Quickscan kostentoerekening ijssportcentrum

Quickscan kostentoerekening ijssportcentrum onderzoek Rekenkamercommissie

Rekenkamercommissie juni 2015

Rekenkamercommissie Behandeld door T. v.d. Biggelaar 19 juni 2015 Geachte dames en heren van de raad, In de gemeenteraadsvergadering van 2 juni 2015 verzocht u de rekenkamercommissie om een quickscan te verrichten naar de kostentoerekening van het ijssportcentrum. Gemeenten zijn vrij in de wijze van toerekening. Het vaststellen van deze interne werkwijze is een collegebevoegdheid. Het beleid, de toepassing van kostentoerekening en de vrijvallende kosten bij mogelijke sluiting zijn onderzocht. Onderstaand leest u de conclusies en aanbevelingen. In de bijlage is de rapportage opgenomen van Public Profit, die in opdracht van de rekenkamercommissie de quickscan heeft verricht. Wij constateren dat: 1. De sector Sport een sectorspecifieke systematiek van kostentoerekening hanteert die is gebaseerd op gegroeide praktijk. 2. De Sportvisie 2015-2019 gebaseerd is op de begrotingsgegevens 2014. 3. De wijze van toerekening in 2015 veranderd is en vanaf 2016 door de BBV waarschijnlijk weer wijzigt. 4. De informatie aan de raad ruimte voor verbetering biedt, betreffende eenduidigheid, herleidbaarheid naar de begroting en helderheid. 5. De kostentoerekening complex is en deels binnen de begroting en deels buiten de begroting (via kostprijsberekening) plaatsvindt. 6. De kostentoerekening consistent is toegepast op het Ijssportcentrum. Onze aanbevelingen: 1. 2. 3. 4.

5.

Verstrek de raad een helder, eenduidig, transparant exploitatie-overzicht op 1 A4. Maak de (actuele en toekomstige) toerekening van kosten herleidbaar in de begroting. Neem een korte heldere uitleg over de kostensystematiek op in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting. Houd bij de besluitvorming over de toekomst van het Ijssportcentrum rekening met het onderscheid tussen structurele (terugkerende) kosten en incidentele (eenmalige) kosten en neem het verloop van de kosten over de tijd in ogenschouw. Ga na of initieel niet-vrijvallende posten (met name de doorbelaste kosten) kunnen worden verlaagd en zorg voor een adequate sturing op het gekozen scenario, om de gestelde doelen te bereiken.

De quickscan had niet binnen dit tijdsbestek uitgevoerd kunnen worden zonder de ambtelijke medewerking. Veel dank voor de open, constructieve houding van de betrokken medewerkers. Hoogachtend, Drs. W. Hartmann Voorzitter rekenkamercommissie

MAATSCHAPPELIJK RENDEMENT

Rekenkamercommissie Quick Scan Kostentoerekening exploitatie IJssportcentrum

Eindhoven, 19 juni 2015

Public Profit is gevestigd te Sevenum, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel Limburg onder nummer 12049845.

Inhoud Conclusies Aanbevelingen

2 3

1 Inleiding 1.1. Achtergrond en aanleiding 1.2. Vraagstelling 1.3. Reikwijdte

5 5 5 6

2 Bevindingen 2.1 Is de toegepaste kostentoerekening in overeenstemming met het beleid? 2.2 Is de op het IJssportcentrum toegepaste kostentoerekenings-systematiek, consistent met die van andere sportaccommodaties? 2.3 Vrijvallende en niet-vrijvallende kosten bij sluiting van IJssportcentrum

7 7

Bijlage 1: Overzicht van bronnen Documenten Interviews

11 13 18 18 19

(1)

Conclusies Algemeen  Per de begroting van 2015 is er een wijziging doorgevoerd in de doorbelastingssystematiek. In 2014 werd de concernoverhead doorbelast op basis van het aantal fte binnenpersoneel1. In 2015 is dit op basis van het aantal fte binnen- én buitenpersoneel. Omdat de sector Maatschappelijk Vastgoed en Sport (MVS) relatief meer buitenpersoneel heeft, heeft MVS hierdoor in 2015 relatief meer concernoverhead doorbelast gekregen.  Naar verwachting zal ook per 2016 de begrotingssystematiek wijzigen op basis van een nog te nemen besluit door de landelijke commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Het voorstel is om alle overhead in een apart programma onder te brengen en deze – op een enkele uitzondering na – niet meer door te belasten. Kostentoerekeningssystematiek in de praktijk en aansluiting bij het beleid  De kostentoerekening vindt deels (zichtbaar) plaats binnen de begroting en deels buiten de begroting om via de kostprijsberekening. Vooral de systematiek die bij de laatste wordt gehanteerd is redelijk complex en – zonder toelichting van de betrokkenen – nagenoeg niet navolgbaar. De systematiek is in de praktijk gegroeid en goed te verantwoorden, waarbij echter de volgende kanttekening past:  De concernoverhead en de sportoverhead worden doorbelast op basis van de omvang van het negatieve exploitatiesaldo. Dit betekent dat de doorbelasting hoger wordt, naarmate het exploitatietekort (het ‘verlies’) groter wordt. Enerzijds brengt dit een prikkel aan om het exploitatietekort zo klein mogelijk te houden (ten opzichte van andere accommodaties) om zo min mogelijk overhead doorbelast te krijgen. Anderzijds betekent dit, dat wanneer er al een relatief groot exploitatietekort is, er nog een extra negatief effect ontstaat door een hogere doorbelasting.  De doorbelasting van personele kosten van ‘centrale units’ binnen de sector Sport & Bewegen (kosten primair proces) worden gedaan buiten de begroting om, via de kostprijsberekening. De basis voor doorbelasting is een inschatting van het management over de tijd die medewerkers besteden aan de verschillende accommodaties. Het is aannemelijk dat deze inschatting, met het inzicht dat het management zou moeten hebben, de werkelijkheid goed benadert.

