Quadrant Academy 2014

Quadrant Advies

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen

Inhoudsopgave 1. Inleiding

2

2. Het Nieuwe Werken van de ondersteuning 2.1 Adieu Secretaresse, Hello Assistant 3. Digitale technologieën ter ondersteuning van je werk 3.1 3.2

Hightech Assistant Verdiepingsmodules (o.a. iPad, digitaal vergaderen, SharePoint, Lync)

3

4 5

4. Persoonlijk functioneren van de moderne ondersteuner 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Feedback geven en ontvangen Presentatietechnieken voor de moderne secretaresse Creatief denken voor secretaresses: stap uit je dagelijkse routine Jouw talenten in de spotlight Klantgericht denken en werken op het secretariaat

7 7 8 8 9

5. Begeleiden van ondersteuners naar vernieuwing 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Positief veranderen voor managementondersteuners Moderne ondersteuners werken in teams Aansturen van een team: hoe doe ik dat? Werken en denken in rollen voor managementondersteuning Individuele coaching

10 11 12 13 14

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 2

1. Inleiding Quadrant Advies is een bureau dat zich al tien jaar specifiek bezig houdt met het begeleiden van organisaties in de professionalisering van hun managementondersteuning. Onze dienstverlening bestaat enerzijds uit het begeleiden van (organisatiebrede) verandertrajecten en anderzijds uit het opleiden en ontwikkelen van ondersteuners.

Specialist in maatwerk incompany leertrajecten Het trainingsaanbod binnen de Quadrant Academy is opgebouwd uit vier groepen: • • • •

Het Nieuwe Werken van de ondersteuning Digitale technologieën ter ondersteuning van je werk Persoonlijk functioneren van de moderne ondersteuner Begeleiden van ondersteuners naar vernieuwing

De trainingen zijn maatwerk bedrijfsopleidingen en modulair van opbouw, zodat je voor elk leerdoel bij ons terecht kunt. Trainingen kunnen bestaan uit een workshop van een dagdeel of een eendaagse training, tot meerdaagse leer- en ontwikkeltrajecten. De tijd van enkel klassikale workshops en trainingen is voorbij. Wij analyseren samen met u de leerbehoefte en maken een leertraject op maat. Het nieuwe leren vraagt om leren in de praktijk en borging van het geleerde op de eigen werkplek. Daarnaast is het belangrijk om het contact met collega’s en vakgenoten te bevorderen, zowel binnen als buiten de organisatie. Het delen van ervaringen en leren van elkaar zorgt er voor dat ook op de lange termijn het leerproces blijft getriggerd. Het opleidingssysteem van de Quadrant Academy speelt hierop in middels het leerconcept 70-20-10 van Charles Jennings: 70% leren on the job (ervaringsleren) 20% sociaal leren (conversaties, netwerken, feedback) 10% formeel leren (o.m. klassikaal leren)

Hiermee bewerkstelligen wij een toekomstbestendige leerwijze. Wij helpen ondersteuners op weg naar zelf leren en up-to-date blijven.

Goed om te weten De Quadrant Academy faciliteert ook workshops en trainingen met meerdere deelnemers uit gelijkgestemde organisaties, bijvoorbeeld met deelnemers uit diverse gemeentes in dezelfde regio. Je kunt bij Quadrant Academy ook terecht voor korte lezingen of presentaties, bijvoorbeeld wanneer je een externe spreker wilt uitnodigen voor een interne secretaressebijeenkomst of voor een netwerkbijeenkomst.

Trainers en trainingsacteurs De vaste trainers zijn Annemarie de Martines en Yvonne Winkelmolen. Daarnaast hebben wij een vast team van freelance trainers die ieder op hun gebied specialist zijn. Zo werken wij onder meer samen met Pauline van Aken, Martijn Anderson, Yael van Assendelft, Angela van Beek, Ingrid van Caulil, Nathalie Scholtes, Tom Scholte, Vanessa Simons, Roel Peeters en computerdocenten van Ictivity. Tevens werken wij met vaste trainingsacteurs die wij tijdens trainingen inzetten om deelnemers te helpen het geleerde in een veilige omgeving te oefenen. De acteurs hebben bewezen met hun improvisatievermogen en creatieve werkvormen de deelnemers nieuwe inzichten te kunnen verschaffen. Leren door te ervaren is één van de leerstijlen die bij uitstek aansluit bij de doelgroep.

