinspecties • Aandachtspunten die volgen uit ongeval- en bijna ongevalmeldingen • Veilige(re) werkmethoden • Materiaal- en materieelgebruik • Nieuwe of gewijzigde relevante wet- en regelgeving bepalingen (bijv. uit de Arbo-wet en IECEx)

B.

De VGM-coördinator verzorgt een samenvatting van de toolbox op papier.

uneto - vni


5

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

C. De inhoud van de toolbox wordt met de uitvoerenden besproken door de aangewezen medewerkers. De VGM-coördinator coördineert dit. D. Vragen waarop het antwoord niet direct bekend is, kunnen worden doorgegeven aan de VGMcoördinator. Ook eventuele suggesties voor onderwerpen kunnen worden doorgegeven aan de VGM coördinator. Gebruik voor vragen en opmerkingen de ruimte op het formulier. E.

Toolboxen worden geregistreerd op het formulier registratie toolboxen (FO 13.1).

F. De VGM-coördinator houdt ter controle een totaaloverzicht bij waarin per medewerker staat welke toolboxen wanneer zijn bijgewoond. Mocht iemand een toolbox hebben gemist dan wordt hij achteraf bij gepraat aan de hand van de notulen. Verder overleg kan hier op eenzelfde wijze beschreven worden indien deze bij het bedrijf in worden gevoerd, bijvoorbeeld • directieoverleg • werkplaatsoverleg • verkoopvergadering

Let hierbij wel op het feit dat het onderwerp veiligheid hierbij op de agenda staat.

14. Procedure corrigerende en preventieve maatregelen 14.1 Doelstelling(en) Borgen dat klachten, afwijkingen, tekortkomingen en (bijna-)ongevallen worden beoordeeld en passende corrigerende en/of preventieve maatregelen worden genomen.

14.2* Werkwijze A. Klachten*, afwijkingen, tekortkomingen, verbeteringsvoorstellen en (bijna-)ongevallen worden door de medewerker die deze constateert, gemeld aan de projectverantwoordelijke, de administratie of de VGM-coördinator, zie werkinstructie rapporteren afwijkingen & (bijna-) ongevallen (INS 14.1).

* Toelichting

Definitie klacht: direct resultaat van het niet goed uitvoeren van werk of processen

B. De verkoop, de projectleider, het hoofd werkplaats, de administratie of de VGM-coördinator vult een rapportageformulier (FO 14.1) in.

uneto - vni


6

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Vervolgens is de administratie verantwoordelijk voor: • Direct telefonisch melden aan het regiokantoor van de Arbeidsinspectie van ongevallen met ernstig letsel (criterium: ziekenhuisopname binnen 24 uur), blijvend letsel of dodelijke afloop. Daarna dient het ongeval z.s.m. ook schriftelijk aan het regiokantoor te worden gerapporteerd m.b.v. bijlage 1 van de Arbo-regeling. • Vaststellen van de (vermoedelijke) oorzaak van het voorval. • Aansturen van corrigerende en/of preventieve maatregelen om (mogelijke) negatieve gevolgen van het voorval te voorkomen en de oorzaak van het voorval weg te nemen. Plannen wanneer de maatregel moet zijn uitgevoerd. • Toezien op uitvoering en doeltreffendheid van de maatregel(en) en bijstellen waar nodig. • Het informeren van de betrokkene over de afhandeling van het voorval. • Registratie van afhandeling op het rapportageformulier. • In geval van een corrigerende maatregel: archiveren van het formulier in de betreffende map na (controle op de) afhandeling. • In geval van een preventieve maatregel: bezien of het gewenste resultaat wordt bereikt; daarna archiveren.

C. De directie beoordeelt de voorvallen op trends in en/of gemeenschappelijke oorzaken van de voorvallen (als onderdeel van de directiebeoordeling). D. In het personeelsoverleg wordt de uitkomst van de beoordeling door de directie besproken. Zowel ter kennisgeving als om aanvullende (preventieve) maatregelen te communiceren.

15. Procedure ziekmelding, begeleiding en ondersteuning door de Arbodienst 15.1 Doelstelling(en) Borgen van het verzuimbeleid met als belangrijkste doel: zo spoedig mogelijke integratie ten gevolge van ziekteverzuim.

15.2 Werkwijze A.

Ontvangst ziek- of herstelmelding werknemer:

Medewerker meldt zich zo vroeg mogelijk bij administratie en/of leidinggevende ziek doch uiterlijk voor aanvang werktijd. De administratie legt de reden van ziekte vast en verzorgt de doormelding naar de desbetreffende instantie/verzekering. (De administratie brengt de desbetreffende leidinggevende van de medewerker op de hoogte.)

uneto - vni


7

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Indien herstelt: kort terugkomgesprek met werknemer afhankelijk van de klachten en de aard van het verzuim.

Verder beschrijven hoe de vervolgstappen binnen het bedrijf worden behandeld.

PAGO & overige ondersteuning arbodienst:

C. Periodiek worden de medewerkers uitgenodigd voor een gezondheidskundig onderzoek dat is afgestemd op de specifieke werkzaamheden die de betreffende medewerker verricht (PAGO’s). D. Herintegratie na langdurige ziekte vindt altijd plaats in nauw overleg meten op advies van- de Arbodienst. Indien noodzakelijk vindt een (aanvullend) gezondheidskundig onderzoek plaats. E.

Medewerkers hebben de mogelijkheid (gratis) het open spreekuur van de arbodienst te bezoeken.

16. Procedure selectie en beoordeling toeleveranciers 16.1 Doelstelling(en) Zeker stellen dat leveranciers aan de eisen voldoen of tenminste het primaire proces niet (teveel) verstoren en periodiek worden geëvalueerd.

16.2 Werkwijze A. De directie bepaalt wie verantwoordelijk, xxx, is voor de selectie van leveranciers (inclusief onderaannemers) in eerste instantie vooral op bijvoorbeeld de volgende criteria: • voldoen aan product en diensten specificaties (kwaliteit) • Ex: aantoonbare competenties van de medewerkers en organisatie • levertijd • prijs • persoonlijke benadering / service gerichtheid / flexibiliteit van de leverancier • referenties B.

Geselecteerde leveranciers worden geregistreerd op de lijst geselecteerde leveranciers*.

*In de bedrijfseigen vorm een overzicht (meestal uit crediteuren bestand geselecteerd)

C. De directievertegenwoordiger i.s.m. Verantwoordelijk Persoon (deze laatste in ieder geval voor wat betreft: ‘Ex leveranciers van Ex gerelateerde producten en diensten’) selecteert bij ernstige incidenten, periodiek maar minimaal 1 x per 2 jaar formeel de geselecteerde leveranciers van wie producten een belangrijke invloed hebben op de kwaliteit.

uneto - vni


8

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

D. Samen met de bestellers evalueert de directievertegenwoordiger deze leveranciers m.b.v. het formulier evaluatie (toe-)leveranciers.*

*Bedrijfseigen overzicht van de criteria waaraan getoetst wordt.

Het belangrijkste criterium is of de leveranciers het primaire proces niet verstoren.

E. Belangrijke tekortkomingen worden met de leverancier doorgenomen. Indien nodig wordt een verslag gemaakt en worden afspraken vastgelegd. F. Als verbetering uitblijft, schrapt de directievertegenwoordiger (eventueel in overleg met de Verantwoordelijk Persoon) de leverancier van de lijst en stelt deze op de hoogte met redenen omkleed. G. Als het niet mogelijk/gewenst is de leverancier te schrappen worden intern preventieve maatregelen genomen om te voorkomen dat het (primaire) proces wordt verstoord. Bijvoorbeeld: analyse wijst uit dat leverancier X regelmatig te laat levert -> interne maatregel: in een vroeg(er) stadium bestellen of een buffervoorraad aanhouden.

17. Procedure interne audits & directiebeoordeling 17.1 Doelstelling(en) Beoordelen van de geschiktheid van het systeem om het kwaliteits / IECEx- en Veiligheidsbeleid vorm te geven en de doelstellingen te realiseren.

17.2 Werkwijze I

Interne audits

A. Jaarlijks wordt onder de verantwoordelijkheid van de directie een auditplan opgesteld waarin wordt aangegeven wanneer welke processen onderwerp van de audit zijn. B. Uitgangspunt is dat jaarlijks alle processen tenminste éénmaal worden beoordeeld. Afhankelijk van de ernst van afwijkingen en het belang kan een extra audit worden gepland. C. De audits worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de directie. Zij wijst iemand aan die ter zake kundig (NB ten behoeve van de IECEx, IEC 60079-19 en IEC OD’s) is en onafhankelijk van de processen die onderwerp zijn van de audit.

uneto - vni


9

C


Bladzijde: C-DP-A / 10 Versie: 01-2008 D.

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Tijdens de audit wordt d.m.v. interviews en het inzien van registraties beoordeeld: • afwijkingen t.o.v. de beschrijvingen in het systeem • oorzaak van de afwijkingen • te nemen maatregel(en) • doeltreffendheid van de processen

E. Relevante afwijkingen worden geregistreerd op een rapportageformulier (FO 14.1) en afgehandeld volgens de procedure corrigerende en preventieve maatregelen. F.

Resultaten van de audit worden doorgenomen met de verantwoordelijke medewerker(s).

G. De auditor stelt een schriftelijk verslag op (met behulp van formulier: Interne Audit rapportage (FO 17.1). H. Verslagen worden door de directie beoordeeld, voor gezien getekend en gearchiveerd, en de analyse hiervan dient als input voor de directiebeoordeling II.

Directiebeoordeling

Minimaal één maal per jaar wordt het kwaliteits- / IECEx- en veiligheidssysteem (beleid, procesbeschrijvingen en doelstellingen) door de directie beoordeeld om vast te stellen: • geschiktheid en doeltreffendheid van het systeem (in het licht van beleid en doelstellingen) • mogelijkheden tot verbetering van de bedrijfsvoering en de rol van het systeem daarin • noodzaak tot aanpassingen van bedrijfsvoering en systeem B.