1

Onder binnenpersoneel wordt verstaan: medewerkers met een vaste werkplek.

Rekenkamercommissie Quickscan Kostentoerekening Ijssportcentrum p. 2



Er was in 2014 geen vastgesteld beleid dat concreet genoeg is om de kostenverdelingssystematiek zoals die bij het IJssportcentrum is gehanteerd, aan te kunnen toetsen.

Consistentie in toepassing kostentoerekeningssystematiek tussen sportaccommodaties  De op het IJssportcentrum toegepaste kostentoerekeningssystematiek is consistent met die van andere accommodaties binnen de sector Sport & Bewegen.  De gehanteerde terminologie in de benaming van de doorbelaste posten verschilt echter wel tussen accommodaties. Dit verschil is per abuis tot stand gekomen en berust niet op definitieverschillen. Vrijvallende en niet-vrijvallende kosten bij sluiting (én slopen) IJssportcentrum  Wanneer wordt gekozen voor een zo snel mogelijke vrijval van zoveel mogelijk kosten, is sprake van een vrijval in < 1 jaar van ruim € 2.200.000 (structureel), bedragen de frictiekosten ruim € 4.800.000 (eenmalig/incidenteel) en blijft een nietvrijvallende post over van ca. € 300.000 (structureel).  Wanneer wordt gekozen voor zo laag mogelijke frictiekosten, is sprake van een vrijval in < 1 jaar van ca. € 960.000, valt ruim € 1.200.000 niet direct vrij, maar pas op termijn, blijft een niet-vrijvallende post over van ca. € 300.000 en bedragen de frictiekosten ca. € 3.600.000.  Voor beide scenario’s geldt dat er – als onderdeel van de genoemde frictiekosten – ruim € 600.000 aan projecten sloopkosten moet worden gemaakt (eenmalig/incidenteel).

Aanbevelingen Algemeen  Maak – indien de kostentoedelingssystematiek (substantieel) wijzigt, inzichtelijk tot welke effecten dit leidt in de begroting (bijv. van 2014 naar 2015 en ook bij toekomstige wijzigingen.  Maak in het kader van vergelijkbaarheid van de begrotingen (2015 en 2016) inzichtelijk welke wijzigingen het effect zijn van de BBV-wijziging en welke wijzigingen voortvloeien uit eigen beleidskeuzes van de gemeente Eindhoven. Kostentoerekeningssystematiek in de praktijk en aansluiting bij het beleid  Zorg ervoor dat de kostentoerekeningssystematiek en de verdeelsleutel enerzijds voldoende aansluiten bij de kostendrijvers, maar anderzijds ook eenvoudig blijven en leg de gevolgde kostentoerekeningssystematiek vast in een beschrijving, zodat


    

deze gemakkelijker navolgbaar is. (met name van toepassing op de extracomptabele – buiten de begroting om – toegerekende kosten) Heroverweeg het deel van de verdeelsleutel van de concernoverhead en de sportoverhead dat nu gerelateerd is aan het negatieve exploitatiesaldo. Overweeg of de kostentoerekeningssystematiek en de toegerekende kosten niet intracomptabel (zichtbaar, als onderdeel van de begroting) kunnen/moeten worden in het kader van de transparantie en navolgbaarheid. Neem een korte beschrijving van de kostenverdeelsystematiek op in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarrekening. De voorgaande twee punten met inachtneming van de mogelijke ontwikkeling in de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) per 2016. Maak de vigerende kostentoerekeningssystematiek inzichtelijk in bijvoorbeeld de Kadernota en/of de Begroting.

Consistentie in toepassing kostentoerekeningssystematiek tussen accommodaties  Houd de kostentoerekeningssystematiek, zoals nu al het geval is, zoveel mogelijk consistent waar dat kan.  Draag er zorg voor dat de gehanteerde terminologie in de kostentoerekening en ook in de kostprijsberekening consistent en helder is. Vrijvallende en niet-vrijvallende kosten bij sluiting (én slopen) IJssportcentrum  Houd bij de besluitvorming over de toekomst van het IJssportcentrum rekening met: 1. het onderscheid tussen structurele kosten en incidentele (frictie-)kosten, 2. het onderscheid tussen enerzijds (direct) vrijvallende kosten en anderzijds niet, of op termijn, vrijvallende kosten en 3. neem daarbij ook het verloop van de kosten over de tijd (op welke termijn vallen ze vrij) in ogenschouw.  Ga na of de in beide scenario’s niet-vrijvallende post van € 300.000 door efficiëntere werkverdeling van de centraal binnen de sector Sport & Bewegen georganiseerde diensten, eventueel kan worden verlaagd. Zeker wanneer sprake is van sluiting van meerdere accommodaties.  Zorg voor een adequate sturing op het gekozen scenario, om de gestelde doelen te bereiken.