CEDEO erkend Quadrant Advies heeft sinds 1 januari 2014 de CEDEO erkenning voor maatwerk bedrijfsopleidingen. Met een 100% score heeft Quadrant Advies haar kwaliteit bewezen in maatwerk bedrijfsopleidingen, gespecialiseerd in ontwikkeling van managementondersteuning. Hier kun je de uitgebreide CEDEO-rapportage downloaden. CEDEO maakt deel uit van Lloyds Register Nederland B.V. CEDEO is een onafhankelijk intermediair die het keurmerk ‘CEDEO-erkend’ verleent aan organisaties actief op het terrein van Human Resource Improvement, op basis van klanttevredenheid, kwaliteit, continuïteit en bedrijfsgerichtheid.


2. Het Nieuwe Werken van de ondersteuning Meer en meer gaan organisaties over op een nieuwe manier van samenwerken: minder directe aansturing en meer sturen op resultaat. Ondersteuners krijgen meer autonomie en verantwoordelijkheden en meer mogelijkheden tot zelfontplooiing. Dat vereist een omslag in denken en handelen; van managers, personeelsfunctionarissen én ondersteuners. Ook de manier van denken over arbeid verandert. Het organiseren van het werk krijgt hierdoor een nieuwe invulling. Het bepaalt mede hoe de secretariële functie in de toekomst inhoud krijgt en hoe de managementondersteuning georganiseerd gaat worden. De Quadrant trainingen geven je hierover de laatste inzichten en trends. We gaan in op de noodzaak tot het delen van kennis en informatie en hoe je dat concreet vorm kunt geven. De geschetste ontwikkelingen vragen om assistants die werken aan hun eigen professionaliteit: hoe ver staan de ondersteuners in jouw organisatie, welke stappen kunnen c.q. willen zij nog maken? Kortom, we zoomen in op zowel de ‘harde’ factoren (structuur en systemen) als op de ‘zachte’ factoren (cultuur en gedrag), die een integrale benadering behoeven, wil de modernisering van managementondersteuning in een organisatie succesvol zijn. Hieronder vind je een overzicht van de trainingen die onder het thema ‘Het Nieuwe Werken van de ondersteuning’ vallen.

2.1 Adieu Secretaresse, Hello Assistant

Doelgroep Alle ondersteuners

Duur training 1 dagdeel

Omschrijving training Deze training maakt ondersteuners bewust van de veranderingen die momenteel gaande zijn in het secretaressevak en laat hen nadenken over wat dat voor hen gaat betekenen. Met veel praktijkvoorbeelden van andere organisaties komen verschillende thema’s aan de orde: Het Nieuwe Werken, plaatsen tijdonafhankelijk werken, digitalisering, slimmer werken en het beter benutten van talenten. De training is praktisch van aard, zodat je aan het einde van de training met praktische suggesties en ideeën weer naar huis gaat. Afhankelijk van waar de organisatie staat in de vernieuwingen, plaatsen wij de accenten. Ondersteuners in een organisatie die net begint met Het Nieuwe Werken, hebben immers andere vragen dan ondersteuners die al bekend zijn met en werken volgens Het Nieuwe Werken-principe. De training bestaat in principe uit één dagdeel, maar kan verder uitgebouwd worden. De inhoud wordt in overleg met de opdrachtgever op maat ingevuld.

Quadrant Advies


3. Digitale technologieën ter ondersteuning van je werk Steeds meer organisaties hebben het op hun prioriteitenlijstje: we moeten slimmer communiceren. De grote hoeveelheid communicatiekanalen waarmee we overdonderd worden de afgelopen jaren maakt het noodzakelijk om hierin structuur aan te brengen. Social media, chatten, e-mailboxen, websites, tijdschriften, kranten, telefoonverkeer, persoonlijke gesprekken, digitale archieven, etc. Hoe ga je als organisatie, afdeling, team of individu om met de verschillende bronnen van informatievoorziening? Welke manier van communiceren helpt ons om hierin te filteren en efficiënt te kunnen communiceren? Welke technologische middelen gaan we gebruiken om dit te bewerkstelligen? De meeste organisaties zijn hierin zoekende. Van de ondersteuners wordt verwacht dat zij een nieuwsgierige en onderzoekende houding aannemen naar mogelijkheden om slimmer te gaan werken. Via de Quadrant Academy kun je in de wereld van communicatiesystemen en informatiekanalen duiken en op zoek gaan naar de antwoorden op al jouw vragen.