Als ‘input’ van de deze beoordeling kan worden gebruikt: • interne- en externe auditresultaten • leveranciersaudits • terugkoppeling van klanten (waaronder informatie m.b.t. klanttevredenheid of klachten) • resultaten van werkplekinspecties (keuringen van de uitvoering) • analyse rapportageformulieren (trends, gemeenschappelijke oorzaken maar ook doeltreffendheid van de corrigerende en preventieve maatregelen) • interne en externe ontwikkelingen die relevant kunnen zijn voor de organisatie en het managementsysteem • overige relevante kwaliteitsdocumenten • Beoordeling van de competenties van Ex-personeel

C.

Van de beoordeling wordt een verslag opgesteld dat wordt gearchiveerd in de betreffende map. Onderdeel van het verslag zijn onder andere: • beoordeling van eerdere verbeterprogramma’s • registraties van analyses • doelstellingen en acties om verbeteringen van de procesbeheersing te realiseren (waar nodig inclusief begroting van tijd en/of middelen)

uneto - vni


10

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

• doelstellingen en acties om de klantgerichtheid van de organisatie te vergroten (waar nodig inclusief begroting van tijd en/of middelen) • verbetermogelijkheden t.a.v. de bedrijfsvoering met vertaalslag naar het managementsysteem (waar nodig inclusief begroting van tijd en/of middelen) • Relevante veiligheidsdocumenten

18. Procedure opleiding 18.1 Doelstelling(en)

De inzet van gekwalificeerd personeel.

18.2 Werkwijze A.

Medewerkers worden ingezet conform de volgende schema´s: (NB niet uitputtend) FUNCTIE(-NIVEAU)

VAK- & VGM-OPLEIDINGSEISEN/-

ERVARINGSEIS(EN)

NIVEAU directie verantwoordelijk persoon

HBO niveau

(branche-)ervaring

VOL VCA

functionele ervaring 5 jr.

MBO /HBO (E)

Aantoonbare kennis van relevante

VOL VCA

normen

Ex-opleiding / -training

Aantoonbare continue ervaring met Ex-reparatie Kennis van herleiden meetwaarden en ijking instrumenten

Administratie

MBO-niveau

tekstverwerking administratief MBA-niveau communicatief vaardig

calculator

MBO-niveau of vakbekwaamheid

vergelijkbaar werk

uitvoerder/werkvoor

MBO-niveau of vakbekwaamheid

vergelijkbaar werk

bereider

leiding geven (optioneel) VOL VCA VOL VCA

ervaring in leidinggeven

Vakdiploma’s

vaktechnisch bekwaam

VGM-coördinator

VOL VCA

vergelijkbaar werk

keurmeester

VOL VCA

vergelijkbaar werk

(materieelkeuringen)

Inspectie volgens NEN 3140

projectleider

Bedrijfshulpverlening

uneto - vni


11

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

FUNCTIE(-NIVEAU)

VAK- & VGM-OPLEIDINGSEISEN/-

ERVARINGSEIS(EN)

NIVEAU hoofd werkplaats

MBO+ of HBO-denkniveau


VOL VCA


Training Ex uitvoerende personen

Aantoonbare ervaring


Basisveiligheid VCA


Relevante opleiding /training Ex

Inzicht en kennis van relevante Ex-aspecten Aantoonbaarheid van continue ervaring / toepassen met Ex-reparaties

Monteur / Balanceur


ervaring

Basisveiligheid VCA

leerlingen onder toezicht en begeleiding voorman

Monteur / Wikkelaar


ervaring

Basisveiligheid VCA

leerlingen onder toezicht en begeleiding voorman

schema 1. Vak- en VGM-opleidingseisen

TAAK/ACTIVITEIT

VGM-OPLEIDINGSEIS(EN)

communicatie

ERVARINGSEIS(EN) beheersing van de Nederlandse taal

werken op ladders

VGM-bedrijfsinstructie

ervaring

werken met schadelijke

VGM-bedrijfsinstructie

stoffen

t.b.s. veiligheidsinformatie

werken met elektra

instructie leverancier

ervaring

reglement veiligstellen

tijdelijk personeel: eerst onder

IEC 600679-19 / IECEx

toezicht leidinggevende

IECEx OD 15 Etc. werken met hoge druk vloei-

spuiter hogedruk-vloeistof

ervaring

stofreiniging (>100 bar)

reiniging’, en / of vergelijkbaar

tijdelijk personeel werkt eerst onder toezicht van daartoe aangewezen leidinggevende

rijden met aanhanger

geschikt rijbewijs

schema 2. Specifieke VGM-opleidings- en -ervaringseisen

uneto - vni


12

C



Paraaf directie


N.B.: Er worden geen werkzaamheden/taken verricht welke zijn opgenomen in de Gids Risicovol werk. Uitgave van Stichting Samenwerken voor Veiligheid (SSVV). De Gids Opleidingen Risicovol Werk is bedoeld voor operationele medewerkers van bedrijven die risicovolle werken uitvoeren in, of voor, de bij de VNCI, VNPI, Deltalinqs, NOGEPA en SIR aangesloten bedrijven. Deze medewerkers moeten in het kader van vraag 3.4 van de VCA 2004/04 voldoen aan de in de Gids gestelde opleidingseisen, als voorwaarde voor het verwerven en/of behouden van het VCA* van VCA** certificaat van hun werkgever, indien dit bedrijf werkt voor opdrachtgevers in bovengenoemde branches. B. Jaarlijks worden de schema´s als onderdeel van de directiebeoordeling herzien o.b.v.: wijzigingen van bedrijfsactiviteiten, ontwikkelingen in de branche en/of wet- en regelgeving. C. Jaarlijks wordt een evaluatie van het opleidingsplan van het afgelopen jaar en een opleidingsplan voor het nieuwe jaar gemaakt. Op basis van de (verwachte) projectbezetting worden aanvullende cursussen gepland. Voor zover mogelijk en gewenst wordt de kwaliteit van gevolgde cursussen beoordeeld als onderdeel van de evaluatie. D.

De administratie registreert het behalen van diploma’s/certificaten.

Kopieën van diploma’s, certificaten worden gearchiveerd in het personeelsdossier.

E. De Verantwoordelijk Persoon registreert periodiek de relevante werkzaamheden en/of projecten waar hijzelf en/of de uitvoerende personen Ex-werkzaamheden aan verricht hebben, teneinde (voldoende actuele) werkervaring van deze medewerkers te kunnen aantonen. (FO 18.1 Registratie Ex-werkzaamheden). Jaarlijks evalueert de Verantwoordelijk Persoon of de medewerkers over voldoende competenties beschikken of hebben behouden, en of acties op het verbeteren hiervan noodzakelijk zijn, aan de hand van het formulier Beoordeling van verantwoordelijke personen en uitvoerenden (FO 18.2)* afkomstig uit IECEx OD‘s.

19. Procedure keuren van materieel en meetmiddelen 19.1 Doelstelling(en)

Passend onderhoud van materieel en meetmiddelen.

uneto - vni


13

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

19.2 Werkwijze I

Materieel

A.

De magazijnmeester houdt een overzicht bij van het materieel. Hierop staan tenminste: • het (bedrijfs-)nummer • de laatste keuringsdatum • het keuringsresultaat

B. Het (Ex- en VGM-kritieke) materieel wordt periodiek (minimaal jaarlijks) gekeurd door de magazijnmeester en/of de daartoe geselecteerde organisatie(s). C.

Gekeurd materieel wordt van een sticker voorzien waarop ook de eerstvolgende keuringsdatum staat.

D. De magazijnmeester is verantwoordelijk voor het bijhouden van het materieeloverzicht en het tijdig plannen en (laten) uitvoeren van de keuringen. E.

De planning en uitvoering van de keuringen vinden plaats in overleg met de uitvoerders en voormannen.

II

Meetmiddelen

A. Van een meetmiddel wordt door de directie (eventueel in overleg met de Verantwoordelijk Persoon) vastgesteld: • de aard van het meetmiddel (wel of niet indicatief);

En afhankelijk hiervan: • het kalibratie-interval • de toegestane afwijkingen • de wijze van kalibreren: intern of extern • de kalibrerende instantie

B.

De magazijnmeester houdt een overzicht bij van de meetmiddelen. Hierop staan tenminste: • een identificatie van het meetmiddel • de punten onder A • de datum van kalibreren en de resultaten

B. De indicatieve meetmiddelen worden volgens de kalibratie-intervallen gekalibreerd door de magazijnmeester.

uneto - vni


14

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Meetmiddelen waarmee, t.b.v. van Ex de definitieve beoordeling wordt uitgevoerd, dienen jaarlijks gekalibreerd te worden. De niet indicatieve meetmiddelen worden volgens de kalibratie-intervallen gekalibreerd door de daartoe geselecteerde organisatie(s). C. Gekeurde meetmiddelen worden van een sticker voorzien waarop ook de eerstvolgende kalibratiedatum staat. D. De magazijnmeester is verantwoordelijk voor het bijhouden van het meetmiddelenoverzicht en het tijdig plannen en (laten) uitvoeren van de kalibraties. E. De planning en uitvoering van de kalibraties vinden plaats in overleg met Magazijn / Hoofd Werkplaats / Verantwoordelijk Persoon.

20. Procedure risico-inventarisatie en –evaluatie 20.1 Doelstelling(en) Zeker stellen dat (VGM-)risico’s worden geïdentificeerd en dat passende maatregelen worden genomen ten behoeve van de beheersbaarheid.