1 Inleiding

1.1. Achtergrond en aanleiding Op 21 april jl. is de commissienotitie Sportvisie 2015-2019 ‘Sportexpeditie Eindhoven: beweeg mee’, aangeboden door het college aan de raad om een reactie van de raadscommissie Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) en de stad te krijgen. Op 19 mei 2015 is hiervoor op uitnodiging van de gemeenteraad een inspraakavond georganiseerd. Vanwege de grote belangstelling heeft deze inspraakavond op 26 mei vervolg gekregen. Naar aanleiding van de aangeboden Sportvisie en de inspraakavonden is een substantieel aantal technische vragen gesteld over de Sportvisie. Deze vragen gingen met name over het proces en de motieven. Eén van de voorgestelde acties uit de Sportvisie waarop advies wordt gevraagd, is de sluiting van het IJssportcentrum. Op dinsdag 2 juni jl. is in relatie tot deze voorgestelde actie in de raadsvergadering de motie ‘Aan de slag met het ijssportcentrum’ (AcM3) aangenomen. In deze motie stelt de raad o.a. voor om: “De rekenkamercommissie te vragen om een quick scan te maken ten aanzien van de vragen die zijn ontstaan rondom de toerekening van kosten bij de exploitatie van het ijssportcentrum.” Naar aanleiding van deze motie – die met een ruime meerderheid is aangenomen – en de ontstane vragen heeft de rekenkamercommissie besloten om deze quick scan uit te voeren als input voor de politieke bespreking van de Sportvisie voor de commissie MO op 23 juni 2015.

1.2. Vraagstelling De technische vragen die over de toerekening van kosten bij de exploitatie van het IJssportcentrum zijn gesteld, richten zich vooral op de wijze van toerekening. De aard van deze vragen, leidde tot de volgende vraagstelling : 1. Is de toegepaste methodiek van kostentoerekening in overeenstemming met het beleid? a. Hoe is de kostentoerekening naar het IJssportcentrum in de praktijk gedaan?


b. Is er beleid geformuleerd met betrekking tot de kostentoerekeningssystematiek en welke uitgangspunten zijn daarin opgenomen? c. Is de toepassing van de kostentoerekeningssystematiek op het IJssportcentrum in overeenstemming met het beleid? 2. Is de methodiek zoals die voor het IJssportcentrum is toegepast, consistent met de gehanteerde methodiek voor andere sportaccommodaties? Op dinsdag 9 juni 2015 verzocht het Presidium – in aanvulling op bovenstaande vragen – de rekenkamercommissie om ook de volgende vraag mee te nemen in de quick scan: 3. Welk deel van de (directe en indirecte/doorbelaste) kosten valt vrij bij sluiting van het ijssportcentrum en welk deel niet?

1.3. Reikwijdte Om de quick scan in context te plaatsen zijn voor de reikwijdte de volgende punten van belang: 1. De Sportvisie 2015-2019 is gebaseerd op de begroting van het jaar 2014. Daarom beperkt deze quick scan naar kostentoerekening zich tot het jaar 2014. Ontwikkelingen van vóór of na 2014 zijn in beschouwing genomen, voor zover ze relevant zijn voor de vraagstelling en de context. 2. Deze quick scan richt zich op de sector Sport & Bewegen (per 2015 is dit Maatschappelijk Vastgoed en Sport / MVS). 3. De quick scan is gebaseerd op de gegevens van de sector en concerncontrol. Het volgende hoofdstuk ‘Bevindingen’ gaat in op elk van bovenstaande vragen. Per vraag wordt de aanpak kort geschetst, waarna de bevindingen volgen.


2 Bevindingen Dit hoofdstuk gaat in op de bevindingen per onderzoeksvraag.

2.1 Is de toegepaste kostentoerekening in overeenstemming met het beleid? Voor de beantwoording van deze vraag is nagegaan: 1. hoe de kostentoerekening in de praktijk is gedaan; 2. of beleid is geformuleerd voor de kostentoerekeningssystematiek en welke uitgangspunten daarin zijn opgenomen; 3. of de toepassing van de kostentoerekening in overeenstemming is met het beleid. Voordat we ingaan op de kostentoerekeningsystematiek zoals die in de praktijk voor het IJssportcentrum is gehanteerd, is het volgende van belang: Kostentoerekening: wat is het? Bij kostentoerekening gaat het over de doorbelasting van kosten die niet direct een relatie hebben met een concreet ‘product’, naar programmaonderdelen uit de begroting (en daarbinnen de college-producten). Deze kosten die worden doorbelast, worden ook wel overhead genoemd en bestaan uit algemene kosten ter ondersteuning van de totale gemeente (ook wel concernoverhead genoemd), zoals: centrale huisvesting van gemeentepersoneel, kosten van centrale afdelingen zoals Informatie & Beheer, Personeel & Organisatie, Control, Facilitaire en Administratieve Ondersteuning, Communicatie, etc. Echter, ook op sector- of andere niveaus binnen de organisatie kan overheadkosten worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld een sectormanager, sectorcontroller, sectorsecretariaat, etc. Een andere kostentoerekeningssystematiek verandert niet het financiële resultaat van de gemeente en leidt op totaalniveau van de gemeente niet tot hogere of lagere kosten. De keuze voor de systematiek van kostenverdeling heeft wel toedelingseffecten. Oftewel, bij een verandering van de systematiek (de verdeelsleutel) zal een deel van de gemeentelijke organisatie zwaarder en een ander deel juist lichter worden ‘belast’ met (concern)overhead. Door de (indirecte) kosten te koppelen aan de producten waarvoor ze gemaakt worden, wordt zichtbaar gemaakt waar de gemeente deze middelen voor inzet.


Daarnaast geldt dat er niet één ultieme, beste kostentoedelingssystematiek is. Het is een (vrije) keuze. Het is aan te bevelen om de verdeelsleutel logisch te laten samenhangen met de kostendrijvers.