3.1 Hightech Assistant training Doelgroep Alle ondersteuners

Duur training 2 dagen

Omschrijving training Een zeer uitgebreide introductietraining van twee dagen, waarin alle digitale tools worden besproken die jouw rol in de toekomst ondersteunen. De eerste training dag zijn wij te gast bij Microsoft op Schiphol. De dag begint met thema’s als plaatsen tijdonafhankelijk werken, cloud computing, gebruik van tablets (o.a. i-Pad) en digitaal notuleren. Na de lunch krijgen we een kijkje in de keuken van Kelly van Keijzerswaard, executive assistant van de CEO van Microsoft Europe. Zij vertelt met veel humor en passie over haar werk. Kelly laat je zien hoe zij de technologie inzet bij haar dagelijkse werkzaamheden; met als doel je te laten nadenken hoe ook jij stappen kunt zetten om je baan nog meer inhoud te geven. Tijdens de eerste dag stel je een persoonlijk actieplan op. De dag wordt afgesloten met een rondleiding door het prachtige pand van Microsoft. De tweede training dag begint met intervisie: het bespreken van het persoonlijk actieplan en wat je daarmee gedaan hebt. Daarnaast is er aandacht voor thema’s zoals social media, slimmer werken en clean desk policy. Je krijgt tal van praktische tips en ideeën mee naar huis waar je direct op uw werkplek mee aan de slag kunt gaan.

Aan het einde van de training • weet je welke tools je in jouw werk en die van jouw manager het beste kunt inzetten • weet je hoe je op een slimme manier kennis kunt delen en informatie altijd en overal beschikbaar kunt hebben • weet je hoe je productiever en effectiever jouw werkzaamheden kunt inrichten, zodat er meer tijd overblijft voor de leuke en uitdagende taken • weet je hoe je d.m.v. digitaal werken jouw baan nog leuker kunt maken en je met nog meer plezier kunt werken Voorafgaand aan de training is er overleg om de inhoud zo veel mogelijk aan de situatie van de opdrachtgever te laten aansluiten. Onderwerpen kunnen zo meer of minder aandacht krijgen of volledig weggelaten worden.

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 5 3.2 Verdiepingsmodules Wij hebben een groot aantal modules in ons opleidingsprogramma als het gaat om digitale tools en digitaal werken als ondersteuner. Iedere organisatie maakt verschillende keuzes t.a.v. het inzetten van digitale tools en iedere organisatie heeft haar eigen ontwikkelingstempo. Bij de Quadrant Academy is het daarom mogelijk je eigen trainingsdag samen te stellen. Kies bijvoorbeeld voor een aantal modules voor één dag of een dagdeel, zodat je in vogelvlucht kennis maakt met de digitale tools. Of kies juist voor de diepte en ga met slechts één module aan de slag, zodat je na de training alle tips & trucs kent van de digitale tool. Of bouw ‘m uit tot een functionele training zodat je zelf achter de knoppen mag zitten. De modules worden verzorgd door Yvonne Winkelmolen of door één van onze samenwerkingspartners. De deelnemers krijgen na afloop een handleiding mee, zodat ze later de informatie nog eens kunnen nalezen.

Lync (3 uur)

Twitter

• Wat is Lync? • Hoe gebruik je Lync in de organisatie? • Alle mogelijkheden van Lync als communicatietool • Invloed op je e-mail • Bereikbaarheid • Hoe maak je afspraken? • Online vergaderen • Lync als ondersteuning van het werkproces

(1 uur, altijd in combinatie met een andere module)

• Wat is Twitter • Hoe gebruik je Twitter • Een profiel aanmaken • Een netwerk opbouwen • Wat deel ik op Twitter en wat niet? • Kennis delen, waarom? • De kracht van Twitter

Yammer (3 uur)

Prezi (3 uur)

• Wat is Yammer? • Interne communicatie in een nieuw perspectief • Discussiëren, kennis delen, samenwerken, documen-

• Wat is Prezi • Prezi vergeleken met PowerPoint • Een online presentatietool • Een account aanmaken • Presentaties maken in de praktijk • Beveiliging van Prezi • Praktijkvoorbeelden

ten delen

• Hoe initieer je Yammer en wat is jouw rol hierin? • Praktijkcases ter introductie • Invloed op je e-mail • Bereikbaarheid • Integratie in huidige systemen • Afspraken maken, doelstellingen bepalen • Online vergaderen LinkedIn (3 uur)

• Wat is LinkedIn? • Hoe gebruik je LinkedIn? • Een profiel aanmaken • Een netwerk opbouwen • Aansluiten bij groepen • Kennis delen, waarom? • De kracht van LinkedIn

Werken met een tablet: de iPad (4 uur)

• Mogelijkheden en onmogelijkheden van de iPad • Mogelijkheden instellingen • Inrichten van de iPad, efficiënt gebruik van de mogelijkheden