Algemeen

De RI&E is de basis van het VGM beleid. De uitkomsten van de RI&E bepalen mede de opleidings- en instructie-eisen en de keuze van persoonlijke beschermingsmiddelen Op xxx is een RI&E uitgevoerd.

Er wordt gebruik gemaakt van een vaste methodiek.

De bedrijfsbrede RI&E in combinatie met de RI&E op taak- en functieniveau van datum is uitputtend. Er worden door het bedrijf geen werkzaamheden en taken uitgevoerd die niet aan bod komen. De methodiek van de RI&E op taak- en functieniveau wordt in voorkomende gevallen ook gebruikt als specifieke (project-)risico’s hiertoe aanleiding geven. De VGM-coördinator beoordeelt de noodzaak hiertoe voor aanvang van de werkzaamheden. Dit is in ieder geval van toepassing als werkzaamheden worden verricht die vallen buiten de scope en/of werkzaamheden die risico´s in de categorie Midden of Hoog met zich brengen die niet zijn opgenomen in de RI&E op functie- en taakniveau. De aanvullende taakrisicoanalyse wordt uitgevoerd door of onder de verantwoordelijkheid van de VGM‑coördinator die altijd kan besluiten de ondersteuning van een externe deskundige in te schakelen.

uneto - vni


15

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Na ieder ongeval met verzuim wordt de taakrisicoanalyse geëvalueerd en zo nodig aangepast onder de verantwoordelijkheid van de VGM-coördinator. Eenmaal per jaar wordt de RI&E op grond van meldingen/incidenten door de VGM-coördinator geëvalueerd en wordt beoordeeld of aanpassing noodzakelijk is. De RI&E wordt tevens herzien en/of uitgebreid indien de (wettelijke) eisen hiertoe aanleiding geven, de aard en/of omvang van de werkzaamheden dit nodig maken of wanneer de directie dit noodzakelijk acht, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe inzichten en kennis.

Plan van aanpak

Op basis van de gesignaleerde knelpunten en risico’s is een plan van aanpak opgesteld met acties om knelpunten op te heffen dan wel de risico’s verder terug te dringen. Als onderdeel van evaluatie van de RI&E, wordt ook het plan van aanpak geëvalueerd en indien nodig ook herzien/aangepast (onder verantwoordelijkheid de VGM coördinator).

20.2* Werkwijze A. De VGM-coördinator zorgt dat er steeds een actuele RI&E aanwezig is, op basis van de methodiek van de RI&E d.d. xxx B. De RI&E wordt jaarlijks geactualiseerd en iedere drie jaar herzien onder de verantwoordelijkheid van de VGM-coördinator, als onderdeel van de directiebeoordeling. Mede op basis van de actualisering/herziening wordt beoordeeld welke (aanvullende) maatregelen nodig zijn. C.

De RI&E omvat de taken en activiteiten die vallen binnen de scope van de werkzaamheden.

Tijdens de opname van een project (zie procedure, aanvraag, opname en offerte) wordt door de calculator, verkoop, werkvoorbereider, hoofd werkplaats bezien of sprake is van projectspecifieke risico’s. Als dit het geval is worden eventueel aanvullende maatregelen getroffen, zie procedure, werkvoorbereiding.

20.3 Taakrisicoanalyses Naast de algemene bedrijfsverkenning (RI&E) waarin de nodige aandacht is geweest om de VGM-risico’s van de uit te voeren werkzaamheden in kaart te brengen, is op basis van branchegegevens (UNETO-VNI) een aanvullend projectwerkrisicoanalyse samengesteld met mogelijke gevaren/blootstellingen in de uitvoering. Hierin zijn tevens de beheersmaatregelen per vastgesteld risico opgenomen, zoals deze ook zijn omschreven in “het Blauwe Boekje”*

uneto - vni


16

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

* ‘ Het Blauwe Boekje’, Veilig, Gezond en Milieutechnisch verantwoord werken in de installatietechniek, Uitgave van UNETO-VNI. De uitgave beschrijft onder meer, in het kort de belangrijkste voorschriften, taak risicoanalyses, en dergelijke.

20.4 ‘Last Minute Risico Analyse’ (LMRA) / Start-Werkanalyse Het bedrijf ontwikkeld een methodiek waarmee medewerkers zich op de werkplek ervan vergewissen of alle risico’s zijn onderkend en of afdoende beheersmaatregelen zijn getroffen, en pas hierna met de werkzaamheden wordt gestart. Voor wat betreft de Werkplaats zal het hoofd werkplaats periodiek (bijv. Maandelijks) tijdens een overleg hieraan aandacht besteden. Daarnaast zal hij op de werkvloer regelmatig verifiëren bij de medewerkers of en dergelijke LMRA is uitgevoerd door de medewerker aan de hand van het stellen van vragen met betrekking tot afdoende beheersmaatregelen. Tevens zal bij projectverdeling aandacht aan de risico’s en beheersmaatregelen worden gegeven.

21. Procedure back-up van data 21.1 Doelstelling(en) Het maken van reservekopieën van belangrijke computerdata zodat bij storing/diefstal de belangrijke gegevens behouden blijven.

21.2 Werkwijze

Algemeen

Het netwerk is voorzien van een back-upsysteem. Dagelijks wordt automatisch een back-up gemaakt van de bestanden (boekhouding, tekstbestanden, begrotingen, etc.). Relevante werkplekken zijn voorzien van e-mail en internet. De directie draagt zorg voor adequate bescherming van het netwerk. Het systeem wordt periodiek onderhouden (inclusief update virusscan, firewall, etc.); e.v.a. kan ook uitbesteed worden aan een externe partij. Er dient een overzicht te zijn van de gebruikte software en leveranciers hiervan.

uneto - vni


17

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Procedure

A. Hier dient beschreven te worden hoe het bedrijf borgt dat de data, computersystemen, software, en dergelijke beschikbaar blijven. Dit kan uiteraard op vele verschillende manieren, die hier puntsgewijs beschreven kan worden.

22. Procedure documentenbeheer 22.1 Doelstelling(en)

Borgen dat systeemdocumenten op eenduidige wijze worden opgesteld en uitgegeven.

22.2* Werkwijze I

Opstellen/wijzigen van een document uit standaardhandboek

A. Voorstellen tot aanpassen van processen/werkwijzen kunnen worden ingediend bij de directievertegenwoordiger. B. De directievertegenwoordiger, Verantwoordelijk Persoon beoordeelt, eventueel in overleg met de directie, het voorstel. Belangrijke criteria zijn: effectiviteit, efficiëntie en overeenstemming met de norm(en). C.

Als het voorstel wordt afgekeurd, wordt de indiener door de directievertegenwoordiger geïnformeerd.

D. Bij goedkeuring werkt de directievertegenwoordiger het concept uit, rekening houdende met verwijzingen naar andere procedures/werkinstructies. E.

Documenten worden opgemaakt volgens de kopteksten en de opmaak in de handboeken:

Toelichting koptekst

Procedure: doorlopend nummer, conform de inhoudsopgave

Naam:

Versie: naam en documentnummer van document wordt opgeslagen en is beschikbaar op het

logische, korte naam van het betreffende proces, conform de inhoudsopgave intranet. Ieder document heeft een versie nummer.

Bladzijde:

Laatste wijziging: maand en jaar & kort omschrijven waaruit de laatste wijziging bestaat

uneto - vni


18

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Toelichting opmaak

Doelstelling: korte bondige omschrijving van het beoogde doel van (standaardisatie) van het betreffende proces

Werkwijze: korte, bondige beschrijving van de betreffende processtappen. A. t/m X.

F. Na parafering door de directie is het document van kracht. Formulieren die worden ingevuld in de computer, worden alleen geautoriseerd in het handboek. G. De directievertegenwoordiger zorgt voor: • opnemen nieuwe origineel van het gewijzigde document in het standaardhandboek • aanpassing van inhoudsopgaven van het standaardhandboek en de persoonlijke mappen • verspreiding van het gewijzigde document onder medewerkers, inclusief toelichting • vernietiging van de vorige versies van het gewijzigde document en de inhoudsopgaven; van vervallen versies wordt alleen een digitaal exemplaar bewaard II

Uitgeven / wijzigen van het kwaliteitshandboek

A. Het kwaliteitshandboek wordt door de directie, bijvoorbeeld in geval van beleidswijzigingen of het betreden van nieuwe markten gewijzigd. B.

Het uitgeven van handboeken aan derden wordt niet geregistreerd en tot een minimum beperkt.

III

Documenten van externe oorsprong

A. Documenten van externe oorsprong die zijn gerelateerd aan het productieproces en de kwaliteit van het eindproduct, worden onder verantwoordelijkheid van de directievertegenwoordiger geregistreerd op de lijst documenten van externe oorsprong. B. De VGM-coördinator /directie/ IECEx vertegenwoordiger(s) controleren en corrigeren deze lijst jaarlijks op volledigheid en actualiteit. IV

Algemene richtlijn t.b.v. archivering van documenten en gegevens

N.B. Per procedure dient zoveel mogelijk de wijze en plaats van archivering te worden omschreven. Zie hiertoe vervolgens de verschillende procedures.

uneto - vni


19

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

Soort document

Minimale bewaartermijn

Waar bewaren/archiveren

Geldige systeemdocumenten zoals pro-

zo lang geldigheid duurt

Origineel in standaardhand-

cedures, werkinstructies

boek kopieën in persoonlijke mappen

Actuele kwaliteitsregistraties zoals

zo lang geldigheid duurt

audit verslagen, directiebeoordeling

in betreffende mappen (zie betreffende procedures)

Geldige projectdocumenten zoals

tijdens duur van het

map van het betreffende

werkplannen, opnameformulieren

project (tot en met de

project

oplevering) Projectdocumenten na oplevering

minimaal 7 jaar

projectenarchief

Vervallen systeemdocument zoals ver-

minimaal 7 jaar

map documentenbeheer

minimaal 7 jaar

map documentenbeheer

N.v.t. (naar eigen inzicht)

projectenarchief

Financiële gegevens op papier

minimaal 7 jaar

financieel archief

Financiële gegevens in computer

minimaal 7 jaar

harde schijf computer en con-

vallen procedures, werkinstructies, formulieren, kwaliteitshandboek Procesdocument zoals audit verslagen, jaarverslagen, directiebeoordelingen, jaarplannen Vervallen projectdocumenten zoals ongeldige tekeningen, offertes, correspondentie

form procedure back-ups van computerdata Gegevens serviced Ex-apparatuur in

Minimaal 10 jaar

Archief / Projectdossiers

Minimaal 10 jaar

Archief

NVT (naar eigen inzicht)

projectenarchief

overeenstemming met eisen uit de OD14 en gemarkeerd met R label Gegevens serviced Ex-apparatuur die niet in overeenstemming met de eisen uit de OD’s en die niet gemarkeerd met R label vervallen externe documenten

uneto - vni


20

C



Paraaf directie

Laatste wijziging:

23. Procedure voorbereiden op noodsituaties 23.1 Doelstelling(en)

Het zorgen voor een adequate voorbereiding op calamiteiten.