2.1.1. Kostentoerekeningssystematiek in de praktijk De doorbelasting van kosten naar de accommodatie IJssportcentrum vindt via drie verschillende wegen plaats: A. Binnen de (algemene) begroting concernoverhead B. Binnen de sportbegroting intracomptabel, oftewel; zichtbaar binnen de begroting C. Via de kostprijsberekening extracomptabel, oftewel; niet zichtbaar in de sportbegroting op de accommodatie A.

Binnen de (algemene) begroting: concernoverhead

Zoals al eerder genoemd bestaat de concernoverhead uit algemene kosten ter ondersteuning van de totale gemeente. Deze kosten worden binnen de begroting – zichtbaar – (intracomptabel) doorbelast naar de verschillende programma-onderdelen en daarbinnen naar de collegeproducten. De verdeelsleutel die wordt gehanteerd voor de doorbelasting van de concernoverhead is (in 2014) gebaseerd op aantal fte binnenpersoneel. vanuit de gedachte dat alle indirecte kosten toegerekend worden naar de gemeentelijke producten. In de begroting 2015 is de systematiek gewijzigd. De concernoverhead is sinds deze begroting niet op basis van de verdeelsleutel ‘binnen-personeel’ doorbelast, maar op basis van de verdeelsleutel ‘totaal fte’ (dus zowel binnen- als buitenpersoneel). De beweegreden hiervoor is dat de concernoverhead ten behoeve van alle personeel wordt gemaakt en niet enkel ten behoeve van het binnen-personeel. Aangezien de sector Sport & Bewegen (in 2015: Maatschappelijk Vastgoed en Sport, MVS) ten opzichte van de andere sectoren relatief meer fte ‘buitenpersoneel’ heeft, zal een groter bedrag aan concernoverhead worden doorbelast aan de sector MVS. En in de begroting van 2016 zal waarschijnlijk weer een wijziging in de doorbelasting van de concernoverhead worden doorgevoerd. Het landelijke BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) wijzigt waarschijnlijk, waardoor de concernoverhead in een apart programma wordt opgenomen en op een enkele uitzondering na niet meer wordt doorbelast naar verschillende producten. Voor de sector MVS betekent dit dat de concernoverhead


niet meer wordt doorbelast en de sportbegroting alleen directe (sportgerelateerde) kosten bevat. B.

Binnen de sportbegroting

De toerekening van kosten binnen de sportbegroting omvat drie posten: 46060 46061 46063

Doorbelasting personeel Bedrijfsbureau Doorbelasting personeel zwembad Tongelreep Doorbelasting personeel Technische Zaken

€ 89.000,€ 75.000,€ 206.000,-

Bij alle drie de posten gaat het om een doorbelasting van de personeelslasten die voor het IJssportcentrum worden gemaakt. Met de verdeelsleutel op basis van een – gedetailleerde – inschatting van de tijd die de medewerkers van de betreffende organisatieonderdelen besteden aan het IJssportcentrum. Deze inschatting wordt gemaakt door het sectormanagement op basis van hun parate kennis over de tijdsbesteding. Het voordeel hiervan is dat het een inschatting betreft die de grootst mogelijke aansluiting kan hebben bij de daadwerkelijke praktijk. Het nadeel is dat het een inschatting is en niet een basis kent van daadwerkelijke realisatiecijfers uit het verleden, zoals bijvoorbeeld door tijdschrijven kan worden opgebouwd. C.

Via kostprijsberekening

De volgende posten worden via de kostprijsberekening toegerekend aan de verschillende accommodaties: TOTAAL

€ 428.184

Overhead Beleidsafdeling en Concern

€ 83.525

Kosten primaire proces Gebiedsmanagement

€ 344.659 € 102.300

Bouwtechniek

€ 79.839

Toezicht en Beheer Marketing en Communicatie

€ 65.620 € 96.900

Concernoverhead en Sportoverhead

Personeelskosten van personeel binnen de sector Sport dat voor een gebied werkzaam is (en niet specifiek voor één accommodatie), bijv. gebiedsmanagers, financieel mdw’s, bedrijfsadministraties gebieden, etc.. Personeel en materiaalkosten die t.b.v. de hele sector worden ingezet. Personeelskosten Unit Toezicht en Beheer Personeelskosten Unit Marketing en Communicatie

De kosten voor ‘Beleidsafdeling en Concern’ worden eerst verdeeld naar de gebieden binnen de sector Sport (Eindhoven Noord, De Karpen, Genneper Parken) en daarna naar de


accommodaties binnen de gebieden (voor Genneper Parken, bijv. IJssportcentrum, Tongelreep). Allereerst krijgt ieder gebied 10% van de kosten toegerekend. De overgebleven kosten worden vervolgens naar rato van het negatieve exploitatiesaldo over de gebieden verdeeld. Bij een grotere negatief exploitatieresultaat krijgt een gebied dus meer overhead toegerekend. De kosten ‘Gebiedsmanagement’, ‘Toezicht en Beheer’ en ‘Marketing en Communicatie’ bestaan uit personeelskosten en worden toegerekend aan de aan de gebieden en vervolgens aan de accommodaties op basis van indicatieve tijdsbesteding van de medewerkers die wordt ingeschat door het management van de sector. De kosten ‘Bouwtechniek’ bestaan uit personeelskosten en worden toegerekend aan de accommodaties op basis van de omvang van de dotaties aan de voorzieningen. 2.1.2. Beleid met betrekking tot de kostentoerekeningssystematiek De gemeentewet, art. 212 geeft aan dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststelt. Hierbij staat het vaststellen van een kostentoedelingssystematiek niet specifiek genoemd. Het vaststellen van de kostentoerekeningsmethode is een bevoegdheid van het college2. Diverse stukken zijn doorgenomen om het beleid voor kostentoerekening te achterhalen3. Hierbij zijn geen specifieke kaders gevonden die de (in 2014) te hanteren kostentoerekeningssystematiek beschrijven.