• Tips en trucs (slimmer werken met de iPad) • Apps voor zakelijk gebruik (documenten, notities en presentaties)

• Apps voor papierloos werken en vergaderen • Informatie uitwisselen en communiceren met de iPad • Accessoires voor gebruik

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 6 Digitaal archiveren (3 - 6 uur)

Social media (3 uur)

• Stappenplan om te komen tot een digitale archiefstructuur • Hoe leg je afspraken vast? • Hoe coördineer je een digitaal archief • Hoe beheer je een digitaal archief? • Multidisciplinaire samenwerking • Wettelijke bepalingen / restricties • Omgaan met vertrouwelijke informatie

• Wat is social media en welke vormen zijn er? • De toegevoegde waarde van social media voor de

Digitaal vergaderen (3 - 6 uur)

• Het gebruik van de juiste technologie • Het automatiseren van vergaderprocessen • Organiseren van de vergadering • Plaatsonafhankelijk vergaderen • Vergaderstructuur: stappenplan • Communicatie afspraken Slimmer werken (4 uur)

• Bewustzijn over waar men mee bezig is, wat nodig is en wat er dagelijks op iemand afkomt aan informatie en prikkels

• Effectiever en sneller werken met de Slimmer Werken tips en de nieuwste internettools

secretaresse

• Social media als informatiebron • Social media als instrument voor relatiebeheer • Een netwerk opbouwen • Hoe profileer je jezelf binnen social media • Praktijk: hoe start ik met social media • Praktische voorbeelden Samenwerken in de cloud (3 uur)

• Wat is een cloud omgeving? • Waarom werken in de cloud? • Is werken in de cloud de toekomst? • Welke cloud systemen zijn er? • Jouw rol in cloud computing? • Samenwerken in de cloud: afspraken maken • Integratie van cloud systemen • Voorkomen van versnippering van informatie Office trainingen

(1-2 dagen per onderdeel)

( Word | Outlook | Excel | PowerPoint )

• Hoe breng je rust in je digitale leven? • Mogelijkheid om het internationaal erkende ECDL • Mogelijkheden die computer, tablet en smartphone bieden (European Computer Driving Licence) te behalen. • Tips voor tools zoals Outlook en Evernote • Middels praktijktrainingen in verschillende modules • Informatiemanagement en werken communicatiestijlen leer je je de gewenste office programma’s eigen te maken • Veel praktische tips • Mogelijkheid om een selectie aan modules te volgen, SharePoint (3 - 6 uur)

• Wat is SharePoint? • Welke toepassingen heeft SharePoint • Samenwerken in een online platform • Integratie met andere systemen • Omgaan met SharePoint in een team • Stappenplan voor het inrichten van SharePoint • Praktijkcases uitlichten en bespreken

bvb. MS Word, MS Outlook, MS Powerpoint etc.

• Deze trainingen kunnen met een examen worden afgesloten, echter dit is geen verplichting

• Maatwerk trainingen mogelijk op basis van vooraf gestelde leerdoelen


4. Persoonlijk functioneren van de moderne ondersteuner Organisaties veranderen in rap tempo onder druk van ontwikkelingen in de interne en externe omgeving. Denk maar aan de invloed van digitale technologieën, het plaatsen tijdonafhankelijk werken, het ‘self-service-concept’ voor de medewerkers en de druk om kosten te verlagen. Als gevolg hiervan verandert de rol van secretaresse: van generalist naar professional. Dit vraagt om nieuwe competenties op communicatief gebied en weten waar je goed in bent. De Quadrant trainingen willen de ondersteuners toerusten met de nodige tools om op het gewenste niveau te kunnen blijven presteren. Hieronder vind je ons aanbod van trainingen binnen het thema ‘Persoonlijk functioneren van de moderne ondersteuner’.

4.1 Feedback geven & ontvangen Doelgroep Alle ondersteuners

Duur training

Thema’s die aan bod komen, zijn onder meer:

•

Luisteren, Samenvatten, Doorvragen (LSD): hoe doe je dat in de praktijk?

• • • • • • •

Wat voor soort vragen zijn er?

1 dagdeel, uit te bouwen naar 1 dag

Omschrijving training Werken in teams, op afstand werken, managers die vaker op afstand werken: allerlei vernieuwingen die vragen om versterking van de communicatieve vaardigheden. Feedback geven en ontvangen vormen hierin de basis. Met je collega’s krijg je in deze training uitgebreid de gelegenheid om te oefenen met het geven en ontvangen van feedback. Een trainingsacteur helpt je daarbij op een positieve en stimulerende manier.