23.2 Werkwijze A

Effectief optreden in geval van noodsituaties

Er is een bedrijfsnoodplan opgesteld dat jaarlijks geoefend en waar nodig aangepast wordt.

Op de projectlocaties waar in opdracht van een opdrachtgever wordt gewerkt kunnen de medewerkers veelal terugvallen op de BVH-organisatie van de opdrachtgever. Het komt ook voor dat de opdrachtgever over een BHV-organisatie beschikt waar in voorkomende gevallen van kan worden gebruik gemaakt. Door middel van BHV-training en instructies in het VGM-reglement zijn medewerkers voorbereid op noodsituaties.

De aanvullende uitgangspunten bij werken “off-site’ zijn: • iedere medewerker beschikt over een mobiele telefoon om in geval van nood hulpdiensten te alarmeren • op ieder project zijn EHBO-middelen aanwezig • werklocaties zijn goed en snel toegankelijk voor hulpdiensten • kunnen terugvallen op de middelen van de opdrachtgever

B

EHBO- en brandblusmiddelen

Aanwezigheid

Op kantoor en in de werkplaats zijn brandblus- en EHBO-middelen aanwezig en ieder bedrijfsvoertuig is voorzien van EHBO-middelen. Zo is geborgd dat op iedere werklocatie over relevante EHBO- en blusmiddelen wordt beschikt.

Status

Blusmiddelen worden periodiek gekeurd. EHBO-middelen worden periodiek gecontroleerd op aanwezigheid en status (tijdens de werkplekinspecties) en indien nodig aangevuld onder verantwoordelijkheid van de VGM-coördinator. Verder dient iedere medewerker verbruik van EHBO-middelen gedurende het jaar te melden aan de VGM-coördinator, zodat voor aanvulling en of vervanging gezorgd kan worden.

uneto - vni


21

D. Overzicht instructies Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: D-INS / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging:

INS 7.1 Werkinstructie Stoomcleaning

©

uneto - vni

december 2008

INS 14.1 Werkinstructie melden van afwijkingen

uneto - vni


1


INS 7.1

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Werkinstructie stoomcleaning

Voorbereidende werkzaamheden 1. Controleer of er voldoende brandstof en reinigingsvloeistof in de tanks zitten. 2. Wanneer het niveau te laag is dan moet dit worden gemeld en aangevuld. 3. Beschermende kleding aantrekken. 4. Zorg voor een goede beluchting van de werkomgeving.

Veiligheid 1. Zorg voor de nodige maatregelen zodat geen gevaar voor uzelf of uw omgeving ontstaat of kan ontstaan. 2. Zorg dat de aanwezige afzuiginstallatie in werking is en goed functioneert.

Apparaat bediening 1. Lees hiervoor de bedieningsinstructies in de documentatie behorende bij het apparaat 2. De juiste mengverhouding is: xxx

Werkinstructie 1. Het te reinigen onderdeel wordt zodanig geplaatst, dat het van alle zijden bereikbaar is. 2. De temperatuur van de reinigingsvloeistof moet circa 90 ºC zijn en het toegepaste reinigingsmiddel toepassen. 3. Met behulp van een hoge druk nevelspuit wordt van het te reinigen object op alle bereikbare plaatsen, vooral de wikkelingen en de elektrische isolatie, bespoten. 4. Wanneer de elektrische isolatie beschadigd is of door de krachtige nevel wordt beschadigd, moet gestopt worden met reinigen en dient dit eerst gemeld te worden. 5. Het te reinigen onderdeel moet enkele malen gedraaid of omgekeerd worden om er zeker van te zijn dat alle plaatsen bereikt zijn. Zo nodig wordt dit enkele malen herhaald. 6. Het reinigen moet zolang door gaan totdat de uitstromende reinigingsvloeistof geen zichtbaar vuil meer bevat. 7. Het onderdeel moet nu goed nagespoeld worden met water van circa 90 ºC. 8. Bij lagerplaten en machineschilden moet er opgelet worden dat het oude vet bij het schoonmaken uit de vetkanalen wordt verwijderd. 9. Een visuele inspectie en d.m.v. voelen moet door de schoonmaker worden vastgesteld of het onderdeel schoon is. 10. Wanneer niet het gewenste resultaat wordt gehaald moet dit gemeld worden 11. Na het reinigen worden de onderdelen door middel van lucht droog geblazen. 12. De machine onderdelen die elektrische component bevatten moeten in de oven gedroogd worden. Het projectnummer moet worden vermeld op de ovenbeladingslijst.

uneto - vni


2


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Eindwerkzaamheden 1. Het stoom-clean-apparaat op de juiste wijze uitschakelen en slangen ophangen. 2. Afzuigventilatie uitschakelen.

INS 14.1 Werkinstructie melden van afwijkingen 1.

Doelstelling

Zeker stellen dat tekortkomingen, klachten, milieuschade en (bijna-)ongevallen ondubbelzinnig kenbaar gemaakt en geregistreerd worden en dat waar noodzakelijk en/of gewenst passende corrigerende en/of preventieve maatregelen worden genomen.

2.

Werkwijze

Iedereen binnen het bedrijf heeft het recht en de plicht om zaken die in het bedrijf mis gaan of beter kunnen, te melden. Tevens is het vanuit de VGM Checklist Aannemers en de wet verplicht om ongevallen en gevaarlijke situaties vast te leggen. Daarnaast kan een bedrijf leren van deze informatie zodat de veiligheid en kwaliteit op het werk toeneemt. De inbreng van de medewerkers is daarbij onmisbaar. Daarom dienen bovenstaande zaken genoteerd te worden op een meldingsformulier (FO 9.1).

Invullen meldingsformulier • Geeft aan in welke categorie de melding hoort • Noteer: datum en tijd van het voorval, project en evt. de naam van getroffene • Omschrijving: geef zo volledig mogelijk aan wat je hebt gesignaleerd • Vermoedelijke oorzaak/commentaar: wat ging er (bijna) mis • Direct genomen actie: als direct iets is ondernomen om het voorval af te handelen, schrijf je dat hier op. Als je geen actie kon of hoefde te nemen, vul je “nvt” in • Aanbevelingen: hier schrijf je op wat er naar jouw mening moet veranderen of ondernomen moet worden om situaties als dit te voorkomen

Sluit af met naam en handtekening. Alle overige vakken op het formulier hoef je niet in te vullen; deze zijn bedoeld voor de interne afhandeling van jouw melding.

Soorten meldingen

Klacht extern

Externe klachten worden geuit door personen die niet bij ons bedrijf werken. Dit kunnen bijvoorbeeld medewerkers van- of de opdrachtgever in eigen persoon zijn dan wel bezoekers of overige onderaannemers.

uneto - vni


3


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Het is natuurlijk belangrijk dat we zeer zorgvuldig om gaan met alle externe klachten! Wanneer een klacht aan jou gemeld wordt, meld je dit direct bij de leidinggevende! Deze beslist dan of er direct iets ondernomen moet worden en wat. Nadat je contact hebt gehad met de leidinggevende over de klacht, noteer je altijd deze klacht ook nog op het meldingsformulier.

Interne tekortkomingen

Interne tekortkomingen zijn alle zaken die binnen het bedrijf of door toedoen van derden (leveranciers) fout of niet vlekkeloos verlopen.

Verbetervoorstel

Zaken die in het bedrijf beter of anders kunnen. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de planning, projectinfo, materiaal- of materieelkeuze, werkomstandigheden etc. Alleen door deze continue registratie van verbeterpunten kunnen we gezamenlijk nog meer van elkaar leren en verbeteren

Diefstal

Gesignaleerde vermissing/ontvreemding van materiaal, materieel etc

Ongeval met verzuim

Ongeval waardoor een medewerker zijn werk de volgende dag(en) niet voort kan zetten

Ongeval zonder verzuim

Ongeval, maar de medewerker kan de volgende dag wel werken

Ongeval met brand

Altijd melden, ook al kon er direct worden geblust en was er geen gevaar

Ongeval met milieuschade

Er is verontreiniging van bodem, water en/of lucht .

Ongeval met schade

Er zijn geen gewonden, maar er is schade aan iets ontstaan (auto, gereedschap, eigendom opdrachtgever etc.).

uneto - vni


4


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Gevaarlijke situatie, (bijna-)ongevallen

Je ziet een gevaarlijke situatie of er gaat iets net goed (valgevaar op de werkplek, voor derden onafgeschermde spanningvoerende delen). Wanneer je een ongeval noteert waarbij bijvoorbeeld schade en letsel is, kruis je gewoon allebei de vakjes aan. Het is dus mogelijk dat jouw ongeval in meerdere groepen valt.