2

Hogendorf, R., Kramer, M., & Sonke, J. (2011). Handboek financiële functie bij gemeenten en provincies. De Meern: Bestuursacademie. 3 Het gaat om de volgende stukken: 1. Financiële Verordening Gemeente Eindhoven 2009, Gemeenteblad van Eindhoven (2011, nr 87) 2. B&W Dossier Beslissingsblad, ‘Kostentoereken-systematiek’, 26 november 2013 (dossiernr. 13bst02012 / inboeknr. 13.49.203) Toelichting: alleen informatie m.b.t. de grondslag voor het bepalen van de heffingen en tarieven 2. Raadsinformatiebrief ‘Nota bedrijfsvoering (Control-financieel)’, raadsnummer 12R4908, inboeknummer 12bst0041, dossiernummer 12.11.601, 8 juni 2012 Toelichting: alleen informatie m.b.t. Control-projecten, niet zijnde de kostentoerekening 3. B&W Dossier Beslissingsblad, ‘Kostentoereken-systematiek’, 26 november 2013 (dossiernr. 13bst02012 / inboeknr. 13.49.203) heeft betrekking op het integraal invoeren van de nieuwe kostenverdeelsystematiek Toelichting: heeft betrekking op de begroting van 2015 (niet 2014)


Momenteel is een ambtelijk werkdocument ‘Richtlijnen kostenverdeling (uniforme methodiek)’ in voorbereiding. In deze notitie wordt de vastgestelde methodiek uniforme kostenverdeling uitgeschreven in concrete richtlijnen als uitvoerings-/werkinstructie voor de administraties en control voor de boekhouding. Deze worden verder niet vastgesteld. De richtlijnen zijn gebaseerd op de volgende documenten en besluiten: a. Methodiek uniforme kostenverdeling, vastgesteld door de DR op 9-12-2009. b. Uitgangspunten kostenverdeling, vastgesteld door het CO op 4-2-2010. c. Openstaande uitgangspunten kostenverdeling; uren x tarief (werkwijze bij projecten), vastgesteld door het CO op 3-6-2010. d. Adviesnota “Kostentoerekening, uurtarief en rente” die op 3 december 2013 in het college is vastgesteld. e. Adviesnota “Herinrichting begroting 2015” die op 15 april in het college is vastgesteld. 2.1.3. Overeenstemming tussen de toepassing van de kostentoerekening en het beleid Voor het jaar 2014 geldt dat we geen dermate concreet beleid voor de kostentoerekening hebben kunnen achterhalen, waaraan de praktijk toetsbaar is. De sector Sport & Bewegen geeft aan dat er geen nadere richtlijnen zijn vastgesteld voor de gedetailleerdheid waarmee de kostprijsberekeningen voor de sector Sport & Bewegen zijn opgesteld en dat de gehanteerde systematiek voor de kostprijsberekening en kostentoerekening past binnen de algemene kaders.

2.2 Is de op het IJssportcentrum toegepaste kostentoerekeningssystematiek, consistent met die van andere sportaccommodaties? Eerder vermeldden we al dat een deel van de doorbelastingen naar het IJssportcentrum binnen de begroting plaatsvindt (intracomptabel), maar ook een deel buiten de begroting (extracomptabel) via de methode van kostprijsberekening. De methode van

4.

5. 6.

7. 8.

Adviesnota Kostentoerekening, uurtarief en rente (inboeknr. 13bst02012), Directieraad, 25 november 2013: heeft betrekking op het integraal invoeren van de nieuwe kostenverdeelsystematiek Toelichting: heeft betrekking op de begroting van 2015 (niet 2014) Financiën helder en op orde; de stappen, december 2013 Financiën Helder en op Orde, Bijlage de Spelregels, december 2013 Toelichting: bevat informatie m.b.t. de kostprijsberekening voor heffingen en tarieven, niet voor kostentoerekeningssystematiek Kadernota 2014-2017 Begroting 2014


kostprijsberekening is niet centraal bepaald, maar sectorspecifiek voor de Sector Sport & Bewegen. De gehanteerde methode is wel afgestemd met de sector Control. Op hoofdlijnen is nagegaan of de op het IJssportcentrum toegepaste kostentoerekeningssystematiek consistent is met andere accommodaties binnen de sector Sport & Bewegen. Daarnaast is de voor het IJssportcentrum gehanteerde kostentoerekeningssystematiek in detail vergeleken met die van de Tongelreep. Deze vergelijking is gemaakt op de drie eerder gehanteerde niveaus: 1. Doorbelasting van de concernoverhead binnen de (algemene) begroting, 2. Doorbelastingen binnen de sportbegroting en 3. Doorbelasting via de kostprijsberekening. Voor alle drie de niveaus geldt dat de gehanteerde systematiek hetzelfde is. Voor de Tongelreep en het IJssportcentrum worden dezelfde kostenverdeelsystematiek en –sleutels gehanteerd en toegepast. Vanzelfsprekend verschillen wel de bedragen van doorbelasting voor beide accommodaties. Het enige gevonden verschil tussen het IJssportcentrum en de Tongelreep (en overige accommodaties binnen MVS) ligt in de benaming van de posten die worden doorbelast op het derde niveau (het niveau van doorbelasting via de kostprijsberekening). De onderstaande vergelijking maakt dit duidelijk: IJssportcentrum Overhead

