Quick Start Snel aan de gang met TimeTick Timesheet
Quick Start - TimeTick Timesheet
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave.................................................................................................................................................................. 2 Inleiding............................................................................................................................................................................. 3 Quick start ......................................................................................................................................................................... 4 Hoe maakt u uw account snel en logisch gebruiksklaar ............................................................................................... 4 Korte omschrijving van de functionaliteiten van de modules ...................................................................................... 5 Dashboard ................................................................................................................................................................. 5 Management dashboard........................................................................................................................................... 5 Projectmanagement ................................................................................................................................................. 5 Klanten ...................................................................................................................................................................... 5 Verlof......................................................................................................................................................................... 5 Tariefgroepen............................................................................................................................................................ 5 Kilometerregistratie .................................................................................................................................................. 5 Overzichten ............................................................................................................................................................... 5 Medewerkers ............................................................................................................................................................ 6 Instellingen ................................................................................................................................................................ 6 Te verwachten functionaliteit ........................................................................................................................................... 7
Pagina 2 van 7
Quick Start - TimeTick Timesheet
Inleiding TimeTick is dé specialist op het gebied van online urenregistratie en projectmanagement. Hoewel onze software zo eenvoudig mogelijk is opgebouwd, is het altijd prettig om een kort naslagwerk te hebben én een quick start handleiding. In deze handleiding wordt de functionaliteit behandeld per module, maar eerst wordt in één hoofdstuk een korte omschrijving gegeven van hoe u zo snel mogelijk up and running bent met onze software. Als u vragen heeft, kunt u uiteraard per e-mail of per telefoon contact met ons opnemen. De contactgegevens kunt u vinden op www.timetick.nl Veel plezier en natuurlijk efficientie met onze software!
Met vriendelijke groet, Edwin Dijk Lead developer
Pagina 3 van 7
Quick Start - TimeTick Timesheet
Quick start Het is van belang om een bepaalde volgorde aan te houden bij het inrichten van uw account. Projecten zijn gekoppeld aan klanten, wat impliceert dat u eerst een klant moet aanmaken voor bij het project. Hierbij komt ons centrale relatiebeheer van pas. Onze software staat het toe om projectteams toe te wijzen, waardoor het van pas kan komen om eerst de medewerkers aan te maken in het systeem. Om vervolgens uren te kunnen boeken, dient u een aantal tariefgroepen op te geven. Aan de hand van deze tariefgroepen kunt u terug zien welke 'soort' werkzaamheden uitgevoerd zijn, en kunt u een tarief koppelen aan dit type werkzaamheden. Zo kan voor reistijd een ander tarief gerekend worden, dan voor reguliere arbeid. Hier bent u geheel vrij in. Het aanpassen van de instellingen is de laatste stap. In uw instellingen, kunt u vervolgens een aantal modules in- en uitschakelen. Onder het subkopje 'Modules' kunt u een aantal modules uitvinken. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u hiervoor een ander systeem gebruikt. Onder 'Projectmanagement & Uren' kunt u een aantal andere opties uitschakelen, zoals de weergave voor tijdseenheden om de 5 minuten in plaats van per kwartier. Ook het inschakelen van projectkosten en prijsinformatie in het overzicht, behoort tot de mogelijkheden. Als uw medewerkers dan in het systeem inloggen, kunnen ze direct hun uren boeken op de projecten en tariefgroepen.
Hoe maakt u uw account snel en logisch gebruiksklaar 1. 2. 3. 4. 5.