Afhandeling

Lever het formulier zo snel mogelijk (uiterlijk binnen twee werkdagen) in of geef het mee aan een leidinggevende. Alle meldingsformulieren worden bekeken en -zover van toepassing- afgehandeld. Er wordt bezien of een eventueel probleem kan worden opgelost, maar ook of het mogelijk is in de toekomst vergelijkbare situaties te voorkomen. Het uitgangspunt is steeds te leren van situaties en zaken waar mogelijk te verbeteren. Door de zaken op te schrijven is het makkelijker om analyses te maken. Bovendien is de kans dat wordt ‘vergeten’ iets met je opmerking te doen kleiner!

uneto - vni


5

E. Overzicht formulieren Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: E-FO / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie Laatste wijziging:

Op deze plaats een overzicht geven van de formulieren die bij het managementsysteem gebruikt worden. De nummering van deze formulieren kan gedaan worden aan de hand van het nummer van de procedure waar het desbetreffende formulier bij hoort. (Indien het proces geheel digitaal wordt beheerst en geregistreerd, dan is een mogelijkheid om de workflow weer te geven en te verwijzen naar de locatie van deze registraties, maar is niet noodzakelijk.)

Bijvoorbeeld:

Procedure 1: aanvraag, opname en offerte: Formulier: aanvraagoverzicht (digitaal); locatie SAP.

Procedure 7: Uitvoering en oplevering Formulier: FO 7.1 reparatie en testrapport.

Procedure 9: Keuring van de uitvoering (WPI) Formulier: FO 9.1 VGM- en Kwaliteitsinspectieformulier(WPI).

Indien bij de desbetreffende procedure meerdere formulieren gebruikt worden, kunnen de formulieren

©

uneto - vni

december 2008

doorgenummerd worden (FO 9.2, FO 9.3, enz.).

uneto - vni


1

E.

Overzicht formulieren Raamwerk EMO Handboek

Bladzijde: E-FO / 2 Versie: 01-2009


OVERZICHT (VOORBEELD) FORMULIEREN FO 7.1 Inschrijfformulier motoren en generatoren FO 7.2 Reparatierapport FO 7.3 Rapport voor behuizingen – beschermingsklasse ‘d’ (vuurvast) FO 7.4 Rapport voor behuizingen en transformators – beschermingsklasse ‘e’ FO 7.5 Rapport voor materieel in behuizingen – beschermingsklasse ‘d’ FO 9.1 VGM-Inspectieformulier (Keuring van de uitvoering / WPI) FO 12.1 Introductie nieuwe medewerkers FO 12.2 Registratie uitgifte PBM FO 13.1 Registratie toolboxen FO 14.1 Rapportage/Meldingsformulier FO 17.1 Auditformulier FO 18.1 Registratie Ex-ervaring FO 18.2 Beoordeling van verantwoordelijke personen en uitvoerenden

uneto - vni


2

E.



FO 7.1


Inschrijfformulier motoren en generatoren

Inschrijven van motoren / generatoren Opdrachtgever :......................................................................................................... Aanduidingen :......................................................................................................... Klantwensen :....................................................................................... pallet ja/nee Soort :......................................................................................................... Fabrikaat :......................................................................................................... Type / bouwgrootte :......................................................................................................... Serienummer :......................................................................................................... Vermogen

(p) :.........................................................................................................

Spanning

(U) :.........................................................................................................

Stroom

(I) :.........................................................................................................

Toerental

(n) :.........................................................................................................

Cos p :......................................................................................................... Frequentie

(f) :.........................................................................................................

Bekrachtiging

(V/A) :.........................................................................................................

Uitvoering

(B/IP) :.........................................................................................................

Ptb nummer :......................................................................................................... Ptb datum :.........................................................................................................

uneto - vni


3

E.



FO 7.2


Reparatierapport

DATA I.R. in M ohm

Weerstand

Eind beproevingswaarden:

Stator

Uo / Ua

Rotor / Poolrad

Io / Ia

A

Veld

U rotor

V

Anker + Hulppolen

Um

V

Rem

Im

Verwarming

N

Temp. voelers

Tacho

No. poles

Uk (V)

V

A rpm

Ia1 (A)

Ia2 (A)

Ia3 (A)

X In

Connection Po (W)

HI-POT test (V)

Trillingsmeting:

A.Z.

mm/s

N.A.Z. mm/s

Lager temp. :

Horizontaal

Start

Vertikaal

Na

Axiaal

Lagertype

Seal

Lagers ventilator

A.Z.

N.A.Z

Min

UITGEVOERDE WERKZAAMHEDEN Gereviseerd volgens onze standaard specificaties, inclusief lagers Gewikkeld (stator / rotor / anker / (hulp) pool / shuntveld / serieveld) Gebalanceerd (met / zonder - waaier / koppeling / hele / halve / 3/4 spie) Gestraald / geschilderd Schild (en) uitgeschuurd / verbust ( A.Z. / N.A.Z. ) As opgespoten / oplassen (lagerpassing A.Z. / N.A.Z. - koppeling passing) Collector afdraaien, inzagen, schuine kanten trekken / vernieuwd Borstels vernieuwd

type:

aantal:

Borstelbrug reviseren Geïmpregneerd / stator / veld / anker Vetnippels vernieuwd Waaier vernieuwd Waaierkap / repareren / vernieuwd Klemmenbord vernieuwd

uneto - vni


4

E.




FO 7.3 Rapport voor behuizingen – beschermingsklasse “d” (vuurvast) Rapportnummer:................................................................................................................. Certificaatnummer:............................................................................................................. Naam onderhoudsdienst:....................................................................................................... Erkenningsnummer onderhoudsdienst:....................................................................................... Adres:.............................................................................................................................. Postcode:................................ Telefoon:....................................Fax:...................................... Omschrijving behuizing:........................................................................................................ Serienummer:................................................. Eigenaar:........................................................ Ordernummer:....................................................................... Ontvangstdatum: ....../......./....... Item (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n)

Omschrijving controle Controle op externe en interne beschadiging Controle van de afmetingen Corrosie van vlamwegen Resultaat statische-drukproef Controle oppervlakken flensverbindingen Controle van alle draadgaten Controle van alle vensters en lenzen Controle van ontluchters Controle van alle boutgaten, verbindingsbouten, schroeven, etc. Controle van alle pakkingsingangen en bevestigingsgaten Controle van alle kabelpakkingen Controle van alle sluitproppen en inspectieluikjes Controle van alle mechanische vergrendelingen Controle van alle vlamwegopeningen

Opmerkingen

Hoofdbedieningspaneel 1 Max. buiten het vlak van kokerflens:..................................................................................... 2 Max. buiten het vlak van afdekking:...................................................................................... 3 Max. explosieveilige afstand wanneer vergrendeld:................................................................... 4 Max. diametrale speling van assen:....................................................................................... 5 Max. diametrale speling tussen pakkingsopeningen:................................................................... 6 Druk van de statische-drukproef:......................................................................................... 7 Watermanteldruktest:......................................................... Capaciteit:............................... Tekeningnummer(s) certificering:............................................................................................. Markering certificering:......................................................................................................... Ik, (naam)......................................................................................................................... bevestig dat bovenstaand materieel is gerepareerd en/of gereviseerd overeenkomstig IEC 60079-19. De markering komt overeen met Bijlage A van de norm. Samenvatting van identificatie van vrijgegeven product. a) Product is conform de oorspronkelijke normen certificeringsdocumenten JA / NEE b) Op het gebruik van dit product, zoals dit oorspronkelijk is gecertificeerd, zijn beperkingen van toepassing JA / NEE c) De conformiteit van het product is geverifieerd door een bevoegd persoon JA / NEE / NVT Omcirkel wat op het vrijgegeven product van toepassing is. Naam verantwoordelijke

Handtekening

Administratienummer onderhoudsdienst:

Datum: . . ./ . . ./ . .

uneto - vni


5

E.




FO 7.4 Rapport voor behuizingen en transformators – beschermingsklasse “e” Rapportnummer: ...................................................... Certificaatnummer: . .................................... Naam onderhoudsdienst: ........................................................................................................... Erkenningsnummer onderhoudsdienst: ........................................................................................... Adres: .................................................................................................................................. Postcode: ................................ Telefoon:.......................................Fax: ...................................... Omschrijving materieel: ............................................................................................................ Eigenaar: ............................................................... Ordernummer: ............................................ Serienummer: . ........................................................ Ontvangstdatum: . . . ./. . . ./. . . . Staat bij ontvangst:................................................... Informatie van oude reparatielabels:.................. ........................................................................... Certificaatnummer:...................................... Gemeld defect (indien van toepassing):..........................................................................................

Reparatiewerk:........................................................................................................................ Vervangen onderdelen:.............................................................................................................. Uitgevoerde tests:.................................................................................................................... Resultaten:............................................................................................................................. Tekeningnummer(s) certificering:.................................................................................................. Markering certificering:.............................................................................................................. Ik, (naam), ............................................................................................................. bevestig dat bovenstaand materieel is gerepareerd en/of gereviseerd overeenkomstig IEC 60079-19. De markering komt overeen met Bijlage A van de norm. Samenvatting van identificatie van vrijgegeven product a) Product is conform de oorspronkelijke normen certificeringsdocumenten

JA/NEE

b) Op het gebruik van dit product, zoals dit oorspronkelijk is gecertificeerd, zijn beperkingen van toepassing

JA/NEE

c) De conformiteit van het product is geverifieerd door een bevoegd persoon

JA/NEE/NVT

Omcirkel wat op het vrijgegeven product van toepassing is. Naam verantwoordelijke

Handtekening

Administratienummer onderhoudsdienst:

Datum: . . ./ . . ./ . .

uneto - vni


6

E.