Tongelreep 428.184

Beleidsafdeling en Concern Gebiedsmanagement

Overhead Beleidsafdeling en Concern

195.198

Kosten primaire proces

617.527

Gebiedsmanagement

136.400

Bouwtechniek

224.547

83.525 102.300

Bouwtechniek

79.839

Toezicht en Beheer

65.620

Toezicht en Beheer

127.380

Marketing en Communicatie

96.900

Marketing en Communicatie

129.200

Bron: 2014-07-01 - Kostprijsberekening Ijsbaan 2014

Bron: 2014-07-01_-_Kostprijsberekening_Tongelreep

Bij het IJssportcentrum zijn alle posten die via de kostprijsberekening worden doorbelast benoemd als ‘Overhead’, zowel de indirecte kosten vanuit het concern en de beleidsafdeling als de direct toegerekende kosten. Echter, bij de Tongelreep wordt bij dezelfde posten onderscheid gemaakt tussen enerzijds ‘Overhead’, waar het gaat om de indirecte kosten die vanuit het concern en de beleidsafdeling worden doorbelast aan de Tongelreep en anderzijds ‘Kosten primair proces’, waar het gaat om kosten die direct vanuit de sector Sport & Bewegen aan de Tongelreep worden toegerekend. Uit het onderzoek is gebleken dat het hier gaat om een per abuis niet consistent gehanteerde terminologie tussen de verschillende accommodaties. Voor de kostentoerekeningssystematiek en de uitkomst ervan, maakt dit inhoudelijk geen verschil.


Echter, dit kan in de beeldvorming buiten de sector Sport & Bewegen wel leiden tot de – onjuiste – conclusie dat de doorbelaste overhead bij het IJssportcentrum relatief substantieel hoger is dan de doorbelaste overhead bij de Tongelreep en/of dat een inconsistentie in de toepassing van de kostentoerekeningssystematiek zou zijn tussen verschillende accommodaties. We hebben begrepen dat deze inconsistentie in de gehanteerde terminologie inmiddels is gecorrigeerd.

2.3 Vrijvallende en niet-vrijvallende kosten bij sluiting van IJssportcentrum Om een antwoord te kunnen geven op de vraag welke deel van de (directe en indirecte/doorbelaste) kosten vrij valt bij sluiting van het IJssportcentrum en welk deel van deze kosten niet vrij valt, is per kostensoort nagegaan waaruit de betreffende kosten bestaan. Van daaruit is een beeld te geven van vrijvallende en niet-vrijvallende kosten bij sluiting van het IJssportcentrum. Voordat we naar het antwoord op de onderzoeksvraag gaan, passen de volgende kanttekeningen: 1. Het overzicht van de vrijvallende en niet-vrijvallende kosten gaat – zoals gevraagd door het Presidium – uit van het scenario (1) waarin het IJssportcentrum wordt gesloten én wordt gesloopt, met herinrichting van het terrein (reden voor uitgaan van sloop: vanwege de aannemelijkheid dat het niet wenselijk is om in betreffende omgeving een in verval rakend gebouw te laten bestaan). Met scenario’s waarin (2) een herbestemming wordt gevonden, of (3) anderszins, is geen rekening gehouden. Uitgegaan is van sluiting van het IJssportcentrum (1) en niet van andere scenario’s vanwege de vraag vanuit het Presidium en het ‘Expertpanel ter beoordeling van alternatieven en ideeën voor het IJssportcentrum’, dat alternatieve scenario’s zal opstellen. 2. De categorisering ‘vrijvallende’ en ‘niet-vrijvallende’ kosten is een vereenvoudiging van de werkelijkheid. Afhankelijk van de termijn waarmee rekening wordt gehouden zullen kosten die in eerste instantie als ’nietvrijvallend’ zijn gecategoriseerd, op langere termijn toch vrijvallen. Een voorbeeld hiervan is de post personeelskosten. Op korte termijn na een genomen besluit tot sluiting (< 1 jaar) zullen deze kosten niet/nauwelijks vrijvallen. Echter, wanneer een langere termijn in ogenschouw wordt genomen kan een deel van deze kosten via natuurlijk verloop en doorstroom/herplaatsing binnen de organisatie alsnog vrijvallen. 3. Een ander aspect dan het vrijvallen van kosten met de sluiting van het IJssportcentrum is het wegvallen van de baten. Men zou de conclusie kunnen trekken dat bij sluiting van het IJssportcentrum alle baten komen te vervallen.