Het aanmaken van de klanten/relaties Het aanmaken van de medewerkers Het aanmaken van de projecten/teams Het aanmaken van de tariefgroepen Het controleren van de instellingen
Pagina 4 van 7
In het menu onder Klanten In het menu onder Medewerkers In het menu onder Projectmanagement In het menu onder Tariefgroepen In het menu onder Instellingen
Quick Start - TimeTick Timesheet Korte omschrijving van de functionaliteiten van de modules Dashboard Het Dashboard is een centraal portaal naar alle belangrijkste functies voor u en uw medewerkers. Hier kunt u uw verlofaanvragen terugvinden, uw recent geboekte urentotalen, het huidige weeknummer en als beheerder ziet u hier ook uw licentiegegevens terug. Hieronder vindt u uw actieve projecten en uw lopende projecten. Al uw lopende projecten zijn de projecten waarbij u in het projectteam ingedeeld staat, en de actieve projecten zijn de projecten waarop u recentelijk uren heeft geboekt. Dit zorgt ervoor dat u snel het juiste project kunt vinden. In het blokje 'Geboekte uren' staat onderin een knop 'Direct uren boeken'. Hier kunt u direct uren boeken op projecten, zonder eerst naar het project te moeten navigeren. Hiermee kunt u razendsnel uren toevoegen, waardoor tijdregistratie amper tijd kost en meer oplevert. Management dashboard Het management dashboard is een kort overzicht van alle recente gewerkte uren van alle medewerkers. Door middel van dit overzicht kunt u waar nodig bijsturen en uw management verbeteren. Projectmanagement Hier kunt u projecten aanmaken, aanpassen en verwijderen. Ook kunt u hier projectteams aan projecten koppelen, Work Breakdown Structures maken en uw planning indelen. Wat projecten betreft, is dit hét managementportaal en de spil van de software. Klanten Hier kunt u al uw relaties beheren, met alle belangrijke informatie die erbij hoort. Deze klanten en relaties kunt u vervolgens gebruiken in uw projecten en als sorteeroptie bij de overzichten. Verlof De verlofmodule biedt de mogelijkheid voor uw medewerkers om vrije dagen of uren aan te vragen, die u vervolgens kunt accepteren of afwijzen. De resultaten hiervan kunnen uw medewerkers terugzien in hun dashboard. Dit maakt deze verlofmodule een uiterst efficiënte manier om uw verlofaanvragen af te handelen. Tariefgroepen De tariefgroepen bestaan uit een naam, omschrijving en een tarief. Hiermee kunt u bepaalde soorten werkzaamheden indelen in groepen, waardoor er zowel een goed beeld van de werkzaamheden binnen uw organisatie ontstaat. Ook kan het gebruikt worden om het verschil tussen bijvoorbeeld fixed price en werkelijke prijs te monitoren, waardoor projecten in het vervolg voor een realistischer bedrag aangeboden kunnen worden. Kilometerregistratie Deze module biedt de mogelijkheid om kilometers te registreren. Door deze bij te houden in Timesheet, heeft u een digitaal en actueel overzicht van de kilometers die door u en uw medewerkers afgelegd worden. Dit kan bijvoorbeeld nut hebben voor doorberekening aan klanten. Overzichten Alle overzichten bij Timesheet zijn zowel als PDF als Excel te genereren. Bijvoorbeeld uw urenoverzichten, kilometers of verlof. Er kan hierbij uitgesplitst worden op periode, klant, project en medewerkers. Natuurlijk is een combinatie hiervan ook mogelijk.
Pagina 5 van 7
Quick Start - TimeTick Timesheet Medewerkers Hier is het centrale beheer van uw medewerkers. Hier kunt u onder andere persoonlijke gegevens, contactgegevens maar ook inloggegevens beheren. Instellingen Hier kunt u alleen als beheerder instellingen aanpassen. Bijvoorbeeld het in- en uitschakelen van modules en/of andere opties. Daarnaast bevat deze module ook uw bedrijfsgegevens en contactgegevens.
Pagina 6 van 7
Quick Start - TimeTick Timesheet
Te verwachten functionaliteit Onze software blijft altijd in ontwikkeling, dat is hét voordeel van onze dienstverlening. Wat kunt u nog verwachten in de nabije toekomst?
Verdere verbetering van de huidige functionaliteit Wekelijkse rapportage afgestemd op gebruikersniveau Geïntegreerde facturatie Geïntegreerde inkoopfacturenregistratie BTW-rapportage Verbeterde planningsfunctionaliteiten Contracten koppelen aan medewerkers, automatische capaciteitsberekeningen bij projectplanning
Pagina 7 van 7