Feitelijk gedrag of interpretatie van gedrag? Aanspreken op gedrag Hoe geef je feedback? Hoe ontvang je feedback? Bespreekbaar maken van lastige situaties De invloed van non-verbale communicatie

4.2 Presentatietechnieken voor de moderne ondersteuner Doelgroep Alle ondersteuners die voorstellen moeten presenteren, externe relaties zoals journalisten te woord moeten staan of op een andere manier regelmatig in de spotlight staan.

Duur training 1 dag

Omschrijving training De moderne ondersteuner staat steeds vaker in de spotlight en zal steeds vaker haar ideeën naar voren moeten brengen. Hoe kun je dan boeiend, ontspannen en persoonlijk overkomen? Dat en meer leer je in deze training.

Je leert onder meer om te gaan met de spanningen die het spreken in het openbaar oproept, wanneer je voor een zaal of camera staat of de pers te woord staat. Je leert jezelf nog verder te ontwikkelen op het gebied van de inhoud en verbale en non-verbale communicatie. Je krijgt inzicht in alle presentatievaardigheden en je leert meer boeiend en ontspannen presenteren, vanuit je zelfvertrouwen. Deze eendaagse training wordt verzorgd in samenwerking met Pauline van Aken, presentatie- en mediatrainer. Pauline van Aken traint veel mensen in medialand, maar ook politici, zoals Emile Roemer.

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 8 4.3 Creatief denken voor ondersteuners: stap uit je dagelijkse routine Doelgroep Alle ondersteuners

Duur workshop 1 dagdeel

Omschrijving training Deze workshop leert je in je dagelijks werk creatiever te kunnen denken en kansen te ontdekken. Je leert hoe je uit je dagelijkse routine kunt stappen. Hoe kun je denken in mogelijkheden in plaats van problemen? Hoe herken je kansen en hoe zet je deze kansen om in concrete acties t.b.v. je werkomgeving? Een workshop waarin je leert je energie te laten stromen, een positieve en innovatieve houding te ontwikkelen. Een wervelende workshop die je moet ervaren! De workshop wordt verzorgd in samenwerking met Martijn Anderson van Bruisende Breinen. Martijn heeft veel ervaring met opdrachtgevers in de overheidssector, non-profit organisaties en onderwijsinstellingen.

4.4 Jouw talenten in de spotlight Doelgroep Alle ondersteuners die zichzelf beter willen leren kennen en willen reflecteren op hun eigen functioneren

Duur training 3 dagdelen + 1 terugkomdag (dagdeel)

Omschrijving training Je wilt zelf aan het roer staan van je eigen ontwikkeling en je wilt meer in control zijn over je eigen werk en samenwerking met anderen. In deze training leer je wat jouw kracht is en wat jouw blokkades zijn. Je leert jezelf beter kennen en anderen beter begrijpen. Je krijgt meer zelfvertrouwen en je communiceert effectiever. Na de training ben je in staat een gezonde afweging te maken tussen je eigen belangen en de belangen van een ander, je weet stressvolle situaties te voorkomen of bij te sturen en je kunt anderen effectief beïnvloeden. In de training wordt ook aandacht besteed aan de verschillende manieren waarop je je zichtbaarheid en

herkenbaarheid binnen en buiten je eigen organisatie kunt vergroten en hoe je jouw toegevoegde waarde in de spotlight kunt zetten. Aan de basis ligt een online 360 graden feedback vragenlijst, waarmee je input verzamelt over hoe anderen jou zien. Vanuit deze input zetten we jouw talenten centraal en krijg je diverse handreikingen om je talenten verder te versterken. Tussen de trainingsdagen in is er volop gelegenheid om te oefenen met deze handreikingen. Ook zijn er huiswerkopdrachten die je samen met je leidinggevende moet doen. Zo kan hij of zij jouw coachen bij de ontwikkelstappen die jij aan het zetten bent. De doorlooptijd bedraagt zo’n zes maanden, maar wordt in overleg vastgesteld. Tijdens en tot twee maanden na afloop van de training is de trainer online beschikbaar voor het beantwoorden van vragen. De training wordt afgesloten met een terugkomdag om ervaringen met elkaar te delen en de opbrengsten vast te stellen.

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 9 4.5 Klantgericht denken en werken op het secretariaat Doelgroep Alle ondersteuners

Duur training 2 dagen + 1 terugkomdag

Omschrijving training Digitalisering zet de toegevoegde waarde van managementondersteuning zwaar onder druk. De relaties veranderen daarbij. De tendens is dat je minder taken voor meer managers gaat doen. Niet alleen de managers zijn jouw klanten, ook collega ondersteuners kunnen jou inschakelen bij diverse werkzaamheden of omgekeerd. Kortom, er ontstaat een nieuwe dynamiek. Klantgericht denken en werken staat hierbij centraal. Dit vraagt om houding en gedrag die hier nauw op aansluiten. In deze praktische training besteden we veel aandacht aan de basisvaardigheden voor klantgericht werken en denken: communicatie en samenwerking.