Echter, realistischer is het om aan te nemen dat een deel van het publiek dat momenteel deelneemt aan activiteiten gerelateerd aan het IJssportcentrum, bij sluiting ervan naar alle waarschijnlijkheid voor een andere sportactiviteit zal kiezen. Gegeven de vraagstelling en de korte doorlooptijd van de quick scan wordt het wegvallen van de baten buiten beschouwing gelaten. In onderstaand schema zijn de kostensoorten en bijbehorende kosten die worden gemaakt ten behoeve van het IJssportcentrum opgenomen. Twee scenario’s zijn geschetst die beiden uitgaan van sluiting en sloop van het IJssportcentrum en (sobere) herinrichting van het terrein. Scenario I gaat uit van het zoveel en spoedig mogelijk – binnen 1 jaar na sluiting – laten vrijvallen van (structurele, jaarlijks terugkerende) kosten. Dat betekent wel dat voor een aantal kostensoorten frictiekosten (eenmalig) zullen moeten worden genomen op het moment van sluiting. Scenario II gaat uit van de situatie waarin de structurele kosten die bij vrijval binnen 1 jaar na sluiting met frictiekosten gepaard gaan, niet direct vrijvallen, waardoor de frictiekosten niet hoeven te worden genomen. Een dergelijke situatie kan de voorkeur verdienen op het moment dat het bijvoorbeeld voor de liquiditeitspositie niet wenselijk is, of deze het niet toelaat, om substantiële frictiekosten ineens te moeten nemen. De scenario’s zijn berekend op basis van de begroting 2014 en gaan uit van een besluit medio 2015 tot sluiting van het IJssportcentrum per medio 2016 (zodat de nodige voorbereidingen kunnen worden getroffen en de frictiekosten die samenhangen met bijvoorbeeld de personele kosten zo laag mogelijk kunnen worden gehouden). Een nadere toelichting op de verschillende kostensoorten in het schema zijn na het schema opgenomen. Voor de volledigheid en het begrip dient het schema met de toelichting erbij te worden gelezen. De regels 23 t/m 27 verdienen aparte aandacht. In beide scenario’s is uitgegaan van een niet-vrijvallende post van ca. € 300.000. Deze doorbelasting is voor personele kosten van personeel van de sector sport die diensten verlenen ten behoeve van alle gebieden in de sector. De redenering is dat deze post niet kan vrijvallen, aangezien het gaat om fragmentarische taken (het IJssportcentrum is slechts een klein deel van het takenpakket van elk van de medewerkers). Hierdoor komt voor elk van de medewerkers wel een (klein) deel van het takenpakket te vervallen, maar wordt het niet mogelijk geacht om de kosten van een ‘hele medewerker’ te laten vervallen, aangezien het te vervallen deel niet kan worden ingezet voor andere werkzaamheden (binnen de sector). Wellicht liggen hier toch nog mogelijkheden voor een deel van de totale kostenpost, door een efficiëntere taakverdeling binnen de sector. Zeker wanneer meerdere accommodaties binnen de sector worden gesloten.



Toelichting op de kostensoorten 1 t/m 8

Personeelskosten

Voor de hoogte van de frictiekosten (scenario I) is uitgegaan van de situatie dat het personeel onder 1 t/m 8 gemiddeld genomen nog 1,5 jaar na sluiting (tot eind 2017) moet worden doorbetaald en dat daarna – via natuurlijk verloop en herplaatsing, zonder gedwongen ontslagen – de personele kosten tot nagenoeg 0 zijn gereduceerd. In de praktijk zullen sommige personeelsleden binnen 1,5 jaar op een andere functie of elders betrekking hebben gevonden en andere personeelsleden hier langer dan 1,5 jaar voor nodig hebben. Deze aanname is conform de aanname die is gedaan voor de reorganisatie die per 2015 is doorgevoerd. 9 & 10 Rente en Afschrijving Voor de hoogte van de frictiekosten (scenario I) is uitgegaan van het direct afboeken van de boekwaarde, waardoor er ook geen rente meer hoeft worden te betaald. Dit betekent dat de frictiekosten éénmalig als frictiekosten moeten worden genomen voor het bedrag van de boekwaarde per 2016. Voor scenario II geldt dat de rente en afschrijving doorlopen tot het moment dat het gebouw wordt gesloopt. Op dat moment moet de boekwaarde worden afgeschreven en de frictiekosten worden genomen. Voor elk jaar dat de sloop langer wordt uitgesteld nemen de frictiekosten gelijk aan de boekwaarde af met € 174.000,11 t/m 14 Andere gebouwelijke Op het moment dat het gebouw niet meer open is en is gesloopt, zullen deze kosten komen te vervallen, kosten zonder dat daar frictiekosten tegenover staan. Dit geldt voor beide scenario’s. 15 & 16 Energie Idem, behalve voor het kleine deel van de energie dat nodig is om het gebouw in de winter vorstvrij te houden tot aan het moment van sloop. 17 t/m 22 Overige bedrijfskosten Idem. Ad 17) Specifieke gebruiksgoederen: omvat de inkoopkosten die gemaakt worden ten behoeve van de omzet, bijv. licht&geluid, schaatshuur, arrangementen, dienstkleding, materialen. Ad 21) Marketing en Communicatie: omvat materiaalkosten en opdrachten aan derden. 23 t/m 27 Doorbelastingen via Deze doorbelastingen is voor personele kosten van personeel van de sector Sport & Bewegen die diensten kostprijsberekening verlenen ten behoeve van alle gebieden in de sector. Aangezien het gaat om fragmentarische taken (de (extracomptabel) medewerkers die taken verrichten voor het IJssportcentrum doen dat nagenoeg altijd voor een – klein – deel van hun taken) kunnen deze doorbelaste kosten niet/nauwelijks vrijvallen. In totaal gaat het om ca. € 450.000. Van dit bedrag kan ca. € 130.000 vrijvallen. Het grootste deel van deze vrijval bestaat uit de formatie Toezicht en Beheer (die per eind 2014 is bezuinigd) en een vacature Marketing en Communicatie die nog openstaat. Van de resterende € 300.000 moet worden uitgegaan dat ze niet vrijvallen.


28 t/m 32 Sloop- en projectkosten Na sluiting van het IJssportcentrum zullen – uitgaande van de naar verwachting wenselijke situatie dat het pand (zonder herbestemming) gesloopt wordt en het terrein wordt heringericht – kosten gemaakt moeten worden. Op basis van ervaringscijfers van de sector Grond & Vastgoed (sinds 2015 onderdeel van sector MVS) zal dit ca. € 832.000 aan kosten met zich meebrengen. Ook is voor de sluitingsoperatie projectleiding nodig, met naar schatting ca. € 50.000 aan kosten. Daartegenover staat een vrijval uit de reeds opgebouwde onderhoudsvoorziening die niet meer nodig is na de sloop. Deze kan op de kosten in mindering worden gebracht.