FO 7.5 Rapport voor materieel in behuizingen – beschermingsklasse ‘d’ Rapportnummer:..................................................................................................................... Certificaatnummer:................................................................................................................. Naam onderhoudsdienst:........................................................................................................... Erkenningsnummer onderhoudsdienst:........................................................................................... Adres:.................................................................................................................................. Postcode:................................. Telefoon:.......................................Fax:...................................... Omschrijving van unit:.............................................................................................................. Eigenaar:................................................................ Ordernummer:............................................ Serienummer van de behuizing waarop dit testcertificaat van toepassing is:............................................. Certificaatnummer behuizingstest:................................. Ontvangstdatum: … / … / …… Item Omschrijving controle

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o) (p) (q) (r)

Geen werk vereist

Gereviseerd Gerepareerd

Vervangen (v) Aangepast (a)

Werking isolatormechanisme en schakelaar Aardingsvoorziening en werking ervan Alle hulpmechanismen, uitschakelmechanismen, vergrendelingsvoorzieningen, etc. Alle vergrendelingen, inclusief werking en besturing Alle onderdelen op mechanische status Alle isolatie gecontroleerd; geen hitte, scheuren, etc. Correct geplaatste en functionerende faseafscherming Oliepeil en/of gasdruk Gasdruksensoren Alle bedrading en aansluitpunten Continuïteitsaarding; fase-/aardsluitingseenheden Overstroom-, overbelastings- en aardsluitingsmechanismen Uitschakelingsmechanismen aardsluiting Timers Temperatuursensoren Transformatorverbindingen, ‑bouten, ‑tape, ‑versteviging, ‑isolatoren en ‑toebehoren, etc. Installatie Machinekabels en ‑pakkingen

uneto - vni


7

E.



FO 9.1


VGM Inspectieformulier (Keuring van de uitvoering / WPI)

Blad 1/2 Project

Projectnummer

Inspectiedatum

Inspectie door

Medewerkers Werkzaamheden NR.

ONDERWERP VGM

NVT

J

N

ALGEMEEN 01

Wordt veilig gewerkt door medewerkers

02

Wordt veilig gewerkt voor derden

03

Worden voldoende maatregelen genomen om overlast weg te nemen / te verminderen

04

Overig: … WERKPLEK

05

Is de werkplek voldoende overzichtelijk (struikel- en valgevaar!)

06

Is de werkplek goed verlicht

07

Is de werkplek gemarkeerd/afgezet waar nodig

08

Zijn leuningen aangebracht indien valgevaar bestaat of wordt valbeveiliging gebruikt MATERIEEL

09

Is al het (VGM-kritieke) materieel gekeurd

10

Is het materieel goed onderhouden

11

Is het materieel goed opgesteld PERSOONLIJKE BESCHERMINGSMIDDELEN

12

Zijn de juiste en voldoende Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM) aanwezig

13

Worden de PBM op een hygiënische plaats bewaard (nieuwe PBM in verpakking)

14

Worden de juiste Persoonlijke Beschermingsmiddelen gebruikt

15

Wordt de voorgeschreven kleding gedragen VOORBEREIDING ONGELUKKEN / CALAMITEITEN

16

Zijn EHBO-middelen aanwezig en voor het grijpen

17

Zijn de EHBO-middelen hygiënisch opgeborgen/verpakt en compleet

18

Is de veiligheidsinformatie van gebruikte producten aanwezig

19

Zijn brandblusmiddelen aanwezig en voor het grijpen

20

Zijn brandblusmiddelen gekeurd

21

Weet men waar dichtst bijzijnde ziekenhuis is

uneto - vni


8

E.




Blad 2/2 NR.

ONDERWERP VGM

22

Zijn er voldoende vluchtwegen

NVT

J

N

OPSLAG MATERIAAL EN MATERIEEL 23

Is de opslag van materiaal in orde

24

Is de opslag van materieel in orde MILIEU

25

Wordt er zuinig met producten om gegaan

26

Is het afval opgeruimd en (waar nodig) gescheiden

NR

Omschrijving afwijking & toelichting

uneto - vni

Genomen /geplande actie(-s)

Uitvoeren voor


Actienemer

Datum gereed

9

E.



FO 12.1

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Formulier Introductie nieuwe medewerkers

Bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en het te werk stellen van tijdelijke medewerkers wordt door de VGM-coördinator een algemene introductie gegeven over het VGM-beleid van “Naam EMO-Bedrijf”. Ook ontvangt de medewerker het VGM-reglement. Deze introductie dient voor het te werk stellen van de nieuwe medewerker gegeven te worden. De volgende onderwerpen komen aan bod: • het beleid in zake Kwaliteit en IECEx • het VGM-beleid van “Naam EMO-Bedrijf” in het algemeen, de rol van VCA in het bijzonder • de onderwerpen uit het VGM-Reglement • de mogelijkheid tot het opleggen van sancties als deze regels niet worden nageleefd • soorten overleg • toolboxmeetings (nut & noodzaak) • werkplekinspecties (nut & noodzaak) • opleidingsmogelijkheden en -verplichtingen Ondergetekende verklaart hierbij dat bovengenoemde zaken met hem zijn doorgenomen, ze te begrijpen en bereid te zijn ze na te leven: Ontvangen zijn tevens de volgende documenten: • .. • .. • .. • ..

Besproken door: Datum: …… / …… / ……… Met: Naam: Handtekening:

uneto - vni


10

E.



FO 12.2

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Registratie uitgifte PBM

UITGIFTE STANDAARD PBM (verstrekte middelen aankruisen)

verbanddoos

veiligheidsschoenen

type ...................................................................................

...................................................................................

handschoenen

type ...................................................................................

bedrijfskleding

oogbescherming

type ...................................................................................

oorbescherming

type ...................................................................................

hand, armbescherming

type ...................................................................................

overige:

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

Medewerker Datum uitgifte Handtekening voor ontvangst en gebruiksinstructie UITGIFTE AANVULLENDE PBM Omschrijving

uneto - vni

Datum


Paraaf

11

E.



Paraaf directie

Laatste wijziging:

FO. 13.1 Registratie Toolbox Nummer toolbox

Onderwerp

Gegeven door Medewerker

Datum

Handtekening

Opmerkingen/vragen n.a.v. toolbox

uneto - vni


12

E.



FO 14.1

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Rapportage/Meldingsformulier

Klacht extern (door een derde opgemerkt)

Ongeval met verzuim (minimaal 1/2 dag verzuim)

Interne tekortkoming (door ons zelf opgemerkt)

Ongeval met schade (iets kapot, beschadigd of verloren)

Verbetervoorstel

Ongeval met letsel (verwonding, je kan wel doorwerken)

Diefstal

Bijna ongeval (er had een ongeval kunnen gebeuren)

Ongeval met brand

Milieuschade (bodem-, water- en luchtverontreiniging)

Datum:

Tijd:

Project:

Ge-/betroffene:

Omschrijving:

Vermoedelijke oorzaak / commentaar:

Direct genomen actie:

Aanbevelingen of verbetervoorstel:

Naam indiener:

Handtekening indiener:

Te nemen/genomen maatregelen n.a.v. aanbevelingen:

Nummer

uneto - vni

Faalkosten

Actienemer

Datum afhandeling


13

E.



FO 17.1

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Auditformulier

Auditor(en)

(naam)

(functie)

Auditée

(naam)

(functie)

Auditdatum Auditonderdelen Algemene bevindingen / opmerkingen;

Afwijkingen Processtap

Herhalingsaudit gewenst? Paraaf

uneto - vni

Omschrijving afwijking

Ja/nee Auditor

actie

planningsdatum Auditée


14

E.



FO 12.2

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Formulier registratie PBM

UITGIFTE STANDAARD PBM (verstrekte middelen aankruisen)

verbanddoos

veiligheidsschoenen

type ...................................................................................

handschoenen

type ...................................................................................

helm

...................................................................................

bedrijfskleding

...................................................................................

...................................................................................

oogbescherming

type ...................................................................................

oorbescherming

type ...................................................................................

hand, armbescherming

type ...................................................................................

overige:

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

Medewerker Datum uitgifte Handtekening voor ontvangst en gebruiksinstructie UITGIFTE AANVULLENDE PBM Omschrijving

uneto - vni

Datum


Paraaf

15

E.



FO 13.2

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Formulier Registratie toolboxmeetings

Nummer toolbox

Onderwerp

Gegeven door Medewerker

uneto - vni

Datum

Handtekening


16

E.



FO 18.1

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Registratie Ex ervaring (werkzaamheden)

Naam: Project: Datum uitvoeren werkzaamheden: Aard van de werkzaamheden:



uneto - vni


17

E.



Paraaf directie


FO 18.2 Beoordeling van verantwoordelijke personen en uitvoerenden Beoordeelde: Organisatie:

Verantwoordelijk Persoon / Uitvoerende (Omcirkel wat van toepassing is)

Beoordeeld door::

Datum:

Item

Kwalificaties en werkverleden

Resultaat

(1a)

Ervaring met werk in explosieve omgeving

Aantal jaren

(1b)

Ervaren in Ex-technieken

“d” “i” “p” “e” “n” “tD” “pD” overig Draaiende machines (Omcirkel wat van toepassing is) Opm.

(1c)

Werken met / beoordelen van bouwtekeningen

Opm.

(1d)

Ervaring met Ex-certificeringsvoorwaarden/ -normen

Opm.

(1e)

Welke documenten zijn vereist voor revisie om aan de certificeringseisen te blijven voldoen? Welke bescheiden zijn vereist?

Opm.

(1f)

Ervaring met Ex-testvoorwaarden

Opm.

Item

Technisch interview

(2a)

Wat is een gevaarlijke omgeving?