Thema’s die aan bod komen, zijn onder meer: Dag 1

• • • • • •

Wat is klantgericht denken en werken? Wie is de klant? Wanneer ben je klantgericht? Grenzen stellen: de klant verleiden Helder krijgen van de klantvraag Rol van de leidinggevende

Dag 2

• • •

Klantgericht samenwerken: hoe doe je dat? Hoe is je eigen communicatie, houding en uitstraling? Gesprekstechnieken: overtuigen van de klant

Tijdens trainingsdag 2 laat een trainingsacteur op speelse wijze de do’s en don’ts van een klantgerichte houding zien en leert zij je hoe je krachtig over kunt komen en de juiste balans weet te vinden tussen de behoeften van de klant en jouw eigen behoeften of dat van jouw team. Ook wordt er volop geoefend met gesprekstechnieken: helder communiceren en verwachtingen duidelijk krijgen zijn de basisingrediënten voor succesvol klantgericht werken. Doordat je veel oefent in de training, leer je ook van je collega’s en kun je elkaar versterken. De training bestaat uit twee trainingsdagen, met volop gelegenheid tussen de beide trainingsdagen in om in de praktijk te oefenen met dat wat je tijdens de eerste trainingsdag hebt geleerd. Na twee maanden is er een terugkomdag om met elkaar te reflecteren op de persoonlijke ontwikkeling die we doorgemaakt hebben, ervaringen uit te wisselen en afspraken richting de toekomst te maken. Tot de terugkomdag is de trainer online bereikbaar om de deelnemers te helpen met hun persoonlijke actiepunten.


5. Begeleiden van ondersteuners naar vernieuwing We zien steeds meer organisaties hun managementondersteuning opnieuw inrichten. Enerzijds om kosten te besparen, anderzijds om veel beter de talenten van hun ondersteuners te benutten. Zo’n transitie doe je er niet even ‘bij’ en vraagt om de nodige aandacht en investering in de medewerkers om in deze ontwikkelingen mee te gaan. De Quadrant Academy heeft een aantal trainingen om ondersteuners hierin te begeleiden. De trainingen kunnen verder uitgebouwd worden naar een leergang, waarin de deelnemers begeleid worden zelf het veranderingstraject ter hand te nemen. Ter inspiratie organiseren we dan ook één of meer bedrijfsbezoeken aan organisaties die de transitie naar Het Nieuwe Werken al gemaakt hebben. We informeren je graag over de verschillende mogelijkheden.

5.1 Positief veranderen Doelgroep Iedereen die zich betrokken voelt bij de doelgroep van ondersteuners of daar zelf deel van uitmaakt en ondersteuners wil helpen zich verder te ontwikkelen en de kansen te zien in de vernieuwingen waar we middenin zitten

Duur workshop 1 dagdeel

Omschrijving training Het doel van deze workshop is de deelnemers tools mee te geven om draagvlak te creëren onder de medewerkers

voor de op handen zijnde vernieuwing van de managementondersteuning. Het begint met een eigen visie en plan van aanpak voor het verandertraject te ontwikkelen. Dit brengen we op een creatieve manier tot uiting middels het maken van moodboards. Het elkaar vertellen van de verhalen achter de moodboards creëert een verbondenheid en een gemeenschappelijke taal richting de toekomst. Ongemerkt ontstaat er een positieve energie: een stevig fundament om op verder te bouwen. Middels een stappenplan wordt zowel gezamenlijk als individueel toegewerkt naar een plan, waarmee concreet een verandertraject kan worden doorlopen.

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 11 5.2 Moderne ondersteuners werken in teams Doelgroep Alle ondersteuners


Omschrijving training De huidige dynamiek en complexiteit dwingt ons tot het nieuw organiseren van werk. Voor de assistant betekent dit dat de grenzen van haar eiland vervagen en dat ze in een team van collega-assistants gaat samenwerken. Een team waarin je talenten beter tot hun recht komen en je een waardevolle bijdrage aan het primaire proces van je organisatie levert. Daarbij is er de ontwikkeling naar tijd en plaats ongebonden werken. De training leert je hoe je je taken en verantwoordelijkheden zo kunt organiseren dat teamgericht werken mogelijk wordt en je als team elkaar kunt ondersteunen én versterken, waardoor je beter en prettiger functioneert. Je krijgt handvatten hoe je het werk het beste in het team kunt verdelen in termen van competenties, specialismen, verantwoordelijkheden en niet te vergeten in tijd.