Bijlage 1: Overzicht van bronnen Gezien het atypische karakter van dit rekenkameronderzoek en de korte doorlooptijd is de quick scan verricht door de heren Hartmann, Van den Heuvel en Tineke van den Biggelaar. Voor deze quick scan heeft de rekenkamercommissie zich gebaseerd op diverse documenten en aanvullend daarop een aantal interviews. Deze worden hieronder genoemd.

Documenten Voor deze quick scan heeft de rekenkamercommissie haar bevindingen gebaseerd op de volgende documenten (in chronologische volgorde): 1. Financiële Verordening Gemeente Eindhoven 2009, Gemeenteblad van Eindhoven (2011, nr 87) 2. Hogendorf, R., Kramer, M., & Sonke, J. (2011). Handboek financiële functie bij gemeenten en provincies. De Meern: Bestuursacademie 3. Raadsinformatiebrief ‘Nota bedrijfsvoering (Control-financieel)’, raadsnummer 12R4908, inboeknummer 12bst0041, dossiernummer 12.11.601, 8 juni 2012 4. Kadernota 2014-2017 5. Begroting 2014-2017 6. B&W Dossier Beslissingsblad, ‘Kostentoereken-systematiek’, 26 november 2013 (dossiernr. 13bst02012 / inboeknr. 13.49.203) 7. Adviesnota Kostentoerekening, uurtarief en rente (inboeknr. 13bst02012), Directieraad, 25 november 2013 8. Financiën helder en op orde; de stappen, december 2013 9. Financiën helder en op orde; bijlage de spelregels, december 2013 10. 2014-07-01 - Kostprijsberekening Ijsbaan 2014 (intern Excel-bestand) 11. Bijlage11-2014-07-01-Kostprijsberekening Tongelreep (intern Excel-bestand) 12. Herverdeling Beleidsafdeling en Concern 2014 (intern Excel-bestand) 13. Commissie notitie: Sportvisie 2015-2019 ‘Sportexpeditie Eindhoven: beweeg mee’, d.d. 21 april 2015 (15R6280, 15bst00529, 15.17.751) 14. Verslag Commissie MO d.d. 19 mei 2015 inspraakavond http://eindhoven.notubiz.nl/vergadering/180423/Commissie+Maatschappelijke+Ontwikkeling+19-05-2015

15. Diverse bijlagen van de Commissie MO op 16. Technische vragen bij de commissienotitie sportvisie 205-2019 ‘Sportexpeditie Eindhoven: beweeg mee’ 17. Verslag Commissie MO d.d. 26 mei 2015 http://eindhoven.notubiz.nl/vergadering/149388/Commissie+Maatschappelijke+Ontwikkeling+26-05-2015

(18)

18. Verslag Commissie MO d.d. 26 mei 2015 inspraakavond vervolg http://eindhoven.notubiz.nl/vergadering/185006/Commissie+Maatschappelijke+Ontwikkeling+26-05-2015

19. Actuele Motie ‘Aan de slag met het ijssportcentrum’ (AcM3) aangenomen in de raadsvergadering d.d. 2 juni 2015 20. Memo ‘Expertpanel ter beoordeling alternatieven en ideeën IJssportcentrum’, van Wethouder mw. B.G.M.W. van Kaathoven aan de leden van de commissie MO, d.d. 9 juni 2015

Interviews Om inzicht te krijgen in de achtergrond en een verdieping op de genoemde documenten zijn voor deze quick scan de volgende interviews gehouden, waarbij vanuit de rekenkamercommissie mevr. Tineke van den Biggelaar (secretaris/onderzoeker) en/of dhr. Jeroen van den Heuvel (senior adviseur Public Profit) aanwezig waren: 









08-06-2015 o dhr. Ad Verbakel (Concerncontroller) o dhr. Ednan Kaya (Senior Adviseur Concerncontrol)  t.b.v. 1. oriëntatie op en afstemming met parallelle traject ‘alternatieven IJssportcentrum’, 2. algemene vraagstelling quick scan 08-06-2015 o dhr. Maarten van Duijnhoven (beleidsmedewerker financieel-economisch beleid)  t.b.v. toelichting op het begrotingsproces en systematiek van doorbelasting (van overhead) binnen de begroting 08-06-2015 o dhr. Hans Coops (adviseur control ruimtelijk domein) o dhr. Tom van der Heijden (secretaris sector maatschappelijk vastgoed en sport) o dhr. Hein-Willem Vlemmix (senior adviseur control ruimtelijk domein)  t.b.v. toelichting op de bijlagen bij de commissienotitie, exploitatiebegroting en –realisatie m.b.t. het gebied Genneper Parken en het IJssportcentrum 11-06-2015 o dhr. Ednan Kaya (senior adviseur concerncontrol)  t.b.v. doorgronden en toetsen kostentoerekeningssystematiek, aansluiting tussen begroting (intracomptabel) en kostprijsberekening (extracomptabel) 16-06-2015 o dhr. Tom van der Heijden (secretaris sector maatschappelijk vastgoed en sport)

(19)

o dhr. Johan van de Ven (Senior Accountmanager Sport)  t.b.v. doornemen kosten IJssportcentrum, definities en achtergronden daarbij en mogelijke vrijval, incl termijnen en uitgangspunten/aannames

(20)

Quickscan kostentoerekening ijssportcentrum

Recommend Documents