(2b)

Begrip van LEL, UEL, gasgroepen, zones 0, 1 en 2

(2c)

Leg uit waar de Ex-technieken worden gebruikt (verwijs naar 1b hierboven voor de technieken die geïnterviewde naar eigen zeggen beheerst)

Item

Beoordeling van vaardigheden (zie 2b hierboven)

(3a)

Gebruik van speciale mechanische testapparatuur (as-/gatdiameter, diepte, druk, overdrachtmeting, vlakheid, schroefdraden, etc.) NB: Overdruktest is verplicht voor “d”

(3b)

Gebruik van speciale elektriciteitstestapparatuur (wikkelingsweerstand, isolatie, temperatuur van oppervlak, wikkeltemperatuur, stroom, voltage)

(3c)

Gebruik van kalibreringsstatus, -geschiedenis Begrip van traceerbaarheid van metingen

(3d)

Weet wat te doen als een gekalibreerd apparaat defect is bevonden of niet langer gekalibreerd is

(3e)

Kan laten zien hoe de teststatus gedurende het gehele reparatie-/revisieproces wordt gehandhaafd

uneto - vni


18

F. Planningen Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: F-PLAN / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Voorbeeldplanning (maken in Excel) Plannin Toolboxen, Audits, WPI 2009

Jan. 1

2

3

Febr. 4

5

6

7

8

9

09-01 TB-01 ARBO

09-02 TB-01 Toolboxmeetings

09-03 TB-03 Gevaarlijke stoffen

Etc.

Interne audits

Verkoop

Projecten

Etc.

Werkplekinspectie leidinggevende

Werkplek inspectie management

©

uneto - vni

december 2008

uneto - vni


1

G. Toolboxen Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: G-TB / 1 Versie: 01-2008

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Achtergrond van ARBO regels

TB-02

Toolboxmeetings

TB-03

Gevaarlijke stoffen

TB-04

Tillen

uneto - vni


©

uneto - vni

december 2008

TB-01

1


TB-01

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Achtergrond van Arboregels

blad 1/2

De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) vindt zijn ontstaan uit de Arbeidswet van 1919, waarin o.a. de kinderarbeid werd aangepakt, en de Veiligheidswet uit 1934, die de veiligheid van de werknemer regelde. De Arbowet, die in 1983 in fasen is ingevoerd, beoogt de arbeidsomstandigheden van de werknemer te bevorderen. Anders gezegd: beoogt de ontwikkeling van menswaardige arbeid vooruit te helpen. Daartoe bevat de Arbowet regels op de drie belangrijkste gebieden:

Veiligheid, gezondheid en welzijn De Arbowet geeft aan dat de werkgever als eerste verantwoordelijk is, maar ook de werknemer krijgt verantwoordelijkheden, die kunnen leiden tot strafrechtelijke aansprakelijkheden. De Arbowet houdt dus een bewust wording in van de werknemer. In plaats van een beschermd object (visie uit de veiligheidswet van 1934) bent u nu tot denken gedwongen over uw eigen werksituatie en die van uw collega’s die met u samenwerken. Behalve de rechten en bevoegdheden, die ons als persoon of via de ondernemingsraad zijn toegekend, zijn ons nu ook wettelijk geregelde verplichtingen opgelegd. Niet alleen de werkgever, maar ook wijzelf zijn in beginsel strafrechtelijk aansprakelijk als we die verplichtingen niet nakomen. De Arbowet is een raamwet en bevat slecht algemene regels, verplichtingen en rechten. Via deze wet kan de minister van Sociale Zaken bepaalde onderwerpen specifieker regelen door een Algemene Maatregel van Bestuur of door een Ministerieel Besluit. Enkele voorbeelden van een AMvB: Elektrotechnisch veiligheidsbesluit

Veiligheidsbesluit voor fabrieken en werkplaatsen.

In de praktijk is het dan nog niet gemakkelijk om aan de wettelijke regels te voldoen en de Arbeidsinspectie geeft daarom Publicatiebladen uit, waarin aanwijzingen staan die richting geven aan de wettelijke bepalingen.

Plichten en rechten van de werkgever en werknemer Enkele plichten van de werkgever: • Voorlichting en onderricht geven. • Beleid samenstellen gericht op Veiligheid gezondheid en welzijn. • Veilige machines e.d. te verzorgen. • Geestdodende arbeid te vermijden. • Voldoende leermogelijkheden in de arbeid te verzorgen. • Persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking stellen. • Werk aanpassen aan de werknemer.

uneto - vni


2


Paraaf directie

Laatste wijziging:

blad 2/2

Enkele plichten van de werknemer: • Het volgen van voorlichting en onderricht • Zo veilig mogelijk werk verrichten voor zichzelf en een ieder in de omgeving. • Werken conform de regels van het bedrijf (VGM-reglement) • Persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken. • Melden van ongevallen en gevaarlijke situaties. Eén van de belangrijkste rechten die werknemers hebben is het recht op werkonderbreking. Echter dit recht geeft ook een grote verantwoordelijkheid. De werkonderbreking mag alleen onder de volgende voorwaarden: • Er bestaat ‘direct’ gevaar voor hemzelf of voor collega’s • Onmiddellijk gevaar, dus geen tijd voor de Arbeidsinspectie om op te treden. • De directe chef onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld. Samenvattend: Uitgangspunt Arbowet: De zorg voor veiligheid, gezondheid en welzijn is een gezamenlijke taak van werkgevers en werknemers. Gezamenlijke taak: Kan alleen door samenwerking. De wet zegt dan ook dat werkgevers en werknemers moeten samenwerken bij het behartigen van die zorg. Samenwerken: Kan alleen door overleg. De Arbowet zegt dat werkgevers en werknemers in alle gevallen dienen te overleggen en geeft overlegmogelijkheden aan, zoals bijvoorbeeld met de Ondernemingsraad en het werkoverleg.

uneto - vni


3


TB-02

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Toolboxmeetings

blad 1/2

Regelmatig wordt er een kort veiligheidsoverleg gehouden met het team op het project waar jij als projectmedewerker actief betrokken bij bent. In vaktermen spreken we hier over een Toolboxmeeting, afgekort TB.

Waarom? Het doel van de toolboxmeeting is het versterken van het veiligheidsbewustzijn. Net als je bij het sporten je conditie op peil probeert te houden, wordt je met toolboxmeetings alert gehouden hoe en waarom je veilig moeten werken.

Wanneer? Maandelijks wordt door VGM-coördinator aan de hand van een jaarplanning een TB opgesteld. De onderwerpen kunnen divers zijn. Zo wordt er gekeken naar wat zich het afgelopen jaar op het gebied van veiligheid allemaal heeft afgespeeld. Denk hierbij aan: • ingediende (bijna-)ongevalrapportages; • ingediende werkplekinspecties; • verandering wetgeving; • ziektebeelden; • specifieke vragen uit het veld.

Waar? Een TB komt het beste uit de verf als hij op de projectlocatie of werkplaats in teamverband behandeld wordt. Vaak kunnen onderwerpen aanleiding zijn tot discussie. Door middel van deze discussie wordt de veiligheidsgedachte binnen je team op een hoger niveau gebracht.

Hoe? Voordat de TB gehouden wordt door de leidinggevende, is er onder zijn verantwoordelijkheid een werkplekinspectie uitgevoerd die een beeld geeft van de algehele werkomgeving. De leidinggevende zal de bevindingen als een agendapunt bespreken in de TB-meeting. Indien er tekortkomingen zijn geconstateerd kunnen jullie, als projectteam, verbeteracties voorstellen zodat deze tekortkoming de eerstvolgende keer niet meer gesignaleerd zal worden. Aansluitend hierop wordt het daadwerkelijke TB-onderwerp behandeld. De wijze waarop dit gebeurt doet er niet toe. Of de TB wordt voorgelezen of wordt door ieder projectmedewerker afzonderlijk gelezen.

Tot slot Om een beeld te hebben van wie binnen “Naam EMO-Bedrijf” heeft gevolgd, is er een presentielijst bij de TB gevoegd. Hierop moet je na het bijwonen van de meeting je naam en je paraaf zetten.

uneto - vni


4


Paraaf directie

Laatste wijziging:

blad 2/2

TB aandachtspunten: • een TB duurt gemiddeld 10 minuten; • de vooraf gemaakte ‘werkplekinspectie’ inclusief de positieve punten worden besproken; • De TB moet in een goede omgeving gehouden worden (vb. aansluitend aan de lunch); • probeer een discussie op gang te krijgen; • noteer de vragen die onbeantwoord zijn op de presentielijst; • op de presentielijst worden de deelnemers geregistreerd; • de TB wordt gehouden in de ‘taal’ van de toehoorders; • eigen personeel en ingeleenden nemen verplicht deel aan de TB; • de presentielijst wordt naar de VGM coördinator gegeven/verstuurd.

uneto - vni


5


TB-03

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Gevaarlijke stoffen

blad 1/2

We beseffen het misschien niet altijd maar eigenlijk komen we vaak in contact met gevaarlijke producten; niet enkel op professioneel vlak maar ook gewoon in huis. De belangrijkste voorwaarde om met deze stoffen op een veilige manier om te gaan is het kennen van de risico’s van deze producten. Het etiket is hierbij de voornaamste informatiebron! Daarbij dient de fabrikant van elk chemisch product een MSDS (Material Safety Data Sheet) te geven aan de gebruiker. Deze MSDS wordt ook chemiekaart of de veiligheid- en gezondheidsfiche genoemd Maar is het lezen en het begrijpen van een etiket respectievelijk MSDS altijd wel zo vanzelfsprekend?

1.

De Europese richtlijn bepaalt dat een etiket volgende gegevens moet bevatten : 1. Naam van het product 2. De gevaarsymbolen die het allerbelangrijkste gevaar van het product aangeven – als er geen symbool is weergegeven wil dit nog niet zeggen dat het product ongevaarlijk is! De gevaarzinnen: R-zinnen of risico-zinnen De veiligheids- of waarschuwingszinnen: S-zinnen of safety-zinnen 3. De naam van de producent, invoerder of leverancier. Op deze manier kan je in geval van problemen snel de juiste informatie inwinnen 4. De nominale inhoud van de verpakking.