Thema’s die aan bod komen tijdens de training zijn onder meer:

• • • • • • • • • •

Het geheim van een succesvol team Teamontwikkeling Groepsdynamica Groepscommunicatie Samen werken of samenwerken? Wat is de kracht van jouw team? Wat werkt in jouw team? Wat wil je verbeteren? Benutten van talenten Omgaan met meningsverschillen en lastige situaties Plaats en tijd ongebonden werken: welke afspraken maak je met elkaar? Hoe spreek je elkaar aan op de afspraken?

Voorafgaand aan de eerste trainingsdag ontvang je lesmateriaal als zelfstudie en voorbereiding op de training. Tussen beide trainingsdagen in werk je aan een opdracht die je op de werkplek uitvoert. Bij de opdracht betrek je niet alleen je collega’s, maar ook je leidinggevende, zodat borging met de praktijk wordt gerealiseerd. Op de tweede trainingsdag wordt een spreker c.q. ervaringsdeskundige uitgenodigd. De spreker vertelt over hoe samenwerken in teams binnen zijn of haar organisatie vorm heeft gekregen en wat het heeft opgeleverd. Er is uitgebreid gelegenheid tot het stellen van vragen. Tijdens beide trainingsdagen wordt de hoeveelheid theorie zo veel mogelijk beperkt. Je gaat vooral oefenen, discussiëren en aan de hand van een aantal spellen en interactieve werkvormen heb jij aan het einde van de training een helder beeld van wat er bij komt kijken om optimaal als team te opereren en welke stappen jij en je team nog kunnen zetten om met heel veel plezier en succesvol samen te werken. Na twee maanden is er een terugkomdag om met elkaar te reflecteren op de persoonlijke ontwikkeling die we doorgemaakt hebben, ervaringen uit te wisselen en afspraken richting de toekomst te maken. Tot de terugkomdag is de trainer online bereikbaar om de deelnemers te helpen met hun persoonlijke actiepunten.

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 12 5.3 Aansturen van een team: hoe doe ik dat? Doelgroep Leidinggevenden van secretaresseteams


Omschrijving training Je bent benoemd tot teamleider van een secretaresseteam, coördinator of coördinerend managementassistent. Een mooie carrièrestap, maar hoe zorg je dat je goed beslagen ten ijs komt, dat je om weet te gaan met de verwachtingen van verschillende partijen en hoe kies je de rol die bij jou past? Hoe doen andere collega’s het en wat kunnen we van elkaar leren? Deze training gaat uitgebreid in op bovenstaande vragen en behandelt de volgende thema’s: Dag 1

• • •

Kijk op organisaties en jouw referentiekader

• • •

Verwachtingen en verwachtingsgesprekken

Kenmerken van een goed leider Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zoals bijvoorbeeld het zorgen voor continuïteit en een juiste afstemming van vraag en aanbod binnen het secretaresseteam

Dag 3

•

Communicatieve basisvaardigheden: luisteren, vragen stellen, samenvatten, feedback

•

Gesprekstechnieken: sturen, informeren, confronteren, steunen, uitdagen, aanspreken, afspreken, regierol behouden, coachen

Dag 4:

•

Klantgericht werken: hoe maak je afspraken met de klanten van het secretaresseteam? En welke? Hoe stuur je op de afspraken? Hoe zorg je dat je tijdig informatie krijg?

•

Resultaatgericht werken: hoe stel je doelen voor jouw team en de individuele medewerkers? Aansluiten op de behoeften van de medewerkers

Wat zijn terugkerende gedragspatronen: welke interventies kun je toepassen?

Leren door te doen: welke leerstijl past bij jou? Meewerken of aansturen?

Dag 2

•

Verschillende fasen van ontwikkeling van een team: waar staat jouw team?

• •

Teamrollen: wie heeft welke rol binnen het team?

• •

Samenwerking met de andere secretaresseteams in de organisatie: elkaar versterken

•

Beïnvloeden zonder macht: wat doe je als het team niet doet wat jij wilt?