Het is van groot belang dat iedereen het etiket leert lezen en ook juist kan interpreteren! Gevarensymbool

uneto - vni

R(isico)-zinnen & S(afety) zinnen

Naam van het product


6


Paraaf directie

Laatste wijziging:

2.

blad 2/2

Gevaarlijke stoffen kunnen worden ingedeeld in 8 categorieën : 1. Corrosieve of bijtende stoffen (C) 2. Irriterende stoffen (Xi) 3. Schadelijke stoffen (Xn) 4. Giftige (T) of zeer giftige (T+) stoffen 5. Ontplofbare stoffen 6. Licht ontvlambare (F) of zeer licht ontvlambare (F+) stoffen 7. Oxiderende stoffen (O) 8. Milieugevaarlijke stoffen (N)

3.

Mengen van chemische producten

Het mengen van chemische producten moet absoluut worden vermeden. De kans dat er dan een gevaarlijke oncontroleerbare reactie ontstaat is zeer groot. Een klassiek voorbeeld is het mengen van javelwater met een toiletreiniger. Bij de chemische reactie die hierop volgt, komt er chloor, een zeer giftig gas, vrij!

4.

Wat te doen bij vergiftiging? Enkele EHBO-tips: • Vraag advies aan je huisarts of Antigifcentrum; geef hen zoveel mogelijk informatie! • Spoel de ogen of de huid overvloedig met water na contact met een gevaarlijk product. • Geef het slachtoffer nooit melk; melk is geen tegengif!! • In geval van schuimvormende producten, kan het hinderlijk zijn voor het slachtoffer om het veel water te geven; water mag enkel toegediend worden op advies van de huisarts of het Antigifcentrum. • Experimenteer nooit zelf!! • Wacht niet op symptomen vooraleer een arts of het Antigifcentrum te raadplegen. • Braken is meestal niet aangewezen of soms zelf volledig af te raden : het moet aanbevolen worden door een huisarts of door het Antigifcentrum.

Het Antigifcentrum 070 245 245 Een arts beantwoordt uw oproep, 24 uur per dag, elke dag.

uneto - vni


7


TB-04

Paraaf directie

Laatste wijziging:

Tillen

blad 1/2

Tillen (houdingen en bewegingen) Als monteur heb je een zwaar beroep. Door de aard van het werk moet je vaak werken in houdingen die belastend zijn, vooral voor je nek, schouders, rug en benen. Bij continue overbelasting van delen van het lichaam ontstaan op den duur gezondheidsklachten. Dit kan leiden tot ziekteverzuim. Meestal is het niet mogelijk om de werkplek aan te passen volgens de beginselen van de ergonomie (= mensgericht ontwerpen). Wel kun je klachten voorkomen door gebruik te maken van hulpmiddelen, zoals verstelbare werktafels, haspelrollers en zogenaamde mosterdpotten bij het kabeltrekken. Een goede preventieve maatregel bij het werken op hoogte is de inzet van rolsteigers in plaats van ladders en trappen. Deze paragraaf behandelt algemene wetenswaardigheden en tips die je op elke werkplek kunt toepassen.

Algemene tips voor houding en beweging • Als je keuze hebt, gebruik dan een steiger en geen trap. • Vermijd dat je ver met de armen reikt. • Werk zoveel mogelijk met de ellebogen dicht bij het lichaam. • Vermijd dat je langdurig steunt of staat op één been. • Vermijd dat je lang achtereen in een geknielde of gehurkte houding werkt. • Vermijd gedraaide en scheve houdingen. • Vermijd – waar mogelijk – extreme standen van het hoofd; laat het hoofd dus niet ver voorover hangen, buig het niet ver achterover en hou het niet ver gedraaid. • Vermijd dat je langdurig op een oneffen vloer staat. Het werk is een stuk minder vermoeiend als je de twee tips hieronder opvolgt: • Wissel de werkhoudingen, zoals hurken, knielen en zitten, zoveel mogelijk af. • Wissel zitten, staan en lopen met elkaar af. Het is erg vermoeiend om langer dan twee uur te zitten of langer dan één uur te staan.

Gouden regels voor verstandig tillen Tijdens het werk til je regelmatig. Als je dat verkeerd doet, kun je ernstige rugklachten krijgen. Hou bij het verplaatsen van lasten de onderstaande regels in gedachten. Je loopt dan aanzienlijk minder risico op rugklachten.

uneto - vni


8


Paraaf directie

Laatste wijziging:

blad 2/2

1. Buk en til niet onnodig. Gebruik zo mogelijk hulpmiddelen. 2. Ga recht voor de last staan, til nooit met gedraaide rug. 3. Houd de last zoveel mogelijk tegen het lichaam, voorkom dat je ver moet reiken. 4. Buig door de knieën, houd de rug zoveel mogelijk recht, til rustig. 5. Til niet te veel ineens. Eén persoon mag maximaal 25 kilo verplaatsen. Vraag je collega’s om hulp bij het verplaatsen van zware of grote voorwerpen. 6. Kijk uit waar je loopt, let op obstakels en gladde vloeren. 7. Gebruik je lichaamsgewicht bij duwen en trekken. 8. Luister naar je lichaam en forceer niets. 9. Gebruik beide handen en til niet alleen met de vingers.

Tips voor duwen en trekken • Bedenk dat duwen beter is dan trekken. • Ga geen lasten van meer dan 25 kilo duwen of trekken. • Ga niet met één hand tillen, duwen en trekken. • Zorg dat de werkvloer in de duw- of trekrichting vrij van obstakels is.

KEN JE GRENS Je hebt maar één rug

uneto - vni


9

Appendix Raamwerk EMO Handboek Bladzijde: Appendix / 1 Versie: 01-2009

Paraaf directie


• Voorbeeld van inhoudsopgave van ‘Handboek klapper(s)’

©

uneto - vni

december 2008

• Stroomschema voor IECEx-certificering onderhoudsdienst

uneto - vni


1


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Inhoud klapper(s) 1.

Toolboxmeetings (Inclusief jaar planning)

Planning jaarlijks maken

2.

Registratieformulieren toolboxen

10 x per jaar aan iedere werknemer

3.

VGM-inspectieformulieren

1 x per mand door iedere operationeel leidinggevende 1 x per kwartaal door VGM-coördinator en management

4.

Registratieformulier specifieke instructies

5.

Registratieformulier uitgifte PBM

6.

Meldingsformulieren (+ instructie meldingen)

7.

Introductieformulieren nieuwe medewerkers

8.

Registratieformulieren nieuw materieel

9.

Registratie veiligheidspaspoorten *afhankelijk van het individuele bedrijf (afhankelijk van de eis van opdrachtgevers)

Periodiek actualiseren

10.

Job Safety Analysis (TRA) Formulier

Indien projectwerkzaamheden dit vereisen

11.

Noodkaart project *indien van toepassing

Indien op een eigen ruimte op project gewerkt wordt deze in de eigen ruimte ophangen

12.

Handboek (ISO/IECEx & VCA*)

13.

Auditplanning

Jaarlijks

14.

VGM-reglement *dient voor ieder bedrijf specifiek gemaakt te worden

Jaarlijks evalueren

15.

VGM-projectplan *dient voor ieder bedrijf specifiek gemaakt te worden

Indien projecten dit vereisen

16.

RI&E *dient voor ieder bedrijf specifiek gemaakt te worden.

Jaarlijks evalueren en iedere 3 jaar herzien

17.

Noodplan *afhankelijk van het individuele bedrijf

Jaarlijks oefenen

18.

Doorlopend VGM-actieplan *afhankelijk van het individuele bedrijf

Jaarlijks doorlopen

19.

Verklaring MVK/HVK *afhankelijk van het individuele bedrijf

20.

Normen Bijvoorbeeld: ISO 9001:2000, VCA 2004, IECEx od’s, IEC 60079-19, IECEx OD’s, Etc.

21.

Diverse formulieren Per formulier tab maken

Bij iedere nieuwe medewerker

Enz.

uneto - vni


2


Paraaf directie


Stroomschema voor IECEx-certificering onderhoudsdienst Overeenkomstig OD-013

Zaken die in de werkplaats aan de orde moeten komen voordat verzoek bij ExCB wordt ingediend 1 Personeel onderhoudsdienst

5 Proces onderhoudsdienst

2 Opleiding(en) en ervaring van personeel controleren

6 Voldoet aan IEC60079-19 en IECEx OD-015

3 Ten minste één vakkundig persoon per Ex-techniek

7 Interne beoordeling

4 Aan voorwaarden voor personeel van onderhoudsdienst is voldaan

8 Aan de voorwaarden van OD-015 is voldaan

9 QA van Onderhoudsdienst

13a QA-systeem herzien

10 Ontwikkel QA-systeem dat voldoet aan ISO9001

12 Ontwikkel QA dat voldoet aan IECEx OD-14

13 Interne beoordeling op basis van OD-014

Het bedrijf kan naleving van OD-015 aantonen

Een vervolgaudit kan vereist zijn 15a Corrigerende actie en vervolg

Aan de voorwaarden voor de QA van de onderhoudsdienst is voldaan 14 Vraag bij ExCB een audit aan voor OD-014 IEC 60079-19 & ISO-9001

15 ExCB-audit succesvol

16 Beoordelingsrapport van de dienst (FAR)

17 Uitgifte IECEx-certificaat voor onderhoudsdienst

uneto - vni

Voortdurende beoordeling om het certificaat te behouden


3


Paraaf directie

Laatste wijziging:

Sample IECEx Certificate Service Facility Certificate of Conformity

uneto - vni


4

Raamwerk EMO-handboek

Recommend Documents