De training begint met een (telefonisch) intakegesprek. Voor en tijdens de training krijg je achtergrondinformatie ter bestudering en praktijkopdrachten. Tussen de trainingsdagen in is er middels de praktijkopdrachten uitgebreid gelegenheid op de werkplek te oefenen met het geleerde van de trainingsdag. De trainer is uiteraard stand-by om eventuele vragen die je hebt, te beantwoorden. De training kent een doorlooptijd van zes maanden, maar kan uiteraard op de behoeften van de deelnemers worden afgestemd. Tot twee maanden na de laatste trainingsdag kun je gebruik maken van de online aanwezigheid van de trainer. Na deze twee maanden vindt er nog een terugkomdag plaats om gezamenlijk te reflecteren op de training en de opbrengsten ervan. De training is praktisch van aard. Er wordt in een veilige omgeving veel geoefend met concrete praktijksituaties. Zo leer je niet alleen zelf, maar leer je ook van elkaar. Tijdens trainingsdag 3 helpt de trainingsacteur je op een positieve en stimulerende manier je communicatieve vaardigheden verder te versterken.


5.4 Werken en denken in rollen voor managementondersteuning Doelgroep Personeelsadviseurs/-medewerkers, teamleiders, coördinerende of leidinggevende ondersteuners, managementassistenten, office managers

In dit ontwikkeltraject

•

worden de deelnemers begeleid om een raamwerk van rollen voor de managementondersteuning binnen de organisatie te maken. De begeleider zorgt voor een evenwichtige verdeling van rollen en bewaakt dat de rollen niet te veel een afspiegeling van de oude situatie zijn.

•

de begeleider bevraagt de leidinggevende(n) op kaders en randvoorwaarden die maken dat het raamwerk van rollen ook voor de leidinggevende(n) meerwaarde biedt.

Duur ontwikkeltraject 4 dagdelen

Omschrijving ontwikkeltraject Het organiseren van mensen en het optimaal benutten van talenten komt steeds meer centraal te staan. De functie als kader verdwijnt steeds meer. Het gaat meer om welke bijdrage een ondersteuner levert. Als de functiebeschrijving heeft afgedaan, hoe maken we dan inzichtelijk waar en hoe we ondersteuners in kunnen zetten? In dit ontwikkeltraject leren de deelnemers aan de hand van een praktisch theoretisch kader te denken in rollen (bijvoorbeeld de regisseurrol of adviesrol van een ondersteuner). Wie denkt in rollen, ziet in de organisatie meer plekken dan de traditionele plekken waar de kwaliteiten en talenten van assistants goed gedijen. De deelnemers ontwerpen samen met de procesbegeleider een raamwerk van rollen dat naadloos aansluit op de specifieke situatie van de opdrachtgever.

Aan het einde van de workshops heb je een volwaardige rollenplaat met rolomschrijvingen, op basis waarvan je praktisch aan de slag kunt. Tool voor de HRM-cyclus Deze rollenplaat kan nog verder uitgewerkt worden in een boekwerkje dat door HRM of de leiding van de ondersteuning gebruikt kan worden voor leren & ontwikkelen, waarderen & belonen van managementondersteuning. Het uitwerken van het rollenboekje omvat meestal 3 bijeenkomsten voor een kern-/expertgroep. Dit ontwikkeltraject wordt verzorgd in samenwerking met Wilco van Gelderen, specialist op het gebied van denken en werken in rollen.

Quadrant Academy 2014 Maatwerk Bedrijfsopleidingen 14 5.5 Individuele coaching Doelgroep Iedere ondersteuner die behoefte heeft aan 1-op-1 begeleiding

Duur coaching In overleg, afhankelijk van de hulpvraag

Omschrijving coaching De snelle ontwikkelingen vragen om flexibel te kunnen bewegen in een nieuwe dynamische rol. Tijdens dit traject leer je met een personal coach hoe je meer grip kunt krijgen op je nieuwe rol als assistant en hoe je daar zelf meer verantwoordelijkheid in kunt nemen. De coaching is gericht op zelfreflectie en het eigen kunnen maken van gewenst nieuw gedrag. Hierbij kun je denken aan:

• • • • • • • •

Grenzen stellen en bewaken Vaker buiten de eigen comfortzone stappen Het kunnen gunnen aan een ander Denken in mogelijkheden en kansen Kunnen loslaten van controle Sterk staan in een nieuwe dynamische omgeving Rust bewaren in drukke situaties Omgaan met weerstand en tegenslag

We starten met een intakegesprek waarin we gezamenlijk jouw leerdoelen bepalen. Op basis hiervan stellen we het aantal coaching sessies en de evaluatiemomenten vast.

Quadrant Advies

Annemarie de Martines

Yvonne Winkelmolen

Baarloseweg 41 5995 BK Kessel T 077 462 3220 M 06 382 54 394 E [email protected] W www.quadrantadvies.nl

Quadrant Academy 2014

Recommend Documents